Материальные ценности - один из основных видов предприятия. За ними, как и за любыми другими ценностями, должен быть организован надлежащий контроль. Обеспечивается он в том числе тем, что все хозяйственные операции с материальными ценностями оформляются документально. Например, путем составления акта приема-передачи. Приведем пример формы акта приема-передачи материальных ценностей (образец простой) в нашей консультации.
Унифицированной формы акта приема-передачи материальных ценностей нет. Но даже если бы она существовала, организации были бы не обязаны использовать именно ее (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Поэтому форму акта приема-передачи организация может разработать самостоятельно. При этом важно помнить, что в любом первичном учетном документе должны быть обязательные реквизиты. К ним относятся (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):
В качестве основы для разработки акта приема-передачи материальных ценностей организация может использовать, к примеру, акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма № МХ-1) (Постановление Госкомстата от 09.08.1999 № 66). Эту форму организации нужно будет доработать с учетом своих потребностей и особенностей оформления. Разработанную форму акта, а также цели, для которых такая форма будет использоваться, необходимо закрепить в .
Приведем форму акта приема-передачи ТМЦ при смене материально-ответственного лица (МОЛ). Предположим, МОЛ увольняется. Соответственно, закрепленное за ним имущество необходимо передать другому лицу. Напомним, что при смене материально-ответственного лица проводится инвентаризация (п. 27 Приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н). В ней участвуют и «старый», и «новый» МОЛ. Акт инвентаризации составляют в 3-х экземплярах. Старый МОЛ расписывается в передаче ценностей, а новый - в их получении (п. 2.10 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).
Акт материальной ответственности (бланк) на возврат ценностей от «старого» МОЛ и на передачу их «новому» можно оформить напрямую между материально ответственными лицами. За основу для разработки такого акта можно взять, к примеру, унифицированную форму № ОП-18 (Постановление Госкомстата от 25.12.1998 № 132).
В то же время передача ТМЦ материально-ответственному лицу от одного к другому может быть оформлена через третье лицо - организацию-работодателя, которая принимает ценности от «старого» МОЛ и затем передает их «новому». В этом случае акт приема-передачи материальных ценностей при увольнении, составляется, как минимум, в двух экземплярах (для работодателя и работника) и будет подтверждать возврат всего переданного имущества и отсутствие имущественных претензий к увольняющемуся МОЛ со стороны работодателя. А затем уже оформляются 2 экземпляра акта на передачу ценностей уволившегося МОЛ от организации к новому материально ответственному лицу.
Расположенный ниже документ документально фиксирует факт передачи покупателю предусмотренного договором поставки товара. Форма соответствует утвержденному образцу акта приемки товара, утвержденному сторонами основного договора.
Данный документ может быть составлен в присутствии нотариуса. Участие нотариуса - добровольное пожелание сторон, не обязательное в соответствующим законодательством Российской Федерации.
Правила составления акта
Установленная договором денежная сумма подлежит к дополнительной выплате поставщику в соответствии с заранее установленными договором поставки условиями. В том числе следует к зачету выданный ранее аванс.
Товар принимается по количеству и ассортименту. Дальнейшие претензии могут быть предъявлены поставщику или организации-изготовителю поставленного оборудовании в течении сроков, указанных в договоре поставки. В случае, если в указанные сроки, претензии по качеству не будут предъявлены, то товар считается окончательно принятым покупателем.
Условия поставки основного договора могут быть изменены дополнительными соглашениями контрагентов, при этом положения подписанного соглашения не могут распространяться на уже поставленный товар, если в отдельных соглашениях не указано иное.
Акт подписан уполномоченными сторонами лицами, к которому приобщаются оригиналы подтверждающих такие полномочия документов. Экземпляры акт переданы представителям сторон для приобщения к документации по исполняемому договору и хранятся в соответствующих материалах.
Акт приемки товара
ОАО «Научно-исследовательский институт техногенных катастроф», далее "Покупатель", далее указанное как "ОАО "НИИТК", в лице действующего председателя правления А.Ю. Тимогеева, действующего на основании решения собрания акционеров Общества № 66961149-14 от 29 февраля 2014 года, и ООО «Монигторг-12», далее "Поставщик", в лице представителя по доверенности № ВДЛ/668449-33857 от 29 мая 2014 года В.Д. Ломазкина, действующего по поручению, совместно рассматриваемые здесь и далее как «Стороны», составили таковой акт приемки товара (далее - «Акт») о нижеследующем:
1. Заказанный товар Поставщиком по № 1854ПУ14 от 29 мая 2014 года поставлен Покупателю в полном объёме соответствующего качества.
2. Следует к дополнительной выплате Поставщику 859481,99 (восемьсот пятьдесят девять тысяч четыреста восемьдесят один рубль девяносто девять копеек). НДС не облагается (основание уведомление МИФНС РФ № 93 по г. Москве от 20 апреля 2007 года № 4503-0345-07/200952).
3. Стороны по договору № 1854ПУ14 от 29 мая 2014 года, декларируют, что претензий по исполнению данного письменного соглашения друг к другу не имеют.
4. Таковой акт приемки товара составлен в 2 (двух) экземплярах, один из которых находится у Поставщика, второй - у Покупателя.
ПОДПИСИ СТОРОН:
Поставщик: Покупатель:
ООО «Монигторг-12» ОАО «НИИТК»
представитель по доверенности председатель правления
№ ВДЛ/668449-33857 от 29 мая 2014 года Решение № 66961149-14 от 29 февраля 2014 года
В.Д. Ломазкин ________________ А.Е.Тимогеев
М.П. М.П.
Акт о приемке товаров (форма Торг-1) - это один из первичных документов, который применяется для учета поступления ТМЦ. Он оформляется при приемке товаров и подтверждает, что принятый товар проверили в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора.
Акт составляется членами приемной комиссии в количестве не менее трёх человек в момент приёмки ТМЦ. Состав приемной комиссии утверждается приказом руководителя организации.
Скачать бланк акта о приемке товаров в формате XLS , PDF
Попробуйте программу для магазинов Бизнес.Ру, которая позволит вам заполнять бланки в пару кликов. Автоматизировать бухгалтерскую и налоговую отчетность, всегда быть в курсе всех взаиморасчетов с сотрудниками, контролировать денежные потоки в компании, а личный календарь вовремя напомнит о важных событиях.
Скачать образец заполнения акта о приемке товаров в формате XLS , PDF
Товар принимается торговой организацией по сопроводительным документам – накладной, ТТН, счёту-фактуре и др. Подтверждает соответствие полученного товара этим документам штамп принимающей организации, поэтому, на первый взгляд, необходимости оформлять Акт о приёмке товара каждый раз нет.
Однако назначение сопровождающих документов, например, накладной Торг-12 – послужить списанию товара у грузоотправителя и постановке на учет у грузополучателя, а не подтвердить, что проверка по качеству, количеству, массе и комплектности проведена.
Поэтому составлять или не составлять Акт по форме Торг-1 решает каждый грузополучатель самостоятельно.
Акт приемки товара ТОРГ-1 обязательно оформляется в случаях:
Условно бланк Акта о приемке состоит из трёх частей: шапки (1 страница), таблицы (2 и 3 страницы) и заключительной части (4 страница).
В шапке должно быть отражено:
В таблице, на 2й странице перечисляются все поступившие ТМЦ и все имеющиеся на них данные по товаросопровождающим документам: наименование, код, категория, вес, количество и т.д.
Все поступающие в продажу товары должны быть сертифицированы, поэтому среди сопроводительных документов обязательно есть сертификат. В поле «Сертификат» вписывается его номер, наименование организации, его выдавшей, и срок действия.
На 3-й странице приёмщик товара указывает фактическое наличие товара по массе и количеству мест, и его стоимость. Если по массе и количеству обнаружены отклонения, в колонке «Отклонения» проставляются фактические цифры.
Внизу страниц делается запись о состоянии товара, тары, упаковки и причины недостачи, если они есть.
На 4-й странице записывается заключение принимающей комиссии: соответствует ли товар документам поставщика и что с ним делать дальше – оприходовать на склад или принимать меры, если найдены расхождения.
Если обнаружены расхождения, сотрудник, принимающий товар:
Об оформлении акта в сопроводительных документах к товару (товарная накладная, ТТН и др.) делается отметка: указывается номер акта и дата его составления.
Унифицированная форма ТОРГ-1 акта о приемке товаров — это один из первичных документов, который применяется для учета поступления материальных ценностей. Форма ТОРГ-1 была введена с января 1999 года. Она подтверждает отгрузку товаров поставщиком и их передачу покупателю согласно контракту.
До 2013 года предприятия пользовались унифицированными формами первичных документов из альбомов Госкомстата РФ. С введением в действие с января 2013 года ФЗ «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ) были внесены существенные изменения в правила составления первичных учетных документов.
Организации получили право самостоятельно разрабатывать некоторые формы первичных документов и утверждать их в своей учетной политике. Бланки из альбомов унифицированных форм больше не являются обязательными для использования в учете.
Это не значит, что предприятия больше не могут применять унифицированные формы, разработанные органами статистики. Формирование альбома собственных бланков первичной документации в соответствии с законодательством является правом, но не обязанностью организации.
Собственные документы должны иметь обязательные реквизиты, которые прописаны в ст. 9 действующего Закона № 402-ФЗ, к примеру:
В настоящее время допускается использование акта о приемке товаров по форме ТОРГ-1, которая была утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Скачать для акта о приемке товара образец формы ТОРГ-1 можно на нашем сайте.
Акт о приемке товаров ТОРГ-1 заполняется по факту приема материальных ценностей. При передаче товара проверяется его количество, полная комплектность, вес и качество. При возникновении разногласий по количеству и качеству стороны должны составить акт по форме ТОРГ-2 или ТОРГ-3 (для импортных товаров). Акт по форме ТОРГ-1 заполняется комиссией, которая назначается приказом руководителя предприятия, в день передачи ТМЦ. Акт о приемке товаров по форме ТОРГ-1 можно условно разделить на 4 основные части: шапка, табличные части на 2 страницах и итоговая (заключение комиссии).
Шапка оформляется стандартным для многих документов способом. В ней отражаются:
На 2-й странице перечисляется номенклатура поставляемых ТМЦ, их количество, цена и стоимость (по данным поставщика). В табличной части 3-й страницы принимающая сторона проставляет стоимость и фактическое наличие товара по массе и количеству мест. При количественных отклонениях от данных поставщика заполняется колонка «Отклонение». На 4-й странице комиссия фиксирует свое заключение о соответствии товара документам поставщика и выносится решение руководителя об оприходовании его на склад.
На нашем сайте вы можете скачать заполненный образец формы ТОРГ-1.
Форма документов о приемке ТМЦ, в том числе акта о приемке, должна соответствовать законодательным нормам во избежание споров с другими организациями и налоговыми органами. Например, в практике арбитражных судов известны случаи, когда налоговые инспекции отказывали предприятиям в возврате НДС из бюджета из-за неправильно составленных актов о приемке товаров.
При оформлении документации о приемке товаров следует руководствоваться несложными правилами, такими как:
Таким образом, акт о приемке товаров по форме ТОРГ-1 не только является основанием для принятия к учету ТМЦ и свидетельством выполнения поставщиком своих обязательств перед покупателем, но и служит оправдательным документом для налоговых органов при камеральных и выездных проверках.
В деловой практике встречаются обстоятельства, при которых у сторон сделки возникают разногласия по объему товара или по его качественным показателям. Например, в сопроводительных документах указано одно количество, а по факту оказалось совсем другое. В таких случаях оформляется акт разногласий при приемке товара.
В этот документ вносятся данные согласно реальному положению дел, а под ним должны стоять подписи членов создаваемой комиссии и представителя поставщика. Составлять его надо и по каждому поставщику, с которым возникли разногласия, и по каждой спорной партии товара. После оформления акт должен быть передан в бухгалтерию со всеми сопутствующими документами.
Примечательно, что для таких документов предусмотрена особые бланки, причем разные для товаров российского происхождения применяется одна форма - ТОРГ-2, составляемая в 4-х экземплярах, а для импотртных товаров - ТОРГ-3, составляемая в 5-и экземплярах.
Для акта разногласий при приемке товара образец бланка ТОРГ-2 можно скачать на нашем сайте.
Помимо этого бланка на нашем сайте доступна для скачивания и форма ТОРГ-3.
В некоторых особо сложных случаях, когда одной накладной от поставщика (ТОРГ-12) мало или поставляемые товары представляют особую ценность, составляется акт на доставку товара. В этом документе стороны подтверждают не только факт состоявшейся поставки, но и удостоверяют своими подписями надлежащее качество поставленных товаров.
Значимость акта подтверждается тем, что под ним ставят подписи первые лица или руководящие работники, специально уполномоченные для этой процедуры.
Для акта на доставку товара образец скачать можно на нашем сайте.
Вы также можете ознакомиться с правилами заполнения формы ТОРГ-12 в нашей статье
Компании заключают друг с другом разные типы договоров, предметом которых выступают материальные ценности, переходящие от одной стороны к другой.
Акт приёма и передачи – документ, который оформляют для решения нескольких задач : определение качества, ценовых и количественных показателей товара, когда одна из сторон получает его от второй.
Минимально необходимое количество экземпляров – два. Составление его обязательно, если товар передают без документов, либо если имеются расхождения по каким-либо данным. Тогда акт приёма-передачи товаров так же важен, как основной договор.
Наличие акта обязательно, когда материальные ценности передаются для ответственного хранения.
Акт приёма-передачи могут оформлять друг с другом физическое лицо и организация . При приобретении гражданином некачественного товара у каждого есть право потребовать компенсации, либо адекватной замены. Иногда нужно проведение экспертизы, чтобы проверить качество товара.
Стандартного и единого вида у документа не существует . Допускается составление актов в произвольных формах. Но есть реквизиты, присутствие которых обязательно в любой ситуации. Это касается:
Есть часть в виде таблицы, где пишут наименование поступившего товара. Кроме того, обязательно упоминание:
Отдельно ставят отметку о том, что ассортимент и качество товара соответствуют заявленным требованиям, что сроки не нарушены. Если обнаруживаются дефекты, их описывают подробно.
Стороны делают запись о том, что претензии к товарам полностью отсутствуют.
Записывают и то, сколько экземпляров документа создано. Обязательно указание личных данных лиц, которые ответственны как за саму передачу товара, так и за окончательное оформление акта.
Бесплатно скачать простой образец акта приёма-передачи товаров можно .
Специалисты рекомендуют использовать унифицированную форму, когда одна сторона передаёт документы второй. При наличии у руководства формы. Но это не обязательное условие. Согласно статье 252 НК РФ, не обязательно оформлять сделки тем или иным образом .
№ТОРГ-12 – унифицированная форма накладной, оформляемая при продаже товаров. Шаблоны актов по приёмке-передаче могут заменить такие формы документов только в том случае, если применение стандартного решения становится невозможным.
№402-ФЗ – Федеральный закон с перечислением реквизитов , наличие которых стало обязательным требованием. Вместе с тем, важно соблюдать требования именно по товарным накладным. Например, в рублях или валюте РФ передаются все цены вместе с итоговой стоимостью полученных одной стороной товаров.
Не возникает необходимости в пересчёте штучного товара при заполнении столбцов, где указаны показатели веса.
Допустимо проставление прочерка в соответствующей графе. Прочерки стоят в любых местах, которые остались незаполненными.
№МХ-1 – форма унифицированного типа , которой оформляют факт по ответственному хранению. Акт обязательно заполняет та сторона, что отдаёт свои вещи для хранения. А подпись ставят обе стороны, совместно.
Хранение может быть профессиональным, либо бытовым. У бытового часто бывает стихийный характер. Это значит, что такие сделки заранее не планируются. Этот способ используют для оформления товара, оставшегося на складе у продавцов, хотя покупатель уже выкупил вещь.
А вот профессиональное хранение означает, что принимающая сторона специализируется на подобных видах деятельности. Например, в такую группу предприятий входят хладокомбинаты , где размещают продукцию с небольшим сроком хранения.
Когда оформляется МХ-01, должны присутствовать сотрудники складских помещений.
Стороны заключают договор на хранение перед подписанием самого акта. В документе должны присутствовать следующие данные:
Первый показатель в некоторых ситуациях завышают. Это гарантирует отсутствие проблем при необходимости передать доптовары. Законодательство РФ вообще не даёт определения ответственному хранению как таковому.
Другая ситуация складывается, если было выявлено несоответствие между реальным и заявленным качеством, когда оформлялся акт.
У покупателей есть право на судебную претензию продавцам. Для таких ситуаций в договоре создают отдельные разделы.
Но иногда возникают такие ситуации с бракованным товаром, когда обеим сторонам известно о существующих недостатках. Составление акта возврата товара обязательно при возвращении некачественной, бракованной продукции .
Этот документ включает всю информацию, в том числе, специфические данные.
Это возможно, но не желательно. Ведь в акте не прописываются данные по форс-мажорным обстоятельствам , дополнительные условия по оплате и другая информация. Он нужен только затем, чтобы подтвердить выполненные обязательства по договору, который был заключен ранее.
Но зато сам акт можно заменить накладной. В ней так же присутствуют подписи обеих сторон, все необходимые реквизиты контрагентов.
При заключении сделок, связанных с передачей товаров, может присутствовать ещё одна заинтересованная сторона, третья. Тогда и экземпляров документа требуется три.
Роль участников тогда играют поставщик, заказчик, и собственник складского помещения.
Могут потребоваться дополнительные копии акта охранному предприятию, которое нанимали для сопровождения, фирме-перевозчику, и так далее.
При заключении комиссионных договоров одна из сторон выполняет поручения в интересах второго участника отношений. Тот, кто выполняет поручения, называется комиссионером. А сторона, чьи интересы преследуются – комитента.
Только после того, как товар принят полностью, акт подписывается всеми, кто принимал участие в процессе. Либо подписи ставятся, пока продукция сдаётся поэтапно. Например, пока сначала поставщик обращается к перевозчику, а потом перевозчик отдаёт всё покупателям.
Любая из сторон-участниц сделки может инициировать оформление акта. Главное, чтобы было не менее двух экземпляров. Или больше, в зависимости от того, сколько сторон участвует.
В число дополнительных реквизитов может входить информация о месте, где заполнялся первоначальный документ . Или условия, на которых товар принимался, передавался от одной стороны к другой.
Приёмо-сдаточный акт на товары необходим при совершении любых сделок.
Он нужен не только для того, чтобы подтвердить отсутствие по качеству привезённого товара, его количеству. Но и для подтверждения факта, что все правила были соблюдены при совершении сделки.
Благодаря акту потом легче будет предъявить претензии, если для них появятся основания. Наличие дополнительных реквизитов всегда означает, что проводится особенная процедура по приёму и передаче материальных ценностей.
Что такое акт приёма-передачи и заем он нужен? Подробная информация – в этом видео:
