В процедуре подготовки документов важная роль принадлежит согласованию - экспертизе подготовленного проекта документа заинтересованными лицами. Согласование документов может быть внутренним (согласование проекта документа с должностными лицами и работниками организации) и внешним (согласование проекта документа с другими организациями).
В процедуре подготовки документов важная роль принадлежит согласованию – экспертизе подготовленного проекта документа заинтересованными лицами. Согласование документов может быть внутренним (согласование проекта документа с должностными лицами и работниками организации) и внешним (согласование проекта документа с другими организациями).
Внутреннее согласование называется также визированием, а отметка о внутреннем согласовании, проставляемая на документе или листе согласования, – визой. Рассмотрим особенности внутреннего согласования документов.
Согласование документа проводится до подписания или утверждения документа. Руководитель организации, подписывающий или утверждающий документ, всегда должен обращать внимание на наличие на документе необходимых виз. Согласование документа всеми заинтересованными лицами необходимо для принятия правильного управленческого решения, позволяет повысить качество принимаемых решений и ответственность работников организации за их выполнение.
Визирование документа проводится всеми заинтересованными лицами, то есть теми, кого в той или иной степени затрагивает содержание документа, кому затем придется исполнять документ.
Визируются все документы, содержащие управленческое решение, принимаемое единолично руководителем, например правила, положения, инструкции, регламенты, штатное расписание, приказы, распоряжения, указания, договоры (гражданско-правовые, трудовые), деловые письма, акты, справки, докладные и служебные записки и др.
Не подлежат визированию документы, отражающие коллегиальную деятельность – деятельность по совместному принятию решений, например постановления, решения, акты.
Круг лиц, визирующих документ, определяется исполнителем (ответственным исполнителем). К визированию проекта документа, как правило, привлекаются должностные лица, компетентные в рассмотрении поставленных вопросов, и лица, которые будут исполнять принятые решения.
Например, приказы по основной деятельности, как правило, визируются:
Приказы по личному составу, как правило, визируются:
Деловые письма визируются:
Если в процессе согласования в проект документа вносятся значительные поправки, дополнения, замечания, документ подлежит доработке исполнителем, после чего – повторному визированию.
Визы могут проставляться: на самом документе (на лицевой стороне последнего листа документа под подписью), на обороте последнего листа документа или на отдельном листе согласования (визирования).
При визировании распорядительных документов виза чаще всего проставляется на обороте последнего листа документа (подлинника) или отдельном листе согласования. Лист согласования оформляется следующим образом:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта приказа “О…”
Наименование должности лица Подпись, дата И.О. Фамилия
Наименование должности лица Подпись, дата И.О. Фамилия
Исполнитель – И.О. Фамилия, должность, подразделение, телефон
Под визами и указанием исполнителя на листе согласования могут указываться сведения о рассылке. Оформляется это, как правило, следующим образом:
Должность, фамилия работника, при необходимости – количество экземпляров.
Лист согласования является неотъемлемой частью документа и помещается в дело на хранение вместе с документом.
Если основной документ (приказ, распоряжение, правила, инструкция, положение и др.), подлежащий согласованию, имеет приложения, каждое приложение визируется руководителем подразделения-исполнителя.
В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” виза включает в себя: подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), дату подписания.
Например:
В.А. Сидоров
Если должностное лицо, визирующее документ, имеет замечания по проекту документа или в принципе не согласно с предлагаемым решением, визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник коммерческого отдела
В.А. Сидоров
Не согласен
Начальник коммерческого отдела
В.А. Сидоров
Виза может включать и иные записи, например: “С проектом не согласен”, “Имею замечания”, “Согласен с учетом замечаний и дополнений” и др. Мнение должностного лица оформляется на отдельном листе в виде справки и вместе с проектом возвращается исполнителю на доработку. Исполнитель может согласиться с замечаниями и учесть их при доработке проекта документа, но может остаться при своем прежнем мнении и не учитывать высказанные замечания. Если при доработке проекта остаются неучтенные замечания, исполнитель обязан представить их руководителю вместе с окончательно оформленным проектом документа, поскольку окончательное решение всегда принадлежит руководителю. Не исключено, что руководитель может согласиться именно с мнением, не учтенным исполнителем, и тогда исполнителю придется еще раз дорабатывать проект документа с учетом мнения руководителя.
Документы, подлинники которых остаются в организации (организационно-правовые, распорядительные), визируются на первом экземпляре, то есть на экземпляре, который поступает на хранение в дело организации. Документы, подлинники которых направляют в другие организации, визируются на копии, остающейся в деле организации.
Прежде всего, это касается переписки. Но здесь возможны варианты. Так как для пересылки писем очень часто используется факсимильная связь, то возможны ситуации, когда подлинник письма передается по факсу и затем поступает на хранение в дело. В таких ситуациях исполнитель может ограничиться подготовкой только одного экземпляра письма (на бланке) и после передачи по факсу его же поместить в дело на хранение. Визы в этом случае проставляются не на копии письма (ее попросту нет), а на подлиннике, но на оборотной стороне (т. е. на той стороне листа, которую факсимильный аппарат “не считывает”).
Существуют некоторые особенности визирования таких документов, как договоры, протоколы. В частности протоколы визируются в особо важных случаях, когда точная передача текста выступления имеет принципиальное значение. Протокол в таком случае визируется лицами, выступавшими на заседании. Виза проставляется на левом поле документа, рядом с записью выступления и свидетельствует о правильности записи выступления.
При подготовке договоров, кроме визирования договора в обычном порядке заинтересованными лицами, может проводиться так называемое “полистное визирование”, когда визы проставляются на каждом листе документа. Приложения к договору также визируются.
При полистном визировании визы проставляются на нижнем поле каждого листа документа, включая приложения к договору. Полистное визирование проводится лицом, ответственным за оформление договора.
Установленный в организации порядок согласования документов должен быть закреплен в Инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) организации. При подготовке соответствующего раздела Инструкции по делопроизводству следует руководствоваться нормативными документами, которые регламентируют порядок согласования документов, а также учитывать специфику деятельности организации. К числу нормативных документов, рассматривающих вопросы согласования документов, относятся:
Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, как следует из их названия, касаются, во-первых, только министерств и ведомств и, во-вторых, только шести документов, в форме которых могут издаваться нормативные правовые акты, это – положения, правила, инструкции, постановления, приказы, распоряжения.
В частности, в Правилах говорится:
“Проект нормативного правового акта подлежит согласованию с заинтересованными министерствами и ведомствами, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также если в нормативном правовом акте содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других министерств и ведомств. Согласование нормативного правового акта оформляется визами.
Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.
Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативного правового акта”.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает порядок визирования документов, проекты которых готовятся в федеральных органах исполнительной власти, а именно: законопроектов, проектов актов Президента Российской Федерации и приложений к ним, проектов актов Правительства Российской Федерации, а также документов, издаваемых министерствами и ведомствами, – приказов, распоряжений, протоколов.
В Типовой инструкции, в частности, отмечается (п. 2.7.1.2), что проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект,
руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителями службы документационного обеспечения управления и юридической службы.
Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
Имеющиеся в нормативных документах положения в целом согласуются с положениями данной статьи.
В организациях, использующих системы электронного документооборота, согласование (визирование) документов может осуществляться в автоматизированном режиме. В этом случае проект документа рассылается всем заинтересованным лицам по электронной почте. Подтверждением доставки документа заинтересованному лицу является уведомление о прочтении, получаемое службой ДОУ. В соответствии с установленным в организации режимом доступа к системе электронного согласования должностные лица проставляют отметки о согласовании (“Согласовано”, “Согласовано с замечаниями” и др.), заверяемые электронной цифровой подписью. В системе электронного согласования лист согласования оформляется как отдельный лист, он может быть распечатан и приложен к документу, если документ оформляется как документ на бумажном носителе.
Несомненным достоинством электронного согласования является сокращение времени, затрачиваемого на эту процедуру. Оптимизация процедуры согласования по времени – одна из важнейших задач службы ДОУ. С этой целью в инструкции по документационному обеспечению могут быть установлены сроки согласования для отдельных, наиболее важных видов документов.
Например, при регламентации процедуры согласования распорядительных документов в инструкции может быть установлено, что проекты распорядительных документов:
Подобный порядок установлен, например, Регламентом правительства Москвы, утв. постановлением правительства Москвы от 21.04.2006 № 112-ПП (п. 3.2.3.4 “Сроки согласования и проведения экспертизы”).
Её ещё хотя бы несколькими предложениями и уберите это сообщение. Если статья останется недописанной, она может быть выставлена к удалению. Для указания на продолжающуюся работу над статьёй используйте шаблон {{subst: }} .
Визи́рование - заверение документа официальным лицом путём простановки подписи , удостоверяющей, что подписывающий ознакомился с содержанием документа и согласен с ним. Визирование также может осуществляться посредством штампа или печати . Может удостоверять согласие с его содержанием или обязывать всех, кому он адресован, исполнять или руководствоваться изложенным в нем постановлениям. В. необходимо для устранения обезлички в процессе управления.
Официально в письмах и служебных записках данное выражение «Визирование» писать некорректно и не правильно. Обычно выражение «Визирование» в официальной переписке заменяется на «Согласование».
Визирование документа - это согласование документа внутри организации, когда лицо-исполнитель оформляет документ листом (визой) согласования документа с указанием:
"Должность"
"Подпись" - "ФИО"
В случае необходимости указания замечаний оформляется лист (замечания прилагаются на отдельном листе с подписью) следующим образом:
Замечания прилагаются
"Должность"
"Подпись" - "ФИО"
"Визы" размещаются на оборотной стороне последнего листа визируемого документа в нижней части, для оригинала, который остается внутри организации. Для документа, который отправляется из организации "визы" размещаются на лицевой стороне копии визируемого документа.
А иногда визирование-это измерение на местности.
Wikimedia Foundation . 2010 .
Синонимы :Визирование - операция по совмещению изображения сетки нитей зрительной трубы с визирной целью. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Толковый словарь Ушакова
1. ВИЗИРОВАНИЕ1, визирования, мн. нет, ср. (офиц.). Действие по гл. визировать1. Визирование паспорта. 2. ВИЗИРОВАНИЕ2, визирования, мн. нет, ср. (спец.). Действие по гл. визировать2. Визирование отдаленных предметов. Толковый словарь Ушакова.… … Толковый словарь Ушакова
Проставление подписи на документе официальным лицом, означающее его согласие с содержанием данного документа. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов
ВИЗИРОВАТЬ 1, рую, руешь; анный; сов. и несов., что. Поставить (ставить) визу на чем н. В. документ, паспорт. Толковый словарь Ожегова. С.И. Ожегов, Н.Ю. Шведова. 1949 1992 … Толковый словарь Ожегова
Сущ., кол во синонимов: 2 визировка (1) подписание (8) Словарь синонимов ASIS. В.Н. Тришин. 2013 … Словарь синонимов
Совмещение визирной линии (оптической оси) астрономического, геодезического, угломерного и другого оптического инструмента с направлением на избранную наблюдателем удаленную точку или на небесное светило. EdwART. Толковый Военно морской Словарь,… … Морской словарь
визирование - Подписание документа должностным лицом, удостоверяющее согласие с его содержание или обязующее всех, кому он адресован, исполнять или руководствоваться изложенным в нем. В. необходимо для устранения обезлички в процессе управления.… … Справочник технического переводчика
Визирование - (англ. visa a passport) проставление визы (на документе, паспорте) … Энциклопедия права
визирование - I. ВИЗИРОВАНИЕ I я, ср. visière f. В геод. направление луча зрения чрез две точки инструмента на какой л. предмет. Павленков 1911. Визирование, или наука счислением мерятельная. 1788. Нов. ежемес. сочинения 1788 ч. 24. // Очерк культ. 18 3 23. || … Исторический словарь галлицизмов русского языка
Полистное визирование проектов документов, т.е. парафирование, всегда применялось по отношению к международным и внешнеторговым договорам, в международной переписке. Параф - это особая разновидность визы, которая защищает носитель документа, т.к. должна существенно затруднить подмену листов многостраничных документов. Оформляется параф после завершения процедуры согласования на уже окончательно согласованном и подготовленном к подписанию проекте документа.
ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.24) и новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.21), который вступит в силу 01.07.2018, предусматривают, что полистное визирование документа и его приложений может применяться по усмотрению организации.
Поэтому в Инструкцию по делопроизводству организации можно включить обязательность полистного визирования многостраничных документов и документов с приложениями, которые оформляются по наиболее значимым для организации вопросам деятельности. К ним относятся, например:
При этом необходимо установить, кто из руководителей или сотрудников-исполнителей имеет право визировать подготовленные проекты соответствующих документов, а также правила оформления парафа. ГОСТ Р 7.0.97-2016 состав атрибутов парафа и примеры его оформления не устанавливает, но в деловом обороте сложились следующие варианты:
Рисунок 1
Свернуть Показать
Рисунок 2
Свернуть Показать
Пример 1
Свернуть Показать
Пример 2
Свернуть Показать
Местоположение парафа – нижнее поле документа. Если он многосторонний (например, договор), то обычно одна сторона ставит подпись слева, а другая – справа (Пример 1). На договорах для парафа порой делают заготовки с указанием, какой стороне принадлежит данный росчерк, в виде соответствующих родовых слов, которые берутся из преамбулы договора (Пример 2).
Технически это удобно сделать в MS Word при помощи нижнего колонтитула. Для его создания на вкладке верхнего меню «Вставка» выбираете команду «Нижний колонтитул», далее раскрывается меню, в котором выбираете нужный вам вариант (Рисунок 1). После этого курсор оказывается в пустом нижнем поле документа (Рисунок 2), где вы с клавиатуры набиваете заготовку для парафа. Чтобы выйти из нижнего колонтитула, сохранив его, обратно в текст документа, достаточно нажать клавишу «Esc».
В вопросе отдельно упоминаются листы и страницы документа. Как правило, документы печатаются только на 1 стороне листа, тогда на каждом оказывается лишь 1 страница текста. Параф располагается на лицевой стороне листа там же, где и текст. Если вы все-таки столкнетесь с документом, распечатанным на двух сторонах листов, то достаточно будет парафировать лишь одну сторону каждого листа для защиты его от подмены (если иное особо не оговорено в самом документе).
Если в тексте подписываемого договора не указано, какое лицо его должно парафировать (например, только то, которое его подписывает, – как в Примере 1), то парафировать документ может и другой человек (например, юрист все проверяет и парафирует, а гендиректор потом спокойно подписывает).
Документы обретают юридическую силу только после того, как их подпишут или согласуют. Но кто имеет право на это? В каком порядке происходит согласование? Виза на документе - это его подписание? Данные вопросы мы и разберем в статье.
Виза на документе - это не отметка о разрешении на въезд в страну. Это качественно иное понятие.
Что такое виза на документе? Рассмотрим подходящие в данном контексте определения:
Виза на документе - это, как мы разобрались, определенная надпись, печать, штамп, отметка. Теперь разберемся, в каких случаях и кем это проставляется.
Перейдем к следующему термину. Визирование документов - это заверение их официальным лицом путем проставления личной подписи. Последняя удостоверяет, что визировавший ознакомился с содержанием документации и согласен с ним.
Виза на документе - это печать, штамп, личная подпись. Может не только удостоверять согласие с содержанием документа, но и обязывать всех, кому адресована данная бумага, руководствоваться изложенными в ней предписаниями либо непосредственно исполнять их.
Главная цель визирования, согласования документов в том, чтобы устранить обезличивание в разного рода деловых процессах.
При этом надо помнить, что официально слово "визирование" в деловых бумагах употреблять некорректно. Тут уместно применять термин "согласование". В деловой переписке эти слова являются синонимами, однако "визирование" более подходит для неофициальных бесед.
Таким образом, визирование - это согласование документа. Случай, когда исполнитель оформляет деловую бумагу визой (личной подписью, штампом). Выделяются визы согласования, указания, замечания.
Визирование (согласование) документации может быть как внешним, так и внутренним. Рассмотрим особенности этих двух случаев.
Оно производится с теми подразделениями, отделами, участие которых предусматривается при реализации данного документа. Если в учреждении действует юридическая служба, то бумаги до их визирования обязательно согласовываются со специалистом-юристом. Также документ может согласовываться с зам. руководителя, в поле ведения которого находятся вопросы, отраженные в бумаге.
Если выполнение документации связано с какими-либо финансовыми тратами, то ее обязательно визирует финансовая служба. В большинстве случаев подпись ставит главный бухгалтер. Он заверяет соглашения и договоры, связанные с получением/отпуском материальных ценностей, выполнением работ и оказанием услуг, приказы об установлении окладов, надбавок к заработной плате, положения о премировании.
Разберем теперь критерии визирования документов. Что касается внутреннего согласования, то к визе предъявляются следующие требования:
Если визирующее лицо не согласно с содержанием документа, у него имеются дополнения и замечания к проекту, то все это излагается на отдельном листе. Он также подписывается и прилагается к основному документу.
Виза тут будет оформлена следующим образом:
Где ставится виза? Тут два случая:
Во всех учреждениях обязательно составляют список важнейших документов с указанием лиц, чьи визы необходимы для признания подлинности этих бумаг, придания документации юридической силы. Такой перечень обычно можно найти в приложениях к инструкциям по делопроизводству. Каждый из специалистов данной службы должен четко представлять, без визы каких ответственных лиц документ будет недействительным.
Внешнее визирование документов в организации может происходить с привлечением целого спектра сторонних учреждений:
Внешнее согласование документации может быть оформлено следующим образом:
Как показывает практика, самым распространенным является именно последний вариант. Рассмотрим его более подробно.
Если обратиться к порядку визирования документов, мы увидим, что гриф согласования представлен двумя вариациями:
Рассмотрим, как оформляется гриф согласования конкретным лицом:
В случае когда необходимо согласованием другим документом, оформление грифа стандартно следующее:
То есть, в конечном виде это будет выглядеть так:
СОГЛАСОВАНО
Протокол собрания профессионального комитета
18.12.2018 №1234.
В случае когда необходимо согласование документа сразу с несколькими организациями, к бумаге прикрепляется отдельный лист для ее визирования.
Таким образом, нам нужно различать два схожих, но не равнозначных понятия. Это виза согласования и гриф согласования. Рассмотрим их отличительные черты.
Виза согласования характеризуется следующим:
Визирование документов руководителем - не единственный способ их подписания. Рассмотрим теперь отличительные черты грифа согласования:
В зависимости от содержания документации может потребоваться ее визирование самыми разными должностными лицами. Представим стандартный список сотрудников, кто уполномочен ставить визу согласования:
Какие-то определенные сроки визирования документации определить сложно. Для каждого типа деловой бумаги они определяются в индивидуальном порядке. На это влияет следующее:
В заключение перечислим основные правила оформления виз и грифов:
Подведем итоги. Виза сама по себе - реквизит документа. Кроме того, она составной реквизит, так как содержит в себе (по ГОСТу) несколько элементов. Какие именно - зависит от способов ее утверждения. Оно может быть внешним и внутренним. Стандартными составляющими визы являются: наименование должности ответственного лица, его личная подпись, расшифровка в виде фамилии с инициалами и дата подписания документа.
Как организовать процедуру визирования документов в компании, решают юристы компании сообразно бизнес-процессам и общей картине.
Опытные коллеги полагают, что какая бы ни была выбрана система визирования, её следует закрепляться приказом, иначе в документообороте компании может наступить хаос.
Одним из частых вопросов, с которыми сталкиваются юристы на практике, является вопрос, когда именно следует визировать документы по финансовой части: до бухгалтерии или после.
По большому счёту, разнообразие моментов, когда надо визировать те или иные документы, таково, что юридический отдел компании вправе выбрать ту систему визирования, которая в условиях компании будет оптимальной — виза может быть одна, их может быть несколько, на каждом листе или только в конце документа. Но при этом, если подписи должен ставить не только юрист компании , имеет смысл ему это делать первым, поскольку так подтверждается, что документ рассмотрен и с юридических позиций проверен, остальные службы могут заниматься этим документом в дальнейшем, бухгалтерия, в том числе. Представители финансового отдела обычно не соглашаются визировать документ, если в юридическом этого ещё не сделали. Единственный нюанс, который может быть разночтением между бухгалтером и юристом, это неправильно подсчитанные размеры налогов. Если юрист подписал документ, а затем бухгалтер проверил цифры и обнаружил ошибку в расчётах, нужно будет пересчитывать, вносить исправления и снова визировать у юристов.
На практике иногда возникают ситуации, когда юристу предлагается подписать документ, который содержит в себе противозаконные схемы. Какие это может иметь последствия?
Юрист должен отдавать себе отчет в том, что его подпись - это некая индульгенция, пусть и частичная, для руководителя компании: если начнётся следствие по уголовному делу, и руководителя будут допрашивать, он покажет, что юрист подтвердил добросовестность предложенных систем. Всем известна ситуация, когда юрист компании «Юкос» была привлечена к уголовной ответственности как лицо, которое, по версии суда и следствия, оказывало содействие в выстраивании схем уклонения от налогов.
Поэтому следует сразу определиться: если руководитель пытается получить подпись юриста, чтобы сослаться на него и снять ответственность с себя, юрист подписывать сомнительные документы не должен. А если подпись юриста нужна руководителю как подтверждение, что всё законно, то при подписании документа имеет смысл составить юридическое заключение. В этом заключении должны быть рассмотрены все аспекты. При обнаружении противозаконных моментов их следует обязательно указать, не подписывая в этом случае документ - тогда, если всё-таки компания вступит в противоборство с государством, и заключение будет изъято следственными или налоговыми органами, будет понятно, что юрист свою работу сделал, предупредил о последствиях, а руководитель действовал уже на свой риск. Нужно подтверждение, что юрист предупредил руководителя об уголовной, административной, гражданской ответственности, которую повлечёт применение схемы, если в неё не будут внесены соответствующие изменения, делающие схему законной.
