Как выплачивается аванс с учетом последних изменений в законодательстве? О том, как исчислить величину аванса, как и когда выплатить его работникам, какие санкции ожидают работодателя за невыплату аванса, пойдет речь в нашей статье.
Понятие «аванс» трудовым законодательством не закреплено. Поскольку работодатель обязан выплачивать своим сотрудникам заработную плату каждые полмесяца, то оплату первой половины месяца называют авансом.
Как выплачиваются авансы по ТК РФ? Конкретные сроки выплаты зарплаты и аванса в ТК РФ не установлены. Применяемые с 03.10.2016 новые правила выплаты аванса ограничили срок выплат 15 календарными днями с даты окончания периода, за который зарплата начислена (ст. 136 ТК РФ) . При этом ТК не запрещает производить выплату аванса чаще, чем каждые полмесяца, например, 3 раза в месяц (каждую декаду) или 1 раз в неделю. Работодатель самостоятельно устанавливает точные даты выплаты исчисленного сотрудникам дохода во внутренних локальных нормативных актах:
Таким образом, согласно новым правилам выплаты аванса срок для выдачи зарплаты за первую половину месяца может быть установлен в один из дней с 16-го по 30-е (31-е) число, а для окончательного расчета — с 1-го по 15-е число месяца (письмо Минтруда России от 21.09.2016 № 14-1/В-911). При этом установление переменного периода для перечисления исчисленного сотруднику дохода, например с формулировкой «зарплата выплачивается с 1-е по 10-е число» или «…не позднее 10-го числа», считается нарушением требований ТК, поскольку работодатель обязан установить конкретную дату выдачи (п. 3 письма Минтруда от 28.11.2013 № 14-2-242).
ВАЖНО! Установление сроков выплаты зарплаты на 15-е число и аванса на 30-е число считается небезопасным из-за необходимости исчисления и удержания НДФЛ.
Разберем, как платится аванс и когда необходимо удержать с него НДФЛ.
В общем случае с аванса удерживать НДФЛ не нужно. На это не раз указывали госведомства (письма Минфина РФ от 13.07.2017 № 03-04-05/44802, ФНС от 29.04.2016 № БС-4-11/7893, от 24.03.2016 № БС-4-11/4999). Обосновывают свою точку зрения чиновники следующим образом:
Следовательно, удерживать НДФЛ нужно только при окончательном расчете с работником за отработанный месяц.
Но если дата выплаты аванса установлена на 30-е число и оно является последним днем месяца, не исключены проблемы, т. к. налоговики могут признать последний день месяца датой фактического получения дохода. Такую же позицию занимают Минфин РФ и ВС РФ (письмо Минфина от 23.11.2016 № 03-04-06/69181 и определение ВС от 11.05.2016 № 309-КГ16-1804).
Также неудобной будет дата выплаты аванса за 1-ю половину месяца, установленная на 15-е число месяца, т. к. работодатель обязан будет выдать 2-ю часть зарплаты 30-го числа текущего месяца. Но табели за отработанное сотрудниками время попадут в бухгалтерию не ранее 1-го числа следующего месяца. Следовательно, бухгалтер просто физически не сможет рассчитать зарплату и выплатить ее работникам 30-го числа.
ВНИМАНИЕ! Если при выплате аванса НДФЛ был удержан и уплачен в бюджет, работодателю придется возвращать перечисленную сумму на расчетный счет, поскольку она не считается налогом. А налоговый агент (которым в данном случае выступает работодатель) не вправе перечислять собственные средства в счет уплаты НДФЛ (п. 9 ст. 226 НК РФ). На это указывает Минфин в письме от 25.07.2014 № БС-4-11-14507@.
В каких случаях НДФЛ удерживается с аванса, узнайте .
А о том, как правильно отразить аванс в форме 6-НДФЛ (нюансы), читайте в этом материале .
Алгоритм назначения аванса также не установлен законодательно и определяется самим работодателем. Различные ведомства в своих письмах рекомендуют определять величину аванса пропорционально отработанному работником времени (письма Минтруда от 10.08.2017 № 14-1/В-725 и Роструда от 26.09.2016 № Т3/5802-6-1).
При этом, по мнению чиновников, в сумму аванса следует включать ряд компенсационных и стимулирующих надбавок, например за выслугу или за работу в ночное время. А вот премиальные, которые зависят от достижения плановых показателей, а также компенсационные выплаты, исчисляемые после выполнения месячной нормы рабочего времени, в расчет аванса не включаются. Примером таких компенсаций выступают выплаты за сверхурочную работу или работу в нерабочие дни.
Таким образом, чиновники предлагают исчислять величину заработной платы 2 раза в месяц, учитывая фактически выполненный объем работ или отработанное каждым сотрудником время. Формула для расчета аванса в данном случае выглядит следующим образом:
А = Зп ÷ Кнд × Кфд,
Зп — оклад;
Кнд — нормативное количество рабочих дней;
Кфд — фактически отработанное количество дней.
Пример 1
В ООО «Альтернатива» установлен срок выплаты аванса на 16-е число каждого месяца, исходя из фактически отработанного каждым сотрудником времени. Согласно табелю, сотрудники отдела продаж работали следующее количество времени:
|
Ф.И.О. работника |
Должность |
Количество отработанных дней за 1-ю половину июля 2018 года |
Оклад, руб. |
Сумма аванса, руб. |
Расчет суммы аванса |
|
Степанов А. М. |
Директор отдела продаж |
18 181,82 |
40 000 ÷ 22 × 10 |
||
|
Артемов Л. Е. |
Менеджер по продажам |
7 (3 дня был в отпуске без сохранения з/платы) |
7 954,55 |
25 000 ÷ 22 × 7 |
|
|
Бушмин А. В. |
Менеджер по продажам |
11 363,64 |
25 000 ÷ 22 × 10 |
||
|
Бушмин А. В. |
Логист (внутреннее совмещение) |
2 272,73 |
10 000 ÷ 22 × 5 |
||
|
Гордиенко Т. Е. |
Менеджер по продажам |
отпуск |
Сотрудник Бушмин А. В. 5 дней совмещал должность менеджера по продажам и логиста, а потому получит аванс за 2 должности.
Артемов Л. Е. 3 дня находился в отпуске за свой счет. Следовательно, за эти дни ему аванс не положен.
Менеджер Гордиенко Т. Е. аванс не получит, т. к. находился в очередном отпуске.
Такой подход к исчислению аванса довольно время- и трудозатратен, его могут выбрать лишь малые предприятия с небольшим штатом сотрудников. Как правило, крупные компании устанавливают фиксированный аванс. Рассмотрим алгоритм расчета и правила выплаты авансав фиксированном размере.
Фиксированная величина для аванса может быть установлена:
Выплачивая аванс в фиксированной сумме, например 10 000 руб., работодатель сильно рискует. Риск обусловлен тем, что аванс в неизменной сумме работодатель обязан выплатить вне зависимости от того работал ли сотрудник или находился, например на больничном. Также по итогам месяца величина всей зарплаты может оказаться меньше выплаченного аванса. Поэтому первый вариант оплаты аванса работодатели выбирают редко.
Наиболее распространен вариант определения величины аванса в процентном отношении к окладу. Поскольку Минздравсоцразвития указывает на то, что величина аванса и зарплаты должны быть примерно равны (письмо от 25.02.2009 № 22-2-709), то работодатели, как правило, устанавливают аванс в размере 40-50% от величины оклада. Но если размер аванса установлен в ½ от суммы заработка, то зарплаты за первую и вторую половины месяца будут сильно отличаться. Рассмотрим на примере.
Пример 2
Сотруднику установлен оклад в 40 000 руб. Сумма НДФЛ составит 5 200 руб. (40 000 × 13%)
Как видно из примера, сумма зарплаты за месяц при выплате аванса в размере 50% существенно меньше, чем сумма самого аванса.
Как платить аванс в 2018-2019 годах, работодатель решает самостоятельно. Мы рекомендуем установить аванс в 40% от суммы заработка с корреляцией на фактически отработанное время: к дате выплаты аванса бухгалтеру предоставляются табеля отработанного работниками времени, и сумма зарплаты за 1-ю половину месяца корректируется на отработанное количество дней.
Рассмотрим порядок расчета такого аванса на примере менеджера Артемова Л. Е.
Пример 3
Оклад работника — 25 000 руб. Рассчитаем аванс исходя из 40% от оклада и корреляции за фактически отработанное время.
Плановая величина аванса — 10 000 руб. (25 000 × 40%).
Но поскольку сотрудник отработал 7 дней вместо 10, сумма аванса к выдаче составит 7 000 руб. (10 000 ÷ 10 × 7).
Трудовой кодекс нюансы выплаты аванса не регламентирует.
Порядок выдачи аванса по заработной плате ничем не отличается от выплаты зарплаты за месяц:
Аванс также может быть выплачен на банковскую карту сотрудника. Перед этим работодатель должен получить от сотрудника письменное согласие на получение зарплаты на банковский счет.
Как оформить такое заявление, читайте в статье «Заявление на перечисление зарплаты на карту — образец» .
Проводка при выплате аванса работнику на карту выглядит так: Дт 70 Кт 51.
Как вести учет зарплаты в бухучете, см. .
ВНИМАНИЕ! Работник вправе изменить кредитную организацию, уведомив об этом работодателя не позднее чем за 5 рабочих дней до даты выплаты денежных средств (п. 4 ст. 136 НК РФ).
Выплата аванса в строго оговоренные локальными актами работодателя сроки не всегда возможна, поскольку иногда даты выдачи аванса или зарплаты попадают на выходные или нерабочие дни. И тогда работодатель обязан выплатить зарплату накануне. Например, в организации установлена дата выплаты зарплаты на 5-е число каждого месяца, а 05.08.2018 выпадает на воскресный день. Как выдается аванс в этом случае? Работодатель обязан рассчитаться с работниками в пятницу, 03.08.2018.
Возможна ситуация, когда работодатель решит выплатить аванс заранее в не установленную для этого мероприятия дату. ТК не содержит ограничений на досрочную выплату аванса или зарплаты. Но трудинспекция при проверке может посчитать такой метод нарушением, поскольку формально срок до следующей выплаты зарплаты будет больше, чем полмесяца. Поэтому при выдаче аванса лучше придерживаться установленных сроков.
Можно ли выплатить аванс раньше установленного срока по заявлению работника? Как уже было отмечено выше, прямого запрета ТК не содержит. Но ответ на данный вопрос зависит от величины запрашиваемого сотрудником аванса.
Если работник при зарплате в 30 000 руб. просит выдать ему 100 000 руб. в счет будущей зарплаты, то, во-первых, работодатель несет высокие риски, ведь сотрудник может уволиться, не отдав всю сумму. Во-вторых, трудинспекция может оштрафовать за нарушение требования о выдаче зарплаты каждые полмесяца. А с налоговиками, скорее всего, возникнет спор о сроках и порядке уплаты НДФЛ.
При выдаче аванса, как мы уже выяснили, НДФЛ не удерживается. А если по итогам месяца зарплаты к выплате не будет, то и НДФЛ удерживать будет не из чего. Также налоговики могут расценить выплаченный аванс как беспроцентный заем и начислить сотруднику НДФЛ по ставке 35% от экономии на процентах. А организации выставят штраф за невыполнение обязанности налогового агента.
Как правильно отразить досрочную зарплату в 6-НДФЛ, читайте .
Выплата аванса позже установленного локальными нормативами срока (или невыплата аванса вообще) подпадает под действие ст. 142 ТК РФ , согласно которой работодатель и должностные лица несут административную ответственность по п. 6 ст. 5.27 КоАП:
ВАЖНО! Работодатель будет оштрафован за невыплату аванса даже в том случае, когда у него есть письменное заявление работника о выплате заработной платы 1 раз в месяц, т. к. такой подход противоречит ст. 136 ТК РФ.
Кроме того, за несвоевременную выплату заработной платы, включая аванс, работодатель понесет материальную ответственность в виде компенсации за каждый день задержки в размере 1/150 от ключевой ставки ЦБ (ст. 236 ТК РФ).
Заработная плата должна выплачиваться работникам 2 раза в месяц: с 16-го по 30-е число — авансовая часть, с 1-го по 15-е число — итоговая часть заработной платы. Сроки выплаты аванса, а также алгоритм его исчисления устанавливаются работодателем самостоятельно. При выплате аванса удерживать и перечислять НДФЛ в бюджет не нужно.
Статьей 136 Трудового кодекса РФ предусматривается выплата аванса за прошедшую половину месяца. Оставшиеся средства переводятся по итогам второй части. Поэтому заработная плата подлежит выплате дважды.
Многие не уделяют авансу должного значения. Они выдают средства без учета требований законодательства. Некоторые работодатели вовсе ограничиваются одной датой перечисления заработной платы вместо двух.
Внесенные в законодательные акты в новом году изменения по вопросам оплаты труда работников не стали кардинальными. Порядок определения величины аванса остался прежним – на основании фактически отработанного сотрудником времени. Но выделяют новые сроки выплаты аванса и зарплаты в 2019 году. На них необходимо ориентироваться работодателю, чтобы не быть привлеченными к ответственности.
Сроки выплаты аванса и зарплаты в 2019 году претерпели изменения. В соответствии с новшествами выплата должна быть произведена не позднее 15 числа следующего за отчетным периодом месяца.
Стоит отметить, что ответственность за несоблюдение сроков выплаты ужесточается. На основании новых норм повышены штрафные санкции за нарушения. Все изменения вступят в силу с 3 октября 2019 года. Они регулируются ФЗ №272, который был издан 3 июня 2019 года.
Закон предусматривает изменения в статье 136 ТК РФ. В ней отражены новые сроки перечисления зарплаты сотрудникам. Конкретные даты в ней не прописываются. Законодательно предусматриваются выплаты не реже, чем за каждую отработанную половину месяца.
Новая редакция статьи будет действительна 3 октября 2019 года. Помимо того, что будет внесено замечание оплаты каждые полмесяца, законодатели добавили в нормы и указание на перечисление средств не позже 15 числа следующего месяца.
Конкретные сроки прописываются в локальных документах, действующих в учреждении.
К ним относят:
Статья 136 Трудового кодекса РФ не содержит указаний на размер аванса, который должен считается предварительным платежом. Поэтому порядок расчета и определения суммы должны быть разработаны работодателем.
Итоговая сумма отражается в письменном виде в трудовом договоре. Но грамотнее было бы определить поэтапные выплаты. В этом случае можно прописать в документации, что первый платеж составит 35% от суммы заработка. Вторая выплата будет сделана в размере 65% от полной заработной платы.
Эти действия необходимы для сотрудника. Они помогут определить сумму, на которую сможет рассчитывать работник на каждом из этапов выплат.
Стоит помнить, что 35% были указаны в качестве примера. Работодатель может сам определить, сколько он будет платить за труд за каждые отработанные полмесяца.
В 2019 году установлен срок выплаты заработной платы. Он составляет не позднее 15 числа следующего за отчетным месяца. При этом выдача производится в два этапа.
Законодатели определили, что зарплата должна перечисляться работникам дважды. В первый период предусматривается авансовый платеж. Вторая дата определяет выплату основной части зарплаты. Промежуток между ними должен составлять не менее 15 дней.
Согласно новым требованиям закона заработная плата должна быть выдана не позднее 15 числа следующего месяца. Эта дата считается крайней при определении наличия или отсутствия нарушений.
Выдача аванса 20 числа, а самой заработной платы 15 может быть признана незаконной. Ведь средства переводятся с разницей в 25 дней. Тогда работодателя можно привлечь к ответственности в соответствии со статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях. Ему придется заплатить 50 тысяч рублей штрафа.
В организации может быть введено правило выплаты зарплаты в разные сроки сотрудникам разных структурных подразделений. Разница при этом может составлять 10 дней.
Новые работники могут рассчитывать на выплаты по аналогичным правилам. Даже если они приняты на работу до 15 числа, им требуется выплатить аванс. Если средства будут перечислены только 30 числа, то действия работодателя будут считаться незаконными. Это связано с тем, что запрещено выдавать зарплату однократно в месяц. Руководство предприятия может быть оштрафовано на 50 тысяч рублей.
Избежать штрафных санкций можно при указании, что средства выплачиваются в три этапа:
Со второго месяца трудовой деятельности новичок будет получать зарплату аналогично другим сотрудникам.
Многих работодателей волнует вопрос удержания из заработной платы налога на доходы физических лиц. Не все бухгалтеры знакомы с вопросами авансовой системы, отчего и появляются спорные моменты.
Удержание НДФЛ производится с полной суммы, которая положена и выплачена работнику за целый отработанный месяц. Размер налога составляет 13%. Законодательно ставка не была изменена до настоящего времени.
Взимания НДФЛ с аванса не производится. Но при этом предварительные выплаты могут быть снижены за счет производимых отчислений. Ведь аванс определяется с учетом удержанного налога в размере 13% с полной суммы зарплаты. Поэтому первая часть зарплаты выплачивается уже с учетом вычета.
Заработная плата должна делиться на две части за каждую отработанную половину месяца. Те работодатели, которые ранее не использовали такую систему, должны осуществить переход на нее. Для того, чтобы соблюсти нормы трудового законодательства, важно подготовить определенные документы. Основанием для выплаты аванса служит заявление, поданное сотрудником организации.
При его составлении необходимо ориентироваться на некоторые важные правила:
Когда работодатель рассмотрит обращение, он выносит решение. Если просьба поддерживается, то издается приказ о выплате аванса из зарплаты.
Документ готовится в соответствии с правилами формирования внутренних актов учреждения. При этом должны быть учтены общепринятые нормы делопроизводства и подготовки приказов. Важно согласовать бумагу с уполномоченными сотрудниками организации.
Законодательно определено, что работодатель должен производить выплаты заработной платы дважды в месяц. Также устанавливается срок последнего платежа. Он не должен быть вынесен позднее 15 числа, следующего за отчетным месяца. Некоторые работодатели игнорируют требования закона.
Они могут:
Все эти действия могут быть признаны как нарушения требований закона. Если они будут выявлены, то трудовое законодательство предусматривает административную ответственность. Она выражается в виде штрафа. Его размер определяется статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ.
Федеральный закон №272, который был издан 3 июля 2019 года и вступил в силу 3 октября 2019 года, предусматривает особенный штраф за несоблюдение сроков начисления и выплаты заработной платы. Касаются нормы и авансовых платежей. Суммы указываются в шестом пункте статьи 5.27 КоАП РФ.
Должностным лицам придется заплатить не менее 10 и не более 20 тысяч рублей. Если задержка выплаты осуществляется юридическим лицом, то санкции ужесточаются. Сумма увеличивается до 30–50 тысяч рублей.
Особые наказания предусматриваются для лиц, которые не в первый раз совершают подобные правонарушения. Должностные лица заплатят от 20 до 30 тысяч рублей штрафа. При этом они могут быть дисквалифицированы на год или три года. Юридические лица будут оштрафованы на сумму от пятидесяти до ста тысяч рублей. Эти нормы отражены в пункте седьмом статьи 5.27 кодекса.
Выделяют и другие наказания, которые применяются при нарушении условий перечисления авансовых платежей. Они прописываются в пунктах 1 и 2 статьи 5.27 кодекса.
Если нарушение первичное, то должностным лицам нужно будет заплатить штраф от одной до пяти тысяч рублей. При повторном санкции увеличиваются до 10–20 тысяч рублей и дисквалификацией на год или три года.
Юридические лица будут привлечены к ответственности и выплате штрафа в размере от 30 до 50 тысяч рублей. Если нарушение выявляется повторно, то сумма возрастает до 50–70 тысяч рублей.
Сроки, в течение которых должна быть выплачена заработная плата, стали более четкими. В соответствии с этим появились и новые меры наказания за их несоблюдение. Об этом в обязательном порядке необходимо помнить работодателям.
C 3 октября действуют новые правила для зарплаты и аванса – выдавать расчет нужно не позднее 15-го числа следующего месяца. Когда станете исправлять сроки в договорах, обратите внимание на формулировку. В ней есть шесть опасных ловушек.
По новым правилам компания должна выдавать зарплату не позднее 15-го числа следующего месяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Рассчитываться с работниками, как и раньше, нужно каждые полмесяца. Возьмите из нашей статьи безопасные формулировки о зарплате и авансе для трудовых договоров. Это защитит компанию от штрафа в 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
В статье 136 ТК РФ есть два требования к срокам зарплаты. Первое – выдать окончательный расчет за месяц нужно не позднее 15 числа. Второе – между авансом и окончательным расчетом должно быть максимум полмесяца – 15-16 дней (это зависит от того 30 или 31 день в месяце). Безопасные дни зарплаты – в таблице.
15-е число - опасный день зарплаты.
Если выдавать зарплату 15-го числа, то аванс выпадает на 30-е. В некоторых месяцах это последний день. А с аванса, выданного в последний день месяца, надо исчислить и удержать НДФЛ (п. 2 ст. 223 НК РФ, определение ВС РФ от 11 мая 2016 г. № 309-КГ16-1804). В итоге в эти месяцы придется удерживать НДФЛ дважды. А в месяцах, в которых 31 день, - только один раз. Такая путаница вызовет вопросы у налоговиков.
А еще 15-е число – не лучший день для аванса . Тогда зарплату компания должна выдать в последний день месяца. Такие сроки – дополнительная сложность для бухгалтерии и отдела кадров – оформить табель, рассчитать и выдать зарплату нужно за один день.
Как работать с образцами в этой статье
В статье новый формат образцов, на каждом можно сразу увидеть опасную и безопасную формулировку в трудовом договоре.
Опасная формулировка в красном цвете . Чтобы посмотреть ее, наведите курсор мышки на образец и переместите бегунок вправо.
Безопасная формулировка – зеленая . Вы увидите ее, если передвинете бегунок влево.
Некоторые компании устанавливают не конкретную дату зарплаты, а крайний срок. Например, используют такую формулировку: «Заработная плата за первую часть месяца выплачивается не позднее 20-го числа текущего месяца, за вторую часть - не позднее 5-го числа следующего месяца » .
Это опасно. Проверяющие могут посчитать формулировку «не позднее» незаконной. Ведь в кодексе сказано, что работодатель устанавливает конкретную дату выдачи зарплаты (ст. 136 ТК РФ).
Как безопасно. Укажите в трудовом договоре и правилах внутреннего трудового распорядка конкретные даты зарплаты.
Сверхлимитные деньги на зарплату можно хранить в кассе максимум пять рабочих дней. Точную продолжительность устанавливает руководитель (п. 6.5 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Некоторые работодатели решили, что зарплатный срок в трудовом договоре тоже можно указать в виде диапазона и используют формулировку: «Заработная плата за первую часть месяца выплачивается наличными с 15-го по 20-е число , за вторую часть месяца - с 1-го по 5-е число следующего месяца » .
Это опасно. Работник поймет, что деньги можно получить в любой день интервала, и будет приходить в кассу, когда захочет. На самом деле он должен знать одну точную дату зарплаты - так требует Трудовой кодекс (ст. 136 ТК РФ).
Как безопасно. Зафиксируйте в локальных актах конкретные даты для зарплаты - минимум две с промежутком в полмесяца.
Руководитель должен решить, как долго работники будут получать зарплату в кассе. Диапазон может быть от одного до пяти рабочих дней максимум. Продолжительность закрепите в положении о ведении кассовых операций. Например, так: «Продолжительность срока выдачи заработной платы из кассы не может превышать три рабочих дня, включая день получения наличных денег с банковского счета».
Выдача денег после конкретной даты - нарушение срока. Но в том, что работник пришел в кассу позже, виноват он сам, а не работодатель. Ведь день зарплаты он знал. За это компанию не оштрафуют. Главное подготовить деньги и начать их выдавать в зарплатный день.
Пример. Как выдавать зарплату наличными
Директор ООО «Вега» решил, что зарплату нужно выдавать наличными дважды в месяц - 5-го и 20-го числа каждого месяца. Это условие зафиксировали в трудовых договорах.
По мнению руководителя ООО «Вега», на каждую выплату достаточно трех рабочих дней. Такое условие включили в положение о ведении кассовых операций компании.
Зарплату за вторую часть сентября кассир ООО «Вега» начал выдавать 5 октября. Некоторые сотрудники получили деньги 6 октября, другие - 7-го числа. За то что работники пришли в кассу позже 5-го, компанию не оштрафуют. В конце дня 7 октября кассир депонирует остаток невыданной зарплаты.
В больших компаниях работников так много, что все не успевают получить зарплату в один день. Даже если продолжительность выплат максимальная - пять рабочих дней, - в кассе постоянно очередь и кто-то рискует остаться без денег.
Это опасно. Работники будут недовольны, что не смогли вовремя получить зарплату. Проверяющие из Роструда могут потребовать, чтобы компания выплатила проценты тем, кто получил деньги с опозданием.
Как безопасно. В правилах внутреннего трудового распорядка распределите поток работников на несколько дней равномерно. Для каждой группы сотрудников установите отдельный зарплатный день, чтобы не было очереди в кассу.
Зарплатная дата может выпасть на выходной день или праздник. На этот случай некоторые работодатели в кадровых документах делают оговорку о том, что зарплату выдают в ближайший следующий рабочий день.
Это опасно. Инспекторы по труду обвинят компанию в нарушении. Ведь такой подход противоречит закону (ст. 136 ТК РФ).
Как безопасно. Выдавайте зарплату накануне нерабочих дней, если срок выпадает на них. Отдельную оговорку об этом в документах делать не обязательно - правило работает автоматически. Ведь оно есть в Трудовом кодексе. Но и лишним такое условие не будет.
Некоторые компании используют в трудовом договоре слово «аванс». По Трудовому кодексу работникам положена именно зарплата, которую выдают каждые полмесяца.
Если условия в трудовом договоре нарушают новые правила для зарплаты и аванса, внесите изменения. Для этого заключите дополнительные соглашения. Это защитит не только от штрафа, но и от необходимости платить проценты за позднюю зарплату.
Уведомлять работников за два месяца не обязательно. Но предупредить заранее можно в добровольном порядке.
Не забудьте прописать, с какой даты будут действовать новые сроки. Главное, чтобы дата была не позже, чем начинает действовать закон.
Письменное согласие работника обязательно, если меняется технология или организация труда в самой компании. Если изменения связаны с новыми законами, то согласие получать не нужно
1. С какой периодичностью и в какие сроки необходимо выплачивать заработную плату сотрудникам.
2. Как определить размер аванса, положенного работникам.
3. В каком порядке исчисляются и уплачиваются страховые взносы и НДФЛ с заработной платы и аванса.
«Главное в расчетах с сотрудниками по заработной плате – правильно рассчитать причитающиеся им суммы». Такое утверждение является верным только наполовину: важно не только правильно рассчитать зарплату работников, но и правильно ее выплатить. При этом камнем преткновения для многих является выплата аванса сотрудникам. Нужно ли дробить зарплату на аванс и окончательный расчет, если ее сумма и так невелика? Положен ли аванс внешним совместителям? Как рассчитать сумму аванса? В этих и других вопросах, касающихся выплаты заработной платы сотрудникам, разберемся в этой статье.
Трудовой кодекс РФ устанавливает обязанность работодателя выплачивать заработную плату сотрудникам не реже, чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Следует оговориться, что Трудовой кодекс вообще не содержит такого понятия, как «аванс»: согласно его формулировкам это заработная плата за первую половину месяца. А широко используемое понятие «аванс» пришло из документа советских времен, Постановления Совмина СССР от 23.05.1957 № 566 «О порядке выплаты заработной платы рабочим за первую половину месяца», которое действует до сих пор в части, не противоречащей ТК РФ. Поэтому для облегчения восприятия в этой статье под авансом понимается заработная плата за первую половину месяца.
Итак, для заработной платы установлена периодичность выплаты не реже, чем каждые полмесяца. При этом для других выплат работникам установлены свои сроки:
А вот оплата больничных листов как раз привязана к выплате заработной платы: пособия должны выплачиваться в ближайший после назначения пособия день, установленный для выплаты заработной платы. Если таким ближайшим днем является день выплаты аванса, то пособия должны быть выплачены вместе с ним.
! Обратите внимание: требование Трудового кодекса о выплате заработной платы как минимум два раза в месяц не содержит каких-либо исключений и является обязательным для исполнения всеми работодателями по отношению ко всем работникам (Письмо Роструда от 30.11.2009 № 3528-6-1). То есть аванс в обязательном порядке должен выплачиваться , в том числе:
Ели работодатель все-таки пренебрег требованиями ТК РФ о выплате заработной платы работникам не реже, чем каждые полмесяца, то в случае проверки трудовой инспекции ему грозит ответственность в виде штрафа (ст. 5.27 КоАП РФ):
В настоящее время трудовое законодательство не содержит конкретных сроков выплаты заработной платы, то есть работодатель вправе установить их самостоятельно, закрепив в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре, трудовых договорах с работниками (ст. 136 ТК РФ). При этом необходимо учитывать следующее:
! Обратите внимание: Работодатель несет (в том числе аванса и других выплат в пользу работников): материальную, административную, а в некоторых случаях даже уголовную.
Трудовой кодекс не содержит требований относительно того, в каких пропорциях (суммах) должны выплачиваться части заработной платы. Однако Постановление № 566, которое уже упоминалось выше, предусматривает, что размер аванса должен быть не ниже тарифной ставки рабочего за отработанное время. Несмотря на то, что в указанном постановлении речь идет о заработной плате рабочих, в отношении других работником можно использовать аналогичный подход.
Размер аванса, подлежащего выплате работнику, может рассчитываться одним из следующих способов:
Использование второго варианта, выплата аванса в фиксированной сумме, имеет один существенный недостаток – вероятность того, что работник не отработает полученный аванс. Например, в случаях, когда работник большую часть месяца находился на больничном, в отпуске без сохранения заработной платы и т. д. и при этом ему был выплачен аванс, по итогам месяца начисленной заработной платы может не хватить на покрытие выданного аванса. В таком случае у работника возникает , удержание которой для работодателя связано с определенными сложностями.
Использование первого варианта, выплата аванса пропорционально фактически отработанному времени, более предпочтительно, хотя и более трудоемко для бухгалтера. В этом случае расчет сумма аванса рассчитывается исходя из оклада работника и фактически отработанных им дней за первую половину месяца (на основании табеля учета рабочего времени), поэтому вероятность «передать» аванс практически исключается. Специалисты Роструда в Письме от 08.09.2006 № 1557-6 также рекомендовали при определении размера аванса учитывать фактически отработанное работником время (фактически выполненную работу).
! Обратите внимание: Трудовой кодекс обязывает работодателя при каждой выплате заработной платы (в том числе аванса) извещать работника в письменной форме (ст. 136 ТК РФ):
Указанные сведения содержатся в расчетном листке, форма которого утверждается самим работодателем с учетом мнения представительного органа работников.
Заработная плата выплачивается работникам либо наличными денежными средствами из кассы работодателя, либо в безналичном порядке. Кроме того, трудовое законодательство не запрещает часть заработной платы (не более 20%) выдавать в натуральной форме, например, готовой продукцией (ч. 2 ст. 131 ТК РФ). При этом конкретный способ выплаты заработной платы должен быть указан в трудовом договоре с работником. Остановимся более подробно на денежных формах выплаты заработной платы.
Выплата заработной платы работникам из кассы оформляется следующими документами:
Если количество работников невелико, то выплату заработной платы каждому работнику можно оформлять отдельным расходным кассовым ордером. Однако при большом штате удобнее составлять расчетную (расчетно-платежную) ведомость на всех сотрудников и делать один расходный ордер на всю выплаченную по ведомости сумму.
Условия выплаты заработной платы в безналичной форме должны быть прописаны в коллективном договоре или трудовом договоре с сотрудником. Для удобства перечисления заработной платы многие работодатели заключают с банками соответствующие договоры на выпуск и обслуживание зарплатных карт для сотрудников. Это позволяет всю сумму заработной платы перечислять одним платежным поручением с приложением реестра, в котором конкретизируются суммы для зачисления на карточный счет каждого сотрудника.
! Обратите внимание: перечислять заработную плату в безналичной форме возможно только с согласия работника и только по тем реквизитам, которые указаны в его заявлении. Кроме того, работодатель не может «привязать» своих сотрудников к конкретному банку: трудовое законодательство дает право работнику в любой момент изменить банк, в который ему должна быть переведена заработная плата. В этом случае работнику достаточно письменно известить работодателя об изменении платежных реквизитов для выплаты заработной платы не позднее чем за пять рабочих дней до дня выплаты заработной платы (ст. 136 ТК РФ).
Мы выяснили, что заработная плата работникам должна выплачиваться как минимум дважды в месяц. В связи с этим у многих возникает вопрос: нужно ли начислять страховые взносы и НДФЛ с аванса? Давайте разберемся. По законодательству страховые взносы необходимо начислять по итогам месяца, за который начислена заработная плата (п. 3 ст. 15 Федерального закона № 212-ФЗ). Что касается НДФЛ, в соответствии с Налоговым кодексом, датой получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который начислен доход за выполненные трудовые обязанности (п. 2 ст. 223 НК РФ). Таким образом, ни страховые взносы, ни НДФЛ начислять с аванса не нужно.
Сроки уплаты страховых взносов с заработной платы для всех работодателей являются едиными и не зависят от даты выплаты заработной платы. В настоящее время взносы во внебюджетные фонды должны уплачиваться до 15-го числа месяца, следующего за месяцем начисления зарплаты (п. 5 ст. 15 Закона № 212-ФЗ). Исключение составляют страховые взносы в ФСС РФ от несчастных случает и профзаболеваний – они должны уплачиваться в день, установленный для получения в банке средств на выплату зарплаты за истекший месяц (п. 4 ст. 22 Закона № 125-ФЗ).
В отличие от страховых взносов, срок уплаты НДФЛ зависит от даты и способа выплаты заработной платы:
В бухгалтерском учете начисление заработной платы, а также НДФЛ и страховых взносов отражается последним днем отработанного месяца. При этом составляются следующие проводки:
|
Дата |
Дебет счета | Кредит счета | |
| Дата, установленная для выплаты заработной платы за первую половину месяца | 70 | 50(51) | Выплачена заработная плата за первую половину месяца из кассы (перечислена на карты сотрудников) |
| Последний день месяца | 20(23, 26, 44) | 70 | Начислена заработная плата |
| Последний день месяца | 70 | 68 | Удержан НДФЛ с заработной платы |
| Последний день месяца | 20(23, 26, 44) | 69 | Начислены страховые взносы с заработной платы |
| Дата, установленная для выплаты заработной платы за вторую половину месяца (окончательный расчет) | 70 | 50(51) | Выплачена заработная плата из кассы (перечислена на карты сотрудников) |
| Последний день срока, установленного для выплаты заработной платы по ведомости из кассы | 70 | 76 | Депонирована сумма неполученной зарплаты |
| Следующий день после окончания срока, установленного для выплаты заработной платы по ведомости из кассы | 51 | 50 | Сумма депонированной зарплаты зачислена на расчетный счет |
| 50 | 51 | Получены деньги с расчетного счета на выдачу депонированной зарплаты | |
| При обращении работника за неполученной в срок заработной платой | 76 | 50 | Выдана депонированная заработная плата |
Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!
Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!
Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе
♦ Рубрика: , .ТК РФ).
Из этой нормы с очевидностью следует, что работодатель может добровольно принять на себя обязательство по выплате заработной платы чаще чем каждые полмесяца (см. также письмо Минтруда России от 28.11.2016 N 14-1/В-1180).
Конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором (часть шестая ст. 136 ТК РФ). Сроки выплаты заработной платы в неденежной форме определяются коллективным договором или трудовым договором (часть четвертая ст. 136 ТК РФ).
В указанных документах может быть установлено различие в днях выплаты заработной платы для различных структурных подразделений, поскольку в ТК РФ запрещающих норм не содержится (письмо Роструда от 20.06.2014 N ПГ/6310-6-1).
Специальные сроки установлены в отношении следующих выплат.
1) Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала (часть девятая ст. 136 ТК РФ).
Закон не требует одновременно с выплатой отпускных оплачивать периоды времени, фактически отработанные ко дню отпуска. Их оплата производится в общеустановленные сроки.
2) Расчет при увольнении производится в день увольнения работника, а если работник в день увольнения не работал, - не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете (ст. 140 ТК РФ).
