Отношения между сторонами по агентскому договору, как и в случаях с любыми доверительными отношениями, оформленными документально, построены на принципе доверия сторон друг к другу.
Без установления хороших отношений между сторонами агентского договора, нормальная работа ни одной, ни другой стороны невозможна. Но действия агента, всё же, необходимо контролировать.
Контроль за действиями агента
Методы и формы контроля агента доверителем должны быть прописаны в тексте соглашения.
С нашей точки зрения, наиболее удобной формой периодического контроля действий агента будет отчёт агента по агентскому договору в примерно таком виде и порядке.
При установлении долгосрочных и интенсивных деловых отношений между сторонами агентского соглашения целесообразно будет разбить отчёт агента на несколько этапов. Начнём с планирования действий. Например, в начале дня агент связывается с доверителем и согласовывает план действий на текущий день. Временной период можно выбирать произвольно, в зависимости от характера и количества совершаемых агентом действий.
В течение дня агент совершает сделки, встречи и представления, о важнейших из которых уведомляет клиента. Таким образом, наиболее ключевые моменты деятельности агента будет несложно держать под контролем, как и всю ситуацию в целом.
В конце дня при личной встрече или посредством различных видов связи, агент даёт развёрнутый отчёт о выполненной за день работе, даёт характеристику результатов, по возможности, прогнозирует дальнейшее развитие событий.
Необходимость отчета агента по агентскому договору
В работе агента зачастую имеют место траты и расходы, возникает необходимость ознакомить клиента лично с содержанием каких-либо бумаг. Об этом необходимо помнить, предусматривая описание формы отчёта агента в тексте агентского договора.
Необходимо установить порядок и сроки, в которые агент обязан отчитаться такие траты или сообщить о необходимости рассмотрения определённой бумаги или личного присутствия где-либо.
Финансовая сторона вопроса также не должна оставаться в стороне при составлении агентского соглашения, а именно, отчёт о тратах агента и правила предоставления документов или доказательств обоснованности таких трат.
Зачастую агент совершает все свои действия за счёт доверителя и получает за свою работу определённую плату. Дабы у доверенного лица не возникло соблазна неправомерно заработать на доверителе, необходимо финансовый отчёт и правила его составления агентом, обязательно включить в текст агентского договора.
Ниже расположен типовой бланк и образец отчета агента по агентскому договору, вариант которого можно скачать бесплатно.
Агентский договор – наиболее распространенный вид договора в хозяйственной практике организаций. Его заключают при осуществлении строительной и арендной деятельности, переводов и расчетов по денежным обязательствам перед третьими лицами и т. д. При использовании агентского договора зачастую возникают споры и между сторонами договора, и между налогоплательщиками и налоговыми органами. Что нужно знать, чтобы минимизировать риски?
Согласно п.1 ст.1005 ГК РФ по агентскому договору одна сторона (агент) обязуется за вознаграждение совершать по поручению другой стороны (принципала) юридические и иные действия от своего имени, но за счет принципала либо от имени и за счет принципала.
Существенным условием агентского договора является определение действий, которые обязуется совершить агент. Совершение агентом юридических и иных действий по поручению принципала делает этот договор популярным в хозяйственной практике. Однако ГК РФ не раскрывает понятие «юридические и иные действия», что влечет много споров в квалификации договоров агентирования.
За выполнение поручения принципал должен уплатить агенту вознаграждение в размере и порядке, определенном в договоре. При отсутствии в договоре условий о порядке уплаты агентского вознаграждения принципал обязан уплатить вознаграждение в течение недели с момента представления ему агентом отчета за прошедший период, если из существа договора или обычаев делового оборота не вытекает иной порядок уплаты.
Ст.1008 ГК РФ устанавливает обязанность агента представлять принципалу отчеты о выполнении поручения. При отсутствии в договоре соответствующих условий отчеты представляются агентом по мере исполнения им договора либо по окончании действия договора. Если агентским договором не предусмотрено иное, к отчету агента должны быть приложены необходимые доказательства расходов, произведенных агентом за счет принципала.
Однако данная статья не содержит требований по форме и содержанию отчета агента, в связи с чем можно сделать вывод, что форма отчета должна определяться договором. При отсутствии согласования формы отчета, замене его другими документами (акты приемки работ, информационные материалы и др.) возникает много споров между сторонами. Таким образом, наличие отчета агента обязательно и вытекает из требований гражданского законодательства.
НК РФ, напротив, не содержит таких требований, в то же время при налоговой проверке проверяющие считают, что расходы принципала не подтверждены первичными оправдательными документами. И несмотря на то что к налоговым отношениям гражданское законодательство не применяется (ФАС СЗО от 23.09.2009 № А56-39348/2008, ФАС ВВО от 24.09.2008 № А11-11888/2007-К1-9/605-40), на практике наблюдается обратное.
Чем же следует руководствоваться при разработке формы «Отчет агента», чтобы избежать споров?
Согласно Постановлению Седьмого арбитражного апелляционного суда от 10.02.2009 № 07АП-252/09 «в случае приобретения услуг агентом от своего имени, но в интересах и за счет принципала отчет агента может являться первичным документом, подтверждающим оказание услуг принципалу, на основании которого данные услуги принимаются на учет, что тем не менее не исключает необходимости соблюдения при составлении отчета агента и при принятии услуг к учету на основании данного отчета требований, установленных законодательством о бухгалтерском учете, а также сторонами агентского договора.
Так, согласно п.1 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
В соответствии с п.2 ст.9 Закона № 129-ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц».
Отсутствие в первичном документе обязательных реквизитов (либо одного или нескольких) влечет потерю юридической силы этого документа.
По мнению апелляционного суда, анализ представленных в суд отчетов агента показал, что в содержании отчета не указаны какие-либо сведения о товарах, работах или услугах, приобретенных агентом для принципала, не указаны ни совершенные хозяйственные операции, ни их измерители как в натуральном, так и в денежном выражении, а только общая предъявленная к уплате сумма. Также в отчете не содержится информация о количестве товаров, работ, услуг, о цене за единицу товара.
Как было указано в рассматриваемом Постановлении, суд первой инстанции правомерно пришел к выводу, что отчет не соответствует не только требованиям ст.9 Закона № 129-ФЗ, но и требованиям, предъявляемым к содержанию отчета, установленным самими агентом и принципалом в дополнительном соглашении к агентскому договору. Таким образом, документы, оформленные не должным образом, лишили права налогоплательщика на налоговый вычет по налогу на добавленную стоимость.
В другом споре, уже между принципалом и агентом по выплате вознаграждения последнему, суд указал, что в силу ст.1008 ГК РФ при отсутствии в договоре соответствующих условий отчеты представляются агентом по мере исполнения им договора либо по окончании действия договора. Однако отчетов и (или) иных надлежащим образом оформленных документов, подтверждающих исполнение договора со стороны агента, в материалы дела представлено не было.
Суды в качестве надлежащего доказательства исполнения агентом своих обязательств акт не приняли и указали, что подписание акта применительно к ст.1008 ГК РФ не может подменить составление отчета агента. В результате агент не смог доказать свое право на получение вознаграждения от принципала (Постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 26.05.2010 № А75-10463/2009).
Как видим, агентский договор – наиболее спорный среди других договоров. Споры возникают по предмету договора, переквалификации агентского договора в договор возмездного оказания услуг, по подтверждению расходов, понесенных агентом, выплате вознаграждения, по выполнению поручения принципала. Для того чтобы минимизировать риски при использовании агентского договора, в качестве приложения к нему должна быть разработана и утверждена сторонами форма отчета агента. Следует также учесть требования гражданского законодательства (сроки и порядок представления отчета и приложений к отчету документов, подтверждающих понесенные расходы агентом при выполнении поручения принципала), бухгалтерского учета (указание всех необходимых реквизитов для признания отчета первичным документом), налогового законодательства (наличие отчета агента, иных первичных документов, необходимых для исчисления налоговой базы по налогу на прибыль, подтверждающих право на налоговые вычеты по НДС).
Елена Королева,
При наличии взаимных деловых отношений, которые могут иметь место по заключенному агентскому договору, как и при прочих, большинство рабочих процессов строится на взаимном доверии сторон друг к другу .
При этом как для коммерческих, так и для государственных организаций существование формы особого контроля необходимо . Таким образом четко проверяется объем выполненных работ и, как следствие, соблюдается отчетность – организация видит, за оказание каких услуг и какую сумму она оплачивает.
Для обеспечения выполнения контроля существует вид документации – отчет агента по агентскому договору, что привязывается к каждому заключенному соглашению и содержит в себе сведения о выполненной работе, а также прочие моменты, которые требуют стороны.
В соответствии с регулирующим законодательством при рассмотрении агентского договора выделяют две основных стороны :
Основным законодательным актом, на который опираются при определении необходимости составления отчета и того, каким образом он должен быть составлен, является .
Все применяемые в конкретном случае методы контроля и его формы в обязательном порядке прописываются в соглашении, которое и становится основанием для выполнения услуг одной стороной (агентом) и произведением оплаты другой (принципалом). Одной из наиболее удобных существующих форм контроля являются действия, выполняемые в следующем порядке:
В некоторых ситуациях заключаемые договора с принципалами носят чисто юридический характер и не всегда
содержат в себе уточняющие данные относительно особенностей составления документа.
Такая ситуация не означает, что агент имеет право не составлять отчет вовсе – необходимость его оформления определена на законодательном уровне ().
Кроме того, даже если в договоре не были прописаны прочие условия, агент обязан предоставить документы, которые развернуто и полно подтверждают его расходы, какие впоследствии погасятся за счет принципала.
После того как отчет будет предоставлен, принципал, в свою очередь, в течение одного календарного месяца имеет законное право предоставить агенту, сдавшему документ, возражения относительно любых моментов, которые его не устраивают.
При оформлении возражений необходимо руководствоваться положениями заключенного договора или же нормами, прописанными в ГК РФ. Если в договоре прописан иной срок возможного направления возражений, такое обстоятельство дает право рассматривать предоставленные документы несколько позже.
В любом случае по окончанию существующего срока при условии отсутствия возражений или замечаний через неделю все проведенные работы и понесенные затраты должны быть оплачены. Если заключенным договором будет определен другой срок перечисления средств, продолжительность оплаты будет сдвинута на указанное количество дней.
В определенных ситуациях агенты могут предоставлять принципалам не сам отчет, а исключительно документы, которые могут подтвердить расходы . В таком случае принципал, согласно ГК РФ, имеет полное право не перечислять оговоренные заключенным соглашением средства до момента оформления отчета .
Некоторые ситуации, связанные с заключением договоров на оказание агентских услуг, приводят к возникновению конфликтных ситуаций, при которых каждая сторона отстаивает свою точку зрения. Это может быть отсутствие отчета, неполный пакет расходных документов, не вовремя предоставленный акт, отсутствие своевременной оплаты.
Любая из таких ситуаций может спровоцировать обращение в суд. Для предотвращения или предупреждения такого развития событий наилучшим вариантом будет составление договора с особенностями выполняемых работ и его корректировка в случае несогласия какой-либо из сторон.
На законодательном уровне не закреплена унифицированная форма составляемого отчета . В такой ситуации каждая организация, которая пользуется услугами агента, вправе разработать свою форму с учетом специфики работы или оказываемых услуг.
При определении формы отчета, а также перечня информации, которая должна быть в него включена, необходимо в первую очередь опираться на положения ФЗ №402 «О бухгалтерском учете» , поскольку такой документ становится основанием для проведения расходных операций, что должны быть соответствующим образом подтверждены и обоснованы.
В общем порядке обязательными реквизитами документа становятся:
Кроме такой информации в зависимости от исходных условий заключенного контракта может иметь место:
Стоит отметить, что до необходимости исправления ошибок в отчет доходит редко. Как правило, при наличии неточностей или неверно вписанных данных документ подлежит исправлению для повторного предоставления принципалу. Если же ошибки все же будут иметь место, то в такой ситуации может быть два варианта их исправления.
В первом случае, как и прочие документы, относящиеся к первичной документации, исправляются с учетом «Положений о документообороте», а также 9 статьи ФЗ №402 . При этом делается пометка «исправлено», аккуратно зачеркиваются неверные данные, правильные вносятся строго над исправлением .
Рядом со словом «исправлено» проставляется подпись лица, который выполнил внесение уточняющих данных. В другом случае возможен и вариант, когда к имеющимся ошибкам составляется отдельный протокол возражений. После его оформления отдельно заполняется новый документ, содержащий в себе верные сведения.
Многие организации ошибочно полагают, что отчет агента и акт выполненных работ фактически отражают одни и те же данные и могут взаимозаменять друг друга. При определенных обстоятельствах такое возможно, но на практике они применяются параллельно друг с другом и при этом хоть и содержат пересекающуюся информацию, но несколько отличаются друг от друга.
Итак, акт содержит в себе следующую информацию :
Составление отчета агента происходит только в тех случаях, когда между сторонами заключен агентский договор. Отчет относится к учетной документации и должен составляться в строго определенном порядке.
ФАЙЛЫ
Агентский договор – это вид соглашения, по которому одна сторона правовых отношений поручает второй стороне, выступающей в роли посредника, оказание каких-либо услуг или продажу товаров за определенное вознаграждение.
Таким образом, в процессе, например, купли-продажи участвуют не как обычно, две стороны, а три.
Агентом может быть любое лицо как физическое (индивидуальный предприниматель или просто гражданин РФ), так и юридическое: предприятие или организация.
Объектами агентского договора могут быть сделки по продажам, услугам, выполнению работ и т.д.
Обычно в соответствии с такого рода договорами, агент действует от своего имени, являясь как бы официальным представителем компании-доверителя. При этом круг его прав и полномочий имеет определенные ограничения, нарушать которые чревато расторжением договорных отношений.
Если объектом агентского договора являются какие-то товарно-материальные ценности, то они не становятся собственностью агента ни на каком этапе сделки, а переходят от продавца к покупателю без учета на счетах агента.
В зависимости от объемов выполненных работ или сделанных продаж вознаграждение по агентскому договору может быть:
Договор может заключаться:
Все пункты агентского договора, в том числе предоставление отчета о деятельности агента, должны быть прописаны тщательно и скрупулезно, поскольку то, так составлен основной документ, может влиять на выполнение обязательств по нему.
Нужно помнить и о том, что если вдруг между компанией-доверителем агента и самим агентом возникнут какие-то трения и конфликты, документ может обрести статус доказательства (особенно актуально при решении споров в судебной инстанции).
По результатам своей работы агент должен предоставить своему партнеру отчет. В нем прописываются все сведения о проведенных в рамках договора услугах или продажах, а также средствах по этим сделкам.
Цель отчета – показать полную картину деятельности агента за определенный промежуток времени и дать возможность его доверителю удостовериться в том, что условия агентского договора выполняются в полной мере.
На сегодняшний день унифицированного образца отчета агента нет, так что предприятия и организации имеют право писать документ в произвольной форме или по внутреннему шаблону, утвержденному в учетной политике компании.
Следить нужно только за тем, чтобы документ соответствовал некоторым стандартам деловой документации и нормам делопроизводства, кроме того, в нем должны присутствовать определенные сведения. Например, в отчете обязательно должны быть указаны:
Таблица может быть дополнена какими-то другими столбцами (в зависимости от тех условий, которые прописаны в агентском договоре), к примеру, сведениях о подрядчиках, понесенных агентом расходах, о документах, сопровождающих ту или иную сделку и т.п.
В заключение указывается то, что вторая сторона может возразить на предоставленную информацию в определенный промежуток времени (или к какой-то конкретной дате).
Отчет агента можно оформлять как в печатном виде, так и в рукописном, на фирменном бланке или на обычном листе А4 формата.
Главное условие здесь заключается в том, чтобы он содержал «живую» подпись представителя предприятия-агента (после получения своего экземпляра вторая сторона также должна завизировать документ).
Удостоверять бланки отчета при помощи печатей не обязательно, т.к. с 2016 года коммерческие компании (предприятия и организации) могут использовать в своей деятельности различного рода штампы только тогда, когда эта норма закреплена в их локальных нормативно-правовых актах.
Данный отчет всегда формируется в двух экземплярах , один из которых остается у агента, второй передается партнерской организации.
Заполненный и подписанный обеими сторонами отчет должен находиться в отдельной папке вместе с договором, к которому он прилагается. Срок хранения определяется законодательством РФ (не менее трех лет) или внутренними нормативными документами организации, после чего его можно уничтожить.
Отправить документ можно несколькими способами:
Эти варианты различаются по срокам доставки, но гарантируют получение агентского отчета адресатом.
С некоторых пор распространение получил еще один способ: отправление официальной документации, в том числе и отчетов, через электронные средства связи. Однако, в этом случае важно, чтобы компания-отправитель имела электронную цифровую подпись (официально зарегистрированную), правда, даже это не может дать уверенность в том, что отчет не попадет в папку «спам» и дойдет до получателя.
Сутью агентского договора является возмездное выполнение агентом определенных поручений. К таким поручениям относятся любые юридически значимые и иные действия, выполняемые за счет принципала.
В зависимости от условий договора, выполнение поручений может производиться от имени агента или принципала, однако все расходы при совершении действий в любом случае осуществляются за счет принципала. Данный принцип обуславливает обязанность агента предоставлять отчеты о произведенных расходах, которые могут носить разовый или систематический характер.
Отчет агента по агентскому договору является основным документом, свидетельствующим о надлежащем выполнении агентом данных ему поручений, а также о принятии принципалом итога работы.
Статья 1008 ГК РФ устанавливает обязанность агента представлять отчеты о выполнении поручений. Стороны не имеют право исключить эту обязанность из условий договора, а если подобная норма отсутствует в соглашении – применяются прямые нормы законодательства.
Тем не менее, агент и принципал вправе самостоятельно определить следующие условия отчетности:
Важно! Если контрагенты не пришли к соглашению по данным вопросам или не указали их в тексте контракта, применяется следующее правило: отчеты направляются агентом по его усмотрению (по мере исполнения поручений или после окончания срока договорных отношений).
Помимо этого, стороны должны предусмотреть порядок и срок принятия (одобрения) представленных отчетов принципалом, а также порядок направления возражений на отчет. Если данные факты не отражены в контракте, у принципала будет в распоряжении один месяц на проверку и принятие отчетности, либо на подачу возражений относительно понесенных расходов на исполнение поручений агентом.
Если принципал в течение месяца не направил возражения на представленную отчетность в адрес агента, отчет будет считаться принятым на изложенных в нем условиях. Месячный срок на принятие или отклонение отчета может быть изменен по соглашению контрагентов.
Образец отчета агента по агентскому договору Гражданским законодательством агентский договор отнесен к сделкам, которые подлежат оформлению в простой письменной форме. Аналогичные требования предъявляются к форме отчета об исполнении поручений по данному договору.
Важно! Так как нормативные правовые акты не содержат утвержденной формы отчета, его содержание может быть установлено по соглашению сторон.
На практике, отчет агента предусматривает следующие элементы содержания:
Так как агентский договор отличается по предмету правоотношения от схожего договора подряда, в контракте и отчете необходимо досконально расшифровать суть поручений агенту. Так как итог выполнения поручения не может носить вещественный характер, в отчете должно содержаться не описание какого-либо имущественного объекта, а определенная последовательность выполненных действий и достигнутый в ходе них результат.
Результат выполнения поручений должен быть разумно обоснован и не выходить за рамки полномочий, предусмотренных договором. Если агент превысил полномочия и вышел за рамки оговоренного поручения, принципал имеет право не принимать итог выполненных действий, даже если он повлек положительные последствия.
Отчет необходим для подтверждения результата деятельности агента, а также понесенных расходов в ходе исполнения поручений. Итоги деятельности в рамках исполнения поручений могут подтверждаться различными документами, фиксирующими права, обязанности, обязательства и т.д.
Исполнение поручений должно быть признано обоснованным и целесообразным, от этих обстоятельств зависит факт получения агентом положенного вознаграждения. Так как по условиям агентского договора в ходе его исполнения могут возникать права, как у агента, так и у принципала, в отчете необходимо четко разграничить данные факты.
Условиями контракта могут предусматриваться различные варианты несения расходов: с предварительным выделением средств принципалом, с последующей оплатой всех расходов, минимальные и максимальные пределы расходов по отдельным видам поручений и т.д.
Обратите внимание! Если агент получил денежные средства от принципала на осуществление текущих расходов по агентскому договору до момента фактического исполнения оговоренных поручений, правоотношения сторон будут квалифицированы как коммерческий кредит. Именно такой правовой позиции придерживается судебная практика Высшего Арбитражного суда РФ.
Информация о произведенных расходах, указанная в отчете агента, должна полностью соответствовать указанным условиям договора. Каждая строка отчета по конкретному виду расходования должна быть обоснована и подтверждена документально счетами-фактурами и другими документами.
В случае, если агент не сможет доказать обоснованность произведенных расходов, или будет установлено нецелевое расходование выделенных принципалом средств, все убытки будут взысканы за счет агента.
От принятия поэтапной или итоговой отчетности будет зависеть момент выплаты вознаграждения, поэтому в интересах агента соблюсти все требования договора и нормативных правовых актов при формировании отчетности о произведенных расходах.
