Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными доку-ментами.
Первоначально термин появился в устной речи (предполо-жительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения воз-никала необходимость закрепления результата, например, дос-тигнутой договоренности. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящих-ся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.
Современное делопроизводство включает:
Обеспечение своевременного и правильного создания до-кументов (документирование);
Организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систе-матизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
Параллельно с термином «делопроизводство» документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управ-ление компьютерных систем и их организационным, программ-ным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструк-ция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Рос-сийской Федерации».
Документирование — это процесс создания и оформления доку-мента. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установ-ленным правилам».
Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается науч-ная дисциплина — документоведение .
Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.Термин определяется государ-ственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельно-сти учреждения».
Документооборотом называют движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
В технологию работы с документа-ми входит:
Прием и первичная обработка документов;
Их предварительное рассмотрение и распределение;
Регистрация документов;
Контроль исполнения документов;
Информационно-справочная работа;
Исполнение документов;
Их отправка;
Систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.
Раскроем некоторые из перечисленных понятий .
Реги-страция означает запись учетных данных о документе по установ-ленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Контроль исполнения документов — совокупность дей-ствий, обеспечивающих их своевременное исполнение.
Формирова-ние дела — группирование исполненных документов в дело в соот-ветствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематиза-ция документов внутри дела.
Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событи-ях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, дос-тупность для восприятия человеком.
Документы используются в различных областях деятельно-сти, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источни-ком, кибернетика-документалиста — носителем информации, а I специалисты в области управления считают его средством фик-сации и передачи управленческих решений.
В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:
Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.Это же определение дано и в государственном стандарте на тер-мины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».
Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия документа может быть факсимильной или сво-бодной. Факсимильная копия изго-тавливается на копировальной технике, с использованием фо-тографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимиль-ной копией является второй и последующие экземпляры доку-ментов, полученные через копировальную бумагу. Они, как пра-вило, остаются в делах учреждения. Свободная копия содержит все реквизиты до-кумента, но не обязательно повторяет его форму.
Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:
Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного до-кумента. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в лю-бом случае, как следует из определения, информация, зафикси-рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь-ко тогда она становится документом. Совокупность реквизитов составляет формуляр документа.
В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности челове-ка любым удобным способом на специальном материале.
Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем са-мым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затраги-вают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машино-писные) и на машинных носителях, научные, технические, лич-ные и официальные и др.
К числу наиболее юридически значимых реквизитов отно-сятся: наименование организации, дата и регистрационным номер документа, подпись, печать, грифы согласования и ут-верждения.
Официальные документы — это документы, созданные юриди-ческими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составля-ют служебные (управленческие)документы, которые определяют-ся государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.
Система документации — это совокупность документов, взаи-мосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Рано или поздно после начала деятельности любое предприятие сталкивается с необходимостью организовать работу с документами, которые являются базовым инструментом управления, поскольку именно с их помощью и осуществляется передача руководящих указаний, доведение управленческих решений до конкретного исполнителя. Система делопроизводства на предприятии призвана обеспечить стандартизацию и единообразие документации, организовать ее учет и хранение с целью облегчения работы с деловыми документами. В функции системы делопроизводства входят:Грамотная организация документооборота, обеспечивающая оперативную передачу документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени, позволяющая контролировать прохождение любого документа и его исполнение в назначенные сроки;
- автоматизированная система регистрации и учета всей входящей, исходящей и внутренней документации;
- архивация документов, позволяющая систематизировать их по формальным признакам и формировать их в дела;
- создание номенклатуры дел – системы кодов по перечням заголовков дел, облегчающей их систематизацию и определяющую сроки хранения архивов, установленные законодательными или отраслевыми нормативными актами.
Если все эти функции работы с документооборотом на предприятии реализованы, можно говорить, что система делопроизводства отлажена и работает так, как требуется.
Бланки документов, в соответствии с которыми осуществляет свою деятельность предприятие, должны быть стандартизированы. Состав реквизитов, которые должны быть указаны на бланках, определяется по ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот же стандарт устанавливает и требования к оформлению деловой и распорядительной документации.
30 сентября 2013 г. 17:36«Нужно бежать со всех
ног, чтобы только оставаться на месте,
а чтобы куда-то попасть, надо бежать как минимум вдвое быстрее!».
Л.Кэррол.
Для того, чтобы сохранить лидирующие позиции на рынке, компании вынуждены соревноваться не столько с конкурентами, сколько с самими собой. Существование в старых рамках и сопротивление современным технологиям, приходящим на помощь компаниям, заинтересованным в максимальном получении прибыли, в настоящих реалиях смерти подобно.
В рамках данной статьи мы не будем затрагивать все сферы жизни организации и все возможные способы их оптимизировать, мы остановимся более подробно на автоматизации процесса работы с информацией. Технологии, используемые для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации, объединяются под единым термином ECM (Enterprise Content Management) .
С одной стороны, в основе любой ECM-системы лежит управление документами . В понятие документ мы вкладываем более широкое понятие, чем просто бумажный документ, – это контент, который имеет ценность для бизнеса. ECM-система ориентирована на управление всем жизненным циклом документа, с момента создания до передачи на хранение. Что же происходит с документами и как изменяются принципы работы с ними в результате внедрения ECM, рассмотрим ниже.
С другой стороны, задача ECM-системы - создание среды для накопления опыта и протекания бизнес-процессов, создание необходимых условий для организации предприятия, гораздо менее зависящего от отдельных людей, их умений и знаний. И это уже задача управления взаимодействием. ECM-система может стать на предприятии основным интеграционным звеном информационных систем разных типов. Это тема отдельного разговора.
Итак, рассмотрим работу с документами в ECM-системе. При внедрении ECM-системы предприятию будет необходимо пересмотреть всю документацию, которая регламентирует работу с бумажными и электронными документами, выявить возможности оптимизации и описать новые способы работы с информацией.
Условно все документы в организации по способу возникновения можно разделить на две группы: документы, создаваемые внутри организации, и документы, поступающие извне. Внешние документы – это документы, пришедшие в организацию, это может быть бумажная документация, факсы, сообщения электронной почты. Внутренние документы – это документы, созданные внутри самой организации, эти документы чаще всего уже созданы в электронном виде. Рассмотрим, каким же образом идет работа с ними в ECM-системе.
Внешние документы могут поступать в организацию и в зависимости от этого в систему они будут попадать разными путями:
● Бумажная документация, письма, телеграммы и прочее заносится в систему непосредственно со сканера без промежуточного сохранения на локальном диске;
● Сообщения электронной почты – процесс занесения в систему становится еще проще. Интеграция с MS Office позволяет занести текст письма в систему также без промежуточного сохранения на локальном диске, отправить полученный документ задачей на исполнение, сохранить контакт в системе и все это не выходя из окна Outlook;
● При получении факсов независимо от того принимается факс делопроизводителем, отвечающим на звонок, или автоматически факсом, программный сервис (например, Microsoft Fax Service) получает сообщение от факса, формирует файл с сообщением и сохраняет его в локальной папке, уже оттуда службы ECM-системы подхватывают файлы с документами и заносят в систему.
Большинство внутренних документов создаются уже непосредственно в системе и каких-то дополнительных манипуляций для занесения не требуют. При создании документов значительно ускоряет процесс использование готовых шаблонов, макетов документов, мастеров действий, кроме того, это позволяет соблюдать единообразие среди документов одной группы или одной тематики. Стоит отдельно упомянуть документы, которые возникают внутри организации, но попадают в систему ECM в результате интеграции с учетными системами, например, SAP, 1C, для таких документов также можно настроить автоматическое сохранение в системе и назначение прав.
Любой документ останется лишь набором слов или байт в том случае, если он не будет «работать», не будет включен в бизнес-процессы организации. Workflow или управление потоками работ - это именно тот инструмент, который участвует в транспортировке документов между участниками того или иного бизнес-процесса.
Процессы согласования – самые наглядные примеры использования workflow. Согласование становится более прозрачным, инициатор согласования в любой момент может получить информацию о том, на каком этапе согласования находится созданный им документ, какие сотрудники уже согласовали его, а какие считают, что документ требует доработки. Возможность создания версий при согласовании документов позволяет вносить правки, не искажая первоначального вида документа.
Работа через веб-интерфейс в рамках согласования документа позволяет выйти за стены офиса, рабочая система становится доступной в любой точке мира, где есть сеть Интернет. Руководитель в любой момент может получить доступ к документу, оставить свои комментарии, вынести резолюцию, подписать документ электронной подписью, отправить задание по документу исполнителю.
Использование внутренних корпоративных порталов упрощает многие коммуникации в компаниях, делает информацию доступнее, процессы более гибкими и простыми. При правильной организации таких порталов и интеграции с СЭД появляется возможность работать с документами и задачами через веб-интерфейс портала, обращаться к документам, просматривать задачи и осуществлять поиск необходимой информации.
Приведенная на рисунке схема работы с документом характерна для организаций, которые работают в рамках классического делопроизводства, то есть «от документа ». Для более «продвинутых» организаций более характерна работа «от процесса ». В организации выстроены бизнес-процессы так, что работа идет без использования служебных, докладных записок, резолюций. Это не значит, что все бизнес-процессы останавливаются, и никто ничего не делает и не контролирует. Исполнение тех или иных поручений осуществляется в рамках задач и заданий (workflow), отслеживая состояние которых можно также контролировать прохождение процесса. При этом возрастает количество горизонтальных задач, в рамках типовых бизнес-процессов или «кейсов», при которых не требуется прохождение цепочек согласования с вышестоящими руководителями.
Регистрация документов используется преимущественно при работе с исходящей и входящей корреспонденцией, для внутренних документов за счет прохождения работ вне секретаря, уменьшается цепочка действующих лиц бизнес-процесса, ускоряя тем самым движение.
Вернемся к теме классического делопроизводства. На современном этапе у компаний возникает потребность гармоничного и эффективного сближения «бумажного» делопроизводства и электронного документооборота. ECM-системы могут дать много для построения эффективной работы с бумажной документацией и повышения прозрачности делопроизводства. При этом используя опыт и лучшие практики можно определить наиболее оптимальный вариант работы для конкретной организации, регламентировать бизнес-процессы и провести внедрение электронного делопроизводства и последующий переход на безбумажные процессы. Рассмотрим лучшие практики организации такой работы.
Значительная часть поступающей внешней документации подлежит обязательной регистрации, так как чаще всего требует принятия какого-либо решения или исполнения.
В том случае, если внешний документ поступает в бумажном виде, сначала он регистрируется в системе делопроизводителем, т.е. на него заводится регистрационно-контрольная карточка, которая содержит дату и номер регистрации, а так же другие данные по документу (отправитель, адресат, краткое содержание и т.д.). После регистрации в системе на бумажный документ вручную проставляется регистрационный номер, затем документ сканируется и заносится в систему.
Использование сканера и принтера штрихкодов позволяет сделать процесс занесения более автоматизированным.
При небольшом объеме внешней документации порядок регистрации и занесения в систему аналогичен вышеописанному, с той лишь разницей, что регистрационный номер не пишется на бумажном документе, а из РКК распечатывается штрих-код на клеящейся ленте, который затем наклеивается на документ.
При большом объеме входящей документации более рациональным является следующий способ занесения и регистрации документов: на каждый бумажный документ создается регистрационно-контрольная карточка, распечатывается штрихкод, наклеивается на каждый документ, затем все документы одновременно загружаются в потоковый сканер, а специально установленное программное обеспечение позволяет распознавать отсканированные документы по нанесенному штрихкоду и заносить их в систему без непосредственного участия делопроизводителя.
В том случае, если внешний документ поступает в электронном виде и подлежит регистрации, то такой документ распечатывается и дальнейшая работа по нему аналогична работе с бумажным документом.
Помимо внешней документации регистрации может подлежать ряд внутренних документов (для организаций с разветвленной территориально удаленной структурой, документы из головного офиса в подчиненную структуру): распорядительные документы, исходящие документы, служебные записки, протоколы и акты. Эти документы создаются в системе на основании различных шаблонов, которые уже содержат штрихкод, поэтому специальная распечатка и наклеивание штрихкода на эти документы не требуется.
Документы, как входящие, так и внутренние рабочие и исходящие предполагают рассмотрение руководителем и вынесение резолюции.
Если руководитель активно работает в системе, то делопроизводитель отправляет ему входящий документ задачей по маршруту. Получив задание с вложенным электронным документом, руководитель принимает решение о его дальнейшей судьбе – передать на исполнение, передать на исполнение с контролем или исполнение по документу не требуется. В том случае, если руководитель передает документ на исполнение, то он указывает исполнителей, сроки исполнения и непосредственно текст резолюции. В том случае, если руководитель передает документ на исполнение с контролем, то дополнительно указывает контролеров исполнения и сроков.
Если руководитель не работает в системе, то он выносит резолюцию на распечатанном документе, и уже делопроизводитель или референт, работающий в системе, выполняет за руководителя все вышеописанные действия.
В обоих случаях в системе создается поручение, которое содержит информацию о том, кто выдал поручение, текст поручения, когда поручение было выдано, кто является исполнителем по поручению, в какой срок поручение должно быть исполнено, кто является контролером исполнения, если требуется контроль. Карточка поручения позволяет аккумулировать всю информацию по исполняемому документу: в ней отображаются дата отчета каждого исполнителя, фактическая дата исполнения по поручению всеми исполнителями, текст отчета, так же в карточке поручения можно указывать внешних исполнителей.
Фиксация в системе поручений по документам, сроков исполнения и исполнителей позволяет в дальнейшем использовать различные инструменты для контроля исполнения поручений. В процессе исполнения поручения в карточку автоматически заносятся данные о сроке выполнения поручения исполнителем, прикрепляется отчетный документ, если он был создан при исполнении, или комментарии исполнителя, указанные в тексте задания. Все эти данные могут быть использованы при создании разнообразных аналитических отчетов, сформированных с учетом тех или иных критериев, например, детальный отчет по исполнению поручений генерального директора, информация по исполнению поручений, контролируемых приемной главного инженера, анализ исполнения поручений по документам и т.д.
Помимо отчетов контролировать поручения можно настраивая различные фильтры в справочнике Поручения.
В ECM-системах есть инструменты для фиксации и отслеживания, где находится тот или иной документ в определенный момент времени. Вся эта информация будет отображаться в регистрационной карточке документа, в которой будут указаны все передвижения документа: кому документ выдавался, когда, был ли выдан оригинал документа или его копия, в какое дело был списан документ и т.д. Большим подспорьем в занесении этой информации может служить использование штрихкодов, либо вся необходимая информация будет заноситься в систему вручную.
После того, как работа по документу завершена, документ списывается в дело, ECM-система помогает подготовить различные отчеты и подготовительные документы для этого.
Говоря о хранении документов, имеет смысл обозначить одну из ключевых функции ECM-системы - управление записями. Рано или поздно любой документ оказывается в электронном архиве, полноценная ECM-система должна обеспечить его долгосрочное архивирование, автоматизировать политики хранения в соответствии с нормами, правилами и сроками хранения тех или иных документов.
С каждым годом объем информации в организации растет в геометрической прогрессии и для любой организации оказывается важным обеспечивать должную защиту и хранение .
Использование системы ECM в оптимизации бизнес-процессов может способствовать тому, что часть документации будет циркулировать только в электронном виде. Это в первую очередь коснется тех документов, которые характеризуются внутренним использованием и не требуют наличия «живой подписи»: служебные и докладные записки, планы и графики работ, внутренние технологические, методологические инструкции и стандарты.
Значительное сокращение хождения бумажных документов в рамках процессов согласования также является плюсом - все правки и доработки могут вноситься в новые версии согласуемого документа, фиксироваться в виде комментариев в выполняемых задания на согласование, а итоговый бумажный документ появится в самом конце, когда необходимо будет поставить на него «живую» подпись.
Не все распорядительные документы, финансовые и кадровые документы на данный момент можно полностью перевести в электронный вид, как и ряд других документов, входящих в . Переход к полностью безбумажному офису пока имеет , но движение идет постоянно, чему способствует и развитие законодательной базы и правоприменительной практики.
Одним из примеров такого движения является принятие закона, позволяющего обмениваться электронными счетами-фактурами, что открыло путь для внедрения обмена электронными документами между организациями, а так же контролирующими органами. Подробнее об этом вы можете узнать из раздела на ECM-Journal.
Предприятие — сложный механизм, который требует контроля над каждым его сектором. Ведение делопроизводства является важной частью управления организацией. Без этой процедуры на предприятии возникнет неразбериха, хаос, невозможно будет найти нужные документы, предоставить их в контролирующие органы, правильно хранить.
Для правильного ведения делопроизводства необходимо ознакомиться с основами этого процесса. Эти азы позволят вникнуть, систематизировать данные. Что же нужно знать новичку, который только приступает к делопроизводству? Часто эти обязанности делегируют секретарю даже без специального образования. Считается, что освоить эти навыки несложно, но на самом деле эта сфера имеет множество нюансов, аспектов, которые важно не упустить.
Основы организации делопроизводства начинаются с понятия номенклатуры дел. Это такой перечень всех документов, что есть на предприятии. Сложная система с множеством разветвлений — так можно охарактеризовать это понятие. Каждому направлению присваивается свой код, чтобы проще было найти нужный документ.
Номенклатура позволяет архивировать материал, создать единую систему. Чтобы было проще обработать информацию, создается таблица, в которую вносятся коды документов, место в архиве, срок хранения.
Опытные секретари рекомендуют группировать документы по их видам. Существует немало разновидностей документов. Перечень зависит от специфики производства, функций предприятия, направленности работы. Но существует универсальные документы, которые можно встретить и на государственном, и на частном предприятии.
К таким относят:
Каждая разновидность ведется секретарем отдельно. Для этого заводится индивидуальный журнал, в котором фиксируется все, что касается конкретного документа.
Если, например, материал был выдан одному из работников, то в журнале обязательно должно быть указано, кто это, подпись ответственного лица и копия этого документа.
Делопроизводство — это не только учет привычных документов. Также ведется журнал сдачи ключей, принятия звонков, времени прихода на работу и другие важные документы, которые могут сделать «жизнь» предприятия лучше, продуктивнее.
Следующий важный пункт в основах документооборота — составление Положения о документообороте для конкретной организации. Этот основной документ разрабатывается совместно с директором предприятия и отображает все нюансы ведения дел.
Что должно быть отображено в Положении:
Это позволит навести порядок и не даст потерять важные материалы, поможет быстро найти нужное и отследить любые «передвижения» документа.
Важно для специалиста — делопроизводителя разобраться, в каких случаях на документа ставится штамп или печать. Тут все просто — печать проставляется на исходящих бланках, а внутренние документы заверяются подписью руководителя. Входящие материалы после рассмотрения руководителем также заверяются печатью.
Штамп же является вспомогательным инструментом, который помогает секретарю градировать информацию, но юридической силы он не имеет.
Чтобы на предприятии царил порядок и рабочие процессы не тормозились бумажной волокитой, следует освоить правила организации делопроизводства. Они помогут определиться, как правильно вести учет входящей и исходящей документации, карточек поставщиков и клиентов, журналов звонков и прочей важной документации.
Можно выделить такие основные тезисы:
Это только основной перечень основных правил организации делопроизводства. На каждом предприятии могут быть разработаны свои индивидуальные правила, ссылаясь на специфику производства, численность штата и т.д.
Делопроизводство тесно связано с понятием «документооборот». Последнее — это движение документов на предприятии с момента их создания или получения до отправки другим лицам, подшивки в архив или утилизации.
Направление в этой сфере определяют правила делопроизводства и документооборота в организации:
Помимо правил, существуют еще и основные требования к организации делопроизводства.
Они заключаются в таких главных аспектах:
Как и к другим сферам «жизнедеятельности» предприятия, к делопроизводству нужно отнестись серьезно, своевременно заполнять карточки и журналы, бережно и внимательно относится к документам.
Хранение документов в делопроизводстве организации — важный и необходимый этап. Без него невозможно будет оперативно найти нужный документа или он может быть не найден вовсе. Это предпоследняя ступень перед утилизацией документации. Информация может храниться в архиве десятками лет, потому следует правильно ее оформить.
Сперва информацию нужно систематизировать и сформировать дела. После этого создается номенклатура дел, которая включает в себя всю документацию, существующую на предприятии. Она хранится в службе делопроизводства. Обычно за ее формирование и сохранность отвечает секретарь или другое лицо, на которое возложены обязанности делопроизводителя.
Законченные дела передают в архив. Но сперва делают описи дел, чтобы градировать их по срокам хранения.
Когда срок хранения у конкретного документа истекает, его утилизируют. Это также сделать не так просто. Сперва составляется Акт об изъятии, он должен быть обязательно подписан руководителем, чтобы вдруг не утилизировать важный для него документ.
Каждая организация должна разработать и утвердить индивидуальную Инструкцию по делопроизводству в организации. Пункты в ней могут разниться в зависимости от направления деятельности предприятия. Но можно привести примерную типовую Инструкцию, которая может стать шаблоном для разработки своего варианта.
Начинать следует с «шапки», в которой следует указать дату, номер документа и данные того, кто утвердил Инструкцию. Затем идут «Общие положения».
1. Общие положения
1.1 Типовая инструкция создается для обеспечения документооборота на предприятии, повышения эффективности и нормализации производственных, финансовых и прочих процессов.
1.2 Документ распространяется на организацию всех видов документов, на каком бы носителе они не были представлены.
1.3 Цель руководства предприятия — совершенствовать организацию делопроизводства благодаря внедрению технического и программного оснащения.
2. Требования к организации документооборота и делопроизводства
2.1 Создание номенклатуры дел и присвоение каждому делу своего уникального номера.
2.2 Рассмотрение, анализ каждого документа, систематизация информации.
2.3 Обязательный ответ на деловые письма в рамках деловой этики.
2.4 Своевременная регистрация дел, передачи их в архив и утилизация со временем.
3. Особенности оформления некоторых видов документации
3.1 Приказы и распоряжения передают решения нормативного характера и визируются руководителем предприятия или начальниками отделов.
3.2 Документация печатается на специальном бланке и должна иметь заголовок, дату подписания, номер.
3.3 Положение включает в себя свод правил, которых нужно придерживаться для функционирования предприятия
3.4 Протокол состоит из записей, которые были сделаны во время заседания, совещания
3.5 Служебные письма обязательно должны быть систематизированы и внесены в специальный Журнал.
4. Прием и обработка документации
4.1 Все документы, которые создаются или поступают на предприятие, проходят первичную обработку, первичное рассмотрение, регистрацию, передаются на рассмотрение руководству, а после — исполнителям.
4.2 Если документ не адресован конкретно руководству, а пришло на имя предприятия, то сперва его рассматривает секретарь, а уже потом оно переходит на рассмотрение директору.
4.3 Если документ поступает на электронном носителе, то к нему обязательно должно идти сопроводительное письмо с текстом написанного в документе.
5. Организация хранения дел
5.1 От момента создания или передачи дела на предприятие и до его сдачи в архив оно хранится в отделе делопроизводства.
5.2 За сохранность информации отвечает руководитель предприятия и начальники отделов.
5.3 Выдача дел совершается только под расписку на установленный срок.
5.4 После истечения срока хранения дела передаются в архив.
Дополнить Инструкцию можно шаблонами бланков документов.
Чаще всего сталкиваются с организацией не секретного делопроизводства. Эта обязанность ложится либо на секретаря, либо на начальника отдела по делопроизводству.
Из-за того, что материалы не являются засекреченными организация такого процесса очень схожа со стандартным.
Алгоритм действий будет следующий:
Доступ лиц, которые могут брать документацию на время, не ограничивается.
Сложнее организовать секретное делопроизводство. Информация при этом является частично или полностью закрытой от посторонних, потому необходимо сразу четко разграничить, кто может знакомиться с документами.
Также нужно обратить внимание на такие нюансы:
Правила организации делопроизводства в федеральных органах базируются на законах, указах и распоряжениях Правительства Российской Федерации. Потому они четко оговорены и отображены в типовой Инструкции по делопроизводству.
Эти правила очень схожи с другими подобными правилами организации документооборота на предприятии.
Но есть и несколько специфических нюансов, на которые нужно обратить внимание:
Во всем остальном принципы ведения документооборота очень схожи.
Часто граждане обращаются в государственные органы власти за помощью. Такие обращения также нужно систематизировать и наладить организацию делопроизводства в этой сфере.
Граждане чаще обращаются в письменной форме.
Тогда порядок действий будет таким:
Письменное обращение должно быть зарегистрировано в течение 3 дней. На документе ставится дата и регистрационный номер.
Организацию лучше вести и с помощью карточек, и применив компьютерные технологии.
Если в обращении есть вопросы, которые не входят в компетенцию органа исполнительной власти, то в течение недели нужно перенаправить его по назначению.
Письменный ответ должен быть подписан органом исполнительной власти.
Существуют такие причины, пот которым можно не давать ответ гражданину:
На основании таких писем формируются дела.
Организация современного делопроизводства не стоит на месте. Постоянное развитие в этой сфере — залог «здорового» функционирования предприятия. Появление новых форм, бланков, документации, новые правила оформления, передачи и хранения заставляет ответственное лицо постоянно совершенствоваться, познавать новое.
Что же новое появилось в делопроизводстве за последний год? Основное новшество — с 1 июля 2018 года вводится новый стандарт на оформление организационно — распорядительных документов. В частности в нем была затронута важная тема использования шрифтов при составлении документации. Так ранее можно было пользоваться исключительно Times New Roman, Arial, Verdana или Calibri. Новый же стандарт позволяет любые бесплатные шрифты. Их размер: 12, 13, 14.
Если нужно заполнить таблицу, то следует использовать меньшие шрифты.
Также в новом документе появились и новые реквизиты:
Появились ряд новых бланков и программное обеспечение, нацеленное помочь секретарю справится со своей задачей.
Организация и ведение делопроизводства на предприятии — первоочередная задача. На такую систематизацию, обработку и хранение данных уходит немало сил и средств. Но современные технологии значительно упрощают работу специалистам. Теперь с помощью одного клика можно узнать о статусе документа, месте его хранения и сроках его использования в круговороте документации.
1. ВВЕДЕНИЕ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
1. Документ в системе управления.
2. Основные понятия делопроизводства и документооборота.
3. История развития делопроизводства в России.
1.1. ДОКУМЕНТ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ
Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ, и от того, насколько эффективно организовано документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, общий результат деятельности любого в самом широком смысле слова учреждения. Правильное документационное обеспечение работы в учреждении основывается на соответствующей нормативнометодической базе - комплексе правовых документов организационного, инструктивного, методического характера. Нормативные и методические документы по делопроизводству в каждом учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных актов.
В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации
и защите информации» от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ (ст. 5) документирование (то есть создание документов) является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Там же говорится, что документирование осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов. Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами.
Государственное регулирование делопроизводства осуществляет Федеральная архивная служба России (Росар-хив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (утверждено Указом Президента Российской федерации от 17 марта 1994 года № 552) и Положением о Федеральной архивной службе России (утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 года № 1562) осуществляет межотраслевое органи- зационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.
Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.
Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.
1.2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА.
Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются.
На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация.
Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу.
Вышестоящие
указания | ||||
Администрация | ||||
управления |
||||
протоколы, | ||||
заключения | делопроизводства |
|||
Исполнители |
||||
контроля | служебные записки, |
|||
отчетность
Рис. 1. Информационные процессы предприятия
Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство.
Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века и обозначал не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. В настоящее время термин означает организацию информационного сопровождения дела, т.е. ведение документации.
Делопроизводство – сфера деятельности, связанная с процессом создания документов и организацией работы с ними.
Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управле-
Основные задачи делопроизводства:
создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе;
передача документов для их последующего исполнения или принятия решений;
регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;
систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов
по мере надобности.
Формы организации делопроизводства:
Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре - канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма характерна для мелких учреждений.
Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко.
При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений.
Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.
Документирование – это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.
Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Они делятся на:
простые средства (ручки, карандаши)
механические и электромеханические средства (пишущие машинки,
магнитофоны, фото-, кино- и видео техника)
автоматизированные средства (компьютерная техника).
Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи
информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.
Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).
Формуляр документа – это набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.
Система документации – совокупность документов, связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.
Документооборот учреждения – это процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.
Продвижение документа происходит:
1. В пространстве: внутри предприятия и за его пределами.
2. Во времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение.
Организация документооборота на предприятии (см. слайд)
Различают внешний и внутренний контуры документооборота.
Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Заканчивается внешний контур регистрацией исходящих документов.
Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утвер-
ждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.
1.4. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ
До Х века документировались в основном правовые отношения между гражданами. Уже в это время существовала культура составления и оформления документов, таких как подорожные грамоты, письменные завещания и др., а также в специальной школе готовили писцов, судейских секретарей, печатников (хранителей печати) для князей и крупны феодалов, однако единой системы государственного делопроизводства не было.
1 этап. Зарождение системы делопроизводства (XI – XV в.).
Период Древнерусского государства – это период постепенного складывания традиций системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности, в том числе защиты от несанкционированного доступа и подделки.
Характерные черты периода:
1. Появились профессиональные делопроизводители: церковные псаломщики
и дьяки (в XIV веке дьяками называли всех людей, ведущих делопроизводство).
2. Были составлены своеобразные пособия по делопроизводству - формулярники, в которых обозначились стадии подготовки документов - чернопись, редакция, беловик.
3. Возникла необходимость в сохранении секретности важной информации, в результате появились различные скрепы (подписи), печати, мосты (подписи на склейках), то есть элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования.
К этому же времени относятся и первые случаи подделки документов.
4. Выработалась процедура отмены юридической силы документов. Матери-
алы извлекались из специального хранилища «ларником» (хранителем ларя с до-
кументами) и уничтожались в присутствии свидетелей. Особо важные документы уничтожались выбранной городским вече комиссией, часто принародно, в торжественной обстановке. Менее значительные документы возвращались авторам или просто стирались с пергамента, на котором были написаны, а зачищенные листы снова шли в дело.
5. Были выделены места для безопасного хранения документов и ведения документации: гостиные дворы и монастыри.
Практически до конца XIV в. на Руси основным материалом для письма слу-
жил пергамент (особым образом выделанная кожа), называемый в документах «хартией», а в простонародье - просто «телятиной». Самой древней формой до-
кумента была грамота – отдельный лист пергамента шириной чуть более 15 см
(3,5 вершка). Документы писались сплошным текстом, без разделения на слова, а из знаков препинания использовалась только точка в конце предложения.
2 этап. Приказное делопроизводство (XV – XVII в.).
Период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом, по названию первых государственных учреждений
– приказов. В этот период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления.
Характерные черты периода:
1. Делопроизводство велось в приказных избах, которые представляли собой одновременно и место приема посетителей (присутствие ), и канцелярию, и ар-
хив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные – в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей. В приказах составлялись описи документов, находящихся на хранении,
а в XVII в. к описям документов составлялись азбуки – специальные указатели для наведения справок о документах.
2. Документы изготовлялись на бумаге и имели специфическую форму – столбец (столп, столпик), т.е. свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги .
Составные части столпа назывались «поставами». Такое же название получили и сами места склейки листов. Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная использовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранилось просто в ларях, или сундуках. Такая форма документа была неудобной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию и износу документа. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетрадь - это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги.
3. Юридическую силу документу придавала так называемая «припись» дум-
ного дьяка – подпись дьяка, поставленная по слогам на обратной стороне документа таким образом, чтобы ее буквы захватывали оба конца склеенных листов.
(Ни царь, ни бояре не подписывали документы, за исключением договорных документов с иностранными государствами). Такой способ подписания документов обеспечивал защиту информации и затруднял их фальсификацию.
4.Складываются различные виды документов, фиксирующих управленческую деятельность государственных учреждений: от верховной власти подчинен-
ным направлялись грамоты, указы и приговоры , из местных учреждений в приказы посылалиотписки, формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения быличелобитные .
5. Большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, ад-
6. Велась регистрация каждого документа: при поступлении на документе проставлялась дата и дьяк делал помету «Выписать», что означало «Навести справки». Фактически это означало начало рассмотрения дела.
3 этап. Коллежское делопроизводство (XVIII в.).
Главное отличие коллежского делопроизводства заключалось в том, что его организация регламентировалась законодательством. Период коллежского дело-
производства соотносят с реформами Петра I. Именно он создал российскую бюрократическую систему, определившую современную работу с документами. Петра I по праву можно назвать «отцом русской бюрократии».
Характерные черты периода:
1. Издан законодательный акт «Генеральный регламент», в котором подробно проработаны вопросы документирования (правила регистрации документов,
контроль за их исполнением, порядок их составления, удостоверения, хранения) и
движения дел (документооборот). Регламент даже определяет, как должны быть устроены столы (должны иметь ящики с замками), как должны сидеть канцеляристы (по двое за одним столом) и т.д. Рабочий день в коллегиях продолжался 8 часов. Работа велась круглый год, за исключением трех летних месяцев и праздников. За один день неявки на работу у канцелярского служащего вычиталось жалованье за месяц, за неотработанный час вычиталось недельное жалованье.
2. Введена подпись руководителя и членов коллегии на документе.
3. Установлен порядок пользования печатями. Приложение печати произво-
дилось в присутствии двух свидетелей.
4. Столбцовые формы документов заменены тетрадями – 4 листов бумаги, сложенными вдвое и прошитыми нитками. Несколько переплетенных тетрадей составляли книгу.
5. В документах появились новые реквизиты: регистрационные входящие и исходящие номера, адресат, подпись, дата составления, вид документа и пр.,при-
меняющиеся и в современном делопроизводстве.
6. Для многих документов были установлены официальные бланки и разработаны правила расположения реквизитов на листе бумаги.
7. Стали развиваться различные системы документации:
финансовая, в которой впервые были применены термины «дебет», «кре-
дит», «баланс»;военная - рапорты, донесения, предписания, диспозиции;
договорная международная - ноты, меморандумы, депеши;
судебная - допросы, клятвенные обещания, показания, приговоры;
статистическая - подушные переписи, называемые ревизиями, губернские сводки.
4 этап. Министерское делопроизводство (XIX – начало ХХ в.).
Возникла действующая ныне система документооборота, называемая исполнительным делопроизводством . В сфере управления появились министерства, а на смену коллегиальности пришло единоначалие министров.
Характерные черты периода:
1. Были установлены единые принципы ведения делопроизводства мини-
стерств России – от создания документов до их архивного хранения. Особое внимание было уделено порядку взаимодействия министерств с другими учреждениями и императором в зависимости от сложившейся в то время иерархии.
2. Введена многоступенчатая система регистрации и учета документов. Все входящие в министерство документы фиксировались в журнале. В каждом департаменте был аналогичный журнал учета, куда заносилась основная информация.
3. Возникла система контроля за исполнением документов. Ежемесячно про-
водилась ревизия дел в структурных подразделениях, в специальных ведомостях велись записи о количестве исполненных и неисполненных документов. В конце года составлялась общая ведомость по министерству.
4. Изменились формы документов. Официальные документы составлялись на бланках с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов бланка вхо-
дили: наименование учреждения, наименования структурных подразделений, дата и регистрационный номер, краткий заголовок к тексту, ссылка на поступивший документ. С конца 20-х годов прошлого столетия бланки стали изготовлять типографским способом.
5. Появились новые виды документов: телеграммы и телефонограммы.
6. Издавались сборники образцов документов – письмовники .
5 этап. Советский период государственного делопроизводства (1917 –
Характерные черты периода:
1. 1917 – 1920 гг. Снижение уровня документационного обеспечения управ-
ления (на работу во вновь образованные советские учреждения шли рабочие, солдаты, крестьяне, не имеющие специального образования).
2. 1925-1926 гг. Были образованы две крупные организации: Институт техники управления (ИТУ) и Государственное бюро организационного строительства
(Оргстрой). ИТУ занимался теоретическими исследованиями в области управления, а Оргстрой реализовывал их на практике, способствуя внедрению нового канцелярского оборудования и средств оргтехники.При ИТУ был создан Кабинет стандартизации, который занимался разработкой общесоюзных стандартов документации (письма, телеграммы, телефонограммы, протоколы) и средств канцелярского труда (чернила, ленты для пишущих машинок).
3. В 1932 г. ИТУ был ликвидирован и прекратилось централизованное методическое совершенствование вопросов документооборота. С этого момента в истории делопроизводства начался длительный период «самостоятельности»: каждое ведомство по-своему регулировало работу с официальными документами.
4. В 1963 г. утверждены «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и архивов учреждений, организаций, предприятий СССР».
Этот документ до сих пор служит руководством по делопроизводству.
5. В 1973 г. разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).
ЕГСД – это научно-упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по организации и ведению документационного обеспечения управления, начиная с момента создания документа до сдачи его в архив.
6. В 1970-1980 гг. сложился блок ГОСТов на управленческие документы.
7. В 1980-е гг. разработаны унифицированные системы документации (УСД) с целью автоматизации обработки данных, содержащихся в формах документов.
Развитие советского делопроизводства в 1970-1980 гг. заложило основу делопроизводства в Российской Федерации. Многие нормативно-методические документы, созданные в этот период, действуют и в настоящее время.
1.4. НОРМАТИВНАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Нормативная база делопроизводства – это совокупность законов и норма-
тивных правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в процессе деятельности организации.
Нормативная база делопроизводства включает следующие компоненты:
Законодательные и правовые акты РФ;
ГОСТы;
Нормативные документы;
Классификаторы;
Государственная система документационного обеспечения управления.
Законодательные и правовые акты в сфере информатизации и документации:
Законы РФ: Гражданский кодекс РФ, закон РФ «О стандартизации», закон РФ «Об Архивном фонде и архивах»
Указы и распоряжения Президента: «Об основах государственной политики в сфере информатизации», «Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ»
Постановления и распоряжения правительства: «Об организации работ по стандартизации, обеспечению единства измерений, сертификации продукции и услуг», «Об улучшении информационного обеспечения населения РФ»
Федеральные законы РФ: «Об информации, информатизации и защите информации», «Об участии в международном информационном обмене», «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных»
Правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы делопроизводства.
Государственные стандарты (ГОСТы) на документацию
Оформление служебных документов строго регламентировано стандартами.
Стандарт – типовой вид, образец, которому должен удовлетворять объект по своим признакам, свойствам, качествам.
Закон РФ «О стандартизации» от 10.06.93 определяет стандартизацию как деятельность по установлению норм, правил и характеристик. Области распространения стандартов, их содержание, сферы их действия определяются государственными органами управления.
Наименование | |
ГОСТ Р 6.30-2003 | Унифицированные системы документации. Унифицирован- |
ная система организационно-распорядительной документа- |
|
ции. Требования к оформлению документов. |
|
Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России |
|
ГОСТ Р 51141-98 | Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения |
ГОСТ 6.10.1-88 | Унифицированные системы документации (УСД). Основные |
положения |
|
ГОСТ 6.01.1-87 | Единая система классификации и кодирования технико- |
экономической информации. Основные положения |
|
ГОСТ 6.10.5-87 | Унифицированные системы документации (УСД). Требова- |
ния к построению формуляра - образца |
|
ГОСТ 6.10.4-84 | Унифицированные системы документации (УСД). Придание |
юридической силы документам на машинном носителе и |
|
машинограмме, создаваемым средствами вычислительной |
|
техники. Основные положения |
|
ГОСТ 6.10.3-83 | Унифицированные системы документации (УСД). Запись |
информации в коммуникативном формате |
|
Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт и другие государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют контроль за соблюдением требований ГОСТа.
Нормативные документы
1. Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Разработаны ЦБНТ (Центральное бюро нормативов по труду) Минтруда РФ в 1995 г и рекомендованы для определения трудоемкости работ и численности работников в органах власти, в учреждениях и общественных организациях. Они содержат
Нормы затрат времени по документационному обеспечению управления (обработка, регистрация, учет количества и контроль исполнения документов, ведение картотек и т.д.)
Нормы затрат времени на работы архива (каталогизация, создание справочного аппарата к архивам и т.д.)
2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. Разработан во ВНИИДАД (Всероссийский научно-исследовательских институт документоведения и архивного дела) в 1992 г. и содержит нормативы времени для составления планов, договоров. По ним можно произвести расчет трудозатрат, проанализировать производительность труда работников и рассчитать их численность.
3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Разработаны ЦБНТ Минтруда РФ в 1993 г. и предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в традиционных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов.
Нормы времени распространяются на все виды работ с документами и разделены на два блока:
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (разработка должностных инструкций, номенклатуры дел организации и т.д.)
Нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизи-
рованной архивной технологии работы (составление статистических отчетов, выполнение запросов по поиску и т.д.)
Классификаторы
Для использования при сортировке, поиске и обработке разнообразных документов автоматизированных информационных систем, документа должны быть присвоены специальные коды.
Классификатор – документ, содержащий систематизированный перечень наименований объектов и их кодов.
1. Классификаторы информации об управленческих документах: ОКУД.
2. Классификаторы информации об организационных структурах: ОКПО.
3. Классификаторы информации о населении и кадрах: ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)
