Алексей Зеньков
Вы просматриваете папку с входящими письмами и тут натыкаетесь на письмо недельной давности. Может быть, оно пришло в разгар напряженной работы, и сейчас вы его впервые видите. Возможно, вы вспомните, как хотели к нему вернуться – но затем оно исчезло из вашего поля зрения. Как бы то ни было, кто-то отправил вам письмо, и вы на него не ответили.
Время от времени мы все время совершаем ошибки. Когда это произойдет, нужно исправить ситуацию. Один из способов исправить ситуацию - написать письмо, чтобы сказать, что вам жаль. Но как вы должны писать письмо с извинениями? Продолжайте читать больше о том, как написать письмо с извинениями, а затем просмотреть бесплатное письмо с извинениями, которое вы можете использовать в качестве руководства для написания собственного. Возможно, вам придется написать личное письмо с извинениями или официальное или деловое письмо с извинениями.
В любом случае отправьте письмо в ближайшее время, чтобы показать, что вы действительно цените свои отношения с другой стороной. Единственное, что может быть хуже, чем отправить письмо об извинениях поздно или вообще не посылать с ошибками, потому что это будет выглядеть так, как будто вам все равно. Чтобы доказать, что вы искренне сожалеете, проверьте свое правописание, английскую грамматику и пунктуацию.
Давайте разберемся с одним вопросом сразу: вам все еще нужно отвечать? Хотя вас и манит перспектива свалить все на свой спам-фильтр и сделать вид, что ничего не было, ответ положителен – в том случае, если письмо пришло от кого-то из знакомых.
Перед тем, как ответить на такое письмо, нужно ответить на четыре вопроса:
Извинения не снимут с вас ответственность за задержку. На самом деле, они даже могут сыграть с вами злую шутку и заставить человека подумать, что его письмо для вас не было так важно. Иными словами, если вы напишете «Я очень извиняюсь, просто был так занят на работе!», это не заставит вашего собеседника чувствовать себя лучше. Но это может заставить его подумать, что для вас общение с ним находится где-то внизу списка приоритетов и для вас абсолютно нормально не отвечать по десять дней.
Начните письмо, сказав, что вам жаль. Признай, что ты сделал не так и взял на себя ответственность. Спросите, есть ли способ помочь в разрешении ситуации и предлагаете это сделать. Убедите другую сторону, что вы сделаете все возможное, чтобы эта проблема не повторилась. Предложите встречу в нейтральном месте, чтобы извиниться лично и начать восстанавливать отношения. Извинитесь снова, чтобы закрыть письмо. Рассмотрите почерк письма вместо того, чтобы вводить его на компьютер и печатать его, для более личного восприятия. быть искренним!
Используйте формальный формат блока или полублока. Четко сформулируйте проблему и объясните насколько возможно, что пошло не так. Попытайтесь решить проблему и дайте примеры того, как вы можете это сделать. Извинитесь снова, чтобы закончить письмо. Мы недавно начали использовать новую систему упаковки, в которой все еще есть несколько небольших ошибок. Чтобы компенсировать неудобства, мы включили купоны для вас, чтобы наслаждаться будущими покупками в любом из наших розничных магазинов. С уважением, Подпись Имя Фамилия Менеджер по работе с клиентами. Сегодня утром мы поправили ваш заказ и отправили его. . Вам хорошо известно, что письмо с извинениями написано, когда совершена ошибка.
Тем не менее, некоторые подробности могут смягчить конфликт, так как это напоминает собеседнику, что вы тоже человек и что такое может случиться с каждым. К примеру, иногда люди неделями не отвечают в или и после фразы «Прошу прощения за столь долгий ответ» они добавляют, что «заходят в LinkedIn не так часто, как надо бы» или «не проверяют сообщения в Facebook». Кроме того, можно написать, что вы отправились в незапланированный отпуск и забыли сообщить всем об отъезде, или что уехали из офиса по семейным обстоятельствам и не проверяли электронную почту.
Письмо извинения за ожидание в службе написано, когда компания задерживает работу другой компании, создает проблемы, неудобства для другой компании. Это скорее письмо с извинениями и, следовательно, должно быть точным. Компании выдают письмо с извинениями, когда это их вина, и они должны. Просить извинения другим способом не кажется профессиональным. Следовательно, письмо считается лучшим для извинения.
Добавьте таких подробностей, и люди воспримут ваше опоздание более благосклонно.
Иллюстрация: 2/Jorg Greuel/Ocean/Corbis
Если с момента получения письма прошла неделя или больше, вы просто не можете перейти сразу к делу. Ведь если вы пропустите извинения, вы рискуете убедить человека в том, что ответы с задержкой в пять и более дней – это ваша манера ведения бизнеса.
Тема: Письмо с извинениями для ожидания в службе доставки. Мы очень сожалеем о том, что не поставляем заказанные товары вовремя. Мы знаем, что у нас было достаточно времени, но из-за поздней доставки товаров мы не смогли отправить его. Мы знаем, сколько потерь это вызвало вашу компанию. Но мы тоже не ожидали его задержки.
Мы скоро отправим товар и действительно извиняемся за позднюю доставку и причиненные неудобства. Мы надеемся, что вы поймете нашу проблему, а также обещаете не совершать серьезную ошибку, как это в будущем. Наконец, мы ожидаем вашего максимального сотрудничества и еще раз приносим извинения за допущенную ошибку.
Честно говоря, не очень важно, что именно вы напишете. Вы можете начать с «Извините, что отвечаю вам только сейчас» или «Приношу свои извинения за задержку при ответе», или с чего-то подобного. Затем, возвращаясь к предыдущему пункту, решите, нужно ли писать что-то еще на эту тему.
В любом случае, следующим, обязательным шагом будет перейти к главной теме письма.
Прошу добровольно сотрудничать с нами и принять наши искренние извинения. Это письмо обычно пишется клиентам, когда надлежащая работа или задание откладываются из-за некоторых технических проблем. Существуют крайние сроки, которые необходимо соблюдать для представления работы или задания на рабочем месте. Когда крайний срок пересечен, и работа находится в ожидании, может возникнуть множество проблем. В этом случае вас также можно уволить с работы. Чтобы избежать таких обстоятельств, вы всегда должны писать письмо с извинениями бизнеса клиенту, которому вы причиняете потерю, чтобы он прощал вас, а ваша работа и бизнес остались вне угрозы.
Слишком активные извинения заставят человека думать, что его письмо важнее, чем есть на самом деле, и это отвлекает от реального человека, которому вы пишете в ответ.
Выглядит это так:
«Приношу извинения за задержку. Сейчас я разбираюсь с письмами, которые пришли, пока я был в отпуске. Что касается вашего вопроса о будущем мероприятии…».
Письмо для письма с извинениями в бизнес-письме
Написание письма с извинениями бизнеса действительно очень просто и нужно писать очень профессионально.
Образец шаблона письма
Используйте нашу бесплатную пробную версию письма о бизнес-апологии, чтобы помочь вам начать работу.
- Не делайте орфографические и грамматические ошибки.
- Извините за ошибку, совершенную вами.
- Прошу прощения.
- Напишите письмо в уважительной и вежливой манере.
Тема: Письмо с извинениями бизнеса. Поняв неудобства, вызванные вами, мы сожалеем о безграничных выражениях, а также заверим в хорошей позитивной вере. Тема: Письмо бизнес-апологии. Мы хорошо знали о крайнем сроке и также систематически выполняли всю работу. Таким образом, мы специально не задерживали проект и знали, сколько потерь оно вас вызвало. Мы извиняемся от сердца за нашу ошибку, поскольку знаем ценность этого проекта.
В конце концов, короткое извинение и продуманный ответ на вопрос письма – это намного полезнее, чем написать подробные извинения и не дать ответа по существу (снова).
Разумеется, в некоторых случаях письма могут прожить нереально долгое время. Вам это должно быть знакомо: вы заметили письмо, пока готовили завтрак, а когда добрались до офиса, уже забыли о нем и вспомнили лишь через два месяца, когда искали что-то другое.
Мы надеемся, что вы поймете нашу проблему и простите нас за то же самое, и мы заверяем вас, что такие вещи не произойдут в будущем. Этот тип письма с извинениями бизнеса, вероятно, будет адресован клиентам клиентов, потенциальным деловым клиентам, партнерам-партнерам или даже профессиональным. Это будет означать цель сожаления, любые разумные обоснованные причины, любую компенсацию, такую как скидки или скидки и т.д. Чтобы быть проинструктированным в вежливой манере.
Вероятно, самым важным ключом к обеспечению первоклассной поддержки клиентов является сочувствие. Какой лучший способ сопереживать, чем признать и принять ответственность, когда ваш клиент был подведен? Другой способ показать, что вы заботитесь, это поблагодарить их за использование продукта.
Если у запроса нет четкого срока актуальности (например, кто-нибудь предложил вам встретиться и выпить
Не зависимо от содержания, стиль делового письма должен носить доброжелательный, партнерский характер, в котором бы сочетались природные этические нормы человеческих отношений и интересы дела, не подчеркивались значимость своего собственного служебного положения.
Всю корреспонденцию можно разделить на:
Формальные письма - подготовленные от имени предприятия, фирмы другой фирме и которые носят официальный характер.
Неформальные письма - состоят после официального знакомства, после установления партнерских взаимоотношений рабочими одного уровня (например, менеджером по сбыту одной фирмы аналогичном менеджеру другой фирме) с предложением о личной встрече для обсуждения деловых вопросов, обмена информацией.
Начинать письмо следует из обращения. Проблема выбора обращения является довольно деликатным. Наиболее распространенными являются следующие обращения:
Важная часть извинений - это репарации, но, возможно, не так, как вы обычно думаете. Бросать деньги на проблему может время от времени быть подходящим, но также может удешевить жест. Это может быть предложение для какого-то персонализированного внимания или, может быть, просто увертюра: «Дайте мне знать, если что-нибудь могу сделать, чтобы помочь».
Извинения должны пригласить ответ, например «дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы о том, что здесь произошло», или, возможно, «сообщите мне, если это было решено до вашего удовлетворения, а если нет, что еще мы можем сделать?» Это делает клиент чувствует себя вовлеченным и уважаемым - и, возможно, даже частью решения - и уверяет его, что мы здесь для него и никуда не пойдем, даже после того, как он будет разрешен.
Уважаемый / а (имя и отчество)!
Уважаемый / а господин (госпожа) ... !
Уважаемые господа (коллеги)!
Глубокоуважаемый сударь!
Глибокошановний (имя и отчество)!
Глубокоуважаемый господин...
В современной деловой переписке принято указывать звание адресата или указывать на его профессию.
Высокопоставленный господин министр!
Глубокоуважаемый (достопочтенный) профессор!
Уважаемый учитель!
Достопочтенный господин ректор!
Если вы пытаетесь гуманизировать взаимодействие, тогда звучите как человек! Приговор с клише, подобный «извините за неудобства», скорее всего, просто добавит топливо в огонь. Персонализация вашего ответа будет иметь большое значение для установления соединения. Но избегайте быть слишком милыми - вы хотите сопереживать, а не тривиализовать.
Напишите этот тип письма клиенту, когда вы извинитесь за отправку из вашей компании, которая была отложена или оставлена без посторонней помощи. Включите любые релевантные детали, такие как имя продукта, номер позиции и сведения о том, когда товар будет отправлен.
Не следует забывать о том, что в украинском языке обращения употребляют в форме звательном падежа. Отсутствие обращения может быть истолковано как оскорбление адресата и нарушение этикета деловой переписки.
Обращение.
Очень важно тщательно обдумать начальную фразу письма, от которой может многое зависеть, ведь именно он должен убедить адресата в правомерности написания письма. Если это письмо-ответ на запрос, на приглашение, письмо-благодарность, то уже в первом же предложении будет уместным вежливо выразить благодарность.
Поэтому отгрузка матраса была отложена. Мы ожидаем, что матрац будет отправлен вам в течение 14 рабочих дней, и вы получите электронное письмо с номером отслеживания отправки, когда товар отправляется. Приносим извинения за задержку доставки и благодарим вас за терпение и понимание. Если у вас есть дополнительные вопросы, свяжитесь с нами. Наконец, спасибо за ваш бизнес. Мы искренне ценим поддержку наших клиентов.
Пример бизнес-апологии Письмо: Письмо об извинениях за задержку в доставке товаров. Это письмо должно быть написано в «Письмо-папке» компании. Имя получателя, название, название компании, полный адрес с номером телефона. Мы должны сообщить вам, что из-за какой-то проблемы с трудом мы не можем сделать доставку товара в назначенный день.
Выражаем свою искреннюю благодарность за...
Спасибо за письмо с советами и рекомендациями по..
Прежде всего позвольте поблагодарить Вас за...
Это письмо - проявление нашей благодарности за...
Примите нашу искреннюю (искреннюю) благодарность за...
Мы искренне благодарны Вам за то, что Вы...
Позвольте выразить свою благодарность...
Мы благодарны Вам за приглашение...
Спасибо за предоставленную возможность...
Мы принимаем все необходимые меры и позитивные действия, чтобы вернуть все в правильной форме, но, тем не менее, мы придерживаемся мнения, что предложение будет отложено не менее чем на 15 дней, и мы ожидаем, что, если возможно, у вас будет терпение. Однако мы можем заверить вас, что, если ваш заказ останется в силе, мы ускорим доставку к вам, как только мы сможем это сделать. Примите извинения за эту задержку и благодарим вас за ваше ожидаемое понимание.
Вы должны добавить имя своей компании с полным адресом. И имя получателя и полный адрес также должны быть добавлены в место, выделенное для этой цели. Без этих первичных деталей ни одно письмо не имеет никакого значения. Поэтому вам предлагается предоставить все эти важные детали. В противном случае письмо произведет неправильное впечатление о вашей компании и вас среди получателей ваших писем. Это самое нежелательное отношение на вашей стороне в отношении клиентов, которые являются наиболее ценными активами любой бизнес-организации.
В письмо-подтверждение стоит воспользоваться такими начальными фразами:
С благодарностью подтверждаем получение письма - ответы...
Официально подтверждаем свое согласие на...
В подтверждение нашей предварительной договоренности (телефонного разговора) сообщаем...
Подтверждаем получение Вашей телеграммы...
Мы получили Ваше письмо с уведомлением о... и искренне Вам благодарны.
Письмо с извинениями за дело: письмо об извинениях за неудобство, вызванное. Тем не менее, мы очень сожалеем о неудобствах, вызванных вами. Примите наши искренние извинения. До сих пор мы не сталкивались с какой-либо проблемой с этим делом инверторов.
Мы уделяем первостепенное внимание удовлетворению потребностей клиентов и стараемся предоставить им самые высокие стандарты обслуживания. Если у вас возникнут проблемы, не стесняйтесь звонить мне, пожалуйста. Благодарим вас за обращение к нам по прилагаемому материалу ниже. Сначала мы хотели бы выразить наше глубочайшее сожаление по поводу неудобств, вызванных этой непреднамеренной и редкой ошибкой. Мы несем полную ответственность за ошибку, и мы гарантируем, что такие инциденты не произойдут в будущем.
Распространенными вступительными фразами в деловых письмах есть ссылки на предыдущее письмо, телефонный разговор, событие, встречу:
В ответ на Ваше письмо от (дата) ...
Отвечая на Ваш запрос от (дата) ...
В соответствии с пунктом заключенного соглашения.
Согласно контракту (договоренности) ..,
Ссылаясь на объявление в газете (журнале), просим Вас...
К спонсорам, клиентов, партнеров нередко приходится обращаться с просьбами. Для их оформления немало типичных высказываний:
Пожалуйста, сообщите нам о...
Будем благодарны, если Вы подтвердите свое участие в...
Обращаемся к Вам с просьбой о небольшое пожертвование в фонд...
Просим Вас срочно оплатить счета.
Прежде всего просим сообщить...
Мы были бы очень благодарны, если бы Вы могли сообщить о своем решении в ближайшее время.
Извините за дополнительные заботы, но не были бы Вы столь любезны дать подробные письменные объяснения по поводу...
Просим Вас внимательно изучить наши предложения и дать окончательный ответ.
В деловом мире по различным причинам (например, вы на несколько дней задержались с ответом, не смогли вовремя выполнить заказ, поступила жалоба от заказчиков, опоздали на встречу с клиентом) иногда возникают такие ситуации, когда нужно извиниться, попросить прощения за неприятности, которых вы были адресату. В таком случае письмо следует начинать так:
Просим извинения за досадное недоразумение, что случилось...
Искренне просим прощения за задержку с ответом.
Просим извинить нас за невозможности своевременно выполнить Ваш заказ...
Хотим извиниться за причиненные Вам лишние хлопоты.
Извините, нам очень неудобно, что...
Искренне извиняемся Вас за вчерашнее опоздание на встречу.
Просим извинения за созданные Вам не по нашей вине неудобства.
Приносим извинения за лишние волнения по поводу...
В письмах-напоминаниях, принадлежащих к психологически сложных, надо вежливо, тактично, деликатно, ненавязчиво указать на то, что срок оплаты счета истек.
Такие письма следует начать так:
Считаем своим долгом еще раз напомнить Вам о...
Извините, что снова беспокоит вас, но мы не получили никакого ответа на письмо от (дата).
Извините, но мы хотим напомнить Вам о необходимости оплаты счета за... Думаем, что это лишь недоразумение.
Нам очень неудобно, что вынуждены напоминать Вам о...
Вынуждены напомнить Вам, что до сих пор не получили от Вас оплаченного счета.
Считаем необходимым напомнить Вам...
Позвольте напомнить Вам, что...
Иногда деликатность не дает желаемых результатов, тогда следует проявить категоричность и решительность.
Это можно сделать так:
Несмотря на неоднократные напоминания и принятые меры, Ваш долг не погашен, вместо этого он продолжает расти.
Считаем необходимым предупредить Вас о своем намерении разорвать контракт.
В связи с тем, что Вы, несмотря на наше настоятельная просьба погасить задолженность, и до сих пор не прислали оплаченного чека, мы вынуждены приостановить выполнение всех Ваших заказов.
Все наши попытки заставить Вас оплатить долг были напрасными, поэтому мы подаем иск в суд.
К категории сложных писем относятся письма-отказа. Если вы не можете дать положительный ответ, то сказать "нет" следует аргументировано, корректно, доброжелательно. При условии соблюдения этих советов адресат поймет, что у вас не было другого выхода.
Сформулируйте отказ так:
Мы подробно изучили предложенный Вами проект, с сожалением сообщаем, что не имеем ни малейшей возможности...
К сожалению, мы не можем принять Вашего предложения.
Очень жаль, но мы не можем удовлетворить Вашу просьбу по некоторым причинам.
Жаль, но учитывая осложнение ситуации мы не может ¬ мо поддержать Вашего проекта.
Искренне сожалеем, однако сложившаяся ситуация, не позволяет нам...
Извините, но мы не можем согласиться на...
Завершение письма
Выбор заключительных предложений является также очень важным и зависит прежде всего от содержания письма. Можно повторить благодарность, высказанную в начале письма, или просто поблагодарить за помощь, поскольку слово "спасибо" - наиболее часто слово каждого порядочного коммерсанта, предпринимателя, банкира, каждого делового человека.
Позвольте еще раз поблагодарить Вас...
Хотим еще раз выразить свою искреннюю признательность.
Спасибо за помощь.
Еще раз благодарим Вас и выражаем надежду, что...
Спасибо за...
Уместным и полезным конце письма есть заверение адресата как психологическое подкрепление всего высказанного в письме:
Уверяем, что Вы полностью можете рассчитывать на нашу поддержку.
Будем рады сотрудничать с Вами.
Были бы рады сотрудничать с Вами и будем ждать Вашего ответа.
Мы позвоним Вам, чтобы договориться о взаимно удобном времени для встречи.
Довольно распространенной формой конечности в деловых письмах является выражение надежды, ожидания:
Надеемся, что наше предложение заинтересует Вас.
Надеемся, что договоренность будет взаимовыгодным.
Полагаем, что в будущем сможем стать Вам пригодится.
Рассчитываем на тесное и взаимовыгодное сотрудничество.
Надеемся на установление тесных контактов между нашими учреждениями.
Надеемся получить Ваш ответ в ближайшее время.
Завершающим в письме может быть просьба:
Просим Вас внимательно ознакомиться с...
Просим Вас срочно сообщить (позвонить).
Конечно, будет вежливо, если в конце письма вы повторите извинения за беспокойство, задержку с оплатой или опоздание:
Еще раз просим прощения за причиненные неудобства.
Еще раз приносим извинения за эту досадную ошибку.
Искренне извиняемся за...
Не следует забывать о прощальную фразу. Чаще всего в письмах употребляются следующие формы:
С уважением...
С благодарностью и уважением...
С уважением и наилучшими пожеланиями...
Желаем успехов!
Если вы хотите добиться успеха, позаботьтесь о том, чтобы ваше письмо было и по содержанию, и по форме безупречным. Следует печатать письма на хорошо выполненных бланках, которые являются "визитной карточкой" вашей организации, фирмы. Дизайн и полиграфические качества - это те детали, которые будут способствовать созданию хорошего впечатления о вас и вашу деятельность. Поэтому для изготовления фирменных бланков следует использовать только высококачественную бумагу. Конверт также по дизайну должен отвечать бланковые; по размеру его необходимо подобрать так, чтобы не возникало необходимости составлять письмо больше двух раз.
Деловые письма не должны быть слишком длинными. Излагать свои соображения следует четко, по сути, лаконично.
Важным условием успеха письма есть логичность и последовательность изложения. Логическая последовательность изложения достигается за счет четкого членения текста на абзацы. Выражая мнение, следует подбирать языковые средства, соответствующие нормам литературного языка и понятные для адресата. Надо следить за тем, чтобы в письме все было уместным. Следовательно, на уровень серьезного делового общения нельзя выходить, не усвоив этикета этой сферы.
Помните золотое правило ведения деловой корреспонденции: вежливость, корректность, тактичность, аргументированность.
Особое место занимает письмо-извинение. Чтобы правильно его составить, надо иметь четкое представление о бумагах подобного рода.
Деятельность любой организации связана с решением самых разных производственных и иных вопросов. Порой возникают ситуации, когда некорректные действия одной стороны могут привести к возникновению проблем для обоих партнеров. Такие конфликты требуют немедленного разрешения. Именно в этих случаях и составляется письмо-извинение.
Его скорее можно отнести к бумагам делового этикета. У такого послания есть две функции. Во-первых, виновная сторона должна попросить прощения у адресата за причиненные ею неудобства. Во-вторых, письмо-извинение должно нести в себе позитив и желание сохранить добрые отношения и взаимопонимание между сторонами. С его помощью надо попытаться сгладить острые углы и мирно решить проблему. Письмо-извинение, как правило, направляется в следующих случаях:
Каждая из этих ситуаций по-своему привела к возникновению конфликта, который надо попытаться разрешить, принеся искренние извинения
Официальное письмо-извинение обязательно должно быть оформлено на бланке, который представляет собой лист формата А4 с нанесенными на нем реквизитами, расположенными определенным образом. Оно пишется от имени руководителя одного предприятия и направлено ко всему коллективу другого. Конечно, ведь директор чаще всего извиняется не за себя, а за действия своих подчиненных.
Иногда такое письмо составляет ответственный представитель фирмы и адресует его клиенту, которому было причинено неудобство. Такой вид письма считается одним из самых сложных. Слова должны быть подобраны так, чтобы в их искренность хотелось верить. От этого очень часто зависит исход дела. Неверные действия всегда надо уметь признавать и стараться использовать любую возможность для того, чтобы все исправить. Представитель противной стороны должен поверить, что допущенная ошибка впредь не повторится. Подобное обращение направлено на минимизацию конфликта с целью сохранения в дальнейшем добрых партнерских отношений.
Чтобы подготовить письмо-извинение, образец необязательно иметь под рукой. Его можно составить самостоятельно. Для этого сначала надо вспомнить, что письма такого характера обычно состоят из трех частей:
Для написания текста лучше использовать специальный план, с помощью которого легче будет последовательно выражать свои мысли.
В таком обращении можно выделить несколько пунктов:
Это служебное письмо, в котором выражается просьба простить за несвоевременное выполнение заказа, опоздание на встречу, бухгалтерские ошибки, нарушения условий договора и т.п.
Итак, осознав свою вину, вы непременно должны извиниться и принять все необходимые меры, чтобы такие досадные случаи больше не повторялись Например:
Уважаемые господа! в концернашого концерну.
Совсем не оправдываем своей невнимательности и зобов "связываемся возместить Вам ущерб Надеемся, что Вы и в дальнейшем пользоваться нашими услугами, а мы приложим все усилия, чтобы избежать таких непр риемних недоразумений Еще раз просим прощения Сою.
1 Извините за задержку поставки товаров Это произошло по нашей вине извинения за причиненные хлопоты
2 Ваше заказ от (дата) по вине офис-менеджера вовремя не поступили в наш транспортный отдел Просим извинить за задержку товаров и заверяем, что в дальнейшем на Ваши заказы обращать особое у вниманиеувагу.
3 сотрудника, который отвечал за выполнение Вашего заказа, допустил ошибку извинения за задержку поставки товаров
4 Наш производственный отдел неправильно спланировал график отгрузки заказанных товаров и повлекло задержку Просим извинить нас за несвоевременность выполнения Вашего заказа
5 Через производственные трудности мы не смогли вовремя отгрузить заказанные Вами товары и искренне извиняемся Вас за задержку
6 Имеем попросить у Вас прощения за несвоевременное выполнение Вашего заказа от (дата)
7 Внимательно просмотрели все Ваши заказы и убедились, что допустили ошибку, за которую, надеемся, Вы извините нам
8 Еще раз просим извинить за лишние хлопоты Надеемся, что это недоразумение отрицательно скажется на наших дальнейших отношениях и Вы и в дальнейшем будете пользоваться услугами нашей фирмы
9 Уверяем, что в будущем приложим все усилия, чтобы избежать таких неприятных упущений
1 Через небрежность бухгалтерии Ваши счета оказались вовремя не оплаченным Оплата будет осуществлена. немедленно Извините за задержку
2 Ваш счет от (дата) было неправильно зарегистрировано 8 нашей бухгалтерии, и поэтому он остался неоплаченным извинения за эту досадную ошибку, которую немедленно исправим
3 К сожалению, банк не выполнил своевременно наше поручение перевести Вам деньги Искренне просим прощения (извинения) за опоздание с оплатой
4 Нам очень жаль, что Ваш последний счет оставался неоплаченным протяжении длительного времени Искренне извиняемся за эту невнимательность
5 Через кадровые изменения в нашей бухгалтерии оплата осуществлена. со значительным опозданием Просим простить нам
6 Переезд нашей бухгалтерии в новый офис вызвал задержку оплаты счетов Искренне просим простить нам
7 извинения за путаницу в нашей бухгалтерии и обещаем впредь быть внимательнее
8 Искренне извиняемся Вас за досадную ошибку, которая произошла из-за халатности нашего сотрудника
9 Благодарим за напоминание о неоплаченный счет от (дата), что был неправильно зарегистрирован Извините, пожалуйста, что нечеткость в работе наших сотрудников заставила Вас лишний раз волноваться (за авдала Вам лишних хлопототів).
10 После телефонного звонка мы внимательно просмотрели списки неоплаченных счетов и убедились, что допустили ошибку, за которую, надеемся, Вы нам извините Совсем не оправдываем своей Неуве ажности, однако надеемся, что Вы и в дальнейшем выполнять наши заказыня.
11 Еще раз просим прощения (извинения) за задержку платежа И уверяем, что в дальнейшем делать все возможное, чтобы избежать таких досадных упущений
1 Искренне извиняемся Вас за вчерашнее опоздание на встречу
2 мне очень жаль (искренне жалею), что такая долгожданная и важная для меня встреча не состоялась
3 Искренне прошу прощения (простите) за то, что заставил Вас напрасно потратить свое драгоценное время
4 Я был убежден, что наша встреча должна была состояться (дата) Еще раз прошу прощения за причиненные неудобства и прошу, если это возможно, назначить повторную встречу в удобное для Вас время
5 Буду искренне благодарен, если Вы согласитесь на повторную встречу Прошу простить, что нанес (а) Вам неприятностей
6 Мне очень неудобно за опоздание на встречу
7 Прошу прощения (простите) за задержку с ответом на Ваше приглашение принять участие в Международной конференции, посвященной проблеме
8 Мне очень обидно, что не смогла вовремя ответить на Ваше приглашение и поблагодарить Вас, но дело в том, что
9 Искренне извиняемся за промедление с ответом, что произошло из-за
Внимание данный учебник имеет низкое качество распознавания
Письмо-извинение является одним из видов делового письма. Оно составляется в том случае, если автор желает принести извинения за какие-либо неудобства, причиненные адресату по его вине.
Чтобы письмо было благосклонно воспринято адресатом, оно должно быть искренним и не содержать ложную информацию. Не рекомендуется приводить всевозможные оговорки или увертки, а также сваливать вину на третье лицо. Только откровенное признание своей вины способно сохранить дальнейшее расположение к его составителю и, возможно, деловые контакты с ним.
Оптимальный вариант извинительного письма выглядит следующим образом:
При составлении письма стандартно используются такие фразы, как «Приносим свои извинения за…», «Примите наши искренние извинения…», «Позвольте принести Вам свои извинения…» или «Искренне сожалением, что…».
Приветствуется оформление письма на фирменном бланке предприятия-составителя. Подписывается извинение руководителем компании или иным ответственным лицом, например, заместителем, исполняющим обязанности или начальником отдела.
Образец и пример письма-извинения скачать (Размер: 27,5 KiB | Скачиваний: 6 365)
Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!
В нашей жизни существует множество случаев, когда люди совершают ошибки. Иногда эти ошибки могут затронуть других людей и неудивительно, что в этом случае, вина будет лежать полностью на обидчике. Но ведь мы все живем, работаем, то есть сосуществуем вместе, поэтому у вас не будет места, где можно скрыться. При этом у вас всегда есть шанс извиниться. Конечно, вы можете ходить за человеком и искать оправдания, но лучше принести свои извинения в письменной форме - послать письмо.
Не имеет значения, насколько серьезной была ваша ошибка, факт остается фактом - вы ответственны за то, что случилось, и вы знаете это. У некоторых, возможно, просто нет достаточно мужества, чтобы стоять перед обиженными и глядя прямо в глаза просить прощения, в то время как другие просто стоят безмолвно. Если вы подпадаете под любую из тех категорий, то, скорее всего, будет лучше, если вы позволите ручке и бумаге сделать свое дело. Забудьте о компьютере и распечатке письма: всем известно, что искреннее письмо-извинение должно быть написано вручную.
Вот несколько подсказок, которые помогут вам написать письмо-извинение для любого случая:
Будьте почтительны
Если вы хотите заполучить уважение человека, то вы должны сделать первый шаг. Начните с дружественного приветствия и удостоверьтесь, что вы правильно написали ее/его имя. Любая, даже самая незначительная ошибка может испортить целое письмо и, возможно, вам больше никогда не представится возможности попросить извинения снова.
Будьте искренни
Если вы все еще вынашиваете планы, как и где лучше спрятаться, чтобы не извиняться за содеянное, то это значит, что вы не сожалеете вообще! Но если вы все-таки пишете это письмо, то старайтесь коротко и мягко объяснить, почему все вышло именно так, а не иначе. Обратите внимание, что нельзя перебарщивать с оправданиями, потому что, если адресат почувствует, что вы чрезмерно защищаетесь и много оправдываетесь, то это будет похоже на то, что вы вовсе не сожалеете.
Смотрите в будущее
Смиритесь: что сделано, то сделано, поэтому постарайтесь ясно посмотреть на перспективу налаживания отношений. Вы можете начать с обещания того, что неприятный инцидент никогда больше не повторится и попросить забывать о случившемся. Поймите, что на извинения может уйти время, особенно, если обида очень сильна. И все-таки хорошо и искренне написанное письмо-извинение может уменьшить обиду и предоставить новые возможности для примирения.
Перечитайте письмо
Никогда не посылайте письмо сразу же, как только вы его закончили. Попытайтесь прочитать его сами себе и вслушивайтесь во все фразы - представьте, что вы и есть тот обиженный человек. Проанализируйте, можно ли сразу понять смысл ваших слов и сделать какие-либо выводы в случае необходимости. Попытайтесь понять, как получатель будет чувствовать себя, читая ваше послание. Постарайтесь настроить ваше сообщение таким образом, чтобы оно смогло сыграть на правильных нотках, задеть самые нужные струны. Не забудьте проверить текст на грамматические и орфографические ошибки.
Нет ничего предосудительного в написании письма-извинения, тем более, если вы вкладываете глубокий смысл в каждое слово, которое написали в послании. Если это не исправит положение вещей, то значит он(а) слишком обижен(а) или, что еще хуже, просто не хочет прощать вас. Не расстраивайтесь и просто дайте этому человеку немного времени. Важно только то, что вы действительно приложили усилия и предприняли шаг к примирению.
Как только человек примет ваши извинения, можно похлопать себя по спине - цель достигнута, но при этом дать себе обещание, что вы не повторите впредь ту же самую ошибку. Письма-извинения не работают столь хорошо, когда ими злоупотребляют и стараются получить максимальную выгоду от их написания.
Приходилось ли вам составлять письма в ситуациях, когда нужно проявить внимание, продемонстрировать участие, выразить благодарность и др. К числу подобных писем относятся письма-благодарности, письма-поздравления, письма-извинения, письма-соболезнования, письма-приглашения. Что вы знаете об особенностях их оформления и содержания?
Этикет – слово французское по происхождению, первоначально означало “ярлык”, “этикетка”. Этикет – это правила поведения культурного человека, важнейший инструмент достижения коммуникативных целей и одновременно проявление общей культуры человека. Правила этикета используются с учетом особенностей конкретной ситуации общения.
Письменный деловой этикет (речевой этикет) – совокупность устойчивых языковых фраз, помогающих автору письма в любой ситуации оставаться вежливым и доброжелательным. К этикетным фразам в переписке относится вступительное обращение (“Уважаемый. ”), заключительная фраза (“С уважением. ”), фразы в тексте письма с выражением надежды на дальнейшее сотрудничество и др. Любое деловое письмо содержит в своей структуре элементы этикетного характера. Но кроме этикетных фраз, которые могут быть в любом письме, существует особая разновидность писем, которые можно называть этикетными.
“Этикетные письма” – понятие собирательное, оно включает в себя несколько разновидностей писем, составляемых не в производственных ситуациях, а в ситуациях, когда нужно проявить внимание, продемонстрировать участие, выразить благодарность и др.
К числу этикетных писем относятся письма-благодарности, письма-поздравления, письма-извинения, письма-соболезнования, письма-приглашения.
В целом этикетные письма составляются так же, как и деловые (служебные). Как правило, этикетные письма составляются на бланке письма, подписываются руководителем организации или иным должностным лицом, если это право ему предоставлено. В отдельных случаях для написания этикетных писем могут использоваться специальные бланки, например для составления благодарственных писем (особенно если эти письма являются формой поощрения), для составления писем-поздравлений или приглашений.
Если этикетное письмо составляется на бланке письма, используются те же реквизиты, что и в любом другом деловом письме: адресат, дата письма, регистрационный номер, подпись, отметка об исполнителе.
Этикетные письма всегда содержат вступительное обращение к адресату:
Если письмо обращено к коллективу организации или определенной группе лиц, обращение может быть следующим:
При обращении к VIP-персонам (V.I.Р. – very important person) используется обращение “Глубокоуважаемый. ”. Особо важной персоной считается не только высокое должностное лицо (член правительства, губернатор, мэр), но и заслуженный деятель науки, искусства, известный общественный деятель, депутат, руководитель организации.
В том случае, если вы обидели человека или чем-то оскорбили его, даже непроизвольно.
Искренним и откровенным. Оно должно содержать только истину. Какие-либо оговорки, увертки, объяснения причин и обстоятельств здесь не уместны.
Искреннее признание своей вины лучше всего способствует вашему полному прощению и сохранению между вами в дальнейшем добрых отношений.
Если вас обвиняют несправедливо, постарайтесь без прикрас разъяснить ситуацию, что очень часто способствует выяснению недоразумений и восстановления истины. Оправдывая себя, будьте очень осторожны, если при этом страдают честь и достоинство другого человека. Если вы уверены в его действительной виновности, возможно лучше сначала выяснить отношения с ним, дав ему шанс самому принести извинения, восстановить тем самым истину и хоть как-то спасти свою репутацию.
За письмо следует браться только окончательно успокоившись, приведя в порядок нервы и рассудок. В ином случае вы не в состоянии будете выбрать верный тон и нужные слова, ваше письмо с извинениями не достигнет желаемой цели.
То же самое касается и несправедливого обвинения в ваш адрес. За письмо с объяснениями беритесь только тогда, когда утихнет обида.
Составление формальных писем - задача непростая, особенно когда приходится писать их на английском языке. Но есть способ сделать это быстро и просто - использовать готовые шаблоны фраз. В этой статье мы расскажем, как писать письмо-жалобу и письмо-извинение на английском языке и какие фразы для этого использовать. Мы также приложим образцы этих писем на английском, чтобы по ним вы смогли написать свое письмо.
Кстати, мы уже рассказывали о том, как писать другие виды формальных писем в статье « ». Советуем ознакомиться и с этой статьей. А еще не забудьте почитать наше руководство о том, .
Как следует из названия, письмо-жалобу на английском языке мы пишем, когда чем-то недовольны. Например, мы хотим обратить внимание руководства на некачественное обслуживание, некорректное поведение сотрудника или жалуемся на некачественный товар.
По сравнению с другими видами писем letter of complaint - самое эмоциональное письмо. Чаще всего оно окрашено негативными эмоциями: недовольством, раздражением, злостью. Тем не менее не следует во всех красках и ярких эпитетах описывать свое недовольство и уж точно не следует опускаться до грубостей и оскорблений. Letter of complaint относится к формальному виду писем, поэтому и тон должен сохраняться официальный. Согласитесь, вряд ли найдется человек, который захочет читать письмо, полное личных оскорблений, и после этого решать возникшую проблему.
Если цель вашей жалобы - обратить внимание на некоторые недостатки, то лучше сохранять нейтральный тон повествования. В случае же серьезных претензий следует придерживаться настойчивого, иногда даже требовательного тона. Давайте посмотрим, какие фразы мы будем использовать в таких письмах.
| Фраза | Перевод |
|---|---|
| Приветствие | |
| Dear Mr. Smith, | Уважаемый мистер Смит, |
| Dear Mrs./Ms. Smith, | Уважаемая миссис/мисс Смит, |
| Dear Sir/Madam, | Уважаемый(-ая) сэр/мадам, |
| Фраза | Перевод |
|---|---|
| Нейтральный тон | |
| I am writing in connection with... | Я пишу в связи с... |
| I am writing on account of... | Я пишу относительно... |
| I am writing on the subject of... | Я пишу по причине... |
| I am writing to complain about... | Я пишу, чтобы выразить недовольство... |
| I am writing to draw your attention to... | Я пишу, чтобы привлечь Ваше внимание к... |
| Настойчивый тон | |
| I am writing to express my strong dissatisfaction at... | Я пишу, чтобы выразить крайнее недовольство... |
| I feel I must complain about... | Я должен выразить свое недовольство... |
| I was appalled at... | Я был потрясен... / Меня привело в ужас... |
| I wish to bring to your attention to a problem which arose due to... | Я хотел бы привлечь Ваше внимание к проблеме, которая возникла из-за... |
| I wish to express my disgust at... | Я хотел бы выразить сильное возмущение... |
| I wish to express my unhappiness with... | Я хотел бы выразить свое недовольство... |
| Фраза | Перевод |
|---|---|
| Нейтральный тон | |
| I assume we can sort this matter out amicably. | Я предполагаю, что мы можем разрешить эту ситуацию мирным путем. |
| I hope the situation will improve. | Я надеюсь, что ситуация улучшится. |
| I hope you will deal with this matter as quickly as possible. | Я надеюсь, что Вы решите эту ситуацию как можно скорее. |
| I hope you will resolve this matter quickly. | Я надеюсь, что Вы быстро разрешите эту ситуацию. |
| I trust the matter will be resolved. | Я надеюсь, этот вопрос будет разрешен. |
| Настойчивый тон | |
| I demand... | Я требую... |
| I hope I will not be forced to take further action. | Я надеюсь, что мне не придется принимать дальнейшие меры. |
| I insist upon... | Я настаиваю на том, чтобы... |
| ...otherwise I will be forced to take the matter further. | ...иначе я буду вынужден принять дальнейшие меры. |
| ...or I shall be forced to take legal actions. | ...или я буду вынужден обратиться в суд. |
Если в приветственной части вы обращались к человеку по имени, например, Dear Mr. Smith, следует использовать фразу Yours sincerely. Если ваше письмо начиналось со слов Dear Sir/Madam, необходимо закончить его словами Yours faithfully.
Образец письма-жалобы на английском языке:
Образец письма-жалобы
Letter of apology (письмо-извинение) на английском языке мы пишем, когда в чем-то провинились. Причин для извинения может быть великое множество, начиная от опоздания на обед с другом и заканчивая задержками поставок для крупной компании.
Извинительные письма бывают двух видов: формальные и неформальные. Между ними есть существенная разница. Формальные письма мы пишем для извинения перед официальными организациями и учреждениями. В них необходимо придерживаться строгих правил: использовать деловой язык, вежливые обращения, полные формы слов. Неформальные письма могут содержать разговорные выражения, сокращенные формы слов и т. д., ведь такие письма адресованы друзьям и знакомым. Давайте посмотрим, какие фразы используются в таком письме.
| Фраза | Перевод |
|---|---|
| Формальное приветствие | |
| Dear Mr. Green, | Уважаемый мистер Грин, |
| Dear Mrs./Ms. Green, | Уважаемая миссис/мисс Грин, |
| Dear Sir/Madam, | Уважаемый(-ая) сэр/мадам, |
| Неформальное приветствие | |
| Dear John/Dad, | Дорогой Джон/папа, |
| Dear Mom/Kate, | Дорогая мама/Кейт, |
| Фраза | Перевод |
|---|---|
| Формальное извинение | |
| I am writing to apologize for... | Я пишу, чтобы извиниться за... |
| I cannot apologize enough for... | Я не могу подобрать нужные слова, чтобы принести свои извинения за... |
| I must apologize for... | Я должен извиниться за... |
| I must apologize profusely for... | Я приношу Вам свои искренние извинения за... |
| Please accept my sincerest apologies for... | Пожалуйста, примите мои искренние извинения за... |
| Неформальное извинение | |
| I can’t describe how sorry I am and how guilty I feel. | Я не могу описать, как мне жаль и каким виноватым я себя чувствую. |
| I hope you will understand when I say that... | Я надеюсь, ты поймешь, когда я скажу, что... |
| I owe you an apology for... | Я должен извиниться перед тобой за... |
| I’m so sorry if I upset you in any way... | Прошу прощения, если я тебя чем-то обидел... |
| I’m sorry for... | Прошу прощения за... |
| What can I say, except that I ‘m sorry. | Что я могу сказать, кроме как «извини». |
| Фраза | Перевод |
|---|---|
| Формальное извинение | |
| I hope my apologies will be accepted. | Я надеюсь, что мои извинения будут приняты. |
| I hope you will accept my apologies. | Я надеюсь, что Вы примите мои извинения. |
| Once again, sincerest apologies for... | Еще раз прошу принять мои искренние извинения за... |
| Неформальное извинение | |
| I ask for your understanding in this matter. | Я прошу твоего понимания в этом деле. |
| I beg you to forgive me for... | Я умоляю простить меня за... |
| I can’t tell you how sorry I am. | Не могу выразить словами, как сильно я сожалею. |
| I hope you believe me when I say how sorry I am. | Надеюсь, ты поверишь, что я очень сожалею о случившемся. |
| There is no excuse for ... and I hope you’ll forgive me. | Нет никаких оправданий за... и я надеюсь, что ты меня простишь. |
| Фраза | Перевод |
|---|---|
| Формальное прощание | |
| Yours sincerely, (your full name) | |
| Yours faithfully, (your full name) | C уважением, (ваше имя и фамилия) |
| Неформальное прощание | |
| Yours, (your name) | Твой(-я), (ваше имя) |
| Love, (your name) | С любовью, (ваше имя) |
| Best wishes/regards, (your name) | С наилучшими пожеланиями, (ваше имя) |
Образец формального письма-извинения на английском языке.
В отличие от многих моих предыдущих «узкоспециализированных» статей, эта рассчитана на широкий круг читателей — мужчин и женщин (и не обязательно состоящих в отношениях), потому что речь пойдет об общечеловеческих ценностях, а именно – об извинении.
Неважно перед кем вам нужно , партнером по бизнесу или перед коллегами по работе, суть при этом не меняется, также как не меняются способы и подходы к самому процессу извинения.
Очень часто люди не умеют правильно просить прощения и поэтому не могут добиться тех преимуществ, которые обязательно следуют за правильно и изящно сделанным извинением. Давайте коротко рассмотрим:
Гордость . Многие считают, что попросить прощения, значит — унизить себя, поэтому вообще не считают нужным извиняться, даже если уверены в том, что были неправы. Обычно такие люди пытаются «уйти от ситуации» и оправдывают сами себя тем, что: «А почему я должна, ведь он (она, они) тоже был неправ! Вот пусть сначала он (она, они), а я уже потом, если посчитаю нужным» или «А может никто и не узнает о том, что я сделала? Зачем же я буду извиняться?». На самом деле за этими словами скрывается элементарная трусость, не гордость.
Стеснение . Некоторые стесняются извиняться и поэтому во время произнесения извинений бурчат себе под нос что-то похожее на: «Ну, вы это… извините, если что не так» или «Если я Вас обидела, извините» и т.д.
Мольба . Люди, считающие себя искренними и открытыми, обычно извиняются так – складывают брови «домиком», придают лицу несчастное выражение, а затем с придыханием и надрывом произносят, всхлипывая и прижимая руки к сердцу: «Ради Бога простите за всё, за всё!»
И хотя на самом деле ошибок значительно больше, думаю, что многие из вас узнали себя даже в этих трех примерах.
Как вы уже поняли, ни один из перечисленных вариантов не является правильным и так прощения просить нельзя, даже если вы убеждены, что во всех случаях извиняетесь искренне.
Секрет правильных извинений в том, что они должны быть искренними не только по вашему мнению и собственному ощущению, но они также должны быть ЗНАЧИМЫМИ для тех, перед кем вы извиняетесь.
Если вы знаете, как правильно извиниться, тогда вы:
Подумайте! Если вы сейчас испытываете чувство вины за произнесенные вами слова или совершенные поступки, что вы потеряете, если попросите прощения?
Если вы знаете, что были неправы, или подвели других людей, лучше забудьте о том, чтобы «сохранить лицо». Ведь знакомо чувство, когда отношения с теми, кому вы причинили вред или обидели, теряют открытость или не складываются, даже если вы пытаетесь делать все от себя зависящее, чтобы как-то оправдать или компенсировать последствия своих слов или неправильных действий.
В конечном счете, вы можете уйти в сторону, так и не принеся искренних и значимых извинений, можете перестать контактировать с обиженными вами людьми и постараться забыть о своем промахе, но всегда есть шанс, что «скелет выпадает из шкафа» когда-нибудь в будущем, причем, в самый неподходящий момент.
И, тем не менее, наверное, вас не заинтересовала бы эта статья, если бы в глубине души вы не признавали свои ошибки и свою вину. То есть, я хочу сказать, что если вы предпочитаете «красиво выйти из ситуации» вместо того, чтобы извиниться, можете дальше не читать, потому что статья рассчитана только на тех, кто искренне сожалеет о своих словах и поступках и хочет овладеть искусством «просить прощения».
Однако если сейчас вы чувствуете неловкость и не знаете с чего начать, не волнуйтесь! Просить прощения это навык, которому можно научиться, это благородный поступок и неотъемлемая часть умения общаться.
Помните о том, что искренние и значимые извинения помогают строить и поддерживать здоровые отношения. Правильная просьба о прощении действует разносторонне:
И еще, очень много других преимуществ …
Я вынуждена сказать, что последствия признания вами своей вины могут быть отрицательными . Особенно если о вашей ошибке станет известно только в момент признания вины. Все может закончиться тем, что вы будете наказаны, отношения будут испорчены и вам придется «заплатить» определенную цену в эмоциональном, духовном, умственном, физическом или материальном выражении. Не сомневаюсь, что вы, как разумные люди, понимаете и готовы к такому исходу.
Тем не менее, есть положительные стороны:
Может быть то, что сейчас будет написано, считается само собой разумеющимся, но я все же напишу о том, за что нужно обязательно просить прощения. Как ни странно далеко не все знают, какие их слова и действия могут заставить страдать других.
Вы должны принести извинения за любое из следующего (я не ранжирую по серьезности):
Также возможно и сочетание всего перечисленного.
Еще одна причина, по которой вы, возможно, причинили боль другим людям – «были не в себе» в последнее время. Даже не думайте использовать это в качестве оправдания, однако это может быть объяснением для вашей нечувствительности к другим людям. Когда вы чувствуете себя опустошенными, в состоянии горя, стресса, депрессии, ваша способность думать о других может значительно снизиться. Хотя это не освобождает вас от необходимости извиняться.
Вы можете чувствовать неловкость и робость, перед тем как соберетесь принести извинения. Это нормально. Так и должно быть. Если вы не переживаете такие эмоции, значит вы не готовы извиняться и не осознали свою вину и в таком случае ваша неискренность не останется незамеченной. Она будет «просачиваться» в ваше поведение, ваш голос, выбор слов и язык тела. Возможно, вы будете сознательно или бессознательно «переигрывать», что в итоге снизит значимость ваших извинений если и не сразу, то через некоторое время, когда разговор будет закончен и человек, перед которым вы извинялись «переварит» это событие.
При любых обстоятельствах нужно стараться просить прощения как можно скорее, но нельзя действовать импульсивно, поэтому вы должны обдумать следующее и составить план:
1. Попробуйте по-настоящему понять , в чем состоит ваша ошибка, как ее воспринимает «другая сторона». Возможно, вам придется провести глубокий анализ. Только поставив себя на место обиженного вами человека, вы сможете понять, как он переживает после того, что вы сделали.
2. Решите, когда вы собираетесь это сделать.
3. Решите, как вы будете извиняться:
В принципе любой вариант может быть приемлемым при различных условиях и обстоятельствах, поэтому давайте рассмотрим все более подробно. Я хочу, чтобы вы были максимально успешными в этом деле и насколько это возможно улучшили отношения, повысили свою репутацию и заслужили уважение.
Забудьте об этом! Единственный случай, когда вы можете использовать текстовое сообщение — если опаздываете на встречу! ВСЁ!!!
Этот вариант допустим, только если вы не знакомы с человеком лично. Например, произошло незначительное недоразумение с поставщиком или с коллегой, работающим в другом городе, которого вы знаете только по переписке через e-mail.
Да, письменное извинение — потенциально разумный способ. Я часто советую своим клиентам написать от руки письмо своему партнеру или супругу, особенно если вы предполагаете, что они вряд ли смогут дать вам возможность высказаться при личной встрече.
Написание письма также является хорошей идеей, если, например, вы хотите, принести публичные извинения группе людей.
Прежде чем начать писать, нужно тщательно продумать каждое слово и на это у вас уйдет не один день. После того как закончите писать письмо, перечитайте его несколько раз, и постарайтесь представить себе читателя в разных настроениях: гнев, грусть или счастье, и, соответственно, его реакцию. В вашем представлении она должны быть адекватной при любом настроении читателя. Если так не получается – вносите изменения в текст.
Перед тем, как отправлять (отдавать) письмо, еще раз прочтите его, чтобы устранить «белые пятна» и неточности, а также предотвратить неправильное понимание написанного вами настолько, насколько вы сможете.
Ниже я привожу пример письма с извинениями. Вы можете использовать этот образец только в качестве руководства и адаптировать его к вашим потребностям и стилю. Вы можете изменять род (он/она) и число (единственное/множественное) в зависимости от обстоятельств.
Пример достаточно универсальный и представляет собой очень приблизительный шаблон, цель которого – дать вам направление, но не более.
Очень важно, чтобы по письму было видно, что оно не скопировано откуда-то, а его писали именно вы!
Попробуйте найти разумное соотношение между демонстрацией того, что написанное – результат вашего труда и значимостью письма для человека, которому оно адресовано. Ни в коем случае не употребляйте слова и выражения, которые не характерны для вас.
Уважаемый/Дорогой/Любимый…
Я пишу, чтобы выразить мое глубокое сожаление и принести искренние извинения за мой [необдуманный/грубый/низкий/подлый/глупый] поступок
{И/ИЛИ}
за мои [действия/поведение/слова/игнорирование/ошибку/неспособность]
Я [поняла/глубоко осознала], что с моей стороны было очень неправильным [наброситься/нападать/спорить/игнорировать/ придираться/обвинять/оскорблять]
{И/ИЛИ}
Я понимаю, что мое [поведение/слова/высказывание/молчание/бездействие] было совершенно неуместным, непростительным и неуважительным.
Я могу только представить себе ту [боль/разочарование/смущение/ неловкость], которую вызвало
и ущерб, который я нанесла [нашим отношениям/Вашей репутации/ Вашим шансам/Вашему доверию ко мне (здесь главное не увлечься и не начать говорить о себе!)]
Я надеюсь, что вы дадите мне возможность принести свои извинения только уже [лично/в присутствии всех].
{И/ИЛИ}
Буду признательна за возможность исправить свою ошибку и убедить вас в том, насколько хорошо я понимаю, что на самом деле совершила.
Конечно, я осознаю, что, возможно, нанесла непоправимый урон и, возможно, больше не будет
{ИЛИ}
Я понимаю, что уже никогда не смогу
С [уважением/любовью], …
Этот вариант возможен, только если вы находитесь настолько далеко, что не можете принести извинения лично или письменно в разумные сроки.
Теперь я дам 10 советов, которые помогут вам изящно и значимо извиниться.
Запомните, что самым лучшим вариантом является принесение извинений «лицом-к-лицу».
1. Наберитесь мужества, напоминая себе о том, как вы «выжили» во время других «трудных разговоров» или в похожих ситуациях в прошлом.
2. Предлагая извинения лично, можете подкрепить их небольшим подарком, который придаст вашим словам больше значимости. Бутылка вина, цветы, билет на какое-то событие, коробка конфет и т.д. добавят энергии вашим извинениям.
3. Убедитесь в том, что вы выбрали правильное время для извинений. Человек должен иметь возможность слушать вас никуда не спеша и не отвлекаясь. Если он будет занят, вы не имеете права требовать его внимания. Ваши извинения – ваша проблема!
4. Потратьте время на то, чтобы донести до человека свое глубокое понимание совершенной ошибки. Чтобы у него не оставалось никаких сомнений в том, что вы полностью осознаете, что именно вы совершили, к каким последствиям это привело и каких эмоциональных переживаний ему стоило.
5. Возьмите на себя полную ответственность за свою роль в ситуации.
6. Просите прощения безоговорочно, сказав что-то вроде: «Теперь я [понимаю/вижу], что мои действия вызвали {то, что вы понимаете}, и я искренне сожалею об этом. Я знаю, что, [говоря/делая/и т.д.], {расскажите о ваших словах и действиях}, я [разрушила/нанесла ущерб/испортила] [вашу репутацию/наши отношения/ваше доверие, и т.д.]».
7. Спросите, что вы можете сделать, чтобы помочь вашему партнеру/супругу/коллеге/«другой стороне» исправить, компенсировать или смягчить последствия вашего поступка.
8. Как уже было сказано, вы можете подкрепить свои извинения небольшим подарком — билетами на концерт, конфетами, бутылкой вина и т.д. Здесь необходимо внести некоторые уточнения. Подарок это всего лишь символ, поэтому он не должен быть дорогим, чтобы не ставить человека в неловкое положение, да и само вручение подарка должно быть уместным. Подумайте, как это будет выглядеть. Возможно, и не стоит его вручать. Если вы решите вручить подарок, делайте это только после того, как закончите говорить все то, что собирались сказать.
9. Действительно пытайтесь искренне загладить свою вину и примите все необходимые меры к решению основной проблемы, которую вызвала ваша ошибка. Это наиболее важный момент, так как просто сказать «извините», без принятия реальных мер, со временем (очень быстро) снова вернет вам статус «виновника». Таким образом, ваши извинения не будут иметь положительных последствий ни для вас, ни для того человека у которого вы просите прощения.
10. После принесения искренних извинений, вам нужно быть готовыми спокойно принять реакцию на них. Это может выражаться в следующем:
Вот чего вы должны избегать любой ценой, когда извиняетесь «лицом-к-лицу»!
Я только сейчас решила уделить внимание этому вопросу, потому что основная направленность этой статьи – как и зачем просить прощения. Однако, некоторые люди чувствуют себя виноватыми буквально во всем и создается такое впечатление, что они готовы извиняться даже за то, за то, что живут на этом свете. Это всегда связано с низкой самооценкой.
Если находится «ниже плинтуса» и у вас есть склонность, извиниться за все, что угодно, пожалуйста, поработайте над своей самооценкой.
Кроме того, рассмотрите еще один вариант. Ваш партнер, супруг или коллега может быть склонен к совершению эмоционального насилия. Это не обязательно, но я хочу, чтобы вы учитывали возможность манипуляции, когда ситуация представляется так, чтобы вы чувствовали себя виноватыми и были вынуждены извиняться за то, чего на самом деле не совершали.
ОТ АВТОРА: Мои ответы в комментариях являются мнением частного лица, а не рекомендацией специалиста. Я пытаюсь ответить всем без исключения, но к сожалению физически не успеваю изучать длинные истории, анализировать их, задавать по ним вопросы и потом подробно отвечать, а также я не имею возможности сопровождать ваши ситуации, потому что для этого требуется огромное количество свободного времени, а у меня его очень мало.
В связи с этим, очень прошу вас задавать конкретные вопросы по теме статьи, не пытаться использовать комментарии для переписки или чата и не рассчитывать, что я буду консультировать в комментариях.
Конечно, вы можете проигнорировать мою просьбу (что многие и делают), но тогда будьте готовы к тому, что я проигнорирую вашу. Это не вопрос принципа, а исключительно времени и моих физических возможностей. Не обижайтесь.
Если Вы хотите получить квалифицированную помощь, пожалуйста, обращайтесь за консультацией, и я с полной отдачей посвящу Вам свое время и знания.
C уважением и надеждой на понимание, Фредерика
