Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.
Это делается для проверки целесообразности и своевременности , соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.
Согласование проводится внутри учреждения и вне его.
Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.
Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).
Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.
Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты .
В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так:
Место визы : если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.
Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.
В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к . Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.
При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.
Внешнее согласование в зависимости от содержания может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.
Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.
Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.
В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дастся ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.
Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.
При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.
Рассматриваемая бумага необходима для редактирования пунктов по ходу имеющихся договоренностей. Образец листа согласования можно скачать бесплатно.
Рассматриваемая бумага необходима сторонам сделки для редактирования пунктов по ходу имеющихся договоренностей. Образец листа согласования - доступен для скачивания по прямой ссылке в соответствующем блоке страницы абсолютно бесплатно. Бланк можно отредактировать в простейшем редакторе, и применить его в собственной практике правоотношений. Лист согласования это взаимное встречное письменное предложение с конкретными условиями. В случае утверждения листа согласования, предлагаемый одной стороной образец подписывается вторым контрагентом.
Уникальным отличием этого листа от иных локальных пактов, является возможность редактирования бумаги, внося в нее собственные коррективы, дополнения, точки зрения узких специалистов. Таким образом, лист согласования могут рассматривать сразу несколько сотрудников предприятия и делать определенные умозаключения в тексте. Как и все правовые акты, лист согласования имеет обязательные пункты. Без них попросту невозможно существование правоотношения сторон. Указанный правовой пакт создается различными отделами компании, но обязательно согласовывается с руководством.
Лист согласования составляется в двух случаях: при подготовке организационно-распорядительных документов внутри компании и при разработке проекта договора между двумя компаниями. В статье рассказывается об особенностях и правилах оформления листа согласования.
Согласование с профильными специалистами сопровождает подготовку каждого организационно-распорядительного документа. При согласовании текст корректируют на основе замечаний, уточнений, дополнений специалистов. Все замечания, сделанные специалистами фиксируются в бланке листа согласования.
Этот вариант договора не всегда устраивает контрагента в полном объеме. Замечания могут вызвать способы производства, формы оплаты, сроки поставки и т. д. В таких ситуациях лист согласования - незаменимый инструмент по совершенствованию договора. Представитель каждого структурного подразделения, куда проект договора поступает на обсуждение, оставляет на листе свои комментарии, замечания и предложения.
Листы согласования бывают:
Универсальные листы имеют одинаковую структуру и перечень лиц, которые участвуют в согласовании. Индивидуальные разрабатываются специально для каждого конкретного договора и включают список только тех специалистов, которые принимают участие в разработке данного договора.
После согласования со всеми сотрудниками, секретарь вносит в проект договора все необходимые правки и передает договор на рассмотрение второй стороне. Когда соглашение с контрагентом достигнуто, руководитель компании подписывает договор, документ регистрируется и передается на исполнение.
Подробно по процедуре согласования рассказывается в статье « » в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера
Проект документа готовится по резолюции руководителя. Он должен быть согласован со всеми сотрудниками компании, указанными в резолюции. Проекты служебных документов направляют на согласование всем подразделениям, участвующим в реализации решений, принятых в документе.
Этапы согласования:
Лист согласования представляет собой таблицу следующего вида:
Если вы хотите сделать универсальный лист согласования, то нужно внести всех должностных лиц, которые могут участвовать в согласовании проекта документа. Первыми должны идти те лица, которые утверждают проект любого документа:
О новых технологиях согласования документов читайте в статье « ». в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера ». Чтобы прочитать статью оформите демодоступ к журналу на 3 дня.
На заметку
Конкретный состав лиц, согласующих документы, каждая организация определяет самостоятельно.
Служба ДОУ или секретарь проверяют итоговое оформление проекта, следят за соблюдением авторами стилистических норм, правил орфографии и пунктуации. Секретарь или делопроизводитель отвечают за правильное оформление виз согласования всех отделов, участвующих в разработке проекта. Когда собраны все визы и составлен лист согласования, процесс считается завершенным. После этого документ передается на подпись генеральному директору.
Перечень документов, которые нужно согласовывать , а также перечень решений, которые выносятся по проекту, закрепите в Положении о ДОУ. В этом же Положении утвердите форму листа согласования.
Еще по этой теме:
1 июля 2018 года вступит в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016. Согласно новому стандарту внутреннее согласование будет оформляться визой. Виза состоит из следующих элементов:
Рис. 2. Образец визы
Если к документу есть замечания, то виза согласования выглядит следующим образом:
Рис. 3. Образец визы с замечаниями
Сотрудник, осуществляющий визирование, составляет список замечаний на отдельном листе, подписывает его и прикладывает к проекту. После этого отдел, занимающийся разработкой проекта, рассматривает замечания. Необходимости в повторном визировании нет, если замечания учтены полностью. Повторное визирование нужно в том случае, если после учета замечаний смысл документа изменился. Когда процедура согласования документа, имеющего замечания, завершена, автор-составитель проекта фиксирует все сделанные изменения в форме листа согласования.
Лист согласования оформляется следующим образом. Вначале документа пишут название структурного подразделения, которое является разработчиком проекта. Далее следует таблица, состоящая из четырех граф:
Если подлинник документа, который проходил процедуру согласования , остается в компании, то визы ставятся на обороте последнего листа или на последнем листе под подписью.
Если подлинник документа будет отправлен из компании, то визы ставят на экземплярах документов, которые помещают в дело.
Ниже приведен образец отдельного листа согласования, на котором допускается оформлять визы документа. Такая практика распространена при оформлении распорядительных документов. В случае необходимости, визы могут быть оформлены на каждом листе документа.
Рис. 4. Образец листа согласования к приказу
Согласованию подлежат не только проекты документов, но и проектов договоров. Ниже приведен образец листа согласования договора:
Рис. 5. Образец листа согласования договора
Лист согласования составляется в двух случаях: при разработке проекта распорядительного документа и при совместной работе двух сторон над проектом договора. При согласовании документа его текст корректируют на основе замечаний сотрудников, чьей деятельности он касается. В разработке проекта договора лист согласования совершенствует текст соглашения.
Документ, в котором фиксируются замечания и предложения по тексту договора уполномоченными лица организации, называется листом согласования. Лист согласования является составляющей Положения о договорной работе предприятия (организации), разработанного юридическим отделом. Лист согласования представляет собой таблицу, в которую ответственные лица вносят свои замечания и предложения от руки. Наряду с электронными правками договоров, лист имеет ряд преимуществ, которые состоят, например, в том, что согласование договора можно осуществить даже при отсутствии присланного от контрагента экземпляра, а также что лицо, согласовывающее договор ставит свою подпись под замечаниями или предложениями или визирует отсутствие таковых.
Лист согласования также служит для того, чтобы избежать ситуаций, когда менеджер-исполнитель или инициатор договора пытается как можно быстрее заключить его с контрагентом, особо не вникая в суть соглашения. Результатом таких действий исполнительного персонала обычно является то, что в процессе выполнения договора, при возникающих разногласиях, необходимо доказывать, что организация заключала договор совсем на иных условиях.
Лист согласования договора должен содержать следующие реквизиты: - предмет согласования – договор, дополнительное соглашение к нему, а в редких случаях – протоколы разногласий, протоколы о намерениях и тому подобные документы; - полное наименование и адрес контрагента; - фамилия, имя, отчество и должность ответственного сотрудника предприятия, инициатора договора, реквизиты и наименование его отдела, подпись руководящего лица отдела, осведомленного в заключении соглашения; - дата листа согласования; - даты передачи договора на согласование в соответствующие отделы, а также сроки, предоставленные каждому из них согласно Положению о договорной работе; - дата возврата договора исполнителю; - подписи руководителей ответственных отделов по согласованию договоров.
Согласование договора осуществляется согласно определенному порядку: сначала лицо, курирующее заключение соглашения (например, ) согласует его с руководителем своего отдела или руководителем организации, затем договор с прикрепленным к нему листом согласования передается в юридический отдел, который осуществляет процедуру согласования с указанными в листе структурами. После подписания договора руководителем организации, он передается на регистрацию в юридический отдел, а после регистрации – исполнителю, который отправляет один экземпляр контрагенту. За возврат подписанного договора от контрагента отвечает исполнитель.
Д авайте разберемся в том, как оформляется согласование. В каждой организации, конечно, установлены свои варианты и их комбинации. Мы же постараемся показать возможные.
Для внешнего согласования ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует использовать гриф согласования на проекте документа. Напомню, что гриф согласования - это реквизит, который выражает согласие другой организации, не являющейся автором документа, с его содержанием (ГОСТ Р 7.0.8-2013, определение 56).
Фрагмент документа
Свернуть Показать
3.23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г. Грязнова
Дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2003 № 430-162
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Правления
Российской государственной
страховой компании «Росгосстрах»
от 05.06.2003 № 10
Пример 1
Свернуть Показать
Пример 2
Свернуть Показать
Данная форма согласования наиболее часто используется небольшими организациями, где список согласующих лиц достаточно ограничен, либо для документов, которые согласуют пара-тройка человек.
Однако данный способ совсем не удобен для крупных компаний, список согласантов которых достигает десятка (возможно и больше) должностных лиц.
ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует оформлять визу согласования подобно грифу согласования, но без указания самого слова «СОГЛАСОВАНО» и наименования организации в составе должности согласующего (при внутреннем согласовании и так понятно, что данное должностное лицо работает в организации - авторе документа). Следующее отличие: внутреннее согласование проекта возможно при наличии замечаний к нему, которые должны быть приложены.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
Пример 3
Свернуть Показать
На практике достаточно часто можно встретить сбор виз согласования проекта документа не на нем самом, а на его листе согласования.
Лист согласования (визирования) документа - это часть официального документа с отметками (визами) о согласовании (ГОСТ Р 7.0.8-2013).
В разных организациях его форма может сильно отличаться. С учетом указанного определения отметим, что допускается использование в нем именно отметки о согласовании, а не визы согласующего. Поэтому распечатки из СЭД и MS Outlook (об этом позже, см. Рисунок 4 и Пример 6) являются не чем иным, как листами согласования.
Хочу отметить, что визирование на самом проекте документа или сбор «живых» подписей на бумажном листе согласования является наиболее надежным вариантом, т.к. согласующий от своей личной подписи вряд ли потом откажется.
Пример 4
Свернуть Показать
Пример 5
Свернуть Показать
Сбор «живых» подписей на проекте документа или на листе согласования отнимает достаточно времени. Да и сама суть процесса согласования не проста. Потому службы делопроизводства пытаются упростить жизнь и себе, и согласующим. Одним из вариантов такого упрощения является использование электронного согласования. И даже если у вас нет СЭД со специальным делопроизводственным функционалом, то обычная электронная почта скорее всего установлена на компьютерах всех согласующих лиц. А, между прочим, при помощи MS Outlook вполне можно организовать электронное согласование рассылаемых по ней файлов.
Кратко поясню, как этим можно пользоваться:
Однако хочу отметить, что у этого варианта есть и минусы. Согласующий всегда может сказать, что с его компьютера в его отсутствие кто-то другой проголосовал. Подобные недоразумения компании стараются решать:
Еще более прогрессивным способом согласования документов является использование различных систем электронного документооборота.Принцип работы прост:
У нас в организации принято использовать две формы согласования на усмотрение инициатора:
Однако сочетание этих способов при согласовании одного документа у нас запрещено, т.к. одни согласующие не увидят комментариев других. Лист согласования, выведенный на печать из СЭД, обязательно заверяется подписью руководителя СДОУ.
Пример 6
Свернуть Показать
