Жизнь любой организации связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов. Однако чем крупнее фирма, тем хаотичнее могут оказаться пути ее распространения. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.
Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:
По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:
1. документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям. Приведем схему распределения потока входящих документов.
Рисунок 1 - Схема распределения потока входящих документов
Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).
Этапы обработки исходящих документов
Рисунок 2 - Схема потока исходящих документов
Таким образом, можно сделать вывод, документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом ее передачи во времени и пространстве.
Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.
Учетом личного состава предприятия занимается отдел кадров, а на предприятиях среднего и малого бизнеса специальный работник, назначенный руководителем предприятия, либо эти функции возлагаются на бухгалтера. Для учета личного состава используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 5.01.04г. № 1(11).
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма №Т-1) и приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма №Т-1а) применяются для оформления и учета, принимаемых на работу по трудовому договору. Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию. В приказах указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы). Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ объявляют работнику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника Степанов Е.А. Контроль исполнения документов и поручений // Секретарское дело 2007. №2. С. 15-19..
Личная карточка (форма №Т-2) и личная карточка государственного служащего (форма №Т-2ГС) заполняются на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником. Личная карточка государственного служащего (форма №Т-2ГС (МС) применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы.
Штатное расписание (форма №Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица.
Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма №Т-4) применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников. Заполняется на основании соответствующих документов, а также сведений, сообщенных о себе работником. На каждого научного работника ведется также личная карточка (форма №Т-2).
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма №Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма №Т-5а) используются для оформления и учета перевода работников на другую работу в организации. Заполняются работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку.
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма №Т-6а) применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором. Составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству: М.: Издательство ПРИОР 2007 - 188 с..
График отпусков (форма №Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работника. График отпусков подписывается руководителем кадровой службы, согласовывается с выборным профсоюзным органом и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. При переносе отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма №Т-8) и приказ (распоряжение) трудового договора с работниками (увольнении) (форма №Т-8а) применяется для оформления и учета увольнения работников. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работникам под расписку. На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма №Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма №Т-9а) применяются для оформления и учета направлений работников в командировки. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, профессии (должности) командируемых, а также цели, время и место командировок. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.
Командировочное удостоверение (форма №Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. После возвращения из командировки в организацию работником составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству: М.: Издательство ПРИОР 2007 - 188 с..
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (ф. №Т-12) и табель учета рабочего времени (ф. №Т-13) применяют для осуществления табельного учета, контроля трудовой дисциплины и составления статистической отчетности по труду. Форма №Т-12 предназначена для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а форма №Т-13-только для учета использования рабочего времени.
Форма №Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с помощью средств вычислительной техники. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных. Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин, а также часов простоя и часов сверхурочной работы. Табели составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения и кадровой службы и передаются в бухгалтерию. Для упрощения табельного учета можно ограничиться лишь регистрацией в нем отклонений от нормальной продолжительности рабочего дня. Отметку о неявках или опозданиях делают в табеле на основании соответствующих документов-справок о вызове в военкомат, суд, листов о временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам; время простоев устанавливают по листкам о простое, а часы сверхурочной работы - по спискам мастеров. Учет выработки в организациях осуществляют мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности. Для учета выработки применяют различные формы первичных документов (наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных работ и др.). Учет выработки, а вместе с тем и выбор той или иной формы первичного документа зависят от многих причин: характера производства, особенностей технологии производства, организации и оплаты труда, системы контроля и качества продукции, обеспеченности производства мерной тарой, весами, счетчиками и другими измерительными приборами. Оформленные первичные документы по учету отработанного времени передаются бухгалтеру Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2009. №1. С. 21-25..
Главным правилом организации документооборота является оперативное движение документа по кратчайшему пути с меньшими затратами времени и труда, поэтому его организация в воинском формировании предполагает, в первую очередь, установление и закрепление порядка движения документов на всех его этапах, начиная с получения или создания документов и заканчивая обработкой исполненных или отправляемых документов.
К настоящему времени многолетней практикой организации и осуществления делопроизводства в различных по назначению, масштабу и структуре организациях выработан вполне определенный порядок движения в них документов; более того, его общие черты закреплены в действующих нормативных актах (например, в ГСДОУ и ЕГСД) и различных методических пособиях.
Согласно этому установился общий порядок движения документов в организации, включающий в последовательности, соответствующей характеру документопотока (входящего, внутреннего или исходящего) такие этапы, как:
Прием и первичная обработка документов;
Предварительное рассмотрение и распределение документов;
Регистрация документов;
Направление на исполнение и исполнение документов;
Оформление и удостоверение документов;
Отправка документов.
Приведенная последовательность этапов в полной мере соответствует порядку движения входящих документов. Для внутренних и исходящих документов присуща другая последовательность этапов в порядке их движения, однако для всех подобных категорий документов упомянутые этапы их движения имеют место быть.
В своей совокупности прием и первичная обработка входящих документов, их предварительное рассмотрение, распределение и, наконец, регистрация составляют содержание экспедиционной обработки документов. В организации, имеющей подразделение службы ДОУ, прием и первичная обработка документов осуществляются экспедицией или специально выделенным сотрудником; в организации, не имеющей такого подразделения, прием и обработка документов осуществляется секретарем. Централизация приема и обработки документов позволяет быстрее доставлять их исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить её сроки, вести учет затрат на обработку документов и учет объема документооборота.
Входящие документы могут поступать по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или фельдъегерскую доставку. Задача службы делопроизводства - организовать учет поступления документов, их первичную обработку и в последующем координировать их движение.
Правила первичной обработки документов сводятся к следующему.
Документы, поступающие в организацию, независимо от способа их доставки (по почте, факсом, телеграфом и т.п.), должны приниматься и обрабатываться работником подразделения службы ДОУ (например, участка входящих документов делопроизводства). Ему должны передаваться все документы, независимо от адресата, в том числе и документы, полученные сотрудниками за пределами организации в командировках или иным путем. Заказная корреспонденция также передается для экспедиционной обработки. При необходимости сотрудник, принимающий ее, расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в приеме документов и отмечает дату их получения. Если на конверте имеются надписи «Срочно» и другие, отмечается, как и в документах, полученных по проводной связи, точное время их получения.
При получении документов прежде всего должна быть проверена правильность их доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленные документы работниками экспедиции без задержки должны быть возвращены отправителю. При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяется полнота вложения материалов, отсутствие механических повреждений. При необходимости к документам следует приложить перечень выявленных дефектов.
В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудником, производящим их прием, составляется акт, который присоединяется к документам и вместе с ними передается для его утверждения и принятия решения по данному факту, но в любом случае инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов. О всех недостатках и нарушениях, выявленных при первичной обработке документов, сообщается отправителю. Не вскрываются в экспедиции и передаются адресату документы, имеющие гриф «Лично», документы на машинных носителях, а также адресованные общественным организациям.
После вскрытия упаковка уничтожается, исключение делается в следующих случаях:
В полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя (но они есть на упаковке);
В документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
При получении доплатной корреспонденции;
Если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) грифа «Лично» (К) не было.
Информация обо всех полученных сообщениях и документах фиксируется в специальных журналах. Этот процесс получил название первичного учета (регистрации) документов. В связи с тем, что регистрация осуществляется не только входящих, но исходящих и внутренних документов и к тому же она играет важную роль в информационно-поисковой системе по документам организации, контроле исполнения и др., детально она рассматривается в соответствующем параграфе учебного пособия.
Обработка поступающих документов может считаться удовлетворительной, если документ поступает на исполнение в течение дня или на следующий день после его получения организацией. Обработка телеграфных и телефонных сообщений (телеграмм и телефонограмм), не требующих, исходя из их содержания, срочного исполнения, осуществляется вместе с остальной корреспонденцией.
При необходимости срочного исполнения поступившего документа целесообразно ознакомить предполагаемого исполнителя с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки.
Подготовка документов на доклад осуществляется в процессе предварительного их рассмотрения в службе ДОУ. В результате должно быть определено, куда и кому должен быть направлен документ. ГСДОУ устанавливает на этой стадии распределение документов на потоки, а именно документы, направляемые для обязательного рассмотрения руководителями в соответствии с их обязанностями, и документы, направляемые сразу в подразделения исполнителям как не требующие резолюции руководителя.
Предварительное рассмотрение поручается самому опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов: примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; перечня должностных лиц и их обязанностей; технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.
При оценке поступившего документа учитываются:
Важность его содержания;
Сложность и новизна поставленных вопросов;
Реальная срочность исполнения документа;
Вид документа: приказ, письмо, отчет и т. д.
При нечетком разделении функций между отдельными органами управления, нарушении сложившихся правил ведения переписки и по другим причинам значительную часть корреспонденции могут составлять документы по вопросам, не входящим в компетенцию их получателя. На стадии предварительного рассмотрения эти документы отбираются и с типовым сопроводительным письмом направляются по назначению.
После установления компетенции и ответственности, необходимых для решения поставленных в документе вопросов, отбираются те, которые для рассмотрения и определения порядка их исполнения следует направить руководству. Руководству, как правило, направляются документы, полученные от правительственных органов и органов представительной и исполнительной власти , а также документы вышестоящих органов управления и жалобы на действия подчиненных должностных лиц.
Собственно движение входящего документа внутри организации начинается с его рассмотрения руководителем и наложения резолюции, определяющей дальнейшее его движение и порядок исполнения; для документов, не требующих резолюции руководителя, это движение начинается с направления его исполнителю (в подразделение или конкретному должностному лицу).
После рассмотрения документа руководителем и наложения резолюции документ возвращается в службу ДОУ, где регистрируется резолюция руководителя, документ ставится на контроль исполнения и организуется оперативное доведение его до исполнителя. Если исполнителей несколько, то ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа целесообразно поручать специально выделенному сотруднику, а если документ требует значительного времени для работы по его изучению, то следует составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации.
Поручение по исполнению документа дается, как правило, одному должностному лицу. Должностные лица, которые исполняют документ, обязаны сделать это исходя из срока исполнения, установленного резолюцией (или иным поручением руководителя).
Доведение адресованных документов до сведения непосредственных исполнителей организуется в кратчайшие сроки. Ответственный за исполнение всецело отвечает за организацию исполнения поручения (документа). Соисполнители в соответствии с указаниями ответственного исполнителя обязаны в установленные сроки отработать необходимые документы и несут ответственность за исполнение резолюции в пределах полученных указаний.
После исполнения и соответствующего оформления документ возвращается на место постоянного хранения. Вместе с исполненным документом подшивается и второй его экземпляр.
Документы, с течением времени утратившие практическое значение и не имеющие исторической и научной ценности, а также документы с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению и списанию.
Таким образом, подводя итог вышесказанному, следует подчеркнуть, что действия службы ДОУ по обеспечению порядка движения входящих документов включают:
Первичную обработку документов, полученных по различным каналам, и их регистрацию;
Подготовку документов на доклад;
Рассмотрение документа и оформление резолюции, ее регистрацию;
Постановку документа на контроль;
Отправку документа на исполнение или доведение до сведения соответствующих должностных лиц;
Контроль исполнения документа;
Прием исполненного документа и снятие его с контроля;
Направление документа на хранение или сдачу его в архив.
Пример движения входящего документа в организации показан на рис. 4.1.
Исходящие документы - это документы, разрабатываемые в организации и отправляемые за ее пределы нижестоящим органам управления для руководства, либо вышестоящим органам управления во исполнение полученных от них указаний, либо в другие организации в порядке взаимного информирования и т.п. Движение исходящих документов в организации начинается с момента поступления разработанного, утвержденного, а при необходимости, и размноженного документа в службу ДОУ.
Работа с исходящими документами как инициативными, так и ответными, заключается в подготовке проекта документа, его оформлении, согласовании (визировании) и удостоверении, регистрации и отправке из организации.
Разработка документа начинается со сбора информации. Проводится изучение норм и положений соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализ ранее изданных документов и т. д. На этом этапе исполнитель использует информационно-поисковую систему по документам организации и сами документы. После этого готовится проект будущего документа. Проект документа проходит этап согласования с руководителями структурных подразделений и специалистами. Их согласие с содержанием документа выражается визированием. Если вопрос касается деятельности сторонней организации, документ требует внешнего согласования.
В этом случае проект документа направляется соответствующим организациям или конкретным должностным лицам этих организаций. Для предварительного ознакомления и согласования с несколькими должностными лицами проект документа может быть размножен и передан одновременно всем участвующим в его подготовке организациям и лицам (параллельное согласование). Однако иногда требуется последовательное согласование, в соответствии с функциями сторонних организаций или структурных подразделений данной организации.
После получения на проекте документа всех виз документ передают на подпись руководителю вместе с приложениями к нему. Исходящие документы подписываются руководством организации или руководителями структурных подразделений. Уровень подписания документов оказывает непосредственное влияние на движение исходящих документов: чем он выше, тем больше инстанций должен пройти документ. Поэтому целесообразно там, где возможно, предоставлять право подписи руководителям структурных подразделений в соответствии с их функциями.
После подписания исходящий документ передается в службу ДОУ или секретарю для регистрации, затем на отправку.
Поступивший документ и копия отправленного документа с визами согласования подшиваются в дело. На документе и в регистрационной форме проставляются соответствующие отметки об исполнении.
Обработка и отправка из организации документов осуществляются централизованно экспедицией, должностным лицом службы ДОУ или секретарем. Для отправки исходящие документы принимаются полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.
Работник службы делопроизводства проверяет правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса), наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, правильность адресования, соответствие даты подписания дате отправки.
Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются в структурные подразделения исполнителям на доработку.
На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки. Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке. Вопрос об отправке документа по почте или курьером, решается службой ДОУ в зависимости от сложившейся конкретной ситуации.
Написание адреса на конверте должно соответствовать действующим почтовым правилам. Документы, поступившие на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня. Пример разработки и движения исходящего из организации документа показан на рис. 4.2.
 |
В процессе движения внутренних документов последовательно выделяют подготовку и оформление документа, его регистрацию и доведение до сведения лиц, которым он предназначен, исполнение документа и его контроль, а также обработку исполненного документа в службе ДОУ.
Работа по подготовке и оформлению внутренних документов организуется так же, как работа с исходящей документацией, порядок исполнения и маршруты движения документов по своему характеру аналогичны порядку исполнения и маршрутам движения во входящем документопотоке.
Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Так приказы по основной деятельности должны согласовываться в юридическом отделе или с юристом, приказы по личному составу готовятся кадровой службой с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа - специальным аппаратом, например секретариатом коллегии или секретарем совета директоров.
Изучаем основы построения оптимальной системы документооборота, приводим примеры и пошаговый алгоритм построения графика оборота документов.
Централизованная
Данная форма подходит для организаций со строгой иерархической структурой управления, придерживающейся принципа линейного распределения функций (единоначалия). Централизованная форма оборота бумаг предполагает наличие в организационной структуре фирмы специализированного подразделения, ответственного за работу со всей документацией.
Децентрализованная
Данная форма подходит для организаций, в которой полномочия подразделений четко разделены по принципу оперативной автономности.
Децентрализованная форма оборота документов предполагает наличие в каждом структурном подразделении собственного отдела, ответственного за работу с документацией.
Смешанная
При данной форме оборота руководящая роль в работе с документацией отводится центральной службе ДОУ, но часть процедур делегируется специальным службам, созданным внутри каждого структурного подразделения фирмы.
Маршрутная схема движения документов является основным принципом системы оборота деловых бумаг. В данной схеме каждому документному потоку присваиваются общие признаки, прописываются инстанции и определяются обязательные процедуры.
Пример схемы документооборота организации представлен на Рис. 1:
Рисунок 1. Схема документооборота предприятия
Читайте также:
Движение данных в определенном направлении, организованное в пределах замкнутой системы оборота документации, называется документным потоком. Источник и приемник данных при этом остается одним и тем же.
Классификация документных потоков осуществляется на основе их отношения к объекту управления и по направлению движения.
Разработка и внедрение схемы документооборота организации предполагает объединение всего разнообразия процедур в ряд базовых этапов:
Экспедиционная обработка. На этом этапе входящая корреспонденция получается, проверяется, распределяется по адресам и передается на рассмотрение руководителю.
Предварительное рассмотрение. На этом этапе служба ДОУ рассматривает и классифицирует бумаги по виду, важности, сложности, статусу автора и т.д.
Направление руководству. На этом этапе выносятся резолюции и принимаются административные решения.
Обработка. На этом этапе происходит исполнение и отправка бумаг на хранение.
Основным принципом всех этапов является рациональное движение, т.е. оптимизация потоков, их объединение и сокращение. С этой целью создаются специальные технологические инструкции, основным назначением которых становится определение наиболее эффективного порядка следования процедур и разработка оптимальных маршрутных схем.
Оптимальным вариантом графического отображения всех этапов прохождения документов является схема. Каждый вид работы внимательно анализируется, а итогом этого анализа становится разработка блок-схемы, визуализирующей весь процесс.
Последовательность действий, необходимых для решения задачи, получает графическое оформление.
Унифицированной схемы графика не существует. Каждому предприятию необходимо его разрабатывать самостоятельно. Чем больше предприятие, чем больше у него видов деятельности, тем более детальным должен быть график.
С первичной документацией это сделать достаточно просто – тот кто составляет, тот и отвечает за оформление. Для остальных бумаг такого ответственного придется назначить. Если этого не сделать, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого.
Срок, в который ответственный работник должен предоставить документ, - самая важная часть всего графика. Срок может быть установлен в месяцах или днях, прошедших со дня исполнения бумаги.
Как уже говорилось выше, удобный способ оформления графика – блок-схема. Но он может быть оформлен и в виде текста, и в виде таблицы. Текстовая форма подойдет для небольшой организации, для более крупной – удобнее окажется таблица. Главный принцип – вашу схему должно быть удобно читать сотрудникам, ответственным за оборот документов.
Каждый документопоток имеет довольно постоянный маршрут движения, который напрямую зависит от структуры и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения служебных обязанностей между руководителями и от принятой в учреждении технологии работы с документами.
Стереотипные маршруты движения присущи входящим документам, что определяется их адресованием.
Входящие документы формируют три направления движения: руководству компании, руководству структурных подразделений, и напрямую специалистам. Соотношение этих потоков неритмично: большая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, имеет информационные перегрузки, а с другой - получает объемистое количество информации, не отвечающее их компетенции, функциональным обязанностям и областям деятельности, не их уровня. В таком случае ожидание проверки документов руководством является потерянным временем, и удлиняет путь документа к исполнителю.
Маршрут движения входящих документов зависит и от установленной в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации разделяется на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных разрешением, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, процесс регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в компании принято регистрировать документы повторно, на уровне структурных подразделений, то потеря времени из-за неразумных остановок в движении документа более ощутимы.
Исходящий документопоток, как правило, проходит через всю управленческую структуру. Как информационные, так и инициативные документы подготавливают специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества этапов согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.
Наиболее неупорядоченными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет отрегулированных маршрутов и влечет большие потери времени на прохождение документов.
Служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные и оптимальные маршруты движения документопотоков, основываясь на данных, характеризующих документопотоки.
Документооборот как движение следует выделять от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в компанию и созданных в ней за определенный период. В объеме документооборота нужно учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, сделанные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.
Регистрация документов включает:
– проставление даты;
– проставление регистрационного номера;
– запись необходимых сведений о документе в регистрационной форме.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), создаваемые и используемые внутри организации и направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих и других организаций и частных лиц.
Регистрация документов производится в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются приказы директора по основной деятельности, приказы директора по кадрам, приказы и распоряжения вышестоящей организации, бухгалтерские сводки, отчеты и др.
Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для выделения части документов из единого регистрационного массива используются, помимо валового номера, дополнительные буквенные индексы.
Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Поступившим ответным документам новый номер не присваивают.
Регистрационный номер ставят на самом документе и в регистрационной форме учета документов.
Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливается Инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел.
На практике используют различные регистрационные учетные формы: журнальную, карточную, компьютерную.
Журнальнаяформа регистрации документов используется в организациях, где документооборот менее 600 документов в год.
Все листы журналов нумеруют в правом верхнем углу, начиная со второго. Все листы прошивают прочными нитками, концы ниток выводят на оборотную сторону последнего пронумерованного листа. Бумажным квадратом склеивают середины концов нитки, сверху ставят печать. На этой же странице или на бумажном квадрате делают надпись, заверяющую правильность оформления:
В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 90 (девяносто) листов.
Надпись заверяет личной подписью лицо, ответственное за делопроизводство,
указывая должность и расшифровывая подпись.
После окончания записей в журнале делают надпись, которую также заверяют подписью:
В данном журнале зарегистрировано 437 документов с № 1 по № 437. Случайно пропущены номера 99 и 236.
Все журналы имеют номера по номенклатуре дел.
На обложке журнала должно быть написано: наименование организации, название журнала, регистрационный номер по номенклатуре дел, в правом нижнем углу – начато 00.00.0000 и окончено 00.00.0000. Даты начала и окончания журнала ставят по регистрации первого и последнего документа в журнале (в пределах календарного года).
Примерные формы журналов регистрации поступающих, отправляемых документов и приказов приведены в «Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» (приложение 1). При необходимости возможно введение дополнительных граф в журналы регистрации (количество листов, наличие приложений, расписка в получении документа и др.).
Журнальная форма регистрации документов имеет определенные недостатки:
– формальный характер закрепления документа за валовым порядковым номером;
– сложности ведения по журналу поисковой, справочной и контрольной работы;
– отсутствие возможности отразить движение документа в процессе рассмотрения и исполнения.
Регистрация документов может осуществляться с применением единых регистрационно-контрольных карточек.
Карточки изготавливают типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148 ´ 210 мм) или А6 (105 ´ 148 мм). Для быстрой ориентации можно применять цветовые различия по категориям документов (например: входящие документы – зеленый бланк, исходящие – синий, внутренние – желтый).
Регистрационные графы на карточке, в журнале и при компьютерной системе регистрации документов существенных различий не имеют.
Помимо указанных реквизитов регистрационно-контрольной карточки, образовательное учреждение в Инструкции по делопроизводству может устанавливать и дополнительные реквизиты, необходимые для регистрации.
Достоинствами картотечной формы регистрации документов являются:
– однократность регистрации;
– возможность механизации процессов работы с картами.
Календарная шкала карты служит для контроля за сроком исполнения документа.
Количество экземпляров карт, заводимых на каждый документ, определяется его содержанием и схемой движения.
После учета документов регистрационные карты помещаются в контрольные и учетно-информационные картотеки, являющиеся основой справочного аппарата к служебным документам.
Справочная картотека состоит из двух частей:
– карточки на неисполненные документы, то есть направленные на исполнение;
– карточки на исполненные документы.
Первая часть может содержать группы карточек, сформированных: по корреспондентам, по исполнителям, по срокам исполнения.
Схемой систематизации карточек второй группы может служить номенклатура дел. Такая картотека должна охватывать совокупность регистрируемой входящей, исходящей и внутренней документации образовательного учреждения. Разделы и рубрики картотеки будут соответствовать разделам и статьям номенклатуры дел, а главный поисковый признак документа – его содержание.
Карточки неисполненных документов по мере исполнения с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются в соответствующий раздел и рубрику картотеки исполненных документов.
На некоторые группы документов можно заводить отдельные картотеки (например, картотека приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и др.).
Работа с картотеками включает:
– своевременную регистрацию документов;
– регулярное выполнение операций по ведению картотеки;
– внесение в карточки дополнительных сведений (резолюций, отметок о перемещении документа, об исполнении);
– внесение изменений в записи;
– перестановку карточек из одного раздела картотеки в другой.
Картотеки, как и журналы регистрации, включают в номенклатуру дел организации.
Компьютерная форма учета документов строится по аналогии с картотечной. При этом сортировка документов на неисполненные и исполненные, а также систематизация по разделам и рубрикам происходит автоматически. Кроме того, компьютерная форма учета документов значительно упрощает их поиск и экономит время.
