Иногда организации и индивидуальные предприниматели закупаются у обычных граждан - непредпринимателей. Объектом купли-продажи, как правило, становятся продовольственные товары (например, сельскохозяйственная продукция, выращенная при ведении личного подсобного хозяйства), различного рода сырье (например, металлолом) и прочие предметы, ценности. Чтобы покупатель смог учесть стоимость покупки в расходах, нужно правильно задокументировать данную операцию. Для этих целей и используется закупочный акт .
При этом совсем не обязательно оформлять договор купли-продажи. Дело в том, что форма закупочного акта не установлена законодательно. Поэтому она может быть любой. На основании ч.4 Федерального закона № 402-ФЗ (далее - Закон № 402-ФЗ) организация (ИП) вправе разработать свой бланк документа, включив при этом в него условия передачи товара и его оплаты, а также реквизиты и подписи сторон сделки. Так закупочный акт заменит собой и «первичку», и будет выступать в качестве полноценного договора (подп.1 п.1 и п.2 ).
Разрабатывая шаблон закупочного акта не забывайте, что в нем должны быть предусмотрены поля для указания обязательных реквизитов первичного документа: (ч.2 Закона № 402-ФЗ):
Помимо этого, в бланке должны быть отведены специальные поля для заполнения сведений о продавце - физическом лице (ФИО, паспортные данные, место проживания и т. д.) и его подписи.
Немного слов об унифицированной форме закупочного акта № ОП-5 . Она утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132 и больше подходит предприятиям общепита, которые закупают сельхозпродукцию у населения. Те же компании и бизнесмены, которые не относятся к данной сфере деятельности, могут доработать бланк ОП-5 под себя (убрать ненужные (неактуальные) поля, графы, добавить нужные). Оптимальный вариант формы должен содержать следующее:
Совершая покупку у гражданина, оформляйте 2 экземпляра документа: один покупатель оставляет себе, второй вручает продавцу. Кстати, последний должен подтвердить качество своей продукции, если это касается продовольствия. Такой вывод следует из п.3 ст.20 Федерального закона от 02.01.2000 г. № 29-ФЗ «О качестве и безопасности пищевых продуктов» и ст.21 Закона РФ от 14.05.1993 г. № 4979-1 «О ветеринарии». Поэтому попросите у продавца заключение ветнадзора (к примеру, ветеринарное свидетельство).
Помимо этого, Методических рекомендаций, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.1996 г. № 1-794/32-5, предписывает запрашивать справку, подтверждающую принадлежность продукции продавцу (ее можно получить в местной администрации или в правлении дачного кооператива).
1.Перечислить деньги на расчетный счет продавца.
Для этого покупатель составляет платежное поручение в банк, в котором указывает реквизиты получателя - продавца.
2. Выдать наличные деньги непосредственно продавцу из кассы предприятия.
Для этого кассир фирмы - покупателя выписывает расходный кассовый ордер по форме № КО-2.
3. Оплатить покупку наличными деньгами через подотчетное лицо.
Тогда «подотчетник» пишет , которое визирует руководитель фирмы - покупателя. Далее на основании заявления кассир выдает деньги по расходному кассовому ордеру № КО-2. В течение 3-х рабочих дней после окончания срока, на который были выданы подотчетные средства, работник предоставляет авансовый отчет. К нему он прилагает закупочный акт в качестве оправдательного документа.
Оформление закупочного акта происходит в тех случаях, когда осуществляется покупка предприятием определенных продуктов (как правило, продуктов питания) у физического лица. Составляет документ покупатель. Помимо закупочного акта между сторонами должен заключаться и договор купли-продажи по тем же правилам, что при сделках между организациями. Чаще всего данный документ применяется в сфере общественного питания, когда рестораны, кафе, столовые и пр. заведения общепита покупают сельскохозяйственную продукцию у населения.
ФАЙЛЫ
Как правило, подготовка акта лежит на стороне закупщика. Обязательной формы его нет, но есть унифицированная.
Закупочный акт относится к первичной документации и оформлять его можно как по унифицированной форме, утвержденной законодательством РФ, так и в свободном виде или же по разработанному внутри предприятия шаблону, в том числе допускается символика предприятия на бумаге.
Печатается он на обычном листе А4 формата непосредственно в момент осуществления сделки в двух экземплярах, один из которых остается у покупателя, второй передается продавцу.
В документе в обязательном порядке должны быть указаны подробные сведения об организации, закупающей продукцию и физическом лице, продающем ее. Информация, касающаяся гражданина, должна включать его паспортные данные и адрес места жительства. В специальную таблицу должен быть внесен полный перечень закупаемого продовольствия, а также данные о его количестве и стоимости. Документ необходимо заверить обеими сторонами.
Если покупка товара происходит у индивидуального предпринимателя без образования юр.лица, то в акте надо указать данные о налоговой инспекции, выдавшей свидетельство ИНН и ИП.
Закупочный акт нужен для того, чтобы зафиксировать факт совершения сделки и во избежание возможных претензий как со стороны покупателя, так и со стороны продавца. В случае, если разногласия все же появятся и наступит необходимость их решения в судебном порядке, данный документ будет обладать доказательной силой.
В шапке документа следует указать сведения об организации, осуществляющей покупку продукции: ее полное наименование с указанием организационно-правового статуса, а также структурное подразделение , к которому относится сотрудник, совершающий сделку. Здесь же нужно внести ИНН предприятия и прочие данные , в соответствии с учредительными документами. Следует отметить, что чем выше сумма купли-продажи, тем тщательнее стоит относиться к заполнению документа.
Вторая часть документа (слева) включает в себя номер документа по внутреннему документообороту предприятия, а также дату его составления . Чуть ниже вписывается населенный пункт, в котором производится сделка, а также подробная информация о сотруднике, производящем закупку (должность, фамилия, имя, отчество полностью) и продавце (фамилия, имя, отчество гражданина полностью).
В основную часть документа включена таблица, в которую вносится полный подробный перечень закупаемой продукции. Здесь в соответствующие столбцы необходимо вписать наименование продукции, количество, стоимость за единицу измерения (обычно здесь считаются килограммы или штуки), а также общую стоимость. Под таблицей в графе «Итого» нужно указать полную цену закупленных товаров по данному закупочному акту (цифрами). Под таблицей полная стоимость указывается прописью.
В четвертый раздел вписывается:
Если данной справки нет, то это необходимо обязательно отметить.
Следует иметь ввиду, что по закону доходы от выращенных в личных подсобных хозяйствах сельскохозяйственных продуктов, налогом не облагаются.
Заключительная часть акта включает в себя расписку о получении денег продавцом от покупателя. Обе стороны должны заверить оформленный по всем правилам закупочный акт своими подписями. Печать организации на документе ставить необязательно.
После подписания акта представитель организации-покупателя, непосредственно производящий закупку, должен передать данный документ на подпись руководителю компании для утверждения. Затем документ следует передать в отдел бухгалтерии, где он будет включен в бухгалтерский учет.
Какие документы необходимы для оформления сделки между организацией (покупателем) и физическим лицом (продавцом) по приобретению деревянной тары? Обязана ли организация удерживать с продавца НДФЛ при стоимости тары до 250 000 руб. и в случае стоимости превышающей 250 000 руб.? Должен ли покупатель предоставить на продавца сведения по форме 2-НФДЛ?
Налог на доходы физических лиц — им облагаются физические лица, которые получают доход от источников РФ, не являющиеся налоговыми резидентами, а так же лица, являющиеся налоговыми резидентами (согласно п. 1 ст. 207 НК РФ).
Для определения налоговой базы, учитывают все доходы налогоплательщиков: полученные в денежной форме, натуральный форме, права на распоряжение ими, а так же в виде материальной выгоды, определяемой ст. 212 НК РФ.
НФДЛ облагаются все доходы (кроме перечисленных в ст. 217 НК РФ) от реализации имущества находящегося в собственности физического лица в РФ.
Российские организации (указанные в п. 2 ст. 226 НК РФ), в результате отношений с которым налогоплательщик получил доход, обязаны удержать у последнего и оплатить сумму надолго, в соответствии со ст. 224 НК РФ, учитывая особенности указанные в ст. 226 НК РФ (согласно п. 1 ст. 228 НК РФ). Для всех доходов физического лица, полученных от налогового агента (кроме тех, уплата которых осуществляется согласно статьям 214.3, 214.4, 214.5, 214.6, 226.1, 227, 227.1 и 228 НК РФ), производятся исчисления в силу п. 1 ст. 226 НК РФ.
Уплата НДФЛ производится соответственно сумме, полученной при продаже имущества, находящегося в собственности физического лица, и имущественных прав, согласно пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ, исключение предусмотрены п. 17.1 ст. 217 НК РФ (в этом случае выплата производится самостоятельно и предоставляется декларация (п.п. 2, 3 ст. 228 НК РФ).
Следовательно, при приобретении организацией деревянной тары у физического лица, она не является налоговым агентам и не обязана удерживать НДФЛ при выплате денежных средств. Также организация не должна предоставлять сведения о продавце деревянной тары, так как НК РФ не возлагает на лиц, не являющихся налоговыми агентами, обязанности о предоставлении сведений о полученных от них доходах (согласно ст. 230 НК РФ). Данные выводы подтверждаются и разъяснениями Минфина России (смотрите, например, письма от 11.04.2012 N 03-04-05/3-484, от 28.03.2008 N 03-04-05-01/89, от 12.03.2008 N 03-04-06-01/55, от 02.11.2007 N 03-04-06-01/372, от 30.10.2007 N 03-04-06-01/364, от 04.09.2006 N 03-05-01-04/258).
Формы первичных учетных документов разрабатываются лицом ведущим бухгалтерский учет, а определяются руководителем финансового субъекта ((ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее — Закон N 402-ФЗ), смотрите также Информацию Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012).
Разрабатывая собственные первичные учетные документы в качестве образца организации могут использовать унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России, но не обязаны из применять (закон N 402-ФЗ).
Первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закон N 402-ФЗ).
Для корректно но оформления сделки по приобретение у физических лиц деревянной тары необходимы следующие документы:
— договор купли-продажи;
— актом приемки товаров (с соблюдением реквизитов, предусмотренных ст. 9 Закона N 402-ФЗ);
— документами, подтверждающими оплату товаров (расходный кассовый ордер, авансовый отчет, платежное поручение и т.д.).
Также, при разовых покупками, можно оформлять закупочный акт, так как оформление полного пакета документов может оказаться затруднительным. Унифицированная форма документа, подтверждающего передачу товара продавцом — гражданином, не являющимся индивидуальным предпринимателем, покупателю — юридическому лицу, законодательством не предусмотрена.
Подписание закупочного акта продавцом и покупателем фактически является единственным необходимым подтверждением того, что между ними прошла состоялась сделка купли-продажи. При этом нет необходимости дополнительно составлять документ купли продажи, так как в закупочном акте содержится вся необходимая информация.
Документ, подтверждающий что сделка состоялась, может быть оформлен в произвольной форме, содержать реквизиты (ст. 9 Закона N 402-ФЗ) и быть подписан сторонами договора. Чаще закупочный акт применяется при приобретение продуктов питания, но так же он может использоваться по приобретение любых материальных ценностей, в том числе и деревянной тары.
При разработке закупочного акта, организации могут взять за основу форму N ОП-5, предназначенную для организаций общественного питания и утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.
При совершении сделки организация должна обязательно проследить за правильным и свое временным оформлением сделки и закупочный документов, не забыв указать паспортные данные и место проживания сдатчика материальной ценности.
На склад приобретенная тара должна приниматься по накладной. Лица, получившие на приобретение товары деньги, обязаны предоставить отчет о их фактическом использовании, закупочный акт, утвержденный руководителем, и копии накладной от сдаче товара.
Приходной ордер является подтверждением оприходования на склад товаров (за основу можно взять типовую форму N М-4, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а).
При покупке товара у физического лица необходимо заключить договор купли-продажи в письменной форме (п. 1 ст. 161 ГК РФ). Данный договор подтверждает расходы на покупку товаров. Кроме того, оформляется закупочный акт в двух экземплярах, который подтверждает факт передачи имущества.
Закупочный акт, например, по форме № ОП-5, предусмотренный Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132, применяется для закупки продуктов у населения.
Закупочный акт составляется в двух экземплярах в момент совершения закупки сельхозпродуктов у населения (продавца) представителем организации. Подписывается лицом, закупившим продукты, и продавцом. Утверждается руководителем организации. Один экземпляр закупочного акта передается продавцу, второй - остается у покупателя.
Обращаем внимание, в связи с вступлением с 1 января 2013 года в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон № 402-ФЗ) Минфин Рлссии в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 разъясняет:
Таким образом, при необходимости организация может разработать свою форму закупочного акта. При этом в документе должны быть указаны следующие обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Если компания или индивидуальный предприниматель приобретают какие-либо товары у физического лица, составляется договор купли-продажи, а также закупочный акт. Образец этого документа, готовый вариант заполнения и правила по его составлению – все это подробно рассмотрено в статье.
Каждая компания (и индивидуальный предприниматель) вправе приобретать товары не только у юридических лиц (или других ИП), но и у частных граждан. Эти товары могут использоваться в дальнейшем по любому назначению:
В любом случае у граждан могут приобрести товар:
При этом они должны быть надлежащего качества, что подтверждается соответствующими документами (например, ветеринарным свидетельством на мясо).
Покупка представляет собой обычную сделку купли-продажи, поэтому составляется соответствующий договор. Стороны могут осуществить сделку разово или периодически, в течение определенного времени. К договору купли-продажи в обязательном порядке составляется так называемый закупочный акт, который подтверждает сразу несколько фактов:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Поскольку закупочный акт свидетельствует о фактически совершенной сделке, он составляется и подписывается только в момент передачи продукции, а не в предварительном порядке.
Составить документ самостоятельно или заполнить готовую форму достаточно просто. Важно внимательно вписать все данные синей или черной ручкой (допускается и составление печатного варианта). В акте по форме № ОП-5 содержатся такие сведения:
Каждая компания или индивидуальный предприниматель вправе самостоятельно решить, какую форму удобнее использовать:
Далее приводится пустой бланк единой формы – его можно использовать в качестве образца при составлении собственного варианта акта закупки.
А вот готовый образец:
Что касается собственной формы, то при ее разработке следует учесть, что документ должен содержать минимально такие сведения:
За основу можно взять следующий бланк:
А вот готовый образец, который также можно использовать в качестве одного из собственных вариантов.
Документ всегда составляется в 2 оригинальных экземплярах – один остается у продавца, другой – у покупателя. Оба экземпляра имеют одинаковую юридическую силу и могут использоваться в качестве основного или дополнительного доказательства в судебных разбирательствах. Использование печати необязательно – если компания не применяет оттиски в своей работе, то на нем достаточно поставить только подпись.
Покупателю следует понимать и общий порядок сделок. Расчет происходит непосредственно в момент передачи, причем возможны два варианта:
При этом компания должна донести до продавца, что он сам обязан уплатить НДФЛ, т.е. задекларировать свои доходы в местной налоговой инспекции, поскольку компания, приобретающая товар, не несет никакой ответственности за эту операцию.
