На предприятиях, осуществляющих строительные или различные ремонтные работы, нередко приходится составлять всевозможные акты или ведомости. Монтаж оборудования, а также его наладка часто выявляют разного уровня неисправности и всякого рода дефекты. Чтобы документально оформить такие случаи, утверждена стандартная форма бланка ОС-16. Она применяется для документального оформления обнаруженных дефектов. Документ так и называется — акт о выявленных дефектах оборудования. Скачать бланк акта ОС-16 можно в конце статьи.
Любое оборудование поступает сначала на склад, где документально оформляется. Комиссия, его принимающая, может обнаружить видимые при осмотре дефекты уже на этом этапе, а значит, нужно заполнить форму ОС-16. Если видимых повреждений нет, то механизмы или агрегаты поступают для установки и наладки. В процессе монтажа или проверочного пуска могут быть выявлены всякие повреждения. Комиссия обязана заполнить акт о выявленных дефектах оборудования. Этот документ отражает повреждения, с указанием количественных показателей, но без учета в денежном выражении.
Для более точного отражения данных обязательно нужно указывать место расположения устройств. Это не только фактический адрес предприятия, но конкретное место. Если это цех, то указывается его номер или точное название либо это склад. Такие данные отражают, на каком этапе обнаружено повреждение.
Форма ОС-16 заполняется с двух сторон комиссией, в которую обычно входят представители производителя, заказчика и фирмы, осуществлявшей монтаж и наладку оборудования.
Образец первой страницы акта.
Внешний вид документа ничем не отличается от прочих бухгалтерских форм.
Оформление начинается с верхней части бланка, где указываются:
Теперь можно переходить непосредственно к заполнению таблицы. Здесь отражают полные сведения о неисправном оборудовании:
Образец заполнения бланка формы ОС-16.
Вторая страница бланка отражает результаты, то есть здесь указывается заключение комиссии о неисправностях, виновные (если они есть), а также конкретные пути устранения.
Важно! Работы по устранению повреждений расписываются с максимальной подробностью.
Внизу страницы представители всех организаций ставят свои подписи.
Как документ позволит сэкономить. Несоответствие цены договора рыночному уровню - распространенная претензия налоговиков. Но инспекторы вправе оспорить цену только по сделкам между взаимозависимыми лицами, по товарообменным или внешнеторговым сделкам, а также при отклонении цены более чем на 20 процентов от обычного для компании уровня (п. 2 ). В иных случаях контроль цен неправомерен (п. 13 ).
Риск претензий нередко снижают так: первоначально в договоре применяют рыночную цену, после чего обосновывают ее снижение. В качестве такого обоснования может выступать акт о недостатках, в котором стороны согласуют соразмерное уменьшение цены по договору.
Возможность варьировать цену прямо предусмотрена гражданским законодательством. В частности, такая норма есть для договоров:
Если при наличии такого акта все же возникнет спор с налоговиками по поводу нерыночности цены, то суд, скорее всего, поддержит компанию. Так, например, ВАС РФ признал обоснованным изменение цены на недвижимость из-за обнаружения недостатков, которые существенно затрудняли использование объекта ().
В каком виде составляется. В виде акта о выявлении недостатков в полученных товарах, выполненных работах или оказанных услугах. Как вариант - дополнительно составляется соглашение к договору, в котором стороны согласовывают снижение цены. Документ подписывают обе стороны и заверяют печатями.
Что обязательно должно быть в документе. В акте сначала описывается, какие товары, работы или услуги компания приняла по факту. Это подтвердит факт передачи, несмотря на несоответствие желаемому качеству или ассортименту. Но особое внимание в акте уделяется описанию выявленных недостатков.
По общему правилу, недостатком товара, работы или услуги может являться их несоответствие обязательным требованиям закона, условиям договора или целям, для которых они обычно используются (преамбула ). Причинами снижения цены, в частности, могут быть:
Чтобы иметь возможность потребовать уменьшения цены, в договоре безопаснее изначально прописать определенные требования к его результату - содержанию, срокам, порядку его выполнения и другим нюансам. Хотя на практике был случай, когда при отсутствии в договоре условия о качестве товара суд признал обоснованным уменьшение цены по договору поставки стекла со «сколами и очагами расслоения» ().
Условия по качеству товара, работы или услуги можно дополнительно предусмотреть в техническом задании, а также в ином документе. В итоге в акте выявленных недостатков необходимо прописать, что соразмерное снижение цены произошло в результате несоблюдения таких требований, и сделать ссылку на соответствующие положения.
Кроме того, в акте четко прописывается механизм снижения цены. Из него должно быть понятно, каким образом ее уровень оказался нерыночным - посредством процентного дисконта, снижения на фиксированную величину или в результате предъявления убытков.
Помимо этого в документе указываются обстоятельства, при которых нарушения были выявлены. Например, факт проведения экспертиз - технической, материаловедческой, строительной и т. д. ().
Однако такие мероприятия стоят недешево и требуют много времени. Этого можно избежать, если создать из собственных работников комиссию для выявления и оценки недостатков по результатам выполнения договора.
Возможность формирования такой комиссии можно предусмотреть в договоре с контрагентом, а состав ее членов оформить приказом директора. Желательно, чтобы в нем были специалисты, профессиональные знания которых позволяют установить тот или иной недостаток.
Дополнительные меры безопасности. Если покупка-продажа товаров, оказание услуг или выполнение работ носит повторяющийся характер, то безопаснее избегать составления однотипных актов о недостатках. Причины уменьшения цены не должны повторяться по аналогичным сделкам. Иначе налоговики могут обвинить в фиктивности операций.
Кроме того, последствия выявленных недостатков должны соответствовать действительности. На практике был случай, когда инспекторы поставили под сомнение содержание акта о недостатках работ по сборке оборудования на одном из заводов по переработке нефтепродуктов. Так, согласно акту приемочной комиссии, оборудование (якобы с браком) было введено в эксплуатацию незамедлительно и изначально функционировало согласно проектной мощности. Документов, подтверждающих устранение недостатков, налогоплательщик не представил. В итоге налоговики признали, что акт о недостатках был составлен с целью получения необоснованной налоговой выгоды.
Таким образом, налогоплательщику безопаснее иметь доказательства устранения недостатков. Это могут быть акты выполненных работ собственными силами, служебные записки, в которых сотрудники обосновывают необходимость использования результатов работ или услуг с недостатками.
Кроме того, в договоре нужно прописать порядок претензионной работы, который дает право заказчику выбирать, что требовать от другой стороны - устранить недостатки или снизить цену. Иначе налоговики могут заявить, что компания не следовала общепринятой практике и изначально не требовала устранить недостатки. Со своей стороны, налогоплательщик может объяснить, что устранение брака исполнителем заняло бы слишком много времени и выгоднее было просто снизить цену.
Но в любом случае возможность изменения цены по договору стороны закрепляют в договоре. Иначе суд это может не одобрить ().
Если в процессе приема, монтажа¸ наладки или испытания приобретенного оборудования, в нем выявлены повреждения или неисправности, они могут быть задокументированы актом о выявленных дефектах оборудования (форма ОС-16). Дефекты, которые обнаружились еще при приемке, можно отразить в акте о поступлении оборудования (ОС-14). Обычно в этом документе фиксируются недостатки, которые могут быть обнаружены при внешнем осмотре. Если же на этой стадии никаких неисправностей или повреждений не обнаружено, оборудование передается в монтаж . На стадии монтажа и сборки оборудования могут быть выявлены препятствующие эксплуатации дефекты, не заметные при внешнем осмотре, их и необходимо задокументировать актом.
Данный документ имеет унифицированную форму. ОС-16 утверждена Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7. Форма не является обязательной к применению: организация может самостоятельно разработать бланк акта, например, используя эту форму в качестве образца, дополнив ее необходимыми или наоборот, удалив ненужные реквизиты. Также организация может принять решение использовать утвержденную форму ОС-16. Унифицированную форму бланка и образец ее заполнения мы приведем в конце статьи.
В зависимости от того, какие формы решит применять организация, можно либо определить собственный порядок их заполнения, либо руководствоваться указаниями, которые действуют в отношении унифицированных форм. Если принято решение использовать установленные формы унифицированных первичных документов – следует применять порядок заполнения, отвечающий требованиям инструкций к ним: некоторую информацию по заполнению формы ОС-16 можно найти в указаниях, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7.
В шапке документа заполняются общие данные: наименование организации-заказчика, структурное подразделение, код формы по ОКУД, ОКПО. Далее заполняется номер документа и дата его составления.
В основной части документа сначала заполняется общая информация о принятом оборудовании:
Далее идет перечисление дефектов, которые были обнаружены у оборудования. Информация об оборудовании, у которого найдены недостатки, подробно оформляется таблицей из семи колонок, содержащих следующую информацию:
Информация по каждой единице оборудования фиксируется в таблице отдельно. Под табличной частью подробно указываются работы, которые необходимо произвести для устранения выявленных дефектов, компании-исполнители, которые будут производить необходимые работы, сроки исполнения.
Акт заполняется представителем организации, осуществляющей монтаж оборудования. Заполнить документ необходимо в день, когда дефекты были обнаружены.
Акт ОС-16 подписывают представитель организации-заказчика и представитель монтажной организации с указанием должности, расшифровкой подписи. Далее предусмотрено место для печати и указания даты. Далее предусмотрено место для указания подписи представителя компании-изготовителя с указанием должности, расшифровкой подписи, даты подписи.
Свой экземпляр акта получает каждый из представителей организаций, подписавших документ. Один экземпляр должен быть передан монтажной организации, второй экземпляр предназначен для заказчика, третий – для изготовителя оборудования. При необходимости могут быть составлены и дополнительные экземпляры.
Форма ОС-16 (образец заполнения)
Форма ОС-16 – скачать бланк
УТВЕРЖДАЮ
(наименование заказчика)
Руководитель организации __________________________ "____" __________ ______ г. М.П.
Место составления акта _______________________________________.
На основании приказа по _______________________________________________ (указывается наименование заказчика) N ___ от "___" _________ ____ г. комиссия в составе: _____________________________________________________ (указываются Ф.И.О., должность, место работы членов комиссии)
(выбрать нужное)
С участием представителя ____________________________________________ (указываются Ф.И.О., должность, наименование организации-подрядчика), действущ____ на основании ____________,
Представитель _________________________ (указывается наименование организации-подрядчика) для составления Акта не явился.
Извещение о дате и месте составления настоящего Акта "__"___________ ____ г. направлено __________________________________________ (указывается наименование организации-подрядчика)
установила следующее:
1. "__" ________ _____ г. на основании Договора подряда N _____ от "__" ________ _____ г., Акта приемки-сдачи выполненных работ N _____ от "__" ________ _____ г. ______________ (далее - Подрядчик) выполнил по заданию _____________________ (далее - Заказчик) _______________________ (указывается наименование работ, например, изготовление или переработку (обработку) определенной вещи, демонтаж оборудования и т.д.) (далее - Работы), а Заказчик принял результат Работ.
2. Стоимость выполненных Работ составила ____ (_______) руб., в том числе НДС __% в размере ____ (_______) руб.
3. "__" ___________ ____ г. при __________________________ (указываются условия, при которых выявлены недостатки (например, при эксплуатации, при хранении), и наименование результата выполненных работ) выявлены следующие недостатки: ___________________________ (указываются наименования выявленных недостатков), при которых _________________________________________________ (указывается характеристика выявленных недостатков).
4. Гарантийный срок результата выполненных Работ (выбрать нужное)
Установлен Договором (п. 2.6) по "__" ________ _____ г.
Не установлен Договором.
5. Каким способом подтверждены выявленные недостатки ____________________ (указываются, например, контрольный запуск, экспертиза и т.п.).
6. Заключение об условиях использования результата Работ _________________________________ ____________________________________________ (указываются условия хранения, эксплуатации результата Работ и т.п.).
7. Заключение о причинах выявленных недостатков результата Работ ______________________________________________________________________.
(п. 8 включается, если комиссией определена сумма ущерба вследствие выявления недостатков результата Работ, в противном случае п. 8 следует удалить и последующую нумерацию пунктов изменить)
8. Общая сумма ущерба вследствие выявления недостатков результата Работ составила _______________________________ (____________________________) руб.
9. Приложения к Акту: ___________________________________ (расчет суммы ущерба вследствие выявления недостатков результата Работ и др.).
Подписи членов комиссии: ____________________ (___________) ____________________ (___________) ____________________ (___________) Представитель Подрядчика ____________________ (___________)
Похожие документы
