Как правильно оформить расписку при передаче документов. Пример, шаблон, образец расписки. (10+)
Расписка о получении корреспонденции. Как оформить. Пример. шаблон, образец, бланк
Расписку о получении документов обычно оформляют в трех случаях. Во-первых , чисто формально, потому, что так положено. Во-вторых , если документы передаются с курьером или сторонней компанией, для подтверждения передачи документов именно туда, куда указано. В-третьих , при наличии напряженности в отношениях, чтобы иметь возможность предъявлять официальные претензии, фиксировать ответы, возможно, обращаться с жалобами к регуляторам и в суд.
Обычно применяется один из двух вариантов оформления расписки о получении документов: отдельно составленный бланк и отметка на копии передаваемого документа.
В первом случае вместе с документом направляется ксерокопия листа, на котором есть название, реквизиты документа и отметка о прошивке, если он многостраничный. На ксерокопии получатель делает надпись:
Получено. Дата, время получения, ФИО и должность сотрудника, получившего документ, подпись сотрудника
ставится печать получившей организации.
Во втором случае вместе с пакетом направляется расписка, содержащая опись передаваемых документов с реквизитами и индивидуальными характеристиками. На расписке получатель делает надпись, описанную выше, и ставит печать
Расписка о получении
Переданные документы:
Получено 12.12.2011 сотрудником офиса ООО "СПРФК" Сидоровым Е. О. _____________________
Печать получателя
При наличии напряженности от контрагента следует ожидать самых разных неприятностей и козней. В моей практике был случай, когда получатель принял документы, подписал расписку, но подменил содержимое и потом утверждал, что получил именно те документы, которые были у него в архиве.
Чтобы противостоять такому повороту событий можно пойти двумя путями.
Первый вариант . Нужно получать расписку на ксерокопии оригинала, если документ одностраничный. Если страниц много, то документ нужно прошнуровать так, чтобы была страница (первая или последняя), на которой были бы видны реквизиты, название документа и наклейка с подписью прошнуровавшего. Именно на ксерокопии этой страницы имеет смысл получить расписку о вручении. Подробно, как правильно прошнуровать документы в этом случае, можно прочесть по ссылке. Коротко скажу, что надо либо наклейку сделать на первой странице, и на ней же разместить все реквизиты и название документа, либо на обороте последней страницы продублировать название и реквизиты документа.
Второй вариант . В расписке подробно описать индивидуальные особенности передаваемого документа такие, как название, исходящий номер, наличие подписи, прошнурован ли документ. Например, можно написать так: "Подписанный, прошнурованный и пронумерованный оригинал договора N _______ от ____________"
Более подробно о том, как описывать индивидуальные черты документов, можно прочесть в статье о составлении описи документов .
Если сделать так, как описано, то в случае возникновения спора у контрагента можно будет потребовать предъявить из архива переданный Вами комплект и проверить его целостность. Независимая экспертиза с большой степенью надежности может определить, не нарушалась ли целостность прошитого комплекта.
Есть еще одна тонкость. Когда документ передают некоторому человеку в компании, нужно понимать, является ли он сотрудником и может ли принимать документы. У нас был такой курьезный случай, когда курьер документы якобы передал, но до руководства контрагента они не дошли. Курьер предъявил расписку. Но найти в компании сотрудника, который подписал эту расписку, не удалось. Возможно, это вообще был сотрудник другой организации, находящейся в соседнем офисном помещении, по ошибке посчитавший, что документы для него, а потом выбросивший их за ненадобностью и нежеланием разбираться. Возможно, курьер потерял документы и подделал расписку. Документы были пустяковые, проблем не возникло, но сам факт настораживает.
Абсолютно защититься от такой неприятности невозможно, так как контрагент не обязан предоставлять Вам информацию о своих сотрудниках и их полномочиях. Частично помогает наличие кроме подписи печати контрагента. Также можно запросить входящий номер, но проставлять печать и входящий номер контрагент также не обязан.
Так что в особо тяжелых случаях лучше отправлять прошнурованные и пронумерованные документы заказным письмом с описью вложений на официальный адрес контрагента.
К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости , чтобы быть в курсе.
Многие люди, одалживая некоторые суммы, даже не задумываются о том, что могут не получить их обратно. В результате им приходится долгое время выискивать должника и уговаривать возвратить одолженные деньги. В таких случаях может пригодиться умение писать расписки. Дело это нехитрое, но документ, составленный неправильно, может не иметь никакой юридической значимости.
В этой статье мы разберем пример и документов. Также поговорим о том, какие пункты нужно указать обязательно, чтобы она не утратила своей силы.
Любой профессиональный юрист уверен в том, что даже неправильно составленная расписка гораздо лучше, чем ее полное отсутствие. Согласно законодательству, свидетельские показания не являются доказательством передачи денег. Этот факт обязательно должен быть закреплен документально.
Если вы хотя бы раз в жизни видели пример долговой расписки, то знаете, что нужен этот документ для защиты интересов человека, дающего некоторую сумму в долг. Именно расписка является юридической гарантией того, что средства будут получены обратно. Конечно, это не единственное доказательство. Подойдут и любые другие :
Тем не менее, когда передаются из рук в руки, расписка — самый быстрый и надежный способ удостоверить их передачу. Для ее оформления нужны только ручка и немного времени. Бумага, на которой будет составлен документ, не играет никакой роли. Даже если это будет кусок обоев или оборотная сторона детского рисунка, расписка не утратит своей силы.
Конечно, чтобы бумага была написана правильно, нужно заранее изучить пример расписки. А если речь идет о внушительной сумме, то разумно будет заручиться подписями не менее двух свидетелей, которые удостоверят подлинность документа.
Безусловно, самый распространенный пример расписки — ссуда или денежный заем. Но бывают также и другие ситуации, когда подобный документ просто необходим:
Несмотря на то что данный вопрос закреплен законодательно, споры о силе и юридической значимости расписки не утихают до сих пор. Прежде всего разногласия касаются того, нужно ли заверять документ у нотариуса.
Согласно статье 808 ГК России нотариальное заверение такого документа не является обязательным. Конечно, если речь идет об очень серьезной сумме и вы желаете максимально обезопасить себя, то обращение в нотариальную контору может иметь место. Таким способом вы максимально обезопасите себя, если впоследствии появится необходимость доказывать, что документ был составлен и подписан теми самыми гражданами, о которых в нем говорится. Без нотариального заверения сделать это тоже можно, но процесс займет гораздо больше времени и сил.
При нотариальном заверении расписки существуют как свои плюсы, так и минусы. К преимуществам можно причислить:
Недостаток тут, скорее всего, только один — трата дополнительных денежных средств и времени на поход в контору.
Если вы решили обойтись своими силами и сэкономить время и деньги, обязательно заранее поинтересуйтесь тонкостями составления этого документа. Правильный пример расписки должен отвечать таким требованиям:
Также стоит учитывать и еще несколько моментов. В тексте расписки не стоит указывать бизнес-цели займа. Если будет указано, что деньги были одолжены на коммерческие нужды, это может быть расценено как риск, о котором заимодавцу было известно заранее. В случае если дело «не выгорит», средства могут и не подлежать возврату.
При составлении документа стоит обязательно перепроверить обеих сторон, указанных в документе.
Существует как минимум 7 пунктов, которые непременно должны присутствовать в этом документе:
Если предложенный вам пример расписки о получении денег не содержит любого из этих пунктов, стоит задуматься о вероятном мошенничестве.
Хотя точного единого образца для написания расписки не существует, стоит все же придерживаться вышеуказанных правил. Изучив пример денежной расписки, представленный ниже, вы убережете себя от большого числа неприятностей.
Расписка
Я, Левандовская Ирина Николаевна, 01.03.1974 года рождения, серия паспорта — 3469 №216801, выдан 17.09.2006 года, отделом ФМС Ахтырского района г. Пупинска, зарегистрированная и проживающая по адресу:
г. Пупинск, ул. Лоскутовая, д. 22, кв. 195, беру в долг у Киричковского Никиты Яковлевича, 06.11.1964 года рождения, серия паспорта — 1677 №331688, выдан 26.08.2011 года отделом ФМС Тихвинского района г. Тыквинска, проживающего по адресу:
г. Пупинск, ул. Изюмная, д. 7, кв. 10, зарегистрированного по адресу:
г. Тыквинск, ул. Истомина, д. 116, финансовые средства в сумме 1 130 000 (один миллион сто тридцать тысяч) рублей под 5 (пять) % годовых. Обязуюсь возвратить полученные средства и всю сумму процентов в срок до 22.09.2017 года.
Расписка составлена мною собственноручно и добровольно. Деньги были переданы мне в полном объеме в момент подписания данного документа.
Левандовская Ирина Николаевна (подпись).
Примерно таким же образом составляются расписки при купле/продаже жилья, получении алиментов и других денежных расчетах.
Теперь давайте рассмотрим еще один пример. В этом случае одна сторона передает в пользование квартиру, а другая сторона обязуется содержать ее в надлежащем состоянии. Итак, пример расписки за квартиру:
Расписка
13.03.2016, г. Нетовск
Я, Иващенко Илья Николаевич, 11.11.1981 года рождения, зарегистрирован по адресу:
г. Ильичевск, ул. Ленина, д. 48. Паспорт серии: 5469 №100295, выдан отделом ФМС Приморского района г. Ильичевска.
Обязуюсь содержать снятую мной квартиру по адресу: г. Нетовск, ул. Шевченко, д. 1, кв. 55 в надлежащем порядке и исправном состоянии. В случае причинения мною ущерба в период проживания в данной квартире, обязуюсь возместить полную стоимость испорченного имущества. На момент передачи жилья в пользование двери, окна, холодильник, плита для приготовления пищи, стиральная машина и вся мебель, расположенная в квартире, находятся в исправном состоянии.
Расписка действует на весь срок моего проживания в вышеуказанном помещении и будет возвращена мне по окончании срока аренды.
Расписка составлена и написана мною лично и добровольно.
Иващенко Илья Николаевич (подпись, дата).
Как видите, расписка необязательно должна быть связана с получением и А вот еще один пример расписки, которая не связана с движением денег. Она также имеет свои нюансы составления.
Расписка о получении документа:
Я, Лиознова Анна Ивановна (паспорт серии 3456 № 100967, выдан 17.03.2006 паспортным отделением №2 г. Санкт-Петербурга, зарегистрирована и проживаю по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Кизиярская, д. 8, кв. 17), получила в отделе кадров ОАО «Чер-Лайф» трудовую книжку своего мужа Лиознова Ивана Евгениевича для дальнейшей передачи ее владельцу.
Претензий к оформлению документа (трудовой книжки) не имею.
18.08.2016 г.
Лиознова Анна Ивановна (подпись).
Как видите, расписки бывают очень разными. В любом случае, прежде чем подписать такой документ, хорошо подумайте. Даже если требуемая форма написания не будет выдержана в точности, расписка будет иметь юридическую значимость. Если взятые на себя обязательства не будут выполнены, документ может быть передан в суд.
Современный документооборот предполагает передачу документов как внутри организации, так и за ее пределы. Во втором случае важно зафиксировать факт передачи или получения информации на бумажном носителе, для чего служит расписка о получении документов. Строго регламентированной формы для расписки не установлено, но при ее составлении необходимо придерживаться определенных правил.
От корректности такого документа может зависеть судьба важной сделки, исход судебной тяжбы и пр. Рассмотрим, на что следует обратить внимание при составлении расписки.
Для того, чтобы составленная при передаче документов расписка имела силу и могла быть использована как доказательство при судебном разбирательстве в ней обязательно указываются следующие данные:
Расписка, образец которой приведен ниже, составляется в определенной последовательности. Сначала указывается название документа, то есть «Расписка», и цель ее составления – передача документов.
Затем необходимо указать кто и кому передает документы. Для наиболее точной идентификации каждой из сторон используются фамилия, имя и отчество каждой из сторон, серия и номер паспорта, адрес постоянного проживания, иногда дата и место рождения.
После указания сведений о принимающей и передающей стороне следует перечень документов с наименованием каждого из них, номером и датой создания, обозначением общего количества документов и числа листов в них. Завершают расписку подписи сторон.
Если речь идет о передаче информации от одного физического лица другому, то лучше, если расписка в получении документов будет оставлена от руки. При возникновении споров или каких-либо недоразумений, это позволит быстрее установить авторство текста и подлинность подписи.
В идеале расписка не должна занимать более одного листа. Но если перечень передаваемых документов достаточно велик, допустимо составить расписку и большего объема. Необходимо лишь проследить, чтобы подпись принявшего документы лица не оказалась на отдельной странице. Это может стать причиной сомнений в подлинности всего документа.
Исправления в подобном документе не приветствуются, но все же допустимы. Однако каждое исправление обязательно необходимо заверить подписью автора расписки или обеих сторон.
Составить расписку в получении документов самостоятельно довольно несложно. Необходимо лишь правильно ее составить и не забыть заверить подписями сторон.
Б ывает крайне важно подтвердить факт получения документа, который вы направляете в организацию. Это может быть любой документ, направляемый юридическим или физическим лицом, например, претензия, протокол разногласий, письмо, акт и т.п.
В случае конфликтной ситуации чем важнее отправителю доказать факт получения документа адресатом, тем важнее получателю избежать этого, а еще лучше ввести отправителя в заблуждение (чтобы он считал доказанным факт получения документа и только в суде выяснил, что это не так, таким образом проиграв дело или существенно снизив свои шансы на его выигрыш).
Пример 1
Свернуть Показать
Вот простая ситуация. В 2011 году организация заключила договор на оказание комплекса услуг по созданию газовой инфраструктуры в дачном поселке и по содействию заключению прямого договора дачника (физлица) с ресурсоснабжающей организацией. Срок выполнения - 30.09.2013. Деньги дачник уплатил в 2011 году и, когда стало ясно, что обязательства по договору не выполнены, пожелал вернуть свои деньги. При этом в договоре есть такое условие:
«4.4.2. В случае если Исполнитель не окажет Заказчику Услуги по настоящему Договору в полном объеме в срок, указанный в п. 3.2.3 Договора, Исполнитель по письменному требованию Заказчика обязан в течение 10 (Десяти) банковских дней полностью вернуть стоимость услуг по настоящему Договору, полученную от Заказчика согласно п. 2.1. Договора».
Как видите, согласно условиям заключенного договора в случае просрочки выполнения Исполнителем обязательств для возврата денег Заказчику достаточно направить требование об этом. Получается, что факт получения такого документа автоматически заставляет вернуть деньги . И если Исполнитель этого не хочет, то всячески будет уворачиваться от получения документа.
Теперь покажем, как можно составить требование (именно так документ называется в договоре, по форме он напоминает заявление) и корректную отметку о его получении (она выделена оранжевой заливкой).
Пример 2
Претензия с отметкой о ее получении, которая выделена оранжевой заливкой
Свернуть Показать
Подчеркнем, что в подобной ситуации часто оказываются не только организации (документами которых по роду своей деятельности вы занимаетесь), но и люди, например, когда вносят предоплату за кухонный гарнитур или другие крупные покупки, а потом долго и упорно ждут обещанного. Кстати, в этом случае на стороне покупателей будет выступать еще и закон о защите прав потребителей. Грамотно составленная претензия избавит продавца от желания водить человека за нос и сподвигнет его вернуть деньги сторицей или иным образом урегулировать конфликт. Так что образец претензии для подобных случаев из Примера 2 может пригодиться и вам лично! Чтобы дело сдвинулось с мертвой точки, нужно не только грамотно составить документ, но и добиться подтверждения факта его получения адресатом.
Заключенный договор может предусматривать обязательную процедуру досудебного (претензионного) порядка , без прохождения которой ни одна сторона сделки не сможет обратиться в суд. Такая процедура может содержать обязанность недовольной стороны направить документ, подождать его получения контрагентом и потом еще, например, 30 дней рассмотрения вопроса по существу. И только в случае неполучения ответного документа или несогласия с позицией контрагента, изложенной в нем, можно идти в суд. Вот и стараются сэкономить время на почтовой доставке документа, посылая его «гонцом», который просит «расписаться в получении».
Сначала предлагаем разобраться, какие отметки на документе будут свидетельствовать факт его получения адресатом. А потом расскажем, как стараются увильнуть от этого, и что делать, если вы попали в подобную ситуацию.
ГОСТ Р 6.30-2003 рассказывает о реквизите «Отметка о поступлении документа в организацию» (выделен оранжевой заливкой в Примере 1). В процессе регистрации входящего документа данные о нем заносятся в регистрационную форму организации - так он получает входящий номер, который потом и отображается на нем вместе с датой регистрации в нижнем правом углу первого листа или на обороте. В ГОСТе Р 6.30-2003 ничего не сказано о необходимости отображения в этой отметке наименования организации-получателя, зато данные сведения присутствуют в образце отметки в Методических рекомендациях по применению этого ГОСТа.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
Практика делового оборота выработала еще один способ «расписаться в получении документа» (см. содержимое оранжевой заливки в Примере 2). Причем он более совершенный, потому что при таком оформлении видно, какое должностное лицо организации-адресата и когда получило документ, наличие личного росчерка не позволит ему потом отпираться.
Можно попросить дополнительно удостоверить подпись печатью (а вдруг поставят?), потом это будет вашей зацепкой в случае попыток отречься от получения документа надлежащим лицом.
Давайте посмотрим, как могут оформить отметку на документе так, чтобы она напоминала желанную вами, но при этом все-таки не доказывала факт получения организацией вашего документа. Вариаций на заданную тему может быть множество. Они не ограничиваются приведенными далее примерами. Поэтому будьте бдительны.
Пример 3
Свернуть Показать
Отметку о поступлении документа в организацию могут оформить «красиво» от руки (без штампа и указания наименования организации):
но при этом не внести документ в свою регистрационную форму (не включить его в информационный массив организации) либо после вашего ухода удалить его. Сейчас ведь мало кто ведет рукописные журналы регистрации, из них вытравить запись было гораздо сложнее, чем удалить «строку» из электронного журнала.
Спасти ситуацию может наличие рядом с данными регистрации входящего документа личного росчерка должностного лица организации-адресата с расшифровкой и указанием должности, включающим наименование организации. При этом нужно понимать, что вам имеют право отказать. Но если организация не собирается потом открещиваться от получения документа, вам могут пойти навстречу. Тогда отметка на вашем экземпляре будет выглядеть так:
В этом случае отметка начинает напоминать показанную в Примере 2 на оранжевом фоне, только дата получения перемещается на первую строку и вместо слова «Получено» стоит входящий номер документа. Благодаря этим трансформациям мы получаем некий гибрид из двух видов отметок.
Если будут упираться, смотреть на вас изумленными глазами и настаивать на том, что ваши пожелания неправильные, то просто предложите оформить 2 корректные отметки: одну - с регистрационным номером и датой, вторую - с подписью должностного лица:
Пример 4
Свернуть Показать
Личный росчерк присутствует в различных реквизитах (в резолюции; в подписи; в надписи, заверяющей копию; в визе, демонстрирующей согласование документа с этим лицом). И только окружающие подпись слова однозначно позволяют толковать, в чем расписался человек. Поэтому если на вашем экземпляре есть только подпись с расшифровкой, да еще без указания должности, то нельзя однозначно сказать, о чем она свидетельствует:
И вам потом придется дополнительно убеждать (например, при рассмотрении дела в суде), что такая отметка доказывает факт получения вашего документа должностным лицом организации-адресата (скорее всего, суд будет оценивать все предъявленные доказательства в совокупности). А дата получения документа при такой отметке вообще не ясна!
Поэтому попросите сразу дописать все необходимые сведения:
Пример 5
Свернуть Показать
С подписью должностного лица организации, которой адресован документ, тоже могут возникнуть сложности:
«Лечить» подобные уловки можно проставлением оттиска печати организации-адресата. Попросите сделать это. Строго говоря, делать это адресат не обязан, но так он сможет развеять ваши сомнения (а потом и сомнения судьи) в факте получения документа надлежащим лицом.
Какой можно сделать вывод? «Комплекс», гарантирующий юридическую силу отметки о получении документа, следующий:
Входящий номер и оттиск печати факультативны. Их назначение мы объяснили выше.
Берите с собой несколько экземпляров документа. Один отдадите адресату, на втором попросите оформить отметку о получении. И если с первого раза она не получится в надлежащем виде, то у вас должны быть экземпляры для последующих попыток.
Старайтесь получить максимум. А потом оценивайте, хватит ли вам того, что удалось добыть. Если нет, то лучше признаться себе в этом сразу и организовать еще одну доставку документа, но уже другим способом.
Если адресат отбился от ваших просьб (не удостоверил факт получения документа нужным вам способом) и успокоился на этом, то отрезвить его может получение того же документа позже в качестве заказного почтового отправления с описью вложений и уведомлением о вручении.
При этом вам важно сохранить все документы, выданные на почте при отправке, и потом дождаться заполненного получателем уведомления о вручении. «Почтовые» документы лучше хранить с вашим экземпляром документа (так потом будет легче понять / вспомнить, что именно вы отправляли).
Отправлять нужно на юридический адрес организации. Его можно посмотреть в документах, которые вы получали или подписывали с этой организацией (договор, письмо, счет на оплату и др.). Если эти документы оформлялись давно, то на всякий случай стоит проверить, не изменился ли адрес организации в ЕГРЮЛ, по которому она обязана получать корреспонденцию. Это можно сделать, например, на сайте Федеральной налоговой службы http://egrul.nalog.ru , организовав поиск по уникальному ОГРН или ИНН организации либо попытаться ее найти по наименованию, известному вам адресу.
Рисунок 1
Доставка по «обычной» почте
Свернуть Показать
Если между сторонами заключен договор и документ, который вы пытаетесь доставить, относится к регулируемым им отношениям, а в договоре стороны прописали, что переписка по электронной почте или факсовые сообщения приравниваются к полноценным документам, то вам повезло (см. Пример 6). Направляйте свое письмо по указанному в договоре адресу. Это будет оперативно и эффективно.
В противном случае придется учесть, что электронную переписку суды пока воспринимают неоднозначно: используют только в совокупности с другими доказательствами и не считают электронное письмо как таковое юридически значимым документом.
Свернуть Показать
Елизавета Добренко , юрист
Самая главная характеристика любого доказательства и слабое место электронных документов - это достоверность содержащихся в них данных. По общему правилу помимо подтверждения правдивости сведений документа важна и аутентификация - подтверждение авторства документа. Если же документ электронный, то помимо вышеназванных характеристик необходимо также подтверждение отправителя и получателя.
Еще нужно понимать, что судья рассматривает и оценивает все доказательства по своему внутреннему убеждению, предугадать которое заранее достаточно проблематично. Хотя можно изучить судебную практику по вашему территориальному округу и «прикинуть» свои шансы.
Заметим, что не только судьи, но и все юридическое сообщество придерживается двух точек зрения об электронных доказательствах. Одни принимают переписку с учетом остальных обстоятельств дела. Другие считают, что по письму без электронной подписи невозможно с достаточной достоверностью определить его автора, а для подтверждения отправителя и получателя письма требуются дополнительные усилия. Ведь даже «запароленной» почтой, как в офисе, так и дома, теоретически может воспользоваться другое лицо.
Пример 6
Условия договора, придающие электронной переписке юридическую силу
Свернуть Показать
7.2. Стороны признают юридическую силу за документами, переданными по факсимильной связи и электронной почте.
7.3. Стороны определили, что взаимодействие между ними будет происходить с использованием номеров телефонов (факсов) и адресов электронной почты, поименованных в разделе 10 «Реквизиты и подписи сторон». Стороны принимают на себя обязанность при изменении телефонных номеров, адресов электронной почты и полномочных представителей уведомлять об этом контрагента в течение трех рабочих дней.
