Вы еще не составили график отпусков на 2019 год? Начните работу над документом вовремя, чтобы уложиться в срок. Узнайте о 4 новых правилах в 2019 году и скачайте пример заполнения.
В статье:
Скачайте полезный документ:
График отпусков - обязательный документ, который составляют ежегодно. В нем прописывают, как сотрудники компании будут отдыхать в следующем календарном году. Соблюдать документ обязаны и работники, и сам работодатель. Последнему нужно составить документ с четко прописанными датами.
Составление графика отпусков на 2019 год поручают кадровику. Можно взять за основу унифицированную форму № Т-7 , утвержденную постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года. Также вы можете разработать собственный бланк документа на 2019 год, утвердив его приказом. Документ заверяют подписью руководителя кадровой службы и передают на утверждение директору компании.
Внимание! ГИТ контролирует сроки утверждения документа на 2019 год и строго следит за их соблюдением. Крайняя дата - 17 декабря, в 2018 году это понедельник. Можно перестраховаться и утвердить документ 2019 на 14 декабря (пт) или на 15 декабря (сб). Учитывайте продолжительность рабочей недели в вашей организации.
Сведения, которые должны быть в документе:
2. Решите вопрос с предоставлением отпусков за прошлые годы
Теперь неиспользованные отпуска в любом случае сохраняются за работником и не сгорают независимо от того, как давно он получил на них право. Такое решение вынес Конституционный суд. С учетом количества накопленных дней отдыха у работника решите, стоит ли их включать в новый график отпусков.
Вносите в шаблон документа на 2019 год всех штатных сотрудников, в том числе внешних и внутренних совместителей. Вы можете не отражать в общем списке декретниц, которые в следующем календарном году не планируют возвращаться к работе. Но тех, у кого декрет в следующем году заканчивается, вносите сразу.
Новичкам, устроившимся в компанию после утверждения документа, отпуск за первый год предоставляется по заявлениям, а не по графику.
Проверьте, есть ли в коллективе есть льготники. Они имеют право на отпуск в любое удобное время согласно нормам ТК.
|
Документ-основание |
Норма |
|
|
Работник, жена которого в отпуске по беременности и родам |
Копия листка нетрудоспособности по беременности и родам |
Часть 4 ст. 123 ТК |
|
Сотрудница перед отпуском по беременности и родам или сразу после него |
Листок нетрудоспособности по беременности и родам |
Статьи 122, 260 ТК |
|
Работники в возрасте до 18 лет |
Статьи 122, 267 ТК |
|
|
Работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев |
Свидетельство о рождении |
Статья 122 ТК |
|
Совместители |
Справка с основного места работы |
Статья 286 ТК |
|
Работники Крайнего Севера и приравненных территорий, если сопровождают ребенка, который поступает в образовательное учреждение в другой местности |
Свидетельство о рождении |
Статья 322 ТК |
Если компания большая, уполномочьте линейных руководителей составить предварительные проекты графиков по каждому отделу, а затем объедините их в сводный график отпусков в экселе (скачать типовой шаблон можно онлайн).
Внимание! С октября 2018 года вступила в силу , закрепляющая за работниками с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет право взять ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное время.
Учет мнения работников позволит избежать обид и конфликтов при составлении графика отпусков. Собрать пожелания подчиненных целесообразно поручить руководителям подразделений. Они учтут взаимозаменяемость сотрудников, сезонную нагрузку. Если организация маленькая, то собрать пожелания всех работников может кадровый работник.
Совет от редакции журнала «Кадровое дело»
Заранее обсудите с сотрудниками сроки ухода в отпуск или запросите сведения в письменной форме. Например, поручите начальникам отделов и рабочих групп составить предварительные графики, а затем сведите их в один документ. Что для этого нужно, читайте в статье:
Часто учесть желание всех работников просто нет возможности. В этом случае без изменений оставляем только пожелания льготных категорий. Остальным даем возможность самостоятельно договориться о времени отпуска.
Многие работники хотят пойти в отпуск именно летом. Чтобы это обеспечить, можно запланировать отпуска по частям. В этом случае работник будет указан в графике отпусков двумя строчками. При этом учтите:
Если договориться у работников не получается, то руководители подразделений могут запланировать им отпуск в тот период, когда это удобно для организации. Кстати, некоторые месяцы можно вообще сделать «закрытыми для отпусков». Работодатель вправе это сделать, если из-за особенностей производства отсутствие работника в этот период может плохо отразиться на нормальном ходе работы организации.
Предварительно составленные графики руководители подразделений передают в кадровую службу для проверки. Кадровик проверит, не начинается ли отпуск раньше, чем период, за который он предоставляется.
Рабочий год, за который предоставляется отпуск, с 10.06.2018 по 09.06.2019. Отпуск за этот период должен быть запланирован не ранее, чем с 11 июня 2019 года.
Конечно, это очень рано. Работник получит отпуск авансом, отработав всего 1 день в данном рабочем году. Но закон этого не запрещает. Хотя и допускать такие ситуации не нужно. Ведь если работник надумает увольняться сразу после отпуска, то произвести удержание за неотработанные дни отпуска будет сложно.
Проект - это оформленный, но еще не подписанный и не утвержденный документ. Оформить график отпусков можно по унифицированной форме Т-7, а можно разработать свою форму. Образец заполненного графика ниже.
Эксперты «Системы Кадры» разработали новый автоматизированный инструмент кадровика - . Он поможет спланировать отпуска с учетом праздничных дней и видеть, кого нужно в ближайшее время предупредить о начале отпуска.
График отпусков нужно согласовать с профсоюзом, но только если он есть в компании. Проект документа в профкоме обязаны рассмотреть в течение 5 рабочих дней. Не дождались мотивированного мнения - утверждаете без согласия.
Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления следующего календарного года. 17 декабря (в 2018 году это понедельник) - самый поздний срок утверждения графика.
Внимание! В законе не указано, каким способом нужно утверждать график отпусков. Руководитель делает это на свое усмотрение.
Эксперты советуют утвердить документ первым способом. Во-первых, в унифицированной форме Т-7 предусмотрен гриф утверждения лично руководителем. Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький - всего один год с момента окончания их действия, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.
Закон не требует ставить на графике печать организации. Документ предназначен только для внутреннего использования.
Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала. Но Роструд (письмо от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1) считает, что график отпусков является локальным актом организации, поэтому работодатель обязан знакомить с ним работников под подпись.
Экспертный ответ из «Системы Кадры»
Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков?
Рассказывает Нина Ковязина, заместитель директора департамента Минздрава России
Однозначный ответ на этот вопрос закон не содержит. В настоящее время по этому вопросу есть две противоположные позиции.
Позиция первая . Форма Т-7 не предусматривает графу для подписи работника. Кроме того, такой обязанности ТК РФ не устанавливает.
Позиция вторая. Есть мнение, что…
Редакция журнала «Кадровое дело» подготовила . Из нее вы узнаете, как на практике использовать график отпусков: включать макросы, переносить данные, применять функцию «Планировщик». Готовый документ согласуйте с профсоюзом (если есть) и утвердите в предусмотренном локальными нормами порядке.
Используйте «умный» документ в формате excel, чтобы уложиться в отведенные законом сроки и не допустить ошибок при работе над документом. К таблице прилагается готовый шаблон для распечатки - унифицированная форма №Т-7 со всеми необходимыми реквизитами. Составляя доумент, старайтесь учитывать пожелания сотрудников и соблюдайте права многодетных родителей и других льготников, которым ТК РФ разрешает брать отпуск в любое удобное время.
Уже за две недели до начала нового года график отпусков должен быть не только составлен, но и утвержден. А его разработка начинается еще раньше, уже сейчас. Мы рассказываем о том, как составить и заполнить график отпусков, предлагаем скачать "умный график" в Excel, а также подробно разбираем все, что касается формы Т-7.
Читайте в нашей статье:
В то время как большинство из сотрудников занимаются подведением итогов за прошедший год, службы персонала отпусков для коллектива уже на новый период. Такая работа, как правило, должна начинаться задолго до даты, установленной в ТК РФ.
Уже за две недели до начала нового года график отпусков на 2019 год должен быть не только составлен, но и утвержден. А его разработка начинается еще раньше.
При планировании отдыха персонала стоит учесть множество факторов, чтобы рабочая сила была использована максимально эффективно и с минимальными рисками внутри трудовых споров.
Обращайте внимание на последовательность предоставления отдыха. Не стоит отправлять одновременно весь отдел, иначе работать будет попросту некому. Учитывайте также загруженность производства и сезонность, если она имеется.
Трудовое законодательство не обязывает компании советоваться с мнением персонала. Однако, если учитывать только производственные факторы, на выходе можно получить внутриколлективные противоречия и обиды. Поэтому важно принять во внимание интересы всех сторон и выбрать оптимальный вариант.
Это удобно, когда численность компании составляет сотни, а то и тысячи человек. Если же компания относится к малому бизнесу, такие действия нецелесообразны.
При наличии профсоюза, его одобрение тоже нужно получить, а реквизиты занести в шапку документа.
Далее идет табличная часть документа. Заполнение ее интуитивно понятно. Сотрудники группируются, как правило, по структурным подразделениям. Если отдых работника будет разделен на несколько частей, то и в таблице этот сотрудник будет упоминаться не один раз.
Подписывает график руководитель кадрового подразделения.
“Умный график отпусков” представляет собой таблицу Excel с несколькими вкладками. Он позволяет не только заполнить стандартную форму графика, но и оценить ближайшие отпуска, а также увидеть картину распределения отдыха по датам в виде схемы.
Так как унифицированная форма графика отпусков уже содержит реквизит “УТВЕРЖДАЮ”, достаточно будет просто подписать его у директора. При использовании локального бланка, в котором такой реквизит отсутствует, требуется составить приказ об утверждении.
Срок издания приказа зависит прежде всего от даты, до которой должны быть проведены все процедуры по его составлению и утверждению - две недели до начала нового года. В этом году крайняя дата его принятия 14 декабря 2018 года.
Распоряжение оформляется на бланке организации в свободной форме. В тексте документа должна содержаться не только дата утверждения графика, но также назначены ответственные за его исполнение. Сам график оформляется приложением к приказу.
В первую очередь, при наличии первичной профсоюзной ячейки, требуется согласование с ней. Профсоюз оценивает, прежде всего, учтены ли права сотрудников, для которых отдых предоставляется в те даты, когда им удобно (несовершеннолетние, одинокие родители с 2-мя и более детьми и др.). После получения одобрения, реквизиты письма или иного обосновывающего это документа, вносятся в шапку графика.
Одобрение руководителя предприятия может быть оформлено приказом либо подписью, в зависимости от используемой формы (см. выше).
Законодатель не определил ознакомление с новым графиком отпусков обязанностью для нанимателя. Кодекс содержит только норму, обязывающую работодателя за две недели до начала отдыха по плану уведомлять работника.
Однако, для избежания недоразумений, стоит либо предусмотреть дополнительную графу в табличной форме документа, либо разработать лист ознакомления с графиком отпусков. Какой из вариантов выбрать - остается на усмотрение компании.
Когда работник идет отдыхать по плану, писать заявление не требуется. Но оно может понадобиться в том случае, если сотрудник хочет уйти в отпуск не по графику.
Стоит отметить, что согласовывать отдых сотруднику нужно не менее чем за 3 дня до его начала, учитывая дату получения отпускных. Несоблюдение сроков выплат влечет за собой административную ответственность.
Статья 124 ТК РФ позволяет изменять даты запланированного отдыха. Для этого человеку необходимо написать заявление с просьбой о переносе и указанием конкретных дат нового отпуска. Изменения возможны и по инициативе работодателя (ч. 3. ст. 124 ТК РФ), но только с согласия работника.
В связи с производственной необходимостью работник может быть также отозван из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). При этом остаток дней отдыха переносятся на другие даты. Все эти изменения оформляются приказом по организации
Курс повышения квалификации "Документационное обеспечение работы с персоналом". Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом», за прохождение - удостоверение о повышении квалификации. Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов, сопровождаются готовыми шаблонами документов, которые можно скачать и оставить себе для работы.
В приказе о внесении изменений в новый график отпусков должны содержаться не только новые даты отдыха, но и причины его переноса. Также устанавливаются ответственные лица за его исполнение. С документом необходимо ознакомить не только ответственных лиц, им назначаемых, но и работника, чей отпуск переносится.
Как и все кадровые документы, график отпусков имеет свой срок хранения - один год. Отсчет этого срока начинается с того момента, как он перестал действовать. Так, план на 2019 год может быть уничтожен только 31.12.2020 года.
Так как график является обязательным документом в компании (ст. 123 ТК РФ), за его отсутствие предусмотрены штрафы, установленные ст. 5.27 КоАП РФ.
Градация размеров наказания зависит, в первую очередь, от виновного. Максимальное наказание предусмотрено для юридических лиц : от 30 до 50 тысяч рублей или приостановление деятельности до 90 суток. Для должностных лиц и ИП штраф: от одной до пяти тысяч. Для ИП также предусмотрена приостановка деятельности (до 90 суток).
График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2019 год необходимо было утвердить не позднее 17.12.2018.
Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.
При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.
С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.
Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:
| Что отразить в графике | Комментарий |
|---|---|
| Список сотрудников | В графике отражаются абсолютно все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор |
| Количество дней отпуска | Указывается то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать тот или иной работник. Лучше всего указать все дни отпуска, положенные сотруднику. Для этого просуммируйте дни (дни за год, на который составляется график отпусков, и неотгулянные дни за предыдущие годы) и дни , положенные работнику в соответствии с законодательством и/или на основании коллективного договора/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ). |
| Предполагаемая дата начала отпуска | Здесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется. Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ). |
| Возможность разделения отпуска на части | График можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на отпуск по частям. Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ) |
Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).
Если вы все-таки решили не разрабатывать собственную форму графика отпусков, то унифицированную форму графика отпусков можете скачать .
Приказ об утверждении графика отпусков отдельным документом оформлять необязательно. Ведь подпись руководителя организации/ИП, утверждающая график отпусков на очередной год, ставится на самом графике.
Правда, работодатель может издать, например, приказ, обязывающий руководителей подразделений собрать и представить данные об отпусках подчиняющихся им сотрудников для подготовки единого графика отпусков.
Данный приказ может быть оформлен следующим образом:
ООО «Солнечный зайчик» Приказ № 93 о составлении графика ежегодных отпусковг. Москва 19.11.2018
Для подготовки и утверждения графика отпусков на 2019 год
приказываю:
1. Руководителям подразделений не позднее 07.12.2018 представить в письменном виде начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. информацию для составления графика отпусков на 2019 год.
При подготовке информации необходимо учесть:
- пожелания работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время;
- пожелания работников относительно разделения ежегодного основного оплачиваемого отпуска на части, одна из которых в соответствии со ст. 125 ТК РФ должна составлять не менее 14 календарных дней;
- период отпуска совместителей по их основному месту работы.
2. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. подготовить график оплачиваемых отпусков и представить его на утверждение не позднее 12.12.2018.
3. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. довести настоящий Приказ до следующих лиц:
- главного бухгалтера Кустодиевой А.В.;
- начальника отдела продаж Егорова В.Т.;
- начальника отдела закупок Трунова Н.Н.
4. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела кадров Елизарову К.И.
Генеральный директор Солнышков В.С.
С Приказом ознакомлены:
Начальник отдела кадров______________К.И. Елизарова
Главный бухгалтер___________________ А.В. Кустодиева
Начальник отдела продаж_____________ В.Т. Егорова
Начальник отдела закупок_____________Н.Н. Трунов
Лица, ознакомленные с таким приказом, помимо своей подписи, должны указать и дату ознакомления.
График отпусков утверждается руководителем организации или ИП. Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).
После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22 , 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».
При подготовке графика отпусков вы можете воспользоваться нашим .
Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.
Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):
Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.
Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.
Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.
Хранить этот документ нужно год (п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558)
Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
Конкретный код отпуска в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или форма № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 ) указывается в зависимости от вида отпуска:
| Вид отпуска | Буквенный код | Числовой код |
|---|---|---|
| Ежегодный основной оплачиваемый отпуск | ОТ | 09 |
| Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск | ОД | 10 |
| Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с разрешения работодателя | ДО | 16 |
| Отпуск без сохранения зарплаты, который работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению в силу законодательства | ОЗ | 17 |
| Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты (например, предусмотренный коллективным договором) | ДБ | 18 |
| Отпуск по беременности и родам/отпуск в связи с усыновлением ребенка | Р | 14 |
| Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста | ОЖ | 15 |
| Оплачиваемый учебный отпуск | У | 11 |
| Неоплачиваемый учебный отпуск | УД | 13 |
В табеле учета рабочего времени ставится, либо буквенный, либо числовой код - оба кода указывать не нужно.
Образец отражения отпуска в табеле учета рабочего времени рассмотрим на примере.
Пример. Работнице Петровой Е.Ф. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 7 календарных дней с 8 апреля 2019 г. На странице 2 табеля учета рабочего времени по форме Т-12 за первую половину месяца* записи в отношении данной работницы будут выглядеть следующим образом:
| Номер по порядку | Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия) | Табельный номер | Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца | |||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | Итого отработано за I половину месяца | |||
| 4 | 5||||||||||||||||||
| 1 | Петрова Елена Федоровна, бухгалтер | 054 | Я | Я | Я | Я | Я | В | В | ОТ | ОТ | ОТ | ОТ | ОТ | ОТ | ОТ | Я | 6|
| 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 48|||||||||||||
Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:
За две недели до нового года утвердите график отпусков на 2018 год. В статье можно бесплатно скачать образец заполнения графика отпусков в Excel и подробные рекомендации.
Чтобы график отпусков образец заполнения 2018 скачать бесплатно в Excel, пройдите по ссылке
Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяют в графике. Его составляют на один календарный год. Руководитель утверждает график не позднее чем за две недели до начала календарного года (ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса РФ). График отпусков на 2018 год нужно утвердить не позднее 15 декабря 2017 года, поскольку 17 декабря — воскресенье.
Не составлять график или оформлять его более поздней датой рискованно. Трудинспекция вправе выписать штраф по статье 5.27 КоАП РФ:
На то, чтобы привлечь к ответственности виновных, у чиновников есть год — до 15 декабря 2018 года, так как нарушение не длящееся (постановление Президиума ВАС РФ от 3 июня 2014 г. № 1487/14).
График отпусков на 2018 год, можно составить по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 . Можно разработать и собственную форму графика. Отразите в ней все обязательные для первички реквизиты из статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
При составлении графика учитывают специфику деятельности компании и пожелания сотрудников на отпуск. Для этого у них запрашивают информацию о том, когда они планируют отдых в следующем календарном году. Сведения собирают по подразделениям компании. Их учитывают при составлении общего графика отпусков.
Ниже смотрите образец графика отпусков на 2018 год.
Если сотрудники со схожими обязанностями хотят взять отпуск в 2018 году в одно и то же время, ситуацию легко разрешить.
Если отпускать всех одновременно, нарушится нормальная работа компании. При этом право на отпуск в удобное для себя время имеют лишь определенные категории работников. Скажем, беременные женщины непосредственно перед декретом.
Сначала определите, кто из сотрудников имеет право на отпуск в любое время. Выясните у остальных работников, почему он хотят в отпуск именно в это время. Возможно, причина серьезная. В итоге останутся работники, которым хочется вывезти ребенка на каникулах на море или побыть на даче, пока тепло. Отпуск таких сотрудников можно отложить на другое время.
На будущее можно разработать четкие правила о том, кто имеет преимущественное право на отпуск в ситуации, когда сами сотрудники не могут договориться между собой. Выбранный порядок можно установить в приказе, Положении об отпусках или в другом внутреннем документе.
С согласия руководителя сотрудники часто идут отдыхать в отпуск не в то время, какое запланировали в графике отпусков. На этот случай в типовой форме № Т-7 есть специальные столбцы для новых дат отдыха.
Часто график отпусков составляют и на весь год забывают о нем. Тогда есть риск, что график с неактуальной информацией трудовые инспекторы посчитают нарушением трудового законодательства. А за это установлен штраф в сумме до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Чтобы избежать спора, безопаснее вносить в график все изменения. И даже если компания ведет его по своей форме, лучше оставить в ней столбцы для актуальных дат отдыха . Не только из-за возможных претензий, но и потому, что этот документ нужен самому работодателю. Он позволяет спланировать время работы. Кроме того, график с отметками о реальном отпуске может пригодиться в качестве дополнительного доказательства, если возникнет спор с работником о количестве отгулянных дней.
Если трудинспекторы все же обнаружили, что в графике отмечены не все переносы, можете привести в защиту компании такой аргумент. График отпусков обязателен как для работника, так и для компании. Утвердить его надо не позднее чем за две недели до начала нового календарного года (ст. 123 ТК РФ). Это все требования к графику, которые есть в Трудовом кодексе РФ. В нем нет условия о том, что работодатель обязан вносить в него изменения.
Как нас заверили в Роструде, инспекторы на проверке оценивают в совокупности все документы, связанные с переносом отпуска: заявление, приказ, график, личную карточку сотрудника. Поэтому если неактуальный график будет единственным неправильно составленным документом, то проверяющие ограничатся предписанием. И только при совокупности разных трудовых нарушений будет штраф.
Разберем четыре ситуации, в которых перед уходом в отпуск от работника нужно заявление.
С работников, которые отдыхают по графику, можно не брать заявления. Но лучше их собирать, чтобы не оформлять уведомления о начале отпуска. Для тех, кто отдыхает не по графику, заявление и так обязательно.
Просите работников приводить в заявлении весь период отпуска. Так сразу видна продолжительность отпуска и понятно, когда человека
ООО «Радуга»
(название организации)
О. Л. Соловьеву
(Ф.И.О. руководителя)
от старшего экономиста
(должность работника)
А.П. Семенова
(Ф.И.О. работника)
Прошу предоставить мне отпуск на период с «23 » мая 2018 г. по «20 » июня 2018 г.
«5 » мая 2018 г. Семенов (Семенов А. П.)
(дата) (подпись) (Ф.И.О.)
Согласовано:
«5 » мая 2018 г. Петров (Петров О. В.)
Сотрудник может присоединить к отпуску отгулы. К заявлению пусть приложит документы, которые подтверждают его право на дополнительные выходные .
Удобнее сделать отдельный шаблон для сотрудников, которые хотят присоединить к отпуску отгулы. Например, за дни сдачи крови или работу в выходные.
Генеральному директору
ООО «Радуга»
(название организации)
О. Л. Соловьеву
(Ф.И.О. руководителя)
от старшего экономиста
(должность работника)
Е.С. Титовой
(Ф.И.О. работника)
Заявление
Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск на период с «30 » мая 2018 г. по «27 » июня 2018 г.
Прошу присоединить к отпуску два дополнительных оплачиваемых дня отдыха (28 и 29 июня), положенные мне за дни сдачи крови
Основание:
справки по форме № 402/у от 10.11.2017 № 112615 и от 27.04.2018 № 34334, выданные Московской станцией переливания крови.
«11 » мая 2018 г. Титова (Титова Е. С.)
(дата) (подпись) (Ф.И.О.)
Согласовано:
«11 » мая 2018 г. Карпов (Карпов И. С.)
(дата) (подпись) (Ф.И.О. руководителя)
Беременные сотрудницы имеют право на отпуск . Или сразу после него. Когда отпуск по графику и успела ли она отработать в компании шесть месяцев, не важно.
Сотрудница должна приложить к заявлению копию справки о беременности. Иначе в отпуске вне графика можно отказать.
Генеральному директору
ООО «Радуга»
(название организации)
О. Л. Соловьеву
(Ф.И.О. руководителя)
от методиста
(должность работника)
Л.В. Зябликовой
(Ф.И.О. работника)
Заявление
Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск
перед отпуском по беременности и родам (после отпуска по беременности и родам)
(нужное подчеркнуть)
с «4 » июня 2018 г. по «2 » июля 2018 г.
Основание — статья 260 ТК РФ.
Приложение: копия медицинского заключения.
«18 » мая 2018 г. Зябликова (Зябликова Л. В.)
(дата) (подпись) (Ф.И.О.)
Согласовано:
«18 » мая 2018 г. Голиков (Голиков С. С.)
(дата) (подпись) (Ф.И.О. руководителя)
Сотрудник в любое время может попросить заменить деньгами дополнительный отпуск. То есть ту часть отдыха, которая превышает 28 календарных дней в году.
Обычные отпуск, который сотрудник не успел отгулять за прошлые годы, заменять деньгами опасно. За это могут оштрафовать на 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Генеральному директору
ООО «Радуга»
(название организации)
О. Л. Соловьеву
(Ф.И.О. руководителя)
от старшего эксперта
(должность работника)
П.А. Волкова
(Ф.И.О. работника)
Заявление
Прошу заменить денежной компенсацией часть отпуска, превышающую 28 календарных дней. Она составляет: три календарных дня.
«18 » мая 2018 г. Волков (Волков П. А.)
(дата) (подпись) (Ф.И.О.)
Согласовано:
«18 » мая 2018 г. Глебова (Глебова А. Ю.)
(дата) (подпись) (Ф.И.О. руководителя)
Статья поможет составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2018 год. В материале есть бланки и образцы графика отпусков на 2018 год, а также приказа на утверждение.
В статье:
Заполнить приказ Т-7 бесплатно онлайн вы можете в нашей программе . Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет и готовит первичные документы и отчетность в один клик. Возьмите доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.
График отпусков - это обязательный документ для всех работодателей. То есть неважно, юридическое вы лицо или предприниматель, если заключаете с сотрудниками трудовые договоры, значит, должны выполнять нормы трудового законодательства. Одна из которых - это право каждого работника на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней.
Возникает вопрос: обязателен график отпусков или нет? Да, обязателен. Но в тех фирмах и у тех ИП, где работают работники. Если работников нет, то и документ не обязателен.
График должен быть составлен в не позднее 18 декабря. Об этом Минтруд объявил в письме от 08.12.17 № 14-2/ООГ-9399.
Если не успели - ничего страшного, утвердите задним числом (не позднее 18 декабря 2017 года).
Документ никуда не сдается. Он остается в бухгалтерии. Утверждается приказом по организации. При этом сделать это нужно до 15 декабря.
Унифицированная форма № Т-7 графика утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В ней есть таблица для отражения в сталбцах ФИО работников и даты ухода в отпуск.
Скачать бесплатно график отпусков в формате excel вы можете по ссылке ниже, это официальный документ:
Прежде чем составить график на 2018 год, узнайте о пожеланиях своих работников - кто и в какое время хотел бы пойти в отпуск. Для этого подготовьте опросный лист, в котором будет указано: ФИО работника, его должность. И каждый из работников сам запишет туда предполагаемые даты начала и окончания отпуска, распишется. Напомним, что сотрудники вправе делить свой отпуск на несколько частей, при этом одна из них не должна быть меньше 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
Обратите внимание, что законодательством РФ предусмотрена категория работников, которым отпуск должен быть предоставлен в удобное для них время. К ним, например, относятся:
Попросите сотрудников заполнить опросный лист по отпускам. Далее с учетом льгот и преимуществ отдельных категорий работников, производственных задач компании и предпочтений работников, которые реально можно учесть, можно составлять сводный график отпусков. Теперь вы знаете, как составить документ. Перейдем к примерам и образцам.
Ниже представлен шаблон графика отпусков, который вы можете скачать и использовать в работе. Графически он выполнен в формате excel/
Заполнить можно на компьютере либо от руки. Далее его нужно утвердить приказом руководителя организации, приложив к приказу табличную форму.
График отпусков нужно утвердить приказом руководителя организации, приложив к приказу табличную форму. Причем сделать все это нужно не позднее чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ). Поэтому не позднее 17 декабря 2016 года утвердите график на следующий год.
С утвержденным графиком отпусков обязательно ознакомьте работников. Однако, как это сделать, в Трудовом кодексе не сказано. Поэтому порядок вы вправе установить по своему усмотрению (абз. 1-3 ст. 123 ТК РФ). Например, можете попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска. Или приложите к документу ознакомительный лист, в котором будет указана дата ознакомления и роспись.
Сотрудники вправе менять планы на отдых. Нарушения в этом нет, так как по согласованию с руководителем работник вправе менять даты отпуска (ст. 123 и 124 ТК РФ).
В случае, если работник не уходит в отпуск в запланированный срок, менять документ не нужно. В нем предусмотрены специальные графы для информации о перенесенных отпусках. Их заполняют вручную. В соответствующих графах указывают реквизиты документа, на основании которого отпуск был перенесен, и новую предполагаемую дату. Для переноса отпуска работнику нужно написать заявление в произвольной форме и указать в нем новую дату отпуска, а также причины его переноса.
Возможно, в течение 2018 года у вас появятся новые работники. Они вправе взять отпуск, отработав шесть месяцев (ст. 122 ТК РФ). При этом законодательство не обязывает в связи с этим менять и дополнять утвержденный и действующий график. Новому сотруднику достаточно написать заявление на отпуск, а работодателю - издать приказ. Таким образом, вносить в утвержденный график отпусков какие-либо изменения в отношении вновь принятого работника не нужно.
Вместе с тем для удобства, чтобы видеть, сколько всего дней отгулял новый сотрудник за год, были ли у него переносы и отзывы из отпуска, можно оформить к уже действующему графику приложение и внести в него сведения об отпусках новых работников.
Иногда уход работника в отпуск в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (ст. 124 ТК РФ). В этом случае на основании письменного согласия сотрудника и приказа руководителя можно перенести отпуск на следующий рабочий год. При этом в график можно внести дату, на которую переносится отпуск.
Сроки хранения документов установлены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Согласно Перечню график хранят один год. При этом исчисление сроков производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства. Тогда, к примеру, график на 2017 год, утвержденный в декабре 2016 года, заканчивает свое действие 31 декабря 2017 года. Значит, хранить его нужно весь 2018 год.
