Документы, образовавшиеся в процессе работы организации, даже после завершения их в делопроизводстве могут иметь определенное практическое, историческое или научное значение. И если некоторые виды документов хранить нецелесообразно, поскольку содержащаяся в них информация может использоваться только в оперативных целях, то другие подлежат хранению в течение установленного законом срока. В статье вы найдете основные сроки хранения документов 2016, а также получите ответы на такие вопросы, как: какими нормативными актами установлены сроки хранения документов? каковы сроки хранения документов в организации? как часто надо производить экспертизу ценности документов?
Из этой статьи вы узнаете:
Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика
Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.
Порядок и сроки хранения документов в 2016 году устанавливаются:
Основной закон о сроках хранения документов (Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации») обязывает каждую организацию обеспечивать сохранность всех архивных документов, в том числе — кадровых, на протяжении всего установленного федеральными нормативными актами срока. Чтобы урегулировать порядок хранения, оформления и экспертизы ценности документов, работодателям рекомендуется включить в учредительные документы соответствующие пункты (распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 г. № 358-Р «Об улучшении сохранности документов по личному составу»).
Полезная информация для кадровика: изучаем .
Сроки хранения документов могут быть временными или постоянными. Документы по личному составу целесообразно хранить в архиве организации отдельно от других документов вплоть до момента передачи в муниципальный или федеральный архив. Документы кратковременного (до 10 лет) хранения до конца установленного срока находятся в архиве организации, а затем уничтожаются, в то время как документы долговременного и постоянного хранения (сроки хранения документов такого рода составляют 10 и более лет) ввиду их важности могут передаваться в центральный государственный архив (на основании договора комплектования) или коммерческий архив, услуги которого оплачиваются.
Расскажет эксперт.
Организация может продолжать хранить важные дела в собственном архиве, обеспечив им надлежащие условия. Сокращать предписанную законом продолжительность хранения документов нельзя. А вот продленные, по сравнению с типовой нормой, сроки хранения документов могут устанавливать в 2016 году все работодатели, закрепляя соответствующую норму локальным актом. Срок хранения документов в организации отсчитывается с первого дня календарного года, следующего за годом их завершения в делопроизводстве. При этом тип носителя, на котором хранится документ, никак не влияет на продолжительность хранения.
Поможет узнать точные сроки хранения документов в организации перечень-2016 — специальная таблица, утвержденная приказом Минкультуры России № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов» от 25.08.2010 г., с актуальными изменениями от 4.02.2015 г. Согласно требованиям Перечня, срок хранения документов в организации составляет:
Иногда срок хранения документов в организации не ограничивается определенным количеством лет: например, коллективные договоры хранятся постоянно.
Работодатель ежегодно проводит экспертизу ценности документов, в ходе которой проводится отбор дел на временное и постоянное хранение в архиве организации. Дела внимательно просматриваются, при необходимости — расшиваются и переформируются. Особое внимание уделяется папкам с пометкой «ЭПК», в составе которых присутствуют документы постоянного хранения. В процессе экспертизы определяются и уточняются сроки хранения документов по номенклатуре дел, принятой в организации. По результатам работы экспертной комиссии документы с истекшим сроком хранения выделяются к уничтожению.
Любая компания должна строго соблюдать сроки хранения документов в организации в 2016 году. Таблица с указанием сроков хранения документов организации поможет разобраться, что передать в архив, а что можно уничтожить.
Сроки хранения первичных документов отсчитываются с момента окончания периода, в котором этот документ использовался.
Компания может хранить документы и в электронной форме (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ, ст. 80, 314 НК РФ). Документы нужно подписать электронной цифровой подписью.
Важно! Если на момент проведения налоговой проверки срок хранения первичного документа не истек, компания должна хранить его до окончания проверки. То есть, срок хранения документа истекает в середине проверки - уничтожать его нельзя.
Вид документа |
Срок хранения |
|---|---|
|
Первичные документы (счета-фактуры, накладные, акты, платежки и т.п.) |
Четыре года после окончания налогового периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налога и составления отчетности (п. 1 ст. 23, п. 3 ст. 24 НК РФ) |
|
Регистры налогового учета, налоговая отчетность, декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т.п. |
Пять лет после окончания периода, за который они составлены (ст. ст. 382, 392, 394, 396 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.10 № 558) |
|
Документы, используемые для начисления и уплаты страховых взносов в ПФР, ФСС и ФФОМС (расчетно-платежные, расчетные, платежные ведомости, кассовые и банковские документы по выплатам работникам, больничные, платежные поручения на перечисление взносов, расчеты по формам РСВ-1 ПФР и 4 - ФСС и т.п.) |
Шесть лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального Закона от 24.07.09 № 212-ФЗ) |
|
Документы, связанные с зарплатой (кассовые, расчетно-платежные ведомости и т.п.) |
Пять лет после окончания года, в котором они составлены. Если у компании нет лицевых счетов по форме Т-54, документы по зарплате хранятся 75 лет (Ст. 412 раздела 4 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.10 № 558) |
|
Первичные документы, подтверждающие убытки компании |
В течении всего срока, в котором компания уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль. Это относится к упрощенцам с режимом: доходы минус расходы (п.4 ст. 283, п.5 ст. 346.6, ст. 346.18 НК РФ) |
|
Документы на приобретение основных средств (договора, акты и т.п) |
Четыре года после окончания периода, в котором компания закончила начислять амортизацию. Либо в случае ликвидации или продажи (п.1 ст. 23 НК РФ) |
|
Годовая бухгалтерская отчетность, в том числе по МСФО |
Годовая отчетность постоянно, квартальная - пять лет, ежемесячная - 1 год (ст. 351, 358 раздела 4 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.10 № 558) |
|
Договоры банковского счета, кредитные договоры, договоры займа ипр. |
Вы узнаете, какими нормативным актами устанавливаются сроки хранения кадровых документов в 2016 году, как выглядит таблица сроков хранения кадровых документов, как организовать хранение кадровых документов в 2016 году в архиве и кадровой службе. Также обсудим, какие правила хранения кадровых документов и принципы обустройства архивных помещений.
Из этой статьи вы узнаете:
Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика
Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.
Вам будет полезно узнать о хранении кадровых документов 2016 в материале по ссылке.
Наряду с документированием и сопровождением трудовых отношений в перечень основных функций кадрового делопроизводства включены операции с оформленными документами, в частности, их хранение, сдача на архивное хранения и проведение экспертизы ценности. Хранение кадровых документов 2016 регламентируется:
Перечень типовых управленческих документов, утвержденный приказом Минкультуры России, считается основным нормативным документом, в соответствии с которым определяются сроки хранения кадровых документов организации и осуществляется их отбор для проведения экспертизы ценности и уничтожения. Приведенные в Перечне сроки распространяются на всех работодателей независимо от количества сотрудников, при этом хранение кадровых документов в организации в 2016 году должно осуществляться по всем правилам, с обязательным формированием дел и обеспечением их сохранности.
Продолжительный, составляющий более 10 лет срок хранения — важная характеристика целого ряда кадровых документов: например, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним нельзя уничтожать в течение 75 лет, равно как списки работников, занятых на производстве с вредными или опасными условиями труда, и многие другие виды документации по личному составу организации.
Различают две стадии хранения документов — текущее и архивное. Первая стадия предполагает хранение в делопроизводстве, вторая — передачу в архив. Ежегодно работодатель должен проводить экспертизу ценности документов и ряд связанных с ней организационных и технических работ по формированию дел, составлению описей и уничтожению бумаг с истекшими сроками хранения, не имеющих научной или практической ценности.
Чтобы понять, подлежит ли архивному хранению тот или иной документ, достаточно ознакомиться с Перечнем. В разделе 7 приведена подробная таблица сроков хранения кадровых документов по организации, оплате, тарификации, охране и нормированию труда. Она содержит четыре графы:
Для удобства использования Перечня к нему составлен алфавитный указатель: нужно отыскать наименование вида документа, сроки хранения которого вас интересуют, и найти его в указателе. Напротив наименования документа вы увидите ссылку на соответствующую статью перечня.
Текущее хранение кадровой документации осуществляется в помещении кадровой службы, которое нужно оборудовать специальным шкафом или сейфом. Архивное хранение кадровых документов продолжительного или постоянного срока хранения предполагает их передачу в государственный или муниципальный архив при наличии договора комплектования. В случае отсутствия такого договора бумаги передаются в архив организации. Если есть возможность, лучше выделить для этой цели отдельное помещение и обеспечить в нем нормативные условия хранения. Архив нельзя располагать в ветхих, сырых и пожароопасных строениях. При отсутствии подходящего помещения можно организовать хранение архивных документов в кадровой службе.
В крупных организациях обычно предусматривается должность архивариуса, но иногда его функции по совместительству выполняет другой сотрудник. Подготовка кадровых документов к архивному хранению и их передача в архив происходит по заранее утвержденному графику, который согласуется с руководителями структурных подразделений, передающих дела. Выдача документов из архива по заявкам сотрудников и представителей других организаций также происходит в соответствии с четким регламентом, который необходимо заранее разработать и утвердить. При этом срок выдачи дел во временное пользование не может превышать трех месяцев.
Во избежание штрафов и возможных рисков работодатель обязан соблюдать предписанный архивным законодательством порядок хранения кадровых документов в 2016 году. Нередко утрата или порча оригинала важного документа влечет негативные последствия для всей организации, особенно если речь идет о первичной документации. Если по какой-либо причине такой документ уничтожен, работодатель должен назначить комиссию по расследованию причин происшествия и принять все доступные меры по восстановлению утраченной информации.
Необходимо следить не только за сохранностью дел, но и за правильностью их оформления: все папки должны нумероваться и прошиваться. Оформленные папки с делами вертикально расставляются на полках архива в соответствии с последовательностью их расположения в применяемой номенклатуре, личные дела уволенных сотрудников расставляются в алфавитном порядке.
Все организации, в том числе коммерческие, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения. Для этого работодатели организуют оперативное и архивное хранение кадровых документов 2016. Как это сделать, чтобы у проверяющих органов не было претензий, читайте в статье.
Также обсудим, какие требования предъявляются к хранению кадровых документов организации, каковы сроки хранения кадровых документов, в каком порядке уничтожать кадровые документы. Из этой статьи вы узнаете:
-какие требования предъявляются к хранению кадровых документов организации;
-каковы сроки хранения кадровых документов;
-в каком порядке уничтожать кадровые документы.
Требования к хранению кадровых документов в 2016 году
В 2016 году по-прежнему применяются требования к хранению кадровых архивных документов, которые установил Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Кроме того, при организации хранения документов следует руководствоваться Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Чтобы при проверке у вас все было в порядке, соблюдайте несколько простых правил.
Правило № 1. Ставьте подпись на каждом документе, на котором требуется, прежде чем помещать его в архив.
Подпись уполномоченного сотрудника – это один из важных реквизитов документа. Документ, в котором нет подписи, не имеет юридической силы.
Подпись уполномоченного лица с указанием его фамилии и инициалов должна стоять с правой стороны от должности сотрудника, который подписал документ. Если документа уже оформляют на бланке должностного лица, то его должность в подписи не обязательно ставить. Если прав подписи передано по доверенности, то необходимо указать ее реквизиты.
Правило № 2. Соблюдайте правила формирования дел в архив.
Формируйте дела в соответствии со сроками хранения документов. Отдельно группируйте дела постоянного и временного хранения. Включайте в дело по одному экземпляру каждого документа в оригинале. Если к документу есть приложение, то независимо от даты его утверждения или составления, присоединяйте его к документам, к которым они относятся. Старайтесь располагать внутри дела документы в хронологической последовательности. Помещайте в дело документы одного календарного года с момента их исполнения. Следите, чтобы дела были объемом не больше 250 листов, а толщина дела – не более 4 см. Приложения объемом свыше 250 листов составляйте в отдельный том, о чем в документе делайте отметку. Наконец, подшивайте в дела только те документы, которые предусмотрены номенклатурой.
Правило № 3. Составляйте архивные описи на дела, которые прошли экспертизу ценности.
Такие описи (образец ниже) составляются на завершенные дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, которые прошли экспертизу ценности. Экспертизу проводит экспертная комиссия, состав которой утверждает руководителя организации. Эта комиссия рассматривает описи дел и акты о выделении к уничтожению дел. Описи согласуются протоколом экспертной комиссии компании и представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения. После этого организация может уничтожать дела. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, а описи дел по личному составу – в трех.
Внимание! Личные дела и личные карточки формы № Т-2 уволенных работников можно выделять в отдельную опись в связи с тем, что они занимают большой объем.
Правило № 4. Соблюдайте условия и режим хранения архивных документов.
Коммерческие организации обязаны хранить документы, переданные на хранение в архив общества, в специально отведенных для этой цели помещениях. Они должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих от пыли и воздействия света. Это может быть архив компании или какого-либо отдела, например, IT-отдела. Главное – обеспечить режим, исключающий утрату, уничтожение или искажение данных. В процессе хранения проводить перезапись электронных документов на новые носители по мере устаревания прежних (п. 4.4.2.4 Правил работы архивов).
Сроки хранения кадровых документов в 2016 году
Пункт 19 Перечня 558 называет документы, которые хранятся 75 лет: приказы о приеме, переводе, отпусках по уходу за ребенком, за свой счет, все виды отпусков при тяжелых, вредных или опасных условиях труда и др.
Обращаем внимание! С 13 марта 2016 года изменились сроки хранения отдельных кадровых документов.
По новым правилам, установленным Федеральным законом от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ, который внес поправки в закон об архивном деле, документы по личному составу, которые были созданы начиная с 2003 года должны храниться:
-в течение 50 лет со дня создания – в госорганах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами. После истечения 50 лет проводится экспертиза ценности документов;
-до истечения 50 лет со дня создания – в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных госорганов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций. По истечении 50-летнего срока проводится экспертиза ценности документов;
-не менее 50 лет со дня создания – в иных организациях.
Документы по личному составу, которые были созданы до 2003 года, хранятся по-прежнему 75 лет со дня создания.
Документы, которые хранятся 5 лет (ст. 19 Перечня № 558): приказы об очередных и учебных отпусках, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.
Документы постоянного хранения – все те, которых вы не найдете в пункте «б» статьи 19 Перечня № 558. Все такие документы нужно автоматически относить к приказам по основной деятельности, которые хранятся постоянно.
Хранение электронных кадровых документов в 2016 году
Условия хранения электронных документов установлен приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».
Обязательными условиями хранения электронных документов являются:
-наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
-наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;
-обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации (п.2.30 правил).
Организация в процессе хранения электронных документов в архиве не реже одного раза в 5 лет надо производить технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.
Итак, если в компании ведется электронный документооборот, то передать их на хранение можно следующим образом. Сначала проверьте физическое состояние носителей электронных документов, затем запишите их на машинные носители. Проверьте качество записи. На футлярах проставьте архивные шифры, а затем составьте опись электронных документов.
Уничтожение кадровых документов: порядок, оформление
Если по итогам экспертизы ценности документов выявлены документы, в которых нет необходимости, нужно составить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Это необходимо для подтверждения факта уничтожения документов.
Отправка на переработку.
Документы на уничтожение упаковывают и передают на утилизацию бумагоперерабатывающим фабрикам или на вторсырье. Передачу документов оформляют специальными накладными, которые указывают в акте о выделении к уничтожению.
Шредирование.
Также документы на уничтожение можно утилизировать путем шредирования. По степени секретности различают стандартное уничтожение и конфиденциальное. Все зависит от степени измельчения фрагментов документа. После того, как документ уничтожен в базу данных вносится соответствующая запись, и тогда можно прекращать ведение истории уничтоженных документов.
Наряду с документированием и сопровождением трудовых отношений в перечень основных функций кадрового делопроизводства включены операции с оформленными документами, в частности, их хранение, сдача на архивное хранения и проведение экспертизы ценности. Хранение кадровых документов-2016 регламентируется:
Сроки хранения кадровых документов в 2016 году
Перечень типовых управленческих документов, утвержденный приказом Минкультуры России, считается основным нормативным документом, в соответствии с которым определяются сроки хранения кадровых документов организации и осуществляется их отбор для проведения экспертизы ценности и уничтожения. Приведенные в Перечне сроки распространяются на всех работодателей независимо от количества сотрудников, при этом хранение кадровых документов в организации в 2016 году должно осуществляться по всем правилам, с обязательным формированием дел и обеспечением их сохранности.
Продолжительный, составляющий более 10 лет срок хранения — важная характеристика целого ряда кадровых документов: например, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним нельзя уничтожать в течение 75 лет, равно как списки работников, занятых на производстве с вредными или опасными условиями труда, и многие другие виды документации по личному составу организации.
Различают две стадии хранения документов - текущее и архивное. Первая стадия предполагает хранение в делопроизводстве, вторая - передачу в архив. Ежегодно работодатель должен проводить экспертизу ценности документов и ряд связанных с ней организационных и технических работ по формированию дел, составлению описей и уничтожению бумаг с истекшими сроками хранения, не имеющих научной или практической ценности.
Архивное хранение кадровых документов в 2016 году
Текущее хранение кадровой документации осуществляется в помещении кадровой службы, которое нужно оборудовать специальным шкафом или сейфом. Архивное хранение кадровых документов продолжительного или постоянного срока хранения предполагает их передачу в государственный или муниципальный архив при наличии договора комплектования. В случае отсутствия такого договора бумаги передаются в архив организации. Если есть возможность, лучше выделить для этой цели отдельное помещение и обеспечить в нем нормативные условия хранения. Архив нельзя располагать в ветхих, сырых и пожароопасных строениях. При отсутствии подходящего помещения можно организовать хранение архивных документов в кадровой службе.
В крупных организациях обычно предусматривается должность архивариуса, но иногда его функции по совместительству выполняет другой сотрудник. Подготовка кадровых документов к архивному хранению и их передача в архив происходит по заранее утвержденному графику, который согласуется с руководителями структурных подразделений, передающих дела. Выдача документов из архива по заявкам сотрудников и представителей других организаций также происходит в соответствии с четким регламентом, который необходимо заранее разработать и утвердить. При этом срок выдачи дел во временное пользование не может превышать трех месяцев.
Правила хранения кадровых документов
При хранении кадровой документации следует учитывать ее социально-правовой характер и обеспечивать целостность, сохранность и достоверность каждого документа. Если документы хранятся в кадровой службе, необходимо отделить архивную часть помещения от места, в котором ведется прием посетителей. Самые ценные документы хранятся в сейфах и надежно запирающихся шкафах.
С наступлением нового календарного года документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой, принятой в организации. Данная процедура существенно облегчает хранение и поиск информации, а также упрощает дальнейшую работу по подготовке документов к передаче в архив. Правила хранения кадровых документов в 2016 году предлагают раздельную группировку:
Порядок хранения кадровой документации на электронных носителях определяется приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.
Порядок хранения кадровых документов
Во избежание штрафов и возможных рисков работодатель обязан соблюдать предписанный архивным законодательством порядок хранения кадровых документов в 2016 году. Нередко утрата или порча оригинала важного документа влечет негативные последствия для всей организации, особенно если речь идет о первичной документации. Если по какой-либо причине такой документ уничтожен, работодатель должен назначить комиссию по расследованию причин происшествия и принять все доступные меры по восстановлению утраченной информации.
Необходимо следить не только за сохранностью дел, но и за правильностью их оформления: все папки должны нумероваться и прошиваться. Оформленные папки с делами вертикально расставляются на полках архива в соответствии с последовательностью их расположения в применяемой номенклатуре, личные дела уволенных сотрудников расставляются в алфавитном порядке.
