Деятельность каждой организации сопровождается продуцированием огромных пластов документации. Однако, даже после исключения из оборота, эти бумаги могут сохранять свою актуальность. Если хранение документов рассматривается как нецелесообразное, то они уничтожаются, но только на основании законодательного регламента.
Законом предусмотрены определенные термины, касающиеся сохранности документации. С этим рядом правил и перечней знаком каждый делопроизводитель.
В качестве основы правового поля выступает Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации (№ 125 от 22.10.2004). Именно им следует руководствоваться во всем, что связано с хранением документов. Его неукоснительное исполнение предписывается каждой организации. Он гласит, что сохранность архивной документации является необходимой нормой (включая сведения о кадрах) на протяжении всего срока, упомянутого в федеральных нормативах. Дабы соблюсти предусмотренный законом порядок соответствующие пункты должны вноситься в акты учредительного характера.
В марте 2016 года вступила в силу новая статья Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», которая не только сократила срок хранения многих документов по личному составу с 75 лет до 50, но и ввела новую технологию работы. Как ее реализовать на практике, официально пока не разъяснили. Но выполнять требования закона нужно уже сейчас. Разбираемся, как «закрывать» номенклатуру дел за 2016 год (надо ли в ней что-то менять, как заполнять итоговую запись?). Как составлять номенклатуру дел на 2017 год (предлагаем решение, как это лучше сделать, и показываем примерную номенклатуру дел отдела кадров). Определимся, где формируются и будут храниться документы по личному составу, а также внесем изменения на обложки дел.
Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» скорректированы сроки хранения документов по личному составу путем внесения в статьи 22.1.
В статье устанавливается новый критерий определения сроков хранения документов по личному составу - 2002 / 2003 гг. как условная граница при установлении 50-летнего или 75-летнего сроков хранения . Но на этом изменения не заканчиваются.
Необходимо еще обратить внимание на то, что теперь коммерческие организации, являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, должны хранить свои кадровые документы столько же, сколько госструктуры (т.к. они помещены вместе в единый пункт внутри ч. 1 и 2 ст. 22.1) – там используется формулировка «в течение» 75 / 50 лет. А остальные коммерческие организации должны хранить эти документы «не менее» 75 / 50 лет (пункты 3 частей 1 и 2 статьи 22.1). В государственные и муниципальные архивы подлежат передаче документы по личному составу только ликвидированных организаций. Таким образом, основная функция обеспечения социальных и пенсионных прав граждан / работников фактически возлагается на работодателей .
Подробнее о новых сроках хранения документов по личному составу читайте в статье: «Сроки хранения документов по личному составу »
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Статья 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу»
1. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные до 2003 года , хранятся:
в течение 75 лет
2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
3) в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.
2. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные начиная с 2003 года , хранятся:
1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
3) в иных организациях – не менее 50 лет со дня создания.
3. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:
1) в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, – в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
2) в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, указанных в пункте 1 настоящей части, – с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.
Пока отсутствуют разъяснения Росархива о том, как государственные и муниципальные архивы, по графику принимавшие документы по личному составу, должны теперь исполнять договоры, уже заключенные с организациями – источниками комплектования.
Кроме того, если филиалы и представительства территориально распределенной организации ранее могли передавать документы по личному составу в государственные или муниципальные архивы по месту регистрации обособленного подразделения (на основании договоров и по графикам), то в связи с новой нормой Закона № 125-ФЗ «головная» организация, очевидно, должна будет организовать хранение документов по личному составу уволенных работников своих территориальных подразделений, если она не ликвидируется и продолжает функционировать.
Это, действительно, требует разъяснений либо корректировки нормативной базы, которых мы ожидаем в начале следующего 2017 года. Но даже при отсутствии официальных разъяснений по применению действующего законодательства его нормы должны соблюдаться! Что можно и нужно сделать уже сейчас?
В соответствии с Законом № 125-ФЗ организации вправе создавать архивы, но обязаны осуществлять архивное хранение документов.
Поэтому, если в организации создан архив как структурное подразделение , то в раздел Положения об архиве, где устанавливается состав документов, которыми он комплектуется, необходимо внести соответствующее упоминание документов по личному составу с указанием временной границы при определении сроков их хранения.
Пример 1
Фрагмент Положения об архиве
Свернуть Показать
Архив организации осуществляет архивное хранение и комплектуется:
Если архив как структурное подразделение не создается , то ответственность за архивное хранение документов по личному составу должна быть возложена на другое подразделение и его сотрудников персонально. Это оформляется приказом первого руководителя, который отвечает по должности за организацию текущего оперативного и архивного хранения документов компании.
Обычно ответственной за документы по личному составу назначается кадровая служба и один из ее сотрудников , на которых новый вид ответственности за архивное хранение документов по личному составу может возлагаться одновременно с «привычной» ответственностью за ведение трудовых книжек и личных дел работников, за обработку и сохранность персональных данных.
Пример 2
Свернуть Показать
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Возложить на начальника отдела кадров Карпову М.В. (замещающий в случае временного отсутствия – заместитель начальника Управления персоналом Сокова Н.А.) ответственность за ведение трудовых книжек работников, формирование и ведение личных дел, обработку и сохранность персональных данных, а также за архивное хранение и обеспечение сохранности документов по личному составу.
Если архив не создается как структурное подразделение, ответственность за архивное хранение документов организации может возлагаться и на одного из сотрудников службы делопроизводства (а в небольшой организации – на секретаря) или сотрудника отдела кадров.
Пример 3
Распорядительный пункт приказа о возложении ответственности за архивное хранение кадровых документов
Свернуть Показать
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Возложить на старшего специалиста отдела ДОУ Кузнецову С.Л. (замещающий в случае временного отсутствия – начальник отдела ДОУ Морозова Н.С.) ответственность за архивное хранение и обеспечение сохранности документов архивного фонда организации, включая документы по личному составу.
Данные виды ответственности, установленные приказом, должны быть внесены в должностные инструкции сотрудников (заручившись их письменным согласием на это):
Необходимо учитывать также, что в понятие «документы по личному составу» включаются документы о заработной плате и других вознаграждениях (табели учета рабочего времени, лицевые счета, сведения индивидуального персонифицированного учета, карточки по учету доходов и налогов на доходы, расчетно-платежные ведомости при отсутствии лицевых счетов и т.п.), которые ведет бухгалтерия . Поскольку архивное хранение документов по личному составу целесообразно организовать все-таки централизованно (под ответственностью кадровой службы или службы делопроизводства / секретаря), предстоит решить вопрос взаимодействия подразделений в этом процессе. Рекомендуем установить, в каком виде (конечно, лучше в обработанном и оформленном), в какие сроки (составляется график) и в сопровождении каких учетных документов (возможны как опись дел по личному составу, составляемая бухгалтерией, так и простая сдаточная опись) документы о расчетах по оплате труда бухгалтерия будет передавать на архивное хранение в архив или в кадровую службу / службу делопроизводства.
Для разработки номенклатуры дел на очередной календарный год служба делопроизводства, как известно, использует свой рабочий экземпляр, в который в течение текущего года вносит необходимые изменения и уточнения, конкретизирует заголовки дел, занимает резервные номера, ведет таблицу соответствия индексов дел при изменении структуры организации и т.п. Новые сроки хранения документов по личному составу должны быть отражены в рабочем экземпляре номенклатуры дел 2016 года уже со времени вступления в силу анализируемых нами изменений в Законе № 125-ФЗ – это 13 марта 2016 года. И если срок хранения 75 лет в ряде случаев меняется на 50-летний, то более короткие сроки (10 лет, 5 лет, 3 года и т.д.) остаются неизменными.
Например, при наличии сотрудников, принятых на работу в 2002 году и ранее, сроки хранения их личных дел и лицевых счетов будут отличаться от сроков в отношении работников, принятых на работу позже.
Пример 4
Фрагмент номенклатуры дел за 2016 год коммерческой организации (с комментариями, выделенными оранжевым цветом)
Свернуть Показать
Из Примера 4 ясно, что в номенклатуре дел на 2017 год тоже необходимо будет отразить изменение сроков хранения по условной временной границе – 2002 / 2003 год (т.е. ряд дел как бы раздваивается) .
Но документы по личному составу уволенных работников, созданные до 2002 года включительно и подлежащие долговременному (свыше 10 лет) хранению, при современной текучести кадров уже давно должны были быть внесены в описи дел по личному составу и переданы в архив (ведь обычно они оформляются и передаются туда в течение одного-трех лет после увольнения). И в этом случае самым актуальным становится совершенно иной вопрос: требуется ли переоформление уже составленных описей дел по личному составу и сформированных дел в связи с изменением сроков их хранения? Закон обратной силы не имеет (по крайней мере не должен иметь), однако необходимость в разъяснениях со стороны Росархива остается.
При формулировании заголовков дел в номенклатуре дел указание временной границы 2002 / 2003 гг. может оказаться не обязательным, если сама организация образована после 2002 года, т.е. ранее кадровых документов не создавала. Тогда уточнению будет подлежать лишь срок хранения тех категорий документов по личному составу, у которых он меняется на 50 лет (со ссылкой на ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ) с привычных 75 (что было установлено ПТУД).
Правила составления итоговой записи к номенклатуре дел на 2016 год , которая выполняет учетную функцию, формально могут не меняться. Ведь оба срока хранения документов по личному составу (75 лет, как было раньше, и 50 лет, в связи с изменениями Закона № 125-ФЗ) относятся к срокам временного (свыше 10 лет) хранения. В итоговой записи предусматривается указание общего количества дел подобного срока хранения за год, в том числе переходящих (личные дела, книги и журналы учета и т.п.). См. Пример 5.
Только отметка «ЭПК» в итоговой записи к номенклатуре дел в настоящее время по отношению к документам / делам по личному составу должна быть заменена отметкой «ЭК» , т.к. экспертиза ценности в соответствии с законодательными требованиями будет проводиться в организации после истечения 75-летнего или 50-летнего сроков фактически долговременного ведомственного хранения документов по личному составу.
Пример 5
Свернуть Показать
При разработке номенклатуры дел на 2017 год рекомендуем обратить внимание на 3 важнейших фактора:
В Примере 6 покажем формулировки заголовков дел и их систематизацию, правильные сроки хранения в проекте номенклатуры дел кадровой службы коммерческой организации на 2017 год. При этом обратите внимание, что:
Пример 6
Свернуть Показать
С учетом требований к защите персональных данных личные дела целесообразно формировать на каждого сотрудника отдельно, и в процессе оформления личных дел уволенных при подготовке их к сдаче в архив не объединять несколько личных дел в одно, даже если оно не превышает по объему лимит в 250 листов, т.е. не сшивать несколько личных дел вместе по году увольнения.
Личные дела сотрудников в металлическом шкафу в кадровой службе (или у секретаря) всегда делились на два массива:
У группы 2.1 личных дел на обложках необходимо организовать внесение уточнений со ссылкой на Закон № 125-ФЗ так, как это показано в Примере 7 (выделено оранжевым цветом).
Аналогично нужно поступить со всеми делами, для которых этот закон скорректировал срок хранения. Чтобы много раз не вписывать вручную длинный текст, для ускорения процесса можно использовать самонаборный штамп.
Полистать
демо-версию печатного журнала
Любая компания должна строго соблюдать сроки хранения документов в организации в 2016 году. Таблица с указанием сроков хранения документов организации поможет разобраться, что передать в архив, а что можно уничтожить.
Сроки хранения первичных документов отсчитываются с момента окончания периода, в котором этот документ использовался.
Компания может хранить документы и в электронной форме (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ, ст. 80, 314 НК РФ). Документы нужно подписать электронной цифровой подписью.
Важно! Если на момент проведения налоговой проверки срок хранения первичного документа не истек, компания должна хранить его до окончания проверки. То есть, срок хранения документа истекает в середине проверки - уничтожать его нельзя.
Вид документа |
Срок хранения |
|---|---|
|
Первичные документы (счета-фактуры, накладные, акты, платежки и т.п.) |
Четыре года после окончания налогового периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налога и составления отчетности (п. 1 ст. 23, п. 3 ст. 24 НК РФ) |
|
Регистры налогового учета, налоговая отчетность, декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т.п. |
Пять лет после окончания периода, за который они составлены (ст. ст. 382, 392, 394, 396 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.10 № 558) |
|
Документы, используемые для начисления и уплаты страховых взносов в ПФР, ФСС и ФФОМС (расчетно-платежные, расчетные, платежные ведомости, кассовые и банковские документы по выплатам работникам, больничные, платежные поручения на перечисление взносов, расчеты по формам РСВ-1 ПФР и 4 - ФСС и т.п.) |
Шесть лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального Закона от 24.07.09 № 212-ФЗ) |
|
Документы, связанные с зарплатой (кассовые, расчетно-платежные ведомости и т.п.) |
Пять лет после окончания года, в котором они составлены. Если у компании нет лицевых счетов по форме Т-54, документы по зарплате хранятся 75 лет (Ст. 412 раздела 4 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.10 № 558) |
|
Первичные документы, подтверждающие убытки компании |
В течении всего срока, в котором компания уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль. Это относится к упрощенцам с режимом: доходы минус расходы (п.4 ст. 283, п.5 ст. 346.6, ст. 346.18 НК РФ) |
|
Документы на приобретение основных средств (договора, акты и т.п) |
Четыре года после окончания периода, в котором компания закончила начислять амортизацию. Либо в случае ликвидации или продажи (п.1 ст. 23 НК РФ) |
|
Годовая бухгалтерская отчетность, в том числе по МСФО |
Годовая отчетность постоянно, квартальная - пять лет, ежемесячная - 1 год (ст. 351, 358 раздела 4 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.10 № 558) |
|
Договоры банковского счета, кредитные договоры, договоры займа ипр. |
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
[Об утверждении перечня научных организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности]
В соответствии с частью 4-1 статьи 6 и пунктом 1 части 1 статьи 18 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" утвердить прилагаемый перечень научных организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности.
Председатель Правительства
Российской Федерации
Д.Медведев
УТВЕРЖДЕН
распоряжением Правительства
Российской Федерации
от 23 декабря 2016 года N 2800-р
Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Архив Российской академии наук
Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Институт археологии Российской академии наук
Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Институт мировой литературы им. А.М.Горького Российской академии наук
Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Музей антропологии и этнографии им. Петра Великого (Кунсткамера) Российской академии наук
Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Институт истории материальной культуры Российской академии наук
Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Санкт-Петербургский институт истории Российской академии наук
Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Институт русской литературы (Пушкинский дом) Российской академии наук
Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Институт восточных рукописей Российской академии наук
Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Институт монголоведения, буддологии и тибетологии Сибирского отделения Российской академии наук
Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Бурятский научный центр Сибирского отделения Российской академии наук
Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Иркутский научный центр Сибирского отделения Российской академии наук
Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Якутский научный центр Сибирского отделения Российской академии наук
Федеральное государственное бюджетное учреждение Карельский научный центр Российской академии наук
Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Кольский научный центр Российской академии наук
Федеральное государственное бюджетное учреждение Уфимский научный центр Российской академии наук
Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Коми научный центр Уральского отделения Российской академии наук
Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Пущинский научный центр Российской академии наук
Федеральное государственное бюджетное учреждение "Российская академия образования"
Электронный текст документа
подготовлен АО "Кодекс" и сверен по:
электронный текст НТЦ "Система"
Документы, образовавшиеся в процессе работы организации, даже после завершения их в делопроизводстве могут иметь определенное практическое, историческое или научное значение. И если некоторые виды документов хранить нецелесообразно, поскольку содержащаяся в них информация может использоваться только в оперативных целях, то другие подлежат хранению в течение установленного законом срока. В статье вы найдете основные сроки хранения документов 2016, а также получите ответы на такие вопросы, как: какими нормативными актами установлены сроки хранения документов? каковы сроки хранения документов в организации? как часто надо производить экспертизу ценности документов?
Из этой статьи вы узнаете:
Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика
Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.
Порядок и сроки хранения документов в 2016 году устанавливаются:
Основной закон о сроках хранения документов (Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации») обязывает каждую организацию обеспечивать сохранность всех архивных документов, в том числе — кадровых, на протяжении всего установленного федеральными нормативными актами срока. Чтобы урегулировать порядок хранения, оформления и экспертизы ценности документов, работодателям рекомендуется включить в учредительные документы соответствующие пункты (распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 г. № 358-Р «Об улучшении сохранности документов по личному составу»).
Полезная информация для кадровика: изучаем .
Сроки хранения документов могут быть временными или постоянными. Документы по личному составу целесообразно хранить в архиве организации отдельно от других документов вплоть до момента передачи в муниципальный или федеральный архив. Документы кратковременного (до 10 лет) хранения до конца установленного срока находятся в архиве организации, а затем уничтожаются, в то время как документы долговременного и постоянного хранения (сроки хранения документов такого рода составляют 10 и более лет) ввиду их важности могут передаваться в центральный государственный архив (на основании договора комплектования) или коммерческий архив, услуги которого оплачиваются.
Расскажет эксперт.
Организация может продолжать хранить важные дела в собственном архиве, обеспечив им надлежащие условия. Сокращать предписанную законом продолжительность хранения документов нельзя. А вот продленные, по сравнению с типовой нормой, сроки хранения документов могут устанавливать в 2016 году все работодатели, закрепляя соответствующую норму локальным актом. Срок хранения документов в организации отсчитывается с первого дня календарного года, следующего за годом их завершения в делопроизводстве. При этом тип носителя, на котором хранится документ, никак не влияет на продолжительность хранения.
Поможет узнать точные сроки хранения документов в организации перечень-2016 — специальная таблица, утвержденная приказом Минкультуры России № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов» от 25.08.2010 г., с актуальными изменениями от 4.02.2015 г. Согласно требованиям Перечня, срок хранения документов в организации составляет:
Иногда срок хранения документов в организации не ограничивается определенным количеством лет: например, коллективные договоры хранятся постоянно.
Работодатель ежегодно проводит экспертизу ценности документов, в ходе которой проводится отбор дел на временное и постоянное хранение в архиве организации. Дела внимательно просматриваются, при необходимости — расшиваются и переформируются. Особое внимание уделяется папкам с пометкой «ЭПК», в составе которых присутствуют документы постоянного хранения. В процессе экспертизы определяются и уточняются сроки хранения документов по номенклатуре дел, принятой в организации. По результатам работы экспертной комиссии документы с истекшим сроком хранения выделяются к уничтожению.
