Уведомление об отпуске – документ, в котором отражено время начала и конца положенного по закону отдыха. Образец может быть стандартным или составленным самостоятельно, при этом к нему не предъявляется жестких требований. Главное – отразить основную информацию. Ст. 123 ТК РФ регулирует сроки вручения уведомления, а в случае их нарушения работник вправе потребовать перенести сроки.
Из статьи вы узнаете:
Образец уведомления о начале отпуска не регулируется законом, так как не установлена унифицированная форма. Именно поэтому некоторые организации устно извещают сотрудника или вовсе забывают это сделать, что приводит к нежелательным последствиям. Согласно письму Роструда «О сроке оплаты отпуска…» от 30.07.2014 № 1693-5-1, работодатель вправе самостоятельно выбирать способ информирования.
Беря во внимание статью 123 ТК РФ, работника нужно оповестить следующим образом:
Если работника оповещают устно, это не значит, что вносить запись в специальный журнал и расписываться в нем не нужно. Журнал следует дополнить графой, где будут ставить свою роспись работники организации.
Скачать или посмотреть журнал, в котором содержится образец уведомления на отпуск, можно .
Отметка об уведомлении может содержаться и в изданном работодателем приказе. Нужно учитывать, что датой извещения считается тот день, когда сотрудник поставил свою роспись, а не фактическое время издания документа.
Скачать образец приказа можно .
В некоторых организациях отправляют уведомление об отпуске за 2 недели, образец которого представлен в виде распечатанного документа. Он должен быть выполнен в двух экземплярах, на каждом из которых следует расписаться работнику. Один хранится в организации, а другой выдается на руки.
Скачайте документы по теме:
Уведомление о предоставлении отпуска работнику, образец которого представлен в письменном виде – оптимальный способ известить сотрудника. Работодатель сможет соблюсти требования законодательства, а при необходимости предоставить подтверждение своевременного оповещения. Нужно не забывать о том, что работник обязан поставить свою роспись. Без нее документ считается недействительным, так как факт ознакомления с ним невозможно доказать.
Образец уведомления об отпуске может включать:
Если вам необходимо составить уведомление о времени начала отпуска, образец можно скачать .
При необходимости документ может быть дополнен другой информацией на усмотрение руководителя или специалиста кадровой службы. В каком бы формате не было составлено уведомление, оно считается правильно подготовленным или оформленным при наличии подписи сотрудника и дат начала и окончания положенного отдыха. Помимо этого на нем должна стоять роспись руководителя организации.
Нередко сотрудники организации отказываются от отдыха в пользу компенсации, при этом продолжают трудиться по установленному графику . В этом случае нужно составить акт, в котором отражен факт своевременного уведомления о предоставлении отпуска, а также отказе от него. Следует отметить, что не все категории работников могут трудиться без положенного по закону отдыха.
Если уведомление о начале ежегодного оплачиваемого отпуска образец было вручено, но сотрудник изъявил желание получить компенсацию, он должен предъявить соответствующее заявление. Работодатель должен с ним ознакомиться, а при согласии – подписать.
Уведомление работника о начале отпуска нужно тогда, когда предусмотрен установленный график . Несоблюдение правил информирования сотрудников, если опираться на статью 5.27 КоАП РФ, является административным правонарушением, поэтому работодатель может быть привлечен к ответственности.
Если со стороны сотрудников следует встречное заявление о переносе дат отдыха, руководство предприятия может, но не обязано пойти на встречу. В этом случае перезаполнять образец уведомления о начале отпуска не нужно, так как образец заявления о переносе, в котором ставится роспись руководителя и сотрудника, является доказательством информированности.
Правильно организованный процесс информирования сотрудников позволяет избежать нарушения действующих законов, соответственно, не придется уклоняться от ответственности. Все уведомления о начале отпуска должны храниться в отделе кадров. Их могут потребовать инспекторы по труду при выполнении плановых или внеплановых проверок.
Свободная форма уведомления об отпуске по графику работнику не означает того, что ее можно не заполнять:
Избежать всех возможных проблем легко, если вручать уведомление на отпуск своевременно, при этом образец должен быть подписан. В этом случае будут соблюдаться права работников, выполняться обязанности работодателя. Ведением журнала должен заниматься кадровый специалист или руководитель организации.
Несвоевременное уведомление работника о начале отпуска, образец которого можно заполнить в считанные минуты, - не единственное правонарушение со стороны работодателя. Трудовая инспекция обращает внимание и на другие отступления от закона.
В последние годы увеличилось число следующих нарушений, касающихся отпуска:
В случае любых правонарушений может быть инициировано судебное разбирательство, наложение штрафов на работодателя. Все процедуры, связанные с отпусками, компенсацией, уведомлением, следует неукоснительно соблюдать, в противном случае могут потребовать приостановление деятельности организации до устранения всех нарушений.
К сожалению, в жизни не всегда законодательные требования можно легко исполнить. В госучреждениях обязанности, связанные с документальным оформлением отпусков, исполняются тщательнее. В маленьких фирмах дело обстоит сложнее, часто вести кадровую бумажную работу там просто некому. Кстати, и компании с большим штатом персонала делают ошибки в таких документах. Отчасти это связанно с тем, что многим людям сложно запланировать свою жизнь на год вперед.
Хотя вопрос о том, утверждать график отпусков или нет, не стоит, это обязательная бумага, и мнение государственной инспекции труда в данном вопросе однозначно - да! Проблемы обычно возникают чуть позже - когда приближается время запланированных отпусков.
Поводом к искусу являются уведомления о времени начала отдыха. Согласитесь, вначале кажется лишним напоминать о долгожданном отпуске, да и кому захочется готовить лишний документ. Законодатели же имеют другое мнение по этому поводу.
Извлечение
из Трудового кодекса РФ
Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
Обратите внимание! Работника необходимо уведомить о времени начала отпуска в письменной форме и под роспись.
Государственная инспекция труда бдительно следит за реализацией данной нормы. При плановой или внеплановой проверке обязательно будут затребованы документы, подтверждающие факт ознакомления работника о времени начала отпуска. И будьте предельно внимательны, ведь данная норма относится ко всем видам отпусков, а не только к ежегодному оплачиваемому.
Справка. Узнать, попала ли ваша компания в план проведения проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2012 г., можно на официальном сайте государственной инспекции труда вашего региона. Для Москвы - http://git77.rostrud.ru/plan.shtml.
Многие предприятия создают свой бланк уведомления, ведь законодатели не разработали определенную форму. В документе желательно указать время начала и окончания отпуска, его вид, количество дней, которые сотрудник будет отдыхать. Уведомление лучше всего составить в двух экземплярах: один останется в кадровой службе, второй заберет себе работник.
Однако при этом есть один нюанс, который можно трактовать в пользу кадровиков: законодатели не настаивают, чтобы уведомление составлялось на отдельном листе бумаги, то есть оформлялось как самостоятельный документ, что заметно упрощает документооборот.
Так, чтобы не обременять себя дополнительной работой, кадровики могут использовать приказ об отпуске (унифицированная форма № Т-6 или Т-6а), только издать его, в соответствии со ст. 123 ТК РФ, за две недели до начала отпуска. Поскольку в приказе предусмотрены реквизиты для подписи сотрудника, то фактически все требования закона исполнены, работник оповещен в письменной форме.
Однако стоит иметь в виду, что проверяющие государственной налоговой инспекции не всегда могут согласиться с этими доводами, как минимум не с первого раза.
Напомним, что работодатель обязан оплатить отпуск не позднее чем за три календарных дня до его начала . Если последний день выплаты выпадает на выходной, то необходимо произвести оплату отпускных накануне. Федеральная служба по труду и занятости четко придерживается данной законодательной нормы.
На практике предприятия чаще всего не следуют графику отпусков. Этот документ утверждается в установленные сроки, распечатывается и вручается работникам под роспись. А потом каждому отдельно объясняют, что это формальность, и они имеют возможность воспользоваться своим отпуском в другое время.
Кадровая служба не готовит приказы на отпуск, а ждет, когда работник принесет заявление на отпуск.
Извлечение
из Трудового кодекса РФ
Статья 124. Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска
Если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.
Таким образом, компания не производит своевременную оплату. Приказы кадровой службой не издаются, а следовательно, не передаются в бухгалтерию для расчета и оплаты. Это напрямую приводит к необходимости переноса отпуска. И он предоставляется по заявлению работника.
Чаще всего работодатели нарушают ч. 9 ст. 136 ТК РФ, задерживая выплаты уходящим в отпуск работникам, лишь из-за несогласованности действий подразделений и департаментов. Но уважительной причиной нарушения это считаться не будет.
Казалось бы, в этом случае в организации все в порядке. Однако есть несколько «но» при использовании данной схемы.
Если компания своевременно не производит выплату отпускных, то работодатель должен выплатить работнику компенсацию в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка РФ от невыплаченных в срок сумм, за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. При этом обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя . Так что при проверке Роструд может начислить довольно большую сумму компенсации, подлежащей выплате работникам.
Но это далеко не все подводные камни данной ситуации. Статья 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ) предусматривает наложение административного штрафа :
И сотрудники государственной инспекции труда часто ей пользуются. Избежать административного наказания не удастся, хотя штраф в данном случае все же более предпочтителен, нежели приостановление деятельности. Но если выявится повторное нарушение, то будет применена иная норма - дисквалификация руководителя .
Чтобы избежать санкций, необходимо своевременно информировать работников о начале их отпуска (не менее чем за две недели до начала), а также нормативно закрепить в положениях компании необходимость написания заявления о переносе отпуска в течение одного-двух дней с момента уведомления.
Тогда работодатель не понесет никакой ответственности, а работники смогут работать в комфортных условиях, планируя свой отпуск в удобное для них время, даже если их планы изменятся после утверждения графика отпусков.
Помните, что объяснение вроде «все так делают» не сможет оградить вашу организацию от проблем, поскольку в ответ всегда можно услышать от проверяющих: «Да, но вам не повезло».
Инструкция
Составьте список коллег, которых вы желаете включить в рассылку. Проверьте, все ли адресаты имеют отношение к настоящему вопросу. И наоборот, вы можете пропустить человека, которого должны проинформировать своим письмо м о чем-либо. Изучите круг заинтересованных лиц. Решите, кого из сослуживцев вы поставите в поле «Адресат», а кого в поле «Копия». Обычно непосредственных исполнителей пишут в графу «Адресат», а тех, кто контролирует процесс либо участвует в нем косвенным образом, а также просто является заинтересованным сотрудником, в поле «Копия».
Подумайте, каким образом упорядочить имена получателей. Вам будет намного проще, если в вашей компании есть конкретные сложившиеся правила на этот счет. В противном случае, определить их очередность можно разными способами. Например, разместите их фамилии в алфавитном порядке. Можно использовать принцип старшинства. Лучше найдите какое-нибудь письмо , адресованное нескольким получателям и посмотрите, как это делает он. Скорее всего, это и является негласным стандартом вашей компании.
Укажите тему послания. Она должна кратко отражать его содержание. После этого переходите к телу письма. Соблюдайте правила деловой переписки. Вежливо поздоровайтесь с коллективом сразу и переходите к теме.
Пишите только по делу. Не упускайте важных подробностей, но и не разводите «воду». Цените время своих коллег. Если для того, чтобы лучше вникнуть в суть вашего сообщения, необходимо быть в курсе другой переписки, разместите цитаты внизу письма. Не забудьте попрощаться и пожелать всем продуктивного рабочего дня.
Источники:
Ежедневно в интернете публикуются различные цитаты, некоторые из которых становятся очень популярными и уходят в народ. Если вас заинтересовала та или иная цитата, вы вполне можете выяснить и личность ее автора.
Инструкция
Воспользуйтесь доступными средствами на ресурсе, на котором была опубликована приглянувшаяся вам цитата. Посмотрите, кто выложил ее на сайт. Это может быть один из зарегистрированных здесь пользователей или кто-то из администрации. Попробуйте обратиться к данному пользователю через службу внутренних сообщений ресурса и поинтересуйтесь, кто является автором цитаты, и из какого источника она была взята. Способы с администрацией сайта обычно указаны на его главной странице.
Введите полную цитату или ее большую часть в один из - и посмотрите на . Обычно тот ресурс, на котором цитата была опубликована раньше других, находится на одном из первых мест в выдаче результатов поиска. Изучите все ссылки, представленные на первой странице поиска, и посмотрите, на каком из сайтов указано имя автора.
Вы можете указать дополнительные параметры поиска, чтобы получить более точные результаты. Например, если вам известно примерное время, когда цитата в , установите при поиске соответствующие временные рамки. Теперь напротив каждой ссылки вы будете видеть точную дату размещения материала , что упростит нахождение источника цитаты.
Проверьте цитату на уникальность в одном из приложений по поиску . В выдаче результатов при этом обычно также указывается тот сайт, где фраза появилась раньше остальных. Если же вы слышали цитату от конкретного , обязательно обратитесь к нему лично и попросите подсказать ее источник. Вполне возможно, что он взял ее из какого-либо художественного фильма либо литературного произведения.
Увольнение – не всегда приятный момент, но если расставание с любимой организацией происходит в позитивной атмосфере, а коллектив стал практически семьей, хорошее благодарственное письмо станет изящным завершающим штрихом плодотворного сотрудничества.
Инструкция
Традиция написания прощальных строк при увольнении дошла до нас сравнительно недавно и прижилась не везде, но, тем не менее, она является показателем хорошего тона. Прежде чем составлять письмо-благодарность, нужно определиться с адресатом: оно может быть обращено как к самой организации (тогда стиль будет более официальным), так и к коллективу в целом, либо к каждому из сотрудников по отдельности. Такое письмо – наполовину деловой документ, являющийся важным элементом трудового этикета.
Благодарственное письмо, обращенное ко всей организации или руководителю, составляется по тем же правилам, что и обычное деловое письмо. Такой документ имеет «шапку» в верхнем правом углу листа, содержащую данные адресата (человека или организации). Далее следует обращение, начинающееся с ФИО или названия компании. Здесь можно использовать эпитеты (глубокоуважаемый, уважаемый). Далее – сам текст письма и подпись в левом нижнем углу.
Текст официального благодарственного письма, как правило, составляется на основе общепринятых фраз-шаблонов (выражаю глубокую признательность, выражаю искреннюю благодарность) и позитивных эпитетов, характеризующих совместную деятельность (четкий, прекрасный, надежный, добросовестный и т.д.). В подписи, кроме ФИО, указывают должность. Хорошим тоном считается начало подписи со слов «с уважением».
Письмо, обращенное к коллегам, хотя и является требованием бизнес-этикета, не должно быть слишком официальным. Начать его следует с информирования сотрудников о том, что вы покидаете организацию. По возможности, желательно указать причину такого решения, если она не является резко негативной или деликатной. Далее рекомендуется упомянуть о позитивных моментах совместной работы, общих достижениях. Важно отметить неоценимую помощь коллег в ваших личных победах.
Слова благодарности коллективу очень важны, здесь следует избегать официального тона. Искреннее обращение к сотрудникам обычно завершается предложением не терять связь. Здесь же можно оставить свои контактные данные: телефон, электронную почту или ссылку на страницу социальной сети. Подпись также лучше сделать неформальной, заменив фразу «с уважением» на «с самыми теплыми пожеланиями», «всегда ваш» и т.п. Вполне возможно, что сохранение теплых человеческих отношений с коллегами положительно повлияет не только на уровень эмоционального комфорта, но также и на дальнейшую карьеру.
Обратите внимание
В благодарственном письме всегда воздерживайтесь от описания негативных моментов. Если есть желание «выговориться о наболевшем», лучше оставить идею написания прощального письма.
Стоит воздержаться от цветистых благодарностей и предложений сохранять контакт, если вы уходите в конкурирующую организацию.
Источники:
Жизнь некоторых людей напоминает бурный океан со множеством неожиданностей. У других все идет спокойно, размеренно. В любом случае, встречаются значимые события и достижения, которые хочется отметить отдельно. В таких ситуациях друзья, знакомые, коллеги, родственники выражают восхищение через поздравительные письма.
Инструкция
Укажите факты, достижения, заслуги адресата, которые хочется запомнить на годы. Человек будет рад, если в письме окажется больше конкретики, особенно если он не рассказывал о чем-то лично. Приятно сознавать, что знакомые интересуются успехами. Пока пишите все на черновике.
Вспомните, какие препятствия пришлось преодолеть человеку, чтобы достичь текущего положения. За все приходится платить: кто-то вкладывает время, усердие, деньги на обучение. Некоторым приходится проходить через особые трудности, связанные с недостатком опыта, слабым здоровьем или другими причинами. Напишите список подобных моментов.
Отметьте качества характера, которые помогли адресату на пути к успеху. Не пишите общими фразами, которые применимы к любому человеку. Внимательно посмотрите на список из второго шага и напишите рядом ценное качество и доказательство, почему так считаете. Может получиться что-то подобное: целеустремленность, которая проявлялась, когда отключали свет из-за аварий, но человек находил возможность закончить написание книги.
Выделите из результатов первых трех шагов наиболее значимые моменты. Этот шаг необходим, чтобы письмо не было похоже на изложение биографии человека. Надо отразить суть, но не упустить важных нюансов.
Добавьте слова восхищения и уверенности в будущих победах. Изложение фактов могло быть не слишком эмоциональным, но теперь выразите все, что переполняет душу. Такая концовка письма напоминает горячее рукопожатие в конце речи.
По созданным материалам скомпонуйте черновик письма, чтобы посмотреть, надо ли что-то добавить или убрать.
Отложите написание письма на следующий день, чтобы еще раз убедиться, что все написано верно. Досадно сознавать, что в готовом письме что-то упущено. Когда будете переписывать текст, убедитесь, что ручка или фломастер хорошо пишут и не подведут, когда все будет почти готово.
Видео по теме
Полезный совет
Не распечатывайте текст на компьютере: через несколько лет поздравительное письмо станет более ценным, если оно было написано рукой отправителя.
Благодарственное письмо сотруднику является одной из форм нематериального поощрения членов коллектива. Строгих требований к его тексту не существует. Однако есть несколько традиционно сложившихся правил подготовки и оформления.
Инструкция
Выберите подходящее время для вручения сотруднику благодарственного письма. Достойным поводом для публичного выражения благодарности может быть успешное выполнение особого поручения, высокие показатели работы по итогам определенного периода, юбилей или профессиональный праздник.
Если вам предстоит написать письмо с сотруднику за подготовку важного мероприятия или за заключение выгодного партнерского соглашения, поговорите с его непосредственным руководителем. Начальник структурного подразделения расскажет о вкладе поощряемого сотрудника в реализацию конкретного проекта, а также охарактеризует его с профессиональной точки зрения.
Составьте текст благодарственного письма на фирменном бланке организации. В правом верхнем углу расположите штамп, в левом верхнем – наименование структурного подразделения, должность, фамилию и инициалы сотрудника. Обращение оформите таким образом: «Уважаемый Иван Иванович!» или «Уважаемая Мария Сергеевна!». Не используйте другие варианты, например, «дорогая», «господин» и т.д.
Укажите повод, по которому написано данное благодарственное письмо. Обращаться к сотруднику можете как от лица руководителя, который подпишет документ, так и от лица компании в целом. В первом случае начало письма будет звучать так: «Поздравляю Вас с перевыполнением в апреле на 100%», во втором так: «ООО «Зенит» выражает Вам благодарность за перевыполнение в апреле плана продаж на 100%».
Перечислите в тексте письма личные заслуги сотрудника при выполнении конкретного задания. Отметьте, что высоко цените его трудолюбие и преданность компании и надеетесь на дальнейшие профессиональные успехи. Сотруднику будет приятно прочитать, например, такую фразу: «Вы творчески подошли к выполнению проекта и приложили огромные усилия, чтобы закончить его к намеченному . Вы умело координировали работу группы и достигли впечатляющих результатов. Я высоко ценю Вашу креативность и эрудицию».
Если благодарственное письмо составляется по поводу юбилея сотрудника или в связи с профессиональным , постарайтесь больше узнать о его трудовой деятельности. Уточните количество лет, отработанных сотрудником в данной организации, должности, которые он занимал. Найдите конкретные факты, подтверждающие деловые качества сотрудника и его профессиональные достижения. Поинтересуйтесь мнением коллег об этом человеке.
Напишите текст письма на основе обобщенных сведений. В первом предложении после обращения укажите причину, по которой объявляется благодарность. Например: «В связи с празднованием Дня
Отпускная пора, в большинстве организаций, приходящаяся на летнее время, является настоящей «катастрофой» для кадровых специалистов. Ведь им приходится составлять огромное количество бумаг , причем большая доля из них создается заблаговременно, еще до того, как сотрудник уйдет на заслуженный ежегодный отдых. В частности, речь идет об уведомлении по отпуску.
Со стороны нанимателя существует обязательство по уведомлению работника
о начале трудового отпуска, не зависимо от того, имеется ли определенная дата его начала или она отсутствует. Срок этого уведомления составляет не позже, чем 15 дней по календарю до предполагаемой даты начала отдыха
.
Способ, в котором происходит извещение, выбирается нанимателем в индивидуальном порядке, но специалисты считают, что лучше всего сделать это в письменном виде . Ведь если впоследствии возникнут разногласия между сторонами, работодатель сможет доказать исполнение данного обязательства.
Если в рамках графика имеется конкретная дата по началу отпуска , то требование от работника заявления о предоставлении уведомления – необязательный аспект. Ведь в такой ситуации в заявлении, по сути, будет дублироваться ситуация, которая уже обсуждалась.
Если же в графике имеет место быть исключительно месяц предоставления отпуска, а дата начала неизвестна , необходима своевременная подача работником заявления, в котором указывается дата начала. Целесообразно, чтобы этот специалист составил письменное заявление при предоставлении отпуска в другое время.
Есть несколько вариантов , посредством которых наниматель может уведомить своего рядового сотрудника о том, что отпуск начинается:
В рамках законодательства не имеется единой утвержденной формы
, в которой составляется данный документ. Поэтому каждая организация вправе заняться самостоятельной разработкой типового шаблона.
Чтобы придать бумаге юридическую значимость, в ее форму следует включить несколько основополагающих материалов :
Оформление данного отдыха осуществляется на основании соответствующего приказа , который также называется распоряжением, решением или запиской. Их подписание осуществляется от имени нанимателя, но занимается этим должностное лицо.
Чтобы создать качественный приказ, необходимо заблаговременно подготовить его основание . В качестве этого пункта выступает соответствующий график отпусков, уведомление или заявление. Очередность, в которой сотрудникам предоставляются трудовые отпуска, устанавливается согласно общему графику, утвержденному со стороны нанимателя по согласованию с профсоюзом, если таковой имеется.
Сам по себе график выступает в качестве локального нормативного акта , который считается обязательным для всех сторон. Его составление осуществляется на год не позже 5 января или прочего срока, который устанавливается на базе коллективного договора.
В рамках каждого предприятия ведется учетный журнал , который содержит все регистрации уведомлений, выданных сотрудникам фирмы:
В соответствующие строки полностью заносятся все материалы из оформленного документа о начале отпуска. Если постоянно вносить в журнал какие-то данные, это гарантирует оперативный поиск необходимого набора сведений . Титульная страница этого документа содержит следующие материалы :
Что касается следующего листа, то в нем содержатся материалы об ответственных лицах, которые занимаются ведением журнала. Не существует единой формы регистрации уведомлений. О том, нужно ли включать в книгу какие-то дополнительные сведения или без них можно обойтись, решает непосредственно организация. Традиционно в таблицу журнала включаются следующие данные :
Листы журнала, которые печатаются, в обязательном порядке подлежат нумерации и прошивке. Скрепленный документ заверяется подписью и печатью руководящего звена.
Уведомление такого плана – элемент нормативных актов предприятия , которые применяются в повседневном обороте документации. Специалисты отдела по кадрам могут составить такой образец самостоятельно.
Шаблонная модель документа предполагает возможность сохранения постоянных данных и внесения переменных значений. Если на предприятии будет разработана и сохранена персональная форма документа, она обеспечит значительное сокращение времени.
В качестве ключевого условия персонального ознакомления каждого сотрудника с этим документом выступает его предоставление в письменном виде .
Есть несколько вариантов ознакомления сотрудников с предстоящим отпускным периодом:
Регламент по сроку хранения уведомлений имеется в перечне типовой документации управленческого характера. Приказы, связанные с предоставлением оплачиваемого отдыха или его началом, хранятся на протяжении 5 лет в архивах. Если предприятие прекратило работу до истечения 5-ти летнего периода, документация поступает в территориальный архив.
Если отпуск оформляется для данной категории сотрудников, он имеет несколько особенностей и нюансов.
Если знать эти нормы оформления и грамотно использовать их на практике, сотрудничество по данному вопросу будет упрощено – как для рядовых сотрудников, так и для управленческого аппарата.
Таким образом, уведомление об отпуске – обязательный документ, форма которого составляется индивидуально для каждого предприятия. Грамотный подход к его оформлению позволит избежать многочисленных трудностей и добиться взаимного понимания между сторонами.
Какой срок хранения уведомлений о начале отпуска. Можно ли в уведомлениях не указывать должность работника. И можно ли не указывать количество календарных дней (при этом указать дату начала и дату окончания отпуска).
Трудовым законодательством не предусмотрена форма уведомления работников о начале отпуска. При этом работодатель должен соблюдать следующие правила: уведомить работника о предстоящем отпуске не позднее, чем за две недели до его начала; получить подпись работника, подтверждающую факт уведомления о начале отпуска. Для выполнения обязанности о своевременном оповещении работников о предстоящем отпуске работодатель может разработать специальную форму уведомления. Указывать количество календарных дней не обязательно, даты начала и окончания отпуска будет достаточно.
Образец уведомления о начале отпуска
В соответствии с ПРИКАЗОМ МИНКУЛЬТУРЫ РОССИИ ОТ 25.08.2010 № 558 срок хранения приказов на отпуск 5 лет, полагаем, что и уведомления нужно хранить столько же.
Примечание:
Изменения в сроки хранения документов по личному составу, которые внесла статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, должны были по задумке авторов законопроекта коснуться только документов, срок хранения которых ранее составлял 75 лет. При этом законодатели допустили недоработку, поскольку формально добились увеличения сроков хранения для всех групп документов по личному составу. А именно для тех, по которым предусмотрен срок хранения пять лет согласно пунктам 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. В настоящее время готовится законопроект, который внесет изменения в Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и устранит возникшую недоработку. Как разъясняют специалисты Роструда, до принятия этих изменений следует применять сложившуюся систему определения сроков хранения документов согласно перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, во избежание каких-либо недоразумений и штрафов и не выделять к уничтожению документы по личному составу.
Таким образом, до внесения новых изменений в ФЗ «Об архивном деле» в части уточнения сроков хранения документов по личному составу, не рекомендуется уничтожать документы по личному составу по истечении 5 лет хранения.
Подробности в материалах Системы Кадры:
1.Ответ: Нужно ли сотрудника уведомить о предстоящем по графику отпуске
Н.З. Ковязина
О дате начала отпуска сотрудника нужно известить под подпись не позднее чем за две недели до его начала (). Формы и способы такого извещения организация определяет самостоятельно. Это могут быть отдельные извещения или уведомления сотрудников, ознакомительные листы и ведомости, проекты приказов (распоряжений) и т. п.
Например, можно оформить уведомление о предстоящем отпуске в . Другой вариант: составить приказ об отпуске по или и ознакомить с ним сотрудников заранее: за две недели до начала отпуска.
Также можно унифицированную графика отпусков или дополнить двумя дополнительными графами. В одной из которых сотрудники будут расписываться в том, что им известна дата начала отпуска, а в другой - указывать дату уведомления о начале отпуска.
Требования законодательства о предварительном уведомлении сотрудника о дате начала отпуска во всех указанных выше случаях будут соблюдены.
