Письмо-запрос – это разновидность информационного письма, в котором высказывается просьба предоставить какую-либо информацию, документы, материальные ценности. В данной статье разберемся, как правильно написать письмо-запрос. В качестве примера предлагаем скачать образец письма-запроса о предоставлении информации и о предоставлении документов.
Бланки для бесплатного скачивания находятся внизу статьи в формате word.
Оформление письма-запроса подчиняется общим правилам написания деловых писем. Несмотря на свободный стиль изложения содержимого письма-запроса, необходимо включить в бланк определенные реквизиты.
Удобно оформлять запрос на фирменном бланке организации, в котором указаны основные реквизиты компании, в числе которых название предприятия, его ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, контактные данные.
Если фирменного бланке нет, то необходимо на документе написать название и контактные данные (телефоны, контактные лица, адреса). Эту информацию можно указать, например, в левом верхнем углу.
Как правило, информационные письма адресуют конкретному человеку, представляющему интересы компании. Это может быть руководитель, главный бухгалтер или иное лицо, в зависимости от того, какого рода информация, документы запрашиваются.
Сведения об адресате пишутся в правом углу бланка письма (в дательном падеже).
Письмо-запрос должно иметь заголовок, например, «о предоставлении документов» или «о предоставлении информации».
После заголовка указывают в вежливой форме обращение к адресату, например, «Уважаемый Иван Иванович!».
В тексте излагается суть запроса в краткой форме. В случае запроса на предоставлении документов – пишется, какие именно документы нужны и по какой причине возникла необходимость их получения от адресата.
В конце письма можно заранее поблагодарить адресата за удовлетворение запроса, а также выразить надежду на дальнейшее сотрудничество.
Составленный бланк письма-запроса подписывается, закрепляется печатью при необходимости, регистрируется в журнале исходящих документов, после чего присвоенный документу регистрационный номер указывается на бланке письма-запроса, также ставится дата его написания.
Примеры писем можно скачать ниже.
Письмо-запрос о предоставлении информации образец – .
Письмо-запрос о предоставлении документов образец — .
Между мальчиками начальной школы произошла небольшая драка на перемене. В это время учительница вышла в туалет. Когда пришла отвела мальчика в медпункт где было зафиксирована просто царапина. Мама этого ребёнка написала в полицию на другого ребёнка якобы ему наложили семь швов. А так же жалобу на имя директора школы. Мы родители хотим написать коллективное письмо в поддержку учителя. Как нам это правильно оформить. Что должно быть в нем написано
Ответить
Вам понадобится
Инструкция
Составьте «шапку» письма. В нее входят реквизиты обеих сторон, заголовок, обращение. Сведения об адресате письма разместите справа, в верхнем углу листа. Перечислите должность, фамилию и инициалы официального лица, которому направлен запрос , например, «Начальнику департамента образования администрации Томской области И. И. Иванову».
Способ представления реквизитов автора письма зависит от его юридического статуса. Если отправитель запрос а – организация, то сведения о ней приводятся на бланке в левом верхнем углу. Гражданин, самостоятельно готовящий официальное обращение, должен сразу после реквизитов адресата перечислить свои данные: фамилию, имя и отчество полностью, адрес по прописке и фактического места проживания, контактный телефон. Например:«Генеральному директору ООО «Управляющая компания»И. И. ИвановуСидорова Петра Петровича,зарегистрированного по адресу:г. Ижевск, ул. Первая, д. 1, кв. 1, проживающего по адресу:г. Ижевск, ул.Вторая, д. 2, кв. 2,телефон: 33-33-33».
Сформулируйте заголовок письма. Он должен кратко отражать суть запрос а, например: «О предоставлении сведений о среднесписочном составе коллектива за 1 полугодие». Напечатайте заголовок слева под реквизитами вашей организации. В запрос е частного лица этот элемент не используется .
Отступите от заголовка письма или от реквизитов сторон 2-3 строки и напечатайте обращение к адресату. В запрос е организации используйте деловую форму: «Уважаемый Иван Иванович!» или «Уважаемый г-н Иванов!». Частное лицо может указать в этой строке только вид обращения, не упоминая имени-отчества корреспондента, например, «запрос », или «информационный запрос », или «запрос о предоставлении сведений».
Напишите основную часть письма. В ней кратко расскажите о ситуации, в связи с которой вы направляете данный запрос , обоснуйте необходимость предоставления вам запрашиваемых сведений. Излагайте мысли и факты грамотно и без эмоций. При необходимости ссылайтесь на действующее законодательство, гарантирующее ваше право на получение официальной информации.
К письму вы можете приложить копии документов. В тексте после основной части обязательно укажите количество приложений и объем каждого из них, например: «Приложения: 1. Копия паспорта гражданина РФ на 1 л. в 1 экз.2. Копия свидетельства о браке на 1 л. в 1 экз.»
В конце запрос а поставьте дату и личную подпись. Документ, направляемый от имени организации, подписывает руководитель. Номер и дату исходящего письма укажите в специальной строке бланка.
Проверьте черновой вариант запрос а, исправьте ошибки. В организациях часто требуется согласовать письмо с ответственными сотрудниками. Затем напечатайте отредактированный вариант и отправьте по почте .
Любая государственная или муниципальная организация обязана рассматривать поступающие обращения граждан, включая информационные запросы , и в течение месяца с момента их получения давать ответ на вопросы, входящие в ее компетенцию.Если ваш вопрос относится к компетенции иной организации, заявителю обязаны дать рекомендацию, куда именно ему надлежит обратиться.
Вам понадобится
Инструкция
Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» требует, чтобы в обращении было указано, кто и куда обращается (достаточно названия организации), и координаты для ответа по почте. Не будет лишним и указать телефон для связи, можно мобильный.Могут потребоваться и дополнительные параметры для идентификации. Например, ваш ИНН при обращении в налоговую инспекцию.Если вы намерены отправить запрос по почте, обязательно распишитесь под текстом.
Составление запроса надо начинать с так называемой «шапки». Это несколько строчек в правом верхнем углу.
В первой вы пишете, в какую организацию обращаетесь. Например, «В Министерство внутренних дел РФ».
Во второй после слова «от» (с маленькой буквы) свои фамилию, имя и отчество полностью.В третьей – «проживающего (ей) по адресу» и свой адрес с почтовым индексом. Ниже можете указать свой телефон.Если вы зарегистрированы по месту жительства по одному адресу, а живете по другому, в некоторых случаях адрес регистрации может иметь значение . Например, в обоснование, почему вы обращаетесь в организацию региона, в котором не живете.
Изложив все интересующие вопросы, вы можете добавить просьбу прислать ответ на адрес фактического проживания и указать его с индексом. Закон это позволяет.Онлайн обращение вы отправляете, нажав специальную кнопку. Иногда затем вам могут предложить проверить текст перед окончательной отправкой. Лучше не пренебрегать этой возможностью: несколько раз внимательно перечитать. Если нашли неточность, не поздно вернуться и исправить.Закон приравнивает онлайн-обращения к обычным письмам.
Оформление графической части уделите особое внимание. Здесь важен дизайн, соответствующий имиджу компании и формирующий восприятие бренда у потенциальных партнеров. Поэтому разработку этой части лучше всего поручить профессиональному дизайнеру. Для этого вы должны сформулировать четкие требования и передать имеющиеся у вас материалы. Это логотип, текст, а также информация о фирменных цветах и шрифте, требования к типу бумаги , разумеется, при условии, что они были разработаны заранее.
Подготовив все необходимые сведения для размещения на фирменном бланке , вы можете приступить к его оформлению самостоятельно, если у вас нет времени или возможности обратиться к дизайнеру. Самый простой вариант можно создать и без знания графических программ, пользуясь только текстовым редактором Word. Здесь вам следует помнить, что логотип компании и наименование размещаются чаще всего в левой верхней части листа (но и здесь жестких правил не существует). А сразу под ними размещается остальная информация, обычно мелким шрифтом.
Видео по теме
Обратите внимание
Несмотря на отсутствие четких правил по оформлению фирменного бланка, неизменным остается одно требование - формат бумаги должен быть А4.
Источники:
Не каждый человек нашей страны знает, как необходимо правильно оформлять официальные запросы в различные инстанции. Главной целью грамотного запроса является своевременный ответ и получение необходимого результата.
Инструкция
Внимательно изучите условия интересующей вас инстанции. Следуйте только тем рекомендациям, которые предлагают официальные источники. Корректно заполните анкету, если это требуется. Как правило, вы должны будете указать все ваши данные о месте проживания, ваши подробные инициалы, не забывайте про номер телефона и адрес электронной почты.
Не допускайте в своем запросе нецензурной лексики, оскорбительных выражений. Составляйте четкие фразы и предложения. Разбивайте текст на логические абзацы, не допускайте грамматических ошибок, если запрос выполняете в письменном виде.
Ваш официальный запрос не должен содержать непонятных заявлений, жалоб, предложений. Будьте внимательны, соблюдайте все правила приличия и официального обращения к конкретной фирме или организации.
Вспомните, как пишутся деловые письма. Это без труда можно найти в учебниках русского языка или в библиотеке. Грамотное описание сложившейся ситуации поможет вам в решение вашей проблемы. Подойдите к написанию запроса со всей серьезностью, действуйте в соответствии с правилами и нормами делового этикета. Учитывайте любые тонкости.
Воспользуйтесь помощью юриста. Например, обращение в органы государственной власти требует знаний в области прав и юриспруденции. Пользование стандартной формой обращения не гарантирует успеха, но воспользоваться тоже рекомендуется. Ваш запрос не должен вызывать сомнений, будьте уверены в каждом слове, чтобы расположить к себе, а не вызывать отвращение своим негативным настроем.
Если официальный запрос осуществляется от имени предприятия, то соберите необходимые документы, заверьте все печатями и отправьте заказным письмом с уведомлением или передайте лично в приемную отделения, получив при этом отметку на втором экземпляре.
Сама по себе подача ходатайства в суд не практикуется. Обычно его подают в дополнение к уже поданному иску, жалобе или прошению. Целью является необходимость обратить внимание суда на какое-либо нарушение или важный факт.
Вам понадобится
Инструкция
Процесс подачи ходатайства в суд подпадает под регулирование ст.119 Уголовно-Процессуальный Кодекса Российской Федерации (УПК РФ). Согласно закону, любая из сторон, участвующая в конкретном судебном разбирательстве, имеет право обратиться к суду. Заявление можно сделать устно, но чтобы оно возымело юридическую силу, необходимо оформить его в письменном виде.
Также как запрос и жалоба, ходатайство является одной из официальных форм обращения в Конституционный Суд Российской Федерации. Закон четко регулирует круг лиц, имеющих право обращаться с ним к суду.
В процессе разбирательства уголовного дела, ходатайство могут подавать следующие лица:
- подозреваемый или обвиняемый;
- законный представитель подозреваемого или обвиняемого;
- защитник (адвокат);
- потерпевший;
- законные представители потерпевшего;
- гражданский истец или ответчик, их представители;
- прокурор;
- общественный защитник или обвинитель.
При рассмотрении гражданского дела, право подачи имеют:
- истец;
- ответчик;
- третьи лица, имеющие непосредственное отношение к делу;
- заявитель;
- представители любого из участников процесса;
- прокурор;
- уполномоченные органы государственного управления, профсоюзов или других организаций.
При рассмотрении административного нарушения, правом подачи ходатайства наделены:
- привлекаемый к ответственности;
- потерпевший;
- их законные представители.Также обращаться к суду могут любые другие физические или юридические лица, в процессе рассмотрения дела в суде или после
Компаниям отведено 10 рабочих дней со дня вручения требования, чтобы представить налоговикам запрошенные в ходе налоговой проверки документы (п. 3 ст. 93 ), а при «встречке» и того меньше – пять рабочих дней (п. 4 ст. 93.1 НК РФ). Часто при получении требования уже заранее понятно, что уложиться в срок не получится. Можно на вполне законных основаниях просить инспекцию об отсрочке. Правда, сделать это нужно оперативно – не позднее дня, следующего за днем получения требования (см. также «УНП» № 41, 2007, «Как продлить срок представления документов. Алгоритм действий»). Этот срок прямо установлен только для случаев, когда проверяют саму компанию (п. 3 ст. 93 НК РФ). Но, на наш взгляд, имеет смысл его придерживаться, когда запрошены документы по встречной проверке. Ведь если налоговики откажут в отсрочке, то, чтобы избежать штрафов за непредставление документов, придется успеть сделать все копии за пять рабочих дней.
КСТАТИ. Получив из инспекции требование о представлении документов, стоит сначала оценить его правомерность. Возможно, что налоговикам надо писать письмо не о продлении срока, а мотивированный отказ выполнять их незаконные требования. Так, при проведении камеральной проверки инспекторы вправе истребовать документы лишь в специально оговоренных случаях (для подтверждения льготы, при наличии в декларации по суммы налога к возмещению). В иных случаях, даже если инспектор обнаружил ошибку или несоответствие сведений в отчетности и просит прояснить ситуацию документами, компания вправе, но не обязана их представлять (п. 3 ст. 88 НК РФ).
Письмо с просьбой продлить срок может быть произвольного содержания (см. образец). Но в нем нужно указать причины, по которым компания не может выполнить требование инспекторов в установленный срок. Скорее всего инспекторы пойдут навстречу компании, если они запросили огромное количество документов. Кто же не понимает, что откопировать тысячи экземпляров страниц и заверить их за пять рабочих дней нереально. Стечение разного рода обстоятельств тоже может служить основанием для продления срока представления документов. Например, отсутствие главного бухгалтера. Конечно, причина в данном случае должна быть уважительной – болезнь, командировка – и подтверждена документально. Также можно сослаться на отсутствие технических возможностей для подготовки копий – сломался ксерокс. Или, к примеру, документы не могут быть подготовлены из-за того, что требование поступило в самый разгар отчетной кампании.
В письме обязательно нужно указать дату, когда компания сможет представить затребованные бумаги. Чем этот срок меньше, тем больше шансов на положительное решение инспекции.
