В процессе своей деятельности организация оформляет множество разнообразных документов, каждый из которых несет свою смысловую нагрузку. Правильное заполнение, реквизиты, полнота указываемой информации регулируются законодательством. Небольшим организациям в учете и отчетности делаются ощутимые поблажки со стороны налоговой службы. Более крупные компании несут всю налоговую нагрузку. Кто может подписывать первичные документы и другие виды, как их правильно оформлять и отражать в учете — эти и другие сведения будут рассмотрены в данной статье.
Компании ежедневно совершают хозяйственные операции, которые необходимо сразу же отражать в бухгалтерском, управленческом и налоговом учете. Что такое первичные документы? Это как раз отражение этих операций, выступающее также как доказательство того, что они состоялись. Затем в целях анализа, систематизации, контроля, прогнозирования и для осуществления других экономических процедур все документы по операциям регистрируются в специальные справочники и журналы - регистры учета. А по завершении отчетного периода, исходя из информации обо всех операциях, готовится отчетная документация, являющаяся итоговым отражением деятельности компании за определенный срок.
Суть первичного документа - фиксация факта осуществленной операции. Документ выписывается в момент ее совершения или сразу после него. В нем отражается ряд реквизитов, необходимых для подтверждения реальности операции, установления участвующих в ней лиц, а также ее состава. Организация должна соблюдать все требования, выставленные законодательством и контролирующими органами в отношении первичной документации. К требованиям относится и вопрос о том, кто может подписывать первичные документы. Законодательством выпущено достаточно инструкций, постановлений и законов. Самым главным правовым актом, регламентирующим оформление первички, считается ст. 9 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Каждый день компания совершает определенные действия: закупает товары, выставляет счета, отгружает продукцию, оплачивает закупки и налоги, приходует и расходует денежные средства в кассе. Все эти операции оформляются первичными документами. Для точного отражения в учете перечисленных действий используют следующие формы документов:
К этому списку можно добавить достаточно много примеров используемой в компании первичной документации. Главное отличие ее от учетных регистров и отчетности - оформление документа в процессе операции или с незначительным опозданием.
Образцы первичных документов утверждаются Госкомстатом, Министерством финансов и законом о бухгалтерском учете. Также выходят региональные требования и положения. Самым главным законодательным актом, регламентирующим работу бухгалтера, является 402-ФЗ. Ст. 9 подробно расписывает правила ведения документации.
Законодательными органами чуть ли не ежеквартально выпускаются очередные поправки к существующим положениям, новые нормативно-правовые акты, публикуются изменения в ведении учета и отчетности. Именно поэтому бухгалтера все время поднимают квалификацию, подписываются на специализированные тематические издания и пытаются быть в курсе всех новостей налогового и бухгалтерского учета. Несоблюдение требований может повлечь за собой крупные штрафы, массу редактирований существующей отчетности и другие санкции.
Законодательством предусмотрены обязательные реквизиты первичных документов, которые должны указываться организацией. Их наличие определяет, учтутся ли документы в итоговой отчетности при вычете сумм из налогооблагаемой базы, принят ли будет факт совершения хозяйственной операции, не будет ли претензий у ФНС в отношении легальности операций.
К обязательным реквизитам первичных документов можно отнести следующие сведения:
Немалое внимание уделяется подписи документов. Очень важно, чтобы лица, которые заверяют первичку, были уполномочены на совершение этого действия. Еще одно обязательное условия оформления, касающееся подписей, - все лица, так или иначе участвующие в процессе хозяйственной операции и являющиеся ответственными лицами, обязательно должны поставить свою подпись в документе. Итак, кто может подписывать первичные документы:
Право подписи первичных документов можно передать доверенному лицу. Это довольно часто встречающаяся практика в компаниях, где происходит большое количество реализаций и поступлений товаров, а директор занят другими делами, разъездами и прочей деятельностью, касающейся функционирования организации. Для того чтобы поручить подпись первичной документации другому человеку, надо соблюсти ряд правил. Так, работник, осуществляющий заверение документации, должен быть официально устроен в компании с оформлением трудового договора и записью в трудовую книжку. В компании должны храниться все необходимые данные по работнику. Естественно, он должен обладать специальным образованием, понимать смысл и правила оформления документооборота. Последнее и самое важное - на него должна быть оформлена надлежащим образом доверенность.
Доверенность оформляется на конкретного работника с указанием его паспортных данных, места прописки, фактического места жительства и должности в организации. Выписывают ее на определенный срок. Если трудовой договор срочный - на период его действия. Если работник трудится без сроков договора, доверенность выписывают на год.
В предыдущем варианте рассматривался пример с операционистом бухгалтерской базы или бухгалтером, в обязанности которого входит подпись первички в течение всего рабочего времени. Есть ситуации, когда доверенность выписывают на других должностных лиц - водитель, экспедитор, инженер, механик. Пример такого случая - самовывоз водителем купленного товара с территории поставщика. Для оформления документов, получения права на забор груза и его транспортировку организация выписывает доверенность. Она состоит из двух частей - сам документ и его корешок. Первая часть остается поставщику, корешок забирает компания. Такая доверенность выписывается сроком до 10 дней с указанием фирмы, в которой работник должен получить ТМЦ.
Первичка может быть подписана и другим способом - электронным. Условием является ведение электронного документооборота, наличие соответствующего программного и технического обеспечения и сертификата электронной подписи. На человека, имя которого фигурирует в сертификате, также необходимо оформить доверенность. После прохождения всех процедур по настройке и оформлению электронного документооборота и подписей работник сможет ставить самостоятельно на основании доверенности свою подпись вместо подписи главного бухгалтера, директора и других предусмотренных доверенностью лиц.
Подписывать любые документы от имени компании вправе ее директор, но это не рационально при большом документообороте. К тому же директор может уехать в отпуск, командировку или заболеть. В этих случаях директору придется передать право подписи другому лицу. Для этого нужен приказ на право подписи. Разберем подробно оформление приказа о предоставлении права подписи.
Из статьи вы узнаете:
Трудовой кодекс четко не разъясняет, в каком порядке директору передать другим лицам полномочия подписывать и другие . на право подписи или ? Для ответа на этот вопрос, посмотрим, что об этом говорится в кодексе.
Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда
Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.
В Трудовом кодексе приказ о наделении правом подписи не упоминается, но в нем установлено, что:
в качестве работодателя может выступать «иной субъект, наделенный правом заключать трудовые договоры» (ч. четвертая ст. 20 ТК РФ);
Из анализа судебной практики следует, что одного приказа на право подписи бывает недостаточно. Судьи требуют, чтобы была еще доверенность на лицо, которое наделили полномочиями подписывать документы. Доверенность оформите по нормам Гражданского кодекса. По ней уполномоченное лицо будет представлять интересы компании, и подписывать документы. Заполните доверенность в .
В доверенности укажите полное наименование компании, ФИО и должность лица, которому директор доверяет полномочия. Впишите данные его паспорта и места регистрации. Перечислите объем переданных полномочий.
Включите в доверенность срок ее действия. Подпишите у директора и лица, которого он наделяет полномочиями. Приложите доверенность к приказу на право подписи.
Из ответаИзложите причину, например, так: «в целях соблюдения порядка и сроков оформления кадровых документов».
В приказе на право подписи (образец см. ниже) укажите дату передачи полномочий, должность и ФИО лица. Перечислите в нем кадровые документы, укажите копии документов, связанные с работой. Заверьте подписью директора.
Ознакомьте с приказом на право подписи под роспись должностное лицо, которому передаются полномочия. Приложите образец его подписи.
Право подписи на финансовых документах компании принадлежит ее директору. Таким правом могут быть наделены и другие сотрудники, которым полномочия переданы на основании приказа на право подписи, доверенности. Это следует из абзаца 5 и 6 пункта 7.5 инструкции Банка России от 30 мая 2014 г. № 153-И.
В приказе о праве первой подписи (образец см. ниже) проставьте дату приказа, его номер и место составления. Укажите, о чем он - «о передаче права подписи документов».
В распорядительную часть приказа на право подписи впишите причину, по которой передаете полномочия. К примеру, «С 27 апреля 2018 года в мое отсутствие…». Укажите дату передачи полномочий, должность и ФИО лица. Перечислите документы, которые вправе подписывать должностное лицо - договоры, сметы и первичные документы.
Закончите приказ на право подписи записью, кто будет контролировать его исполнение. Если контроль оставляет за собой директор, укажите это так, как показано в образце приказа на право подписи ниже. Подпишите приказ у директора. Ознакомьте с ним заинтересованных должностных лиц под роспись.
Директор и главный бухгалтер не всегда находятся в компании. Чтобы вместо них другие сотрудники могли подписывать первичные учетные документы, в компании должен быть приказ на право подписи. Он утвердит список сотрудников с такими полномочиями. Как правило, список работников директор согласовывает с главбухом.
В приказе отразите дату приказа, его номер и место составления. Напишите о чем он - «об утверждении перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов». В распорядительной части приказа на право подписи укажите, что список лиц приведен в приложении к приказу. Перечислите, какие документы они вправе подписывать, и за кого.
Всех сотрудников, которых включили в перечень лиц с правом подписи первичных документов, надо ознакомить с приказом. В приказе о праве подписи первичных документов (образец см. ниже) они проставят дату и распишутся. Утверждать его каждый год не нужно. Издавайте новый приказ, если у вас изменится утвержденный перечень лиц.
Если ваша компания применяет унифицированные формы первичных документов, в них есть поля для подписей уполномоченных лиц. Например, «Главный бухгалтер, подпись».
Доступно только подписчикам
Подпись — это важный реквизит первичного документа и счета-фактуры. Если она отсутствует или проставлена с нарушениями законодательно установленных правил, налоговики могут исключить затраты из расходов по налогу на прибыль и отказать в вычетах НДС. На сегодняшний день различают три вида подписи: собственноручная, электронная и факсимиле. Разберемся, в каких случаях они применяются и какие ошибки в данном реквизите могут привести к недоразумениям с налоговыми органами.
Собственноручная
Это наиболее распространенный вид подписи. На сегодняшний день собственноручная подпись в большей степени, чем печать, удостоверяет подлинность документа. Ведь печать легко подделать. А собственноручная подпись несет на себе отпечаток личности человека, значит, является уникальной.
Основная проблема применения собственноручной подписи - человеческий фактор. Один и тот же человек может расписываться по-разному, кроме того, нередко забывает ставить расшифровку подписи и даже, случается, расписывается за другое лицо. Некоторые из этих недочетов могут привести к доначислениям при налоговой проверке.
Подпись на первичке: расшифровка обязательна
В числе обязательных реквизитов первичного документа упоминается подпись с указанием фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации лица, подписавшего документ (под. 7 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - Закон № 402-ФЗ).
Отметим, что в старом законе (Федеральный закон от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - Закон № 129-ФЗ) не было положения о расшифровке подписи. Однако оно и раньше было в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н). Инспекции нередко не принимали расходы, подтвержденные документами, в которых подпись была без расшифровки.
Суды признают отсутствие расшифровки «незначительным недостатком», который не препятствует признанию расходов по налогу на прибыль (постановления ФАС Центрального округа от 19.06.2013 № А54-3390/2012, Поволжского округа от 02.08.2010 № А12-23001/2009, Определение ВАС РФ от 13.12.2010 № ВАС-15973/10). Так, ФАС Центрального округа указал, что «имеющиеся недостатки (такие, как отсутствие расшифровки подписи должностных лиц, сдавших и принявших выполненные работы) носят незначительный характер, а содержание иных доказательств: договоров, отчетов о выполненных работах, о выполненных услугах, а также наличие в актах выполненных работ ссылок на конкретные договоры в их совокупности позволяют установить фактические оказанные услуги, их объем, характер, сроки выполнения и результаты работ» (постановление от 19.06.2013 № А54-3390/20120.
В арбитражной практике встречаются и решения в пользу инспекций. Но, как правило, такое решение судьи принимают только тогда, когда отсутствие расшифровки подписи было лишь одним, причем не самым серьезным из недостатков. К примеру, в деле, рассмотренном ФАС Северо-Западного округа, кроме этого недочета, было обнаружено множество других: подписание документов неустановленными и неуполномоченными лицами (что подтверждено почерковедческой экспертизой), отсутствие контрагентов по адресам регистрации, отсутствие производственных, кадровых ресурсов (постановление от 30.11.2010 № А52-4702/2009). ФАС Уральского округа отказал в признании расходов, потому что в справках о стоимости выполненных работ не только отсутствовала расшифровка подписей, но и отсутствовала ссылка на акты выполненных работ, а также имелось несоответствие в суммах по одним и тем же видам работ, указанных в актах и справках (постановление от 13.08.2012 № Ф09-7003/12 по делу № А60-36999/2011).
На сегодняшний день еще не сформировалась арбитражная практика, основанная на положениях нового Закона № 402-ФЗ (в частности, имеется в виду условие о расшифровке). Однако бухгалтеру лучше проследить, чтобы расшифровка подписи в первичных документах все-таки была.
Подпись на счете-фактуре
Как сказано в п. 6 ст. 169 НК РФ, счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Никаких особенных требований к собственноручной подписи в данной норме не предусмотрено.
Однако на практике налоговики иногда находят ошибки в подписании счета-фактуры, из-за которых оказывают в вычете НДС. Рассмотрим несколько ситуаций.
Ситуация 1. Компания получила от поставщика несколько счетов-фактур, где в поле «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» стоят совершенно разные подписи, но при этом в расшифровке фигурирует одна и та же фамилия.
Чтобы избежать споров с инспекцией, такие счета-фактуры лучше отправить контрагенту и подписать заново. Увидев такое «разнообразие», инспекция может решить, что поставщик - фирма-однодневка, печать которой переходит из рук в руки и счета-фактуры подписывают неуполномоченные или неустановленные лица, и отказать в вычетах НДС.
Какое решение примет суд, неизвестно. Это зависит от многих факторов.
Во-первых, инспекция не вправе делать выводы о несоответствии подписей на основании одного лишь визуального сличения. Свои выводы о несоответствии подписей инспекция должна доказать. Например, при помощи почерковедческой экспертизы или свидетельских показаний.
Если налоговики представят необходимые доказательства, то суд может принять решение в их пользу. Как указал ВАС РФ, счет-фактура, подписанный неуполномоченным лицом, считается неправильно оформленным, а потому не подтверждает правомерность вычетов (постановление Президиума ВАС РФ от 11.11.2008 № 9299/08). Аналогичные выводы содержатся в Определении ВАС РФ от 14.12.2009 № ВАС-16306/09, постановлении ФАС Московского округа от 27.03.2012 № А40-44085/11-129-194.
В случаях, когда доказательств недостаточно, суды принимают решение в пользу компании (постановления Президиума ВАС РФ от 16.01.2007 № 11871/06, ФАС Северо-Западного округа от 23.03.2012 № А56-29738/2011, Западно-Сибирского округа 21.10.2010 № А70-11810/2009).
Во-вторых, решение суда будет зависеть от остальных обстоятельств. Например, насколько четко «просматривается» сделка, в порядке ли остальные документы, свидетельствующие о понесенных затратах. Есть решения, в которых говорится, что компания не должна отвечать за контрагента. Поэтому в случае подтверждения реальности операций и должной осмотрительности налогоплательщика подписание счета-фактуры неустановленным лицом не является основанием для отказа в вычете (постановления Президиума ВАС РФ от 20.04.2010 № 18162/09, ФАС Поволжского округа от 20.09.2011 № А65-1631/2011).
Ситуация 2. В счете-фактуре в строках «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» нет расшифровки подписей.
В статье 169 НК РФ ничего не говорится о необходимости расшифровки подписей. Но в форме счета-фактуры, утвержденной постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, расшифровка предусмотрена. Минфин в письме от 10.04.2013 № 03-07-09/11863 отметил, что при заполнении счета-фактуры необходимо проставлять подпись и указывать фамилию и инициалы, но при этом ничего не сказал о невозможности вычетов по документу без расшифровки.
По нашему мнению, такой недочет относится к ошибкам, которые не препятствуют идентификации покупателя и продавца, количества и вида товара, а значит, не препятствуют вычетам (п. 2 ст. 169 НК РФ). Кстати, до появления в ст. 169 НК РФ положения о незначительных ошибках Минфин утверждал, что если в счете-фактуре нет расшифровки подписей руководителя и главного бухгалтера, НДС к вычету на основании такого документа принять нельзя (письмо от 05.04.2004 № 04-03-1/54). Суды ссылались на Определение КС РФ от 15.02.2005 № 93-О. В нем сказано, что ст. 169 НК РФ устанавливает закрытый перечень сведений, которые должны содержаться в счете-фактуре. Отражение дополнительных данных, не входящих в этот перечень, не считается обязательным условием для принятия НДС к вычету (постановление ФАС Московского округа от 27.09.2007 № КА-А40/9966-07).
Ситуация 3. В счете-фактуре в полях «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» стоит одинаковая подпись, в расшифровке - одна и та же фамилия.
Руководители субъектов малого и среднего бизнеса могут сами вести бухгалтерский учет - так сказано в п. 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ. Выполнение функций главного бухгалтера должно быть оформлено соответствующим приказом. Чтобы избежать споров с проверяющими, необходимо запросить у контрагента копию этого приказа.
Ситуация 4. В счете-фактуре, поступившем от индивидуального предпринимателя, есть его подпись, но не заполнены поля «Руководитель» и «Главный бухгалтер».
Никакой ошибки здесь нет. Эти поля индивидуальный предприниматель и не должен заполнять. Он сам подписывает счет-фактуру, указав при этом реквизиты свидетельства о государственной регистрации в качестве ИП (п. 6 ст. 169 НК РФ).
Факсимильная подпись
В переводе с латинского «факсимиле» (fac simile) означает «делай подобное». Факсимильная подпись представляет собой аналог собственноручной подписи, сделанный механическим способом. На практике факсимиле обычно выглядит как штамп, содержащий зеркальное отображение собственноручной подписи конкретного лица. Использование такой подписи позволяет ускорить процесс визирования документов. Основные недостатки: во-первых, воспользоваться такой подписью может кто угодно (при ненадлежащем хранении), во-вторых, ею можно подписывать не каждый документ.
В налоговом законодательстве использование факсимильной подписи не регламентировано. В ГК РФ сказано, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ).
Факсимиле на первичных документах безопаснее не применять
Официальная позиция заключается в том, что использование факсимиле не допускается на доверенностях, платежках, других документах, имеющих финансовые последствия (письма Минфина России от 15.03.2010 № 03-02-08/13, от 01.04.2004 № 18-0-09/000042), на первичных документах (письмо от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404).
Большинство судов также считает, что документы, подписанные факсимиле, не могут подтверждать расходы и вычеты. В итоге компании проигрывают споры.
ВАС РФ указал, что положениями ст. 169 НК РФ не предусмотрено возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Не содержит подобной нормы и Закон № 129-ФЗ, в силу которого документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи соответствующих лиц. Поэтому отступление от установленных правил влечет отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам-фактурам» (постановление от 27.09.2011 № 4134/11). Несмотря на то, что в постановлении речь шла о счетах-фактурах, суды стали ориентироваться на него и в случаях с первичными документами, указывая, что использование факсимиле в первичной документации не предусмотрено действующим законодательством (постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 № А56-69600/2010).
Существует также Определение ВАС РФ, в котором суд сделал вывод, что спорная задолженность документально не подтверждена, поскольку первичные документы подписаны факсимиле (Определение ВАС РФ от 26.08.2013 № ВАС-10799/13 по делу № А19-11729/2012).
ФАС Центрального округа в одном из постановлений высказал позицию, противоположную мнению Минфина. Он указал, что факсимиле не является копией подписи, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи. Тем более что ни налоговое, ни бухгалтерское законодательство не содержат норм, предусматривающих запрет на проставление штампа-факсимиле. Значит, при наличии соглашения с контрагентом об использовании факсимильных подписей компании вправе визировать первичные и иные документы с помощью факсимиле (постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2011 № А48-3632/2010).
Отметим, что во всех этих решениях суды ссылались на старый закон о бухучете (Закон № 129-ФЗ). Напомним, в нем было сказано, что в первичных учетных документах должны указываться личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления (подп. «ж» п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ).
В Законе № 402-ФЗ, действующем с 2013 г., подпись по-прежнему упоминается в числе обязательных реквизитов - в подп. 7 п. 2 ст. 9. Слова «личная» в данной норме нет. Однако правоприменительная практика, основанная на положениях нового закона, пока не сформирована. Поэтому безопаснее не использовать на первичных документах факсимильную подпись.
Факсимиле на счете-фактуре недопустимо
По мнению контролирующих органов, использование факсимиле при подписании счетов-фактур является нарушением правил оформления данного документа, и такие счета-фактуры не дают права на вычет НДС (письма Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33, от 17.09.2009 № 03-07-09/48, ФНС России от 19.10.2005 № ММ-6-03/886@, УФНС России по г. Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968@, от 23.01.2009 № 19-11/004827).
Раньше суды нередко разрешали использовать факсимиле на счетах-фактурах (постановления ФАС Центрального от 12.08.2011 № А48-3632/2010, Поволжского округа от 11.08.2011 № А12-16413/2010).
Ситуация изменилась, когда вышло в свет постановление ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11, в котором суд принял сторону инспекции и указал, что положениями ст. 169 НК РФ не предусмотрена возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. После этого окружные арбитражные суды стали выносить решения не в пользу компаний (постановления ФАС Поволжского округа от 20.08.2012 № А12-15297/2011, Западно-Сибирского от 19.07.2012 № А27-5495/2011, Волго-Вятского округа от 13.12.2013 № А79-13124/2012).
Таким образом, подписывать счета-фактуры факсимиле нельзя.
Где еще нельзя использовать факсимиле…
Также нельзя использовать факсимильную подпись на следующих документах:
… а где - можно
Можно использовать факсимиле:
К сведению
Соглашение о применении факсимильной подписи составляется в произвольной форме. В нем указываются:
Электронная подпись
И первичные документы, и счета-фактуры могут быть составлены не только на бумаге, но и в электронном виде. Понятно, что для визирования электронных документов применяется электронная подпись (п. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, ст. 169 НК РФ).
Предусмотрено два вида подписи (ч. 1 ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ , далее - Закон № 63-ФЗ):
Документ, подписанный квалифицированной ЭП, приравнивается к документу, на котором имеется собственноручная подпись и печать. Разберемся, на каких документах обязательна усиленная квалифицированная ЭП, а для каких достаточно будет подписи попроще.
Электронная подпись на первичных документах
Раньше финансисты заявляли, что для целей налогового учета документ, оформленный в электронном виде и подписанный неквалифицированной электронной подписью, не может являться документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (письма Минфина России от 31.07.2012 № 03-03-06/2/85, от 28.05.2012 № 03-03-06/2/67, от 20.12.2012 № 03-03-06/1/710), то есть для подтверждения расходов по налогу на прибыль такой документ не годится.
Объясняя свою позицию, Минфин ссылался на ст. 6 Закона № 63-ФЗ . Специалисты ведомства подчеркивают, что ни НК РФ, ни Закон № 402-ФЗ не предусматривают случаи, при которых документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной ЭП, приравнивается к документу на бумажном носителе. При этом Минфин почему-то игнорировал установленную ст. 6 Закона № 63-ФЗ возможность использования таких ЭП в случае, когда это предусмотрено соглашением сторон.
В более поздних письмах Минфин России высказывается не столь категорично. Чиновники продолжают указывать на то, что случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, НК РФ не определены. Однако выводов о невозможности на этом основании применять такие документы в обоснование расходов не делают, оставляя решение за налогоплательщиком (письма Минфина России от 23.01.2013 № 03-03-06/1/24, от 12.04.2013 № 03-03-07/12250).
ФНС России более лояльна к налогоплательщикам. В письме от 17.01.2014 № ПА-4-6/489 налоговики подчеркнули, что при наличии юридически действительного соглашения хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись. Другими словами, чтобы упростить процесс обмена документами, компания может:
Как отметили чиновники, подобные соглашения должны предусматривать порядок проверки электронной подписи.
В другом разъяснении налоговая служба высказалась более конкретно. Специалисты ФНС России отметили, что Законом № 402-ФЗ не определены виды электронных подписей, использование которых допускается при составлении первичных документов. Организация вправе подписывать данные документы электронной подписью в соответствии с положениями ст. 6 Закона № 63-ФЗ. Поэтому если соглашением между участниками электронного взаимодействия предусмотрено подписание документов неквалифицированной ЭП, то первичные учетные документы, подписанные такой подписью, могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, если соблюдены критерии п. 1 ст. 252 НК РФ (письмо ФНС России от 24.11.2011 № ЕД-4-3/19693@).
Несмотря на выгодную компаниям позицию ФНС России, по нашему мнению, имеет смысл подписывать первичные документы усиленной квалифицированной ЭП. Неизвестно, признают ли инспекторы на местах расходы, подтвержденные документами с простой или усиленной неквалифицированной ЭП.
Электронная подпись на счетах-фактурах
Счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) - так сказано в п. 6 ст. 169 НК РФ. Другие виды ЭП на счете-фактуре приведут к отказу в вычетах НДС.
Также нельзя подписывать простой и неквалифицированной ЭП (письмо ФНС России от 17.01.2014 № ПА-4-6/489):
Для всех перечисленных выше документов налоговое законодательство предусматривает использование усиленной квалифицированной подписи.
5 Сентября, 2012Бухгалтерские Вести, №33
Делегирование полномочий по подписанию документов в отсутствие руководителя на месте - очень важный инструмент для улучшения и оптимизации рабочего процесса. Главным в этом является правильное оформление документов на передачу права подписи.
Далия Демина
Юрист Интеркомп
Подпись – это собственноручная роспись должностного лица или иного уполномоченного лица организации, удостоверяющая подлинность или заверяющая копию документа. Подпись является обязательным реквизитом документа.
Рассмотрим более подробно передоверие полномочий по подписанию документов от имени юридического лица. Руководители организаций не всегда могут быть на месте и подписать документы, часто бывают в разъездах, командировках. Поэтому, нередко полномочия по подписанию документов делегируются другим сотрудникам, иным лицам.
В соответствии с Приказом Министерства Финансов Российской Федерации № 34н от 29.07.1998 года, документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем юридического лица и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель юридического лица и по согласованию с главным бухгалтером.
В соответствии с п.п. 7.5, 7.6 Инструкции Центрального Банка России № 28-И от 14.09.2006 года, на финансовых документах право первой подписи принадлежит руководителю юридического лица (единоличному исполнительному органу), а также иным лицам (за исключением лиц, указанных в пункте 7.6 данной Инструкции), наделенным правом первой подписи распорядительным актом юридического лица, либо на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, а право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру юридического лица и (или) лицам, уполномоченным на ведение бухгалтерского учета, на основании распорядительного акта юридического лица. Право подписи на документах руководитель организации может передать и другим лицам на основании соответствующего приказа или доверенности, выданной в законодательно установленном порядке. Как указано в Письме Центрального Банка Российской Федерации № 31-1-6/1244 от 14.06.2007 года, доверенность, должностная инструкция, а также приказ о назначении на должность будут надлежащими документами для подтверждения права первой или второй подписи только в том случае, если в них непосредственно указано, что данному лицу предоставлено право первой или второй подписи.
В случае если из представленных в целях подтверждения полномочий документов непосредственно не следует, что сотрудник наделен правом первой или второй подписи, однако наличие этого права является следствием занятия им определенной должности, должен быть представлен соответствующий документ (например, должностная инструкция), подтверждающий наличие у данного сотрудника права подписи. В ином случае необходимо наличие приказа (распоряжения) юридического лица, содержащего указание о наделении сотрудника правом первой или второй подписи либо соответствующей доверенности.
Право подписи может быть предоставлено как штатным сотрудникам, так и третьим лицам. Вместе с тем правом первой подписи не может быть наделен главный бухгалтер или другие лица, имеющие право второй подписи. Также не допускается наделение одного лица одновременно правом первой и второй подписи (в соответствии с п. 7.9 Инструкции Центрального Банка Российской Федерации от 14.09.2006 года № 28-И).
В отсутствие в штате организации должности главного бухгалтера, его обязанности по ведению бухгалтерского учета с предоставлением права подписи на финансовых документах могут быть возложены на генерального директора. Возложение таких обязанностей оформляется соответствующим приказом.
В этом случае на финансовых документах, предоставляемых в банк, в банковской карточке с образцами подписей проставляется собственноручная подпись генерального директора, а в поле «вторая подпись» указывается, что лицо, наделенное правом второй подписи, отсутствует (в соответствии с п. 7.10 Инструкции Центрального Банка Российской Федерации от 14.09.2006 года № 28-И).
Если документ оформлен на бланке, в состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего документ (наименование организации представлено на бланке), его подпись (роспись), инициалы и фамилия (расшифровка подписи).
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна (п. 1 ст. 186 Гражданского Кодекса Российской Федерации).
Доверенность, выданная в порядке передоверия, действительна только в случае нотариального удостоверения в соответствии с п. 3 ст. 187 Гражданского Кодекса Российской Федерации (за исключением отдельных случаев). Срок действия такой доверенности не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана.
В соответствии со статьей 53 Гражданского Процессуального Кодекса Российской Федерации доверенность от имени юридического лица выдается за подписью ее руководителя или иного уполномоченного на это ее учредительными документами лица, скрепленной печатью этого юридического лица.
Доверенность – это письменный документ, для признания действительным которого необходимо соблюдение ряда обязательных реквизитов:
В соответствии с пунктом 14 приказа Минфина России от 29.07.98 № 34н документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
На финансовых документах право первой подписи принадлежит руководителю организации, а право второй подписи - главному бухгалтеру или лицам, ведущим бухгалтерский учет (п. 7.5 и 7.6 Инструкции Центробанка России от 14.09.2006 № 28-И). Право подписи на документах руководитель организации может передать и другим лицам на основании соответствующего приказа или доверенности, выданной в законодательно установленном порядке. При этом доверенность, должностная инструкция, а также приказ о назначении на должность будут надлежащими документами для подтверждения права первой или второй подписи только в том случае, если в них непосредственно указано, что данному лицу предоставлено право подписи (первой или второй). Об этом говорится в письме Центробанка России от 14.06.2007 № 31-1-6/1244.
Право подписи может быть предоставлено как штатным сотрудникам, так и третьим лицам. Вместе с тем правом первой подписи не может быть наделен главный бухгалтер или другие лица, имеющие право второй подписи. Также не допускается наделение одного лица одновременно правом первой и второй подписи (п. 7.9 Инструкции Центробанка России от 14.09.2006 № 28-И).
Сотрудникам организации право подписи передается на основании приказа руководителя. В приказе указываются фамилии и должности сотрудников, которым предоставлено право первой или второй подписи, а также какие именно документы они могут подписывать. Образцы подписей сотрудников приводятся в приложении к приказу.
Право первой или второй подписи руководитель организации может предоставить должностному лицу на определенное время. Например, главный бухгалтер, обладающий правом второй подписи, собирается в отпуск или служебную командировку. На это время право подписи на документах может быть передано заместителю главного бухгалтера. Для наделения правом подписи издается соответствующий приказ, в котором указывается, на какой период лицо наделяется правом подписи, и на каких документах.
Для проведения финансовых операций с банком лицо, наделенное правом подписи, должно быть указано в банковской карточке. Если в ней отсутствует образец его подписи, оформляется временная карточка (п. 7.16 Инструкции Центробанка России от 14.09.2006 № 28-И).
В отсутствие в штате организации должности главного бухгалтера, его обязанности по ведению бухгалтерского учета с предоставлением права подписи на финансовых документах могут быть возложены на генерального директора. Возложение таких обязанностей оформляется соответствующим приказом.
В этом случае на финансовых документах, предоставляемых в банк, в банковской карточке с образцами подписей проставляется собственноручная подпись генерального директора, а в поле «вторая подпись» указывается, что лицо, наделенное правом второй подписи, отсутствует (п. 7.10 Инструкции Центробанка России от 14.09.2006 № 28-И).
Право подписи на документах, например для распоряжения денежными средствами или для заключения договоров, может быть передано на основании доверенности. В ней должно быть прямо указано, что данному лицу предоставлено, во-первых, право первой или второй подписи, во-вторых, что доверенность дана конкретно на распоряжение денежными средствами. Если доверенность выдана на право заключения договоров, она не свидетельствует о полномочиях лица распоряжаться финансами организации.
