Путевой лист – учетный документ. Согласно данным, указанным в путевом листе, можно вести учет пробега, расхода топлива, затраты на содержание автомобиля, а также рабочие часы водителя. Путевой лист необходим, если на транспортном средстве перевозятся определенные грузы. В нем указывается информация о месте отправки и прибытия, маршрут следования и наименование груза. Путевой лист признается недействительным, если в нем нет следующих обязательных данных:
В качестве приложения к путевому листу должен прилагаться отрывной талон.
Если организация не является перевозчиком, то она может выписывать путевые листы сроком от 1 до 30 дней. Это прописано в письме Минфина № 03-03-07/51 от 30.11.12. Если компания занимается перевозками профессионально, то выдаваться водителю путевые листы должны ежедневно, это прописано в постановлении Госкомстата России № 78.
Путевой лист выдается водителю только после сдачи старого. Срок хранения документа
в организации пять лет. Выдачей путевого листа занимается диспетчер, либо при его отсутствии бухгалтер. При выдачи путевого листа регистрационный номер заносится в журнал учета, также там указывается дата выдачи и данные водителя. При приеме документа подписи ставят диспетчер
и водитель.
Путевые листы для разного вида транспорта имеют свою форму:
Все вышеперечисленные формы путевых листов рассчитаны на однократное использование, однако, формы 3 и 6 могут быть составлены и на более длительный срок, их можно отнести к формам путевого листа на месяц.
Если путевой лист рассчитан на месяц, то дату в нем целиком указывать не надо, следует указать месяц и год, увеличить количество ячеек и вписывать в них необходимый рабочий день. Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля на месяц, а также образец путевого листа грузового автомобиля представлен на нашем сайте. Бланк путевого листа вы можете скачать по ссылкам выше.
В бюджетных организациях этот первичный документ применяется для учета работы легкового автомобильного транспорта. Также он является основанием для начисления заработной платы водителю и списания ГСМ. Если путевка, как его часто называют, составлена с нарушениями, то включить в расходы затраты на горючее нельзя. К учету принимают только правильные документы.
Обратите внимание, что эксплуатировать автомобиль без путевого листа незаконно. Конечно, это условие касается только организаций. Частные собственники легковушек не имеют никакого отношения к путевым листам. Но и в этом правиле есть исключения. Например, если гражданин использует свою машину для выполнения служебных обязанностей по согласованию с начальством, то организация в таком случае уже обязана оформить путевой лист. Следовательно, если работник поехал на подписание договора на своем транспорте, но с разрешением руководства, то путевка быть должна. А если же сотрудник добирается до основного места работы на своей собственной машине, то ни о каком путевом листе для такой поездки и речи быть не может.
Путевой лист — это своего рода юридическое подтверждение того, что транспорт использовался. Первичный документ решает сразу несколько проблем:
Простыми словами, путевой лист нужно заполнять не только для того, чтобы предоставить налоговому инспектору на проверку. Путевка в первую очередь используется для порядка в самой организации. То есть чтобы не допустить хищений, подтвердить допуск, сделать верные начисления. И только потом все это зафиксировать в бухгалтерской и налоговой отчетности.
Организации вправе не использовать унифицированные бланки первичной документации, а разработать свои документы, которые будут раскрывать все необходимые сведения. Так, к примеру, новая форма путевого листа легкового автомобиля 2019 года, вступившая в силу еще с 15.12.2017, утвержденная Приказом Минтранса от 07.11.2017 № 476, не обязательна к применению. Учреждение вправе заполнять свой бланк. Однако придется учесть важные изменения, которые предусмотрели чиновники.
Напомним, что законодательство в отношении первичной документации обязывает пользователей соблюдать определенные требования. Конкретные требования установлены в отношении обязательных реквизитов первички. То есть документ должен раскрывать конкретные сведения об операции. В противном случае бумага будет признана ничтожной, и ее нельзя будет принять к учету.
Общие требования к первичной документации закрепляет статья 9 закона № 402-ФЗ, а также пункт 25 Федерального стандарта № 256н. Только полное раскрытие следующих реквизитов дает право принять путевой лист к бухгалтерскому и налоговому учетам:
Однако этих требований для бланка путевого листа легкового автомобиля 2019 недостаточно. Ведь перечислены только требования, актуальные для бухучета. А путевой лист — это специфическое разрешение на эксплуатацию транспортного средства. Следовательно, нужна дополнительная информация.
Так, Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. Приказа № 476 от 07.11.2017) закрепляет ряд специфических сведений, которые должны быть раскрыты в обязательном порядке при заполнении путевого листа. К таковым следует относить:
|
Сведения путевого листа |
Комментарии, что и как требуется раскрыть |
|---|---|
|
Наименование и номер путевого листа |
Номер документа устанавливается только в хронологическом порядке. Дробных чисел (100/1) или буквенных дополнений (100а) быть не должно. |
|
Сведения о сроке действия путевого листа |
Максимум один месяц. Транспортные компании при осуществлении перевозок должны выписывать путевые листы каждый день. |
|
Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства |
|
|
Сведения о транспортном средстве |
Тип автомобиля, государственный регистрационный знак, показания одометра, а также дату и время выезда возвращения, дата и время проведения ТО. |
|
Сведения о водителе |
Ф.И.О. водителя, номер водительского удостоверения, дата и время прохождения медосмотра. |
Унифицированный бланк путевого листа легкового автомобиля 2019 утвержден Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. С 26 февраля изменился перечень обязательных реквизитов: добавили строку «Прошел предрейсовый контроль технического состояния» и исключили печать организации.
Также можно самостоятельно разработать свою форму листа путевки и закрепить ее в учетной политике для целей бухучета. При этом не забудьте про обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в таком бланке.
Так выглядит путевой лист легкового автомобиля, форма 3. Скачайте его в качестве образца.
Бумагу следует оформлять на каждый автомобиль. Это относится как к собственному транспорту бюджетной организации, так и к арендованному, даже если работник использует собственную машину в служебных целях. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину заполнить сразу нескольких путевок для каждого водителя. Информация о выданном документе вносится в . Оформленные документы нужно хранить в течение 5 лет.
Автотранспортные предприятия заполняют путевки ежедневно. Другие могут делать это с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ, но не реже чем один раз в месяц. Однако если заполняется образец путевого листа легкового автомобиля на месяц, может потребоваться его редактирование.
Заполнять бланк должен уполномоченный сотрудник. Это может быть диспетчер или секретарь автохозяйства. Все путевки должны быть пронумерованы.
При выезде автомобиля, а также после его возвращения в гараж, путевку должен проверить механик или сотрудник, который отвечает за эксплуатацию автотранспорта, и заверить своей подписью с указанием Ф.И.О. Проверяются показания одометра, расход топлива и т. д. Показание одометра на начало очередного дня должно совпадать с показанием на конец предыдущего. Разница между показаниями на начало и на конец дня должна соответствовать дневному пробегу. Кроме того, указывается марка горючего, а также поступление и использование ГСМ.
Показатель «Расход горючего по норме» указывают в соответствии с теми нормами расхода топлива, которые утверждены в бюджетной организации приказом руководителя.
Также в обязательном порядке должны быть проставлены о прохождении медицинского предрейсового и послерейсового осмотров. По результатам предрейсового осмотра медработник должен сделать запись «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового — «Прошел послерейсовый медицинский осмотр».
На обратной стороне путевки указывается информация, куда следует автомобиль. В противном случае она не является подтверждением расходов на приобретение ГСМ.
За привлечение к работе сотрудников, не прошедших обязательный медосмотр, предусмотрена административная ответственность. А если не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, бюджетную организацию оштрафуют.
Трудовая инспекция может оштрафовать (ч. 3 и 5 ст. 5.27.1 КоАП):
Помимо этого, водителя могут наказать сотрудники ГИБДД. Так, за управление транспортным средством организации без путевого листа предусмотрен штраф в сумме 500 рублей (). Однако инспекторы ГИБДД на первый раз могут ограничиться и предупреждением.
Если предприятие использует в своем производстве транспортное средство, для тех или иных нужд, то оно обязано отчитываться за него перед налоговой службой, в связи с затратами на ГСМ и прочее. Для учета затрат существует путевой лист. Кроме того, существует понятие амортизации ТС, которая тоже должна отражаться в этом документе. () Не имеет ни какого значения, какой именно тип транспортного средства используется, так как в списке обязательных документов, которые должны быть у водителя, работающего в организации, присутствует и путевой лист.
У водителя всегда должны быть с собой: водительское удостоверение, свидетельство о регистрации ТС, страховка, документы , накладная, если по роду деятельности приходиться заниматься грузоперевозками, и собственно сам путевой лист. При его отсутствии потребуется заплатить штраф, равный 500 рублей. Хотя есть вариант, при котором штрафа за этот проступок не последует – если водитель числится в частной фирме, которая совершает выплаты налогов упрощенным способом.
Этот лист заполняется на каждое эксплуатируемое транспортное средство отдельно, срок его не может быть больше одного месяца, при этом, минимальный срок составляет один день. Автомобиль может использоваться и несколькими водителями в течение одной смены, но тогда потребуется оформлять столько путевых листов, сколько водителей эксплуатирует машину. Номер документа всегда ставится в строгом хронологическом порядке, используемом на предприятии, находиться он должен в заголовочной части. Там же должны присутствовать печати или штампы организации. Все показания одометра, которые заносятся в документ, должны сниматься только теми лицами, которые были наделены соответствующими полномочиями (инженер, мастер), кроме того, эти записи тоже должны подтверждаться подписями и штампами. Это не относится к ситуации, когда водитель является индивидуальным предпринимателем, не имеющим сотрудников, кроме себя. Что касается даты прохождения медицинского осмотра до и после рабочей поездки, то эти данные выставляет исключительно тот медработник, который и занимался осмотром. От него тоже требуются подписи и печати.
В самом путевом листе есть несколько обязательных реквизитов, которые должны присутствовать в документе всегда, независимо от каких-либо обстоятельств. Всегда в листе следует указывать наименование и порядковый номер, информацию о том, сколько времени документ будет действовать. Так как путевой лист чаще всего оформляется на месяц, то потребуется туда вписать еще дату, на которую действие листа будет окончено. Обязательно включается информация о том, кто является владельцем автомобиля, причем, индивидуальный предприниматель может ограничиться контактными данными и номером телефона, но в случае с юр. лицом требуется вписывать правовую форму предприятия, его наименование и т.д. Типом транспортного средства будет легковой автомобиль, информацией по автомобилю будет являться государственный регистрационный знак, значение одометра при выезде и въезде на место стоянки. Заезд и выезд фиксируются точным временем, вплоть до минуты. Кроме ФИО водителя, указывается дата и время, когда проходился медицинский осмотр. При необходимости можно включить другие сведения, которые затрагивают транспортировку товаров или перевозку пассажиров.
Заниматься выдачей и оформлением путевых листов обязан сотрудник организации, который имеет соответствующую должностную инструкцию, подтверждающую его полномочия. Эта инструкция содержит в себе обязанности этого работника, а выдается только после подписания приказа о его назначении. В его обязанности, относительно путевых листов, должно входить следующее:
На работу грузового транспорта каждая компания должна оформлять путевые листы, независимо является ли он ее собственностью или она его арендует. Путевка является важнейшим документом по учету расходов на топливо, зарплату, а также входит в состав обязательных при проверке автомобиля бланков, которые запрашивают автоинспекторы.
Обязательная форма путевого листа не предусмотрена законодательством. Компания имеет право самостоятельно разрабатывать бланк, исходя из собственных нужд.
Однако существует два его вида: типовая межотраслевая форма 4 с и , которые предприятие может использовать при оформлении первичных документов по работе транспорта.
Они отличаются способом исчисления оплаты за услуги перевозки. Путевой лист грузового автомобиля форма 4-с используется когда для расчета применяются сдельные показатели, второй бланк - при повременной системе оплаты.
Путевой лист грузового автомобиля выписывается ответственными лицами в компании на один день или смену. В нем обязательно проставляют свои отметки механик, инспектор по предрейсовому медосмотру, диспетчер, заправщик, водитель машины.
Разберем на примере как заполнить путевой лист.
При необходимости заполняются код с режимом работы, колонны, и бригады. Далее указываются марка и тип грузового автомобиля, его государственный номер, гаражный идентификатор.
Ниже записываются Ф.И.О. водителя, его табельный номер и реквизиты прав на управление транспортным средством.
Если используется при перевозке прицеп, то на него также в соответствующих графах заполняется аналогичная информация, как и на машину.
В первой таблице справа записываются данные по работе шофера и транспорта. Здесь проставляются плановые и фактические дата и время выезда и заезда, показатели спидометра. В следующих графах указывается вид и код применяемого топлива, количество горючего заправленного, а также на начало и конец дня. В этой же таблице нужно отражать информацию об условиях работы машины (коэффициентах), применяемом спецоборудовании. Эти данные визируются всеми ответственными лицами.
Далее диспетчер заполняет информацию о задании, которое водитель должен выполнить. В него включается указание наименования компании, в распоряжении которой будет находиться автомобиль, адреса и время подачи, вид перевозимого груза, количество ездок, километраж, тоннаж. После этого ответственное лицо расчетным путем определяет количество необходимого топлива и записывает в соответствующую строку, подтверждая данные своей подписью.
Перед выездом на линию медик должен осмотреть шофера и поставить на путевки допуск в виде штампа.
Механик при выезде и возвращении проверяет техническое состояние машины. Передача автомобиля от него к водителю и обратно осуществляется передаточными подписями.
В разделе «Особые отметки» заносится информация о произошедшем ДТП, о проведении инструктажа инспектором по БДД, ремонте и т.д
Ниже отмечаются имеющие место простои. Записываются данные о причине, виде, продолжительности его, а также ставятся подписи ответственных лиц.
В нижней таблице диспетчер заносит результаты по расходу топлива, рассчитанные при применении норм и по факту использования горючего. Далее проставляется время работы машины с расшифровкой по видам периодов. В следующих столбцах указывается количество ездок и заездов в гараж. Определяется километраж, пройденный машиной, если был прицеп, то и его. Здесь расписывается пробег общий и с грузом.
Заносятся данные по количеству груза, перевезенного машиной и прицепами, и определяется показатель тонна*км, на основе которого выставляются счета заказчикам. Этот раздел визируется таксировщиком.
Ниже справочно записываются данные по кодам марок автомобиля, прицепов и заполняется показатель дни работы автомобиля.
В первую очередь ответственность за правильность оформления путевого листа возлагается на директора фирмы, потом на должностные лица - механика, диспетчера и самого водителя.
Путевой лист легкового автомобиля - это первичный документ, который отражает результаты работы транспорта в конкретной организации. Более того, этот документ необходим для расчета заработной платы водителям. Как оформить путевой лист легкового автомобиля, вы узнаете из статьи ниже.
Путевой лист является документом строгой отчетности и необходим для фиксирования расхода ГСМ, расчета заработной платы водителям, начисления амортизации на автомобиль, учета затрат на автопарк и т. д. То есть его потребность аргументируется экономической стороной вопроса. Больше всего он нужен бухгалтерии и сотрудникам налоговой инспекции.
Путевые листы в организации должны выдаваться на все автомобили, которые она использует, включая арендованные.
Говоря об организации в контексте данной статьи, мы имеем в виду и ИП, так как они также могут являться владельцами автопарка.
Путевой лист выписывается, как правило, на смену или на один рабочий день. Однако законодатель предусмотрел вариант оформления документа на месяц, например в случае командировки водителя.
Более того, если одним автомобилем управляют несколько водителей, то на каждого должен быть выписан свой маршрутный лист.
Исходя из вышеизложенного, делаем вывод о том, что путевой лист нужен только на те автомобили, которые используются в интересах организации и относятся к ее автопарку. Если автомобиль принадлежит физическому лицу и применяется только в личных целях, то никаких дополнительных документов оформлять не нужно.
Кроме того, управление транспортным средством без путевого листа запрещается в следующих случаях:
Путевой лист также вправе запросить сотрудники ГИБДД. За отсутствие документа у водителя ч. 2 ст. 12.13 КоАП предусмотрено предупреждение или штраф - 500 рублей.
Несмотря на то что форма утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, в нем есть оговорка о том, что эту форму организации применять не обязаны - они вправе разработать свой образец и использовать его для учета расхода ГСМ.
Кроме того, постановлением № 78 не утверждается форма листа для ИП, она рекомендована только юридическим лицам. ИП разрабатывают свою форму самостоятельно.
Однако утвержденный в организации образец путевого листа автомобиля должен содержать в себе обязательные реквизиты:
Разработчики могут помимо обязательных реквизитов включить в путевой лист другую информацию, которая учитывает особенности эксплуатации легкового автомобиля на конкретном предприятии.
Не знаете свои права?
Минфин разъяснил, что применение «самовольного» путевого листа возможно только для легковых автомобилей, и то если они не транспортируют груз или пассажиров.
В качестве образца путевого листа предлагаем вашему вниманию утвержденную Форму № 3.
Итак, путевой лист легкового автомобиля содержит в себе 2 стороны одного документа - лицевую и оборотную. Как правило, путевой лист изготавливается в типографии.
Лицевая сторона включает в себя следующие реквизиты:
Оборотная сторона путевого листа легкового автомобиля состоит из таблицы, в которой имеется 6 граф:
Путевой лист должен оформляться на каждый автомобиль, который используется в организации. Законодатель предусмотрел, что документ может быть заполнен как на один день, так и на месяц.
Документ заполняется уполномоченным лицом. Водитель допускается к записям только в части, его касающейся.
В наименовании листа должен быть указан тип транспортного средства, например легковой автомобиль. Далее уполномоченное лицо организации проставляет порядковый номер и ставит штамп организации.
Как правило, время выезда и заезда автомобиля в парк, а также его километраж проставляются все тем же уполномоченным лицом за его подписью.
Несколько слов о назначении ответственных лиц. Приказом руководителя организации конкретному работнику вменяются обязанности по управлению автомобильным парком. Может быть введена специальная должность, например механик или начальник гаража. Наименование должности роли не играет - главное, чтобы в должностной инструкции работника были детально прописаны его обязанности, в том числе о предосмотре автомобиля перед выездом и заполнении путевых листов.
Срок хранения путевых листов - 5 лет.
На предприятии должен вестись журнал учета движения путевых листов. Он состоит из следующих граф:
Все путевые листы, выданные в организации, должны быть записаны в данном журнале.
Таким образом, путевой лист должен выдаваться на все автомобили, имеющиеся в автопарке конкретной организации. Документ оформляется на один день (смену) или на месяц. Если автомобилем управляют несколько водителей, то путевой лист выписывается на каждого. Бланки подлежат строгой отчетности, сведения о них заносятся в специальный журнал.
