"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, N 4
ПРАВО ПОДПИСИ ДОКУМЕНТОВ
В процедуре подготовки документа подписание имеет особое значение. На практике при подписании документов нередко возникают ситуации, касающиеся права подписи, делегирования этого права другим должностным лицам и др.
В большинстве случаев подпись на документе придает ему юридическую силу (исключение составляют документы, получающие юридическую силу после их утверждения, - правила, положения, инструкции, регламенты, штатное расписание, некоторые акты и др.). Порядок оформления подписи на документах установлен ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" . Стандарт содержит положения, затрагивающие вопросы внешнего оформления подписи.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
На чем издан документ
При оформлении подписи на документе имеет значение, на бланке издается документ или нет.
Если документ оформлен на бланке, в состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего документ (наименование организации представлено на бланке), его подпись (роспись), инициалы и фамилия (расшифровка подписи), например:
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации:
Руководитель
Федерального
медико-биологического
агентства Личная подпись В. В. Уйба
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают:
Руководитель Личная подпись В. В. Уйба
При этом необходимо иметь в виду, что на должностном бланке право подписывать документ имеет только должностное лицо, указанное в реквизитах бланка, или лицо, исполняющее обязанности временно отсутствующего должностного лица (отпуск, болезнь, командировка).
При подписании документа на должностном бланке лицом, исполняющим обязанности, подпись оформляют следующим образом:
И. о. руководителя Личная подпись В. В. Уйба
Аналогичным образом оформляется подпись и в случае, если лицо, исполняющее обязанности руководителя, подписывает документ на бланке организации.
"И. о." - это с точки зрения русского языка графическое сокращение, т. е. сокращение, применяемое только в письменной речи, словосочетание при чтении произносится полностью. При оформлении подписи необязательно использовать графическое сокращение "И. о.", допустимо указывать должность полностью :
Исполняющий обязанности
руководителя Личная подпись В. В. Уйба
Основание для права подписи
Назначение должностного лица исполняющим обязанности оформляется приказом руководителя (приложение N 1). В приказе должны быть указаны причина передачи полномочий, должность и фамилия лица, на которого возлагаются обязанности или дата начала исполнения обязанностей руководителя.
Право подписывать документы, как правило, имеют руководитель организации и иные уполномоченные им лица. Право руководителя издавать организационно-распорядительные документы закрепляются в учредительных документах (уставе, положении). Это право, а также право вести переписку могут быть делегированы руководителем другим должностным лицам. Оформляется это приказом о распределении обязанностей (о делегировании полномочий) (приложение N 2) или доверенностью на выполнение определенных действий от имени организации.
Если право подписывать документы предоставлено заместителям руководителя или руководителям структурных подразделений, они подписывают документ с указанием своей должности, например:
Заместитель руководителя Личная подпись Е. Ю. Хавкина
Начальник
Право совершать сделки и, соответственно, подписывать договоры может быть предоставлено должностному лицу на основании доверенности, выданной руководителем организации. Порядок оформления доверенностей установлен ГК РФ (ст. ст. 182 - 189).
Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати данной организации.
Если руководителям структурных подразделений предоставляется право подписывать документы, для издания документов могут использоваться как бланки структурных подразделений, так и бланки документов организации. Решение о видах бланков, используемых в организации, принимает руководитель организации.
Документ может подписываться несколькими должностными лицами, например руководителем организации и главным бухгалтером. В такой ситуации подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например:
Руководитель Личная подпись В. В. Уйба
Главный бухгалтер Личная подпись В. Ю. Зюлькова
Таким же образом, но с указанием наименования организации подписываются документы, издаваемые совместно руководителями двух организаций (совместное постановление, совместный приказ), а также договоры (гражданско-правовые и трудовые), дополнения к гражданско-правовым договорам, соглашения об изменении (дополнении) трудового договора, протоколы в системе договорной документации (протокол разногласий, протокол согласования разногласий и др.). При оформлении совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
При оформлении договоров следует иметь в виду, что подписывает договор всегда то лицо, которое указано в преамбуле договора. Там же указывается и основание, на котором лицу принадлежит право подписи, - устав организации, доверенность.
Подписи группы лиц
Протоколы заседаний, как правило, подписываются двумя лицами - председателем заседания или председательствующим на заседании и секретарем, если нормативными правовыми актами не предусмотрен иной порядок подписания протокола. "Иной порядок" может предусматривать подписание протокола всеми членами коллегиального (совещательного) органа или одним лицом - председателем (председательствующим). Например, в соответствии с Федеральным законом от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (ред. от 28.12.2010) протоколы заседаний советов директоров (наблюдательного совета) подписываются одним лицом - председательствующим на заседании (п. 4 ст. 68), который несет ответственность за правильность составления протокола, а протоколы заседаний счетной комиссии общества - всеми членами комиссии. Всеми членами комиссии подписываются и протоколы заседаний аттестационных, конкурсных и других комиссий. В случае подписания протокола всеми членами коллегиального (совещательного) органа подписи оформляются следующим образом :
Председатель Личная подпись А. Д. Головин
Секретарь Личная подпись О. В. Килина
Члены Личная подпись А. В. Замуриев
Личная подпись П. Н. Рейзман
Акт подписывается аналогичным образом, если он отражает деятельность комиссии. Если акт составляется не комиссией, а группой лиц, проставляются подписи и фамилии лиц, составивших акт; например, в акте приема-передачи документов и дел:
Документы передал: Документы принял:
И. О. Фамилия ___________ И. О. Фамилия
(подпись) (подпись)
Подпись составителя документа
Многие документы в организациях (докладные, служебные, объяснительные записки, заявления и др.) подписывают их непосредственные составители. Если в заголовочной части документа указывается, от кого исходит документ (должность, подразделение, фамилия сотрудника), подпись включает только роспись сотрудника. Например, в заявлениях:
в заголовочной части:
Руководителю ФМБА России
В. В. Уйба
от консультанта отдела кадров
В. П. Воронова
В подписи - только личная подпись сотрудника.
Если в заголовочной части документа указывается только адресат, в подписи указывается должность с указанием подразделения; например, в докладных (служебных) записках:
Начальник
мобилизационного отдела Личная подпись А. Д. Головин
Удостоверение подлинности подписи
Подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи, заверяют оттиском печати. Документы заверяют печатью организации.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Инспектор отдела кадров Личная подпись И. В. Соловьян
Подпись заместителя, исполняющего обязанности
Определенные проблемы возникают при оформлении подписи на документе в случае, если документ подписывает не руководитель, должность и фамилия которого указаны в документе, а иное лицо, имеющее право подписывать документ. ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит положений, устанавливающих порядок подписания документов в подобных случаях. Нормативным документом, регулирующим данные ситуации в настоящее время, являются Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.
Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
И. о. заместителя министра Подпись И. О. Фамилия
Исполняющий обязанности
заместителя министра Подпись И. О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
Организации, не являющиеся федеральными органами исполнительной власти, также могут использовать данный порядок оформления подписи. Многие организации для подобных случаев применяют штампы с указанием инициалов и фамилии должностного лица, чтобы не писать фамилию от руки.
Факсимиле
Наряду с проставлением личной подписи в определенных случаях в документах может использоваться факсимиле подписи. При этом следует иметь в виду, что ГК РФ установлено следующее: "Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон".
В определенных сферах деятельности применение факсимильного воспроизведения подписи не допускается, например при оформлении первичных учетных документов. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ред. от 28.09.2010) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц. Таким образом, в первичных учетных документах использование факсимильного воспроизведения подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, не допускается.
В остальных случаях, если не имеется каких-либо ограничений в законодательстве или иных нормативных актах, организации самостоятельно определяют порядок использования факсимиле при подписании документов.
Электронная цифровая подпись
Законодательством Российской Федерации в сфере информации и документации, в частности Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (ред. от 08.11.2007), определен порядок применения электронной цифровой подписи для удостоверения электронных документов. Закон создает правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
К таким условиям можно отнести:
Сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
Подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
Электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
Владельцем электронной цифровой подписи может быть физическое лицо, которому удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и который владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью аппаратных и (или) программных средств создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах, т. е. подписывать электронные документы.
Сертификат ключа электронной цифровой подписи выдается по заявлению физического лица удостоверяющим центром - организацией, имеющей соответствующую лицензию.
Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (ред. от 27.07.2010) предусмотрено: "Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе" (п. 3 ст. 11).
Следовательно, данный Федеральный закон предусматривает возможность использования "иных аналогов собственноручной подписи" (кроме электронной цифровой подписи). В данном случае речь идет о кодах должностных лиц, которые могут применяться в корпоративных информационных системах .
Электронная цифровая подпись оформляется на документе как нижний колонтитул, от границы левого поля. Как правило, электронная цифровая подпись включает фамилию лица, подписавшего документ, номер сертификата ключа электронной цифровой подписи, дату подписания документа. В электронной цифровой подписи могут указываться и другие сведения, состав которых определяется программно-техническими средствами.
Примерный образец
Минздравсоцразвития России
(ФМБА России)
О назначении исполняющего обязанности руководителя
В связи с моим убытием в командировку
Приказываю:
1. Назначить заместителя руководителя М. Ф. Киселева исполняющим обязанности руководителя с 25 апреля 2010 г. в порядке совмещения.
2. Установить заместителю руководителя М. Ф. Киселеву надбавку за совмещение в размере 3000 руб. в месяц.
Руководитель В. В. Уйба
Примерный образец
Минздравсоцразвития России
Федеральное медико-биологическое агентство
(ФМБА России)
О распределении обязанностей между руководителями
В связи с кадровыми изменениями, произошедшими в руководстве агентства,
Приказываю:
1. Установить следующее распределение обязанностей между руководителями агентства.
За собой оставляю: общее руководство; совершенствование управления и координацию работы подразделений агентства; взаимодействие с органами власти и управления, органами судебной власти; организацию работы агентства; координацию деятельности подразделений агентства; распределение финансовых средств; вопросы управления персоналом.
Заместитель руководителя по основной деятельности - руководство отделами планирования и организации труда, финансового обеспечения, бухгалтерии.
Заместитель руководителя по административно-хозяйственной деятельности - руководство отделом материально-технического и хозяйственного обеспечения, организация работы транспорта, эксплуатация здания.
2. Заместители руководителя наделяются правом вести переписку на бланке агентства по вопросам их компетенции.
3. На период временного отсутствия заместителей руководителя вопросы исполнения их обязанностей в каждом конкретном случае решаются руководителем.
Руководитель В. В. Уйба
Библиографический список
1. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". М.: ИПК "Издательство стандартов", 2003.
2. Янковая В. Ф. Подпись на документе // Секретарь-референт. 2007. N 5.
А. Головин
Полковник запаса,
начальник
мобилизационного отдела
Федерального медико-
биологического агентства
Подписано в печать
РЕКВИЗИТ «ПОДПИСЬ»
Реквизит «подпись» является наиболее важным среди удостоверяющих реквизитов. Без подписи документ будет недействительным, поэтому подпись должен иметь каждый документ независимо от его разновидности, автора, вида материального носителя и т.д.
В состав реквизита «подпись» входят следующие элементы:
Наименование должности лица, подписавшего документ;
Личная подпись;
Расшифровка подписи лица, подписавшего документ (инициалы и фамилия).
Наименование должности в реквизите «подпись» пишется строчными буквами. Заглавные буквы используются только в случаях, предусмотренных правилами грамматики.
Пример
| Директор предприятия | Подпись | П.А.Линник |
В подписи указывается наименование должности руководителя организации, которое включает видовое наименование организации (например, директор предприятия).
Если наименование должности в реквизите «подпись» не помещается на одной строке, то его следует переносить на вторую, третью и последующие строки. При этом личная подпись и ее расшифровка располагаются на уровне последней строки наименования должности лица, подписавшего документ.
Пример
В наименовании должности лица, подписавшего документ, как правило, указывается видовое наименование организации. Видовое наименование организации не следует путать с сокращенным.
Пример
Указывать полное наименование организации в наименовании должности необходимо лишь в тех случаях, когда документ оформлен не на бланке. Такая ситуация возникает, например, при подготовке совместных документов (совместное письмо, совместный приказ, договор, соглашение и т.д.).
В расшифровке подписи вначале всегда указываются инициалы, а затем - фамилия. При этом между инициалами и фамилией пробел не делается.
Пример
Некоторые документы подлежат подписанию несколькими лицами. Две или более подписи оформляют на документе в том случае, когда за его содержание несет ответственность несколько лиц. Например, две подписи (председателя и секретаря) проставляют на документах, принимаемых коллегиально (протоколах, решениях, постановлениях и т.п.).
Кроме того, две подписи оформляют, как правило, на документах финансового характера, а также на личных справках: о размере заработной платы (подписывают руководитель организации и главный бухгалтер), о продолжительности трудового стажа (руководитель организации и начальник отдела кадров) и др.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям или выполняемым обязанностям в составе коллегиального органа (комиссии). Например, на протоколе подписи будут оформлены следующим образом:
Право первой подписи финансовых документов принадлежит руководителю организации или его заместителю в соответствии с должностными обязанностями, а второй - главному бухгалтеру или лицу, имеющему соответствующие полномочия. Две подписи всегда содержат гарантийные письма.
Пример
Пример оформления подписей на справке о трудовом стаже:
Если документ подписывается лицами, не подчиненными по должности (например, совместные приказ, постановление, письмо), их подписи располагают на одном уровне.
Пример
В документе, составленном комиссией (например, акте), в подписи указывают не должности лиц, составивших его, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии и члены комиссии). При этом подписи членов комиссии независимо от занимаемых должностей располагаются в алфавитном порядке.
Пример
При подписании исходящих документов подписывается, как правило, первый экземпляр документа, а копия, остающаяся в организации (так называемый отпуск), заверяется службой документационного обеспечения управления.
При подписании распорядительных документов (приказ, распоряжение и др.) подписывается только первый экземпляр, а последующие тиражируются и заверяются. При оформлении совместных документов, актов, протоколов, договоров подписи проставляются на всех экземплярах документов, которые таким образом приобретают статус умноженных подлинников (каждый экземпляр является подлинником).
Проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным, вместе с приложениями и (при необходимости) материалами, на основании которых он составлен.
В деятельности организаций нередко возникает ситуация, когда в проекте подготовленного и уже согласованного документа предусмотрена подпись должностного лица (например, директора), которое по каким-то причинам отсутствует (болезнь, отпуск, командировка и др.) и не может его подписать. В этом случае подписание документа осуществляется заместителем руководителя или лицом, временно его замещающим, а подпись оформляется по образцу:
Нормативные правовые акты не допускают замену аббревиатуры «И.о.», «Зам.» знаком «/» или предлогом «За». Расшифровка подписи также должна соответствовать фамилии должностного лица, подписавшего документ.
В целях ускорения подготовки документов, совершенствования документооборота, экономии времени руководителя в организациях рекомендуется делегировать право подписи тех или иных документов должностным лицам в соответствии с их компетенцией и должностными обязанностями. Делегирование права подписи должно быть закреплено нормативно; оно осуществляется, как правило, посредством издания соответствующего приказа руководителем организации либо отражается в других правовых актах организации (уставе или положении об организации, приказе о распределении обязанностей между руководством, инструкции по делопроизводству в организации и др.).
В подписанные документы не допускается вносить какие-либо исправления и дополнения без разрешения лица, подписавшего документ.
14.03.2008 г.
Андрей Рыбаков, директор
Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела,
кандидат исторических наук
От редакции: Для правильного применения шрифтов и интервалов при оформлении текста и многострочных реквизитов документа см. Пособие
В зависимости от способа замещения временно отсутствующего руководителя подпись его дублера на документе будет разной (пишется замещаемая должность или «родная»). Мы объясняем, чем отличаются штатное заместительство, временный перевод и совмещение должностей, а также каким составом документов это оформляется (тогда вы сможете понять разницу и доказать всем заинтересованным лицам тот факт, что документ подписан уполномоченным дублером). Поясняем и особенности временного выполнения обязанностей уволенного руководителя.
Кроме того, вы разберетесь с приставками «и.о.», «вр.и.о.», «за» и косой чертой перед должностью, на каких документах можно поставить факсимиле. Поймете, как внести исправления в сведения о подписанте, если перепечатать проект документа перед подписанием невозможно (как грамотно зачеркивать и удостоверять это).
В обычном порядке в оформлении реквизита «Подпись» нет совершенно ничего сложного – указания п. 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003 весьма просты. Лицо, которое имеет полномочия подписывать данный документ:
Если подписывается документ, изготовленный на бланке организации, то должность в подписи указывается кратко (без повторения в ней наименования организации, которое уже фигурирует вверху на бланке) – см. Пример 1. Если же подписывается иным способом изготовленный документ, то в должности необходимо указать наименование организации – см. Пример 2.
Вот что говорят методические документы относительно нашей темы – подписания документов в отсутствие должностного лица:
Фрагмент документа
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003
При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя, или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующим направлением деятельности.
Фрагмент документа
Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.
Из двух приведенных фрагментов можно сделать следующие выводы:
Редкий директор покинет вверенную ему организацию или подразделение, не оставив заместителя. Но передать ему полномочия можно по-разному. Более того, в отсутствие основного лица его функции можно распределить по нескольким людям.
От способа передачи полномочий зависит способ оформления подписи дублера. Поэтому нужно понимать, какие есть варианты и чем они отличаются.
При штатном замещении в трудовом договоре или должностной инструкции работника прописано, что в отсутствие руководителя именно он возьмет на себя его обязанности. «Замена на поле» происходит автоматически: утром выясняется, что директору пришлось срочно отбыть в командировку, – и все вопросы сразу же переходят в ведение штатного заместителя.
Для оформления штатного замещения пунктов в трудовом договоре и / или должностной инструкции недостаточно. Необходимы приказ, а также доверенность, выданная этому работнику директором, с перечислением тех полномочий, которые передаются заместителю. Например, директор может разрешить заму заключать сделки ценой только до определенной суммы или запретить принимать людей на работу. Все эти нюансы прописываются в доверенности. И приказ, и доверенность издаются единожды.
На время отсутствия руководителя может быть оформлен временный перевод на его должность другого работника. Перевод оформляется в соответствии со статьей 72.2 Трудового кодекса РФ. Стороны заключают письменное соглашение, и на срок до 1 года или до того дня, когда выйдет отсутствующий руководитель, за которым на время отсутствия сохраняется его рабочее место, должность занимает другой работник. Кроме соглашения, оформляется приказ о временном переводе и доверенность.
С точки зрения трудового права это будет корректно. Но в случае временного перевода именно на должность единоличного исполнительного органа компании (которым обычно является генеральный директор) могут возникнуть дополнительные сложности. Во-первых, смена директора (пусть и кратковременная) обычно находится в компетенции владельцев бизнеса (участников или акционеров) либо совета директоров. Во-вторых, сведения о смене руководителя необходимо подавать в налоговый орган для внесения в ЕГРЮЛ. Поэтому целесообразно все-таки оформлять не временный перевод, а воспользоваться иными вариантами.
Пожалуй, самый распространенный сейчас вариант оформления замещения – это совмещение должностей в соответствии со ст. 60.2 ТК РФ. Заместителю поручается, с его согласия, наряду с основной работой взять на себя дополнительную работу по другой должности за отдельную плату.
При совмещении может быть оформлен как приказ «О возложении обязанностей», так и приказ «Об исполнении обязанностей», что существенно повлияет на оформление реквизита «Подпись».
Юридическую силу документу придает подпись именно уполномоченного лица, а не любого работника этой организации. Потому-то и важно грамотно уполномочить дублера. Это делается разными документами. Поясним назначение каждого из них:
При оформлении на документе подписи дублера будьте готовы предоставить его получателю копии документов, доказывающих компетенцию подписавшего лица. В ряде случаев можно не дожидаться просьбы и сразу приложить, например, доверенность (так часто поступают при оформлении договоров).
Несомненно, из всех перечисленных способов замещения отсутствующего руководителя оптимальным вариантом является штатное замещение. Истории известны случаи, когда внезапно попавший в больницу директор в течение нескольких дней физически не мог назначить заместителя, так как сначала лежал на операционном столе, а затем в реанимации. Штатный заместитель в таких редких, но крайне неприятных ситуациях включается автоматически. И если для менеджеров среднего звена это не так актуально, то «топам» лучше подстраховаться.
Нюансы оформления замещения – это зона ответственности отдела кадров. А вам потребуется:
Тогда вы сможете:
Мы уже выяснили, что никаких косых черт и приписок «за» в реквизите быть не должно. Теперь рассмотрим остальные варианты.
Буквы «и.о.» или «вр. и.о.» вносятся в реквизит только в том случае, если в приказе есть фраза «назначить исполняющим обязанности» или соответственно «назначить временно исполняющим обязанности». Тогда реквизит оформляется так:
Если же в документе стоит формулировка «возложить обязанности», то подпись дублера за отсутствующего руководителя должна быть оформлена как в Примере 5. Ведь в данном случае дублер остается на своей должности, дополнительно принимая на себя обязанности руководителя – это временное совмещение.
Но через несколько лет (а то и раньше) может возникнуть казус: какой-то вид документа должен подписывать генеральный директор Рокотов, но на нем порой встречаются то подпись финдиректора Соколова, то главбуха Комарова, у которых в должностных обязанностях подобное не прописано. Чтобы быстрее «найти концы», на важных документах к минимальному составу подписи можно добавлять объяснение нестандартной личности подписанта (тогда сразу видно, кто кого заменяет и на основании чего):
В скобках можно указать реквизиты как приказа, так и доверенности. Хотя обычно на внутренних документах, которые не представляют интереса для сторонних лиц, достаточно данных приказа. И наоборот, если документ участвует во взаимоотношениях организации во внешней среде, обычно указывают в скобках только доверенность.
Если замещение было осуществлено путем временного перевода, то должность гендиректора временно занимает дублер (т.е. у Соколова должность меняется), тогда подпись будет оформлена следующим образом:
При штатном заместительстве полномочия по подписанию документа за гендиректора прописаны в трудовом договоре или должностной инструкции, потому они являются для дублера «родными». В подписи указывается его обычная должность:
Обратите внимание: в Примерах 1–9 должность указывается разная, но личный росчерк всегда соответствует его расшифровке в виде Ф.И.О.
Как видите, вариантов оформления подписи заместителя несколько. Не даст запутаться в них четкое понимание способа замещения отсутствующего руководителя.
Аналогичная логика будет применяться и к реквизиту «Гриф утверждения»: дублер сможет утвердить документ, только если наделен соответствующими полномочиями. А какую должность указать в грифе утверждения в каждом из возможных случаев, вы теперь знаете. Впрочем, на практике, если документ, который нужно утвердить, может «потерпеть» до возвращения директора на работу, то принимается решение так и сделать. Объяснение простое: если в будущем понадобится использовать этот документ в качестве доказательства в суде или предоставлять его в контролирующие органы, одновременно придется доказывать, что утверждение совершено по правилам, и человек, расписавшийся в грифе, имел право это делать. Потому временные заместители утверждают только действительно неотложные проекты документов.
Казалось бы, элементарный выход из ситуации. Директор будет через неделю, зато штамп с его подписью преспокойно лежит в сейфе помощника и доступен круглосуточно. Почему бы им не воспользоваться?
Если речь идет о подписании поздравительной открытки, приглашения на бизнес-ланч или почетной грамоты, то да – факсимиле воспользоваться можно. В отношении всех остальных, более важных документов, которые способны повлечь за собой экономические и правовые последствия, нужно помнить о ст. 160 ГК РФ:
Фрагмент документа
Пункт 2 статьи 160 «Письменная форма сделки» Гражданского кодекса РФ
Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
«Закон» такой порядок все еще не «предусмотрел», потому нужно специально договариваться с контрагентом об использовании факсимиле на документах, фиксирующих ваши отношения, и оформить это соглашение письменно. Иначе никакие клятвы и заверения, что директор лично по телефону распорядился поставить факсимиле на документе, не помогут. Только письменное соглашение – в виде краткого пункта или подробного описания в договоре (см. Примеры 10 и 11) либо в виде отдельного документа.
В отношении внутренних документов нужно заглянуть в положение о факсимиле, действующее в организации. А о штампе-факсимиле на кадровых документах даже речи не идет (здесь не может быть никаких соглашений, только личная подпись директора или уполномоченного должностного лица).
Будьте внимательны – есть документы, в тексте которых указывается подписывающее их должностное лицо (не просто его должность, но и личность). Как правило, это делают в преамбуле. Она есть, например, в договорах и допсоглашениях к ним, важных документах об исполнении договоров (акты и др.), в доверенностях.
Это значит, что дублер должен фигурировать не только внизу документа (реквизит «Подпись»), но и вверху (в преамбуле, где и указывается основание полномочий подписанта):
Если договор подписывал сам гендиректор, а в момент оформления допсоглашения к нему он отсутствует, то этот следующий документ может подписать и другое лицо, уполномоченное подписывать аналогичные договоры.
Итак, мы разобрались, где и как указывается должность при подписании документа дублером. Но что делать, если полученный проект документа с должностью и Ф.И.О. «основного» гендиректора исправить перед подписанием нереально? Зачеркивать устаревшие сведения и вписывать рядом новые?
Обратимся к устаревшим разъяснениям (т.к. ныне действующие этого момента вообще никак не проясняют).
Фрагмент документа
«Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33)
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Данное положение дублировалось и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Однако в заменивших ее Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) оно отсутствует. Здесь говорилось о возможности внести исправления «чернилами или машинописным способом», хотя ничего не говорилось о зачеркивании.
Если же обратиться к общей юридической практике, то исправления в документах (не носящих финансового характера) делать допускается следующим образом (исправление должны подтвердить своими подписями все стороны документа – см. «!» в Примере 13, в данном случае приложение копии доверенности к договору обязательно):
Возможна ситуация, когда руководитель уволился (или его уволили), а постоянную замену ему еще не подыскали. Как быть в этой ситуации?
Мнение
Наталья Комова , эксперт журнала «Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
Возможность образования временного единоличного исполнительного органа предусмотрена в п. 4 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Это возможно, если директор либо отстранен от должности, либо не может исполнять свои обязанности. Вопросы образования подобного «временного правительства» отнесены к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) либо общего собрания акционеров. В любом случае порядок образования временного исполнительного органа должен быть зафиксирован в уставе общества.
Что следует делать в возникшей ситуации «безвластия»? Обязательно ознакомиться с этим порядком и привести штатное расписание в соответствие с уставом. То есть если в уставе сказано, что временным единоличным исполнительным органом является, допустим, «вице-президент», убедиться, что в штатном расписании такая должность присутствует и делать его первым лицом в АО.
Отметим, что в Законе об ООО нет подобного пункта.
Как грамотно это оформить с позиции трудового законодательства? Начнем с того, что не существует ни должности, ни тем более профессии «исполняющий обязанности». Такое определение вы не встретите ни в ТК РФ, ни в другом нормативном правовом акте сферы труда. Однако существует понятие «исполнение обязанностей временно отсутствующего работника» (в ст. 60.2, 151 ТК РФ). Ключевые для нас слова – «временно отсутствующий», то есть это тот случай, когда определенный человек занимает должность руководителя, но он временно отсутствует на рабочем месте по причине отпуска, болезни, командировки и т.д. Для этих ситуаций ТК РФ предусмотрел совмещение должностей (расширение зон обслуживания, увеличение объема работ), временный перевод либо заключение срочного договора. Если же должность руководителя вакантна, будут действовать иные правила.
Итак, должности «исполняющий обязанности» кого бы то ни было не существует. Кроме того, в п. 2 Разъяснений 1965 года указано, что нельзя исполнять обязанности по вакантной должности. Исключение – должность, назначение на которую производится вышестоящим органом управления. И то в течение 2 месяцев вопрос о назначении на должность на постоянной основе должен быть решен. Данное исключение было актуально в период СССР, когда на высокие должности назначали «свыше». Сейчас оно может быть применимо к бюджетным учреждениям. Если вышестоящий орган назначил на вакантную должность временного исполняющего обязанности, то руководитель организации обязан не позднее месячного срока представить в вышестоящий орган управления документы для его назначения на должность. В свою очередь вышестоящий орган в месячный срок со дня получения документов должен сообщить руководителю о своем решении. Таким образом, временный исполняющий обязанности может оставаться в этом статусе не более двух месяцев: в итоге он назначается на должность постоянно либо в случае отрицательного решения ему должна быть предложена другая работа. При отсутствии соответствующей работы или отказе от предложения он освобождается от работы по основаниям, предусмотренным законодательством, например, по соглашению сторон.
Если на вакантную должность хотят временно назначить заместителя директора (или другого сотрудника организации), ТК РФ позволяет сделать это в порядке временного перевода сроком не больше 1 года (ст. 72.2 ТК РФ). И не забывайте уведомить налоговые органы о новом «временном» руководителе. Не позднее чем через 1 год должен быть решен вопрос о постоянном переводе бывшего заместителя на должность директора либо об обратном переводе его на прежнюю должность.
Для назначения человека «со стороны» потребуется заключение срочного трудового договора на должность руководителя. Еще раз повторяем: назначать на должность «исполняющего обязанности директора» нельзя, да и нет необходимости, ведь заключение срочного трудового договора уже предполагает временность такой работы.
Кожанова Евгения - специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству, эксперт журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии»
В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.
В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые (в том числе юридические) последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина.
Подпись на документе располагается ниже текста или реквизита «Приложение» через 3 межстрочных интервала. Это значит: место подписи практически в конце документа. Но в «рейтинге значимости» реквизитов она на одном из самых первых мест, так как ее наличие делает документ документом. Под подписью (правом подписи) понимается полномочие должностных лиц на подписание тех или иных документов.
Должностные лица имеют право подписывать документы в пределах должностной компетенции, что обычно определено учредительными документами, нормативными актами предприятия (положениями, инструкциями, приказами руководителя о делегировании права подписи).
В связи с тем, что именно подпись придает документу юридическую значимость , оформление этого реквизита требует особого внимания. Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк обязательно переносят вместе с подписью. При этом не следует забывать про нумерацию страниц.
В состав реквизита «Подпись» входят:
Наименование должности пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней сроки.
Например:
Генеральный директор ЗАО «Тор-инжиниринг» Личная подпись М.А. Демченко
Если документ оформлен на бланке , то наименование организации можно прочитать и вверху и повторять его после должности не стоит. И подпись будет выглядеть так:
Генеральный директор Личная подпись М.А. Демченко
Наименование должности указывается с заглавной буквы. Предполагается, что текст заканчивается точкой. Но даже если текст заканчивается таблицей писать должность одного из руководителей организации со строчной буквы никому не приходит в голову. Наименование должности указывают строго по штатному расписанию организации. Есть такой документ, он хранится в кадровой службе или в бухгалтерии, как правило, делопроизводителям копии с него не дают по понятным причинам. В штатном расписании против каждой должности указан размер заработной платы. Поэтому следует попросить выписку из штатного расписания и при указании должности регулярно сверяться с нею.
Наименование организации может быть отцентровано относительно наименования должности.
Личная подпись - на усмотрение должностного лица, подписывающего документ, но существует точка зрения, что в «цивилизованной» подписи должна прочитываться одна буква имени и три фамилии. Но на практике такие подписи встречаются нечасто. Многие руководители исповедуют другой принцип: «чем подпись «заковыристее, тем ее сложнее подделать». Что ж вполне логично, но иногда бывает чрезвычайно трудно соотнести такой шедевр криптологии с фамилией конкретного человека. Расшифровка подписи содержит указание инициалов перед фамилией через точку, без пробела. Просить паспорт у руководителя – неуместно, но расшифровка указывается строго по паспорту и, если в фамилию входит буква «ё», то две точки сверху – обязательны.
Вот тут начинается настоящий полет фантазии, особенно если заместителей несколько. Пожалуйста, несколько вариантов на выбор, и все – неправильные :
Первый Заместитель Генерального директора
1-й Заместитель Генерального директора
Первый зам. Генерального директора
Возможны и другие варианты, но правильно (!) все-таки будет:
Первый заместитель Генерального директора
С точки зрения русского языка, в этом примере должность первого руководителя «генеральный директор» следовало бы писать со строчной буквы, все-таки не «Президент Российской Федерации», но корпоративная культура многих организаций, а, зачастую, и уровень уважения сотрудников к своему руководителю, требует именно заглавной буквы. Да, кстати, советую избегать сокращений и в должности главного бухгалтера : «гл.бухгалтер» и еще хуже «гл.бух» -недопустимо. Все-таки надо с уважением относиться к человеку, который начисляет вам зарплату, отпускные, больничные и т.д.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в порядке субординации, через 1,5 межстрочных интервала.
Но подписание документа идет снизу вверх , т. е. первыми документ подписывают должностные лица, низшие по должности .
Директор Личная подпись Л.И. Киселев
Главный бухгалтер Личная подпись И.Д. Вильченко
При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, представителями одной или разных организаций, их подписи располагают «в столбик» на одном уровне. Также располагают подписи при оформлении совместного документа от лица двух и более сторон, например, договора. Первый лист договора оформляют не на бланке, а на чистом листе формата А4, но при этом в преамбуле, это первый абзац договора, обязательно перечисляются стороны договора. Для юридических лиц указывается наименование организации и должностное лицо (должность, фамилия, инициалы), действующее от имени организации, для физических лиц – фамилия, имя, отчество. Порядок, указанный в преамбуле, строго сохраняется при оформлении подписей в конце договора, «в столбик», слева направо.
Директор ЗАО «Опал» Директор ЗАО «Стержень»
А.П. Силин С.И. Михеев
В документах, составленных от имени комиссии, в реквизите подпись указывают не должности лиц, входящих в комиссию, а их обязанности в составе комиссии. Тем не менее, члены комиссии указываются в соответствии с фактически занимаемыми должностями, в порядке субординации. Например, акт проверки по результатам работы комиссии подписывают:
Председатель комиссии Личная подпись С.И. Николаев
Члены комиссии Личная подпись П.С. Рахимова
Личная подпись Т.И. Кораблева
Личная подпись Р.Ю. Савельев
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно (!) указывается фактическая должность лица , подписавшего документ (например, «зам.»), а в расшифровке подписи – его инициалы и фамилия. Исправления можно внести от руки или на компьютере, но, если позволяет ситуация, переделать документ, указав фактическую должность и расшифровку подписи лица, которому документ подается на подпись. Существует абсолютно законный способ внесения изменений в реквизит «Подпись» (об этом мы поговорим отдельно), но на практике он используется редко и поэтому всегда вызывает исключительное недоверие.
Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Исполнитель подготовил документ за подписью директора. Возникла необходимость срочно получить эту подпись, и тут неожиданно выяснилось, что директор надолго отбыл по делам, и будет только утром следующего дня. Исполнитель открывает дверь в кабинет его заместителя и тот, нисколько не сомневаясь, подписывает документ своей личной подписью. Получается:
/Директор Темников С.С. Комиссаров
Нотариальное заверение такого документа невозможно, его можно легко оспорить в судебных инстанциях.
И хорошо, если ошибка обнаружена сразу и подлежит исправлению, но необходимость нотариального заверения подписанного таким образом документа (с учетом сроков хранения документации) может возникнуть и через 5-10 и даже через 30 лет. Исправление, казалось бы, такой незначительной ошибки через столь продолжительный период времени потребует много сил, времени и нервов десятков людей, если вообще окажется возможным.
Как видите, в оформлении реквизита «Подпись» мелочей не существует, зато, при неправильном оформлении, существуют непредсказуемые, в т.ч. юридические последствия, о которых нужно думать своевременно.
И.В. Мурнина
консультант по вопросам
делопроизводства, автор и ведущий семинаров
Подпись (реквизит 21) - обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Также подписывается протокол.
Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.
Документы, составляемые комиссией, например, акты, подписывают все ее члены.
Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона "О бухгалтерском учёте" посвящён порядку подписания первичных учётных документов. В нём говорится: "Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами".*
Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. Реквизит "подпись" состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия. В документах, изготовленных на бланках, в название должности не входит название учреждения. Например:
Директор института подпись В.Т.Логинов
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.
При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения.
Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами. Например:
Если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне. Например:
Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается "зам." или "И.О.") и указывается его фамилия. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога "За" является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки "Зам".
Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определён в ст. 5 Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации":
Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.
4 Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации".
