Правильное оформление возвратных документов лежит не только в поле зрения налоговиков, но и необходимо для соблюдения законодательства в сфере защиты прав потребителей.
В соответствии с действующим законодательством предусмотрены следующие причины возвращения приобретенных изделий продавцу:
При возвращении приобретенной продукции покупателем, являющимся юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, по причине каких-либо выявленных недостатков, должны быть оформлены правильным образом документы.
Необходимые документы:
При возврате поставленного ранее товара накладная N ТОРГ-12
выписывается покупателем в двух экземплярах, с содержанием записи «Накладная на возврат некачественного товара» и реквизитов акта (даты, номера) о признании поставленного товара некачественным.
В накладной указывается та же стоимость, что и в накладной продавца при отгрузке.
Также договором может предусматриваться обязательное присутствие уполномоченного представителя поставщика при составлении данного документа.
Форма ТОРГ-2 применяется при приемке товарно-материальных ценностей, не соответствующим сведениям о количестве и качестве данным, содержащимся в сопровождающих поставку документах продавца.
Приемка по количеству осуществляется при сверке с данными, содержащимися в накладной и счете – фактуре, а по комплектности и качеству в соответствии с условиями, предусмотренными договором.
Составление акта осуществляется по результатам приемки товара комиссией.
Акты составляются отдельно на каждую партию товара.
Поставленная продукция, которая не имеет расхождения по количеству, качеству или комплектности в актах не перечисляется.
Данный документ составляется в четырех экземплярах.
Форма М-7 применяется в случае приемки покупателем материалов, имеющих расхождение по ассортименту, количеству или качеству с данными, содержащимися в сопроводительных документах продавца.
При продаже товара в розницу заключение договора — скорее исключение, чем правило, и сопровождает, как правило, только дорогостоящие покупки.
Тем не менее, наличие кассового или товарного чека является достаточным для осуществления возврата некачественного изделия.
Возврат товара, проданного в розницу, оформляется составленной в двух экземплярах накладной N ТОРГ-2, один из которых передается покупателю и становится основанием для возврата денег или обмена изделия, а второй прикладывается продавцом к товарному отчету.
Сама по себе процедура возврата бракованной продукции уже является причиной трений между покупателем и продавцом, поэтому надлежащее оформление сопровождающей этот процесс документации играет важную роль не только в виду взаимоотношений с налоговыми органами, но и для построения эффективного взаимодействия продавца и покупателя в дальнейшем.
Ситуации, в которых урегулирование вопросов с возвращением продукции ненадлежащего качества становится настоящей головной болью не только для оптовика, но и для розничного покупателя, к сожалению, не редки.
Общая доступность правовой информации в настоящее время дает возможность многим потребителям самостоятельно и успешно защищать собственные права, но если все же у вас недостаточно времени или нет достаточной уверенности в собственных силах, лучше обратиться к профессионалам.
Занимаясь предпринимательской деятельностью, многие организации сталкиваются по той или иной причине с необходимостью возврата товара. Право на данную процедуру у юридического лица (ИП) присутствует на основе законодательства РФ, а также договора (если прописано в нём). Нередко это стоит отдельным пунктом в договоре. Чтобы оформить всё официально и без последующих претензий от поставщика, нужно скачать бланк возвратной накладной (бесплатно) и заполнить все его необходимые графы.
Посредством заполнения бланка накладной на возврат товара покупатель имеет право вернуть товар в следующих ситуациях:
| № | Основание | Пояснение |
| 1 | Нарушение сроков | Касается как несвоевременной доставки продукции, так и запоздалого предоставления документов или иных данных (принадлежностей), относящихся к данному товару |
| 2 | Несоответствие ассортимента | Если в договоре прописано одно количество (состав) поставляемой продукции, а по факту присутствует несколько другое, то покупатель имеет право вернуть всю партию. Для этого заполняют бланк накладной на возврат товара поставщику |
| 3 | Низкое качество продукции | Если в ходе приема товара обнаружен брак либо отличающееся качество от указанного в договоре, то партия подлежит возвращению к поставщику |
| 4 | Нарушенная упаковка | Испорчена или не соответствует позициям, указанным в договоре |
| 5 | Отсутствие докомплектации | Покупатель имеет право запросить довезти недостающее количество продукции в установленный срок. Если поставщик не выполняет свои обязательства, принятый товар можно отправить обратно. В таком случае заполняют бланк накладной на возврат товара (скачать бесплатно с нашего сайта можно будет по ссылке далее). |
| 6 | Отсутствие информации о товаре | Покупатель в таком случае не имеет представления о качестве продукции и/или ее свойствах, а также не может предоставить сведения конечному потребителю, что расценивается как нарушение прав потребителя |
Кроме основных пунктов, на основе которых покупатель имеет право вернуть товар, существуют дополнительные. Их можно прописывать в договоре по обоюдному согласию сторон. Например:
Накладную составляют в 2-х экземплярах – для продавца и покупателя. Последний прикрепляет этот документ к бухгалтерской отчетности. Если причиной возврата стало низкое качество продукции или истекший срок годности, то составляют претензию, отражающую данный факт. Вместе с ней указывают дополнительные расходы, которые привели к убытку или основаны на транспортных издержках.
Официальной обязательной формы возвратной накладной не существует, поэтому она может подаваться в свободном написании. Однако большинство фирм широко используют бланк возвратной накладной № ТОРГ-12, утвержденной в 1998 году Госкомстатом.
Учтите, что оформление данного документа сопровождается рядом нюансов:
При заполнении документа следует учитывать серию и номер товара, а также дату приемки. Сведения должны соответствовать накладной по приему этой продукции.
Учитывая, что форма № ТОРГ-12 не является официальной, то скачать бланк накладной на возврат товара поставщику можно практически в любом проверенном источнике.
С нашего сайта скачать бланк Excel возвратной накладной можно бесплатно по прямой ссылке .
Все операции, связанные с движением товара по складам, должны быть сопровождены документацией. Ошибки и нарушения в документации могут привести к конфликту с поставщиком или проблемам с органами надзора.
Накладная на возврат товара поставщику, образец которой будет приведен ниже, считается важным документом, заполняемым при частичной или полной отмене сделок с контрагентами.
Возвратная накладная (ВН) – это документ, составляемый по единой форме ТОРГ-12. Она оформляется, если компании требуется вернуть товар частично или полностью продавцу.
На основании ВН корректируются данные о количестве продукции на складе организации. Вместе с накладной могут составляться:
ВН выписывается в 2 экземплярах, один из которых передается вместе с грузом контрагенту.
Если компания требует у контрагента возвращения денег, то цена продукции в ВН должна точно соответствовать стоимости, указанной в документации о ее приемке.
Все накладные должны храниться в соответствии с регламентом компании, потому что они могут входить в число документации, требуемой для проверки налоговыми органами.
Возможные причины возвращения продукции приводятся в Гражданском Кодексе РФ (например, статьи 468 и 482) и прописываются в соглашении о поставке.
Примерами распространенных причин для оформления ВН являются:
В соглашении между организациями могут быть предусмотрены и другие ситуации, в которых поставщик согласен принимать обратно поставленную продукцию.
Первый контроль товара должен быть выполнен сотрудниками компании в момент его принятия на склад. Если обнаружены какие-либо отклонения от заказа, то сразу составляется акт по форме ТОРГ-2 (ТОРГ -3 для импортных предметов).
Принятую продукцию можно вернуть контрагенту в следующие сроки:
Отсчет срока, отведенного для возвращения изделий, начинается с даты его продажи потребителю, отраженной в документации компании.
Помимо ВН сотрудники должны оформить:
Когда пакет документов полностью подготовлен, представители обеих заинтересованных компаний формируют комиссию для проведения учета.
Бланк ВН формируется автоматически, если организация использует электронные системы учета. Однако, допустимо заполнять его вручную. В этом случае важно убедиться, что в накладной нет опечаток и исправлений.
| Разделы | Содержание разделов |
| Данные о документе | Наименование документа
Дата и номер заполнения |
| Поставщик | 1. Наименование компании-отправителя груза.
2. ИНН/КПП. 3. Юридический адрес. 4. Название банка, БИК и номера счетов. |
| Грузоотправитель | Допустимо указать «Он же», если данные будут совпадать с предыдущим пунктом |
| Плательщик | 1. Наименование компании-получателя груза.
2. ИНН/КПП. 4. Банк, БИК, номер счета. |
| Грузополучатель | Допустимо просто указать «Он же» |
| Адрес доставки | Адрес непосредственного получения груза |
| Основания для возврата | Наименование, дата подписания и номер соглашения о поставке |
| Описание возвращаемых предметов | Полное название изделий, стоимость и количество к возврату
Полная стоимость возвращаемого груза |
| Подписи руководителей и печати | Подписать ВН и поставить печать должны уполномоченные представители обеих организаций
Дата составления |
Наглядный бланк поможет корректно оформить ВН и включить в нее все необходимые сведения.
Таким образом, ВН – это важный документ, который позволяет отразить в учете возвращение груза частично или полностью контрагенту. На основании пакета документов поставщик вернет деньги или произведет обмен продукции, качество или количество которой оказалось ненадлежащим.
Бланк ВН можно найти в автоматизированных системах учета или скачать выше. Перед подписанием важно убедиться, что текст написан без ошибок и полностью отражает сложившуюся ситуацию. Любые нарушения могут привести к существенным проблемам при проведении налоговых проверок.
Взаимоотношения между покупателем и продавцом не всегда развиваются без проблем. Например, может возникнуть ситуация, когда нужно вернуть продукцию, для чего понадобится образец акта возврата товара поставщику. Такое может случиться в следующих ситуациях:
Прежде чем начать процедуру обратной отгрузки продавцу, направьте ему письменное уведомление или попросту письмо (ст. 483 ГК РФ), чтобы согласовать отгрузку. Процедуру необходимо оформить, чтобы исключить спорные ситуации.
Если в контракте прописаны условия возвращения продукции или процедура выполняется на законных условиях, то составлять дополнительное соглашение к контракту не нужно. В других случаях необходимо изменить условия договора или провести отдельную сделку, в которой подробно указываются условия обратной передачи купленной продукции поставщику.
Основным документом, подтверждающим факт обратной отгрузки приобретенной продукции, является акт на возврат продукции. Для оформления можно утвердить собственный бланк с учетом специфики учреждения или использовать формы, утвержденные Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132:
Составить акт можно как в письменной, так и в печатной форме. При составлении документа укажите обязательные реквизиты:
Учитывайте правило: подписать акт могут только руководители или уполномоченные представители сторон. Подтвердить полномочия можно доверенностью установленного образца (форма М-2). Документ составляется в необходимом количестве экземпляров, но не менее двух (для поставщика и покупателя). К акту обязательно приложите возвратную накладную, претензионное письмо (письмо-сопровождение), результаты независимой экспертизы качества продукции (при поставке бракованного материала).
Унифицированного бланка письма на возврат товара не существует. Следовательно, документ придется формировать в произвольном виде. Письмо желательно заполнить на фирменном бланке учреждения. В противном случае придется внести все регистрационные данные о компании-заявителе, то есть о себе.
Итак, структура письма на возвращение товара должна отвечать следующим требованиям:
Письмо подписывает руководитель. Печать ставить не обязательно.
Рассмотрим ситуацию на конкретном примере. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» заключило договор № 1 от 01.08.2019 с ООО «Поставка товаров» на приобретение баскетбольных мячей в количестве 100 единиц на сумму 60 000 рублей. Срок поставки — до 31.08.2019. Оплата — деньги 100 % после поставки.
ООО «Поставка товара» поставило мячи 02.08.2019 в количестве 100 штук. Бухгалтер сделал соответствующие записи:
07.08.2019 выяснилось, что продавец поставил 30 футбольных мячей и 70 баскетбольных.
Бухгалтер составил проводки на возврат товара поставщику: Дебет 0 302 34 830 Кредит 0 105 00 440 — составлен акт возврата на сумму 18 000 рублей (стоимость одного мяча, умноженная на количество = 600 руб. × 30 шт.).
Параллельно бухгалтер подготовил:
Каждое учреждение самостоятельно принимает решение, какие формы первичной документации использовать в учете: либо унифицированные формы, либо разработанные и утвержденные самостоятельно (ФЗ от 06.12.2011 № 402).
Разрабатывая свой образец накладной на возврат товара поставщику, проконтролируйте, чтобы в форме документа были указаны все необходимые реквизиты. В противном случае документ будет считаться ничтожным.
В организации утверждена своя форма.
Шаг 1. Прописываем дату и место составления, указываем наименование и ответственных лиц каждой из сторон. Прописываем документ, на основании которого проводится процедура возврата. В нашем случае — договор № 1 от 01.08.2019.
Шаг 2. Указываем предмет (груз, изделие, продукцию), который подлежит отгрузке продавцу, и основание. В нашем примере — договор на поставку баскетбольных мячей.
Шаг 3. Указываем причину возврата и результаты проведенной экспертизы, если таковая требуется (брак, низкое качество, дефекты).
Шаг 4. Теперь прописываем условия покупателя. В нашем случае организация требует произвести замену футбольных мячей на баскетбольные.
Шаг 5. Затем расписываем реквизиты сторон, подписываем акт и заверяем печатями.
Гражданский кодекс предусматривает конкретные сроки оформления процедуры (ст. 477 ГК РФ):
Хранить документы, подтверждающие, что продукцию вернули, придется не менее 5 лет. На основании Федерального закона № 402 от 06.12.2011, в организации должен быть утвержден порядок хранения бухгалтерских документов. Ознакомьте ответственное лицо с утвержденным порядком под подпись.
В том случае, если несоответствия были обнаружены заказчиком во время приемки, до постановки товара на учет, то стороны подписывают акт о расхождении, которым является товарная накладная на возврат, форма ТОРГ-12.
Если же организация-заказчик приняла к учету ТМЦ и впоследствии обнаружила несоответствия, то составляется возвратная накладная, в которой четко указывается основание для возврата: несоответствующее количество, качество, скрытые недостатки. К возвратной накладной необходимо приложить подтверждающие документы, такие как акт, претензия, письма. Дополнительные сведения о несоответствиях указываются в документации на возврат.
Согласно действующему гражданскому законодательству, заказчик вправе вернуть ТМЦ поставщику в ряде случаев:
Заказчик проверяет соответствие количественных и качественных характеристик в процессе приемки ТМЦ или же по факту приемки в срок, установленный законом или контрактом (п. 2 ст. 513, п. 2 ст. 474 ГК РФ).
В процессе заполнения возвратной накладной в строки «Поставщик» и «Грузоотправитель» вносятся данные об организации-заказчике, которая возвращает товар: ее наименование, местонахождение и банковские реквизиты. «Грузополучателем» выступает поставщик. В строку «Плательщик» вносится информация только в том случае, если отгруженные по контракту ТМЦ были оплачены организацией-заказчиком, и поставщик должен перечислить денежные средства обратно на расчетный счет покупателя. Если же взаиморасчеты между сторонами не были произведены, то строка «Плательщик» не заполняется.
Ключевая строка возвратной ТН ТОРГ-12 — это «Основание». Ее необходимо заполнить корректно, в соответствии с содержанием операции. В эту графу вносятся следующие сведения:
Табличная часть включает те же позиции, что и ТОРГ-12. Позиции товаров в документах на прием и на возврат должны быть абсолютно идентичными, иначе несоответствия могут послужить причиной штрафных санкций при проверках.
Единственным исключением может выступать строка НДС. Согласно письмам Минфина России от 19.03.2013 № 03-07-15/8473, ФНС России от 14.05.2013 № ЕД-4-3/8562@, если организация-заказчик не является плательщиком НДС, то и в возвратной ТОРГ-12 эта позиция может быть нулевой. В таком случае поставщик выставляет заказчику корректировочную счет-фактуру на ту сумму НДС, которая была указана в первоначальной ТН на поставку.
Подписывают возвратную документацию руководитель и главный бухгалтер организации-заказчика. Подписи обязательно должны быть с расшифровками и заверены печатью при условии ее официального использования в учреждении. Сам факт передачи возвращаемого товара заверяется подписями материально-ответственного лица заказчика и представителя поставщика.
