Акт списания товара (форма ТОРГ-16 ) оформляется для списания испорченного, бракованного или просроченного товара. Такая необходимость может возникнуть, например, в связи с неправильным его хранением. Или же товар имеет достаточно короткий срок хранения, в течение которого не успел реализоваться. Если после принятия ценностей к учету был обнаружен брак, срок действия товара истек или же он потерял свои потребительские свойства, то его можно списать с помощью оформления акта по форме ТОРГ-16.
Следует отметить, что унифицированная форма ТОРГ-16, утвержденная Госкомстатом, вовсе не является обязательной для оформления. Организация вправе составить свой вариант акта и использовать его в процессе выявления некачественного товара.
Для того, чтобы списать испорченный или бракованный товар, руководителем назначается комиссия, которая оценивает состояние товарно-материальных ценностей и составляет акт о необходимости списать данные ценности. В числе членов комиссии могут присутствовать представители надзорного и санитарного органа.
При заполнении этой части бланка ТОРГ-16 нужно обратить внимание на таблицу, в которой необходимо отразить следующие сведения:
Документом, на основании которого происходит списание просроченного, испорченного или бракованного товара, выступает распоряжение или приказ руководителя, № и дата которого также отражается на титульном листе бланка ТОРГ-16.
Оборотная часть формы ТОРГ-16 также содержит таблицу, в которой подробно раскрывается информация о списываемом товаре. В эту таблицу последовательно вписываются все наименования ценностей, подлежащих списанию, с указанием количественных и ценовых показателей. В строке «Итого» выводится итоговая стоимость списываемых ТМЦ.
Ниже под таблицей эта стоимость прописывается прописью с большой буквы. Члены комиссии подписывают заполненный таким образом бланк акта списания. На рисунке ниже представлен акт списания товара и выделены основные поля.
В статье рассмотрим следующие вопросы: документирование поступления материалов на склад, документирование выдачи со склада, акт на списание.
Откуда материалы поступают в организацию? Итак:
При отгрузке материалов поставщиком должны быть высланы сопроводительные (например, товарно-транспортная накладная) и расчетные документы (такие как платежное требование, счет, счет-фактура).
Бухгалтерия проверяет эти документы на предмет ошибок оформления, после чего направляет их в отдел снабжения, либо, при отсутствии последнего, сразу на склад.
Следующим шагом является оформление приходного ордера на складе.
На один вид материала – однострочный, на несколько – многострочный приходной ордер.
Приходный ордер подписывается кладовщиком и экспедитором.
В случае, когда количество и качество товаров, поступающих на склад, не соответствует данным, заявленным в счете поставщика, создается специальная комиссия. В состав комиссии включают представителей обеих сторон, также в качестве эксперта приглашают представителя любой сторонней организации.
Комиссией составляется и утверждается акт о приемке. В последующем он может послужить основанием для предъявления претензии по поставке товара.
Приемка материальных ценностей от ликвидации основных средств, в качестве излишков выявленных инвентаризацией, либо из собственного производства, документируется в накладных на внутреннее перемещение материалов.
Подотчетные лица, которые приобретают товар за наличные, прикладывают к авансовому отчету оправдательные документы: товарный чек (при покупке в магазине), акт или справку (при покупке у физического лица или на рынке).
При приобретении материалов у другой организации подотчетное лицо отчитывается квитанцией к приходному кассовому ордеру.
Отпуск материалов может производиться по следующим направлениям: на производство, на реализацию, в переработку, перемещение материалов между собственными складами.
Систематический отпуск необходимо оформлять на лимитно-заборных картах.
Если же какой-то вид материала отпускается нерегулярно, на него оформляют накладную-требование.
При реализации материалов на сторону, оформляются накладные либо приказы-накладные. При вывозе материалов для реализации собственным автотранспортом, оформляются товарно-транспортные накладные.
Также для документирования расхода внутри организации возможно использование карточек складского учета. Получатели ставят свою подпись в карточках складского учета в подтверждение получения поставки.
Такое совмещение документации на расход и карточек складского учета, существенно снижает объем учетной работы и при этом, усиливает контроль за сохранностью материалов на складах.
Именно на основании этого документа бухгалтер оформляет списание стоимости материалов со счетов бухгалтерского учета.
Для органов контроля (в том числе налоговой) акт на списание материалов является одним из основных документов, подтверждающих расходы организации.
Акт составляется специально созданной для этого комиссией. В ее состав должны входить:
Оформление акта на списание материалов требуется в тех случаях, когда имеющиеся на балансе организации материальные ценности и запасы по каким-либо причинам пришли в негодность. Списание происходит в строго установленном порядке и фиксируется в соответствующем акте.
ФАЙЛЫ
Открыть эти файлы онлайн
2 файла
Для списания материальных ценностей требуется создание специальной комиссии. В ее состав входят материально ответственные лица, как правило, из разных структурных подразделений предприятия. Именно в их обязанность входит выявление и освидетельствование повреждений, дефектов или неисправностей оборудования, техники, мебели, хозяйственного инвентаря, инструментов и пр. ценностей, содержащихся на балансе организации.
После фиксации таких фактов, они уполномочены к оформлению акта о списании материалов. Как правило, в крупных организациях для подобных действий существуют специально разработанные четкие инструкции.
Для списания материалов необходимы веские основания, имеющие документальное подтверждение.
Списание материалов не может происходить без веских на то оснований, подтвержденных определенной доказательной базой. В частности, при процедуре списания материалов могут использоваться вспомогательные документы.
Итак, это:
Перед списанием материальных ценностей на предприятии должна быть проведена инвентаризации имущества с внесением её результатов в соответствующие документы.
Данный документ в обязательном порядке должен содержать в себе сведения о предприятии и о членах комиссии по списанию: их должности, фамилии, имена, отчества, а также подробный перечень списываемых материалов, включая их количество и стоимость (поштучную и общую), причину списания. Комиссия назначается отдельным приказом руководителя организации, в нем же прописывается председатель комиссии. После внесения всех данных в акт по списанию каждый член комиссии должен поставить под документом свою подпись , тем самым удостоверяя, что вся информация в него внесена верно. Также, по завершении процедуры, акт должен заверить руководитель организации.
Акт о списании материалов имеет юридический статус, поскольку на основе него специалисты бухгалтерских отделов отражают балансовую стоимость списываемых материальных ценностей, а также непосредственную убыль предприятия из-за их утраты. В свою очередь эти сведения отражаются в налоговом учете юридического лица.
Акт не имеет унифицированного, стандартного образца, поэтому составляться он может в свободной форме либо по разработанному внутри организации шаблону, в соответствии с особенностями ведения ею деятельности и потребностями. Документ можно оформить на обычном листе А4 формата или же на фирменном бланке организации в единственном экземпляре, предназначенном для бухгалтерии предприятия (однако при необходимости, члены комиссии как материально-ответственные лица могут потребовать себе копии акта). Заверять его печатью необязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту и фиксируется в специальном журнале.
Во вторую часть акта нужно включить таблицу, в которой подробным образом перечислить все материалы, подвергшиеся списанию, их наименование, количество, цену одной штуки и общую стоимость списанных ценностей в целом. Если есть какие-либо примечания по списываемым материалам, их также нужно обозначить в таблице. Под таблицей нужно указать общую стоимость списанных материалов (цифрами и прописью), а после внесения всей необходимой информации в документ, каждый член комиссии подписывает его, и документ передаётся на подпись руководителю организации.
Когда материальные ценности компании снимаются с учета, об этом составляется акт списания материальных ценностей. Как его оформить, расскажем в статье.
Довольно распространенной ситуацией в работе компании бывает необходимость снятия с учета материальных ценностей. Это может быть вызвано тем, что они пришли в негодность или были использованы в производстве. По закону в такой ситуации необходимо составить акт списания материальных ценностей (далее по тексту - МЦ).
Это снятие с учета в компании МЦ и документальное оформление этой процедуры.
Это могут быть следующие обстоятельства:
Факт наступления данных условий или обстоятельств определяется сотрудниками, несущими ответственность за МЦ в компании.
Общим для всех случаев является тот факт, что дальнейший учет данных МЦ приводит к дополнительным расходам и невыгоден компании. Еще одна причина для своевременного оформления списания: МЦ, которые не были списаны, могут стать причиной злоупотреблений сотрудников, чья работа связана с ними.
Прежде чем решение о списании будет принято руководителем организации, соответствующую работу должна провести специальная комиссия. Состав данной комиссии должен быть утвержден приказом руководителя. Обычно она состоит из главного бухгалтера, сотрудников, несущих материальную ответственность и других специалистов, если списание требует предоставления определенных данных или сведений.
В непосредственные задачи комисси входит определение перечня МЦ, подлежащих списанию и включение их в документ о списании МЦ.
Законодательством не регламентирована единая стандартная форма данного документа. Как правило, локальным нормативным документом компании утверждается его образец, который используется в дальнейшем.
Документ обязательно должен быть подписан всеми членами комиссии, а также сотрудниками, несущими материальную ответственность. После этого руководитель утверждает документ, а главный бухгалтер оформляет процедуру списания.
Образец акта на списание материальных ценностей представлен ниже:
Если предприятие занимается производственной деятельностью, то распространенной практикой является оформление с помощью документа на списание расхода материалов или сырья в производственном процессе или для оказания услуг (выполнения работ).
Естественно, что в случае списания МЦ на производство в документе не указывается причина списания.
Рассматриваемый документ является основанием для следующих процедур:
Иногда предприятие не составляет документ на списание. В таком случае подтверждением расхода и выбытия МЦ являются требование-накладная или лимитно-заборная карта.
Обратите вимание! Налоговые органы с особым вниманием проверяют документы, подтверждающие факт расхода МЦ.
Согласно действующему законодательству деятельность комиссий на предприятии оформляется актами.
В документах подобного рода отражаются факты, устанавливаемые членами комиссии или события, подтверждаемые свидетельскими показаниями. Выше мы кратко перечислили реквизиты, которы должна содержать данная деловая бумага, рассмотрим процедуру составления документа более подробно.
Среди разновидностей актов встречаются: приемки-сдачи: работ, оборудования, материальных ценностей, документов; обследования: состояния техники безопасности, акт списания материальных ценностей и др.
Часть данных деловых бумаг составляется по строго регламентированной форме. К таким относится акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
Однако большая часть этих документов не имеет строго регламентированной формы и составляется по образцам, утвержденных локальными нормативными документами и созданных на основе методических рекомендаций ВНИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
Формуляры документов составляются на бланках, включающих реквизиты , утвержденные для каждой конкретной деловой бумаге ГОСТом Р 6.30–2003.
Формуляр документ включает реквизиты :
Заголовок акта должен быть грамматически согласован со словом "акт", иметь предлог "о"/"об" (возможен вариант без предлога):
Датой документа считается дата его составления. Если составлению документа предшествовала проверка, то в тексте указывается период времени или дата, когда она проводилась.
"В период с 12.01.2018 по 14.01.2018 комиссией был проверен факт наличия и условий хранения материальных ценностей на..."
Согласно общепринятым правилам оформления деловых бумаг текст документа состоит из двух блоков: вводного и констатирующего.
Вводный блок
Здесь нужно указать приказ, на основании которого была созвана комиссия, и привести номер и дату издания приказа. Если документ фиксирует мероприятия, ставшие основанием для составления акта, то нужно указать его дату и номер.
Следующий элемент вводного блока - "основание". Это та часть акта, которая отличает ее ото всех прочих деловых бумаг. Здесь перечисляются причины, по которым был составлен документ, дается информация о количестве его экземпляров и местонахождении каждого из них.
Констатирующий блок
Здесь излагаются цели, задачи и характер праведных комиссией работ.
Далее идет изложение фактов, установленных комиссией, делаются выводы о полученных результатах и даются предложения по устранению выявленных нарушений. Грамматический формат изложения - от третьего лица единственного числа: "Комиссия сделала вывод..."
Количество экземпляров деловой бумаги может быть разным. Это зависит от потребностей должностных лиц и инстанций, которые прямо или косвенно участвует в процедуре списания. Сведения о количестве и местонахождении экземпляров приводятся в самом конце констатирующего блока.
Обратите внимание! Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При этом указываются не их должности и занимаемые на предприятии позиции, а их обязанности в составе комиссии - председатель или член комиссии. Сразу после подписания деловой бумаги всеми заинтересованными сторонами, они считается утвержденной и обретает юридическую силу.
