Для записи учетных данных (регистрации) и придании юридической силы трудовым договорам и дополнительным соглашениям используется журнал регистрации.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
В нем фиксируется данные о документе – факт создания, получения или отправки.
Ведение такого журнала не является обязательным. Законодательством предусмотрен учет в форме журнала только для трудовых книжек. Дополнительные соглашения (доп) можно регистрировать произвольно. Прошивать и пломбировать книгу, если учет ведется в такой форме, нужно перед сдачей в архив. По требованиям ФАС срок хранения такого рода документов – 75 лет.
Однако по общим правилам ведения документооборота, регистрации подлежат все документы, которые требуют предоставления ответа или носят справочный характер. Помимо этого, существует Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, в котором упоминается журнал учёта трудовых договоров.
Кроме этого, служба ГИТ, наносящая визит ко всем работодателям, всегда интересуется наличием этого документа.
Так что кадровик, во избежание неприятностей, должен вести журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений.
Журнал – удобная форма, заменяющая в архиве массу трудовых договоров вперемешку с доп соглашениями и другими документами того же периода. В случае подачи иска в суд от нанятого сотрудника, отсутствие книги регистрации договоров заранее делает позицию работодателя уязвимой с возможностью принятия решения не в его пользу.
Также журнал необходим для выдачи справок для следующих работодателей о предыдущей занятости. В примечаниях книги можно делать записи о виде и сути работ, выполняемых нанятым работником. Опытные кадровики предпочитают вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, прошив и опломбировав его печатью предприятия и подписью руководителя перед внесением первой записи.
В случае проверки предприятия соответствующими органами у начальника ОК, инспектора по кадрам или менеджера по персоналу будет юридическое подтверждение наличия или отсутствия договоров, контрактов, дополнительных соглашений с работниками.
Обилие документов в отделе кадров – ни для кого не секрет. Иногда HR-менеджер ведёт параллельно около десятка всяких книг и журналов. Но трудовые договора – основа сотрудничества работодателя и персонала – желательно регистрировать, чтоб не путаться в нумерации.
Трудовой договор – соглашение между работодателем и сотрудником, в котором одна сторона предоставляет работу (осуществляет наем) в соответствии с законодательством, а другая сторона обязуется эту работу выполнять качественно и в срок, получая за нее заработную плату. Документ обеспечивает условия труда по нормам ТК РФ.
Трудовой договор оформляется в двух экземплярах (с печатью и подписью руководителя, паспортными данными и подписью работника) с выдачей одного нанятому работнику под расписку. Второй подшивается в личное дело. Это требование является обязательным независимо от вида работы – основная или по совместительству. Если на предприятии ведется журнал регистрации трудовых договоров, то подпись сотрудника ставится в соответствующей графе.
Как вести такой журнал? Книга регистрации может вестись в бумажном или электронном виде.
При несоответствии записей на бумажных и электронных носителях, предпочтение отдается бумажным.
Как оформить журнал регистрации? Страницы должны быть пронумерованы, книга прошита и заверена печатью и подписью руководителя. Хотя форма может быть произвольной, но есть минимально необходимый перечень граф, позволяющий внести нужные данные и оперативно найти документ.
Если в организации есть сотрудники, работающие по контракту, то необходимо предусмотреть отдельную колонку для их регистрации, или можно сделать соответствующую запись в примечаниях. Также на некоторых более крупных предприятиях вводят колонки для записи должности и структурного подразделения.
На отдельной странице делается запись о назначении ответственного лица – ФИО, дата и номер приказа, должность. Последняя страница несет информацию о дате закрытия журнала, № приказа, дате сдачи на хранение в архив.
В случае если ответственный за ведение книги сотрудник обнаружил неправильность заполнения или другие ошибки, то данный журнал заканчивается досрочно. Об этом делается соответствующая запись, издается приказ и книга сдается в архив.
Основным преимуществом ведения журнала в электронной форме является возможность быстрого поиска и ввода информации. Удобно вести учет не в Word, а в MS Excel (учет в табличном виде).
Возможности электронного документооборота:
Личная карточка сотрудника (форма т-2) ведется в электронной форме. Информация, поступающая на нее, постоянно обновляется. Но в некоторых случаях, где нужны личные подписи работника и сотрудника кадровой службы, ведение карточки дублируется на бумажном носителе.
В программе должна быть предусмотрена невозможность подвижки номеров. Хотя второй экземпляр трудового договора и выдается сотруднику на руки, но с учетом уволившихся, необходимо предупредить возможную подтасовку и другие виды махинаций со стороны работодателя путем давления на работников отдела кадров. В конце года журнал распечатывается с нумерацией, прошивается, опечатывается и сдается на хранение.
Сотрудник, ответственный за ведение журнала, может сам выбрать удобную форму ведения в зависимости от информации, которая будет учтена в данном журнале. При увольнении такого сотрудника в книге делается запись о новом ответственном лице. Также в журнале имеется название организации, начало и конец периода учета.
По книге регистрации определяется количество заключенных трудовых договоров. Имеется возможность проконтролировать исполнение каждого. Эти данные упрощают составление статистической отчетности на предприятии.
Причины изменения договора могут быть различными:
При существенных изменениях в договорах составляется дополнительное соглашение, которое вносится в журнал регистрации в соответствующую графу. Для удобства доп соглашению присваивают номер, состоящий из номера договора / порядкового номера соглашения с конкретным сотрудником.
В случае ведения общего журнала для договоров и соглашений нумерация дополнительных соглашений ведется с 1 номера по каждому трудовому договору с отдельным сотрудником.
В таком случае удобно завести для каждого сотрудника отдельную страницу, где будет указан трудовой договор и дополнительные соглашения по порядку заключения (№ 1, 2, 3 и т.д.).
Если работник не согласен с изменениями условий труда, то работодатель должен сделать предложение (в письменном виде) другой работы по квалификации, а при ее отсутствии предложить нижеоплачиваемую работу или нижестоящую должность. При письменном согласии сотрудника составляется дополнительное соглашение к трудовому договору с новыми условиями труда. Все требования по оформлению и учету дополнительных соглашений такие же, как и для трудовых договоров.
Для удобства ведения учета и быстрого поиска нужного дополнительного соглашения на крупных предприятиях с большим списочным составом сотрудников ведут отдельную книгу – журнал регистрации дополнительных соглашений.
Пример заполнения журнала дополнительных соглашений :
Ведение отдельной книги для дополнительных соглашений не обязательно. Можно эту информацию заносить в основной журнал, предусмотрев для этого отдельную графу. Однако, если таких изменений к договору будет несколько, то вносить их туда будет проблематично. В этом смысле электронная версия выигрывает.
Порядок регистрации и нумерации контрактов аналогичен порядку для трудовых договоров. Предприятие вправе вести одну книгу регистрации контрактов и трудовых договоров, но можно заводить и два журнала с отдельной нумерацией.
Очень удобна не сквозная нумерация, а по датам с указанием порядкового номера за это день. Например, 15/01-2, тогда понятно, что договор составлен 15.01. Этот подход оправдан для кадровых служб больших предприятий, когда появление нового договора вводит в ступор кадровика – он составлен давно, а попал в руки только сейчас, и номер ему не присвоен. Тогда документ просто нумеруется датой заключения – и проблема решена.
Журнал можно купить в магазине по продаже готовых бланков, через Интернет или скачать удобную форму для вашего предприятия на выбранном сайте. Предприятие может вести книгу в произвольной форме, исходя из специфики его вида деятельности и ведения учета в бумажном виде или электронной форме.
Стоит этот журнал не дорого – около 300 рублей. Но эта незначительная сумма поможет организации упорядочить кадровый документооборот и повысить эффективность труда кадровика.
Как мы знаем, при приеме сотрудника на работу между фирмой и нанимаемым человеком заключается трудовой договор. При необходимости вносить какие-либо изменения заключается также дополнительное соглашение. Трудовой договор является обязательной и очень важной формой сотрудничества сторон. Для упорядочивания и учёта сотрудников фирма нуждается в журнале, где регистрируются и упорядочиваются документы, связанные со всеми действиями фирмы в сфере взаимодействия с ратниками.
Данный журнал называется журналом для регистрации трудовых договоров. Выясним же, для чего он нужен и как с ним работать.
Для многих кадровиков и менеджеров вопрос о ведении журнала остаётся открытым. С одной стороны, ответственность за его отсутствие не предусмотрена. С другой стороны, упорядочивание документации все-таки необходимо.
Если обратиться к руководителям крупных и успешных организаций, то выяснится, что их кадровики и менеджеры такой журнал ведут. Поэтому поверим тем, кто видит залог успеха в единой структуре и организованности.
Узнать, как правильно вести на предприятии журнал регистрации входящих документов и скачать его образец, вы можете
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений нужен, нетрудно догадаться, для того, чтоб вести учёт данных обо всех трудовых договорах предприятия/организации и дополнительных соглашениях к ним.
В журнал вносится информация о самом документе, о дате его заключения, факте отправки и получения. С этим журналом предприятие будет избавлено от путаницы в документах, потери договоров и уничтожения их копий.
Титульный лист журнала регистрации трудовых договоров. Столбец 9
Характер работы (эта работа для сотрудника является работой по совместительству/основной работой).
Столбец 10
Здесь нужно указывать дополнительные соглашения, законченные с сотрудником.
Столбец 11
Примечания и дополнения.
Проясним некоторые моменты в заполнении:
Журнал регистрации трудовых договоров – образец скачать бесплатно вы можете
Если договоров и соглашений много, то можно начинать нумерацию с начала каждый год. Если же их немного, то можно продолжать прежнюю нумерацию.
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений необходимо прошить, а при сдаче в архив опломбировать. В соответствии с требованиями ФАС журнал хранится 75 лет (предусмотрено переменки типовых документов управления).
Узнать, как правильно заполнять журнал регистрации исходящих документов и скачать его образец, вы можете
В случае, если привычная многим бумажная форма журнала кажется неудобной и устаревшей, есть возможность ведения журнала в электронном формате. В случае чего его всегда можно распечатать .
Электронную версию журнала удобнее всего вести в MS Excel.
При обнаружении существенной ошибки в уже частично заполненном журнале его необходимо досрочно закрыть. Для этого на последней странице делают запись о досрочном закрытии журнала по причине ошибки. После заводится новый документ.
Затем можно завести новый документ с сопутствующим распоряжением об этом. Изменения в журнале могут быть различными: от перевода на другую работу и отстранения до изменения работодателя или условий работы.
В изначальный трудовой договор не принято вносить подробные изменения, потому что они будут содержаться в соглашении. Количество соглашений к может быть ограничено. На крупных предприятиях даже есть практика ведения журнала исключительно для дополнительных соглашений. Правила его заполнения идентична той, о которой говорилось выше.
Надеемся, статья послужит ориентиром и поможет верно вести журнал. А подробная информация позволит лишь усовершенствовать уже существующий журнал.
При организации делопроизводства в организации необходимо осуществлять правильную сортировку документов, хранение в соответствии с установленными нормами и сроком. Для каждого типа документов установлена своя длительность сохранности документов. После заключения с сотрудником трудового договора необходимо внести соответствующие данные в журнал учета трудовых договоров.
При организации кадрового делопроизводства довольно часто возникает вопрос: «А нужно ли вообще вести журнал регистрации заключенных с работниками или можно обойтись и без него?».
По большому счету, раз ответственности за его отсутствие не предусмотрено, значит, он и не нужен? Однако этот документ будет полезен в организации, он позволит упорядочить имеющиеся документы и регистрировать все трудовые договора, дополнения к ним и вносимые изменения.
Ведение журнала не позволит потеряться документам, внесенная запись будет означать, что он составлялся и даже если договор будет уничтожен, запись в журнале все-таки останется. К тому же при решении споров с работниками в судебном порядке журнал может понадобиться и его может затребовать суд.
Также ведение журнала может пригодиться и при выдаче справки бывшему работнику при его последующем трудоустройстве. К тому же он может заменить большое количество документов, которые должны храниться в архиве. На крупных предприятиях с его помощью могут составляться различные статистические отчеты.
Данный документ ведет либо менеджер по персоналу организации, либо специалист кадрового отдела
Так как единой и обязательной формы документа нет, то для этих целей можно применять покупную тетрадь, в которой уже подготовлены все необходимые графы для ведения учета трудовых договоров и от вас потребуется только вносить соответствующие записи. Помимо этого вы можете сформировать его и сами, на отдельных листах А4.
Для длительного хранения журнала обложку следует выбирать из плотных материалов, примерная плотность бумаги – 60 г/кв.м.
Титульный лист должен содержать полное наименование организации или реквизиты индивидуального предпринимателя, дата начала и окончания журнала, а также его название. В первую очередь необходимо пронумеровать страницы.
На второй странице следует указать ответственно за журнал лицо, сделать это можно отразив следующие графы:
После этого производится оформление журнала, который может состоять примерно из 11 столбцов, обычно это следующие (перечислим слева на право):
На последней странице необходимо сделать надпись о том, что данный журнал закрыт, опечатан, после чего сдан в архив. При этом необходимо обязательно указать дату сдачи, количество содержащихся страниц, а также номера договоров, указанных в первом столбце. Затем должна ставиться ФИО и должность ответственного лица, и указываться документ, который наделяет данное лицо быть ответственным (номер и дата документа).
Журнал регистрации трудовых договоров – это документ для регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений сотрудников компании.
Ведение журнала не является обязательным в делопроизводстве организации и не предусмотрено положениями Трудового кодекса Российской Федерации, но он необходим для контроля движения дополнительных соглашений и трудовых договоров в рамках конкретной организации. Наличие журнала является гарантией защиты интересов работодателя и сотрудников при возникновении трудового спора.
Журнал регистрации придает юридическую силу зарегистрированным в нем документам:
По журналу можно быстро и легко определить количество трудовых договоров на предприятии и проконтролировать сроки выполнения каждого из них. Журнал можно использовать в справочных целях для подготовки статистической отчетности по организации и поиска, он также обеспечивает сохранность договоров, так как в нем фиксируется дата выдачи трудового договора сотруднику на руки, дата его продления или расторжения.
Журнал, созданный по всем правилам, считается юридическим документом и имеет определенный срок хранения (семьдесят пять лет). Нормативно-правовым актом, регулирующим ведение журнала, является «Перечень типовых управленческих документов».
Журнал можно:
Средняя стоимость журнала регистрации – 300-500 рублей.
Журнал должен иметь переплет и твердую обложку, все страницы следует пронумеровать. Журнал необходимо прошить в нижней части капроновой ниткой, концы которой выводятся снаружи на заднюю обложку, закрепляются узлом и подклеиваются квадратной бумажной пломбой.
Поверх пломбы следует поставить печать организации и оформить заверительную запись с подписью руководителя и датой.
Заверительная запись является описанием названия журнала, даты регистрации, количества страниц. Также указывается регистрационный номер документа с конкретной датой, на основании которой начато ведение журнала. На обложке журнала указывается полное название организации, название документа и строка «Начат/окончен».
На последней странице документа необходимо указать дату закрытия и дату сдачи журнала в архив, а также номер соответствующего приказа руководства.
В журнале должна быть страница с указанием информации о назначении ответственного должностного лица по хранению и ведению документа. На этой странице указывается:
В документ можно вносить всю информацию, которую руководитель организации посчитает необходимой. Основными колонками в журнале являются:
Номер трудового договора состоит из дробного числа – порядковый номер в левой части дроби и год заключения в правой части, например, 02/14. Фамилия, имя и отчество сотрудника записываются полностью. Для удобства желательно ежегодно начинать регистрацию с начала, однако можно продолжить и старую нумерацию.
В колонку «Номер п/п» вписывается порядковый номер документа и дата его регистрации, а в графу «Дата и номер трудового договора» – регистрационный номер документа. В колонке «Изменения в трудовом договоре» указывается номер и дата дополнительных соглашений (при наличии). В колонке «Сведения о выдаче договора на руки» необходимо поставить дату выдачи или ознакомления, а также подпись сотрудника.
Для контрактов желательно предусмотреть отдельную графу или делать соответствующую запись в дополнительных данных. В журнале также можно отмечать информацию о том, работает ли гражданин по совместительству или принят в штат как основной сотрудник.
Для регистрации дополнительных соглашений рекомендовано завести отдельный журнал, оформление которого выполняется аналогичным образом.
Основным преимуществом ведения журнала регистрации в электронной форме считается возможность быстрого ввода информации и поиска. Учет удобно вести не в Word, а в MS Excel (в табличном виде). Также к преимуществам электронного документооборота относятся:
Личная карточка каждого сотрудника, составленная по форме Т-2, также ведется в электронной форме. Информация, поступающая на карточку, регулярно обновляется. Однако в некоторых случаях, когда нужны личные подписи сотрудника и специалиста кадровой службы, карточка дублируется на бумажном носителе.
В компьютерной программе следует предусмотреть невозможность подвижки номеров. Хотя второй экземпляр трудового соглашения и выдается работнику на руки, но с учетом уволившихся сотрудников, следует предотвратить возможную подтасовку и другие махинации со стороны руководства путем давления на специалистов отдела кадров.
В конце каждого года электронный журнал распечатывается с нумерацией, опечатывается, прошивается и сдается в архив на хранение.
Наиболее распространенная ошибка неопытных сотрудников кадровой службы: внесение в первую графу «№ п/п» номеров трудовых договоров, а не учетных номеров договоров в порядке следования по времени.
Если журнал уже частично заполнен, то необходимо закрыть его досрочно и начать новый. В таком случае на последней странице документа (где большое свободное поле) необходимо вручную написать: «Досрочно закрыт в связи с ошибочным ведением (номера трудовых договоров записаны в графу порядковых учетных номеров)». После чего о закрытие журнала следует доложить руководству фирмы.
Ведение этого документа не регламентировано какими-либо нормативными документами, поэтому его оформление выполняется по общим требованиям делопроизводства. Журнал является специальной книгой, в которую вносится вся информация о:
Документ ведется в произвольной форме. Если организация небольшая и штат сотрудников не велик, то всю вышеуказанную информацию можно вписывать в один журнал. В крупных компаниях приказы о поощрениях, отпусках и наказаниях для удобства использования необходимо разграничивать в отдельные брошюры.
Документ также хранится семьдесят пять лет, поэтому у него должна быть твердая или жесткая обложка, а страницы следует пронумеровать. Журнал прошивается капроновой ниткой, концы которой закрепляются снаружи задней обложки специальной бумажной пломбой, на которой ставится печать и подпись руководителя предприятия.
На обложке журнала необходимо указать полное название юридического лица, название документа с пометкой «Личный состав» и графу «Начат/окончен». На последней странице журнала указывается:
Аналогичным образом оформляются книги для отпусков, поощрений, взысканий, больничных листов, на обложке которых ставятся соответствующие пометки.
В организациях с небольшим штатом сотрудников оформляется Книга приказов, в которой указываются регистрационные данные приказа и его текст. Такой документ также имеет произвольную форму, его листы не нужно разбивать на графы и колонки.
В качестве заголовка указываются регистрационные данные приказа, полное название и дата, например, Приказ о принятии сотрудника на работу №10 от 22.10.2014 года, после чего пишется сам текст и указывается лицо, которое его выдало. Под текстом руководитель фирмы ставит свою подпись, далее идет строка с личной подписью сотрудника об ознакомлении с документом и ставится дата.
В крупных организациях страницы Журнала регистрации приказов оформляются в виде таблицы, в которой находится следующая информация:
В графе «Вид приказа» записывается его название: об увольнении, о принятии на работу, о переводе. В колонке «Основание приказа» пишется, на основании какого документа издан приказ: заявление, трудовой договор или дополнительное соглашение (указываются регистрационные данные документов).
Если сотрудник отказался расписываться в журнале, то в графе указываются данные акта об отказе. При таком способе ведения журнала приказы необходимо подшить в отдельную папку, согласно порядку регистрации.
На каждом уважающем себя предприятии имеется журнал регистрации трудовых договоров, образец которого приведен ниже. Для чего нужна такая форма контроля документации, и как с ней работать – вот те вопросы, которые подлежат рассмотрению в этой статье.
Российское законодательство не включило в обязанности работодателя оформление и ведение журнала учета трудовых договоров. Дело это – добровольное, и не подлежит контролю со стороны проверяющих органов. Но, как показала практика, для более систематизированного документооборота наличие книги учета данных документов просто необходимо.
Оформление и ведение журнала по учету заключенных трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним увеличивает объем работы кадрового специалиста. Но преимуществ наличия книги регистрации трудовых договоров в документообороте предприятия намного больше, чем неудобств :
Как уже было отмечено, ведение регистрирующего трудовые договора документа не является обязательным. Но, если работодатель возложил на отдел кадров данную функцию, то необходимо соблюдать некоторые правила:
Журнал регистрации трудовых договоров образец
В связи с тем, что нет обязательств по ведению учета трудовых договоров, закон не предоставил и структуру внесения записей в журналы учета. Каждый работодатель сам выбирает удобную для него форму отражения информации.
Но в целом графы одинаковые. Внесенная информация отражает:
Данная система внесения записей является удобной. Она проверена в работе и вызвала положительные отклики специалистов.
В связи с тем, что наше законодательство идет вперед семимильными шагами, система учета трудовых договоров, скорее всего, будет введена уже на обязательной основе. Тем организациям, где журналы регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним уже ведутся, данное нововведение не доставит дополнительных проблем.
