Каким образом можно составить в организации акт приема-передачи материальных ценностей. Но иногда возникает необходимость в передаче от одного лица к другому лицу документов, которые также имеют ценность, а потому факт такой передачи должен быть зафиксирован. Речь может идти, к примеру, о передаче документов заказчиком исполнителю при заключении и исполнении договора выполнения работ или оказания услуг, о передаче документов в рамках соглашения о переводе долга или о передаче документов от увольняющегося сотрудника лицу, принимающему ответственность за такие документы.
Как в этом случае составить акт приема-передачи документов физическими лицами или между организациями?
Независимо от того, на каком основании и с какой целью производится передача документов от одного лица к другому, а также производится ли передача документов между физическими лицами или организациями, акт приема-передачи может составляться по схожей форме. Унифицированной и обязательной к применению формы акта приема-передачи документов нет, поэтому организация может разработать форму такого акта самостоятельно. Конечно, это не распространяется на случаи, когда обязательность применения определенной формы акта закреплена, к примеру, в договоре между сторонами.
В акте приема-передачи документов обычно указываются:
При наличии акт может быть скреплен печатями сторон.
Акт составляется в 2-х экземплярах: для передающего и принимающего лица.
Приведем акта приема-передачи документов в формате Word.
Представим пример заполнения акта приема-передачи, которым оформлена передача документов из одного обособленного подразделения организации в другое подразделение.
Заключение любой сделки требует документального подтверждения. Кроме составления необходимых документов, часто требуется передавать официальные бумаги от одного физического или юридического лица другому. Такая передача является юридической процедурой и требует необходимого письменного оформления. Документальным свидетельством состоявшегося события является акт передачи документов, составленный по определенной форме и подписанный всеми участниками.
Такой акт юридически обоснован только при условии составления в соответствии с правилами делопроизводства и наличия всех необходимых подписей. Единого банка или унифицированной формы на все случаи не существует, так как ситуации, требующие передачи документов, очень разнообразны. Поэтому форма данного документа в каждой конкретной ситуации своя.
В общем случае документ состоит из трех обязательных частей. Первая часть, сразу после названия документов" (образец, как правило, свой для каждого даты и места составления, содержит реквизиты передающей и принимающей сторон. Для физических лиц это ФИО и данные паспорта, для организаций - полное наименование и данные представителей. Если документы передаются между разными подразделениями одной организации, нужно указывать названия структурных подразделений (передающего и принимающего), а также фамилии представителей.
Во второй части акт передачи содержит собственно перечень передаваемых документов с указанием порядковых номеров и регистрационных данных, отражаемых в документах учета. Удобнее всего такой список оформить в форме таблицы.
В последней части акта должно быть указано количество составленных экземпляров и поставлены подписи сторон. Для представителей организаций рядом с подписью необходимо указать должности и привести Акт также должен быть обязательно заверен печатью организации.
В случае передачи особенно важных документов акт передачи составляется специальной комиссией, созданной приказом руководителя. В этом случае в обязательном порядке приводятся подписи, фамилии и должности всех членов комиссии.
Обратная передача документов возможна только по специальной заявке установленного образца с перечислением переданных документов. Если часть документов утеряна, это также следует отразить в заявке.
В каких же случаях должен передачи? В кадровом документообороте передача документов от одного сотрудника к другому производится в случаях ухода в отпуск, увольнения, перехода в другой отдел. Кроме того, данный акт составляется при сдаче документов в архив на хранение или при уничтожении. Вся необходимая информация о движении документов отражается в специальном журнале или папке. Акт передачи и приема документов должен содержать полный их перечень независимо от количества листов или томов.
Для юридически грамотного и правильно составленного акта передачи кадровая служба организации должна располагать списком необходимых нормативных документов. К обязательным документам кадровой службы относятся положение об оплате труда, трудовой договор, приказы по личному составу, графики отпусков, и их трудовые книжки, заявления работников на отпуск и увольнение и ряд других.
Особенно ответственный процесс - прием и передача трудовых книжек, в случае утери которых процесс восстановления связан с немалыми трудностями. Также важнейшим документом является книга учета трудовых книжек, содержащая подписи как сотрудников, так и уволенных. Передачу трудовых книжек рекомендуется проводить в форме отдельного приложения к акту с указанием серии и номера каждой книжки, включая невостребованные.
В отдельных случаях предусмотрена передача копий документов, в основном это относится к секретным или правоустанавливающим документам либо документам строгой отчетности.
В случае утраты определенных документов и возникновения разногласий по этому поводу акт приема-передачи является основным юридическим основанием разрешения споров. Поэтому так важно его правильное оформление, лучше, если оно будет производиться специалистом, имеющим опыт работы с документами.
В делопроизводстве возникают ситуации, когда необходимо передать документы, для чего и составляется специальный акт. Его целевая направленность — снятие ответственности с сотрудника, которому предстоит принять задокументированную работу. Также это дает возможность с максимальной достоверностью оценить положение дел в определенный момент времени.
И хотя в составлении нет ничего сложного, нельзя недооценивать важность и необходимость его оформления. В дальнейшей работе без него в некоторых случаях доказать сам факт передачи важной информации от одной стороны к другой бывает практически невозможно. Бумага имеет юридическую силу, а, значит, в случае возникновения спорных моментов, именно она будет являться официальным документом, с которым придется считаться любым судебным инстанциям.
Акт приема-передачи является подтверждением того факта, что передача от одного физического лица к другому, или от юридического лица другому юридическому лицу через их официальных представителей, состоялась.
Перечисленную ниже информацию следует указать в акте при передачи документов другому лицу:
Такая скрупулезность при оформлении необходима для возможности отличить по различным признакам любые другие подобные бумаги.
Акт приема-передачи документов при смене гендиректора оформляется после того, как издан указ о его смене, а данные о проделанных изменениях отправлены в налоговую службу, или после подготовки протокола собрания учредителей о смене на руководящем посту организации. Данная бумага оформляется секретарем, подписывается уже бывшим и будущим директорами, а также председателем общего собрания учредителей.
Акт приема-передачи документов при увольнении главного бухгалтера составляется в любой произвольной форме и обязательно в двух экземплярах, поскольку один из них сохраняется в самой организации, а второй должен быть передан уже бывшему главному бухгалтеру.
В нем непременно указывается следующая информация:
В таком случае следует указать следующую информацию и данные:
При составлении в процессе реорганизации ООО не существует какого-либо установленного образца. В данном конкретном случае все оформляется в свободной форме, поскольку основное в нем — констатация факта перехода всех прав ООО к правопреемнику. Обязательное условие к оформлению — утверждение лицами, которые приняли решение о его реорганизации. Стандартный образец акта приема-передачи при реорганизации ООО включает следующие обязательные разделы:
При продаже уже готовой фирмы данная бумага играет очень важное значение, так как вместе с продажей к новому руководству переходит ответственность за сохранность всех имеющихся бумаг, а также печати действующего предприятия.
Хотя в большинстве ситуаций он может быть составлен в произвольной форме, существуют и действующие образцы, по которым они должны быть составлены.
Похожие вопросы
Акт приема-передачи товара – один из тех документов, которые многие считают не обязательным к заполнению. Мол, достаточно и товарной накладной. Однако в некоторых случаях этот акт просто необходим.
В частности, он удостоверяет соблюдение правил приемки товаров, служит надлежащим подтверждением поставки товара, и т.д. Поэтому наличие данного документа обязательно!
Этот акт в общем виде является перечнем товаров, которые передаются покупателю и им принимаются. Как правило, в документе заявляют:
Однако цель этого документа – подтверждение факта приемки-передачи товаров надлежащего качества и соблюдения всей процедуры передачи товаров и их приема. Последнее особенно важно тем, что является доказательством отсутствия нарушений в процессе приема товаров. Иными словами:
Если же приемосдаточный акт будет считаться формальностью, то его подписание «не глядя» способно стать доказательством надлежаще выполненной приемки товаров и принятие их в той комплектности и того качества, какие указаны в акте, даже если такая приемка и не производилась. Об этом свидетельствует судебная практика.
А значит, предъявить впоследствии претензии по обнаруженному браку, недопоставке и прочим проблемам к поставщику или к транспортной компании будет невозможно, даже через суд!
Как правило, акт приема-передачи составляется при поставке товаров:
В этом случае акт о приемке и передаче товаров составляет поставщик, подписывает изначально поставщик и экспедитор. Документ подтверждает факт принятия экспедитором товаров определенного качества и количества и их перемещения к покупателю – заказчику экспедиторских услуг, а также факт отсутствия у покупателя претензий по качеству и количеству товаров и исполнения экспедитором всех обязательств по договору.
Это когда одна из сторон (комиссионер) действует в интересах другой стороны (комитента), выполняя ее поручения за вознаграждение. В этом случае комиссионер, первоначально покупая от своего имени товар, предназначенный для комитента, но за счет комитента, принимает его по товарной накладной.
Но при окончательной передаче активов уже комитенту потребуется акт приема–передачи товаров, который составляется либо комиссионером, как посредником, и подтверждает выполнение в надлежащем виде поручения комитента, либо комитентом — при непосредственной приемке товаров.
О необходимости составления приемо-сдаточного документа по сделке говорит и Гражданский Кодекс РФ (статья 1000). В частности, он указывает об обязательстве комитента принять и осмотреть имущество, приобретенное комиссионером для него. И в случае обнаружения каких-либо претензий к этому имуществу комитент должен известить комиссионера. Оповещение производится в письменной форме, например, в виде акта!
В соответствии с Гражданским кодексом РФ (ст. 907) хранитель обязуется хранить вещи, переданные ему их собственником, и возвратить их в сохранности. При этом хранитель обязан произвести осмотр принимаемых им товаров – их внешний вид и количество. А при возвращении товара его собственнику именно собственник должен произвести осмотр для удостоверения того, что ему возвращают именно его материальные ценности и в том состоянии и количестве, в каком они были переданы на хранение. В этом случае также должен быть составлен акт приема-передачи.
А если товар принимается по обычному договору поставки? Без посредников со стороны покупателя или поставщика? И в присутствии непосредственного представителя поставщика? В этом случае можно обойтись и товарной накладной (формы ТОРГ-12), но если нет никаких расхождений по качеству и комплектности товара.
Но акт приемки не помешает и в этом случае: в данном документе отражается информация об условиях, в которых производилась приемка и передача купленных активов, и об участниках процедуры приемки. А ведь ТОРГ-12 лишь подтверждает отпуск товара со склада поставщика и его поступление на склад покупателя.
У предприятия есть два варианта составления Акта.
Например, ТОРГ-1 (в торговых операциях), которая утверждена Госкомстатом РФ в Постановлении №132 от 25.12.98г. Или МХ-1 (при хранении товаров) – форма утверждена Постановлением Госкомстата России №66 от 09.08.99г., и т.д.
Это право дается Федеральным законом №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Но тогда необходимо, чтобы в акте содержались следующие реквизиты, которые закон считает обязательными:
Обычно акт подписывают:
Подписание Акта всеми участниками процесса осуществляется только после полного приема товаров, или в процессе поэтапной их передачи. Например, от поставщика к перевозчику, от перевозчика к покупателю.
Оформление акта может быть инициировано любой из сторон сделки – все зависит от условий и (или) характера договора. Но обязательно не менее чем в 2 экземплярах – исходя из количества сторон сделки. Например, при доставке товара через транспортную компанию изначально акт подписывают представитель поставщика и экспедитор, и только потом – покупатель. Значит, актов составляется 3 экз.
Что касается дополнительных реквизитов, то их наличие не ограничивается в документе. Поэтому в самостоятельно разработанной форме следует еще отразить:
Наличие этих дополнительных реквизитов характеризует особенность всего процесса приема-передачи материальных активов.
В случае принятия товаров на хранение при составлении акта обязательно указываются:
При поступлении товаров по договору поставки в акте могут быть отражены:
При поступлении товаров через экспедитора оформляется специальная форма – Акт приемки груза, — заявленная в Письме ФНС РФ №ШС-22-3/660@. В этом акте обязательным является описание условий транспортировки и состояния упаковки товаров при их принятии от поставщика:
Этот акт оформляется всегда 3-мя сторонами: продавцом, перевозчиком и покупателем.
Приемо-сдаточный акт на товары необходим. Он подтверждает не только отсутствие претензий по количеству и к состоянию прибывших материальных ценностей, но и факт соблюдения правил приемки товаров. И это позволяет впоследствии предъявлять поставщику, хранителю или перевозчику претензии в случае, если товар пришел бракованный или испорченный.
При передаче материальных ценностей по договору аренды, купли-продажи, поступивших в компанию безвозмездно, важно зафиксировать факт передачи ценностей от одной стороны к другой. Акт передачи материальных ценностей является важным документом и выполняет несколько функций:
Компании имеют право разработать собственные формы документов, которые они будут применять в деятельности. Однако законодательство содержит ряд требований, которые необходимо будет учесть при составлении документов. В частности, все используемые формы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
Обязательные реквизиты, которые должен содержать акт приемки-передачи товара:
Перечисленные выше реквизиты являются универсальными и обязательными для всех первичных документов. Кроме перечисленных реквизитов, образец акта приема-передачи ТМЦ должен содержать полный подробный перечень товаров, передача которых оформляется данным актом: перечисление наименований, количество товаров по каждой позиции, стоимость.
Документ составляется в 2 экземплярах – по одному экземпляру для передающей и принимающей ценности стороны. Перечень должностных лиц, которые имеют право подписи первичных учетных документов, определяет руководитель компании. Такие полномочия могут быть определены приказом руководителя, должностной инструкцией или иным внутренним документом организации.
Стоит обратить внимание, что одним из обязательных реквизитов, которые содержит акт приема - передачи товара, является величина денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения. Четкого указания о том, что первичные документы необходимо составлять только в рублях, в законодательстве не содержится. Однако при этом стоит учитывать, что объекты бухгалтерского учета (активы, доходы, расходы и прочее) нужно отражать в рублях. Бухгалтерская отчетность также оформляется в российских рублях. Таким образом, учитывая эти 2 факта, первичные документы, которые подтверждают факты хозяйственной жизни, нужно составлять в рублях.
Если вы работаете с иностранными контрагентами и использование иностранной валюты обусловлено необходимостью, можно поступить следующим образом: предусмотреть несколько граф для разных единиц измерения или составить дополнительный документ, который будет разъяснять содержание документа, составленного в валюте.
