1) паспорт (или иной документ удостоверения личности);
2) трудовая книжка;
3) военный билет;
4) документ об окончании учебного заведения:
5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
6) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
7) приказ о приеме на работу.
Остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.
Правила заполнения формы № Т-2
1) Наименование организации указывается полностью. Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно закреплено в учредительных документах.
При этом будьте внимательны в правильности написания названия организации.
Например, три различных варианта в написании ООО «ПАРУС», «Парус», «ПаРус».
2) Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.
3) Идентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.
4) В столбце «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника.
5) Характер работы указывается: «постоянно», «временно».
6) Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью
7) Пол обозначается буквой «М» или «Ж».
8) Фамилия, имя, отчество записываются полностью.
9) Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например: «10 ноября 1975 г.». Код указывается в числовом формате: «10.11.1975».
При указании места рождения нужно учитывать следующее:
длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов; районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями:
город - гор., деревня - дер., край - кр., округ - окр., область - обл., поселок - пос, район - рн., станция - ст.;
слова - аул, кишлак, село, станица пишутся полностью.
10) Код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления 0К 019-95, утвержденному постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 413 (ОКАТО
).
11) Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении 0К 018-95, утвержденному постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН
).
Гражданство РФ обозначается кодом 1, двойное гражданство указывается кодом 2, иностранное гражданство обозначается кодом 3, отсутствие гражданства обозначается кодом 4.
12) Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений.
Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом:
- читаю и перевожу со словарем - код 1;
- читаю и могу объясняться - код 2;
- владею свободно - код 3.
При кодировке графы «Знание иностранного языка» указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй - степень его знания.
13) Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию, утвержденному постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 296 (ОКСО
).
Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:
- начальное (общее) образование - код 02;
- основное среднее образование - код 03;
- среднее (полное) общее образование - код 07;
- начальное профессиональное образование - код 10;
- среднее профессиональное образование - код 11;
- неполное высшее образование - код 15;
- высшее образование - код 18;
- послевузовское образование - код 19.
Иногда на практике возникают проблемы с тем, как сформировать запись об образовании работника, если оно не окончено.
Как правильно записывать сведения о неоконченном образовании
.
Запись об образовании работника, если оно не окончено
Вид образования по классификации
Окончивший пять-шесть классов средней школы
- Окончивший седьмой, восьмой или девятый класс средней школы
- Обучающийся в высшем учебном заведении, но не окончивший его
Окончил несколько курсов высшего учебного заведения, но вынужден был прервать его, или обучается на третьем курсе
- Окончивший три курса высшего учебного заведения
- Обучающийся в среднем специальном учебном заведении (техникуме, колледже), но не окончивший его
Окончивший среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицей, гимназию
- Окончивший профессионально-техническое училище или приравненное к нему учебное заведение
Начальное образование
Неполное среднее образование
Основное общее или среднее профессиональное образование (в зависимости от того, какое образование имелось на момент поступления в высшее учебное заведение)
Записывается, сколько курсов окончено или на каком курсе обучается
Неполное высшее образование
- Среднее (полное) общее или неполное среднее профессиональное образование (в зависимости оттого, какое имелось образование на момент поступления в среднее специальное учебное заведение)
- Среднее (полное) общее образование
Начальное профессиональное образование
При внесении записи о наименовании учебного заведения разрешаются сокращения слов, не искажающие смысл наименования.
В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», следует писать «им.»; если за этим идет слово «профессора», «академика» или другое, то следует писать «им. профессора», «им. академика» и т. д.
Ордена в названиях учебных заведений не указываются.
Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома или иного документа об образовании.
Свободные строки в разделе об образовании предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. Если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, записываются оба учебных заведения.
14) Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:
- для окончивших высшее учебное заведение - «бакалавр», «магистр», «специалист». Для квалификации «бакалавр» и «магистр» указывается направление, а для квалификации «специалист» - специальность;
- для окончивших среднее учебное заведение - «техник», «товаровед», «бухгалтер», «менеджер» и др
15) Профессия (основная и дополнительная) указывается полностью на основании штатного расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу.
Она кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР
).
Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но может представлять интерес для организации.
16) Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, а также право на другие льготы, установленные в организации, и пр.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) в иных подтверждающих соответствующий стаж документах.
17) Состояние в браке записывается и кодируется согласно ОКИН
.
Сведения о состоянии в браке:
- никогда не состоял (а) в браке - код 1;
- состоит в зарегистрированном браке - код 2;
- состоит в незарегистрированном браке - код 3;
- вдовец (вдова) - код 4;
- разведен(а) - код 5.
18) В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются: отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.
19) Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом.
Адрес места жительства записывается по правилам записи места рождения.
Необходимо заполнять обе графы - и адрес места жительства по паспорту, и фактический адрес местожительства, а также номер телефона работника или ближайших родственников.
ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ КАРТОЧКИ Т-2 страницы 1, 2, 3, 4
для увеличения изображения кликнуть по картинке
О личных карточках работников мы рассказывали в нашей , а также приводили . Наряду с иной информацией, отражаемой в личной карточке работника, в ней обычно указываются образование работника, а также повышение им квалификации.
Указания по заполнению унифицированной формы № Т-2 «Личная карточка работника» (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1) предусматривают, что виды образования и повышения квалификации приводятся в карточке на основании документов об образовании и о квалификации и в соответствии с Общероссийским классификатором информации о населении (ОКИН) (Приказ Росстандарта от 12.12.2014 № 2019-ст).
В соответствии с ОКИН выделяют следующие основные виды образования:
Что касается повышения квалификации кадров, то по ОКИН выделяют, в частности, следующие виды:
| Вид повышения квалификации | Код по ОКИН |
|---|---|
| Институт повышения квалификации министерства (ведомства) | 05 |
| Факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении | 07 |
| Факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении | 08 |
| Институт усовершенствования | 09 |
| Курсы повышения квалификации при министерстве (ведомстве) | 10 |
| Курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах | 11 |
| Училище | 21 |
| Курсы целевого назначения | 32 |
| Учебный центр службы занятости | 43 |
Предусматривается, что в карточке № Т-2 указываются такие сведения о повышении квалификации:
На основе ОКИН указываются и иные показатели в личной карточке. Например, гражданство, состояние в браке или знание иностранного языка.
К слову, степень знания иностранного языка в личной карточке № Т-2 может быть отражена так.
Личная карточка работника (форма Т-2) – информационный документ о новом работнике. При принятии сотрудника на работу, на него необходимо заполнить личную карточку по унифицированной форме Т-2. Данный кадровый документ обязателен к заполнению, он содержит всю необходимую информацию о биографии и данных работника, а также о его трудовой деятельности. В статье вы узнаете как заполнить личную карточку работника на примере. Ниже вы найдете заполненный образец карточки, там же вы можете скачать бланк форма Т-2.
Состоит документ из 4-х разделов, какие-то разделы нужно заполнить в самом начале трудовой деятельности работника, какие-то дополняются в процессе работы.
Заполнение раздела №1 личной карточки работника (формы Т-2)
Здесь заполняются общие сведения о сотруднике. Для заполнения необходимо взять у работника такие документы, как паспорт, свидетельство о рождении, документы об образовании, трудовой договор ( или ).
Заполняя данный раздел, нужно не забыть про указание кодов в пп.3-6. Коды берутся из соответствующих классификаторов.
В п.3 – код ОКАТО того населенного пункта, в котором вы родились.
В пункте 4 указывается код ОКИН для вашего гражданства: «1» – если у вас российское гражданство, «2» – если у вас два гражданства, 3 – если нет совсем.
В пункте 5 указывается код ОКИН для уровня знаний указанного вами иностранного языка: код «1» соответствует тому, вы способны читать и переводить со словарем, «2» – читаете и можете объясняться на этом языке, «3» – свободно владеете.
В пункте 6 код ОКИН для вашего уровня образования: 4 класса (начальное общее) – «02», 9 классов (основное общее) – «03», 11 классов (среднее общее) – «07», училище (начальное профессиональное) – «10», техникум (высшее профессиональное) – «11», 3 курса ВУЗа (неполное высшее) – «15», высшее – «18», послевузовское – «19».
Сведения об образовании берутся из документа об образовании (аттестат, диплом и т.д.).
Образец заполнения 1-6 п. в личной карточке сотрудника
Стаж работы – для данного пункта сведения берутся из предоставленной работником трудовой книжки.
Для вашего семейного положения (п.9) также нужно указать соответствующий код ОКИН: «1» – не замужем/не женат, «2» – зарегистрированный брак, «3» – незарегистрированный брак, «4» – вдова/вдовец, «5» – в разводе, «6» – разошлись.
Затем идут стандартные сведения о паспорте работника, о месте жительства и дате регистрации по адресу проживания. Личная карточка работника в первом разделе заканчивается указанием контактного телефона сотрудника.
Пример оформления личной карточки сотрудника п. 7-12
Заполнение раздела №2 личной карточки работника
Раздел заполняется для мужчин, информация берется из военного билета. На мужчин, которые еще не отслужили и подлежат призыву, заполнить нужно:
Остальные пункты этого раздел для этой категории граждан не заполняются. Для мужчин, находящихся в запасе, заполнить нужно все пункты. Все сведения берутся из военного билета.
Пример оформления раздела №2 личной карточки работника
Заполнение раздела №3 личной карточки работника Т-2
Здесь указываем, на какую должность принят сотрудник, с каким окладом и на основании какого приказа о приеме на работу. Здесь работник должен поставить свою подпись.
В дальнейшем, в процессе трудовой деятельности этот раздел может быть дополнен информацией о перемещениях работника внутри организации: с одной должности на другую, с одного подразделения в другое.
Образец заполнения раздела №3 личной карточки сотрудника
Разделы №4-7 личной карточки сотрудника заполняются в процессе работы. Раздел №8 отражает сведения об отпуске, где указывается вид отпуска, его продолжительность, период работы, за который предоставлен. В качестве основания указывается .
Последний раздел заполняется при увольнении работника, здесь пишется дата и причина увольнения, номер и дата .
Заполняет личную карточку сотрудник кадровой службы, в конце бланка он ставит свою подпись, также и сам работник после ознакомления подписывает данный документ.
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓
Личную карточку работника можно вести по форме, разработанной и утвержденной работодателем самостоятельно, или по унифицированной форме Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г № 1. Если работодатель ведет личную карточку по унифицированной форме Т-2, он должен внести в нее все сведения, предусмотренные данной формой.
При оформлении личной карточки по форме № Т-2 применяются классификаторы информации, в которых содержатся, в частности, коды для заполнения ячеек: ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении), ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию) и другие. Раньше кодирование применялось для обработки данных автоматизировано. Сейчас необходимость в кодировании информации отпала. Если работодатель примет решение не проставлять коды, ячейки для кодов в карточке необходимо оставлять незаполненными. Убирать их из унифицированной формы Т-2 нельзя.
В шапке бланка Т-2 необходимо заполнить наименование организации, код по ОКУД, ОКПО. Далее – заполнить таблицу:
Основная часть карточки состоит из 11 разделов. В разделе I вам необходимо заполнить общие сведения о сотруднике:
Раздел IV «Аттестация» состоит из таблицы, в которой нужно заполнить сведения о результатах аттестации (если работодатель проводит аттестацию работников).
Раздел V «Повышение квалификации» содержит сведения о профессиональном образовании, полученном работником дополнительно.
Раздел VI «Профессиональная переподготовка» содержит сведения о дополнительном профессиональном образовании, полученном работником. Обычно в этот раздел вносятся сведения об обучении, которое работник прошел в период работы в компании.
Раздел VII «Награды, поощрения, почетные звания» содержит сведения о награждениях работника.
Раздел VIII «Отпуск» содержит сведения об отпусках.
В разделе IX «Социальные льготы» укажите сведения о льготах, если они есть.
В разделе X «Дополнительные сведения» укажите дополнительную информацию, если это необходимо.
В раздел XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» внесите информацию о причине увольнения.
Так как в личной карточке предусмотрены подписи сторон трудового договора, а именно подпись самого работника, подтверждающая его ознакомление со сведениями, занесенными в личную карточку, ее нужно иметь на бумажном носителе. Можно вести личные карточки и в электронном виде, но в таком случае обязательно должны быть бумажные варианты с подписями сторон.
Ознакомьтесь с образцом заполнения формы Т-2, чтобы корректно заполнить бланк и не допустить ошибок. Образец заполнения унифицированной формы Т-2 приводим выше.
Личная карточка Т-2 заполняется на работников всех категорий, принятых на работу на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу
Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труд и его оплаты (далее - постановление от 06.04.01).
Сотрудник кадровой службы должен иметь в виду, что правил по ведению личных карточек формы Т-2, за исключение Инструкции по применению и заполнению форм первичной учет пои документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26, не существует, поэтому содержание данной статьи можно рассматривать как рекомендации, а не как осязательное требование к точному исполнению.
Для заполнения личной карточки Т-2 кадровику необходимы следующие документы работника:
1) паспорт (или иной документ удостоверения личности);
2) трудовая книжка;
3) военный билет;
4) документ об окончании учебного заведения:
5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
6) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
7) приказ о приеме на работу.
Вся остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.
При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:
1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.
2. При отсутствии записей или при отрицательных ответах ("не имею", "не состою") кодируемая часть данного реквизита остается пустой. 1 3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами; например, 14 сентября 2004 г.
4. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год; например, 23.04.1998.
При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией, утв. постановлением от 06.04.01 № 26.
Наименование организации указывается полностью, например закрытое акционерное общество "Энергострои". Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно. закреплено в учредительных документах. Сбоку указывается ОКПО организации.
Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.
Идентификационный номер налогоплательщика "л номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.
В графе "Алфавит" указывается первая буква фамилии работника.
Характер работы указывается: " "постоянно", "временно" и т. л.
Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.
Пол обозначается буквой "М" или "Ж".
Фамилия, имя, отчество записываются полностью "л разборчиво.
Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например "9 января 1975 г.". При этом код указывается следующим образом: 09.01.1975.
При указании места рождения нужно учитывать следующее:
Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении. ОК 018-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН).
Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом.
При кодировке графы "Знание иностранного языка" указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй - степень его знания.
Например: "Английский - читаю и перевожу со словарем" записывается в графе "Код" как: 014 1.
Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию. ОК 009-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 296 (ОКСО).
Иногда на практике возникают проблемы с тем, как сформировать запись об образовании работника, если оно не окончено.
| Работник, имеющий неоконченное образование | Вид образования по классификации. |
| Обучающийся в высшем учебном заведении, но не окончивший его | Основное общее или среднее профессиональное образование (в зависимости от того, какое образование имелось на момент поступления в высшее учебное заведение) |
| Окончил несколько курсов высшего учебного заведения, но вынужден был прервать его, или обучается на третьем курсе | Записывается, сколько курсов окончено или на каком курсе обучается |
| Окончивший три курса высшего учебного заведения | Неполное высшее образование |
| Обучающийся в среднем специальном учебном заведении (техникуме, колледже), но не окончивший его | Среднее (полное) общее или неполное среднее профессиональное образование (в зависимости от того, какое имелось образование на момент поступления в среднее специальное учебное заведение) |
| Окончивший среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицей,гимназию | Среднее (полное) общее образование |
| Окончивший профессионально-техническое училище или приравненное к нему учебное заведение | Начальное профессиональное образование |
Разрешаются сокращения слов при написании наименования учебного заведения, не искажающие смысл наименования. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово "имени", следует писать "им"; если за этим идет слово "профессора", "академика" или другое, то следует писать "им. профессора", "им. академика" и т. д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются.
Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома об образовании.
Свободные строки в разделе об образовании предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования.
Если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, записываются оба учебных заведения. Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:
Профессия (основная и дополнительная) указывается полностью на основании штатного расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Она кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но может представлять интерес для организации.
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу.лет, а также право на другие льготы, установленные в организации, и пр.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) в иных подтверждающих соответствующий стаж документах.
Состояние в браке записывается и кодируется согласно ОКИН.
В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.
Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом. Адрес места жительства записывается по правилам записи места рождения.
В том случае, если работник не получил трудовую книжку в день увольнения в силу отсутствия на рабочем месте или по другой причине, сотрудник кадровой службы именно по указанным адресам высылает по почте уведомления о необходимости явиться в отдел кадров за трудовой книжкой (либо выразить согласие на отправку ее по почте) или запросы о местонахождении работника. Поэтому необходимо заполнять обе графы - и адрес места жительства по паспорту и фактический адрес местожительства, а также номер телефона работника или ближайших родственников.
Основными документами, на основании которых заполняется разд. 2 "Сведения о воинском учете" личной карточки Т-2, являются:
Сведения о воинском учете
| Граждане, пребывающие в запасе | Граждане, подлежащие призыву | |
| Пункт 1. Категория запаса | На офицеров запаса не проставляется На лиц, не являющихся офицерами, заполняется в соответствии с предоставленным военным билетом (графа "Категория учета") | Не заполняется |
| Пункт 2. Воинское звание | Проставляется в соответствии с записью в военном билете | Делается запись: "Подлежит призыву" |
| Пункт 3. "Состав (профиль)". Заполняется без сокращений | Проставляется в соответствии с записью в военном билете, например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т. п. | Че заполняется |
| Пункт 4. "Полное кодовое обозначение ВУС" Записывается полное обозначение - шесть цифр или шесть цифр и буквенный знак | Проставляется в соответствии с записью в военном билете, например "021101" или "113194А" | Проставляется в соответствии с записью в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу |
| Пункт 5. "Категория годности к военной службе" | Записывается буквами: А - годные к военной службе Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями В - ограниченно годные к военной службе Г - временно не годные к военной службе При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А" | Записывается буквами: А - годные к военной службе Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями В - ограниченно годные к военной службе Г - временно не годные к военной службе Д - не годные к военной службе Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу |
| Пункт 6. "Наименование военного комиссариата по месту жительства" | Проставляется в соответствии с последней записью или последним штампом в военном билете | Проставляется в соответствии с последней записью, или последним штампом в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу |
| Пункт 7. "Состоит на воинском учете" Заполняется простым карандашом | Строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний; Строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время | Не заполняется |
| : Пункт 8. "Отметка о снятии "с воинского учета" При условии достижения предельного возраста.пребывания в запасе, "или признания не годным к военной службе по состоянию здоровья | Делается отметка: или "Снят с воинского учета по состоянию здоровья" | Делается отметка: "Снят с воинского учета по возрасту" или "Снят с воинского учета по состоянию здоровья" |
После заполнения разделов "Общие сведения" и "Сведения о воинском учете" работник подписывает личную карточку и проставляет собственноручно дату для подтверждения согласия с внесенными сведениями. Сотрудник кадровой службы ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи внесены им собственноручно на основании представленных документов.
При внесении сведений о приеме на работу и переводах на другую работу необходимо заполнять все графы таблицы. Сведения должны вноситься без сокращений
Сведения о приеме на работу и переводах на другую работу заносятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма Т-5). Специалист отдела кадров при заполнении этого раздела должен знакомить работника с внесенными записями под расписку.
При заполнении разд. 4 "Аттестация" личной карточки заполняются все графы, а именно указываются:
Графа "Основание" может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию и/или приказ об утверждении результатов аттестации.
Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу или поступающих из отдела подготовки кадров. В разделе "Повышение квалификации" указываются:
Аналогично вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка.
При заполнении разд. "Поощрения и награды" необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также перечислить государственные награды.
В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.
При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится только дата начала отпуска, дата же окончания вносится "де факто", после того как работник фактически вернулся из отпуска. Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе ""Дата окончания" будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.
В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы. Он учитывается при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, т. к. согласно ст. 121 ТК РФ а него не включается время предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней.
Аналогично не учитывается в стаже работы, дающем право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, и время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.
Кроме того, согласно ст. 121 ТК РФ из стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, вычитается время отсутствия работника на работе без уважительных причин, з т. ч. вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ.
Ниже указаны возможные виды документов, на основании которых сотрудник отдела кадров производит перерасчет данного стажа работы (по ст. 76 ТК РФ).
| 1 | 2 |
| Непрохождение в установленном порядке обучения и проверки знаний и навыков в области охраны труда | |
| Непрохождение в установленном порядке обязательного предварительного или периодического медицинского осмотра | Протокол и предписание инспекции об отстранении сотрудника от работы. Приказ руководителя об отстранении от работы по данной причине |
| Выявление в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения работы, обусловленной трудовым договором | Приказ руководителя об отстранении от работы по данной причине |
В разделе "Дополнительные сведения" для полноты учета в необходимых случаях указываются:
После увольнения сотрудника из организации вносятся записи в разд. XI "Основания увольнения", где указывается расшифровка основания увольнения работника в соответствии с точными формулировками, приведенными в ТК РФ, дата увольнения, номер приказа об увольнении.
При закрытии личной карточки Т-2 сотрудник кадровой службы ставит свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности. Таким же образом расписывается сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью специалиста отдела кадров, а если изменения вносятся в разд. "Общие сведения" и "Сведения о воинском учете", то и подписью самого работника.
Изменения вносятся по той же схеме, что и в трудовую книжку. На основании первых форм и в ходе внедрения в СССР системы автоматизированного учета кадров был разработан ОСТ "Стандарт по автоматизированным системам управления кадрами". В нем и были изложены основные правила заполнения личной карточки. Как указано в ОСТе, "при изменении фамилии старая зачеркивается и вместо нее записывается новая в соответствии с представленными в отдел кадров документами". Далее "все последующие изменения данных о работнике (перемена места жительства и др.) отражаются в личной карточке работником отдела кадров". Полная замена личной карточки не желательна по той причине, что в дальнейшем будет сложно восстановить всю картину по данному сотруднику.
Что касается изменения паспортных данных и состояния в браке, то может применяться та же схема - с зачеркиванием.
В. МИТРОФАНОВА, канд. экон. наук, директор "Центра профессионального развития"
