Архивная справка — это специальный документ, с помощью которого можно «воссоздать события прошлого». Она выдается архивом на основании запроса клиента. В бланке содержится информация об имеющихся в архиве бумагах и сведениях, относящихся к предмету конкретного запроса.
Составляется она только на основе подлинников или заверенных копий документов. Поэтому она содержит достоверную и исчерпывающую информацию.
При этом в ней обязательно указываются поисковые данные. Например: номер дела или шифр, номер листов бумаг дела. А все сведения располагаются в хронологическом порядке — этот прием позволяет как можно лучше понять ход последовательности событий.
При необходимости в архивной справке приводятся выдержки из бумаг (но чаще всего они оформляются с помощью отдельной выписки). Личные выводы по содержанию или домыслы специалиста, исполняющего запрос, не допускаются.
Составленная архивная справка подписывается лицом, ответственным за ее оформление и заверяется руководителем архива (с помощью подписи и печати). В случае, если ответ составляется на нескольких листах, заверяется каждый лист.
Заполненный бланк выдается заявителю под подпись. Он обладает юридической силой и является официальным документом, который гражданин впоследствии может предоставить по месту требования.
Чаще всего люди ищут информацию:
В архивах организаций-работодателей граждане чаще всего запрашивают образец архивной справки о стаже работы. Получить его можно совершенно бесплатно.
Бланк этого документа можно найти в «Основных Правилах работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Но нередко ее оформляют на фирменном бланке предприятия.
В документе указывают:
Относительно сроков можно сказать, что согласно ТК РФ, по письменному обращению работника (или бывшего сотрудника) документы, касающиеся его трудовой деятельности, должны предоставляться в трехдневный срок со дня обращения.
Бланк по форме 9 в народе носит множество названий: «О составе семьи», «О прописке», «С места жительства». В нем указываются сведения:
Выдается документ заявителю не позднее чем через три дня после подачи письменного обращения.
В зависимости от того, какая информация нужна и насколько она «давняя», за получением архивной справки можно обратиться:
Независимо от того, куда вы обращаетесь, нужно подать письменное заявление о предоставлении сведений (запрос). В нем следует указать:
Письменный запрос лично подписывается заявителем, указывается дата его подачи.
Архивная справка – это специальный документ, включающий в себя наименование, сведения о предмете запроса, номер дела или шифр, номер листов документов дела, подпись руководителя архива или подраздела предприятия, в состав которого он входит. Вся информация излагается в строгой хронологии. Личные выводы или комментарии исполнителя по содержанию не допускаются.
Архивная справка может понадобиться, если возникает необходимость в подтверждении определенного статуса или его изменении.
Это документ, имеющий юридическую силу и составленный в соответствии с законом, а именно: на бланке конкретной организации (государственной или коммерческой) и в установленном порядке. Коммерческие предприятия могут выдавать подобные справки только, если имеют свой архивный подраздел, функционирующий на законных основаниях. В противном случае они не действительны.
За справкой могут обратиться по следующим причинам:
Независимо от цели прихода в архив, любой гражданин обязан предъявить свой паспорт или другой подтверждающий его личность документ. Архивная справка при этом выдается только под личную роспись. Если нет возможности прийти лично, можно отправить доверенное лицо, у которого на руках будет нотариально заверенная доверенность.
Электронные услуги
Исполнение социально-правовых запросов граждан, связанных с подготовкой и предоставлением архивной справки, архивной выписки, архивной копии и информационного письма по архивным документам, хранящимся в подведомственных Главному архивному управлению города Москвы архивных учреждениях
Услуга позволяет получить справки и иные информационные документы из государственного архива Москвы.
Граждане Российской Федерации.
Интересы заявителя может представлять иное лицо при наличии нотариально заверенной доверенности.
Можно получить информацию о:
Бесплатно
Физические лица
В качестве заявителей могут выступать физические лица - граждане Российской Федерации. Интересы заявителей, указанных в пункте 2.4.1 Регламента предоставления услуги, могут представлять иные лица, уполномоченные заявителем в установленном порядке.
Бесплатно
Запрос (заявление) на предоставление государственной услуги (оригинал, 1 шт.)
Запрос (заявление) на предоставление государственной услуги, содержит необходимые для поиска архивного документа сведения, указанные в приложении 1 к Регламенту предоставления услуги. Запрос оформляется согласно приложению 2 к Регламенту предоставления услуги. При обращении заявителя через Портал запрос заполняется посредством внесения соответствующих сведений в интерактивную форму запроса.
Паспорт гражданина Российской Федерации (копия, 1 шт.)
Свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния (о рождении, браке, смерти) (копия, 1 шт.)
Нотариально заверенная доверенность (оригинал, 1 шт.)
Документ о трудовой деятельности (трудовая книжка или выписка из трудовой книжки) (копия, 1 шт.)
20 рабочих дней
Основания для приостановления предоставления государственной услуги отсутствуют
Выдается:
Информационное письмо - письмо, составленное на бланке архивного учреждения по запросу заявителя, содержащее информацию о хранящихся в архивном учреждении архивных документах по определенной теме, их отсутствии или отсутствующих сведениях в документах
Архивная выписка - документ архивного учреждения, составленный на бланке архивного учреждения, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения
Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке
Архивная справка - документ архивного учреждения, составленный на бланке архивного учреждения, содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.
На WEB сайте
Дорогие читатели, наши специалисты подготовили для вас этот материал совершенно бесплатно. Однако статьи рассказывают о типовых способах решения вопросов по трудовым спорам.
Но каждый случай индивидуален и носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта . Это быстро и бесплатно.
Или звоните по телефону:
Как правило, одна справка подтверждает стаж у одного работодателя, то есть, чтобы подтвердить весь стаж, имеющейся в трудовой книжке, нужно собрать несколько справок.
Подтверждение стажа может потребоваться в следующих случаях:
В случае возникновения спора она нужна для установления возможности получать государственное обеспечение в судебном порядке.
Заявление пишут на имя руководителя предприятия или начальника, архива города или другого муниципального образования. Указываются следующие сведения:
Образец документа должен содержать всю указанную информацию.
Справка выдается по заявлению работника. При обращении к работодателю заявление пишется в свободной форме.
Бланк, используемый в государственных архивах можно увидеть в Методических рекомендациях по исполнению запросов социально — правового характера, приложение 3 .
Если организация утеряла документы о стаже, либо не сдала их в архив при ликвидации, то доказывать рабочий стаж придется через суд.
Подать заявление в Госархив можно не только лично, но через единый портал государственных услуг.
Справка выдается действующим предприятием или запрашивается в архивах личных дел, которые организуются после ликвидации предприятия.
Запрос может отправляться:
Документ может запрашиваться на основании решения суда. В этом случае акт передается в уполномоченные учреждения — предприятию-работодателю или архив — участником судебного процесса либо отправляется по почте.
При составлении заявления в архив или требования к суду следует правильно указать период, за который нужны сведения об отчислениях в Пенсионный фонд.
Когда должны сделать справку, законом четко не установлено, однако следует принимать во внимание разумный срок.
Срок выдачи справки также зависит от места обращения за ней:
На практике срок выдачи архивной справки составляет 10-30 дней с момента получения запроса.
Законодательством утверждена архивная справка о подтверждении трудового стажа. Образец можно найти в Основных Правилах работы архивов организаций, приложение № 42. Но работодатели могут разработать и свою форму.
В акте отражаются сведения:
Бывшему работнику по его желанию может быть выдано несколько экземпляров справки. Количество обращений также не регламентировано.
Этих сведений достаточно для установления права гражданина на получение пенсии по старости.
Период действия документа в законодательстве не установлен. Для справка может использоваться до момента смерти гражданина, в отношении которого были проведены отчисления в ПФ РФ. Статья 62 ТК РФ – обязывает работодателя выдавать работнику сведения, связанные с его трудовой деятельностью;
Законодательно утвержденной формы архивной справки не существует, поэтому часто кадровики сталкиваются с трудностями в ее оформлении. Предлагаем скачать готовый образец и узнать о том, как правильно ее составить, чтобы избежать проблем при предъявлении
Читайте в нашей статье:
Не существует законодательно утвержденной формы архивных справок. В прил. № 42 Основных Правил работы архивов организаций предложена форма для образца, но она носит рекомендательный характер: можно воспользоваться ею, но это не обязательно.
Выдается справка по запросу физического лица (на основании его письменного заявления) либо государственного органа (на основании извещения от него), срок выдачи – три дня. Количество выданных экземпляров не ограничено, как и количество обращений.
Первое и самое главное правило заполнения архивной справки в 2019 году - все сведения, содержащиеся в ней, должны быть документально подтверждены (и очень часто госорганы обращаются с требованием предоставить заверенные копии подтверждающих документов) . Без ссылки на архивные документы справка теряет свою юридическую силу.
В некоторых случаях тот, кто выдал справку с неподтвержденными (ложными) сведениями, может понести ответственность за предоставление заведомо недостоверных данных (подложных документов).
Второе правило – из документов-оснований в справку переносится информация только об одном человеке – заявителе, даже если в них содержатся сведения о группе сотрудников, данные его коллег присутствовать в справке не должны.
Третье правило – соблюдение хронологической последовательности. В каком порядке события совершались и фиксировались в архивных документах, в таком же они переносятся в справку.
Четвертое правило – документ не допускает наличия помарок и исправлений. Его заказывают для того, чтобы подтвердить или уточнить утраченные или сомнительные данные, поэтому вся информация должна быть изложена четко и понятно.
Очевидно, что несмотря на кажущуюся простоту, к оформлению документа нужно подойти со всей серьезностью.
Шаг 1. Составляется документ на бланке организации, содержащем все ее реквизиты.
Шаг 2. Указывается номер исходящего и дата издания.
Шаг 3. Наименование документа «Архивная справка о …» - определить, о каких сведения пойдет речь в документе. Чаще всего это данные о зарплате или о трудовом стаже сотрудника, реже – о награждении.
Шаг 4. Зафиксировать, кому выдается справка и чьи данные в ней содержатся – ФИО сотрудника. Должность служащего в первой части документа можно не указывать, речь о ней пойдет ниже.
Шаг 5. Основная часть документа поясняет, о чем в нем пойдет речь, и почему именно эта организация выдает его. «В документах архивного фонда (название предприятия) на гражданина (ФИО заявителя) имеются следующие сведения о … (суть запроса)».
Шаг 6. Заполнение следующей части документа зависит от того, для каких целей он выдается.
Если это запрос о заработной плате , то данные удобно представить в виде таблицы по месяцам и годам с указанием ежемесячного размера отчислений в пенсионный фонд. Если начисления отсутствуют в те или иные месяцы, то это также следует отметить в справке. Не нужно подводить итогов, рассчитывать общегодовые или среднегодовые показатели.
Задача составителя справки – точно перенести в документ данные из ведомостей или штатного расписания за необходимый период. Если эти бумаги отсутствуют в архиве, задача усложняется, но все же остается выполнимой. Придется потратить больше времени на изучение приказов по основной деятельности и личному составу для определения объема выплат служащему.
Если это запрос о подтверждении стажа, нужно указать периоды работы, привести точное название должности со ссылкой на приказы о приеме на работу и увольнении с указанием их реквизитов. При отсутствии этих документов в архиве - сослаться на другие официальные распоряжения работодателя.
Как правило, у работников, которые долгое время трудились на предприятии, случались переводы на другую должность, в другое структурное подразделение или филиал - эта информация также будет нагляднее представлена в табличном виде.
Обратите внимание
Обычно работники одновременно требуют справки и о зарплате, и о подтверждении стажа. Не стоит объединять их в один документ, правильнее оформить каждую справку отдельно.
Если это запрос о сведениях о награждении конкретного лица , основная часть справки будет содержать наименование награды и дату ее присвоения
Шаг 7. Перечень документов (если они не были указаны в тексте выше), на основании которых выдана справка.
Шаг 8. Подпись руководителя. Если справка выдана о зарплате – добавляется подпись главбуха, если о стаже – начальника отдела кадров. Заверяется печатью организации.
Часто требуются справки, которые основываются на документах с большим сроком давности. За это время могли поменяться многие реквизиты, как на самом предприятии, так и у заявителя.
В справке необходимо указывать именно те данные, что и в архивных документах. В случае, если компания меняла название, в справку заносится ее прежнее наименование, которое было действительно в тот период, относительно которого запрашиваются сведения.
При этом в конце справки требуется пояснить, что реквизит был изменен, когда и на основании чего. Аналогично в случае, например, – в справке прописывается старая, действовавшая на момент его работы на предприятии. Подтверждать свое новое имя заявитель должен будет уже самостоятельно.
Чаще всего в 2019 году архивная справка по социально-правовым вопросам требуется для предоставления в пенсионный фонд для назначения пенсии, получения льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством. Обычно для этого достаточно трудовой книжки, но если она отсутствует или записи в ней вызывают у сотрудников ПФР сомнения (неразборчивы, не заверены, содержат исправления) подтвердить сведения о трудовой деятельности можно архивной справкой.
Запрашивается она у работодателя (если их было несколько – то у каждого из них), при невозможности предприятия оформить такой документ, следует обратиться в архив.