Использование автотранспорта сотрудника предприятия в работе осуществляется в целях производственной необходимости при разъездном характере труда. Работодатель компенсирует затраты, произведенные сотрудником при эксплуатации техники. Условия предоставления компенсации по договоренности между работодателем и работником определяются в соответствии со ст. 188 ТК РФ. В статье расскажем, как рассчитывается компенсация использования личного автомобиля в служебных целях в 2018, дадим образцы документов.
Привлечение личного транспорта для использования в служебных целях должно быть оформлено письменным соглашением между сотрудником и работодателем. Договор заключается отдельным документом или дополнением к трудовому контракту в зависимости от типа соглашения. При заключении договора определяются условия эксплуатации – длительность использования, периодичность и обязанности, при исполнении которых производится применение транспорта. Отдельно оговаривается сумма компенсации, равная законодательной норме или сверх нее.
| Тип договора | Дополнительные условия |
| Условие отражено в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему | Работодатель обязуется выплачивать компенсацию при разъездном характере работы. Управление осуществляется самим собственником |
| Договор аренды | Передача автотранспорта производится по акту. Работодатель обязан заключить договор страхования по ОСАГО, осуществлять все типы ремонтов |
| Договор на оказание транспортных услуг | Договор носит гражданско-правовой характер с указанием конкретного срока и конкретной суммы выплаты |
Договор заключается и при осуществлении разовой поездки. Основанием произведения выплат является приказ, составленный работодателем в произвольной форме. Документ несет краткую информацию о сумме компенсации, периодичности выплат. Приказ издается по окончании месяца на основании расчета, произведенного бухгалтерией предприятия.
ТК РФ определяет возможность выплаты компенсации износа транспортного средства и оплаты текущих расходов по эксплуатации личного автомобиля взамен:
По мнению налоговых органов, сумма компенсации включает износ транспорта, расходы на ГСМ, ТО и техническое обслуживание.
Работодатель может производить компенсацию ГСМ по чекам, предоставленным работником. Расходы на ГСМ покрываются работодателем по сумме фактических затрат, подтвержденных документально. В налоговом учете суммы затрат ГСМ не учитываются. Для выплат требуется определить километраж пробега, использовать нормы расходования согласно постановлениям Минтранса или технической документации транспорта.
Законодательством предусмотрены нормативы выплачиваемой компенсации. Нормы учитываются при расчете налога на прибыль или единого налога. Фактическая выплата работнику может быть выше сумм, установленных законодательными актами.
Максимальная величина выплачиваемой компенсации утверждена постановлением Правительства от 02.07.2013 № 563. Сумма для легкового транспорта составляет:
Вопрос №1. Обязательно ли указывать сумму компенсацию за использование личного транспорта в договоре?
Точную суммы компенсации не требуется указывать в договоре. Обязательным условием является перечисление расходов, компенсируемых работодателем. Сумма выплат зависит от наличия подтверждающих документов и количества дней использования транспорта.
Вопрос №2. За счет какого источника покрываются расходы, превышающие нормы компенсации?
Суммы, превышающие установленные нормы, покрываются за счет прибыли, находящейся в распоряжении предприятия.
Суммы компенсации, выплачиваемые в фиксированном виде, рассчитываются по дням фактической эксплуатации транспорта . При расчете определяется ежедневная величина как частное от договорной ежемесячной суммы и числа рабочих дней в месяце (согласно производственного календаря). Сумма, причитающаяся к выплате, находится как произведение дней эксплуатации транспорта и ежедневной компенсации.
При отсутствии договоренности о выплате фиксированной суммы размер компенсации устанавливается по документам. Для подтверждения того, что выплачиваемые суммы являются компенсацией, требуется тщательная подборка документов с требуемым составом реквизитов и в соответствии с требованием об экономической целесообразности.
Для подтверждения того, что выплата не является доходом работника, а компенсацией, потребуется иметь в наличии ряд документов и соблюсти порядок оформления. В случае, когда потребность в использовании транспорта для исполнения рабочих обязанностей производится после трудоустройства, стороны заключают отдельное соглашение к трудовому контракту о передаче транспорта или договор аренды.
| Порядок действия | Описание условий |
| Подача работником заявления | Если договоренность об привлечении личного ТС достигается на этапе трудоустройства, о чем вносится соответствующее условие в трудовой контракт, отдельное заявление не представляется |
| Представление документов на транспортное средство | В составе документов сотрудник представляет ПТС, доверенность на право управления автомобилем |
| Достижение договоренности с работодателем | Устанавливаются условия, удовлетворяющие требованиям обеих сторон |
| Заключение договора | Оформляются договор аренды или передачи транспорта в длительное использование |
| Составление акта приема-передачи | Документ содержит данные о транспорте и подтверждает факт передачи транспортного средства |
Управление транспортом может осуществляться самим владельцем либо иным лицом, назначенным работодателем. Договор аренды заключается на передачу транспортного средства с водителем либо без него.
Если условие управления транспортом не оговорено, водителем автомобиля может быть любое лицо. К договору аренды составляется акт приема-передачи транспорта, подписываемый обеими сторонами.
Обложение налогом сумм, выплачиваемых физическому лицу, зависит от вида договора, заключенного на эксплуатацию транспорта.
Суммы компенсации взамен использования транспорта не подлежат налогообложению НДФЛ и начислению на выплаты страховых взносов. Компенсационные выплаты не облагаются в пределах сумм, обозначенных договором и обоснованных документально. Если между сторонами заключен договор аренды, полученные лицом суммы облагаются НДФЛ в размере 13% для резидентов и 30%, когда арендодателем выступает нерезидент.
На предприятии осуществляется учет дней эксплуатации транспорта. Если эксплуатация транспорта носит системный характер в течение длительного периода, компенсация выплачивается ежемесячно. В конце месяца составляется справка-расчет, на основании которой издается приказ о выплате компенсации.
Предприятие ООО «Новость» торгового профиля оформило соглашение с работником В. на использование личного транспорта в марте 2017 года. Сумма соответствует норме и составляет 3 000 рублей ежемесячно при условии использования транспорта в течение рабочих дней. Фактическая эксплуатация за март составила 12 дней. В учете предприятия:
Налог при выплате не удерживается. Перевод средств осуществляется одновременно с выплатой заработной платы.
Предприятия имеют право учесть затраты по выплате компенсации в составе расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль. Суммы относятся к прочим расходам, учитываемым при налогообложении (пп.11 п.1 ст. 264 НК РФ). Компенсация также учитывается при расчете налогооблагаемой базы по единому налогу при использовании упрощенного режима (пп.12 п.1 ст. 346.16 НК РФ ).
При учете расходов ⇓
При включении затрат требуется иметь полный перечень документов, подтверждающих экономическую оправданность расходов, позволяющих выплачивать компенсацию.
При проверке ИФНС может исключить компенсацию за использование личного транспорта из состава расходов. Причиной может стать отсутствие оправдательных документов: путевых листов, расчетов, чеков на ГСМ, приказов, паспорта транспортного средства и других обязательных форм. Оспаривание сумм производится в судебной инстанции.
Спорным вопросом по налогообложению выплат является оформление договора с лицом, действующим по доверенности. Сложный момент состоит в определении понятия личного транспорта. Работодатель может удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы на начисленные суммы либо не применять налогообложение, но отстаивать позицию в суде.
Вопрос №3. Нужно ли обосновывать расходы на эксплуатацию транспорта, если компенсация выплачивается в форме арендной платы?
Договор аренды предусматривает выплату платы в фиксированной сумме. Подтверждать фактические расходы не требуется. Для внесения сумм в состав расходов необходимо иметь договор, акт и подтверждение использования транспорта в коммерческой деятельности.
Вопрос №4. Является ли путевой лист обязательным документом, подтверждающим эксплуатацию транспортного средства?
Требование о необходимости наличия путевых листов является спорным вопросом. При выплате сотруднику компенсации в установленной фиксированной сумме количество дней эксплуатации транспорта можно определять по числу дней нахождения на рабочем месте. Дни отсутствия по причинам болезни, отпуска и другим исключаются из расчета положенной суммы.
Использование личного транспорта в служебных целях практикуется довольно часто. Ситуация может носить временный или постоянный характер. Оформить все документально, решить компенсационные вопросы помогает законодательство.
И разъезды по служебным делам на личном транспорте требуют расходов на топливо, техобслуживание, амортизацию. Работодатель обязан эти расходы возместить, согласно статьи 188 ТК РФ. Чтобы не было спорных вопросов по поводу компенсации расходов, работник и работодатель долные официально оформить использование личного транспорта в служебных целях.
Существует несколько способов:
Каждый из этих способов имеет свои плюсы и минусы. Надо примерить к собственной ситуации, определить, насколько тот или иной способ наиболее выгоден.
Это удобный способ взаимоотношений с внесением дополнительной записи к трудовому соглашению. Работодатель должен издать соответствующее распоряжение. И еще составить соглашение о размере компенсации за расходы. Однако существуют нормы таких затрат на основании статьи 264 НК РФ и Постановления Правительства от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».
Учет расходов таков:
Плюсом таких взаимоотношений является то, что на фиксированную ежемесячную сумму компенсации НДФЛ не начисляется. Однако не всегда можно уложиться в эти нормативы. Работодатель возмещает расходы по факту. Но если превышен норматив, то на разницу между нормативом и фактической оплатой расходов начисляется НДФЛ.
К недостаткам можно отнести несколько моментов. Фиксированная компенсация не предполагает, что водитель получит деньги в конце месяца в любом случае, даже если не совершал поездок. И есть некоторый риск: руководитель предприятия может не возместить фактические затраты автовладельца, ограничившись оговоренной фиксированной суммой. И даже в суде будет сложно доказать свою правоту.
К этому методу прибегают чаще всего. Это фактически аренда предприятием личного транспортного средства сотрудника, только без экипажа. Регулируется статьей 643 ГК РФ.
Плюсы такого решения:
Недостатком можно считать тот факт, что если составлять договор на аренду автомобиля, то на все суммы за наем, получаемые работником, начисляется 13 % (тот самый НДФЛ).
Такой способ использования личного автомобиля для служебных целей регулируется статьей 689 ГК РФ. Он менее выгоден для работника с личным транспортом. Этот способ предполагает передачу своего личного транспорта предприятию на определенное время — в непосредственное пользование. Причем на безвозмездной основе.
Плюсы такого решения:
Но в этом случае работнику надо документально закрепить использование собственного автомобиля за собой, чтобы другие сотрудники не могли им пользоваться во время работы. А также право пользоваться автомобилем для личных нужд тоже вне рабочее время.
Можно обойтись без полноценного трудоустройства сотрудника с личным транспортом, а просто составить с ним гражданско-правовой договор. В этих отношениях не применяются нормы трудового права. Такой договор может быть обоюдовыгоден.
Плюсы такого решения:
Но составить такой договор с предприятием владелец автотранспорта может лишь в том случае, если является индивидуальным предпринимателем, а не частным лицом.
Очень часто руководители предприятий используют собственный автомобиль для работы. Сами же на нем и ездят. Если речь идет о такой форме организации, как ООО, в этом случае директор может оформить все документально – в виде аренды, безвозмездной ссуды или фиксированной компенсации.
На деле часто руководители нарушают законодательство. И если случаются происшествия с участием автомобиля, им приходится объяснять правоохранительным органам, что автомобиль в данное время используется для личного пользования. Чтобы не создавать лишние трудности, стоит оформить документы на использование автомобиля, согласно законодательству.
Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, он не может отдать транспортное средство в аренду самому себе, так же, как и ссудить. Даже трудоустроить себя, директора, в качестве еще и водителя не получится. Закон разрешает совершать такие сделки только между двумя, как минимум, разными людьми. Чтобы учитывать расходы на собственный автомобиль в целях регулирования налогообложения, индивидуальному предпринимателю придётся поставить автомобиль на баланс предприятия.
И еще важный момент.
Чтобы использование личного транспорта в служебных целях не вызывало лишних вопросов у проверяющих служб, бухгалтер предприятия должен оформлять служебные поездки путевыми листами со штампами о прохождении водителем медицинского осмотра. Это является обязательным как для ИП, так и для других водителей, использующих личный транспорт в служебных целях. Даже руководитель ООО, пользующийся для работы собственным авто, должен сам себе выписывать путевые листы и оформлять рабочие поездки.
Н.А. Мацепуро, юрист
Порой работа некоторых сотрудников компании связана с частыми разъездами. К примеру, ездить по служебным делам могут директора, бухгалтеры, менеджеры, курьеры, прорабы, снабженцы. И если работник по согласованию с руководством компании использует для служебных поездок личный транспорт, то он имеет право на компенсацию своих расходовст. 188 ТК РФ .
Компенсацию нужно выплачивать любому работнику, который по соглашению с работодателем использует свой автомобиль для служебных нужд. Причем она может быть выплачена даже за разовую служебную поездкуст. 188 ТК РФ .
Трудовой кодекс предлагает выплачивать за использование транспорта в служебных целях следующие суммыст. 188 ТК РФ :
Вы можете установить в соглашении, что выплачиваемая вами компенсация также состоит из двух частей: компенсации за износ транспортного средства и возмещения расходов по его эксплуатации в служебных целях.
Никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет. Поэтому вы можете установить любую разумную сумму компенсации и не обязаны приводить ее расчет.
Между тем контролирующие органы для целей уплаты налогов и взносов рекомендуют учитывать при расчете компенсации за использование личного транспортного средства:
Поэтому лучше все-таки привести в соглашении об использовании личного автомобиля работника хоть какую-нибудь методику расчета компенсации, например:
Компенсации за использование личного транспорта не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами (в том числе «на травматизм») в пределах сумм, предусмотренных соглашением работника и работодателяст. 188 ТК РФ ; п. 3 ст. 217 НК РФ ; подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах...» ; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» .
Но чтобы доказать, что это именно компенсация, а не доход работника, вам нужно запастись документами. Это:
1) соглашение между работодателем и работником об использовании личного транспорта работника, оформленное как дополнение или приложение к трудовому договору. Если вы договариваетесь о компенсации при приеме работника на работу, то эти условия можно прописать в самом трудовом договоре;
2) копия свидетельства о регистрации транспортного средства, так как компенсация положена лишь за использование личного имущества работника. А вот можно ли выплачивать компенсацию работнику, который управляет автомобилем на основании доверенности, вопрос спорный. Есть письма контролирующих органов, как разрешающиеПисьмо Минфина России от 27.12.2010 № 03-03-06/1/812 ; Письма УФНС России по г. Москве от 18.01.2008 № 21-18/44-1 , от 18.09.2007 № 18-11/3/088756@ , так и запрещающие это делать ;
3) документы учета служебных поездок:
Не забывайте, что, когда вы используете для учета служебных поездок свои формы документов, они должны содержать все реквизиты первичного документа и быть утверждены в составе учетной политики организациип. 3 ст. 6 , п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» ;
4) чеки (квитанции, накладные) на покупку ГСМ и оплату иных расходов, связанных с использованием работником личного транспорта в служебных целях (например, квитанция об оплате стоянки на территории аэропорта). Для удобства работник может представлять вам эти документы вместе со своим заявлением на возмещение расходов или авансовым отчетом. На основании этих документов вы компенсируете ему расходы. Затраты на ГСМ вы можете возмещать, исходя:
5) расчет компенсации. Порядок расчета может содержаться в соглашении об использовании автомобиля (трудовом договоре) или в разработанной и утвержденной организацией методике. А конкретный размер компенсации - в приказе, в расчетном листке (расчете, калькуляции) или опять же в соглашении (трудовом договоре), если компенсация установлена в фиксированной сумме.
Уделите особое внимание правильному составлению документов для выплаты компенсации. Ведь нечеткие формулировки или ошибки в них могут обернуться доначислениями НДФЛ и страховых взносов.
Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами как сумма компенсации за износ, так и сумма возмещения расходовп. 3 ст. 217 НК РФ ; подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ ; Письма Минфина России от 31.12.2010 № 03-04-06/6-327 , от 20.05.2010 № 03-04-06/6-98 .
Однако это не означает, что от обложения «зарплатными налогами» освобождены любые возмещаемые работнику расходы, связанные с использованием им личного транспорта для служебных поездок.
Заместитель начальника отдела налогообложения доходов физических лиц Минфина России
“ Возмещаемые работнику в связи с использованием автомобиля в служебных целях расходы на ГСМ, мойку и парковку (в рабочее время) не будут облагаться НДФЛ при наличии документов, подтверждающих:
- принадлежность используемого автомобиля работнику;
- расчет компенсации;
- фактическое использование автомобиля в интересах работодателя (путевые листы);
- сумму расходов на ГСМ, мойку, парковку (кассовые чеки).
Возмещаемые же работнику расходы на запчасти, ремонт, техобслуживание, страхование, уплату транспортного налога и прохождение обязательного техосмотра будут являться его доходом в натуральной формеп. 1 ст. 210 , подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ . Ведь эти расходы работник несет независимо от использования автомобиля для работы” .
Для целей налогообложения прибыли суммы компенсации за использование личного транспорта работника учитываются в прочих расходах на дату выплаты в пределах месячных нормподп. 11 п. 1 ст. 264 , п. 38 ст. 270 , подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ ; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 ; Письмо Минфина России от 09.08.2011 № 03-03-06/1/465 :
При рабочем объеме двигателя до 2000 куб. см включительно - 1200 руб.;
При рабочем объеме двигателя свыше 2000 куб. см - 1500 руб.;
При этом вам нужно помнить несколько правил налогового учета этих сумм:
По грузовым автомобилям норм не установлено. Поэтому затраты на выплату компенсации (как за износ, так и в возмещение расходов) вы можете списать в налоговые расходы полностьюподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ . Согласен с этим и МинфинПисьмо Минфина России от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150 .
Упрощенцы, выбравшие объект налогообложения «доходы минус расходы», признают в расходах суммы компенсаций так же, как и общережимникиподп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ .
Сумма компенсации включается в расходы в полном объеме на дату начисленияпп. 5 , 6, 6.1 , 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н . Списывать эти расходы удобнее на те же счета учета затрат, где отражается и зарплата работника (44 «Расходы на продажу», 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» и др.).
Но если даты начисления и выплаты компенсации не совпадут, то в учете возникнут временные разницып. 8 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций», утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н .
Чтобы минимизировать применение ПБУ 18/02, старайтесь выплачивать компенсацию работнику в месяце ее начисления.
Кроме того, может получиться так, что в налоговом и бухгалтерском учете вы будете признавать разные суммы компенсации. Тогда вам придется отражать постоянное налоговое обязательствопп. 4 , 7 ПБУ 18/02 .
/ условие / ООО «Альянс» перечислило 31.08.2011 на зарплатную карту работника - менеджера продаж компенсацию за использование личного автомобиля в сумме 5000 руб. за август 2011 г. Для целей налога на прибыль сумма компенсации признана по норме 1200 руб., поскольку объем двигателя автомобиля меньше 2000 куб. см.
/ решение / ООО «Альянс» отразит в учете следующие проводки.
| Содержание операции | Дт | Кт | Сумма, руб. |
| На дату перечисления компенсации работнику (31.08.2011) | |||
| Перечислена сумма компенсации работнику | 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по компенсациям за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок» | 51 «Расчетные счета» | 5000 |
| Сумма компенсации отражена в расходах | 44 «Расходы на продажу» | 73, субсчет «Расчеты по компенсациям за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок» | 5000 |
| Отражено постоянное налоговое обязательство ((5000 руб. – 1200 руб.) х 20%) |
99 «Прибыли и убытки», субсчет «Постоянное налоговое обязательство» | 68, субсчет «Налог на прибыль» | 760 |
Если работа сотрудника не связана с ежедневными разъездами, то не стоит устанавливать ему компенсацию за износ транспорта в фиксированной сумме в месяц. Иначе возможны разногласия с контролирующими органами относительно ее налогообложения. Ведь непонятно, как учитывать компенсацию для этих целей - в полной сумме или из расчета дней фактического использования транспортного средства для служебных поездок. Вот что нам разъяснили относительно НДФЛ.
“ Суммы компенсаций за использование работником при выполнении своих трудовых обязанностей личного автомобиля, включая компенсацию расходов, возмещаются при наличии указанных выше документов, в том числе путевых листов. Поэтому за время, когда личный транспорт работника фактически не использовался в указанных целях - поездки не подтверждены путевыми листами, компенсация должна рассчитываться пропорционально количеству дней фактического использования автомобиля. Например, если работнику установлена компенсация в размере 2000 руб. в месяц, в месяце было 20 рабочих дней, путевые листы составлены только на 18 дней, то сумма компенсации, не облагаемая НДФЛ, составит 1800 руб. (2000 руб. / 20 дн. х 18 дн.)” .
Минфин России
А вот какой позиции придерживаются представители Минфина России относительно учета фиксированной компенсации для целей налогообложения прибыли.
Главный специалист-эксперт Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
“ Если работнику за использование им в служебных целях личного автомобиля компенсация установлена в фиксированном размере, она выплачивается вне зависимости от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался для выполнения служебных поручений. То есть, к примеру, если работнику установлена компенсация в размере 2000 руб. в месяц, в месяце было 20 рабочих дней, а путевые листы составлены только на 18 дней, то сумма компенсации будет все равно 2000 руб. А при расчете налога на прибыль можно учесть максимальную сумму компенсации за этот месяц (1500 руб. в месяц для легковых автомобилей с объемом двигателя свыше 2000 куб. см или 1200 - для автомобилей с объемом двигателя 2000 куб. см и менее). И ее не надо никак корректировать” .
Мы уже сказали, что о выплате компенсации работник и работодатель должны договоритьсяст. 188 ТК РФ .
Некоторые организации вместо соглашения оформляют приказ о выплате компенсации работнику. И суды признают такой приказ с подписью работника, подтверждающей, что он с ним ознакомлен, письменным соглашениемПостановление ФАС ЗСО от 24.12.2008 № Ф04-5698/2008(11737-А81-41) ; Определение Нижегородского областного суда от 05.04.2011 № 33-3213 . Но лучше не провоцировать споры и составить двустороннее письменное соглашение к трудовому договору.
В соглашении желательно предусмотреть:
Тогда соглашение будет понятно и работнику, и проверяющим. Составить его можно, например, так.
Приложение № 2
к трудовому договору № 57
от 01.03.2011
г. Москва
Общество с ограниченной ответственностью «Альянс» в лице генерального директора Романова Евгения Алексеевича, действующего на основании устава, именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны и Старостин Александр Валерьевич, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны договорились о нижеследующем.
1. Работник с 1 сентября 2011 г. при исполнении своих трудовых обязанностей использует в служебных целях принадлежащий ему автомобиль «Форд-фокус» с объемом двигателя 1800 куб. см, 2008 года выпуска, государственный номер А777ОЕ177 (далее - автомобиль).
2. За использование автомобиля работодатель выплачивает работнику компенсацию в размере 3,50 руб. за 1 км пробега в служебных целях и возмещает расходы на ГСМ (бензин марки АИ-92).
3. Расходы на бензин возмещаются работнику исходя из указанного в руководстве по эксплуатации автомобиля норматива расхода топлива - 10 л/100 км и километража, пройденного в служебных целях.
4. Работник обязуется:
- вести учет служебных поездок в путевых листах;
- представлять в бухгалтерию работодателя путевые листы и документы, подтверждающие транспортные расходы за месяц, в последний рабочий день этого месяца.
5. Компенсация выплачивается по окончании месяца, не позднее дня выдачи заработной платы, установленного правилами внутреннего трудового распорядка.
Приложения:
1. Копия свидетельства о регистрации транспортного средства.
2. Копия руководства по эксплуатации автомобиля «Форд-фокус».
Аподп. 2 п. 1 ст. 254 , подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ ; ст. 646 ГК РФ ; Письмо Минфина России от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649 . Но не стоит забывать, что со стоимости аренды нужно удерживать НДФЛподп. 4 п. 1 ст. 208 , п. 1 ст. 226 НК РФ .
Часто условием приема на работу является наличие личного автомобиля. Понятно, что таким нехитрым способом компании хотят сэкономить на транспорте. Зачем покупать служебный автомобиль, если рынок труда полон работниками с автомобилем, готовыми предоставить этот автомобиль для выполнения служебных задач?
Это не плохо и не хорошо. Главное – это правильное оформление взаимоотношений работника с автомобилем и работодателя, который имеет планы на использование этого автомобиля. Для оформления использования личного автомобиля в служебных целях применяют обычно два способа. Рассмотрим их.
Обычно, если работник использует свой личный автомобиль в служебных целях, то есть в интересах работодателя, при условии что работодатель знает об этом и согласен с таким положением дел, работнику могут выплачивать компенсацию, а его расходы на содержание автомобиля и бензин возмещаются.
Размер возмещения, в соответствии со ст. 188 Трудового кодекса РФ, обычно определяется в дополнительном соглашении к трудовому договору.
Обычно размер компенсации за использование автомобиля определяется работодателем и работником самостоятельно, но чаще всего работодатель предлагает компенсацию в соответствии с размерами, установленными в Постановлении Правительства РФ № 92 от 08 февраля 2002 г.
Размеры компенсации, установленные в Постановлении, невелики, кроме того, именно этот размер компенсации установлен как предельный, который может быть отнесен к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, при определении налоговой базы по налогу на прибыль:
Чтобы работнику начала выплачиваться компенсация за транспорт, он должен, во-первых, получить согласие работодателя на использование личного транспорта в служебных целях и, во-вторых, написать заявление.
В заявлении требуется указать, с какой периодичностью личный транспорт работника используется в служебных целях и для исполнения каких именно служебных обязанностей он используется.
К заявлению, в соответствии с п. п. 2 Правил, прикладывается копия свидетельства о государственной регистрации автомобиля. Правила (п. п. 5) устанавливают, что расходы на ГСМ возмещаются на основании представленных подтверждающих документов (кассовых чеков, счетов-фактур и квитанций).
Максимальный размер компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях установлен в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 563 от 02 июля 2013 г. (п. 4), и составляет:
Такая компенсация может выплачиваться, например, федеральным государственным служащим, служебные обязанности который подразумевают постоянные разъезды по служебным целям.
Согласно Гражданскому кодексу РФ (ст. ст. 632 и 642), различают два вида аренды личного транспорта работника: аренда с экипажем и аренда без экипажа. При аренде с экипажем работник управляет и производит ТО автомобиля самостоятельно, при аренде без экипажа он передает обязанности по управлению и обслуживанию автомобилем в ведение другого водителя.
При заключении договора аренды в нем должна быть отражена стоимость собственно аренды и стоимость услуг по управлению автомобилем и по его обслуживанию.
Если в договоре не установлены другие правила, арендатор, в соответствии с ГК РФ (ст. 646), берет на себя расходы, связанные с содержанием автомобиля, с его страхованием, в том числе страхование ОСАГО, и все расходы, вызванные эксплуатацией автомобиля.
Если заключается договор аренды без экипажа, в договоре страхования автогражданской ответственности будет нужно указать всех лиц, допущенных к управлению арендованным автомобилем.
В договоре аренды необходимо указать условие оплаты собственнику автомобиля всех расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля. Только при таком условии и при документальном подтверждении понесенных расходов (чеками, квитанциями и т.п. документами), они будут оплачены собственнику.
Собственнику, заключившему с работодателем договор аренды его автомобиля, следует иметь в виду, что его доходы по данному договору облагаются налогом на доходы физических лиц по ставке 13%. Если понесенные расходы на техническое обслуживание и ремонт арендованного автомобиля подтверждены финансовыми документами, то компенсационные выплаты, согласно ТК РФ (ст. 188) и НК РФ (п. 3 ст. 217, п. 1 ст. 224 и п. 1 ст. 226), не облагаются налогом.
В предыдущих номерах нашего журнала тема использования личного имущества работника в служебных целях освещалась на раз. В этой статье более подробно рассмотрим эксплуатацию личного автомобиля. Необходимость его использования может возникнуть уже в процессе работы, а может оговариваться при приеме на работу. В любом случае использование личного автомобиля в служебных целях должно быть оформлено надлежащим образом. Кроме того, работник вправе рассчитывать на компенсацию за использование, износ (амортизацию) автомобиля. Расскажем, какие документы нужно оформить и в каком случае работнику полагается компенсация.
Есть два способа оформления использования личного автомобиля работником в служебных целях:
1. В трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему предусматривается возможность использования имущества работника и определяется размер компенсации за использование, износ, амортизацию.
Рассмотрим эти варианты подробнее.
Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником в служебных целях личного имущества ему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием.
Однако выплата данной компенсации возможна при соблюдении следующих условий:
работник использует транспортное средство в интересах работодателя;
работодатель знает об этом или согласен на это;
размер компенсации установлен соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме.
Суды, рассматривая иски работников о возмещении расходов за использование личного имущества, говорят, что обязательным условием для возникновения у работодателя такой обязанности является использование работником автомобиля с согласия (ведома) работодателя и в его интересах. А это подтверждается письменным соглашением. Например, Пермский краевой суд в Апелляционном определении от 16.08.2017 по делу № 33-8949/2017 указывал, что соглашение о размере компенсации и возмещения расходов, связанных с использованием имущества работника в интересах работодателя, должно быть выражено в письменной форме, может быть достигнуто как при заключении трудового договора, так и позднее в качестве дополнительного условия трудового договора. Письменная форма названного соглашения является обязательной. Поскольку подобное соглашение работник представить не смог, во взыскании расходов и компенсации было отказано. Аналогичное решение было вынесено Санкт-Петербургским городским судом в Апелляционном определении от 05.04.2018 № 33-7704/2018 по делу № 2-2512/2017.
Да, нужно. Однако спорным в такой ситуации является вопрос обложения страховыми взносами этой компенсации. В частности, Минтруд в Письме от 13.11.2015 № 17-3/В-542 и ФСС в Информационном письме от 14.03.2016 № 02-09-05/06-06-4615 считают, что передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, которому выдана доверенность, и данное имущество не может считаться личным имуществом работника. Трудовым кодексом не предусмотрено возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества. Следовательно, суммы компенсации, выплачиваемые работнику за использование транспортного средства, управляемого им на основании доверенности, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.
Однако есть иное мнение, высказанное судами: транспортное средство, полученное по доверенности, принадлежит работнику на законных основаниях, поэтому относится к личному имуществу. Следовательно, компенсация за его использование выплачивается в соответствии с Трудовым кодексом и не облагается страховыми взносами. Об этом говорится в определениях ВС РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 и ВАС РФ от 24.01.2014 № ВАС-4/14.
Повторимся, что размер компенсации расходов работника на использование личного имущества устанавливается соглашением сторон.
При определении размера работодатели руководствуются:
1. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Этим документом зафиксированы нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:
легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц;
легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 1 200 руб.;
мотоциклы – 600 руб.
2. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563.
Названным документом утверждены правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием. В частности, установлены следующие предельные размеры:
легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 3 000 руб. в месяц;
легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 2 400 руб.;
мотоциклы – 1 200 руб.
необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
времени использования личного транспорта в служебных целях;
объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.
Для получения компенсации и возмещения расходов служащий подает заявление с указанием сведений, для исполнения каких его должностных обязанностей и с какой периодичностью используется им личный транспорт. К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства. При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).
Допустим, при заключении трудового договора стороны договорились, что работник будет использовать свой автомобиль в служебных целях. В таком случае условия о компенсации за его использование и возмещении расходов, связанных с использованием автомобиля, должны быть прописаны в трудовом договоре.
Выглядеть это может следующим образом.
5.2. При использовании личного имущества Работника Работодатель обязан выплачивать ему компенсацию. Ее размер определяется соглашением сторон трудового договора и устанавливается приказом руководителя учреждения.
В процессе работы заключается дополнительное соглашение, в котором фиксируются точное наименование и марка автомобиля, реквизиты документов, подтверждающих право владения этим автомобилем (ПТС, свидетельство о государственной регистрации и т. д.), а также размер и порядок выплаты компенсации и виды расходов, которые будут компенсироваться. Приведем выдержку из дополнительного соглашения.
1. В соответствии со ст. 188 ТК РФ дополнить пунктами следующего содержания:
«5.3. С 01.09.2018 Работник при исполнении своих должностных обязанностей согласно должностной инструкции, связанных с разъездами для служебных целей, использует принадлежащее ему на праве собственности транспортное средство (свидетельство о государственной регистрации 52ОХ 123456) – легковой автомобиль марки «Форд Фокус» (Ford Focus) 1.4 МТ, год изготовления ТС 2013, рабочий объем двигателя 1 388 куб. см, государственный регистрационный знак Х110ТТ152RUS, идентификационный номер (VIN) ASNB22123U9A003789, цвет белый.
5.4. С 01.09.2018 Работнику выплачивается ежемесячная компенсация за использование личного транспортного средства в служебных целях в размере 1 200 (одна тысяча двести) руб., а также возмещаются расходы:
5.5. Работник в течение трех рабочих дней после окончания месяца использования автомобиля в служебных целях представляет отчет с отражением общей информации о времени использования и пробеге транспортного средства в служебных целях, а также расходов на приобретение горюче-смазочных материалов с приложением путевых листов и чеков ККТ АЗС. Работодатель утверждает отчет Работника в течение двух рабочих дней.
5.6. Компенсация за использование транспортного средства в служебных целях выплачивается в последний день месяца за текущий месяц использования, а возмещение расходов производится не позднее трех рабочих дней с даты утверждения Работодателем отчета Работника».
Для того чтобы работник смог получить компенсацию, издается приказ.
Муниципальное бюджетное учреждение
дополнительного образования «Специализированная
детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва № 16по художественной гимнастике»
(МБУ ДО СДЮСШОР № 16)
ПРИКАЗ № 42-к
На основании ст. 188 ТК РФ и дополнительного соглашения от 14.08.2018 к трудовому договору от 11.09.2017 № 12
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Установить с 01.09.2018 водителю И. И. Иванову ежемесячную компенсацию в размере 1 200 (одна тысяча двести) рублей за использование в служебных целях его личного транспортного средства марки «Форд Фокус» (Ford Focus) 1.4 МТ, год изготовления ТС 2013, рабочий объем двигателя 1 388 куб. см, государственный регистрационный знак Х110ТТ152RUS, идентификационный номер (VIN) ASNB22123U9A003789, цвет белый.
2. Возмещать водителю И. И. Иванову следующие расходы, возникающие при использовании в служебных целях личного транспортного средства:
– на приобретение горюче-смазочных материалов согласно нормам расхода топлива на основании представленных чеков ККТ АЗС и путевых листов;
– на техническое обслуживание и текущий ремонт с учетом фактического времени эксплуатации транспортного средства и пробега для служебных целей, а также прочих факторов, на основании дополнительного соглашения в каждом конкретном случае.
3. Главному бухгалтеру Е. Е. Петровой производить выплаты И. И. Иванову за использование личного транспортного средства в следующие сроки:
– ежемесячную компенсацию – в последний день месяца;
– выплату, связанную с возмещением расходов, – не позднее трех рабочих дней с даты утверждения предоставленного И. И. Ивановым отчета, в котором отражена информация о времени использования и пробеге транспортного средства в служебных целях, а также расходах на приобретение горюче-смазочных материалов.
Директор Сидоров С. С. Сидоров
С приказом ознакомлены:
Петрова, 15.08.2018 Е. Е. Петрова
водитель Иванов, 14.08.2018 И. И. Иванов
В силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством РФ), связанных с исполнением работником трудовых обязанностей. Таким образом, суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора, не облагаются НДФЛ.
При этом в целях освобождения от обложения НДФЛ в учреждении должны иметься документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое его использование в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.
На основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных согласно законодательству РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Это значит, что оплата учреждением расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.
Минфин в Письме от 24.11.2017 № 03-04-05/78097 пояснял, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспортного средства для целей трудовой деятельности. Иными словами, организация должна располагать копиями документов, подтверждающими как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании названного имущества в служебных целях.
В данном случае руководству спортивного учреждения нужно обратиться к нормам ГК РФ. Статьями 632 и 642 предусмотрена возможность заключения договора аренды транспортного средства с экипажем (то есть с водителем) и без такового. В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и проводить его техническое обслуживание сам работник, во втором это делают иные лица.
При таком варианте за использование автомобиля работника учреждение не платит компенсацию, а вносит арендную плату.
Договор аренды транспортного средства, вне зависимости от того, арендуется он с экипажем или без такового, должен быть заключен в письменной форме.
В договоре обязательно указываются:
транспортное средство (марка, документы-основания владения им работником и т. д.);
срок аренды;
размер, порядок, условия и сроки внесения арендной платы;
иные условия, согласованные сторонами.
При аренде автомобиля без экипажа расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, несет арендатор, то есть учреждение (ст. 646 ГК РФ).
В полисе ОСАГО необходимо учесть количество лиц, которые будут допущены к управлению автомобилем (если предполагается, что помимо собственника автомобиля им будет управлять иное лицо).
Отметим, что спортивное учреждение при каждом внесении арендной платы сотруднику, у которого арендует транспортное средство, должно удерживать НДФЛ в размере 13 %.
А вот страховые взносы на арендную плату не начисляются (ст. 420 НК РФ).
При расчете налога на прибыль учреждение может уменьшить сумму дохода на величину арендной платы и иных произведенных в соответствии с договором аренды расходов. Главное, чтобы такие расходы были документально подтверждены.
Отметим, что нередко возникает путаница: учреждение арендует у работника автомобиль, но выплачивает ему компенсацию, а не арендную плату. Некоторые сотрудники пытаются воспользоваться этим и обращаются в суд с требованием о взыскании арендной платы по договору. Суды, рассматривая такие споры, тщательно исследуют все материалы дела.
Например, работодатель взял в аренду автомобиль сотрудника. В договоре определен размер арендной платы, но работник данных выплат не получал и обратился в суд с требованием об их взыскании. Суд первой инстанции удовлетворил требования работника. Однако апелляционная инстанция отменила это решение. Рассматривая жалобу, суд установил, что между сторонами фактически сложились правоотношения по использованию личного имущества в служебных целях, компенсация за использование имущества истца (автомобиля) выплачена ему в полном объеме. Согласно расчетным листкам и справкам по форме 2-НДФЛ работнику ежемесячно выплачивались заработная плата и компенсация за использование автомобиля. Кроме того, выяснилось, что автомобиль на протяжении всего времени находился у работника, он единолично осуществлял пользование транспортным средством, то есть фактически автомобиль ответчику не передавался. В полисе ОСАГО значится только работник, сведения об иных сотрудниках организации в страховой полис не вносились. Значит, фактически автомобиль в аренду не передавался. Следовательно, и арендная плата взыскана быть не может (Апелляционное определение Омского областного суда от 14.02.2018 по делу № 33-107/2018).
Подводя итог, скажем, что использование работником личного автомобиля в служебных целях может быть оформлено как в рамках трудовых отношений, так и в рамках гражданского законодательства. В первом случае заключается письменное соглашение, в котором определяются размеры компенсации за использование транспортного средства и расходов, связанных с его использованием. Во втором случае спортивное учреждение может заключить с работником договор аренды транспортного средства с экипажем или без такового.
