Есть журналы и книги учета, которые вести в кадровой службе необходимо – например, журнал регистрации медосмотра работников, журнал регистрации инструктажей по охране труда . Существуют журналы, которые вести необязательно, но целесообразно, например, журнал учета справок, журнал регистрации приказов.
Законодательством не установлена обязанность компаний в обязательном порядке вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Однако данный журнал можно вести для удобства и упорядочивания хранения информации о подписанных с работниками документах, особенно в больших компаниях с наличием большого количества работников, в случае частой смены персонала, большой «текучки» .
Если в организации трудятся работники по срочному трудовому договору, то вести журнал учета трудовых договоров очень удобно. Согласно Трудовому кодексу, о прекращении срочного трудового договора организация должна предупредить работника в письменной форме не менее чем за три календарных дня. Если момент, когда срочный договор необходимо расторгнуть, будет упущен, то есть работник будет продолжать работу, условие о срочном характере трудового договора утратит силу. Трудовой договор будет считаться заключенным на неопределенный срок. Поэтому работодателю необходимо внимательно следить за сроками расторжения срочных трудовых договоров, что удобно делать, упорядочив информацию с помощью журнала.
Журнал учета окончания срочных трудовых договоров и журнал учета трудовых договоров можно вести отдельно, разработав для этих целей две отдельные формы.
Не имея опыта ведения журнала регистрации трудовых договоров, сложно самостоятельно разработать оптимально удобную форму. Давайте попробуем разобраться, какую информацию стоит отображать в журнале.
Форма журнала учета трудовых договоров не утверждена и не имеет унифицированной формы, поэтому компания может составить его в любом удобном виде, разработав собственную форму для отражения всей необходимой информации.
Обычно журнал регистрации трудовых договоров составляют в форме таблицы со следующими колонками:
Вести журнал можно и в электронном, и в бумажном виде – компания вправе выбрать удобный способ самостоятельно. В данном случае следует ориентироваться на цели, которые должен выполнять журнал. Если журнал должен служить не только для упорядочения информации о подписанных документах, а будет выполнять функцию подтверждения получения сотрудниками компании на руки своих экземпляров трудовых договоров или дополнительных соглашений, целесообразно включить в него графу для проставления сотрудниками подписей и вести журнал в бумажном виде. Если отражать данную информацию в журнале не планируется (это остается на усмотрение работодателя), компания может вести его в электронном виде.
В случае, если журнал оформляется в бумажном виде, необходимо должным образом оформить обложку к нему, на которой целесообразно отразить следующую информацию: название организации, название документа, дату начала ведения журнала, дату внесения последней записи.
Кадровой службе следует вести учет заключенных трудовых договоров. Это не обязательное требование трудового законодательства, однако, журнал учета трудовых договоров, может значительно облегчить кадровую работу. При этой целесообразно вести отдельные журналы регистрации трудовых договоров для иностранных работников или для совместителей. О том, как производить регистрацию трудовых договоров и порядке оформления учетных документов, читайте в статье.
Трудовой договор является обязательным документом, который надо оформить при приеме на работу нового сотрудника . В этом документе описываются все основные положения, на которых строятся трудовые отношения между работником и организацией.
Обращаем внимание! Заключение трудового договора – это не право, а обязанность работодателя. За неоформление документа устанавливается административная ответственность.
Так, частью 4 статьи 5.27 КоАП РФ за это правонарушение предусмотрены следующие штрафы. Должностное лицо, которое виновно в незаключении документа может быть оштрафовано на сумму от 10 000 до 20 000 рулей . Для организации размер штрафа составит уже от 50 000 до 100 000 рублей.
Отметим, что письменный трудовой договор надо заключить независимо от того, какой вид трудовых отношений будет иметь место. Так, трудовой договор заключается при оформлении трудовых отношений:
Иными словами, если между сторонами имеют место трудовые отношения заключить соглашение надо в обязательном порядке.
Отметим, что в отдельных случаях между сторонами заключается гражданско-правовой договор. В этом случае трудовые отношения между сторонами будут отсутствовать. Но надо четко понимать, какие именно отношения фактически имею место между сторонами. Дело в том, что действующее законодательство предусматривает специальную административную ответственность за оформление гражданско-правового договора вместо трудового.
Это правонарушение также грозит должностному лицу штрафом в размере от 10 000 до 20 000 рулей . Организация может быть оштрафована на сумму от 50 000 до 100 000 рублей . Поэтому следует внимательно относиться к оформлению отношений с лицом, которое будет выполнять определенную работу.
Между тем, если все же фактически имеют место гражданско-правовые отношения и заключен соответствующий договор, например, подряда или выполнения услуг, зарегистрировать его надо в отдельном специальном журнале. Для этих видов соглашений журнал регистрации трудовых договоров (образец приведен ниже) не подойдет. Для них используйте специальный журнал.
Отметим, что регистрация ГПД в журнале регистрации трудовых договоров будет одним из подтверждений того, что между сторонами фактически имеют место трудовые отношения. Поэтому настоятельно рекомендуем использовать для данного вида документов специальную форму.
Трудовой договор содержит специальные обязательные и дополнительные условия, оговоренные сторонами при приеме на работу. Между тем в процессе трудовой деятельности эти условия могут претерпевать изменения. Например, может быть оформлен перевод сотрудника на другую должность. Или же в организации может быть произведено повышение окладов.
Любое изменение условий договор потребует заключения дополнительного соглашения. В этом соглашении надо отразить те условия, которые будут изменены. Соглашение также составляется в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой остается на хранение в организации.
В том случае, если компания ведет специальный журнал по учету соглашений, в нем следует предусмотреть отдельную графу, где будет отражаться информация о дополнительных соглашениях. Это поможет структурировать данные и эффективно использовать рабочее время.
Скачайте документы по теме:
У работодателя нет прямой обязанности вести журнал регистрации трудовых договоров. Между тем такой журнал на практике ведут практически все кадровые службы организаций. Это облегчает кадровую работу и поиск информации о конкретном договоре. Кроме того, документу присваивается свой номер, который также отражается в журнале регистрации.
Отметим, что многие работодатели ведут также специальный журнал регистрации приемов на работу. Такая форма также очень удобна в практической работе, поскольку позволяет быстро определить дату приема на работу сотрудника и другую информацию. В том случае, если заключается срочный трудовой договор, в таком журнале также отражается дата его окончания.
Верховный Суд РФ указал, что местом работы следует считать расположенную в определенной местности организацию, ее представительство, филиал , иное обособленное структурное подразделение
Кадровику важно знать дату окончания срочного трудового договора. Объясняется это тем, что работодатель в обязательном порядке должен письменно предупредить работника за три календарных дня о том, что он вскоре будет уволен. Это правило установлено частью 1 статьи 79 ТК РФ .
Исключение сделано только в отношении ситуаций, когда срочный трудовой договор заключается на время выполнения обязанностей отсутствующего работника. В таком случае трудовые отношения прекращаются в день выхода на работу основного сотрудника.
В этой связи, для того, чтобы исполнить требования трудового законодательства, кадровик должен отслеживать даты окончания срочных отношений. И в этом ему поможет специальный журнал, в котором будет указана дата приема на работу и дата окончания договора (для срочных отношений).
Итак, работодатель самостоятельно определяет будет ли он вести специальный журнал регистрации трудовых договоров или нет. Ведение таких журналов носит рекомендательный характер, а не обязательный.
Обращаем внимание, что унифицированной формы такого журнала нет. Поэтому каждая организация может разработать такой документ с учетом практической необходимости.
Рекомендуем также помимо журнала, в котором будут регистрироваться непосредственно трудовые договоры вести отдельную регистрационную форму для учета договоров о материальной ответственности работников. Напомним, что для того, чтобы возложить на работника полную материальную ответственность с ним должен быть заключен отдельный договор.
И для того, чтобы вести надлежащий учет таких договоров и понадобится специальная форма. В практической работе предлагаем воспользоваться разработанным нами документом.
Как мы уже отменили журнал учета трудовых договоров (образец приведен ниже) носит рекомендательный характер. Работодатель на свое усмотрение принимает решение о необходимости ведения такого документа. Между тем, если такой журнал ведется в организации, необходимо соблюдать срок его хранения.
Такой срок установлен пунктом 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 .
На предприятии любой документ обязательно должен быть зарегистрирован, то есть внесен в специальную книгу учета. При этом учитываются все данные, в том числе его создание и принятие.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Это касается и трудовых договоров, которые заключаются между работником и работодателем, ведь хранение и учет таких важных документов обязателен для каждой организации.
Важно понимать, что ведение такого журнала совсем не пустая трата времени, а необходимость:
Некоторые ведут несколько таких учетных книг, например, отдельно для и для .
Обязанность ведения журнала регистрации трудовых договоров законом не установлена, однако общие правила документооборота устанавливают регистрацию всех документов, носящих справочный характер.
Кроме того, журнал учета упоминается в Перечне типовых управленческих документов:
К тому же, отсутствие такого документа может иметь для организации дополнительные проблемы с проверяющими органами.
Многие кадровые работники утверждают, что регистрация трудового договора в журнале гораздо удобнее, чем хранение всех этих документов под рукой.
С ним проще выдавать необходимые справки бывшим сотрудникам, и не нужно бояться проверок соответствующих органов.
К тому же, систематизация данных позволяет кадровикам вести постоянный учет работников.
Единая форма книги регистрации законом не установлена, поэтому это может быть обычная тетрадь.
Главное, ее обложка должна быть твердой, чтобы журнал мог храниться как можно дольше.
Наименование организации, название книги и дата начала ведения должны быть записаны на титульном листе. Также следует пронумеровать все страницы, а на первой странице указать правила ведения журнала.
Вторая страница журнала регистрации содержит данные о лицах, ответственных за него.
Удобнее вносить информацию в таблицу, так как лица, заполняющие журнал, могут меняться.
Следует указать:
Стандартный журнал регистрации трудовых договоров содержит 10 столбцов, но их количество может меняться.
Заполняют их следующим образом:
В книге можно сделать дополнительную графу, в которой будет ставиться подпись работника.
Она будет свидетельствовать о том, что работник получил свой экземпляр трудового договора на руки.
Несмотря на современные компьютерные технологии, бумажные журналы до сих пор имеют больше преимуществ, чем электронные.
Основное преимущество — удобство хранения.
Этот документ должен быть заверен руководителем предприятия, прошит, пронумерован. Кроме того, он должен обязательно содержать все необходимые подписи работников.
Для сотрудников, которые работают по контракту, нужно обязательно сделать дополнительную колонку.
Электронный журнал регистрации трудовых договоров считается самым удобным, но имеет и свои недостатки.
Например, в журнале такого формата невозможно поставить личную подпись. Именно поэтому, кадровики часто ведут два журнала, используя электронную версию как запасную.
Обычно ее ведут в MS Excel, что дает дополнительные возможности:
Существуют определенные правила, которые необходимо придерживаться во время ведения журнала учета трудовых договоров:
Книга регистрации трудовых договоров – это подтверждение наличия важных документов.
Согласно правилам, его обязан вести менеджер по персоналу или специалист кадрового отдела. Он же отвечает за правильное заполнение журнала и предоставление его в случае проверки.
Также под его ответственностью находятся и все оригиналы подписанных трудовых договоров.
Заводят этот документ согласно приказу руководства предприятия.
При этом приказ должен определять:
Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров:
Образец журнала регистрации трудовых договоров
Бланк документа можно скачать тут:
Форма номера может быть произвольной.
Удобнее всего регистрировать трудовые договоры с указанием порядкового номера за текущий день.
К примеру, нумерация 13/02-6 означает, что договор был составлен 13 февраля и был шестым в этот день.
Вносить изменения в документ нельзя, вне зависимости от формы журнала (электронная или бумажная).
Если кадровый работник допустил в журнале серьезную ошибку, нужно закрыть документ.
Для этого на последней странице следует указать причину закрытия журнала.
Кроме этого, следует доложить о проблеме руководителю организации. Открытие новой книги регистрации трудовых договоров оформляется приказом предприятия.
Что касается внесения дополнительных изменений, то они могут быть следующими:
Для оформления таких моментов можно завести для каждого работника страницу, которая будет содержать дополнительные соглашения.
В каждой организации, вся документация, которая заключаются в ходе рабочего процесса, должна быть зарегистрирована в специальной учетной тетради. В данной тетради необходимо зафиксировать все данные, касающиеся создания, принятия и срока действия дополнительных соглашений и договоров (включая договора аутсорсинга на предоставление персонала).
Данный учет касается такой документации, как трудовые договора (включая оформленные на несовершеннолетних сотрудников), дополнительные соглашения и приказы. Ведение такой тетради, не является обязанностью работодателя, но облегчает работу кадровика в отношении поиска доп информации и учета документации.
Одним из важнейших документов, хранящихся в этом журнале, является трудовой договор с главным бухгалтером. Образец 2018 года скачать бесплатно можно в статье по ссылке , равно как и ознакомиться с особенностями его оформления.
Польза от данной тетради, заключается в таких моментах, как:
- хранение документов (все важные данные содержатся в одном документе);
- быстрое решение конфликтов (сокращается время на дополнительный поиск необходимой информации);
- быстрое оформление дополнительной документации, на основе записей из учетной тетради.
В некоторых организациях, ведется несколько тетрадей, которые отвечают за разные виды учета, тем самым облегчая кадровую работу.
Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений
В законодательстве РФ отсутствует закон, который обязывает работодателей вести данную книгу, но существуют определенные правила содержания документов, в которых содержится информация о регистрации всей документации предприятия.
Поэтому, при отсутствии данного документа, могут возникнуть спорные ситуации с представителями проверяющих органов.
С помощью систематизации данных, кадровик ведет постоянный учет, тем самым облегчает себе работу, в отношении выдачи справок для сотрудников и поиска любой информации, которая касается документов.
Форма журнала регистрации трудовых договоров и доп соглашений
Журнал регистрации уведомлений к трудовым договорам, не имеет единой формы в законах РФ, поэтому может быть в бумажном или электронном виде.
Чаще всего, используется бумажная форма уведомлений, в виде плотной тетради. Твердая обложка позволяет продлить время хранения уведомлений и сохранить внешний облик.
На титульном листе тетради уведомлений, необходимо указать название компании и самой книги, а также дату, которая является началом ведения данного документа. На втором листе, нужно указать всю персональную информацию о лицах, которые ответственны за ведение журнала регистрации.
Лучше всего заполнять информацию в виде таблицы, так как ответственные за ведение этого документа могут меняться. В электронной форме уведомлений, также формируется таблица для заполнения.
Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров
Как правильно хранить книгу? Для правильного хранения бумажных книг, необходимо нумеровать и прошивать документ, чтобы не потерять часть информации, внесение которой производится в течение всего времени.
Важно помнить, что все доп. сведения, которые содержатся в этой книге, являются персональными данными, именно поэтому нужно учитывать все правила хранения. Согласно ФЗ №125, а именно ст. 22.1, срок хранения составляет 75 лет.
Журнал регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам — образец
Порядок и требования, по заполнению сведений из дополнительных соглашений в учетную книгу, не установлены в законах РФ. Поэтому, данные сведения, также, не являются обязательными для регистрации в отдельный документ. Но, ведение регистрационной книги очень полезно для работодателя и работника, например для того, чтобы отслеживать изменение определенных пунктов и страниц трудовых договоров.
Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров
Как правильно заполнить журнал регистрации трудовых договоров?
Для правильного заполнения существует определенный порядок, который включает в себя такую информацию, как:
- при большом количестве оформляемой документации, регистрационную книгу нужно вести ежегодно;
- при допущении ошибки в заполнении, штрафные санкции не предусмотрены для ответственного лица;
- хранение книги должно быть в течение 75 лет;
- при завершении ведения регистрационного журнала, нужно прошитый документ, зафиксировать пломбой и передать в архив;
- подписи руководителя, проставляются на задней обложке.
Приказ о назначении ответственного за ведение журнала регистрации трудовых договоров
Регистрационный журнал, является подтверждением наличия всей важной документации, которая оформляется в ходе рабочей деятельности. На основании общего порядка, ведение данной книги производится менеджером по персоналу, кадровым специалистом или бухгалтером, который отвечает за правильность оформления и предоставления при проверке.
Действие учетной книги, подтверждается приказом, который определяет порядок и правила, ответственное лицо и формат ведения.
При организации делопроизводства в организации необходимо осуществлять правильную сортировку документов, хранение в соответствии с установленными нормами и сроком. Для каждого типа документов установлена своя длительность сохранности документов. После заключения с сотрудником трудового договора необходимо внести соответствующие данные в журнал учета трудовых договоров.
При организации кадрового делопроизводства довольно часто возникает вопрос: «А нужно ли вообще вести журнал регистрации заключенных с работниками или можно обойтись и без него?».
По большому счету, раз ответственности за его отсутствие не предусмотрено, значит, он и не нужен? Однако этот документ будет полезен в организации, он позволит упорядочить имеющиеся документы и регистрировать все трудовые договора, дополнения к ним и вносимые изменения.
Ведение журнала не позволит потеряться документам, внесенная запись будет означать, что он составлялся и даже если договор будет уничтожен, запись в журнале все-таки останется. К тому же при решении споров с работниками в судебном порядке журнал может понадобиться и его может затребовать суд.
Также ведение журнала может пригодиться и при выдаче справки бывшему работнику при его последующем трудоустройстве. К тому же он может заменить большое количество документов, которые должны храниться в архиве. На крупных предприятиях с его помощью могут составляться различные статистические отчеты.
Данный документ ведет либо менеджер по персоналу организации, либо специалист кадрового отдела
Правило ведения и составления журнала
Так как единой и обязательной формы документа нет, то для этих целей можно применять покупную тетрадь, в которой уже подготовлены все необходимые графы для ведения учета трудовых договоров и от вас потребуется только вносить соответствующие записи. Помимо этого вы можете сформировать его и сами, на отдельных листах А4.
Для длительного хранения журнала обложку следует выбирать из плотных материалов, примерная плотность бумаги – 60 г/кв.м.
Титульный лист должен содержать полное наименование организации или реквизиты индивидуального предпринимателя, дата начала и окончания журнала, а также его название. В первую очередь необходимо пронумеровать страницы.
На второй странице следует указать ответственно за журнал лицо, сделать это можно отразив следующие графы:
- Порядковый номер записи об ответственном лице.
- Период ответственности.
- ФИО и должность ответственного работника.
- Основание, по которому данное лицо было назначено. Это может быть приказ о назначении ответственного лица, изданный руководителем или другой документ.
После этого производится оформление журнала, который может состоять примерно из 11 столбцов, обычно это следующие (перечислим слева на право):
- Порядковый номер в соответствии с хронологией регистрации трудовых договоров. Но это не номер договора, он будет указан далее.
- Дата, когда был заключен договор с работником.
- Номер самого договора или же дополнительного к нему соглашения.
- Инициалы сотрудника (фамилия, имя и отчество).
- Должность или профессия, в соответствии со штатным расписанием организации.
- Наименование структурного подразделения, где трудится сотрудник.
- Дата расторжения договора с работником.
- Характер работы, например, основное место работы или по совместительству.
- Далее идет информация о дополнительных соглашениях.
- Таблица может содержать также и подпись сотрудника.
- Примечание.
На последней странице необходимо сделать надпись о том, что данный журнал закрыт, опечатан, после чего сдан в архив. При этом необходимо обязательно указать дату сдачи, количество содержащихся страниц, а также номера договоров, указанных в первом столбце. Затем должна ставиться ФИО и должность ответственного лица, и указываться документ, который наделяет данное лицо быть ответственным (номер и дата документа).
Тематические материалы:Обновлено: 23.06.2019103583Если заметили ошибку, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter
