Далеко не все знают, какие документы при увольнении сотрудника по собственному желанию должен выдать работодатель. Работодатель, согласно ст. 84.1 ТК РФ , должен выдать работнику копии всех документов, которые имеют отношение к работе данного сотрудника. Делается это в течение трёх дней после получения письменного заявления сотрудника о выдаче документов. Это кадровые бумаги, и выдаются они в отделе кадров.
Также при увольнении сотрудника по собственному желанию работодатель должен выдать ему справки, которые можно получить в бухгалтерии. Они также выдаются по письменному заявлению сотрудника.
Когда сотрудник увольняется, работодатель должен выдать ему порядка 10 документов. Чтобы понять, какие именно документы, необходимо разобрать порядок увольнения по собственному желанию.
Работодатель обязан выдать следующие документы:
К кадровым документам, которые работодатель должен выдать сотруднику по его письменному заявлению при увольнении с работы относятся:
Работодатель должен выдать не оригиналы документов, а их копии. Только трудовая и медицинские книжки выдаются в оригинале.
Если увольняющийся работник является плательщиком алиментов, то в течение трёх дней после увольнения работодатель обязан сообщить судебному приставу сведения об увольнении. Эти же сведения он обязан сообщить и получателю алиментов. Уведомление приставам должно быть составлено в письменной, но произвольной форме. В нём нужно сообщить не только о факте увольнения, но и указать новое место работы или адрес, по которому проживает уволившийся работник. Если работодатель не сообщит эти сведения в установленный срок, то его можно привлечь к ответственности.
Также работник должен получить различные справки в бухгалтерии работодателя. Справка о заработке понадобится увольняющемуся работнику для того чтобы предъявить ее новому работодателю. На основании этих данных, новый наниматель будет рассчитывать различные пособия:
В справке нужно указать:
Ещё один документ - справка о среднем заработке за последние 3 месяца. Этот документ понадобится для постановки работника на учёт в центре занятости в качестве безработного.
Сведения персонифицированного учёта. Если работник настаивает, то работодатель должен дать ему 3 справки:
Эти справки нужны для начисления пенсии работнику. Также работник имеет право запросить сведения для того, чтобы убедиться в правильности передачи данных в ПФР. Отчёты по форме СЗВ - М и СЗВ - СТАЖ формируются только по увольняющемуся сотруднику. Другие работники не упоминаются.
Важно! Работодатель должен получить от работника подтверждение того, что эти сведения персонифицированного учёта он получил.
Это можно сделать 2 способами:
Справка по форме 2-НДЛФ о начисленных и уплаченных налогах. Работодатель обязан выдать такую справку работнику. В ней содержатся сведения не только о заработной плате, но и обо всех выплатах на которые начислялись страховые взносы, а также сведения о бывшем работодателе.
Эта справка применяется на новом месте работы, если работник имеет право на получение налогового вычета по основаниям ст. 218 - 220 НК РФ.
В поле «Признак» нужно указать:
Все документы выдаются в день увольнения работника. Они могут быть вручены как лично в руки, так и высланы работнику по почте. Для этого работник должен написать письменное согласие. Все копии документов должны иметь печать «копия верна» и быть заверены печатью работодателя. Все бухгалтерские справки также должны содержать печать работодателя. Без этого они не имеют своей законной силы. Работодатель не имеет права задерживать выдачу документов. Это может быть расценено как препятствие в трудоустройстве, и работник в таком случае имеет право обратиться в суд.
В ст. 62 ТК РФ сказано, что работодатель обязан выдать своему увольняющемуся сотруднику все документы, связанные с его трудовой деятельностью у этого нанимателя. Некоторые документы выдаются в обязательном порядке, некоторые - по письменному заявлению работника.
Документы должны быть подготовлены и выданы работнику в течение трёх календарных дней после подачи письменного прошения. Как правило, заявление пишется на начальника отдела кадров и на имя главного бухгалтера. Проблем с выдачей бумаг не возникает.
Но может случиться и так, что работодатель не желает выдавать документы, мотивируя это различными причинами. Например, начальник в отпуске и не может заверить копии. Это наиболее «популярная» причина для отказа.
Уважительных причин для отказа в выдаче документов уволившемуся сотруднику нет. Это прямая обязанность работодателя, и он не имеет права от неё уклонятся. За уклонение его можно привлечь к административной ответственности.
Если работодатель не желает отдавать документы, у бывшего работника есть два законных способа:
В течение трёх дней после получения заявления работодатель должен подготовить копии оригиналов всех документов, связанных с трудовой деятельностью заявителя. Если он этого не сделает, работник имеет право:
Подать жалобу можно одновременно в эти два надзорных органа. Они уполномочены проводить проверки работодателей относительно нарушения трудового законодательства. Подать жалобу можно:
Сейчас наиболее популярный способ подачи обращений от граждан - с помощью онлайн - приёмных через официальные сайты государственных органов. Срок рассмотрения обращения - 30 дней с момента регистрации документа. При подаче жалобы через интернет, датой регистрации является дата получения заявителем электронного уведомления.
В жалобе на работодателя необходимо указать причину её подачи. В данном случае стоит применить такую формулировку: «Прошу привлечь работодателя за нарушение трудового законодательства к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ и выдать предписание о выдаче мне, в соответствии со ст. 62 ТК РФ, документов за период моей работы». Соответствующими надзорными органами будет проведена проверка. Если такое нарушение совершено впервые, то работодателю может быть вынесено только предупреждение или наложен минимальный штраф. Если же подобное происходит регулярно, и работодатель уже привлекался к ответственности со стороны инспекции или прокуратуры, то размер штрафа возрастает в несколько раз.
При увольнении по собственному желанию работнику положены обязательные и необязательные компенсации. К обязательным относятся те, которые предусмотрены законодательством. К необязательным относятся те, которые предусмотрены локальными нормативными актами.
При увольнении сотрудника по его собственной инициативе, работодатель должен ему выплатить:
Зарплата за фактически отработанное время считается за те дни в текущем месяце, которые ещё не были оплачены, и в течение которых увольняющийся работник фактически присутствовал на работе. Компенсация за отпуск полагается всем работникам, которые не успели использовать дни своего законного отдыха в текущем рабочем году вплоть до даты увольнения. Если работник отработал 11 месяцев перед увольнением и не ходил в отпуск, то он имеет право на получение компенсации в полном объёме.
По соглашению между работником и работодателем сотрудник может уйти в отпуск перед увольнением, используя накопившиеся у него дни. Если он их не отгуляет, то компенсацию нужно будет выплатить при увольнении. К необязательным выплатам относится выходное пособие, которое может быть предусмотрено коллективным договором. Его выплата - это исключительная инициатива работодателя. Но если она предусмотрена локальным нормативным актом, то выплатить её необходимо.
Размер выходного пособия определяется также самим работодателем. Он может быть установлен в фиксированной сумме или же напрямую зависеть от оклада увольняющегося.
Например, может быть прописано, что при увольнении работнику (вне зависимости от его должности и квалификации) выплачивается пособие в размере 50 000 рублей. Или же можно указать: «в размере трёх окладов». Все выплаты должны быть произведены в последний рабочий день увольняющегося работника. Об этом сказано в ст. 140 ТК РФ. Если работник, по каким-либо причинам (уважительным), отсутствует на рабочем месте в свой последний рабочий день, то выплаты производятся не позднее следующего дня. Средства могут быть выданы на руки или же переведены на банковскую карту работника.
Выдача увольняющемуся сотруднику предусмотренных денежных средств и документов - это обязанность работодателя. При уклонении от её выполнения, работодателя можно привлечь к административной ответственности.
Работники часто обращаются к администрации работодателя с просьбой выдать им те или иные документы, их копии или предоставить информацию. Есть документы, которые работодатель обязан выдать, но есть документы, которые он выдавать не может.
Часто работники, просят выдать им копий кадровых документов такие как приказы о приеме на работу и их переводе и одновременно запрашивают распоряжения о создании подразделения, назначении руководителя, полное штатное расписание и все локальные акты. Если в запрашиваемом работником документе упоминаются другие работники, работодатель может оформите выписку из него, в части касающейся этого работника. Копии локальных актов работодатель может не выдавать. Такой отказ суды признают законным. В статье 62 ТК РФ упоминаются персональные документы работника. Локальный акт к ним не относится. Достаточно того, что работодатель ознакомил с ним работника под роспись.
Нередко работник запрашивает копии ПВТР или положения так как намерен доказать в суде, что работодатель незаконно лишил его премии, отпуска или надбавки. Но суд скептически отнесется к распечатке с корпоративного сайта. Поэтому нужна заверенная копия документа.
Если работодатель не выдаст копию такого акта, работник может оспорить отказ работодателя в суде. В таких спорах суды занимают разные позиции.
Одни суды считают, что локальный акт выдавать не обязательно и занимают сторону работодателя. Эта позиция мотивирована тем, что работодатель обязан ознакомить работника с локальными актами под роспись; выдавать их копии по смыслу ст. 62 ТК РФ он не обязыван; локальный акт не имеет отношение к выполнению конкретной трудовой функции; выдавать нужно документы, которые содержат персональную информацию о работнике.
Работодатель вправе отказать запрашиваемый акт если работник запросил копию не локального, а нормативного акта. Например, приказа госоргана или ведомства. К таким документам работодатель отношения не имеет. Отказ выдать заверенную копию будет законным.
Другие суды считают, что локальный акт работодатель должен выдать и поддерживают работников вынося решения обязать работодателя выдать копии локальных актов. По мнению судов, акты связаны с работой и этих работник, а потому они вправе запросить их в порядке ст. 62 ТК РФ.
Если у работодателя нет подписи работника подтверждающей его ознакомление с локальным актом, то работодатель обязан предложить работнику ознакомиться с такими документами и расписаться подтвердив этот факт, или выдать заверенную копию акта под роспись.
В таком случае у работника нет оснований обвинять работодателя в нарушении его прав.
Работник вправе потребовать от работодателя выдать ему копии материалов внутреннего расследования, так как он обращается за копиями так как планирует оспорить дисциплинарное взыскание. Цель работника найти в материалах нестыковки и доказать, что тот: нарушил процедуру; пропустил сроки; уволил без основания и т. п.
С заявлением может обратиться действующий или уволенный работник. Копии таких документов должны быть выданы независимо от статуса работника, та как ст. 62 ТК РФ распространяется и на бывший персонал.
За получением копий может обратиться как работник, так и его представитель. Представитель вправе забрать документы предъявив соответствующую доверенность.
Если работодатель откажется выдать копии таких документов, он может быть привлечен, к административной ответственности по п. 5.27 КоАП РФ. Штраф за подобное нарушение на работодателя составляет до 50 тыс. А еще бывший работник может взыскать моральный вред.
Однако, работодатель не обязан выдавать работнику документы без всякого разбора. Решение о выдачи документов работодатель должен принимать с учетом того, относится документ непосредственно к его работе или нет.
Иногда работники просят выдать фото- и видеодоказательства, например, его отсутствия на рабочем месте или сведения о средстве фиксации и информацию о том, кто им пользовался.
Такие требования незаконны, так как электронные свидетельства (фото, видео) не обладают признаками, по которым их можно отнести к документам, связанным с работой; запрошенные документы это основание для принятия работодателем внутреннего кадрового решения об увольнении. Работнику должны быть выданы копии приказа о дисциплинарном взыскании; сведения о технических устройствах, порядок их использования и регламент действий ответственных лиц это сведения, которые принадлежат исключительно работодателю.
Если в документе речь идет о деятельности работника в компании, выдайте его. Работник вправе получить копии приказа о взыскании, заключения проверки, объяснительной записки, должностной инструкции. Иначе конфликт перерастет в судебное разбирательство, а оно завершится в пользу работника.
Если работник передумал получать копию документа, то он должен написать соответствующее заявление. Из-за отсутствия такого заявления суд может отклонить требование работника о моральном вреде за несвоевременную выдачу копий.
Мнение инспекторов ГИТ по этому вопросу так же противоречивы. Контролеры по-разному относятся к таким отказам работодателей. Одни считают их правомерными, так как работодатель не обязан предоставлять локальные акты, а должен только знакомить с ними.
Но есть инспекторы ГИТ, которые обязывают работодателя выдать копии внутренних документов так же ссылаясь на ст. 62 ТК РФ. Такое предписание можно оспорить, ссылаясь на эту же норму. В этой норме говорится только о персональных документах работника. Локальные акты не упоминаются.
Таким образом, если работник просит копию документа из указанных в ст. 62 ТК РФ, суд удовлетворит его просьбу. В остальных случаях отказ можно обосновать тем, что в документе есть персональные данные других работников. Некоторые суды принимают такое объяснение.
Но довод о сохранности информации не гарантирует благоприятный исход в суде. Есть суды, которые считают, что нужно выдать выписку из штатного расписания или табеля. Поэтому лучше сделать это сразу после того, работодатель получит такое заявление работника.
Документы содержащие коммерческую тайну работодатель выдавать тоже не обязан.
Работник вправе запросить копии документов из ст. 62 ТК РФ и даже больше, однако есть в этом плане ограничения. Так закон запрещает снимать с документа копии если они содержат государственную, коммерческую или служебную тайну или если в документе есть конфиденциальная информация, которая касается третьих лиц.
В таких случаях суды считают отказ работодателей правомерным Если в документе нет коммерческой тайны, суд обяжет выдать копию, а инспектор оштрафует директора.
Теперь копии документов должны предоставлять и адвокату по его запросу. За отказ предоставить документы предусмотрен административный штраф.
Похожих статей пока нет.
Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя в течение трех рабочих дней выдавать работнику документы, связанные с работой, если работник письменно об этом попросил. Казалось бы, все просто. Но на практике работодатели сталкиваются с множеством вопросов, ответы на которые закон не дает.
Опираясь на судебные решения, постараемся ответить на эти вопросы.
Только письменный запрос (заявление работника) является основанием для выдачи документов, связанных с работой. И это заявление играет огромную роль. Во-первых, от даты получения заявления начнется отсчет трех рабочих дней, в течение которых нужно выдать документ. Во-вторых, только из заявления мы узнаем, какие именно документы просит работник. В-третьих, опираясь на заявление, можно дать мотивированный отказ в выдаче документов, которые не относятся непосредственно к работе.
Если письменного запроса не было, а была только устная просьба работника, работодатель может ее проигнорировать. Суды не считают это нарушением .
Работник пишет заявление в свободной форме на имя руководителя организации (пример 1). Обязательно указывает, какие именно документы он просит выдать. Если сам прийти за документами в нужный срок работник не сможет, в заявлении он может указать, по какому адресу их можно отправить по почте.
Заявление желательно зарегистрировать. Это позволяет зафиксировать именно дату получения, ведь на деле дата написания заявления не всегда совпадает с датой получения этого заявления работодателем.
Запросить документы, связанные с работой, может не только действующий или увольняющийся работник, но и бывший. При этом не играет никакой роли, как давно он был уволен .
Статья 62 ТК РФ дает работнику право требовать не любые документы организации, а только те, которые связаны конкретно с ним, с его трудовой деятельностью. В качестве примера в данной статье перечислим некоторые виды справок и приказов по личному составу. Но этот список открытый, законодатели оставили возможность запрашивать и другие документы. И эта неопределенность часто приводит к конфликтам.
Например, некоторые работники запрашивают копии штатных расписаний, локальных нормативных актов, инструкций, протоколов. Нужно ли их выдавать? По какому критерию определять, связан ли данный документ с работой конкретного работника? Ответа в законе нет, поэтому работодателям приходится решать это самостоятельно, на свой страх и риск.
По мнению судей, локальные нормативные акты не относятся к документам, связанным с работой конкретного работника. Суды подтверждают, что работодатель не обязан выдавать копии локальных актов, с которыми работник должным образом был ознакомлен в период работы .
Суды считают, что по смыслу ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставлять только те документы, которые содержат персональные данные работника, сделавшего запрос.
Соответственно, если документ такие данные не содержит и не описывает конкретную трудовую функцию работника, то и выдавать его по запросу работника не обязательно.
Письменные распоряжения организации, касающиеся структурных подразделений в целом, работодатель также не обязан выдавать по запросу работника. К такому выводу пришли сразу несколько судов .
Также работодатель не обязан знакомить работников с нормативными документами министерств и ведомств и предоставлять их копии. Даже если на основании нормативного акта работодатель разрабатывает систему оплаты труда работников, в копии документа можно правомерно отказать, ведь его составляла не компания .
Формы первичных учетных бухгалтерских документов также не являются документами, связанными с работой .
Если у работника нет доступа к конфиденциальной информации, то в выдаче копий документов, содержащих эти сведения, можно отказать.
Ставропольский краевой суд попробовал обобщить законные причины не выдавать работникам копии документов.
Так, основанием для отказа выдать копию может служить наличие в документе информации, которая относится к государственной, коммерческой или служебной тайне, или наличие сведений конфиденциального характера о третьих лицах, в том числе о других работниках. К таким документам суд отнес копии материалов инвентаризации, договоров о полной коллективной материальной ответственности.
Графики отпусков, табели учета рабочего времени также содержат информацию о других работниках организации. Поэтому работодатель вправе отказать работнику в выдаче копий этих документов .
Работникам могут понадобиться различные справки. Некоторые из них имеют установленную форму, другие составляются произвольно. Расскажем о самых распространенных.
Форма этой справки утверждена Приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. С февраля 2018 г. в нее внесены некоторые изменения , главные из которых:
Из раздела 2 исчезло поле, где нужно было указывать адрес физического лица, которое получило доход;
Из раздела 4 удалены инвестиционные вычеты;
Для реорганизованных организаций добавлены дополнительные поля (форма реорганизации (ликвидации), ИНН/КПП реорганизованной организации).
Эту правку готовит бухгалтер, так как в ней указываются сведения об источнике дохода, заработной плате и удержанных налогах.
Эту справку запрашивают для оформления визы, получения субсидии, оформления опекунства или усыновления.
Нужна она и для военкомата при первоначальной постановке на воинский учет.
Справка не имеет жесткой формы, но конкретные требования к содержанию и форме документа может установить орган, для которого данная справка запрашивается (пример 2).
Оформляют справку обычно на фирменном бланке. Чтобы она имела юридическую силу, ее должен подписать руководитель организации или уполномоченный работник. Если справка содержит информацию о заработной плате либо иные сведения финансового характера, то нужна также подпись главного бухгалтера. Подписи должностных лиц заверяют печатью организации (при ее наличии).
Полномочия подписывать справки должны быть указаны либо в приказе о распределении обязанностей, либо в доверенности (ст. 8, 57 ТК РФ, ст. 185 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ)). В спорных ситуациях может потребоваться документ, дающий право подписи лицу, подписавшему справку вместо руководителя организации.
Эту справку может затребовать уволенный работник, который хочет встать на учет в центр занятости.
Рекомендованная форма справки приведена в письме Минтруда России от 15.08.2016 № 16-5/В-421. При этом ведомство разъясняет, что орган занятости обязан принять справку в произвольной форме, если она содержит все сведения, необходимые, чтобы определить размер и сроки выплаты пособия по безработице.
Как правило, эту справку готовит бухгалтер, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Печать ставится при ее наличии.
Справку запрашивают, когда нужно подтвердить, что работник трудился у работодателя в течение определенного времени. Составляется в произвольной форме на фирменном бланке.
Сначала выясните, для чего работник запрашивает справку — от этого будет зависеть объем содержащихся в ней сведений. Уточните, указывать ли периоды работы по всем должностям, которые занимал работник, или достаточно общего трудового стажа в организации, нужны ли ссылки на приказы о приеме и увольнении и т. п.
Получать ежемесячное пособие по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет может один из родителей или другое лицо, фактически осуществляющее уход. Поэтому родитель, который не будет получать пособие и использовать отпуск по уходу за ребенком, должен взять об этом справку.
Обязан ли работодатель представлять копии документов в порядке, предусмотренном ст. 62 ТК РФ, своему бывшему работнику, который уволился в январе этого года? Если обязан, то вправе ли работник требовать копии личной карточки работника (форма N Т-2), положения об оплате труда, положения о премировании, правил внутреннего трудового распорядка (являющихся приложением к коллективному договору), справки об уплате НДФЛ за весь период работы, а также копии финансовых документов, подтверждающих факт выплаты зарплаты за весь период работы на предприятии?
1.
В силу ст. 62 ТК РФ работодатель обязан выдавать работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления. С учетом общих норм, регламентирующих понятия "работник" и "работодатель" и их статус (ст.ст. 15, 20-22, 56 ТК РФ), можно прийти к выводу о том, что данная норма действует только в отношении лица, состоящего в трудовых отношениях с работодателем на момент запроса копий документов.
Однако при таком подходе указание в ст. 62 ТК РФ на обязанность работодателя выдать приказ об увольнении в течение трех дней с момента подачи заявления становится бессмысленным: приказ об увольнении можно выдать настоящему (не бывшему) работнику только в день увольнения. В связи с этим мы полагаем, что, по смыслу ст. 62 ТК РФ, работодатель должен выдавать документы, связанные с работой, в течение трех рабочих дней как лицам, с которыми у него имеются действующие трудовые договоры, так и тем, с которыми трудовые договоры уже прекращены.
Судебная практика подтверждает данную позицию. Так, в решении Покачевского городского суда Ханты-Мансийского автономного округа-Югры от 10.09.2010 в деле об истребовании документов бывшим работником суд посчитал необоснованными доводы ответчика о том, что в соответствии со ст.ст. 62, 84.1 ТК РФ работодатель обязан предоставить работнику документы, связанные с его работой, только при наличии трудовых отношений. Суд указал, что по смыслу Трудового Кодекса РФ в ст. 62 ТК РФ речь идет не о лице, являющимся работником на момент совершения указанного действия, а о лице, состоящем или состоявшем в трудовых отношениях с работодателем.
Также в обоснование прав бывших работников на получение копий документов о работе у данного работодателя суды приводят нормы Указа Президиума Верховного Совета СССР от 4.08.1983 N 9779-Х "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан". Согласно п. 1 Указа государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан (определение Московского областного суда от 11.06.2009 по делу N 33-10422).
2.
Примерный перечень документов, подлежащих предоставлению по письменному заявлению работника, приводится в ст. 62 ТК РФ. В их числе указаны копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое.
При разрешении споров, возникающих по вопросам применения ст. 62 ТК РФ, в Справке по результатам обобщения практики рассмотрения мировыми судьями трудовых споров, составленной Липецким областным судом (раздел "Другие трудовые споры"), рекомендовано учитывать следующие обстоятельства:
1) перечень документов, связанных с работой, которые обязан выдать работодатель работнику по письменному заявлению, не ограничен (открытый);
2) требуемые документы непременно должны быть связаны с работой данного работника у указанного работодателя;
3) такие документы имеются у работодателя и он имеет реальную возможность выдать копии этих документов работнику (при этом необходимо учитывать установленные сроки хранения типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, перечень которых утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень)). Так, согласно п. 658 Перечня личная карточка работника (унифицированная форма N Т-2, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) должна храниться в течение 75 лет.
Документы, подтверждающие перечисление заработной платы, уплаты страховых взносов, НДФЛ, являются бухгалтерскими и налоговыми. Документы первичного учета для целей бухгалтерского учета организации обязаны хранить в течение пяти лет (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", раздел 4.1 Перечня), документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, - в течение четырех лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов, плательщик взносов обязан сохранять в течение шести лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 г. N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования").
Правила внутреннего трудового распорядка организации (далее - Правила) являются локальным нормативным актом работодателя, который регламентирует в соответствии с трудовым законодательством порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ). Правила могут являться приложением к коллективному договору (часть вторая ст. 190 ТК РФ). Работодатель под роспись знакомит работника с Правилами при приеме на работу еще до подписания трудового договора (часть третья ст. 68 ТК РФ).
Работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (в том числе с положениями об оплате труда, о премировании) также в силу части второй ст. 22 ТК РФ.
Таким образом, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, о премировании на предприятии являются документами, непосредственно связанными с работой каждого работника, и работодатель обязан предоставлять копии данных документов по письменному заявлению работников, в том числе бывших.
Таким образом, работодатель обязан выдать своему бывшему работнику следующие документы:
- копию личной карточки работника;
- копии Правил внутреннего трудового распорядка, положений об оплате труда и о премировании;
- справки о доходах работника за период 2008-2011 г.г.;
- документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов в фонд обязательного пенсионного страхования, за период 2006-2011 г.г.;
- копии финансовых документов, подтверждающих факт начисления и выплаты заработной платы, за период 2007-2011 г.г.
Отметим, что если у работодателя есть реальная возможность предоставить документы, срок хранения которых истек, работодатель все равно обязан их предоставить работнику.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Чашина Татьяна
Контроль качества ответа:
Рецензент службы
Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Нашей фирмы пришел запрос от бывшего сотрудника, в котором он требует предоставить ему копии наших локальных нормативных актов. Можно ли отказать ему в выдаче таких документов? И чем можно обосновать отказ?
Алина Мишина, ведущий менеджер по персоналу, г. Москва
Ответ экспертов ЮРИГМЫ:
Уважаемая Алина, ответить на поставленный Вами вопрос однозначно не представляется возможным. Поскольку отсутствует полная информация о том, какой именно локальный акт и в связи с чем запрашивается. Поэтому в зависимости от конкретных обстоятельств бывшему сотруднику можно будет либо отказать в выдаче копии локального акта, либо работодателю все же придется предоставить ее. Объясняется это следующим.
Существует мнение, что предоставлять копии документов следует только текущим сотрудникам, которые на момент запроса состоят с работодателем в трудовых отношениях (ст. 15, 20 Трудового кодекса РФ). Однако такая точка зрения представляется не вполне обоснованной. Так, согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ работодатель, среди прочего, должен выдавать работнику приказ об увольнении в срок не позднее трех рабочих дней. Но через три дня после увольнения гражданин утрачивает статус текущего работника и становится бывшим работником.
Позиция о том, что копии связанных с работой документов могут запрашивать и получать, в том числе, бывшие работники находит подтверждение и в судебной практике (см., например, Решение Покачевского городского суда ХМАО-Югры от 10.09.2010, определение Московского областного суда от 11.06.2009 по делу № 33-10422).
По письменному заявлению сотрудника работодатель обязан в безвозмездном порядке предоставить ему надлежащим образом заверенные копии документов, связанных с работой:
Срок для предоставления указанных документов – не позднее трех рабочих дней со дня подачи сотрудником письменного заявления (ст. 62 Трудового кодекса РФ).
Понятие "документов, связанных с работой" в законодательстве не раскрыто. Примерный перечень таких документов приведен в ст. 62 Трудового кодекса РФ, но он является открытым.
Кроме того, работникам гарантировано право на свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом (ст. 89 Трудового кодекса РФ). Другими словами, работодатель должен предоставлять сотрудникам копии любых записей, содержащих их персональные данные.
Что касается локальных нормативных актов. Работодатели вправе принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права (ст. 8 Трудового кодекса РФ). Принимаемые локальные акты действуют в отношении сотрудников данного работодателя независимо от места выполнения ими работы (ст. 13 Трудового кодекса РФ). При этом работодатель обязан знакомить сотрудника под подпись с принимаемыми локальными актами, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью сотрудника.
Если исходить из буквального толкования законодательства, то получается, что " связанные с работой документы" сотруднику следует предоставлять , а с локальными актами, касающимися трудовой деятельности сотрудника, его следует ознакомить под подпись. Данная позиция находит подтверждение в некоторых судебных решениях, которые признают обязанность работодателя предоставлять работникам не локальные акты , а лишь документы, содержащие персональную информацию о них. Поскольку законодательством предусмотрена обязанность по ознакомлению работников с локальными актами под подпись, но не по их предоставлению работникам (см., например, определения Московского городского суда от 08.02.2012 по делу № 33-3328, от 13.08.2013 № 4г/1-7930).
Вместе с тем, существует и противоположная судебная практика, которая признает обязанность работодателя предоставить работнику локальные акты. Объясняется это тем, что локальный акт может затрагивать интересы и права работников в связи с включением в него обязательств работодателя и сотрудников по вопросам формы, системы и размеров оплаты труда, выплаты пособий и компенсаций, занятости, переобучения, условий высвобождения, льгот и преимуществ для работников и др. (см., например, Определение Московского городского суда от 24.08.2011 по делу № 33-25677).
Поэтому оценивать возможность отказать бывшему сотруднику в выдаче копии локального нормативного акта следует в индивидуальном порядке и с учетом конкретных обстоятельств.
Так, отказать в предоставлении локального акта можно в случае, если документ касается производственно-хозяйственной деятельности, а не работы самого сотрудника (см., например, Апелляционное определение Ростовского областного суда от 06.06.2013 № 33-6945).
Отказать работнику можно и в случае, если локальный акт не только не касается трудовой деятельности сотрудника, но и содержит конфиденциальную информацию (см., например, Апелляционное определение Суда ХМАО-Югры от 24.07.2012 по делу № 33-3230/2012, Решение Свердловского областного суда от 14 октября 2014 г. по делу № 72-787/2014).
Еще одним основанием для отказа в предоставлении копии локального акта может выступить отсутствие у работодателя реальной возможности предоставить запрошенный документ. В частности, в связи с истечением законодательного срока его хранения (см., например, Справка Липецкого областного суда по результатам обобщения практики рассмотрения мировыми судьями трудовых споров).
А в ситуации, когда запрошен локальный акт, которым является утвержденная работодателем , отказ работодателя в его предоставлении будет представляться необоснованным. То есть работодателю все же нужно будет предоставить запрошенный документ.
Возможна и ситуация, когда запрашиваемый документ касается не только трудовой деятельности запросившего сотрудника, но и содержит персональные данные других работников. В таком случае представляется возможным предоставить выписку из документа в той части, которая касается только сотрудника, обратившегося с запросом.
Резюмируя вышеизложенное, можно говорить о следующих случаях, когда бывшему работнику может быть отказано в предоставлении копии локального нормативного акта (ЛНА):
Вывод: Каждый конкретный запрос о предоставлении документов необходимо внимательно и тщательно анализировать. И в зависимости от конкретной ситуации/обстоятельств принимать решение о предоставлении или отказе в предоставлении копии локального акта бывшему работнику.
В частности, согласно п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, право субъекта персональных данных (т.е. работника) на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с федеральными законами, в том числе, если обработка таких данных осуществляется в целях обороны страны, безопасности государства и охраны правопорядка и т.д.
C уважением,
Команда Юригмы
© URIGMA
