Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению.
На фоне отсутствия четких инструкций все чаще из уст секретарей звучат просьбы помочь направить входящий документопоток в нужное русло и разобраться с «запутанными» ситуациями, связанными с поступившими документами.
Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя. Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы.
Разрабатывая маршрут прохождения документа, полученного от сторонней организации, следует руководствоваться главным принципом делопроизводства – целесообразностью, т.е. из разнообразия вариантов следует подобрать наиболее подходящие для конкретных условий методы учета переписки, используемые для этих целей технические средства, а также учесть нюансы, свойственные документам конкретной компании. Результатом должен стать четко и детально прописанный процесс работы с документами.
Сортировка
Документы в офис попадают разными путями: их может принести почтальон или курьер, оставить клиент. Не менее популярны для передачи документов факс и электронная почта. Кроме того, в последнее время появился новый способ обращения к руководству и специалистам компании – через форму обратной связи, предлагаемую на официальных сайтах .
Вне зависимости от способа поступления документов, необходимо проверить правильность адресования (доставки), целостность упаковки (если есть) и полноту вложений. Ошибочно доставленные документы возвращаются в почтовое отделение или направляются отправителю с приложением акта.
Конверты с пометкой «Лично», не вскрывая, передают адресату.
Конверты (упаковка) прилагаются к письму в случаях, если обратный адрес указан только на конверте. Кроме того, целесообразно оставлять конверты, содержащие судебные документы.
Во всех остальных случаях конверты после изъятия из них вложений можно выбросить.
Допустимо ли вскрывать конверты входящих писем, если в адресе помимо наименования организации указана фамилия сотрудника? Дело в том, что большая часть писем, адресованных, например, лично генеральному директору, не имеет первостепенной важности и фактически может и должна быть передана не первому лицу компании, а нижестоящим структурным подразделениям.
Письма с пометкой «Лично» принято передавать адресату не вскрывая. Данное правило смело можно распространить на письма, адресованные конкретному сотруднику. Однако письма, поступившие на имя руководителя предприятия, не являются частной перепиской. В данном случае фамилия руководителя на документе – лишь элемент делового этикета. Такие письма не только вскрывают и регистрируют, но и, оценив содержание, передают на рассмотрение тому уполномоченному лицу, в чье ведение входит решение перечисленных в документе вопросов.
Поступившие извне документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые.
Допускается передавать напрямую документы, адресованные конкретному сотруднику. Не подлежат регистрации приглашения, поздравления, а также письма рекламного характера. Они передаются адресатам или в профильные подразделения. Зачастую рекламодатели всячески стараются придать «важность» своим коммерческим предложениям: они проставляют исходящий номер, оттиски печати и направляют их заказным письмом. Существуют письма, содержащие спам, но упакованные в конверты с отметками «ВАЖНО!» и «Правительственное».
Наличие почтового уведомления, исходящего номера или иных отметок на коммерческом предложении не должно влиять на его значимость в глазах секретаря. Такие письма передаются в профильные подразделения без регистрации.
Особую часть поступивших документов составляют бухгалтерские счета, акты выполненных работ и т.п. Бухгалтерский документооборот отличается от общего и регламентируется не инструкцией по делопроизводству, а учетной политикой компании, в которой нет ни слова о роли секретаря (или службы ДОУ) в бухгалтерском учете. Другими словами, поступившая бухгалтерская документация должна быть передана в бухгалтерию без регистрации . Учет и сохранность таких документов должен организовать главный бухгалтер силами своих подчиненных.
Однако многие секретари сталкиваются с ситуациями, когда утрата таких документов вменяется именно сотруднику, ответственному за обработку поступившей корреспонденции. В результате они тратят неоправданно много времени на регистрацию бесчисленных счетов, накладных и счетов-фактур, что не только не застраховывает от их потери, но и никак не восполняет утрату.
В любом случае (с регистрацией или без таковой) утраченный бухгалтерский акт или счет-фактура восстановимы: достаточно связаться с контрагентом и попросить продублировать потерянный документ, что продуктивнее, чем тратить время на поиск виновных или взваливать на секретаря неоправданную нагрузку по регистрации документов.
Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу?
Вопрос, к какой категории – регистрируемых или нерегистрируемых – отнести документы, полученные по факсу или электронной почте, вызывает много споров. Многие корифеи делопроизводства придерживаются мнения, что такие документы не имеют юридической силы, а посему не подлежат не только регистрации, но и рассмотрению. Это мнение подтверждают требования безопасности при предоставлении третьим лицам персональных данных, банковской тайны и т.п.: такие сведения недопустимо передавать без идентификации запросившего их лица, что невозможно сделать по факсу.
С другой стороны, подобные взгляды идут вразрез с современными технологиями, призванными ускорить решение многих вопросов. Во многих компаниях факс – основной канал обмена информацией: так, в туристическом бизнесе бронирование осуществляется преимущественно по факсу. Центральный банк России рассылает электронные версии своих указаний и запросов без досылки бумажного носителя. На правительственном уровне взят курс на повсеместный переход к электронному документообороту.
Игнорирование запросов клиентов, а тем более вышестоящей организации или контролирующего органа (прокуратуры, МВД, налоговой службы), поступивших по факсу, может повлечь негативные последствия.
Кроме того, секретари по опыту знают: каждый присланный факс сопровождается «подтверждающим» звонком, когда автор запроса уточняет получение факса, спрашивает фамилию принявшего. В будущем он неоднократно позвонит, чтоб узнать, на какой стадии находится рассмотрение вопроса. Вы готовы держать в памяти все поступающие факсы?
Так как же быть? Оцените содержание документа. Если перед вами не реклама, не присланный кому-то из сотрудников текст и автор запроса указал о себе полную информацию, то регистрируйте. Решение отвечать на запрос или оставить его без внимания не входит в компетенцию секретаря.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В Федеральном законе от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 27.07.2010; далее – Федеральный закон № 59-ФЗ) электронный документ стоит в одном ряду с классическим письмом: «обращение гражданина – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба» (п. 1 ст. 4).
В нашу организацию приходят письма от индивидуальных предпринимателей или организаций без исходящего номера документа. Это объясняется тем, что у них отсутствует документооборот. Могу ли я их принимать и регистрировать, и если нет, то чем это регламентируется? Ведь не принимать документы я не могу.
Отсутствие регистрационного номера или даты документа, несоответствие расположения реквизитов, а также рукописное изложение текста не дают оснований для отказа в регистрации.
Такие документы регистрируют в общем порядке. В случае отсутствия регистрационного номера документа в графе «Индекс входящего документа» проставляют отметку «б/н» – без номера.
Документы, подлежащие регистрации, могут иметь разную степень значимости. Сжатые сроки для ответа и суровые штрафы за несоблюдение этих сроков содержатся в Налоговом кодексе Российской Федерации (НК РФ) и ряде ведомственных инструкций. Поэтому на данном этапе следует вычленить из общей массы поступившей корреспонденции документы группы риска – они подлежат первоочередной регистрации. В зависимости от характера переписки документы могут также сортироваться по видам (например, в отдельную группу откладывают и регистрируют обособленно обращения граждан). Приведем пример:
Извлечение
из Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации
(утверждена приказом Генпрокуратуры РФ от 29.12.2011 № 450)
2.4.1.1. Поступающая корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания документа на алфавитной или ведомственной карточке.
В первую очередь регистрируются документы особого контроля, поручения руководства и обращения с личного приема. Корреспонденция, изъятая из ящика «Для обращений и заявлений», регистрируется в общем порядке.
Регистрация
На документах, подлежащих регистрации, проставляется отметка о поступлении. Отметка должна содержать наименование организации, дату (при необходимости – часы и минуты) поступления и учетный номер. В ряде организаций также указывают количество листов документа. Для удобства используют штампы или датеры.
Согласно приложению А к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» за данной отметкой закреплен правый нижний угол лицевой стороны документа.
Нумеруют входящие документы валовой нумерацией в пределах календарного года. В случае необходимости входящий номер может быть дополнен опознавательным индексом. Например, при регистрации обращений граждан принято дополнять входящий индекс первой буквой фамилии заявителя.
Регистрационный номер также можно дополнить информацией о способе поступления документа. Например, индекс Ф указывает на то, что документ поступил по факсу, а индекс Э или ЭП напомнит, что обращение пришло по электронной почте.
Если в организации принята децентрализованная система регистрации поступающей корреспонденции, входящий номер следует дополнить индексом подразделения, осуществлявшего регистрацию. Индекс подразделения целесообразнее брать из номенклатуры дел. Например:
вх. № 123-Ф – документ поступил по факсу;
вх. № 124-ЭП – документ поступил по электронной почте;
вх. № А-225 – обращение гражданина, чья фамилия начинается с буквы А;
вх. № 2-125 – документ зарегистрирован в подразделении, имеющем индекс 2 по номенклатуре дел.
Документы, поступившие в организацию, регистрируются один раз в день поступления. Исключение составляют обращения граждан, которые допускается регистрировать в течение 3 дней с момента поступления. В дальнейшем при передаче из подразделения в подразделение документ учитывается под своим первоначальным входящим номером. Никакие дополнительные регистрационные индексы внутренних структурных подразделений на нем не ставятся.
Регистрацию документов можно вести в журнале учета, на специальных регистрационных карточках или в электронном виде (используя Excel или СЭД).
Основная информация о поступившем документе, вносимая в регистрационную форму:
дата поступления документа;
индекс и дата, указанные на документе отправителем;
наименование корреспондента;
вид документа (приказ, инструкция, требование, запрос и т.п.);
В зависимости от специфики компании в учетную форму могут вноситься иные сведения. Например, кредитные организации при регистрации запросов налоговой службы указывают наименование компании, в отношении которой сделан запрос.
Заполняя поле «Индекс и дата, указанные на документе отправителем» в электронном формате, придерживайтесь принципа единообразия. Индекс целесообразно указывать без знака «№», а также без пробелов. В случае поступления повторного документа с уже имеющимся в базе индексом программа сообщит об этом, экономя ваше время на дублировании выполненной работы. Это особенно актуально, если документ уже был ранее получен по факсу.
Наличие под исходящим номером заполненной ссылки на № и дату говорит о том, что перед вами ответ на направленный организацией запрос. В данном случае регистратору следует внести информацию о поступившем ответе в журнал (базу) учета исходящих документов (Пример 1).
ПРИМЕР 1
Внесение в журнал учета исходящих документов информации о полученном ответе
Нужно ли регистрировать в журнале входящей корреспонденции вернувшиеся письма, т.е. письма, написанные нашим предприятием и зарегистрированные как исходящие для физических лиц, но не полученные по причине их невручения (истечения срока хранения на почте)? Если да, то какой документ регламентирует это?
Информацию о возврате недоставленного письма целесообразнее указывать в журнале учета исходящей корреспонденции (Пример 2). А вот регистрировать их в журнале поступившей корреспонденции не надо.
ПРИМЕР 2
Внесение в журнал учета исходящих документов информации о возврате отправленного документа
Передача на рассмотрение
Зарегистрированную документацию вновь сортируют – на этот раз по тематике. Полученные документы, в зависимости от затронутых в них вопросов и принятой в организации системы рассмотрения документов, раскладываются по папкам, которые передают на рассмотрение первому лицу компании, его заместителям или главному бухгалтеру. Если на предприятии внедрена СЭД, документ сканируют, прикрепляют к учетной карточке и в таком виде направляют уполномоченным лицам на рассмотрение.
Сотрудник, ответственный за учет полученной корреспонденции, должен быть осведомлен о разделении полномочий между руководителями предприятия.
Результатом рассмотрения является резолюция, которую руководитель (или уполномоченное лицо) накладывает на документ. В ней указывается, что, кому и в какие сроки поручает сделать руководитель в отношении указанных в документе вопросов.
Руководитель (уполномоченное лицо) может изложить поручение на документе (или в электронной карточке, если на предприятии принят электронный документооборот). Допускается оформление резолюции на отдельном листе (обычно формата А5) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (Пример 3). Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. Для типовых документов, требующих однотипных процедур исполнения, целесообразно заготовить шаблоны резолюций.
ПРИМЕР 3
Оформление резолюции на отдельном листе
ОАО «РОМАШКА»
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДИРЕКТОРА
ПО ЭКОНОМИЧЕСКОЙ БЕЗОПАСНОСТИ
Кому: А.А. Иванову, П.П. Петрову
Поручение: Прошу провести проверку изложенных фактов и подготовить ответ.
Семенов Е.Е. Семенов
К вх. № 159 от 30.03.2012
Передача на исполнение
После рассмотрения руководителем (или уполномоченным лицом) документ вновь возвращается в службу, ответственную за учет документации. Содержание резолюции вносится в учетную форму (если это не было сделано автоматически в СЭД). При бумажном документообороте документ тиражируют по числу исполнителей и незамедлительно передают в подразделения, при этом факт передачи подтверждают личной подписью исполнителя в журнале учета или в резолюции (напротив соответствующей фамилии).
Документы, поступившие в электронном виде, перенаправляются исполнителям по электронной почте с указанием в теле электронного сообщения, кто распорядился направить документ данному сотруднику и с какой целью. Содержание резолюции (поручения) излагается дословно, без искажения. Например: Направляется по поручению главного бухгалтера для включения в бюджет 2012 года.
По почте к нам поступил документ на бланке с регистрационным номером, направленный в юридическую службу, но как таковой юридической службы у нас нет – есть просто юрист. Документ содержит вопросы и подписан ведущим экономистом и начальником отдела кадров. Имеет ли право юрист дать ответ и поставить свою подпись на бланке нашей организации?
Порядок рассмотрения поступивших извне запросов и подготовки ответов определяется внутренними инструкциями, принятыми в организации. Третьи лица (в данном случае – направившие запрос) не вправе указывать, какой сотрудник организации должен рассмотреть их письмо. Это право принадлежит исключительно руководителю вашей компании. Если он делегировал юристу полномочия вести переписку от имени организации, юрист может поставить свою подпись под ответом. В данном случае ответ оформляется обычным порядком на бланке организации.
Исполнение документа
Под исполнением понимают решение поставленных в документе вопросов. Так, исполнением приказа вышестоящей организации может быть проведение каких-либо мероприятий, пересмотр порядка ведения определенных процессов. Выполнение жалобы гражданина подразумевает проверку изложенных фактов. Как правило, итогом исполнения документа является ответ. Однако не все документы, поступившие в организацию, требуют исполнения и ответа. Часть из них присылается в порядке информации.
Каким должен быть срок исполнения входящего письма, если руководитель не указал в резолюции срок исполнения?
Сегодня единых сроков ответа на запрос не установлено. Коммерческие организации сами вправе устанавливать их на письма-запросы. Эти сроки закрепляются во внутренних нормативных документах. Если ни в тексте документа, ни в резолюции руководителя нет указания сроков, современный деловой этикет предписывает дать ответ в течение 10–14 дней. Этого времени обычно достаточно, чтобы разобраться в ситуации.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В Приложении 10 «Перечень типовых сроков исполнения документов» ГСДОУ устанавливались следующие сроки исполнения:
● для писем-поручений и писем-запросов вышестоящих учреждений и организаций – к указанному в них сроку или в течение 10 дней;
● для писем предприятий (объединений), учреждений, организаций – 10 дней.
Однако в настоящее время ГСДОУ не является нормативным документом и ее положения можно рассматривать не более чем как рекомендации.
При установлении сроков ответа следует внимательно изучить нормативные документы, регламентирующие направление деятельности конкретной организации.
Извлечение
из Федерального закона № 59-ФЗ
Статья 12. Сроки рассмотрения письменного обращения
1. Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения .
Извлечение
Статья 86. Обязанности банков, связанные с учетом налогоплательщиков
[…] 2. Банки обязаны выдавать налоговым органам справки о наличии счетов в банке и (или) об остатках денежных средств на счетах, выписки по операциям на счетах организаций (индивидуальных предпринимателей), а также справки об остатках электронных денежных средств и переводах электронных денежных средств в соответствии с законодательством Российской Федерации в течение трех дней со дня получения мотивированного запроса налогового органа .
Статья 93. Истребование документов при проведении налоговой проверки
[…] 3. Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 дней (20 дней – при налоговой проверке консолидированной группы налогоплательщиков) со дня получения соответствующего требования.
Статья 93.1. Истребование документов (информации) о налогоплательщике, плательщике сборов и налоговом агенте или информации о конкретных сделках
[…] 5. Лицо, получившее требование о представлении документов (информации), исполняет его в течение пяти дней со дня получения или в тот же срок сообщает, что не располагает истребуемыми документами (информацией).
Не забывайте, что порой несоблюдение предписанных для ответа сроков влечет суровые последствия.
Извлечение
из Налогового кодекса Российской Федерации
Статья 126. Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля
1. Непредставление в установленный срок налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных настоящим Кодексом и иными актами законодательства о налогах и сборах, если такое деяние не содержит признаков налоговых правонарушений, предусмотренных ст. 119 и 129.4 настоящего Кодекса, … влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.
Статья 135.1. Непредставление банком справок (выписок) по операциям и счетам в налоговый орган
Непредставление банком справок о наличии счетов в банке и (или) об остатках денежных средств на счетах, выписок по операциям на счетах в налоговый орган в соответствии с п. 2 ст. 86 настоящего Кодекса и (или) несообщение об остатках денежных средств на счетах, операции по которым приостановлены, в соответствии с п. 5 ст. 76 настоящего Кодекса, а также представление справок (выписок) с нарушением срока или справок (выписок), содержащих недостоверные сведения, влечет взыскание штрафа в размере 20 тысяч рублей.
Отметка об исполнении документа
Информацию об исполнении вносят в журнал (базу) учета входящих документов (Пример 4). Помимо номера и даты ответа можно указать способ передачи ответа (почтой, лично и т.п.). Не доверяйте своей памяти: если в процессе прохождения документа возникли осложнения (ошибочная засылка, нарушение срока предоставления ответа и т.п.), фиксируйте эти факты в журнале (базе) учета. Также следует вернуться к учетной записи в случае продолжения переписки.
Ниже приведена типовая схема прохождения входящих документов.
ПРИМЕР 4
Внесение в журнал учета входящих документов дополнительной информации
|
Дата поступления |
№ и дата документа |
Корреспондент |
Исполнитель |
Отметка об исполнении |
Примечание |
||
|
01.03.2012 |
54-12/4 от 25.02.2012 |
ОАО «Ромашка» |
О нарушениях сроков поставки |
Порядок обработки входящих документов, включая их регистрацию, должен быть отражен в локальном нормативном акте вашей организации, регламентирующем документирование и организацию работы с официальными документами. Таким нормативным актом может являться инструкция по делопроизводству, или положение о порядке ведения делопроизводства. Однако отдельные вопросы работы с документами также закрепляются в распорядительных документах, отдельных положениях или регламентах.
Статья о входящих документах поможет вам не допускать ошибок в работе.
Если в вашей организации такого локального нормативного акта еще нет, или вы только начали его разрабатывать, при работе с документами можно руководствоваться ГОСТами (например, ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации), иными нормативными документами Росархива (например, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), М., 1991).
В соответствии с положениями ГСДОУ все документы, поступающие в организацию (входящие документы), проходят первичную обработку предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются исполнителям. Регистрации подлежат не все входящие документы, а только те, которые требуют учета, исполнения, или использования в справочных целях.
Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в соответствующих регистрационных формах (журнале регистрации, карточках (РКК), или в СЭД). Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива (например, входящие документы), дополняется при необходимости индексами по номенклатуре дел, классификаторами исполнителей и др. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.
Все о входящей корреспонденции вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.
При регистрации входящих документов должен соблюдаться принцип однократной регистрации в день поступления. На документах ставится отметка о поступлении , которая в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 размещается в правом углу нижнего поля первого листа документа (в исключительных случаях на обороте первого листа) и включает учетный номер, входящий регистрационный индекс и дату получения документа в организации, которой адресован документ. Отметка о поступлении документа может проставляться от руки или с помощью штампа, в котором указывается наименование организации, а также индекс входящего документа и дата поступления (они дописываются от руки, или ставятся с помощью нумератора и датера). В отдельных случаях помимо даты также ставится и время поступления документа (часы и минуты).
Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа.
Где правильно ставить входящий номер в многостраничном документе: на первой странице или на последней?
Секретарь, г. Тамбов
Ответ на ваш вопрос содержится в п. 3.24 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. М., 2003. - 90 с.
3.24. Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте..
|
Название организации |
||
|
00.00.0000 № ____________ |
||
Как правило, отметку о поступлении документа в организацию, содержащую очередной порядковый номер и дату поступления документа, оформляют в нижнем правом углу лицевой стороны первого листа документа (как это показано в схемах расположения реквизитов документов, содержащихся в приложении А к ГОСТ Р 6.30-2003). Такое месторасположение реквизита позволяет быстро определить номер и дату поступления документа, а также облегчить процесс регистрации. Ведь документ может иметь приложения и тогда поиск последней страницы самого документа займет дополнительное время.
Деятельность любого работающего предприятия немыслима без корреспонденции. Многочисленная документация, заявления и служебная переписка требуют максимального внимания и сосредоточенности для фиксирования каждого документа. Правила делопроизводства помогут справиться с этой задачей, главное знать их и уметь ими пользоваться. На первом этапе входящие документы необходимо зарегистрировать.
Регистрация входящей корреспонденции подразумевает подтверждение факта его получения, для этого каждому документу присваивают входящий номер и заносят ключевые данные в регистрационные формы, предусмотренные на предприятии (это может быть регистрационный журнал или карточки).
Прежде чем приступить к регистрации документа, необходимо его правильно принять и провести первичную обработку. Для этого необходимо проверить целостность доставки корреспонденции, что подразумевает проверку наличия всех документов - количество страниц документа, наличие приложений (если они предусмотрены). При этом следует помнить, что письмо с пометкой «Лично» не вскрывают, а отдают адресату запечатанным.
В случае наличия повреждения целостности упаковки или обнаружения исчезновения важных документов , в свободной форме в двух экземплярах (первый передается отправителю, второй подшивается к входящему письму).
Сохранение конверта не обязательно за исключением:
Письма передаются по адресату их исполнения, в соответствии с полномочиями того или иного должностного лица, закрепленными должностной инструкцией на данном предприятии. Документы могут быть переданы заместителю руководителя, начальнику подразделения или непосредственно главному руководителю.
При распределении документов необходимо отличать важные документы от тех, которые имеют исключительно оперативное значение. При этом первый вид документов необходимо обязательно передавать руководству, а второй - только по необходимости.
ЗАО «Крона»
Существует и такая корреспонденция, которая не нуждается в регистрации. Для удобства сортирования таких писем можно составить список, в котором будут систематизированы все виды почты, не подлежащие регистрации. Примерный вариант такого списка:
Поскольку процесс регистрации входящих документов полностью не регламентируется нормативными актами, предприятие само определяет для себя порядок выполнения данного процесса. Для этого на предприятии создается инструкция по ведению делопроизводства. В случае отсутствия такого документа необходимо закрепить наиболее важные аспекты регистрации документов путем издания соответствующих приказов.
Далее можете ознакомиться с формами регистрации, актуальными на данный момент - регистрационные карточки, (ссылка на тему, которая является продолжением раскрытия темы о регистрации документов), а также о , которая набирает все большую популярность.
Все документы организации делятся на три документопотока:
входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию;
исходящие (отправляемые) документы;
Входящий документ (поступающий документ) - документ, поступивший в учреждение.
Исходящий документ (отправляемый документ) - официальный документ, отправляемый из учреждения.
Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами (централизованный, децентрализованный, смешанный).
Обработка входящих документов
К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.
Обработка входящих документов включает:
прием и первичную обработку документов;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрацию;
рассмотрение документов руководством;
передачу на исполнение.
Первичная обработка документов
Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших - секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, - экспедиции.
Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.
Предварительное рассмотрение
После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.
Распределение документов
Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Регистрация документов
Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).
Рассмотрение руководством
Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.
Резолюция переносится в регистрационную форму.
Передача на исполнение
Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.
Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.
Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.
Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:
проверка правильности доставки документов;
проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;
фиксация факта получения документов;
подготовка их к исполнению;
передача документов исполнителям.
Обработка исходящих документов
Исходящие - документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.
Обработка исходящих документов включает:
составление чернового документа;
подготовку проекта документа;
его согласование (визирование);
удостоверение документа;
отправку документа.
За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями.
В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления необходимых удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа утверждения, печати). Документ может передаваться соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря. Проект документа передается со всеми материалами, на основании которых он готовился. Если к проекту документа приложены замечания должностного лица (лиц), визирующего проект документа, они обязательно прикладываются к проекту.
Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями» вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен повторять всю процедуру подготовки проекта документа от начала до конца.
Каждый работник службы ДОУ должен знать» что исполнитель приносит проект документа, полностью оформленный: напечатанный на соответствующем бланке, со всеми визами.
Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих документов являются:
проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами;
проверка наличия удостоверяющих реквизитов;
проставление исходящего регистрационного индекса;
обработка документа для отправки.
Обработка отправляемой корреспонденции включает:
сортировку;
вложение в конверты;
адресованные;
сдачу в отделение связи.
Принимая документы для отправки, обязательно нужно проверить:
правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);
наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;
правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.
Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт.
На заказную корреспонденцию в делопроизводственной службе составляется опись рассылки, в конце которой проставляется фамилия сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки.
Документы на машинных носителях принимаются только при наличии сопроводительного письма.
Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.
Обработка внутренних документов
К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.
Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения - входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).
Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:
проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;
протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.
Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться:
фельдъегерской или курьерской связью;
секретарями;
с помощью технических средств.
Структурные подразделения некоторых организаций могут находиться в разных зданиях или районах города. В таких случаях рекомендуется организация доставки документов курьерами.
В пределах структурного подразделения наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.
Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.
Все документы должны передаваться с отметками о факте передачи в соответствующих регистрационных формах. Если документ передается из одного структурного подразделения в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.
10. Номенклатура дел в организации
Организация информационно-справочной работы с исполненными документами невозможна без их правильной систематизации. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.
Дело - это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.
Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Это объясняется огромной значимостью этого документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти.
Функции номенклатуры дел
Номенклатура дел - документ многоцелевого назначения.
Рассмотрим ее основные функции:
Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам.
Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел.
Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности.
Номенклатура дел - учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения.
Номенклатура дел - основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.
Виды номенклатур дел
Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.
Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.
Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем.
При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.
Рис. 5.1. Форма номенклатуры дел организации
Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям. Первым разделом должна быть служба документационного обеспечения управления, так как там хранятся документы руководства организации. В небольших организациях, где не существует четкой структуры, разделами номенклатуры могут быть основные направления деятельности (организационно-распорядительная, планирование, финансирование, управление персоналом и т. п.).
В номенклатуру включают заголовки дел для группировки всех документов, поступающих или создаваемых в организации. Свои индексы имеют справочные журналы и картотеки. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. Не включаются в номенклатуру заголовки печатных изданий (книг, буклетов, брошюр).
Сводная номенклатура дел организации (рис 5.1) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений (рис. 5.2).
В первой графе указывается индекс дела. Он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-02, где 01 - наименование структурного подразделения (канцелярия), а 02 - порядковый номер заголовка дела («Положение о канцелярии и должностные инструкции сотрудников»).
Во вторую графу включается важнейший элемент номенклатуры - заголовок дела.
Заголовок должен максимально точно отражать содержание и состав документов, включенных в дело. Заголовок обычно состоит из следующих элементов:
название вида дела (дело, переписка, журнал и т.п.) или название вида и разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);
название адресата или корреспондента;
название местности, с которым связано содержание документов;
даты (период), к которым относится содержание дела;
указание на купейность документов.
Набор элементов не всегда будет полным и будет определяться характером документов, сгруппированных в дело.
Заголовки дел не должны содержать неконкретные, расплывчатые формулировки («разные материалы, входящие документы» и т.п.). Подумайте, в какой папке легче найти нужный документ: «Общая переписка» или «Переписка со средними школами Восточного округа по вопросам организации работы школьных библиотек»?
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в заголовок может выноситься название «Документы», но в конце в скобках указываются виды документов. Например: «Документы о проведении конференций (программы, списки, доклады)». Также термин «документы» применяется в заголовках дел, содержащих документы-приложения.
Внутри разделов заголовки дел располагаются по степени их важности. В начале располагают дела, содержащие учредительные, организационные и распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя организации.
Затем следуют заголовки дел содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, переписку, документы, отражающие специфику деятельности структурного подразделения.
Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту названий.
Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указывается количество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом. Для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. Поэтому информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года.
В четвертой графе указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. Одним из основных справочников для определения сроков хранения является Перечень типовых документов. Также источниками для определения сроков хранения являются типовые и примерные номенклатуры. Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок.
Пятая графа «Примечания» служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п. Для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в этой графе проставляется отметка «в электронном виде».
Таблица в готовой номенклатуре должна быть заполнена полностью, за исключением графы 3, которая заполняется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. Если дело с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то его необходимо делить на тома (части). В графе 3 напротив таких дел проставляется количество томов, т.е. количество единиц архивного хранения.
Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с архивом и подписывается руководителем структурного подразделения.
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, визируется руководителем архива, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления, согласовывается с экспертной комиссией организации. Организации, передающие документы на государственное хранение, передают проект номенклатуры на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива. Необходимость согласования номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти с архивом установлена Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации.
В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
В конце календарного года каждое структурное подразделение в выписке номенклатуры дел организации составляет итоговую запись (рис 5.3).
Для документов временного срока хранения допускается использовать ксерокопии бланков, а также бланки, создаваемые вместе с текстом и другими реквизитами документа на персональном компьютере 58 .
ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает три вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов:
Общий бланк используется при изготовлении любых документов, кроме писем. Такой бланк включает наименование организации, к которому могут добавляться: герб, эмблема, наименование вышестоящей организации, например: ,
Рис. 1. Общий бланк организации
Особое выделение письма как вида документа и разработка специального бланка письма связаны со спецификой письма, предназначенного для отправки в другие организации и содержащего в связи с этим адресные данные предприятия. Другие виды ОРД являются, как правило, внутренними документами и не требуют адресной информации в составе бланка.
Бланк письма включает реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). В бланке письма обозначаются места расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа. Бланк письма может содержать также изображение герба или эмблемы и наименование вышестоящей организации. Реквизиты бланка письма могут иметь угловое или продольное расположение, например:
Рис. 2. Бланк письма с угловым расположением реквизитов
Рис. 3. Бланк письма с продольным расположением реквизитов
Если правом подписи документов обладает не только руководитель организации, но и руководители структурных подразделений, а также отдельные должностные лица, то организация может иметь бланки писем структурных подразделений и должностных лиц, например:
Рис.4.Бланк письма структурного подразделения организации
Рис. 5. Бланк письма должностного лица
Рис. 6. Бланк конкретного вида документа
Бланк конкретного вида документа включает реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, место составления или издания документа. В бланке данного типа обозначаются места расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа. Бланк конкретного вида документа может содержать изображение герба или эмблемы, наименование вышестоящей организации и код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), например:
Организации субъектов Российской Федерации, как правило, используют в качестве государственного языка не только русский, но и национальный язык, поэтому бланки этих организаций являются двуязычными. На двух языках, русском и национальном, печатают реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, место составления или издания документа.
При изготовлении служебных бланков используют два основных стандартных формата бумаги: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается использование бланков форматов A3 (420 х 297 мм) и А6 (148 х 105 мм). На бланках формата А6 оформляют резолюции (поручения).
Бланки документов должны иметь поля не менее, мм 59: левое и нижнее - 20; правое - 10; верхнее - 15.
При печатании бланков должны применяться типографские шрифты по требованиям соответствующих ГОСТов. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколами.
Особый порядок работы установлен ГОСТ Р 6.30-97 при использовании в организации гербовых бланков, подлежащих учету. Эти бланки должны быть пронумерованы типографским способом или нумератором. Каждый вид гербовых бланков учитывается отдельно в регистрационной форме (в журнале или на карточке) с использованием следующих реквизитов 60:
при поступлении бланков:
при выдаче бланков:
Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления.
Заголовок к тексту протокола - это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть текста протокола должна показывать:
· кто руководил проведением протоколируемого мероприятия;
· кто вел протокол;
· кто присутствовал на совещании (заседании, собрании и т.п.) из числа должностных лиц, входящих в состав коллегиального органа, проводящего совещание;
· кто был приглашен (при необходимости) на совещание из числа сотрудников организации или из других организаций;
· какие вопросы обсуждались на совещании.
Информация о руководителе совещания, секретаре и присутствовавших включает фамилии и инициалы должностных лиц, указываемые соответственно после слов: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (без кавычек).
Журнал регистрации входящих документов не имеет унифицированной формы. Не является обязательным к заполнению, решение о создании и ведении принимается руководством.
Составляется для хранения отметок о фактах создания, получения или отправки документов, № и датах, кратком содержании.
Журнал регистрации служит для учета, систематизации, обработки сведений о документообороте, имеет свою сквозную нумерацию, позволяющую в дальнейшем вести внутренний контроль над движением и исполнением документации, а так же служит поисково-справочной системой для сотрудников.
Регистрации подлежат все входящие, исходящие, иногда внутренние документы, независимо от их содержания и способа доставки или отправки.
Некоторые организации, с цель избежать лишних трудовых затрат, утверждают перечни документов не требующих отметки в книге учета корреспонденции. Журнал ведет делопроизводитель или секретарь .
В организации может существовать несколько журналов учета документации с разным содержанием, в зависимости от видов регистрируемых документов, например, общедоступные и конфиденциальные. Допускается выделение записей цветом для обозначения принадлежности к разным группам.
Каждый из журналов имеет свою внутреннюю нумерацию. Внутрифирменные документы могут учитываться децентрализовано внутри своих структурных подразделений.
Форма ведения журнала определяется руководством:
За основу может быть принята обычная тетрадь с расчерченной вручную таблицей и подписью заголовков в колонках. Требует времени для создания. Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания.
Обязательна нумерация всех страниц. Последовательность колонок и заголовки граф обязаны быть идентичны на каждом развороте. В канцелярских магазинах продаются различные формы журналов учета, предприятие может выбрать для себя любую удобную из представленных форму и утвердить.
Журнал существует в единственном экземпляре , поэтому его ведением занимается единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Карточки создаются под копирку и их заполнением могут заниматься сразу несколько человек.
Будет храниться на электронном носителе. Для создания и ведения можно воспользоваться, например, офисными программами Word или Excel. Шаблон разрабатывается один раз, далее копируется. Не требует от работника углубленных знаний в ПК.
На рынке представлено большое количество специализированных программ по работе с документооборот, одни из них 1С: Документооборот или МикроДок — Документооборот Net.
Наиболее удобная форма регистрации при автоматизированном учете это заполнение информации по каждому документу в отдельном окне.
Процесс введения информации ускоряется за счет автоматического заполнения некоторых полей (дата и номер регистрации) и из выпадающих списков.
Плюсы электронного учета :
Основными в этом списке являются графы под номерами 1, 2, 4, 7.
Кроме регистрационного номера и даты на документе разрешено делать пометки со ссылками на другие документы, например, если входящий является ответом на отправленный запрос.
Файлы с документацией, полученные по электронной почте, распечатывают и регистрируют в уставном порядке.
В некоторых организациях сохранятся не только записи об исходящей корреспонденции, но и сами документы, перед отправкой их копируют и подшивают в архив.
Одной из главных задач ответственного за учет документации сотрудника ставится отслеживание повторно присылаемых копий, чтобы исключить дублирование информации.
Если первоучтенным документом оказывается распечатанная копия электронного или полученного факсом письма, то пришедшему после оригинала присваивается тот же регистрационный номер, данные в журнал не заносятся, документ заменяется в архиве на подлинник.
В профессии бухгалтера я уже 15 лет. Работала главным бухгалтером в группе компаний. Имею опыт прохождения проверок, получения кредитов. Знакома со сферами производства, торговли, услуг, строительства.
