Как производится выдача денежных средств в подотчет? По какой форме подавать заявку на выдачу денежных средств? По какой форме издавать приказ о выдаче денег? В какие сроки нужно уложиться? Какие изменения в этой части действуют с 2018 года? Давайте разберем актуальный порядок выдачи денежных средств подотчет.
Работодатели обязаны организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Вы можете найти такое требование в части 1 статьи 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам должен определить генеральный директор компании. Он может издать приказ со списком лиц, которые вправе получать денежные средства. Вот образец такого приказа, по которому может производиться выдача денежных средств под отчет:
В целях соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор (п.п. 5 и 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Следовательно, под отчет деньги можно выдать, в том числе, подрядчику. Они могут ему потребоваться, к примеру, для приобретения материалов для выполнения работ по гражданско-правовому договору. Такую сумму под отчет можно выдать ему, например, из кассы.
Еще совсем недавно для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен был обязательно передать в бухгалтерию или отдел кадров заявку на выдачу денежных средств подотчет. Образец такой заявки показывает, что в ней нужно было указывать необходимую сумму, а также пояснять, на какие цели она будет потрачена. Перед вами образец такого заявления о выдаче денежных средств подотчет:
Однако с 19 августа 2017 года ситуация изменилась. Поправки предусмотрены Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У. С указанной даты выдать сотруднику деньги под отчет можно без его заявления. Для выдачи денег достаточно приказа о выдаче денежных средств подотчет или другого распорядительного документа компании. Такие же правила выдаче денег под отчет продолжают действовать в 2018 году.
Итак, выдача денежных средств в подотчет в 2018 году возможна на основании приказа или другого распорядительного документа (пунктом 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У). При этом каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок выдачи денег нет. Перед вами приказ о выдаче денежных средств под отчет (образец):
Более того, нет никаких особый требований к тому, как оформлять приказ на выдачу подотчетных сумм. По нашему мнению, в приказе имеет смысл зафиксировать: Ф. И. О. работника, сумму, цели и сроки выдачи.
Заметим также, что можно издавать общий приказ на несколько сумм. Так, например, если выдача наличных денежных средств в подотчет необходима нескольким сотрудникам, то приказ может выглядеть так:
Какие сроки выдаче денежных средств подотчет? Когда сотрудникам нужно сдать работодателю отчет о потраченных денежных средствах? Ответ на этот вопрос нужно искать в приказе генерального директора. Ведь именно в нем обозначается такой срок.
Для выдачи денег работодателю нужно действовать так:
У инспекторов часто возникают претензии к операциям с подотчетными суммами. Чтобы снизить риск штрафа, стоит придерживаться трех правил:
Но есть другие нюансы, на которые следует обратить внимание.
Выдача подотчетных наличными. Заявление на подотчетные средства должны писать как обычные сотрудники, так и директор. Если заявления не будет, то есть риск назначения штрафа до 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).
С 1 июня 2014 года упростились правила составления заявления на выдачу денег под отчет. Теперь бухгалтер или сам подотчетник может записать сумму и срок, на который надо выдать деньги. Руководителю достаточно поставить в заявлении свою визу (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).
В шаблоне заявления на выдачу подотчетных сумм для работников можно добавить строчки для записи суммы и срока выдачи подотчетных средств. Для руководителя компании заявление также обязательно. Ведь с ним у компании действует такой же трудовой договор, как и с остальными работниками. Но бланк для него стоит составить с иными формулировками. В конце руководитель поставит подпись, которая является одновременно разрешающей. Тогда заявление не будет выглядеть так, будто директор разрешает выдать деньги сам себе.
Образец заявления на выдачу подотчетных сумм
Компания может разработать типовую форму заявления на перечисление денег под отчет на карту сотрудника с расчетного счета и включить в нее другие сведения, которые обязательны в заявлении на выдачу денег под отчет из кассы - срок, сумму и т. п.
Образец заявления о выдаче в подотчет (на карту)
Образец заявления на выдачу подотчетных сумм (на карту)
Если заявления не будет, налоговики могут посчитать, что компания выдала не подотчетные средства, а иные доходы. А с них надо удержать НДФЛ.
Для выдачи подотчетных сумм по безналу надо выполнить еще несколько условий:
В назначении платежа необходимо написать, что это подотчетные средства. Тогда не будет путаницы, какие суммы компания выдавала - под отчет, зарплату, дивиденды и т. п. Вместе с авансовым отчетом у сотрудника надо запросить документ, который подтвердит оплату картой. Например, чек терминала или выписку с карты. Эти документы удостоверят, что с перечисленных средств не надо удерживать НДФЛ.
Кроме того, при выдаче денег под отчет на карты Минфин рекомендует прописать в учетной политике порядок выдачи средств. Компания может это сделать в любое время.
В заявлении сотрудник должен написать, на какой срок он берет деньги. По умолчанию срок составляет три рабочих дня.
Новые подотчетные средства нельзя выдавать, если сотрудник не отчитался за суммы, полученные ранее (абз. 3 п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). При нарушении этого порядка не исключен штраф по статье 15.1 КоАП РФ.
Если работник уехал в командировку, получив перед отъездом наличными суточные, деньги на билеты и гостиницу, а позднее командировка была продлена, можно перевести на его карту дополнительную сумму. Таким образом, работник получит средства под отчет повторно. Поскольку деньги перечисляются по одной и той же командировке, отчитаться за них он должен будет в один день, а составить авансовый отчет нужно в течение трех дней с даты выхода на работу.
Требование о том, что перед выдачей денег под отчет надо отчитаться за предыдущий аванс, есть только в Указании ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Этот документ регулирует порядок расчетов наличными. Так как перечисление денег работнику на карту - это уже безналичные расчеты, требования данного указания здесь не применяются.
Компания вправе установить порядок расчетов и определить сроки, когда сотрудники должны отчитаться за суммы, перечисленные на карту. Этот порядок стоит прописать во внутреннем положении.
Наличные по заявлению могут получать штатные сотрудники и подрядчики. И в старом, и в новом порядке ведения кассовых операций предусмотрено, что деньги под отчет получают работники. В прежнем кассовом порядке не было этого термина. Поэтому надо было применять определение из других отраслей права, а именно из Трудового кодекса. Но в новом Указании есть четкая формулировка. Работник - это физическое лицо, с которым компания заключила трудовой договор или договор гражданско-правового характера (п. 5 Указания № 3210-У). А значит, наличные под отчет можно выдать и подрядчику. Например, для покупки материалов, которые необходимы для выполнения работ.
Опрошенные нами налоговики согласны с такой позицией. Поэтому претензий на проверках возникнуть не должно.
На что еще обратить внимание при работе с подотчетными суммами рассказывает лектор Школы финансового руководителя Эльвира Митюкова, управляющий партнер консалтинговой компании «Академия успешного бизнеса».
Если за счет денег, выданных под отчет, сотрудник от своего имени оплачивает оказанные ему услуги (например, во время служебной командировки), лимит расчетов не применяется. Если работник использует подотчетные суммы для расчетов по договорам, которые он заключает от имени организации по доверенности (или по уже заключенным договорам), надо соблюдать лимит расчетов наличными деньгами - 100 тыс. рублей по одной сделке. Такие выводы следуют из пункта 6 указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У.
Кстати, лимит действует, даже если контракт уже закончился. Например, истек срок аренды офиса, но за компанией числится долг. Погасить его наличными можно только в пределах 100 тыс. рублей.
Если сотрудники не могут подтвердить, на что потратили подотчетные, безопаснее удержать с сотрудников НДФЛ. На этом настаивают большинство налоговиков. По их мнению, первичные документы для подтверждения подотчетных денег обязательна. Это могут быть кассовые и товарные чеки, накладные, квитанции и т. д. Если работник потерял первичку и написал об этом объяснения, то такой вариант налоговиков не устроит. Доходы, как считают инспекторы, возникают, даже если сотрудник принес товары.
15 января 2016 года работнику выданы средства на закупку товаров. Срок представления отчета или возврата неиспользованных сумм, введенный приказом по организации, - два месяца.
Командировка, оплата топлива для служебного автомобиля, оплата проезда и гостиницы, представительские расходы - в этих и других случаях идет речь о выдаче подотчет. Что это такое?
Подотчет - подотчетная сумма, выданная сотруднику на командировку, оплату представительских затрат, закупку хозяйственных товаров, оплату ГСМ и других подобных расходов.
Как оформить выдачу денег, можно ли выдать средства подрядчику, как оформить перевод на личную карту работника и другие. Возникает масса вопросов.
Кроме того, Центробанк своим Указанием от 19.06.2017 № 4416-У внес изменения в порядок выдачи наличных под отчет. С 19 августа 2018 года можно выдавать подотчетные деньги без заявлений сотрудника. Вместо этого документа можно оформить распоряжение. А новые суммы под отчет сотрудники смогут получать еще до того, как отчитались за предыдущий аванс.
Подробнее обо всех изменениях и правилах работы читайте далее.
Лимит расчета наличными между юридическими лицами в 2018 году - 100 тыс. рублей по одному договору (п. 6 Указания № 3073-У). Но сделать покупки сотрудник может от своего имени - на расчеты между компанией и физлицом этот лимит не распространяется. Поэтому, если сотрудники каждый раз покупают товары от своего имени, то соблюдать лимит не надо, и компания не нарушает кассовый порядок.
В то же время если сотрудник заплатит контрагенту от имени компании, то лимит расчета надо соблюдать. За превышение предусмотрен штраф в 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Поэтому безопаснее предупредить работника или его непосредственного руководителя об ограничениях. А покупку, если есть возможность, разбить на несколько договоров в пределах лимита.
«Подотчетные суммы компания выдает либо через кассу, либо перечисляет на зарплатные карты сотрудников».
Раньше перед перечислением подотчета на карту сотрудник должен был написать заявление о выдаче подотчетных с указанием реквизитов счета личной карты. А к авансовому отчету - приложить документы, подтверждающие оплату картой. То есть оформить все в том же порядке, как если бы работник получил подотчет наличными.
Главбухи в проекте «Учет. Налоги. Право» «Бухгалтерская жалобная книга» предложили идею выдавать деньги подотчетным сотрудника без заявлений. Мы передали идею в Центробанк. Банкиры идею одобрили. Они разрабатывали изменения ровно два года. И вот, наконец, Центробанк представил проект поправок в Указание от 11.03.2014 № 3210-У. Указание ЦБ от 19.06.2017 № 4416-У с поправками вступило в силу 19 августа 2018 года.
Способ № 1. Компании могут отказаться от заявления на выдачу подотчет и сами разработать документ, который его заменит , - «распорядительный документ». Это может быть приказ, распоряжение руководителя или любая другая бумага.
В распоряжении, как и заявлении, надо записать сумму и срок, на который компания выдает подотчет. Расписаться в документе должен руководитель. Налоговики на местах подтверждают, что распоряжением о выдаче денег может служить приказ о направлении сотрудника в командировку.
Способ № 2. Компании по-прежнему могут брать у работников заявление на выдачу подотчет . В этом случае можно разработать типовой бланк заявления и записать в нем реквизиты карты, срок, суммы и т. п. А чтобы не возникло путаницы, какие суммы выдавала компания (зарплата, под отчет и др.), в назначении платежа надо написать, что это подотчетные.
Заявление на подотчет следует написать и директору, получающему средства. Ведь с ним у компании действует такой же трудовой договор, как и с остальными работниками. (ч. 6 ст. 11 ТК РФ). Чтобы заявление не выглядело так, как будто директор сам себе выдает деньги под отчет, составить заявление надо не на имя директора, а на имя компании, а вместо формулировки «Прошу выдать» записать «Необходимо выдать». В конце руководитель ставит подпись, которая является одновременно разрешающей.
Образцы заявлений смотрите ниже. Первый образец - для выдачи подотчета наличными, второе - для перечисления сумм на карту.
Образец заявления на выдачу подотчет наличными
Если заявление не оформить налоговики оштрафуют компанию за нарушение работы с наличными на 50 тыс. руб. (ст. 15.1.КоАП РФ).
Без заявления сотрудника о перечислении подотчетных на зарплатные карты, налоговики решат, что компания выдала не подотчетные, а иные доходы, с которых надо удержать НДФЛ. С таким заявлением у налоговиков не будет повода решить, что компания выдала сотруднику беспроцентный заем или материальную помощь.
Образец заявления на перечисление подотчет на карту
Если сотрудник покупает товары для компании за свой счет, а она потом компенсирует ему расходы, для этого также понадобится заявление сотрудника, но в нем не надо писать, что это подотчетные, так как сотрудник не получал от компании деньги и отчитываться ему не за что (см. образец ниже).
Образец заявления о возмещении служебных расходов
Выдача под отчет после отчетов за прошлые покупки . Еще одно изменение с 19 августа 2018 года упрощает работу организаций. Теперь можно выдать сотруднику новую сумму под отчет в любой момент. Раньше этого нельзя было сделать, пока работник не погасит предыдущий долг. За нарушение инспекторы штрафовали на сумму до 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).
Подотчетные подрядчикам . Компания вправе выдавать деньги под отчет как своим работникам, так и физикам, работающим по гражданско-правовому договору (п. 5, 63 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У).
За полученные подотчетные подрядчик отчитывается в течение трех рабочих дней, представив авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы. Если подрядчик не отчитается в указанный срок, будет начислена неустойка нарушения в размере 1 % от выданных средств.
Возврат неизрасходованных подотчетных . Вернуть неизрасходованные подотчетные сотрудник вправе вернуть любым ему удобным способом. Например, средства, перечисленные на карту, он вправе вернуть наличными в кассу. И наоборот, деньги, выданные из кассы - перечислить с личной карты на счет компании.
Чтобы банк не отказал в приеме наличных, в объявлении на взнос безопаснее не упоминать, что это возврат подотчетных, а написать, например, прочие поступления.
Передача подотчетных другим сотрудникам . В действующем порядке нет запрета на передачу подотчетных сумм одним работником другому. Но кассир выдает деньги конкретному работнику по его заявлению.
Кроме того, каждый работник отчитывается по тем суммам, которые получил он, а не кто-то другой. По этой причине безопаснее предупредить сотрудников, чтобы они не передавали подотчетные друг другу. Но компания вправе выдать подотчетные, например, на командировку, ответственному работнику.
Можно назначить одного сотрудника ответственным, если в командировку едут несколько специалистов. Ответственный сотрудник сам оплатит отель, билеты и другие расходы, а суточные раздаст другим командированным на основании ведомости. Составить ведомость можно в произвольной форме.
Авансовый отчет, если компания выдавала деньги . Оформлять авансовый отчет необходимо, когда компания заранее перечисляет сотруднику средства. Если работник тратил свои личные средства, а потом компания возмещает ему расходы, то авансовый отчет не требуется.
В этом случае достаточно взять у работника подтверждающие документы. Например, товарные и кассовые чеки. Также сотрудник должен написать заявление на возмещение расходов, а компания оформляет приказ о возмещении потраченных средств. Форма приказа и заявления произвольная.
Выдача денег при командировке за границу. Компания обязана учесть расходы и компенсировать работнику деньги, которые он потратил в поездке. Но сложность возникает, если работник ездил за рубеж. Компания выдает подотчетные в рублях, а сотрудник сам обменивает их на иностранную валюту. Если документы выставлены в евро, их надо пересчитать в рубли. Курс банка может быть разный.
Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое
В кассовых операциях немалое значение имеют авансовые отчеты. В случае неправильного заполнения документов налоговая может доначислить НДФЛ, а также штраф. Чтобы снизить риск пени, нужно соблюдать правила выдачи в подотчет средств: выдавать деньги на основе заявления и получать отчет в срок. Но есть иные нюансы оформления операций.
Выдача в подотчет денег под отчет может потребоваться с целью:
Такие операции регулируются указанием Банка России № 3210 «О порядке ведения кассовых операций».
Прежде чем принимать новое заявление, нужно проверить, не числится ли за сотрудником аналогичная задолженность. Если таковая имеется, то документ принимать нельзя. Сотрудник должен составить заявление на выдачу в подотчет (директору) в произвольной форме. В тексте должны быть указаны сумма и срок получения средств. Руководитель должен подписать заявление. Далее бухгалтер оформляет и подписывает расходный кассовый ордер (КО-2). На основании этого документа кассир, по предъявлению паспорта сотрудником, выдает ему наличные деньги. Ордер подписывается кассиром и получателем. Операция должна быть отображена в кассовой книге.
Заявление на выдачу денег в подотчет должен писать также и руководитель. С ним у компании заключен такой же договор, как и с остальными сотрудниками. Если заявление отсутствует, налоговые органы могут удержать дополнительные суммы НДФЛ.
Сотрудник должен отчитаться об использовании денег. Авансовый отчет должен быть предоставлен в течение 3 рабочих дней после возвращения из поездки, выхода на работу или истечения срока, на который предоставлялись деньги. Документ сдается бухгалтеру или руководителю. Принимающая сторона проверяет полное использование средств, наличие подтверждающих документов и правильность оформления отчета. Если ошибок нет, то документ подписывает руководитель, после чего деньги списываются. Вот как осуществляется выдача средств в подотчет. О том, как писать заявление, читайте ниже.
Директору ООО «(наименование)» Ф. И. О.
от водителя Ф. И. О.
Баланс расчетов по ранее выданным суммам:
задолженность сотрудника по ранее выданным суммам в подотчет отсутствует.
Бухгалтер ____________ Ф.И.О.
Директор _____________ Ф.И.О.
Если потрачено меньше средств, чем было выдано, то остаток возвращается в кассу, и на него оформляется приходный ордер. В обратной ситуации сумму перерасхода организация должна вернуть сотруднику на реквизиты, указанные в отчете. Эта операция, как и выдача в подотчет, оформляется расходным ордером.
Если средства не возвращены в кассу, то они должны быть удержаны из зарплаты (ст. 137 ТК РФ). Сотрудник должен дать на эту операцию письменное согласие. В противном случае взыскание будет осуществляться через суд. Сумма удержания за месяц не может превышать 20 % зарплаты сотрудника.
Если учетной политикой предусмотрена выдача подотчетных средств путем перечисления их на карту, необходимо, чтобы у предприятия был заключен соответствующий договор с банком.
Если заявление на выдачу в подотчет не содержит даты возврата средств, то считается, что деньги выданы на один день. В случае нарушения сроков сдачи отчетности на потраченную сумму начисляется НДФЛ. С целью регулирования сроков предоставления документов можно составить приказ на выдачу в подотчет. Образец:
Приказ № 1
об утверждении сроков выдачи сумм в подотчет
В целях контроля расходов подотчетных сумм устанавливаю такие правила:
1. Сотрудники, получившие средства, должны представить отчет об их использовании:
2. Средства должны расходоваться только по назначению.
3. На хозяйственные расходы и на покупку товаров деньги могут выдаваться в пределах 100 тыс. руб.
4. Ответственность за выполнение приказа возлагается на главного бухгалтера.
Директор ______________ Ф.И.О.
Для удобства и лучшего восприятия материал данного блока мы решили поместить в таблицу.
Средства должны быть потрачены целенаправленно. Каждый расход должен быть подтвержден чеками. Также должно быть оформлено командировочное удостоверение, транспортные документы. Если дойдет до суда, важно, чтобы первичная документация была оформлена правильно. Тогда суд примет сторону компании. Рассмотрим детальнее реквизиты документов.
Если в нем отсутствует полное наименование покупки или плохо пропечатаны реквизиты, то он принимается к учету, только если дополнительно предоставляется товарный чек. Товар должен быть куплен в рабочее время. За переработку полагается доначисление зарплаты. Кассовый чек подтверждает факт передачи средств. Чтобы включить расходы в целях налогообложения, нужны другие документы с такими реквизитами: Ф. И. О. должностных лиц, их подписи.
В нем часто отсутствует печать или номер. Хотя эти реквизиты не являются обязательными для заполнения, налоговики могут не принять документ. Хуже обстоят дела, если даты на кассовом и товарном чеках не совпадают. Такие расходы можно будет отстоять только через суд.
В ТТН обязательно должны быть указаны грузополучатель, адреса погрузки и выгрузки, номер путевого листа, марка и номера автомобилей. Без них документ не принимается к учету. В товарной накладной часто отсутствуют должность лица, подписавшего документ, печать грузополучателя, дата. Эти реквизиты считается обязательными для заполнения.
Работник может просить перевести подотчетные средства на банковскую карту. Данная операция не противоречит законодательству. Но в таком случае нужно:
О внесении изменений в учетную политику на 2016 год
Дополнить учетную политику разделом 6:
6. Порядок расчетов с подотчетными лицами.
6.1 Компания выдает сотрудникам средства на командировочные или хозяйственные нужды наличными либо перечисляет их на зарплатную карту.
6.2. Способ выдачи средств регулирует директор в каждом конкретном случае.
6.3. Сотрудник предоставляет в бухгалтерию документы, подтверждающие расходы. В независимости от способа получения, остаток возвращается наличными в кассу.
В день выдачи средств оформляется РКО. В БУ делается проводка: ДТ71 КТ50 (51).
Если сотрудник после командировки часть средств возвращает в кассу, то оформляется ПКО. В БУ делается обратная проводка: ДТ 50 (51) КТ 71.
Рассмотрим, как оформляется выдача в подотчет. Образец:
Офис-менеджер ООО 25 мая 2015 г. получил 2000 (две тысячи) руб. на 4 дня для покупки канцелярских принадлежностей. Бухгалтер выдал средства на основании его заявления. Сотрудник 27 мая потратил 1000 (одну тысячу) руб., предоставил чеки и авансовый отчет. Неиспользованную сумму менеджер вернул в кассу.
Альтернативой зарплатной карте является корпоративная. На нее можно перечислять средства под отчет сотрудникам. Работнику достаточно только написать заявление в свободной форме на пользование картой. Перевод средств осуществляется на основании приказа директора. Желательно утвердить порядок использования карт:
Момент передачи сотруднику карты не является датой выдачи денег под отчет. Записи в БУ делают в момент снятия средств. Все операции с корпоративной картой отображаются на субсчете, открытом к счету 55.
Данные операции рассматриваются как выдача аванса. Пока сотрудник не предоставит отчет, расходы по НПП не списываются. Также на подотчетные суммы не начисляются страховые взносы и НДФЛ.
Но если сотрудник не может подтвердить потраченные суммы, лучше удержать с него налог. Даже если человек потерял первичные документы, написал об этом объяснительную записку, компания все равно имеет доходы. Но в этом вопросе судьи на стороне налогоплательщиков. Если сотрудник принес товары без документов, у него не возникает задолженности перед работодателем. Организация просто приходует ценности.
15 февраля 2012 работник получил средства для закупки товаров. Срок представления отчета, утвержденный приказом, составляет два месяца. То есть с 16 марта 2012 долг будет считаться просроченным. Срок давности по нему составит три года. Невозвращенный долг увеличит облагаемые доходы в марте 2015 года. Если до этого времени сотрудник подпишет обязательство погасить задолженность, то нужно будет опять отсчитывать трехлетний срок.
Если в феврале 2015 года работник напишет письмо с просьбой об отсрочке долга, доход начнет возрастать с февраля 2017 года (если к тому моменту задолженность не будет погашена).
НДФЛ нужно начислить, если организация самостоятельно спишет задолженность. Доход увеличится в месяце, когда предприятие простило долг. Взносы во внебюджетные фонды нужно будет начислить также после списания средств.
Как говорилось ранее, законом не оговорен максимальный период использования средств. Нужно только, чтобы срок был указан в самом заявлении. Пометку может сделать директор, бухгалтер или сам сотрудник. Даже если средства на командировочные расходы буду выданы на год, никакие штрафы за такой длительный период для компании не предусмотрены.
Важно помнить, что сотруднику нельзя выдавать новый аванс, пока он не отчитается по старому. Например, работник, получив деньги на полгода, не торопится оформлять отчет. Если срочно нужно будет отправить его в командировку, то оформлять новый подотчет нельзя. Также запрещается требовать досрочный отчет об использовании средств. Исключение - увольнение сотрудника.
Выдача денежных средств в подотчет сопровождается оформлением нескольких документов, требования к которым изменяются, приводятся в соответствие с практикой. О порядке оформления заявки на выдачу и последних изменениях в нормативном регулировании читайте в нашей статье.
Образец заявления о выдаче денег под отчет.doc
В экономическом обороте расчеты регламентированы специальными нормативными актами. Подробнее об этом читайте в нашей статье по ссылке: Законодательство о наличной и безналичной формах расчетов. Сделки в интересах организации могут совершать ее сотрудники за счет выданных им средств. Ниже в статье размещена ссылка на образец заявления о выдаче денежных средств в подотчет. Применительно к данной ситуации в соответствии с нормами литературного языка применяется выражение «выдать деньги под отчет», поскольку об их израсходовании нужно будет отчитаться (представить авансовый отчет), а если возник остаток, вернуть его. Полученные средства называются подотчетными, поэтому в обиходе финансисты употребляют также словосочетание «выдать деньги в подотчет».
Работа с наличными деньгами и кассовые операции строго регламентированы в целях контроля за оборотом. Чтобы выдать сотруднику наличные денежные средства для совершения сделок в пользу организации с третьими лицами и совершения расчетов по ним, необходимо оформить (п. 6.3 указания ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У, далее - указание № 3210-У):
Примерную форму такого документа можно найти по ссылке: Образец заявления о выдаче денег под отчет .
Заявка о выдаче подотчетных средств оформляется сотрудником:
В данной ситуации регламентация в нормативных актах отсутствует. Вместе с тем каждый факт экономической деятельности должен иметь документальное отражение (ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Порядок оформления подтверждающих операцию документов закрепляется в учетной политике организации как для целей бухучета, так и для налогового учета. Кроме того, возможность перевода денег на карту должна быть предусмотрена локальным нормативным актом (ЛНА).
В некоторых случаях такое заявление не требуется:
Заявка на выдачу денег составляется в свободной форме. Адресуется она не кассиру, выдающему деньги, а непосредственно руководителю организации, т. к. он должен разрешить выдачу денег. На документе обязательно проставляется его подпись. Реквизиты заявления выработаны практикой и основаны на требованиях п. 6.3 указания № 3210-У:
В случае если сотрудник просит выдать деньги путем перевода на карту, необходимо указать ее полные реквизиты:
Исходя из сложившейся практики и нормативных требований, заявка на выдачу денег проходит многоступенчатую проверку:
Если наличные не выдаются, а запрашиваемая сумма подлежит перечислению на счет карты, после передачи заявления главному бухгалтеру оно отписывается бухгалтеру-расчетчику, который готовит платежный документ на безналичный перевод денег.
Тем не менее при ненадлежащем оформлении заявления или его отсутствии (с одновременным отсутствием письменного распоряжения) сохраняется возможность привлечения к ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ.
Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У предусмотрен ряд изменений в указании № 3210-У, которые вступили в силу по истечении 10 дней после выхода официальной публикации (08.08.2017), т. е. с 19.08.2017. Наиболее существенные из них:
Некоторые нормы подкорректированы с учетом возможности оформления кассовых документов в электронной форме.
Итак, для выдачи денег из кассы под отчет оформляется заявление от имени подотчетного лица с указанием суммы, срока и резолюцией руководителя, которая включает дату и подпись. На основании этого документа и (или) распоряжения уполномоченного лица по расходному кассовому ордеру выдаются наличные деньги либо производится безналичный перевод по реквизитам банковской карты, если это допускается ЛНА. При отсутствии заявки существует возможность привлечения к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ.
Статья написана по материалам сайтов: buhguru.com, myscript.ru, calypsocompany.ru, businessman.ru, rusjurist.ru.
Заявление на подотчет от директора - образец его вы увидите в этой публикации - законодательно не регламентирован. Кроме того, существует ряд разногласий на тему, стоит ли его вообще оформлять. Подробнее эти вопросы разберем в данной статье.
В соответствии с п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У выдача денежных средств подотчетным лицам оформляется путем выписки расходного кассового ордера (далее по тексту — РКО). Основанием для выписки РКО служит заявление самого подотчетного лица, составленное в письменной форме, или распорядительный документ хозсубъекта.
Подробнее о заполнении РКО читайте в нашей статье «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?» .
В заявлении, которое оформляется в произвольной форме, должны содержаться:
До 19.08.2017 деньги под отчет выдавались только при условии, что у подотчетного лица не было задолженности по денежным средствам, выданным под отчет в предыдущий раз. С вышеозначенной даты подотчетные суммы разрешается выдавать, даже если подотчетник не погасил прошлые долги.
Согласно указанию № 3210-У, подотчетные лица самостоятельно указывают в своем заявлении сумму и срок, на который выдаются средства под отчет, а директор только утверждает их. При выдаче денег под отчет директором самому себе устраняется целый ряд возможных противоречий, поскольку не возникнет расхождений в сумме и сроках запланированных трат подотчетным лицом с тем, что запланировал сам руководитель компании.
Поэтому более логичным будет составление распорядительного документа, например приказа о выдаче средств в подотчет.
В распорядительном документе должны фиксироваться (письмо Банка России от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642):
Можно ли составить один приказ на подотчет для нескольких сотрудников, узнайте .
Авансовый отчет по выдаваемым самому директору подотчетным средствам также должен быть предоставлен в бухгалтерию, а остатки возвращены в кассу не позднее 3 дней после завершения срока, на который они предоставлялись под отчет, либо же (если директор находится в командировке или он вышел на больничный) в течение 3 дней после даты выхода руководителя на работу.
Многие считают, что раз директор сам у себя запрашивает выдачу средств под отчет, то заявление или приказ составлять не нужно. Это мнение ошибочно.
Руководитель вправе составить заявление о выдаче подотчетных сумм. Но оформляться оно будет несколько иначе.
Директор в данном случае обладает особым правовым статусом, т. к. он одновременно представляет собой и наемного сотрудника организации, и ее руководителя (ст. 40 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ и ст. 11, 16, 20, 273 Трудового кодекса).
Основным отличием случая оформления заявления подотчет директору является то, что разрешающая подпись уже не требуется, поскольку ставя подпись под заявлением, директор тем самым и согласовывает выдачу средств самому себе. В связи с этим и текст такого заявления директора будет немного отличаться от того, который бы оформлял иной штатный сотрудник (чтобы документ не выглядел так, что директор сам себе разрешает выдать деньги под отчет).
А тот факт, что директор визирует свое заявление, хоть и будет выглядеть несколько абсурдным, но не является ошибкой с точки зрения соблюдения кассовой дисциплины. Отсутствие разрешающей визы директора на своем заявлении также не выглядит неправомерным.
В крупных компаниях, где предусмотрено несколько должностей директоров, такая ситуация может быть успешнее разрешена, когда заявление директора о подотчете завизирует, к примеру, исполнительный директор.
Специально предусмотренной ответственности для юрлиц за нарушение порядка оформления заявления или распорядительного документа на выдачу средств под отчет не существует. Однако работники налоговой службы при проверке соблюдения кассовой дисциплины на предприятии, обнаружив отсутствие бумаг на подотчет, могут вменить нарушение:
Но есть и положительная для налогоплательщиков практика, благодаря которой ясно, что не все судьи усматривают необходимость наложения ответственности за такие нарушения кассовой дисциплины, как отсутствие документов на подотчет (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 13.05.2013 № 09АП-10884/2013).
В то же время, если есть существенные (по мнению налоговиков) нарушения кассовой дисциплины, такие как отсутствие указаний о сроках выдачи средств под отчет, судьи обычно принимают сторону работников налоговой службы (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 06.03.2013 № 09АП-2451/2013).
Для того чтобы избежать наложения штрафа (если проверка уже началась), можно воспользоваться своим правом и предоставить затребованные документы на следующий день (п. 31 регламента, утвержденного приказом Министерства финансов от 17.10.2011 № 133н). За этот день директор может оформить отсутствующие бумаги на выдачу подотчета, а кассир подколоть их к соответствующим РКО.
Исправлять подобного рода ошибки следует лишь за последние 2 месяца, ведь в соответствии с п. 1 ст. 4.5 КоАП срок давности для наложения административной ответственности составляет 2 месяца от даты совершения нарушения.
Больше информации об ответственности за нарушение кассовой дисциплины — в нашей статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение» .
ВАЖНО! Если подотчетные средства перечисляются на платежную карту (зарплатную, корпоративную), заявление от подотчетника или распорядительный документ, по мнению финансового ведомства РФ, также необходимо. Об этом говорится в письме Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.
Для того чтобы облегчить работу бухгалтерии и сократить затраты времени персонала на оформление документов на выдачу средств под отчет, полезно заготовить на предприятии их бланки.
С образцом заявления можно ознакомиться на нашем сайте.
При выдаче средств под отчет из кассы предприятия оформляется РКО, основанием для выписки которого является письменное заявление подотчетного лица или распорядительный документ. При выдаче наличных средств из кассы предприятия под отчет директору полностью соблюдается порядок, установленный указанием № 3210-У, которым какие-либо исключения для соблюдения кассовой дисциплины директором не предусмотрены.
Отсутствие всех необходимых документов для оформления подотчета налоговые инспекторы могут трактовать как нарушение кассовой дисциплины, которое карается наложением штрафа в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ. Однако правомерность такой трактовки они будут обязаны доказать в суде.
Выдача наличных работникам хозяйствующего субъекта осуществляется с разрешения их руководителей. Для его получения сотрудники должны на имя директора подать в письменном виде просьбу о выплате денежных средств. Это могут быть разработанные в виде шаблона или составленные в свободной форме заявления или служебные записки.
Порядок ведения операций по кассе определяет обязательность подобного документа для с целью осуществления расхода при выполнении деятельности. Заявление необходимо составлять каждому работнику при каждой выплате. Это правило распространяется также и на руководителя компании. Во многих организациях, в том числе малого бизнеса, именно директор является основным подотчетным лицом.
Со вступлением в силу нового Порядка деньги можно выдавать подрядчику, привлеченному по гражданскому договору. Он также в письменной форме должен отразить просьбу о выдаче средств.
Основное значение данного документа состоит в том, что в нем подробно указывается на какие цели и срок будут выделяться деньги. Директором на этом бланке делается собственноручная подпись, утверждающая запрошенный срок и сумму.
Именно на основании данного заявления осуществляется оформления . К тому же, так как на заявлении, приложенном к ордеру уже содержится разрешительная виза руководства, то на расходнике данная подпись может отсутствовать.
Во время сдачи бухгалтер проверяет соответствие фактически произведенных расходов с заявленными. В результате сверки он может найти нецелесообразные расходы, на которые работник не имел право тратить деньги.
Также этот документ определяет когда сотрудник, получивший в подотчет суммы, должен отчитаться по ним.
Важно! Предприниматели тоже должны оформлять данный бланк, если деньги будут использованы при осуществлении ими хозяйственной деятельности. Для расходования на личные нужды ИП заявление не оформляют.
Не существует стандартизированной формы для заявления на выдачу денежных средств подотчет. Каждая компания может разработать его самостоятельно, однако, документ должен содержать 4 обязательных реквизита:
При составлении заявления на выдачу подотчет рядовым сотрудником, в верхнем правом углу нужно указать кому направляется документ - должность, Ф.И.О, и название компании, а затем от кого - должность и Ф.И.О. сотрудника.
Затем посередине страницы идет название – .
Повествовательная часть начинается со слов «Прошу выдать под отчет наличные денежные средства», после чего указывается их количество - как цифрами, так и прописью, на какие цели, а также точный срок - тоже цифрами и прописью.
После этого сотрудник ставит свою личную подпись и дату написания документа.
Ниже обязательно нужно предусмотреть пустые строки, в которых работник бухгалтерии будет ставить визу о наличии или отсутствии у сотрудника задолженности по ранее полученным суммам. Необходимо помнить, что при наличии задолженности выдача новых денег подотчет запрещена.
Указанные сведения подписывает бухгалтер и ставит текущую дату.
Следующим этапом заявление подписывает директор, который фактически разрешает выдачу денег и утверждает указанный работником срок.
Руководитель является таким же работником, как и все другие, и тоже обязан писать заявление. Однако его формулировки несколько отличаются.
Так, в верхнем правом углу указывается название компании, в которую направляется документ, а также должность и фамилия руководителя.
Важно! Повествовательная часть начинается со слов «Необходимо выдать подотчет..» Таким образом, директор не просит, а устанавливает факт необходимости. Далее он также, как и в простом заявлении указывает цели, сумму и срок цифрами и прописью.
После этого руководитель ставит свою подпись и текущую дату. Она также является разрешающей, таким образом нет необходимости руководителю повторно подписывать документ в самом конце.
Завершает заявление отметка бухгалтера об отсутствии или наличии задолженности по ранее полученному подотчету.
Инициатива поездки работника в командировку всегда исходит от работодателя, ведь в ее процессе будут решаться рабочие вопросы (исходя из определения служебной командировки в ст.166 ТК). Поэтому организация должна обеспечить сотрудника всем необходимым для поездки, прежде всего – денежными средствами. Права работников защищает Трудовой кодекс, где в ст.168 говорится, что командированному лицу должна быть произведена выдача денег на командировку — на проезд, наем жилья и суточные. Сколько выплатить – зависит от предполагаемых расходов и длительности поездки.
Командировкам также посвящено Постановление Правительства от 13.10.2008г. №749, где в п.10 прямо предусматривается, что выдача аванса на командировку обязательна. Т.е. за свой счет сотрудник отправляться не должен.
Конкретная выдаваемая сумма должна исходить из предварительной оценки расходов на билеты и проживание, а также из величины суточных, установленной локальным нормативным актом организации.
1. Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы
2. Заявление на выдачу подотчета от директора
3. Заявление на выдачу аванса на карту
4. Выдача командировочных расходов из кассы
5. Проводки по авансу на командировочные расходы
6. Командировка без аванса
Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.
(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)
Более подробно, чем в видео, разберем тему аванса на командировку далее в статье.
Итак, если работник собрался в командировку, то ему необходимо выдать денежные средства. Но просто так взять деньги и отдать их работнику не получится.
Первый шаг, который нужно сделать, и о котором нам говорит п.6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014г. №3210-У, это написание заявления . Поскольку выдача денег на командировку производится с составлением расходного кассового ордера (РКО), а он оформляется только согласно заявлению, на его основании.
Типовой формы такого заявления нет, Указание лишь сообщает нам о том, что в нем обязательно должно присутствовать :
Заявление пишется как обычно, на имя директора или лица, которому делегировано принимать решения на выдачу денежных средств под отчет. Также в заявлении обязательно указывается, на какие цели деньги должны быть выданы. Для обоснования суммы могут приводиться и расчеты.
Как может быть заполнено заявление на выдачу аванса на командировочные расходы, можно видеть на примере ниже.
Директору ООО «Альбатрос»
Ястребову Я.Я.
от инженера Орлова О.О.
Прошу выдать под отчет наличные денежные средства в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.
27.06.2016 Орлов Орлов О.О.
Бухгалтер Карасева Карасева К.К.
Выдачу разрешаю:
Директор Ястребов Ястребов Я.Я.
Перед тем как руководитель подпишет заявление, надо определиться, существует ли за работником задолженность по предыдущим подотчетным суммам. Если да, то заявление принимать нельзя. Прежде работник должен погасить задолженность по предыдущему авансу.
В связи с этим на листке с заявлением уместно предусмотреть визу работника бухгалтерии, который поставит отметку о наличии или отсутствии задолженности работника по предыдущим авансам.
После того как заявление получило визу от бухгалтерии, руководитель может его подписать.
В командировки ездят не только рядовые работники организации, но и сам директор. Никаких исключений для него Указание не делает, из чего можно сделать вывод, что и для него написание заявления – процедура обязательная.
Тогда получается, что он сам пишет и сам подписывает? Потому что в Указании также сказано, что в заявлении подпись руководителя должна быть. В таких ситуациях было бы логичнее составить приказ, но его составление Указанием не предусмотрено, а написано прямо – заявление.
Поэтому заявление на выдачу подотчета от директора необходимо, он его и пишет, и подписывает. Может это и выглядит странно, но ошибкой точно не является. И к тому же формулировки в заявлении можно немного подправить и оно уже будет выглядеть гораздо логичнее. Пример ниже.
В ООО «Альбатрос»
от директора Ястребова Я.Я.
Заявление о выдаче денег под отчет
Необходимо выдать под отчет наличные денежные средства в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.
директор Орлов Орлов О.О.
Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:
Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.
Бухгалтер Карасева Карасева К.К.
Проще обстоят дела в крупных компаниях, где сам генеральный директор заявление на подотчет не подписывает, а полномочия по этому вопросу делегированы другому сотруднику, например, финансовому директору. Поэтому в такой ситуации гендиректор будет заявление писать, а финдиректор подписывать.
Помните, что заявление – обязательный документ. Если происходит выдача денег на командировку без него, то существует риск назначения штрафа до 50 тыс. руб. по ст. 15.1 КоАП.
В некоторых случаях работнику удобнее получить подотчетные деньги не наличными, а на пластиковую карту. Возникает вопрос, нужно ли для этого писать заявление? Если буквально следовать Указанию, то заявление обязательно, только если деньги выдают наличными (п.6.3 Указания).
Но Минфин в своих разъяснениях (письмо от 25.08.14 № 03-11-11/42288) придерживается другого мнения и уточняет, что нужно взять письменное заявление даже в том случае, если деньги будут перечислены на карту. Хотя бы потому, что в нем будут указаны реквизиты для перечисления.
Директору ООО «Альбатрос»
Ястребову Я.Я.
от инженера Чайкина А.А.
Заявление о выдаче денег под отчет
Прошу перевести на мою банковскую карту денежные средства под отчет в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.
Реквизиты банковской карты:
Название банка: ПАО «Промсвязьбанк»
БИК: 045402790
Кор/счет: 30101810800000000790
Номер лицевого счета: 40817840500409007051
27.06.2016 Чайкин Чайкин А.А.
Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:
Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.
Бухгалтер Карасева Карасева К.К.
Перечисление разрешаю:
Директор Ястребов Ястребов Я.Я.
К тому же такое заявление подтвердит, что на карту перечислены именно подотчетные деньги , а не иные доходы. А с доходов нужно удерживать НДФЛ. Также не забудьте при перечислении в назначении платежа указать, что это подотчетные деньги.
Если у вас есть Положение о выдаче денежных средств под отчет, то пропишите в нем, что денежные средства сотрудникам могут выдаваться как наличными, так и на карты. Пример формулировок ниже.
Денежные средства под отчет на командировки и хозяйственные расходы выдаются наличными из кассы или перечисляются на банковские карты сотрудников.
Способ выдачи средств регулирует директор в каждом конкретном случае.
Независимо от способа получения денег (наличными или на карту) неизрасходованные суммы сотрудники возвращают наличными в кассу компании.
Итак, заявление вы составили. Следующий шаг – непосредственно выдача денег на командировку из кассы. На основании заявления бухгалтер оформляет и подписывает расходный кассовый ордер по форме КО-2 (утверждена постановлением Госкомстата от 18.08.98г. №88).
В РКО также есть поле для подписи руководителя. Но если на заявлении руководитель уже расписался и выдача разрешена, то на РКО его подпись не обязательна. Но для порядка можно поставить и ее.
Порядок действий при выдаче детально прописан в п.6.1-6.3 Указания.
Денежные средства выдаются или лично командированному работнику, или другому лицу по доверенности, по предъявлению паспорта. Доверенность на разовую выдачу прикладывается к РКО. Доверенность на несколько выдач, то к РКО прикладывается заверенная копия, а оригинал хранится у кассира.
Данные паспорта лица, получившего деньги указываются в РКО. Даже если получатель – сам работник, данные паспорта все равно должны быть указаны.
После того как получатель идентифицирован, порядок действий следующий:
Командировочные из кассы организации могут быть выданы из денежных средств:
Выдавать аванс на командировку из средств, которые приняты от граждан в качестве платежей в пользу других лиц, нельзя.
Перечисление подотчетных денег на карту производится путем отправки в банк платежного поручения, в котором указаны реквизиты получателя, отраженные в заявлении работника, и в назначении определен этот платеж как подотчетная сумма.
Теперь давайте посмотрим, как отражается выдача денег на командировку в бухгалтерском учете. Проводки по авансу на командировочные расходы будут очень простыми:
Дебет 71 – Кредит 50
Дебет 71 – Кредит 51
Пример
Заместителю директора ООО «Альбатрос» Филинову С.С. 27 июня выданы денежные средства из кассы под отчет на командировку на основании приказа на командировку и заявления.
Обратите внимание, что кроме обычных банковских карт (в основном это зарплатные карты) сотрудников для выдачи под отчет могут использоваться и корпоративные карты. Деньги на нее перечисляются с расчетного счета и учитываются на отдельном спецсчете:
Дебет 55 – Кредит 51
В этом случае в момент выдачи работнику карты проводка по выдаче под отчет не делается. И только когда работник что-либо этой картой оплатит или снимет с нее деньги, появится проводка по выдаче денег под отчет:
Дебет 71 – Кредит 55
Порядок работы с корпоративными картами прописывается в локальном нормативном акте организации.
Пример
Начальнику службы снабжения ООО «Альбатрос» Перепелкину П.П. 27 июня выдали корпоративную карту для оплаты командировочных расходов. 28 июня он снял с карты наличные в сумме 2000 руб. 29 июня картой оплачена гостиница 5000 руб. Выписка банка подтверждает списание средств с карты.
Сделаны бухгалтерские проводки:
Однако выдача денег на командировку не всегда проходит идеально гладко. Подпортить дело могут такие ситуации:
При этом получается, что сотруднику аванс из кассы не выдается и он едет за свой счет, т.е. это командировка без аванса. Впоследствии по приезду расходы будут компенсированы. Является ли это нарушением?
Да, это нарушение ст.168 ТК, поскольку выдавать аванс на командировочные расходы перед поездкой обязательно. За командировку без аванса грозит ответственность за нарушение законодательства о труде (ст.5.27 КоАП):
— административный штраф на должностное лицо или ИП: в сумме 1000-5000 руб.;
— административный штраф на юрлицо: в сумме: 30000-50000 руб.
Как выдать деньги из кассы на командировку в программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видеоуроке:
А как выдаются деньги на командировку в вашей организации — наличными или на карту? Сталкивались ли вы со сложностями в оформлении выдачи? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!
Выдача денег на командировку наличными и на карту
Подотчетные получают работники (п. 6.3 Указания № 3210-У). Но работники в новом кассовом порядке — это не только штатные специалисты, но и «физики», с которыми заключен гражданско-правовой договор (п. 5 Указания № 3210-У). А значит, выдавать деньги под отчет можно и подрядчикам, которые в штате компании не числятся. Согласны с этим и в ЦБ РФ (письмо от 02.10.14 № 29-1-1-6/7859).
Правда, у компании нет таких же мер воздействия на подрядчика, как на работника. В частности, она не может удержать у него деньги из зарплаты (ст. 137 ТК РФ). Поэтому не исключено, что «физик» выполнит работы, а отчет так и не сдаст. Избежать таких ситуаций помогут формулировки в договоре. Например, в тексте можно записать: «Подрядчик получает деньги под отчет на покупку материалов, необходимых для выполнения работ. В течение трех рабочих дней после истечения срока Подрядчик обязуется представить Заказчику авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы. В случае нарушения данного срока Заказчик начисляет неустойку в размере 1 процента от выданных средств».
Деньги под отчет можно выдавать любым способом — наличными или перечислить на карту (зарплатную или корпоративную). Но порядок выдачи подотчетных денег на личные карты безопаснее прописать в учетной политике. А при заполнении поручения в назначении платежа необходимо написать, что это подотчетные. Тогда не будет путаницы, какие суммы компания выдавала — под отчет, зарплату, дивиденды и т. п. (письма Минфина России № 02-03-10/37209, Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.13 , Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288).
Для выдачи подотчетных надо получить от работника письменное заявление. Заявление о выдаче денег под отчет оформляется произвольно, а содержание зависит от способа выдачи денег — наличными или на карту (см. образцы 1 и 2).
Если компания выдаст деньги из кассы без заявления, то налоговики считают это нарушением кассового порядка. Логика следующая: если нет заявлений, то нет и самих подотчетных. Значит, их сумму надо прибавить к остатку по кассовой книге. Если полученное сальдо выше лимита, значит, он превышен. За это инспекторы штрафуют до 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Правда, многие судьи уверены, то отсутствие заявления — это лишь нарушение порядка выдачи наличных, а не ведения кассовых операций. За такие действия штраф не установлен (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 18.03.14 № А03-14372/2013).
Если не будет заявления на выдачу средств на зарплатные карты, налоговики могут посчитать, что компания выдала не подотчетные, а иные доходы. А с них потребовать НДФЛ. У работников стоит брать заявление, если они тратят свои деньги, а потом просят их возместить. Но в заявлении не надо писать, что это подотчетные. Ведь до покупки работник не получал деньги от компании, а значит, отчитываться ему не за что. 
Выдать наличные под отчет можно, если сотрудник полностью погасил долг за ранее полученные деньги (п. 3 Указания № 3210-У). За нарушение некоторые налоговики на местах штрафуют компании до 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Правда, такой штраф можно оспорить. Ведь ответственность предусмотрена только за нарушения кассовой дисциплины (превышение лимита кассы, неполное оприходование наличности и т. д.), а не за порядок выдачи денег под отчет. С этим согласны судьи (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 31.01.13 № 09АП-34612/2012).
Если же компания не готова к спорам, а работника надо срочно отправить в командировку, безопаснее сначала оформить документы на возврат его долга. Для этого надо составить приходный кассовый ордер. А затем взять заявление, в котором он увеличит сумму, необходимую на командировку, на задолженность по предыдущему подотчету. За работником так и останется долг, но компания ничего не нарушит.
Работник, который получил подотчетные на карту, вправе вернуть их наличными в кассу компании. И наоборот, если ему выдали наличные, то он может со своей карточки зачислить деньги на счет компании. Это нам подтвердили и специалисты банков.
Правда, некоторые банки отказываются принимать наличные, если компания перечисляла деньги на карту. Они ссылаются на банковские правила. В числе прочих поступлений прямо названы только подотчетные, которые клиенты получили по чекам (приложение 1 к Указанию Банка России от 12.11.09 № 2332-У). А при перечислении денег на карты компания не заполняет чек. На практике коллеги решают проблему разными способами. Первый — в объявлении на взнос наличными можно не упоминать, что это возврат подотчетных. Вместо этого лучше написать, например, прочие поступления. Вариант второй — можно аннулировать приходный ордер, вернуть работнику неизрасходованные деньги и взять у него заявление на удержание долга из зарплаты.
Компания вправе выдать подотчетные в сумме свыше 100 тыс. рублей. Этот лимит действует только при наличных расчетах по сделкам с компаниями и предпринимателями (п. 6 Указания Банка России от 07.10.13 № 3073-У). Сотрудник же от своего имени может сделать покупки в розницу на любую сумму. В то же время если сотрудник едет к контрагенту заплатить наличные от имени компании, то он может передать не более 100 тыс. рублей. И только если по тому же договору компания ранее не рассчитывалась наличными. Иначе за расчеты сверх лимита налоговики могут оштрафовать и поставщика, и покупателя на 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ, письмо ФНС России от 09.07.14 № ЕД-4-2/13338).
Лимит расчетов наличными продолжает действовать, даже если контракт уже закончился. Например, истек срок договора аренды или поставки, но за компанией остался долг. Поэтому безопаснее проверить расчеты по договору, так как погасить долг наличными можно только в пределах 100 тыс. рублей.
Заявление о выдаче денег под отчет обязательно для всех получателей, включая директора. Ведь он тоже работник (ч. 6 ст. 11 ТК РФ). Но стандартную формулировку можно немного изменить, чтобы оно не выглядело так, как будто директор разрешил выдать деньги самому себе. В правом верхнем углу вместо фразы «Директору ООО «Компания» Астахову И.И." можно написать, к примеру, просто «В ООО „Компания“». А вместо формулировки «Прошу выдать» использовать фразу «Необходимо выдать». Подпись руководителя под заявлением сама по себе будет разрешающей.
Но нет и порядка передачи. А значит, возможны споры на кассовой проверке. Чтобы их избежать, надо проинструктировать работников, что им запрещается передавать деньги своим коллегам. Это же правило можно записать во внутреннем положении о подотчетных.
Отчет сотрудника о потраченных средствах зависит от того, как работник получил деньги и как их потратил. Если работник тратил свои личные средства, а потом компания возмещает ему расходы, то авансовый отчет не требуется. Достаточно взять у работника заявление на возмещение его расходов в интересах компании (см. образец справа) и подтверждающие их документы. Если работник заранее получил деньги на карту или наличными, то необходим авансовый отчет. И уже к нему нужно приложить документы на расходы.
Документы могут быть двух видов. Во-первых, подтверждающие покупку (товарные чеки, накладные и т. п.). Во-вторых, подтверждающие оплату покупки, то есть кассовый чек. А если работник платил картой, то чек терминала или выписку с карты (письмо Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288). На практике бывают ситуации, когда работник получает подотчетные на карту, а потом снимает их и тратит наличными. В этом случае достаточно приложить кассовые и товарные чеки. Квитанция о снятии наличных в банкомате не требуется. Это нам подтвердили опрошенные налоговики.
Если сотрудник потерял документы, то проверяющие посчитают подотчетные его доходом и доначислят НДФЛ и взносы. Налоговиков поддерживают и многие судьи (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 09.06.14 № А26-5684/2013). Правда, иногда компаниям удается доказать, что доходов не возникает. Если работник принес товары, а компания оприходует эти ценности. Значит, задолженности перед работодателем нет (постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 25.06.14 № А35-2638/2013).
Сотрудникам надо компенсировать фактические затраты (ст. 168 ТК РФ). Но сложность в расчетах возникает, если работник ездил за рубеж. Как правило, компания выдает подотчетные в рублях, а сотрудник сам обменивает их на иностранную валюту (евро, доллары и т. п.). Чтобы определить расходы работника, их надо пересчитать в рубли.
Есть два возможных варианта. Первый — у работника есть документы, подтверждающие курс обмена валюты. Например, справка об обмене валюты или выписка со счета, если работник оплачивал покупки картой. Тогда расходы надо пересчитать по курсу, установленному в этих документах.
Второй способ определения валютных расходов действует, если курс обмена подтвердить нечем. Тогда расходы работника надо пересчитать в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения его авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
