Для решения данной задачи по расчету отпускных и оформлению самого отпуска в 1С 8.3 ЗУП 3.1 существует документ «Отпуск», который расположен в разделе «Зарплата» или «Кадры».
При нажатии на кнопку «Создать» в форме списка данного документа 1С отобразится меню из четырех видов:
Последние два вида аналогичны предыдущим, только они создаются не на одного сотрудника, а сразу на нескольких.
В данном примере мы начислим отпускные в 1С ЗУП 8.3 длительностью 28 календарных дней за июнь 2017 года сотруднику Антонову Дмитрию Петровичу.
Ежегодный отпуск производится на основании утвержденного графика отпусков в организации. Его соблюдение обязательно как для работодателя, так и для сотрудника. Отпуск можно перенести, но только по взаимному согласию сторон. Так же сотрудник имеет право не брать отпуск (при согласии работодателя). В таком случае он получит его компенсацию.
Ежегодный отпуск формируется документом с видом «Отпуск». Учебный отпуск оформляется немного по другой схеме, но об этом мы поговорим в другой нашей статье.
В шапке документа укажите месяц, организацию и сотрудника. На первой закладке «Основной отпуск» в поле «Отпуск» должен быть установлен флаг. Правее укажите период.
После этого все основные реквизиты документа будут заполнены. К ним относятся такие данные, как период, за который предоставляется отпуск, средний заработок, начисления и удержания. В самых простых случаях этих данных достаточно.
В случаях, когда сотруднику так же необходимо выплатить компенсацию отпуска, отметьте флагом одноименное поле и укажите количество дней. Отметьте, нужно ли освобождать ставку на период отпуска данного сотрудника. Если установить флаг в надстройке «Рассчитать зарплату за Июль 2017», то программа автоматически вместе с отпуском начислит нашему сотруднику остаток по заработной плате за указанный месяц.
В нижней части формы отображены расчеты. Данные в полях, которые отмечены знаком можно просмотреть подробнее, либо отредактировать, кликнув на него соответственно. Рассмотрим подробнее средний заработок, открыв подробности его расчета.
Перед нами открылась форма 1С ЗУП для ввода данных для расчета среднего заработка. Период в данном примере подставился автоматически. Бывают случаи, когда сотрудник фактически не работал в это время (например, был в отпуске по уходу за ребенком). В таком случае в соответствии с ТК РФ необходимо произвести расчет среднего заработка исходя из предыдущих периодов, где у сотрудника было фактически отработанное время.
Ниже находится табличная часть, где подробно отображены данные о рабочем времени и начислениях за выбранный период. Их так же можно откорректировать, но это не рекомендуется.
Оставим здесь все настройки, как есть и вернемся на форму документа «Отпуск».
В самом нижу формы так же можно указать период выплаты отпускных в полях «Выплата» и «Дата выплаты». Денежные средства можно выплачивать сразу, с авансом, либо с ближайшей выплатой заработной платы – на усмотрение сотрудника.
Если документ не заполнился автоматически, то вы можете пересчитать его нажатием соответствующей кнопки (она будет подсвечена желтым цветом), или активировать этот функционал в настройках.
Для включения автоматического пересчета документов перейдите в раздел «Настройки» и выберите пункт «Расчет зарплаты».
В открывшейся форме установите флаг в пункте «Выполнять автоматический пересчет документов при их редактировании».
На данной вкладке можно предоставить сотруднику дополнительные отпуска, как с начислением оплаты, так и без. Для этого установите флаг в поле «Предоставлять дополнительные отпуска». В табличной части перечислите все нужные отпуска с указанием видов, которые можно добавлять в программу самостоятельно.
На данной вкладке отражен перечень расчетов начислений данного документа. Для отображения подробностей (дополнительных колонок таблицы) нажмите на соответствующую кнопку, как показано на рисунке.
Тут вы можете указать, как будет отражаться сумма начислений по данному документу в бухучете. Данные выбираются из справочника, который вы заполняете самостоятельно. В нашем случае мы произвели отражение на 26 счете – общехозяйственные расходы. Данную вкладку заполнять не обязательно. Все зависит от способов учета на вашем предприятии.
В данном случае при создании документа вам необходимо выбрать вид «Отпуск без сохранения оплаты». Напоминаем, что данные о нем можно внести и в документ, рассмотренный в предыдущем примере.
В заполнении данного вида документа у вас не должно возникнуть проблем. Выберите сотрудника, укажите период его отсутствия и отметьте, необходимо ли на это время освобождать ставку.
Проведите документ и на этом ввод отпуска без сохранения оплаты окончен.
Информация по отпускам сотрудников – важная часть кадрового учета. В программе 1С 8.3 ЗУП вы можете сформировать детальный отчет по отпускам по каждому сотруднику. Как учитывать остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП 3.1 читайте в этой статье.
Каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый 28-ми дневный отпуск. Это право закреплено в трудовом законодательстве. Кроме того руководство может предоставлять дополнительные отпуска. Например, сотрудникам с ненормируемым рабочим днем или вредными условиями труда. Если работники трудятся в условиях крайнего севера, то им гарантирован дополнительный отпуск 24 дня. В программе 1С 8.3 ЗУП 3.1 можно учитывать различные виды отпусков и формировать детальный отчет по отпускам по каждому сотруднику. Где можно посмотреть остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП 3.1 читайте в этой статье.
Если вы перешли на 1С 8.3 ЗУП 3.1 из другой зарплатной программы, то вам надо внести в 1С остатки по отпускам. Это не нужно делать только по новым сотрудникам, которых вы приняли на работу уже в 1С 8.3 ЗУП. Ввод остатков делайте в карточке сотрудника. Для этого зайдите в раздел «Кадры» (1) и кликните на ссылку «Сотрудники» (2). Откроется окно со списком сотрудников.
В открывшемся окне укажите вашу организацию (3), и кликните два раза на сотруднике (4), по которому нужно ввести остаток. Откроется карточка работника.
В карточке нажмите кнопку «Оформить документ» (5), выберете «Отсутствия» (6) и кликните на ссылку «Ввод остатков…» (7). Откроется форма для ввода.
В окне ввода укажите дату остатков (8). Это должна быть последняя дата периода, по которому вводится остаток. Далее нажмите кнопку «Добавить» (9) и введите виды отпусков (10), по которым нужно ввести данные. Также по каждому виду введите начальную (11) и конечную дату (12) периода. В поле «Остаток» (13) введите количество дней неиспользованного отпуска. Для ввода данных нажмите кнопку «Провести и закрыть» (14). Теперь по этому сотруднику в программе 1С 8.3 ЗУП 3.1 есть данные по остаткам.
При создании документа «Отпуск» вы можете посмотреть остатки неиспользованного отпуска за все периоды работы сотрудника и учесть их. Зайдите в раздел «Кадры» (1) и кликните на ссылку «Отпуска» (2).
В открывшемся окне нажмите кнопку «Создать» (3) и кликните на ссылку «Отпуск» (4). Откроется форма для его оформления.
В этом отчете видны начальные остатки по видам отпусков (7), которые были введены вручную. Также здесь указаны остатки, накопленные за период, когда зарплата уже учитывалась в 1С (8). В графе «Остаток…» (9) указано, сколько дней может взять работник на текущий момент. Ориентируясь на эти цифры можно перейти к дальнейшему оформлению отпуска.
В 1С 8.3 ЗУП есть отчет по остаткам отпусков всех сотрудников. Для его формирования зайдите в раздел «Кадры» (1) и кликните на ссылку «Кадровые отчеты» (2). Откроется список всех отчетов.
В окне отчетов есть два отчета по остаткам:
В первом отчете можно посмотреть по каждому сотруднику (5) количество дней неиспользованного отпуска (6) в разрезе видов (7) и периодов (8).
Во втором отчете вы увидите сокращенный вариант первого отчета без указания периодов. Краткий отчет более читабелен.
В программе (3.0) для начисления и проведения отпуска используется документ «Отпуск».
С помощью данного документа можно оформить и рассчитать основной ежегодный отпуск, оформить приказ по унифицированной форме Т-6, рассчитать различные дополнительные отпуска.
Кроме того, документ позволяет сделать расчет и начислить зарплату за время до начала отпуска, и . Рассмотрим, как в 1С ЗУП оформить отпуск в виде пошаговой инструкции.
Запускаем программу 1C ЗУП и попадаем на Начальную страницу. Переходим в меню «Зарплата» и далее в подпункт «Отпуска»:
Откроется окно «Отпуска». В этом окне нажимаем кнопку «Создать». Таким образом, мы начнем создание нового документа «Отпуск»:
Для простейшего случая расчета достаточно заполнить поля:
Обратите внимание, что для доступности ввода периода должен быть установлен флажок «Отпуск».
После заполнения данных полей ничего нажимать не надо, документ рассчитается автоматически. Но если в настройках программы отключен данный режим, будет написано предупреждение «Документ не рассчитан», а кнопка со стрелками (справа) будет подсвечена желтым цветом, и для расчета (пересчета) следует ее нажать:
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Настройка режима расчета документов находится в меню 1С 8.3 «Настройка», пункт «Расчет зарплаты»:
Для предоставления следует установить соответствующий флажок и ввести количество дней требуемой компенсации.
Могут возникнуть случаи, когда при начислении отпуска требуется предоставить . Такая возможность настраивается для каждого сотрудника индивидуально.
Далее идут поля с рассчитанными суммами. Напротив некоторых сумм стоит символ «Карандаш». Если нажать на него, появится окно с детализацией расчета данной суммы. Например, посмотрим детализацию расчета среднего заработка:
В этом окне можно внести корректировки расчета. Например, изменить период расчета вручную.
Если требуется добавить в 1С дополнительные отпуска (учебный отпуск, за свой счет и т.д), перейдем в одноименную закладку. Нажимаем кнопку «Добавить» и выбираем нужный вид отпуска:
Можно добавить несколько дополнительных отпусков.
На закладке «Начислено (подробно)» происходит расчет начислений на основании ранее введенных данных:
В данной статье мы проведем разбор основных возможностей программы 1С:ЗУП 3.0, созданной на платформе «1С:Предприятие 8.3», по оформлению отпусков с подробным описанием таких операций, как:
Программа 1С:ЗУП 3.0 позволяет оформить и рассчитать разные виды отпусков. В таблице ниже перечислены основные из них, указаны настройки, которые позволяют проводить данные виды отпусков в программе, а также перечислены документы, которые предназначены для регистрации.
Таблица «Виды отпусков»
*Отпуск пострадавшим на ЧАЭС, учебный (оплачиваемый и неоплачиваемый) отпуск, а также отпуск за свой счет добавляется в справочник «Виды отпусков»:
*Северный отпуск будет добавлен в справочник «Виды отпусков», если для организации будут указаны «северные» условия:
В общем случае (без привязки к сотруднику) задать количество дней ежегодного отпуска можно в справочнике «Виды отпусков» или в Позиции штатного расписания.
Регистрация права на отпуск сотрудника и указание количества дней ежегодного отпуска реализуется кадровыми документами «Прием на работу» или «Кадровый перевод». По умолчанию количество дней ежегодного отпуска будет равно заданному значению в справочнике «Виды отпусков» или в Позиции штатного расписания. Значение из Позиции штатного расписания будет приоритетным, если данная позиция указана в поле «Должность» кадрового документа сотрудника. Заданное по умолчанию значение можно отредактировать на форме «Право на отпуск», которая вызывается по ссылке «Редактировать» на закладке «Главное» в кадровом документе. Таким образом, мы задаем количество дней ежегодного отпуска для сотрудника.
Нужно перейти по ссылке «Страхование» в Карточке сотрудника и указать количество дней дополнительного отпуска в группе «Сведения о льготах физического лица пострадавшего на ЧАЭС». В этом случае при создании кадровых документов «Прием на работу» или «Кадровый перевод» право на этот отпуск назначается сотруднику автоматически. Если количество дней дополнительного отпуска в группе «Сведения о льготах физического лица пострадавшего на ЧАЭС» не указано, то добавить этот отпуск на форму «Право на отпуск» можно по кнопке «Добавить».
Чтобы назначить сотруднику право на Северный отпуск достаточно указать «северные» условия в Карточке организации. Как и в предыдущем случае, уже при создании кадровых документов «Прием на работу» или «Кадровый перевод», право на этот отпуск назначается сотруднику автоматически.
1. Требуемый вид отпуска добавляем в справочник «Виды отпусков». При этом в соответствующем списке будут созданы два Начисления – для расчета самого отпуска и для расчета компенсации за него. Если вид отпуска добавляется посредством настройки, то нужно установить соответствующий флажок в разделе «Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Отпуска». В этом случае требуемый вид отпуска будет добавлен в справочник «Виды отпусков» автоматически.
2. Чтобы оформить приказ на отпуск в 1С и выполнить расчет отпуска в 1С ЗУП следует создать документ «Отпуск» посредством разделов «Кадры» или «Зарплата».
Оформить групповой приказ на отпуск можно с помощью документа «Отпуск сотрудников». Далее по ссылке «Оформить отпуск» следует сформировать отдельный документ «Отпуск» для каждого из отпускников.
3. Длительность основного отпуска в документе «Отпуск» на закладке «Основной отпуск» можно указать двумя способами:
4. На закладке «Начислено (подробно)» документа «Отпуск» будут рассчитаны суммы отпускных для зарегистрированных отпусков на закладках «Основной отпуск» и «Дополнительные отпуска».
Примечание: Дополнительный отпуск пострадавшим на ЧАЭС оплачивается не работодателем, а органами социальной защиты, поэтому на закладке «Начисления» документа «Отпуск» сумма отпускных для него рассчитана не будет. В программе нужно зарегистрировать период отсутствия сотрудника на закладке «Дополнительный отпуск», рассчитать средний заработок (реквизит «Средний заработок» на закладке «Основной отпуск») и выдать справку для оплаты дополнительного отпуска пострадавшим на ЧАЭС. Справку можно распечатать по кнопке «Печать – Справка для оплаты доп.отпуска гражданам, подвергшимся воздействию радиации».
5. Если при расчете отпуска нужно рассчитать и выплатить зарплату за месяц, то следует установить флажок «Рассчитать зарплату за месяц».
6. Чтобы отразить начисление материальной помощи к отпуску следует установить флажок «Материальная помощь к отпуску». Наличие данного флажка в документе «Отпуск» обеспечивает настройка «Выплата материальной помощи к отпуску» в разделе «Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Прочие начисления».
7. Распечатать приказ на отпуск в 1С: ЗУП 3.0 можно из документа «Отпуск» по кнопке «Печать – Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)».
8. Для выплаты отпускных предназначена кнопка «Выплатить» в документе «Отпуск». Выплата отпускных производится в межрасчетный период за три календарных дня до начала отпуска.
Таким образом, из документа «Отпуск» можно создать и провести ведомость на выплату отпускных. В зависимости от настроек в программе будет создана «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу».
Если нужно выплатить отпускные нескольким сотрудникам, то следует создать ведомость на выплату в разделе «Выплаты», указать в поле «Выплачивать» вид выплаты «Отпуска» и выбрать все отпуска, которые необходимо выплатить.
9. Чтобы отразить факт перечисления НДФЛ следует в Ведомости на выплату установить флажок «Налог перечислен вместе с зарплатой» и указать сведения о платежном документе в поле «Платежный документ».
Когда возникает переходящий отпуск (отпуск сотрудника начинается в одном месяце, а заканчивается в другом) возникает вопрос по поводу даты удержания НДФЛ с суммы отпускных. Так как выплачивать отпускные нужно за три дня до начала отпуска, а работнику выплачивается доход, имеющий отношение к следующему месяцу, НДФЛ с такого дохода удерживается при фактической выплате отпускных.
Чтобы увидеть расчет среднедневного заработка для отпускных в 1С:ЗУП следует в документе «Отпуск» нажать на кнопку «Печать – Расчет среднего заработка».
Увидеть остаток отпуска сотрудника в 1С:ЗУП 3.0 можно по ссылке «Отсутствия» в Карточке сотрудника.
В разделе «Отсутствия» мы видим остаток отпуска на текущий момент и можем сформировать справку по остаткам отпусков по ссылке «Справка по отпускам сотрудника».
Сформировать справку по остаткам отпусков сотрудника можно также по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск» в документе «Отпуск».
Справка по отпускам сотрудника содержит информацию о праве на отпуск, количество накопленных дней отпуска за указанный период, количество использованных дней отпуска и текущий остаток на момент формирования справки.
Поскольку график отпусков не всегда отражает пожелания работников, его заполнению может предшествовать подготовительная работа, в результате которой будет составлена ведомость отпусков, отображающая планы и пожелания работника относительно периода отпуска. После анализа полученных сведений, можно приступать к составлению графика отпусков. Для составления графика отпусков в программе предназначен документ «График отпусков», который расположен в разделе «Кадры – Графики, переносы отпусков». На основании графика отпусков по ссылке «Оформить отпуск» могут быть оформлены фактические отпуска сотрудников. По ссылке «Этот документ оформлен правильно?» видны отклонения запланированных отпусков от учетных данных по остаткам отпусков.
С помощью документа «Перенос отпуска» можно оформить перенос отпуска относительно запланированного отпуска в документе «График отпусков». Документ «Перенос отпуска» может быть создан из документа «График отпусков» по ссылке «Оформить перенос».
Чтобы начислить денежную компенсацию взамен предоставления основного отпуска нужно установить флажок «Компенсация отпуска» и указать количество дней компенсации на закладке «Основной отпуск» документа «Отпуск».
Чтобы начислить денежную компенсацию взамен предоставления дополнительного отпуска нужно указать количество дней компенсации отпуска на закладке «Дополнительные отпуска» документа «Отпуск».
На закладке «Начислено (подробно)» документа «Отпуск» отображается сумма начисленной компенсации.
Провести оформление отпуска в 1С за свой счет посредством документа «Отпуск без сохранения оплаты» можно, создав его в разделе «Кадры» или «Зарплата».
Чтобы воспользоваться документом «Отпуск без сохранения оплаты» нужно предварительно установить флажок «Отпуска без оплаты» в разделе «Настройки – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Отпуска». Флажок «В том числе внутрисменные» активирует возможность регистрации отсутствия в течение части смены.
В «Отпуск без сохранения оплаты» появится возможность указать часы отсутствия в течение части смены в поле «Часы отсутствия», после установки галки «Отсутствие в течение части смены».
Доступность флажка «В том числе внутрисменные» зависит от того, установлен ли флажок «Применение почасовой оплаты» в разделе «Настройки – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Почасовая оплата».
Мы рассмотрели основные функции программы ЗУП, к которым можно прибегнуть, осуществляя расчет отпуска в 1С. Помимо основных и льготных видов отпусков, рассмотренных нами, существует также ряд отпусков, расчет и оформление которых посредством 1С:ЗУП мы рассмотрим в последующих статьях.
Дополнительные отпуска могут быть оплачиваемыми и неоплачиваемыми. В любом из случаев, дополнительный отпуск должен найти отражение в «1С: УПП».
Прежде всего необходимо создать вид расчета , который будет описывать способ оплаты дней дополнительного отпуска.
Создаем вид расчета.
1. В интерфейсе «Расчет зарплаты организации»:
Предприятие => Настройка расчета зарплаты => Основные начисления (Рис. 1)
Или открыть меню «Операции» и выбрать План видов расчета «Основные начисления».
2. В открывшемся журнале добавляем новый вид расчета (Рис. 2).
В нашем случае мы создадим вид расчета «Дополнительный отпуск за вредность».
Рис. 1 Открытие списка видов расчета
Рис. 2 Создание нового вида расчета
3. Заполняем реквизиты.
Закладка «Расчеты» (Рис. 3):
Рис. 3 Заполнение закладки «Расчеты»
Закладка «Время» (Рис. 4):
Рис. 4 Заполнение закладки «Время»
Закладка «Использование» (Рис. 5):
Данная настройка позволяет вести учет остатков дополнительного отпуска в системе.
Рис. 5 Заполнение закладки «Использование»
Закладка «Бухучет и ЕНВД» (Рис. 6):
Если для отпуска используется специфическая проводка, тогда указываем ее.
Если нет, то указываем «По состоянию на дату события» .
Рис. 6 Заполнение закладки «Бухучет и ЕНВД»
Закладка «Налоги» (Рис. 7):
Рис. 7 Заполнение закладки «Налоги»
Закладка «Взносы» (Рис. 8):
Остальные поля можно не заполнять, т.к. они не используются.
Рис. 8 Заполнение закладки «Взносы»
Закладка «Упр. учет» – не заполняется.
Закладка «Прочее» (Рис. 9):
Вытесняющие начисления – необходимо ввести все начисления, которые могут вытеснять дополнительный отпуск.
Т.е. например, при совпадении периодов отпуска и больничного листа, отпуск должен вытесняться и производится оплата больничного листа. Для этого и необходимо заполнить вытесняющие начисления.
Рис. 9 Заполнение закладки «Прочее»
Ускорить ввод нового вида расчета можно путем копирования существующего отпуска «Оплата отпуска по календарным дням» и изменением необходимых реквизитов.
После ввода дополнительного отпуска необходимо настроить те виды расчета, которые должны вытесняться данным отпуском: Оклад по дням, Оклад по часам и пр.
Если этого не сделать, то при начислении отпуска и расчете зарплаты, за время дополнительного отпуска будут начислены суммы оклада.
Создаем приказ на отпуск.
1. В кадровом интерфейсе открываем журнал документов «Отпуска организации» (Рис. 10): Кадровый учет => Учет невыходов => Отпуска => в открывшемся журнале добавляем новый документ (Рис. 11).
Рис. 10 Открытие журнала документов «Отпуска организации»
Рис. 11 Добавление нового документа «Отпуска организации»
2. В открывшейся форме документа необходимо:
Ежегодные оплачиваемые отпуска желательно вводить по каждому сотруднику, а отпуска без оплаты можно вводить по нескольким сотрудникам сразу.
В нашем примере сотруднику положено 14 дней основного отпуска и 3 дня дополнительного.
В даты «с ___ по____» должен войти весь период отпуска (основной и дополнительный).
Дата начала дополнительного отпуска показывает, с какого числа начнется дополнительный отпуск. (Рис. 12). Т.е. дополнительный отпуск как бы вытесняет основной отпуск с даты начала дополнительного отпуска до конца периода
Если сотрудника необходимо отправить только в дополнительный отпуск, то необходимо заполнить документ как показано на Рис. 13.
Рис. 12 Образец заполнения приказа на отпуск (Основной и дополнительный отпуск)
Рис. 13 Образец заполнения приказа на отпуск (Дополнительный отпуск)
Если в открывшейся форме нет колонок «Вид дополнительного отпуска», «Начало дополнительного отпуска» и «Дней», необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши в табличной части и выбрать пункт «Настройка списка» (Рис. 14).
В открывшейся форме устанавливаем необходимые галки и нажимаем «ОК» (Рис. 15).
3. После заполнения всех необходимых реквизитов проводим документ.
Рис. 14 Настройка списка
Рис. 15 Вывод «недостающих» колонок
Создаем документ «Начисление отпуска сотрудникам организации».
Документом начисление отпуска сотрудникам организации регистрируется факт начисления основного ежегодного или дополнительного оплачиваемого отпуска. Также этим документом регистрируется учебный отпуск.
1. В расчетном интерфейсе необходимо открыть журнал начисления отпусков и добавить новый отпуск: Расчет зарплаты => Неявки => Отпуска. (Рис. 16)
Рис. 16 Открытие журнала документов
Рис. 17 Добавление нового отпуска
2. Заполняем реквизиты:
Рис. 18 Форма документа «Начисление отпусков сотрудников организации»
При необходимости документ можно откорректировать вручную.
Рис. 19 Закладка расчет среднего заработка
Рис. 20 Закладка «Оплата»
Выполнив расчет, документ необходимо провести и распечатать необходимые печатные формы.
После этого суммы начисленных отпускных можно выплачивать.
