Любой конкурс сопровождается конкурсной документацией, которая представляет собой совокупность информации, необходимой потенциальным участникам для оформления и подачи заявки на участие. Цель документации: донести до потенциального участника условия проведения закупки, обозначить ее предмет и технические характеристики, информировать его о методах рассмотрения и оценки заявок и выявления победителя. Состав конкурсной документации в открытых запросах предложении достаточно стандартен, рассмотрим все ее элементы по порядку.
Извещение – это документ, объявляющий конкурс. В нем содержатся основные сведения о конкретной закупке. Здесь указываются:
Извещения на ЭТП формируется автоматически при заполнении организатором конкурса необходимой информации.
Сама документация по конкурсу обычно представляет собой инструкцию для участника, в которой рассматриваются следующие вопросы:
Документация по конкурсу – сводный документ, максимально раскрывающий все условия проведения закупки.
В документацию обязательно входит проект договора, с которым потенциальный участник должен ознакомиться. Практически всегда в документации есть пункт о том, что этот проект обязателен к подписанию поставщиков в случае его победы, поэтому ознакомиться с его текстом надо заранее. Если у вас есть какие-то возражения, то стоит рассмотреть вопрос либо об отказе от участия в конкурсе, либо попытаться решить имеющиеся противоречия с заказчиком.
Перечень закупаемых товаров, работ, услуг присутствует в конкурсной документации обязательно, ведь это одна из основных частей конкурса. Здесь указывается: что хочет заказчик, в каком количестве, в какие сроки, с какими техническими характеристиками и другими условиями.
Проект спецификации обычно идет как приложение к проекту договора, здесь указывается перечень продукции, сроки и иные условия поставки. Проект спецификации может дополнять собой перечень позиций закупки или заменять его.
Техническое задание – документ, содержащий технические требования заказчика к закупаемым товарам, работам, услугам. Здесь отражаются:
В конкурсах, по которым установлена лимитная сумма (максимальная сумма предложения потенциального участника с учетом НДС и всех расходов), конкурсная документация может содержать перечень лимитных цен попозиционно. В этом случае, в документации по конкурсу в требованиях к оформлению коммерческого предложения заказчик прописывает, что предложение участника не может превышать общую сумму лимита, в том числе отдельно по каждой позиции.
Методика включает в себя перечень критериев, по которым проводится оценка заявок, а также правила выставления оценок каждой заявке. В этой части конкурсной документации прописываются условия отклонения заявок и порядок выявления победителя среди тех, чьи заявки были допущены к оценке.
В число приложений к конкурсной документации могут входить:
Это основные элементы конкурсной документации практически всех закупок. При необходимости заказчик может добавить какие-либо другие документы, если они содержат важную информацию, необходимую для проведения конкурса.
Тендерная документация — это пакет документов, содержащий извещение о закупке, информацию об объекте, предмете и условиях торгов, инструкцию участникам, условия заказчика передачи победителю заказа на выполнение работ, указанных в предмете закупки.
Участие в тендерах и аукционах подразумевает под собой выполнение определенных условий, предоставление информации и документов, указанных в документации закупки. Сюда входят требования к компаниям-участникам, качеству и количеству необходимых товаров, работ или услуг.
Чтобы заказчик оценил предложение потенциального исполнителя и получил информацию о нем, участник тендера должен собрать определенный пакет документов. Корректное их оформление и правильный перечень — важнейшее условие участия в закупке.
Документооборот при проведении тендера регулируется Федеральными законами:
Закупки частных компаний не регламентируются, и поэтому перечень документов для участия в аукционах может быть любым.
Документы для участия в открытом конкурсе
Процедура подачи заявок регламентирована ст.51 ФЗ №44. Главное, чтобы оформление и содержание документов отвечали требованиям, установленным в конкурсной документации и извещении о проведении открытого конкурса. Там же содержится информация о сроках и месте приема заявок.
Заявка на участие должна содержать опись документов. Требовать от участника документы, не оговоренные в ст. 51 ФЗ №44, заказчик не имеет права.
— для юридических лиц - название и фирменное наименование, фактический и юридический адрес с индексом, ИНН учредителей, лица, исполняющего функции единоличного исполнительного органа (обычно, это Генеральный директор); для физических лиц — фамилия, имя и отчество, паспортные данные, места жительства и номер телефона;
— выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (для индивидуальных предпринимателей) или нотариально заверенная ее копия; для физических лиц — документы, удостоверяющие личность;
— документ, подтверждающий полномочия лица на осуществление действий от имени участника открытого конкурса: решение или протокол о назначении или избрании на должность, а также при необходимости - доверенность на осуществление действий от имени участника открытого конкурса;
— документы, подтверждающие соответствие компании-участника требованиям установленным в конкурсной документации (лицензии, сертификаты, декларации и т.д.);
— копии учредительных документов;
— решение об одобрении или о совершении крупной сделки;
— документы, подтверждающие отнесение участника к учреждениям и предприятиям уголовно-исполнительной системы или к организациям инвалидов;
— в случае применения национального режима: документы, подтверждающие соответствие такому режиму;
— документы, подтверждающие принадлежность участника к субъектам малого предпринимательства или социально ориентированным некоммерческим организациям в случае, если такое ограничение установлено Заказчиком в извещении и документации о проведении открытого конкурса.
Все документы должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью компании и подтверждены подписью уполномоченного лица. Это значит, что участник несет ответственность за подлинность предоставленных документов.
Основные правила оговорены в ст. 66 ФЗ №44.
Электронный аукцион отличается тем, что весь документооборот и заключение самой сделки происходит на электронных торговых площадках. Поэтому подать заявку на участие в электронном аукционе может только компания, которая прошла процедуру аккредитации.
Заявка состоит из 2 частей:
Содержание первой части зависит от того, какого рода закупка проводится (поставка товара, выполнение работ или услуг). Если в аукционной документации есть конкретные требования относительно любых качеств товара (размеры, внешний вид, функциональные характеристики и т.д.), участник должен согласиться на поставку или использование для выполнения работ именно такого продукта, а также указать конкретные характеристики требуемого товара в соответствии с требованиями, установленными Заказчиком и нормативно-технической документацией.
Вторая часть - информация о компании-участнике. Во второй части заявки участник декларирует свое соответствие установленным Заказчиком требованиям к поставщикам, а также подтверждает это необходимыми документами (решение или протокол о назначении, решение или протокол об одобрении крупной сделки, лицензии, свидетельства допуска к различным видам работ и пр.).
Очень важный момент: все документы для участия в торгах должны быть заверены электронной цифровой подписью ответственного лица — представителя компании-участника, который имеет на это полномочия.
Чтобы подготовить всю необходимую тендерную документацию в срок, и быть уверенным в правильности ее оформления, обратитесь к профессионалам. Специалисты «РусТендер» всегда Вам помогут.
Особенности участия субъектов малого предпринимательства в аукционах
Согласно 44-ФЗ Заказчик имеет право разместить закупку с установлением определенных преимуществ. Наиболее часто устанавливается преимущество участия субъектов малого предпринимательства. Кроме того, согласно 44-ФЗ, преимущества также могут предоставляться:
учреждениям уголовно-исполнительной системы;
организациям инвалидов;
социально ориентированным некоммерческим организациям.
Чаще всего, субъектами малого предпринимательства являются Индивидуальные Предприниматели.
Документы для участия ИП в тендерах почти никак не отличаются от тендерной документации юридических лиц.
Основное отличие: вместо выписки из единого государственного реестра юридических лиц предоставляется выписка из единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей.
Выписку достаточно загрузить на площадке во время прохождения процесса аккредитации. Главное требование к выписке повторяется в законе несколько раз: она должна быть получена не ранее, чем за 6 месяцев до того, как информация о закупке была размещена в единой информационной системе.
Кроме этого, ИП необходимо будет прикрепить на площадку в процессе аккредитации копии документов, удостоверяющих личность, а иностранной организации — нотариально заверенный перевод на русский язык документов о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя.
В случае, если Вы нуждаетесь в помощи при составлении заявки на участие в торгах или не уверены в правильности заполнения, Вы можете воспользоваться нашей услугой оформления заявки или получить бесплатную консультацию наших специалистов .
ООО МКК "РусТендер"
Материал является собственностью сайт. Любое использование статьи без указания источника — сайт запрещено в соответствии со статьей 1259 ГК РФ
Нужно ли распечатывать документацию об электронном аукционе при формировании материалов по закупке? Например, всю подготовительную информацию (запросы предложений,техническое задание и прочее) плюс аукционная документация, протоколы,извещение о закупке?
Оксана Баландина , шеф-редактор Системы Госзаказ
С 1 июля 2018 года по 1 января 2019 года у заказчиков переходный период – разрешено проводить и электронные, и бумажные процедуры. С 2019 года конкурсы, аукционы, котировки и запросы предложений на бумаге запретят, кроме восьми исключений.
Читайте, какие закупки проводить на ЭТП, как выбрать площадку и получить электронную подпись, по каким правилам заключать контракты в переходный период и после.
Заказчик может хранить все документы по закупкам в электронном виде (на сервере или компьютере), однако, напоминаем, обязательному хранению подлежат, в том числе оригиналы документов, которые составлены заказчиком в письменной форме или переданы участником закупки в рамках осуществленной закупки.
В соответствии ч. 1 ст. 2 Закона о контрактной системе законодательство РФ о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд основывается на положениях Конституции РФ, Гражданского кодекса РФ, Бюджетного кодекса РФ и состоит из Закона о контрактной системе и других федеральных законов, регулирующих отношения, указанные в ч. 1 ст. 1 Закона о контрактной системе. Одним из таких федеральных законов является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон № 125-ФЗ).
Какое противоречие есть в законодательстве по срокам хранения документов
В разных НПА прописаны разные сроки хранения для одних и тех же документов. С июля 2018 года заказчики по Закону № 223-ФЗ хранят все закупочные документы не менее трех лет (Федеральный закон от 31.12.2017 № 505-ФЗ). Но сроки хранения документов указаны и в других НПА, которые не имеют отношения к закупкам. Например, Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле» обязывает хранить закупочные документы пять лет. Перечень таких документов указан в приказе Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
.
— Из статьи
Так, согласно ч. 3 ст. 6 Закона № 125-ФЗ, п.п. 5.2.6. Постановления Правительства РФ от 20 июля 2011 г. № 590 "О Министерстве культуры Российской Федерации", полномочиями по утверждению перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения наделено Минкультуры России. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 утвержден перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Данный перечень подготовлен в соответствии с Законом № 125-ФЗ с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов РФ, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов, и включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.
Согласно п. 273 вышеуказанного перечня документы (конкурсная документация, протоколы аудиозаписи, запросы, извещения уведомления, заявки, сводные заявки, технические задания, графики - календарные планы, доверенности, информационные карты, копии договоров (контрактов) и др.) о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации в организации - заказчике и в других организациях должны храниться 5 лет. При этом по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам решениями экспертно-проверочных комиссий срок хранения может устанавливаться постоянным.
В свою очередь, в Законе о контрактной системе также предусмотрены сроки хранения различных документов. При этом в отличие от конкретного срока, указанного в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, сроки, установленные в Законе о контрактной системе, определяют минимальный срок хранения каждой категории документов.
Так, согласно ч. 15 ст. 53 Закона о контрактной системе протоколы, составленные в ходе проведения конкурса, заявки на участие в конкурсе, конкурсная документация, изменения, внесенные в конкурсную документацию, разъяснения положений конкурсной документации и аудиозапись вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе хранятся заказчиком не менее чем 3 года.
В соответствии с ч. 2 ст. 24 Закона о контрактной системе конкурсы бывают следующих категорий: открытый конкурс, конкурс с ограниченным участием, двухэтапный конкурс, закрытый конкурс, закрытый конкурс с ограниченным участием, закрытый двухэтапный конкурс. В свою очередь, согласно ч. 3 ст. 56 Закона о контрактной системе при проведении конкурса с ограниченным участием применяются положения Закона о контрактной системе о проведении открытого конкурса с учетом особенностей, определенных в ст. 56 Закона о контрактной системе. В соответствии с ч. 3 ст. 57 Закона о контрактной системе при проведении двухэтапного конкурса применяются положения Закона о контрактной системе о проведении открытого конкурса с учетом особенностей, определенных в ст. 57 Закона о контрактной системе.
Согласно ч. 2 ст. 85 Закона о контрактной системе при проведении закрытого конкурса применяются положения Закона о контрактной системе о проведении открытого конкурса с учетом положений ст. 85 Закона о контрактной системе. В соответствии с ч. 11 ст. 85 Закона о контрактной системе при проведении закрытого конкурса с ограниченным участием применяются положения Закона о контрактной системе о проведении конкурса с ограниченным участием и закрытого конкурса с учетом положений ст. 85 Закона о контрактной системе. Согласно ч. 15 ст. 85 Закона о контрактной системе при проведении закрытого двухэтапного конкурса применяются положения Закона о контрактной системе о проведении двухэтапного конкурса с учетом положений ст. 85 Закона о контрактной системе и положений о закрытом конкурсе.
Таким образом, срок хранения документов, указанный в ч. 15 ст. 53 Закона о контрактной системе, применяется к открытому конкурсу, конкурсу с ограниченным участием, двухэтапному конкурсу, закрытому конкурсу, закрытому конкурсу с ограниченным участием, закрытому двухэтапному конкурсу.
В соответствии с ч. 10 ст. 60 Закона о контрактной системе документы и информация, связанные с проведением электронного аукциона и полученные или направленные оператором электронной площадки в форме электронного документа в соответствии с данным законом, хранятся оператором электронной площадки в соответствии с едиными требованиями, предусмотренными ч. 4 ст. 59 Закона о контрактной системе.
Четыре интересных вопроса о документации для открытого конкурса
Открытый конкурс большинство заказчиков используют не так часто. Его процедуры сложнее аукционных, поэтому вопросов возникает больше. Мы ответили на четыре вопроса читателей журнала про открытый конкурс. Опытным специалистам по закупкам они позволят закрепить свои знания, а начинающим — усвоить их в доступной форме. Ответы для наглядности подкрепили примерами.
Согласно ч. 10 ст. 112 Закона о контрактной системе со дня вступления в силу Закона о контрактной системе (с 1 января 2014 г.) до даты начала функционирования операторов электронных площадок, прошедших отбор в соответствии с ч. 4 ст. 59 Закона о контрактной системе, закупки товаров, работ, услуг путем проведения электронных аукционов осуществляются на ранее прошедших отбор электронных площадках (ОАО "Единая электронная торговая площадка" (www.roseltorg.ru); ЗАО "ММВБ-Информационные технологии" (www.ets-micex.ru); ГУП "Агентство по государственному заказу, инвестиционной деятельности и межрегиональным связям Республики Татарстан" (www.zakazrf.ru); ЗАО "Сбербанк-Автоматизированная Система Торгов" (www.sberbank-ast.ru); ООО "Индексное агентство РТС" (www.rts-tender.ru)). При этом, согласно указанной норме, на такие площадки не распространяются положения ч. 8 ст. 44 Закона о контрактной системе и сохраняется порядок функционирования таких площадок, ранее установленный федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим нормативное правовое регулирование в сфере размещения заказов, совместно с федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным на осуществление контроля в сфере размещения заказов, до дня вступления в силу Закона о контрактной системе (1 января 2014 г.). Порядок проведения электронных аукционов на таких площадках должен соответствовать требованиям Закона о контрактной системе. Электронные аукционы, извещения о проведении которых размещены в единой информационной системе до даты начала функционирования операторов электронных площадок, прошедших отбор в соответствии с ч. 4 ст. 59 Закона о контрактной системе, проводятся на таких ранее отобранных электронных площадках. Заключение контрактов по результатам указанных аукционов осуществляется на таких электронных площадках. Федеральный орган исполнительной власти по регулированию контрактной системы в сфере закупок вправе установить особенности прекращения функционирования ранее прошедших отбор электронных площадок, в том числе в части возврата участникам закупок денежных средств, внесенных в качестве обеспечения заявок на участие в электронных аукционах.
Так, например, согласно п. 3.8 Регламента организации и проведения открытых аукционов в электронной форме для размещения заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд, разработанного электронной площадкой ЗАО "Сбербанк-АСТ" в 2012 году, хранение электронных документов осуществляется на электронной площадке оператора в течение 10 лет.
Исходя из ч. 13 ст. 90 Закона о контрактной системе протокол рассмотрения заявок на участие в закрытом аукционе, протокол закрытого аукциона, заявки на участие в закрытом аукционе, документация о закрытом аукционе, изменения, внесенные в документацию о закрытом аукционе, и разъяснения документации о закрытом аукционе хранятся заказчиком в течение 3 лет.
Таким образом, в настоящее время, срок хранения документов, указанных в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, составляет для заказчика 5 лет и не противоречит требованиям Закона о контрактной системе, за исключением документов в отношении закрытого аукциона, а именно протокола рассмотрения заявок на участие в закрытом аукционе, протокола закрытого аукциона, заявок на участие в закрытом аукционе, документации о закрытом аукционе, изменений, внесенных в документации о закрытом аукционе, и разъяснений документации о закрытом аукционе, которые хранятся заказчиком в течение 3 лет согласно ч. 13 ст. 90 Закона о контрактной системе.
Что касается документов по запросу предложений, то, заказчику следует, применив ст. 6 ГК РФ (аналогия закона), хранить документы по данному конкурентному способу также 5 лет.
Следует отметить, что в графе № 3 вышеуказанного перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. То есть, если документация о закупке оформлена и отработана в 2014 году, то срок ее хранения начинается с 1 января 2015 года и соответственно по 31 декабря 2019 года, далее документация готовится к архивированию или уничтожению согласно перечню, установленному законодательству и положениям делопроизводства заказчика.
Учитывая изложенное, документы о проведении открытого конкурса, конкурса с ограниченным участием, двухэтапного конкурса, закрытого конкурса, закрытого конкурса с ограниченным участием, закрытого двухэтапного конкурса, электронного аукцион, запроса котировок, запроса предложений заказчику следует хранить 5 лет. Документы в отношении закрытого аукциона, а именно протокола рассмотрения заявок на участие в закрытом аукционе, протокола закрытого аукциона, заявок на участие в закрытом аукционе, документации о закрытом аукционе, изменений, внесенных в документации о закрытом аукционе, и разъяснений документации о закрытом аукционе, заказчику следует хранить в течение 3 лет.
Заказчики обязаны хранить архивные документы. Об этом сказано в части 1 статьи 17 Закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ.
Перечень типовых архивных документов, сроки и правила, по которым хранят документацию, утвердило Минкультуры России в приказе от 25 августа 2010 года № 558, далее - Приказ № 558. При этом заказчик своим регламентом вправе расширить перечень документов и увеличить сроки хранения (ч. 3 ст. 6 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, подп. 5.2.6 постановления Правительства РФ от 20 июля 2011 г. № 590, письмо Минэкономразвития России от 6 апреля 2015 г. № Д28и-894).
Вместе с документами о закупке храните информацию, которую использовали, чтобы определить и обосновать НМЦК. Это оригиналы документов от поставщиков, снимки экрана с изображениями страниц сайтов, где указаны дата и время (п. 2.1 Методических рекомендаций, которые утверждены приказом Минэкономразвития от 2 октября 2013 г. № 567).
Чтобы определить, сколько лет хранить тот или иной документ, используйте таблицу.
| Наименование документа | Срок хранения | Основание |
| Государственные и муниципальные контракты | Пункт 272 Приказа № 558 | |
| Открытые конкурсы | ||
| 5 лет, по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам - постоянно | Пункт 273 Приказа № 558 | |
| Заявки участников | ||
| Аудиозаписи вскрытия конвертов | ||
| Протоколы | ||
| Запросы, извещения, уведомления, технические задания, графики - календарные планы, доверенности, информационные карты, копии контрактов и другие документы |
Постоянно - по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам |
Пункт 273 Приказа № 558 |
| Переписка о проведении открытых конкурсов | 5 лет | Пункт 275 Приказа № 558 |
| Конкурсы: с ограниченным участием, двухэтапные, закрытые, закрытые с ограниченным участием, закрытые двухэтапные | ||
| Конкурсная документация, изменения и разъяснения документации | - 5 лет, по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам - постоянно | Пункт 273 Приказа № 558 |
| Заявки участников | ||
| Протоколы | ||
| Аукционы | ||
| Аукционная документация, в том числе технические задания и информационные карты |
Постоянно - по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам |
Пункт 273 Приказа № 558 |
| Извещения и уведомления | ||
| Заявки участников и запросы | ||
| Протоколы, копии контрактов | ||
| Доверенности, графики - календарные планы, и другие документы | ||
| Переписка о проведении аукционов | 5 лет | Пункт 275 Приказа № 558 |
| Закрытые аукционы | ||
| Документация о закупке, изменения документации, разъяснения документации | 3 года | Часть 13 статьи 90 Закона № 44-ФЗ |
| Заявки участников | ||
| Протокол рассмотрения заявок, протокол закрытого аукциона | ||
| Запросы котировок | ||
| Документация, технические задания, информационные карты |
Постоянно - по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам |
Пункт 273 Приказа № 558 |
| Извещения и уведомления | ||
| Заявки участников и запросы | ||
| Протоколы, копии контрактов | ||
| Переписка о проведении котировок | 5 лет | Пункт 275 Приказа № 558 |
| Запросы предложений | ||
| Извещение, приглашения участникам |
Постоянно - по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам |
Пункт 273 Приказа № 558, статья 6 Гражданского кодекса РФ |
| Документация запроса предложений | ||
| Заявки участников и запросы | ||
| Протоколы, копии контрактов | ||
| Аудиозапись вскрытия конвертов | ||
| Графики - календарные планы, доверенности и прочие документы | ||
| Журналы, Реестры, Положения | ||
| Журнал регистрации протоколов комиссии по закупкам | 5 лет | Пункт 276 Приказа № 558 |
| Журнал регистрации представителей участников, которые подали заявки | 5 лет | Пункт 277 Приказа № 558 |
| Журнал регистрации представителей участников, которые прибыли на процедуру вскрытия конвертов с заявками | ||
| Журналы регистрации заявок на участие в конкурсе, аукционе, запросе котировок | 5 лет | Пункт 278 Приказа № 558 |
| Реестры государственных, муниципальных контрактов | Постоянно | Пункт 279 Приказа № 558 |
| Положения о комиссиях по закупкам | Постоянно | Пункт 274 Приказа № 558 |
| Гранты | ||
| Документы о проведении конкурсов на право получить грант |
Постоянно; 5 лет - по отклоненным заявкам |
Пункт 280 Приказа № 558 |
| Положения, регламенты конкурсных комиссий, экспертных советов на право получить грант | Постоянно | Пункт 281 Приказа № 558 |
| Представления на кандидатов, которых избирают в состав экспертных советов на право получить грант, документы к ним | Постоянно | Пункт 282 Приказа № 558 |
| Переписка о проведении конкурсов на право получить грант | 5 лет | Пункт 283 Приказа № 558 |
| Журналы учета заявок участников конкурсов на право получить грант | 5 лет | Пункт 284 Приказа № 558 |
| Документы на электронной площадке | ||
| Заявки на участие в закупках и другие документы, которые представляют участники торгов | 10 лет с даты, когда заказчик подписал протокол о результатах закупки | Подпункт «к» пункта 2.1 главы II приложения 2 к приказу Минэкономразвития России от 23 июля 2015 г. № 495 |
| Протоколы о результатах проведения закупки | ||
Письмо Минэкономразвития России от 24.04.2017 № Д28и-1805
«…Частью 15 статьи 28 Закона № 44-ФЗ установлено, что протоколы, составленные в ходе проведения конкурса, заявки на участие в конкурсе, конкурсная документация, изменения, внесенные в конкурсную документацию, разъяснения положений конкурсной документации и аудиозапись вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе хранятся заказчиком не менее чем три года.
В соответствии с частью 13 статьи 90 Закона № 44-ФЗ протокол рассмотрения заявок на участие в закрытом аукционе, протокол закрытого аукциона, заявки на участие в закрытом аукционе, документация о закрытом аукционе, изменения, внесенные в документацию о закрытом аукционе, и разъяснения документации о закрытом аукционе хранятся заказчиком в течение трех лет.
Таким образом, согласно положениям Закона № 44-ФЗ установлен минимальный срок хранения указанных документов - 3 года.
При этом заказчик своим регламентом вправе расширить перечень документов и увеличить сроки их хранения.
В отношении хранения документов, связанных с закупочной деятельностью уполномоченного учреждения по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) для государственных и муниципальных заказчиков следует отметить, что данное учреждение также вправе установить свой перечень документов и сроки их хранения, в соответствие с полномочиями, которые возложены на данное учреждение. При этом сроки хранения документов, связанных с закупками, не могут быть менее установленных Законом № 44-ФЗ сроков. …»
Ассистент заказчика - онлайн-сервис, который помогает автоматизировать документооборот по планированию закупок. Вы быстро и правильно спланируете закупки, проверите план на предмет ошибок, создадите электронную и печатную форму отчета по закупкам у едпоставщика и загрузите готовые документы в ЕИС.
Вся закупочная документация заказчика может храниться как в электронном, так и в бумажном виде. При этом, в соответствии с действующим законодательством, есть список регистров организации-заказчика, подлежащих обязательной сохранности в бумажной форме.
В 44-ФЗ нет строгого регламента по сохранению всех закупочных регистров.Хранение документов по закупкам должно включать следующие оперативные материалы:
Таким образом, минимальный срок хранения документов по закупке,в соответствии с 44-ФЗ, составляет три года. По истечении данного периода организация может либо продолжать хранить регистры, либо уничтожить их.
Порядок сохранности документальных материалов прописан также в следующих нормативно-правовых актах:
В пунктах 272-279 Приказа Минкульта также затрагивается хранение документации по закупкам. Согласно данной норме, все закупочные регистры надлежит хранить минимум 5 лет, за исключением материалов по крупным и особо крупным заказам, которые должны сохраняться не менее 10 лет.
Представляем данные о периоде сохранности документации госзаказа в таблице:
| Вид регистра | Период сохранности, лет |
|---|---|
| Срок хранения контрактов по 44-ФЗ (государственных и муниципальных контрактов) | 5 (после исполнения) |
| Весь номенклатурный список закупочной документации, в том числе и переписки, как у организации-заказчика, так и у иных учреждений | 5 (после завершения процедур, заключения контракта, признания заказа несостоявшимся) |
| Положения о комиссиях (единой, приемочной, экспертной и т. п.) | Постоянно |
| План закупок, срок хранения планов-графиков | Постоянно |
| Все журналы регистрации | 5 |
| Реестры контрактов | Постоянно |
| Отчеты по контрактам | Постоянно |
| Реестры закупок, осуществляемых учреждением без заключения госконтракта | 5 (после совершения процедуры) |
Заказчик вправе самостоятельно регламентировать перечень и период сохранности регистров госзаказа. Для этого ответственному работнику необходимо подготовить внутренний приказ, регулирующий сохранность материалов по контрактной деятельности учреждения.
Период, в течение которого нужно хранить регистры госзаказа, не может быть меньше установленного в 44-ФЗ.
Во внутреннем приказе организации-заказчика надлежит определить ответственное лицо и начало отсчета периода сохранности (1 января, следующее за годом осуществления процедуры).
Также приказом утверждается перечень документации, которую будет хранить заказчик, и состав экспертной комиссии, ответственной за порядок учета таких материалов.
Распоряжение подписывается руководителем. Все перечисленные в документе ответственные лица должны поставить свои подписи, подтверждающие факт ознакомления с содержанием указа.
Закупки регулируются не только законами и подзаконными нормативными актами, но и внутренними документами компании. И для заказчика, и для поставщика важно уметь работать с этими документами и анализировать их для того, чтобы при закупках сотрудничество было взаимовыгодным и обходилось без конфликтов.
Знание о документах, регулирующих закупочную деятельность, необходимо для эффективного ведения бизнеса и заказчикам, и поставщикам. Заказчики должны понимать правила результативного и в то же время легального составления документов, позволяющих учесть специфику своей деятельности и использовать наиболее продуктивные закупочные инструменты. Поставщики со своей стороны имеют шанс расширить свой рынок сбыта в том случае, если знают, что и как читать в этих документах, иными словами, умеют находить и анализировать их. Не говоря уже о том, что почти любая компания в реальной жизни выступает и заказчиком, и поставщиком.
Однако для того, чтобы не запутаться в массиве внешне схожих бумаг, разговор о регулирующих закупки документах необходимо начать с разъяснений по крайней мере базовых моментов регулирования закупок в России.
Закупки в России, проводимые организациями, делятся на коммерческие и регулируемые. Коммерческие закупки проводятся в соответствии с общими нормами гражданского и антимонопольного права. Правила проведения регулируемых закупок установлены нормами специального законодательства.
В регулируемые закупки входят регулируемые государственные и муниципальные закупки (регулируемые закупки сегмента b2g) и регулируемые закупки социально значимых коммерческих организаций (регулируемые закупки сегмента b2b). Правила регулируемых закупок сегмента b2g установлены Законом о контрактной системе закупок для госнужд (Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ (далее - Закон № 44-ФЗ)) и подзаконными нормативными актами, принятыми для его исполнения. Правила регулируемых закупок сегмента b2b определяются Законом о закупках товаров отдельными видами юрлиц (Федеральный закон от 18.07.2011 № 223-ФЗ (далее - Закон № 223-ФЗ)), принятыми для его исполнения подзаконными нормативными актами, а также корпоративными правилами проведения закупок. Документация каждой конкретной закупки регулируемого заказчика должна соответствовать правилам проведения регулируемых закупок, установленным перечисленными выше документами.
Важнейшими требованиями к регулируемым закупкам, предъявляемыми законодателем, являются:
Для обеспечения прозрачности все ключевые сведения о регулируемых закупках публикуются на официальном сайте www.zakupki.gov.ru . В частности, на этом сайте публикуются:
Для обеспечения конкуренции каждая регулируемая закупка по умолчанию должна проходить посредством соревнования между потенциальными поставщиками за право заключить контракт с заказчиком (однако Законом № 44-ФЗ и корпоративными правилами проведения закупок предусматриваются отдельные исключения из этого требования). Соревнование между поставщиками проводится по определенными процедурам.
Для регулируемых закупок сегмента b2g установлено 12 видов таких процедур. Основными видами являются аукцион и конкурс. Победителем аукциона становится поставщик, запросивший самую низкую цену за свою поставку. Победителем конкурса становится поставщик, предложивший лучшие условия поставки. Аукционы используются в первую очередь для приобретения стандартизированной продукции, широко представленной на рынке. Конкурс используется для приобретения нестандартных товаров, работ или услуг, а также в том случае, когда для достижения цели закупки цена не является главным фактором. При закупках относительно небольших объемов в сегменте b2g используются упрощенные конкурсы и упрощенные аукционы.
В электронной форме в сегменте b2g в настоящее время проводятся исключительно аукционы. И лишь на пяти площадках, назначенных государством. В ближайшем будущем планируется проводить в электронной форме все конкурентные процедуры закупок сегмента b2g.
Для регулируемых закупок сегмента b2b используются десятки разновидностей процедур соревнований между потенциальными поставщиками, в том числе сложные и комбинированные процедуры. Каждая из этих процедур по желанию заказчика может быть проведена в электронной форме, и в настоящее время заказчик сам имеет право выбрать ту электронную площадку, на которой он будет проводить закупки в электронной форме. Для социально значимых коммерческих организаций Закон № 223-ФЗ и принятые для его исполнения подзаконные нормативные акты устанавливают базовые требования ведения закупочной деятельности, направленные:
Конкретные механизмы исполнения этих правил коммерческие организации обязаны описать в своих корпоративных правилах проведения закупок. В них же определяются процедуры соревнования между поставщиками за право заключить контракт с заказчиком.
Нормативные правовые акты, устанавливающие правила проведения закупок, определяются статусом заказчика. При этом каждая конкретная закупка регулируется еще и закупочной документацией, которую разрабатывает сам заказчик.
У большинства заказчиков документация должна соответствовать не только законодательству, но и корпоративному закупочному стандарту, который таким образом занимает в этой иерархии срединное положение между законодательством и собственно документацией о закупках. Для субъектов b2b корпоративный закупочный стандарт, который в их случае именуется положением о закупках, является обязательным.
Помимо закупочной документации и закупочного стандарта для любого хотя бы относительно крупного заказчика для полноценной и слаженной работы структурных подразделений необходимы внутренние регламентирующие документы, определяющие порядок проведения закупочной работы. Это может быть регламент согласования заявок на проведение закупки, регламент работы отдела закупок, положение о деятельности закупочной комиссии и т.п. В большинстве случаев разработка таких документов законодательством прямо не предписана, однако и не запрещена, а работу заказчика эти документы значительно облегчают.
В обобщенном виде иерархию документов, регулирующих закупочную деятельность, можно представить в виде таблицы (см. ниже).
Документы, регулирующие закупки
Независимо от уровня документа его содержание подчиняется общим законам юридической техники и логики нормативного регулирования. Разумеется, и тем и другим можно пренебрегать, но такое пренебрежение повышает риск неопределенности норм и их произвольного толкования. Это, в свою очередь, создает условия для злоупотреблений как со стороны заказчика, так и со стороны поставщиков. Оспоримость закупок и разбирательства по поводу их проведения в этом случае неизбежны.
Для минимизации таких рисков на стадии разработки документа важно помнить по крайней мере базовые правила юридической техники.
