Назначение номенклатуры, характеристика типовой и примерной номенклатуры дел. Документы, являющиеся основой для разработки номенклатуры дел организации. Порядок организации работы по подготовке номенклатуры дел. Механизм согласования номенклатуры дел. Порядок внесения изменений и дополнений в номенклатуру дел. Структура номенклатуры дел. Индексирование дел, включённых в номенклатуру. Требования к заголовкам дел. Последовательность расположения элементов заголовка. Принципы расположения заголовков дел в номенклатуре. Данные о количестве дел (томов, частей). Определение сроков хранения документов в процессе составления номенклатуры дел.
Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформленный в установленном порядке.
Цель создания номенклатуры дел -закрепить структуру документального фонда организации и схему группировки документов, возникающих по всем вопросам деятельности, в первичные комплексы (т.е. в дела) с конкретными, точными и понятными исполнителям названиями (заголовками дел). Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел называется формированием дел и осуществляется с целью их систематизации, учета, быстроты поиска и обеспечения сохранности.
Номенклатура дел является одним из основныхклассификационных справочников организации. Она закрепляет систематизацию дел и документов в делах в соответствии с определенной классификационной схемой, которая разрабатывается в форме главной таблицы номенклатуры дел в начале процесса ее разработки.Схема классификации и индексы , присвоенные делам по номенклатуре дел,могут быть непосредственноиспользованы как основав процессе регистрации поступающих и отправляемых документов при формировании их конкретных регистрационных номеров.
Номенклатура дел является плановым документом , т.к. содержит заголовки дел, которыебудут сформированы и учтены по направлениям деятельности или функциям организациив следующем году (и на перспективу, если эти направления деятельности не будут существенно меняться в течение примерно 5 лет).
На практике номенклатура дел рассматривается прежде всего как учетный документ , поскольку в ней каждому заголовку дела присваивается свой индекс (номер), а в конце года в итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел, заведенных в конкретном делопроизводственном году, фиксируется, сколько дел и сколько томов каждого дела заведено, т.е. фиксируются итоговые количественные характеристики документального фонда организации или структурного подразделения.
По номенклатуре дел (как учетному документу) могут быть сданы в архив организации дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. На основании номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, опись дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Номенклатура дел является обязательным для составления документом в государственных органах , их подведомственных территориальных организациях и муниципальных учреждениях,документы которых подлежат передаче в государственные или муниципальные архивы .
Выделяют 3 вида номенклатуры дел:
1) типовые – являются нормативным документом, содержит унифицированные заголовки дел, образующихся в процессе работы, однородных по характеру деятельности и структуре организаций;
2) примерные – устанавливают типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли. Применяются без внесения изменения в заголовки дел, конкретизируется только наименованием организации и её структурных подразделений. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав, носит рекомендательный характер: допускается исключение дел, которые не образуются в деятельности конкретной организации, и добавление новых дел с указанием их индекса.
3) индивидуальные – составляются на основе типовой и примерной номенклатуры дел, которые, по сути, являются методическими пособиями, т.е. организация разрабатывает совою номенклатуру дел.
Номенклатура дел разрабатывается в IVквартале года: утверждают в декабре, начинает действовать в январе.
Если в нет типовой или примерной номенклатуры дел, то составлению индивидуальной номенклатуры дел предшествует этап изучения состава, содержания и количества документов в организации в соответствии с правилами составления и оформления номенклатуры дел.
Требования к составлению номенклатуры дел излажены вГСДОУ , унифицированная форма номенклатуры дел определена в основных правилах работы архивов, оформляется она в табличной форме.
Основными нормативно-методическими документами, которыми следует непосредственно руководствоваться при разработке номенклатуры дел, в настоящее время являются:
Основные правила работы архивов организаций. Данный нормативно-методический документ одобрен решением коллегии Росархива 06.02.2002.
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.07.2007 № 1182);
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558; далее - Перечень типовых управленческих архивных документов);
Номенклатура дел как основа формирования документального фонда рассматривается и в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).
Составление номенклатуры дел складывается из 3-х этапов:
изучение документов организации для определения круга вопросов, возникающих в делопроизводстве;
составление заголовков дел – эту работу выполняют на карточках, в которые заносят заголовок дела, срок хранения и статью по перечную.
составление из карточек номенклатуры дел.
Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных ими с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений.
Затем номенклатура дел направляется на согласование с экспертно проверочной комиссией архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
В конце каждого раздела номенклатуры оставляются резервные номера (не более трех) для отражения дел, которые могут быть заведены вновь в делопроизводственном году.
Сводная номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации или по образцу общего бланка, причем содержательная часть документа должна быть представлена в форме таблицы с установленным названием граф (см. Методические рекомендации).
СТРУКТУРА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ:
Как классификатор номенклатура дел может быть структурного типа, производственно-отраслевого типа, функционального типа.
Названия разделов, которые представляют собой названия структурных подразделений в номенклатуре дел структурного типа , должны быть расположены по степени значимости подразделений в деятельности организации, в последовательности, соответствующей (но не всегда идентичной) утвержденной схеме организационной структуры и штатному расписанию.
В номенклатуре дел производственно-отраслевого типа основаниями для классификации и названиями разделов в главной таблице являются направления деятельности организации.Функции , выполняемые организацией, закрепляются в качестве названий разделов (классов в главной таблице) номенклатуры дел функционального типа.
Номенклатуру дел структурного типа разрабатывать легче, но она подлежит более частому пересмотру в связи с каждым изменением структуры организации. Номенклатуры дел производственно-отраслевого и функционального типов разрабатывать сложнее (для этого необходимо знать основы организационного развития, процессного управления), но они более стабильны и могут пересматриваться действительно только 1 раз в 5 лет, как и другие документы, относящиеся к организационным.
В графе 1 проставляются в валовом порядкеиндексы (номера) дел , включенных в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения(кода) раздела ипорядкового номера дела в пределах данного раздела. Индексы обозначаются парамиарабских цифр , оформленныхчерез дефис . Например,01-03 , где01 - код структурного подразделения (например, секретариат) и03 - номер заголовка дела в данном разделе (в секретариате). В конце каждого раздела номенклатуры оставляются резервные номера (не более трех) для отражения дел, которые могут быть заведены вновь в делопроизводственном году. Рекомендуется по возможности сохранять одинаковые индексы для однородных дел внутри разных разделов номенклатуры, а для переходящих дел (когда делопроизводство по документам, содержащимся в них, не закончено) индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел из систематизированных карточек или базы данных переносятся заголовки дел (томов, частей). В течение года заголовки могут уточняться в процессе формирования документов дела.
Графа 3 в момент оформления номенклатуры дел как планового документа не заполняется. Она заполняется по итогам календарного/делопроизводственного года. В ней арабскими цифрами рядом с заголовками дел проставляется фактическое количество томов, частей с документами данного дела, заведенных в делопроизводстве.
Из систематизированных карточек с заголовками дел в графу 4 переносятся сроки хранения документов, номера статей по конкретному перечню или ссылки на статьи, пункты и подпункты законодательных актов и других нормативных правовых документов, на основании которых установлен срок хранения документов данного дела.
В графе 5 «Примечание» указываются название перечня документов, по которому устанавливаются сроки хранения документов дела, проставляются отметки «В электронном виде», «Переходящее», отметки о лицах, ответственных за формирование дела, и другие.
Формулирование заголовков дел означает описание состава и содержания документов, которые будут группироваться (подшиваться, формироваться) в этом деле. Описание осуществляется на основе так называемых признаков заведения дел, методологической основой выделения которых являются реквизиты документов.
Известны шесть признаков заведения дел :
номинальный - название вида дела (переписка, журнал, книга) или вида/разновидности документов (приказы, распоряжения, протоколы заседаний и т.п., т.к. все документы, за исключением писем, имеют название вида и «сами себя называют»);
предметно-вопросный - краткое содержание документов дела (текст есть в любом документе);
корреспондентский - название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат - основной реквизит в письме);
географический - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела (используется в сочетании с корреспондентским признаком, т.к. в реквизите адресат, как правило, оформляются две части: кому и куда направляется письмо);
хронологический - даты (период), к которым относятся документы дела (дата - реквизит, который присутствует в любом документе).
При описании состава и содержания документов в заголовке дела необходимо использовать максимальное количество признаков заведения дел. Традиционно сложились следующие примерные схемы формулирования заголовков дел :
Вид документа - его содержание: «Журнал регистрации поступающих документов».
План/отчет - содержание - период: «Годовой финансовый план на 2011 год».
Переписка - корреспондент - содержание: «Переписка с подведомственными территориальными органами о повышении квалификации и обучении сотрудников».
Переписка - корреспондент - территория - содержание: «Переписка с подведомственными территориальными органами Центрального Федерального округа о повышении квалификации и обучении сотрудников».
«Документы» (обобщенное название документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства) - содержание - перечисление основных разновидностей: «Документы о проведении аттестации сотрудников (план, программы, протоколы заседаний аттестационной комиссии)».
Итак, в схеме расположения заголовков дел лучшей рекомендацией является такаяпоследовательность :
организационные документы самой организации;
распорядительные документы вышестоящих организаций. Копии;
распорядительные документы самой организации;
планы по степени значимости (годовые, квартальные, месячные);
за планами возможно расположение дел с перепиской о составлении этих планов;
отчеты по степени значимости (годовые, квартальные, месячные);
за отчетами возможно расположение дел с перепиской о составлении этих отчетов;
договоры по степени значимости (возможна их дополнительная систематизация по алфавиту названий контрагентов);
за договорами возможно расположение дел с перепиской о заключении или выполнении этих договоров, а также учетных документов и баз данных, в которых регистрируются эти договоры;
переписка по степени значимости вопросов или по степени значимости корреспондентов и алфавиту их названий / фамилий;
учетные документы (все виды отдельно существующих книг, журналов, картотек, баз данных);
регламентирующие документы об организации делопроизводства и архива предприятия (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, описи дел, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению).
По окончании года заполняется графа 3 номенклатуры дел и оформляетсяитоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей). Итоговые записи к номенклатуре дел каждого структурного подразделения передаются ответственными за делопроизводство в подразделениях в службу делопроизводства. Итоговая запись к сводной номенклатуре дел организации, т.е. количественные характеристики документального фонда, направляются в обязательном порядке службой делопроизводства в государственный или муниципальный архив (если документы организации передаются на соответствующее хранение) или в архив организации (если документы не передаются в государственный или муниципальный архив). Итоговая запись к номенклатуре дел подписывается руководителем службы делопроизводства, а отметка о передаче итоговых сведений в архив подписывается сотрудником, их передавшим, с указанием должности, расшифровки подписи и даты передачи.
Вместе с формулированием конкретного заголовка намечается и срок хранения документов данного дела. Любой перечень документов со сроками хранения имеет указатель, в котором в алфавитном порядке перечисляются категории документов, виды и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей перечня, в которых установлены сроки хранения. Как правило, срок хранения в перечне указывается с учетом экспертного признака и места составления или разработки документа, а также снабжается примечаниями, обычно содержащими условия, при которых должен соблюдаться установленный срок хранения. Срок хранения дела оформляется со ссылкой на соответствующую статью перечня вместе с заголовком дела на той же бумажной карточке (в таблице Excel или в базе данных), с помощью которой ведется разработка номенклатуры дел.
Ответственность за подготовку номенклатуры дел структурного подразделения возлагается на его руководителя, который организует составление номенклатуры и принимает участие в ее разработке. Непосредственно разрабатывает проект номенклатуры секретарь или работник, отвечающий за делопроизводство в структурном подразделении, с привлечением других специалистов этого подразделения. Работники службы делопроизводства и архива учреждения (лицо, ответственное за архив) оказывают методическую помощь в ее составлении и оформлении, в частности в редактировании заголовков дел, проверке и уточнении сроков их хранения. Для уточнения сроков хранения отдельных категорий документов привлекают соответствующих специалистов.
Номенклатура дел на следующий календарный год составляется на основании изучения документов по всем вопросам деятельности структурного подразделения. Руководитель вместе с работниками определяют круг вопросов, которыми будет заниматься подразделение следующего года, а также категории документов, которые будут отражать эту деятельность, уточняют сроки хранения отдельных групп документов.
При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться основными организационными документами учреждения (устав, положения, штатное расписание, положение о подразделении), а также планами и отчетами о работе, типовым и ведомственными (отраслевыми) перечнями документов со сроками их хранения. Номенклатура дел должна охватывать всю документацию структурного подразделения, в т. ч. внутреннюю документацию и получаемую извне. В номенклатуру дел включаются также электронные документы. Переходящие дела, которые ведутся в течение нескольких лет, вносят в номенклатуру дел под одним индексом.
Вместе с тем, в номенклатуру дел не включаются:
o печатные издания;
o брошюры;
o справочники;
o реферативные журналы;
o экспресс-информацию и т.д.
Не следует механически переносить из старой номенклатуры, а также примерной номенклатуры названия дел, которые фактически не заводят.
Форма номенклатуры дел структурного подразделения состоит из пяти граф (см. приложения 60,61).
Графа 1 - индекс дела. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь условное обозначение - индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения по штатному расписанию или по классификатору структурных подразделений учреждения и порядкового номера дела в пределах подразделения. Например, 04-12 означает, что 04 - это индекс отдела кадров, 12 - порядковый номер дела по номенклатуре. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.
Вторая 2 - заголовок дела (тома, части).
Документы после их исполнения группируют в дела, которым придают названия (заголовки), в сжатой, обобщенной форме отражают состав и содержание помещенных в них документов. Не разрешается применение в заголовках дел неконкретных формулировок ("материалы", "общее переписки", "входящая корреспонденция", "исходящая корреспонденция", "дело с отчетностью" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
При формулировании заголовков дел используют такие признаки формирования дел, как номинальный, авторский, корреспондентский, предметно-вопросительный, хронологический, географический. Документы формируют в дела на основе отдельного признака или сочетания признаков.
Номинальная признак указывает на вид документов, подшиваются в их дела. автора определяют на основании таких реквизитов документа, как название учреждений и-а втора, подпись (в письмах, обращениях граждан, а также в распорядительных документах). Корреспондент определяется по реквизиту "получатель" и чаще всего используется при составлении заголовков дел с перепиской. Основным признаком, что должно быть отражено при составлении заголовка, является предметно-питальна, то есть из заголовка должно быть понятно, о чем говорится в документах дела. Хронологическая признак предполагает указание на то, за какой период времени сгруппированы документы. Как правило, к делам подшивают документы одного делопроизводственного года, но есть и дела переходные, то есть такие, к которым подшиты документы за несколько лет. Географическая признак используется реже, как правило, в тех случаях, если в деле группируются документы нескольких авторов или корреспондентов, объединенных по территориальному признаку.
Заголовок дела состоит из элементов, размещаемых в такой последовательности:
o название вида дела (переписка, журнал, книга и т.д.) или вида документов в деле (приказы, протоколы, акты и т.п.);
o корреспондент или адресат (название организации, которой адресованы или от которой получены документы);
o название региона (территории), с которым связано содержание документа;
o даты (период), к которому относятся документы дела;
o указание на наличие в деле копий документов (в случае необходимости). В некоторых случаях разрешается изменять порядок размещения элементов заголовка в зависимости от логической последовательности. Например, в заголовке "Годовые отчеты ректоров высших учебных заведений г. Киева по проведению вступительных экзаменов" географическая признак (м. Киев) предшествует предметно-вопросительной.
В заголовках судебных, следственных, личных (персональных) и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью ведения делопроизводства по одному конкретному вопросу, употребляется термин "дело", например: "Личное дело", "Личное дело", "ваше дело".
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, не связанные последовательностью ведения делопроизводства, употребляется термин "документы", а после него в скобках указываются основные виды документов дела, например:
Документы (планы, акты, справки) о подготовке железнодорожных станций к работе в зимних условиях.
Термин "документы" употребляется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо законодательного, нормативного или распорядительного акта, например:
Документы к протоколам заседаний ученого совета института.
В данном случае расшифровка видов документов не является обязательным. Применение таких терминов, как "материалы" и "документальные материалы", государственными стандартами не предусмотрено.
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, указывается вид документа во множественном числе и автор документов, например,
Протоколы заседаний экспертной комиссии.
В заголовках дел с перепиской отмечают корреспондента и краткое содержание документов, например:
Переписка с Министерством финансов Украины об утверждении и изменении штатов.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с автотранспортными предприятиями области о техническом состоянии машин и механизмов.
В заголовках дел с перепиской с разными корреспондентами, последние не указываются, например:
Переписка об организации семинара по повышению квалификации работников служб делопроизводства.
В одно дело могут быть сгруппированы документы нескольких авторов или корреспондентов, которые находятся на определенной территории (область, район), например:
Отчеты высших учебных заведений Одесской области о стажировке молодых специалистов.
В заголовках дел, содержащих планово-отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, полгода, год), в течение которого создано документы, например:
Полугодовые планы финансовых мероприятий.
Годовой отчет о бронирование военнообязанных.
При группировании к делу статистических форм в заголовке указывают название формы, а в скобках - ее номер или условное обозначение (шифр), например:
Годовые отчеты предприятий о состоянии условий труда, льготах и компенсациях за работу в неблагоприятных условиях (ф. № Й-ПВ).
Размещение заголовков дел в номенклатуре должна соответствовать степени важности решаемых вопросов и учитывать взаимосвязь документов, включенных в конкретных дел. Такая систематизация необходима для быстрого поиска конкретного дела на основе установившегося порядка их расположения.
Как правило, первой размешивают группу дел, что включает документы органов высшего уровня (указы, постановления, приказы, поручения); далее обычно придерживаются следующего порядка: группа организационно-распорядительной документации самого учреждения (устав, положения, приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов), организационные документы, относящиеся к деятельности структурного подразделения (положение о подразделении, должностные инструкции), планово-отчетная документация, переписка; завершают номенклатуру учетно-справочные виды документов (книги, журналы, картотеки).
В каждой из этих групп документы также желательно размещать по степени их важности. Сначала отмечают заголовки дел постоянного хранения, затем - длительного, и в конце - временного срока хранения. В планово-отчетной группе заголовки также размещают по степени их важности, например: годовые планы, далее - квартальные, месячные. В группе переписки первыми размещают дела, содержащие переписку с органами высшего уровня, затем - переписка со сторонними и подведомственными учреждениями. При наличии значительного количества корреспондентов переписки размещается по алфавиту корреспондентов или административно-территориальных (географических) названий.
В номенклатуре дел не разрешается вместо полного или частичного заголовка применять слова "то самое".
Графа 3 номенклатуры - количество дел, томов, частей их заполняют в конце календарного года.
В графе 4 указывают сроки хранения документов на основании Перечень типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень типовых документов) , а также ведомственных (отраслевых) перечней документов со сроками их хранения.
Для определения сроков хранения документов необходимо найти соответствующую статью в Перечне типовых документов, для удобства пользования которым составлен указатель видов документов.
Напротив каждого заголовка дела в номенклатуре указывают срок хранения со ссылкой на определенную статью Перечня типовых документов с учетом всех примечаний, например: 5 г. ст. 406; 75 г. в. 519.
Для дел, сформированных из копий (вторых экземпляров документов), всегда устанавливается срок хранения - "пока не пройдет потребность" независимо от срока хранения оригиналов документов (в т. ч. и для документов постоянного срока хранения).
При трудностях с определением срока хранения дела из-за разнородности ее документов допускается делать ссылки на ряд статей (в т. ч. различных перечней, если используются ведомственный и типичный).
В случае указания нескольких статей они отделяются друг от друга запятыми, а срок хранения указывают согласно статье, устанавливает наибольший срок хранения.
Для документов, не предусмотренных действующими перечнями, сроки хранения документов определяются на основании их изучения ЭК учреждения, которая согласовывает сроки с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) соответствующего государственного архива или ЭК органа высшего уровня, при он существует. При этом в номенклатуре дел делается примечание: "Срок хранения
установлено ЭПК (название государственного архива), протокол №_від_";
"Срок хранения установлен ЭК (название органа высшего уровня), протокол №_від_".
в графе пять "Примечание" делаются отметки о переходящих делах, о делах, которые ведутся в электронном виде, об открытии и включении новых дел, о должностных лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в архив учреждения или других учреждений для их продолжения и т.д.
Номенклатура дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах не позднее 15 ноября каждого года секретарем или работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, обязательно согласовывается с руководителем архива учреждения (лицом, ответственным за архив), подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства для подготовки сводной номенклатуры дел учреждения.
в Течение делопроизводственного года структурные подразделения обеспечивают ведение номенклатур дел, в частности при необходимости включают в них по согласованию со службой делопроизводства и архивом новые дела, не предусмотренные действующей номенклатурой дел, применяя при этом резервные индексы в конце номенклатуры.
в Конце года номенклатуру дел структурного подразделения обязательно закрывают итоговой записью, в котором указываются количество и категории фактически заведенных за год дел. Экземпляр итогового записи, подписан лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, передается в службу делопроизводства.
Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.
Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации - в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок - 50 лет.
Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других - новые сроки распространяются на весь архив.
Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.
Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной .
Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.
Ниже приведен порядок формирования дел
1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
2. В дело подшиваются:
Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).
Периоды сохранения документации приведены в таблице.
|
Период хранения |
Наименование |
|---|---|
|
данные лиц, не принятых на работу |
|
|
графики отпусков |
|
|
учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника |
|
|
записи о трудовой дисциплине |
|
|
акты, предписания, отчеты по технике безопасности |
|
|
выписки по улучшению условий и охраны труда |
|
|
документы, по технике безопасности и ее соблюдению |
|
|
документы о командировках |
|
|
50 лет (до востребования владельцем) |
личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.) |
|
характеристики и личные карточки сотрудников |
|
|
трудовые договоры |
|
|
Постоянно |
|
|
личные дела руководителей |
Более подробные направления деятельности организаций приведены в Перечне, состоящем из 12 разделов. Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.
Ниже рассмотрим таблицу с приведением примерного перечня кадровых документов.
Постоянный срок хранения |
||||
|
Положение о защите персональных данных |
||||
|
Положение об аттестации |
||||
|
Положение о системе обучения |
||||
|
Приказы по основной деятельности |
||||
Длительное хранение |
||||
|
Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания |
||||
|
Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении |
||||
|
Трудовые договора, соглашения к ним |
||||
|
до замены новыми |
||||
|
Перечни профессий |
до минования надобности |
|||
Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации. А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив.
Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении сроков хранения дел в кадровой службе. В схеме 1 можно увидеть задачи, решаемые вышеуказанным органом.
Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива от 19 января 1995 года № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».
При установлении сроков в графе 4 номенклатуры дел ставится отметка:
Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.
Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор лучше сделать в пользу большего срока.
В ст. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАПП РФ предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность за нарушения, связанные с хранением документации - в виде предупреждения, наложения штрафа, дисквалификации.
Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части в настоящее время контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения Минкультуры РФ 2007 года: несмотря на то, что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.
В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст. 13.20, но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот по отношению к коммерческим организациям задействована ст. 13.25, в которой штрафы на порядок выше и достигают размеров до 300 000 рублей.
Хранение документов компании лучше всего организовывать путем группировки их по различным признакам в дела. Делопроизводством на предприятии может заниматься отдельное должностное лицо, а при значительных объемах и работе с большим количеством документов – специальный отдел. Чтобы классифицировать, учитывать созданные дела, в организации используется бланк номенклатура дел.
Она представляет собой список всех имеющихся дел на предприятии, в котором указывается условная кодировка папок и сроки их хранения. Составление номенклатуры предполагает группировку по определенным правилам всех документов предприятия (структурным подразделениям, срокам хранения и т.д.), присвоение им специальных символов.
Чем разветвленней организационная структура фирмы, тем сложней ее номенклатура дел. Поэтому для ведения делопроизводства могут использовать не только отделы предприятия, но и привлекаться сторонние компании, специализирующиеся на этом.
Номенклатуру, как правило, разрабатывают и утверждают на год. На основе данного документа составляются описи дел. Использование номенклатуры позволяет быстро находить не только текущие дела, но и успешно работать с документами с большим сроком хранения. Данный документ особенно важен при передаче дел в архив, а также при отборе их для уничтожения.
Коммерческие компании ее могут использовать или нет. А вот бюджетные учреждения и органы власти законодательство обязывает составлять номенклатуру дел при отправлении документов в государственный архив.
Отдел по делопроизводству начинает ее разработку за месяц до начала следующего года. В новых предприятиях, а также созданных подразделениях согласно положениям по архивам номенклатура разрабатывается в месячный срок.
В качестве методологической базы используются локальные акты фирмы по делопроизводству.
Определяется состав всех имеющихся на фирме документов, осуществляется их группировка по ряду признаков, основным из которых является структура организации. При этом необходимо исходит из принципа: сначала разрабатывается данный документ для структурного подразделения, потом его кодировка включается в сводную номенклатуру в общем по предприятию.
Сроки хранения дел по номенклатуре подразделяются на временные и постоянные. Надо учитывать, что значительная масса документов приходится на первую группу. Ко второй относятся в основном нормативные акты предприятия, используемые на протяжении всей его деятельности. Сроки определяются на основе перечня, который разрабатывается для каждой отрасли или группы организаций отдельно. Существуют типовые, ведомственные и примерные. В настоящее время многие фирмы пользуются Перечнем, утвержденным Минкультуры в 2010 году.
Разработанная номенклатура дел согласовывается с экспертной комиссией и визируется руководителем компании. После этого делаются ее копии или отдельные выписки для каждого подразделения и службы организации, и передаются им для использования при регистрации документов в новом году. Сначала проставляется присвоенный код, потом соответствующий номер по порядку.
Если на протяжении текущего года фирма сменила свое направление деятельности, а также поменяла структуру, то номенклатура дел пересматривается, вплоть до утверждения нового документа. В начале следующего года составляется итоговая запись о количестве и категориях оформленных дел в организации.
Рассмотрим подробнее пример номенклатуры дел:
При заполнении таблицы документа записи желательно группировать блоками по структурным подразделениям. Данный документ визируется начальником службы делопроизводства, проставляется дата подписания.
В Итоговой записке, которая оформляется по окончании года, отражается количество оформленных дел с расшифровкой по срокам хранения. Ее также должны подписывать ответственные лица.
Посмотреть бланк номенклатура дел образец можно ниже.
Номенклатура дел организации в обычном режиме проходить корректировку на протяжении четвертого квартала каждого года. Как правило, если предприятие стабильное работает, то результатом такого процесс становится незначительно уточнение и, возможно, некие мелкие дополнения, необходимость в которых стала понятна в текущем периоде. Такой тип документа носит плановый характер, так как предполагает, что его составитель хотя бы примерно представляет себе последующий период работы компании, направление ее развития и иные элементы, которые могут потребовать уточнения. Во многих случаях, номенклатура составляется однажды и требует незначительных правок даже не каждый год, а раз 5 или 10 лет. Этот документ считается правильно составленным и учитывающим все возможные особенности развития. К сожалению, не у всех организаций есть такая сфера деятельности, позволяющая делать настолько долгосрочные прогнозы с абсолютной точностью.
Составление номенклатуры дел имеет цель четкого закрепления определенной структуры документов компании и их группировки по некоторым признакам. Они собираются в конкретные дела, которые также известны под названием «первичные комплексы». Главным фактором в этом объединении являются заголовки, обязанные быть настолько понятные всем заинтересованным лицам, насколько это вообще возможно. Весь комплекс мер называется «формирование дела». После этого появляется возможность производить учет документов, их систематизацию, ускорять поиск нужных бумаг и обеспечивать их сохранность на протяжении определенного периода времени. Номенклатура дел учреждения, организации или другого юридического лица чаще всего является отправной точкой для разработки иных видов классификаторов, которые могут понадобиться для качественной дальнейшей работы. Кроме всего прочего, этот вид документа может становиться основанием для отправки бумаг в архив, их уничтожения и других видов обработки, которые только могут понадобиться в процессе деятельности компании. Если в частной компании или фирме номенклатура может не составляться вообще или составляться весьма условно, то для государственных предприятий или учреждений, она является очень важным документом, который в обязательном порядке обязан участвовать в процессе делопроизводства.
Номенклатура дел — документ, который разделяется на несколько основных видов. Одним из них является как раз структурный вид. Он подразумевает, что все разделение документации будет происходить исключительно по принципу того, из какого конкретно отдела или структурного подразделения она поступила. Главной особенностью оформления в данном случае является требование учета особенности работы организации. То есть, нужно понимать значимость тех или иных отделов. Подобная номенклатура дел организации, образец которой представлен в таблице ниже, обычно начинает с того самого подразделения, которое и занимается составлением данного документа. Причина очень проста — эта вроде бы достаточно обычная бумага может стать краеугольным камнем всех процессов, протекающих в компании. Естественно, что она очень важна. А если это так, значит и составляющий ее отдел отличается повышенной значимостью. После этого, идут остальные подразделения, по мере их важности, заканчиваясь самыми незначительными структурами, не играющими особой роли в деятельности фирмы, типа общественных организаций или профсоюзов.
Пример правильно и неправильного вариантов составления:
Как можно заметить, в левом столбце выстроена достаточно понятная система. Именно в секретариате происходит формирование большинства документов. Входит сюда и номенклатура дел организации. В кадрах осуществляться подбор всех остальных людей, которые будут работать в компании, так что его значимость также нельзя не учитывать. Бухгалтерия очень важна, ведь именно она отвечает за работу с деньгами. Дальше могут идти все отделы, которые эти деньги зарабатывают или помогают зарабатывать. В самом конце идет структура, которая, с точки зрения компании, вообще не нужна (хотя сотрудники с этим могут не согласиться). Она не зарабатывает денег и только вводит фирму в расходы, требуя повысить заработную плату, обеспечить лучшие условия труда и так далее. Правый столбец выстраивался по алфавиту, что неудобно и неправильно.
Этот вид подразумевает, что составитель будет в первую очередь ориентироваться на то, к какой сфере деятельности относится та или иная бумага. Он является одним из самых понятных видов, которые может принимать номенклатура дел организации. Образец может выглядеть как перечень задач, решаемых компанией, разделенный по графам. На первом месте может стоять «Организация деятельности», следом за ней - «Управление персоналом и кадрами» и так далее. По названиям сразу можно будет понять, какие именно документы можно найти в том или ином деле, что и является одной из задач формирования номенклатуры. Следует отметить, что именно этот вариант является попутно одним из самых сложных, так как далеко не каждый человек обладает настолько развитой фантазией и пониманием абсолютно всех, даже самых мелких нюансов работы компании. При такой системе, несколько первых лет номенклатура представляет собой очень разобщенный документ, который постепенно выстраивается в элегантную структуру, понятную всем заинтересованным лицам.
Этот вид — самый простой. Номенклатура дел в школе часто создается именно подобным образом. Суть его заключается в том, к чему относится документ и кто его создал. То есть, если в предыдущем случае больший упор шел на то, к какой сфере деятельности относится та или иная бумага, то в данном случае большее значение имеет что именно она делает или кто ее создавал. К примеру, на первом месте может стоять «Делопроизводство», дальше идти «Руководство» и так далее. Главным минусом подобного подхода является его небольшое удобство. В отличие от двух предыдущих вариантов, при таком решении проблемы не всегда можно обнаружить нужные документы именно там, где с точки зрения конкретного человека, они обязаны быть.
Под таким видом фигурирует номенклатура дел отдела, подразделения или какой-то иной структуры, которая существует в организации. То есть, это конкретный перечень документов, с которыми работают именно тут и нигде больше. Она максимально конкретна и часто меняется, так как названия и типы бумаг, с которыми работают люди, также постоянно изменяются в ту или иную сторону. Составление номенклатуры дел такой разновидности по большей части возлагается непосредственно на сотрудников именно этого отдела, так как только они имеют возможность оценить, что именно и в каком порядке должно располагаться. Она создается на базе типовой формы, обязательной для всех отделов или некоторой их части.
Это основа основ. Она включает в себя базовые подразделы и разделы, на примере которых остальные отделы будут создавать свои собственные, более расширенные аналогичные документы. Эта номенклатура обязательна для использования всеми лицами, так или иначе, работающими с документацией. Но чтобы создать ее, необходима некая отправная точка, на основе которой и будет нарастать остальная часть. Таким документом выступает примерная номенклатура дел.
По своей сути, этот документ представляет собой черновик, используемый сотрудниками секретариата (или любого другого аналогичного отдела) для создания собственной схожей бумаги. Чаще всего берутся некие усредненные, общие для всех примеры, которые условно подгоняются под потребности текущей организации. Потом, уже с учетом имеющегося, ответственное лицо получает нужную информацию от заинтересованных структурных подразделений, изучает ее, и на основании всего этого создает такой документ, как типовая номенклатура дел. Сразу и с нуля ее сделать практически невозможно. Зачастую во многих новообразованных предприятиях, несколько раз меняется и структура и остальные особенности этого документа, пока не будет выбран оптимальный и самый удобный, причем не только для одного конкретного лица, но и для всех сотрудников в целом.
Вся процедура создания номенклатуры может создаваться на основании трех базовых документов, которые, в той или иной степени, имеют к ней отношение. Первым является перечень типовых управленческих архивных документов, который был утвержден Министерством культуры в августе 2010 года под номером 558. Второй документ — перечень типовых архивных НТД, утвержденный тем же органом в июле 2007 года. Имеет номер 1182. Последний полезный документ — основные правила работы архивов организаций. Он был одобрен 06.02.2002. Благодаря той информации, которая представлена в указанных выше государственных нормах, можно составить примерную или типовую номенклатуру. Далее, на их основании, каждый отдел создает свой аналогичный документ. К примеру, для главбуха это будет номенклатура дел бухгалтерии и так далее. Делопроизводитель, собрав все подготовленные бумаги, начинает их анализировать. На этой основе и создается общая номенклатура для всей организации в целом.
Весь процесс формирования документа можно условно разделить на четыре основных шага. Подбор оптимальной схемы и вида, написание заголовков вместе со сроками, расположение заголовков правильным образом, который описан выше, и последнее — окончательное формирование и утверждение. К примеру, нужна номенклатура дел отдела кадров. Сначала определяем, как именно это будет выглядеть. Допустим, выбран функциональный вид. На его основе создает заголовки. Они необязательно сразу должны быть расположены в нужном порядке, но рекомендуется сразу же вписывать сроки хранения (в некоторых случаях на них также можно ориентироваться). Когда это выполнено, берем созданную информацию и логически расставляем ее по мере важности. В результате получаем стройную схему, которую осталось только должным образом оформить и подписать у руководства. Любые спорные вопросы лучше уточнять у заинтересованных лиц, чтобы кажущиеся одинаковыми документы не попали в одну строку, являясь, по сути, абсолютно разными по своему назначению, форме, составлению и уж тем более — по сроку службы.
В целом в самом оформлении ничего сложного нет. Допускаются некоторые изменения или дополнения, но вполне удобно пользоваться и базовой формой, найти которую не составляет труда. Номенклатура дел организации должна содержать название самого документа, организации, регистрационный номер и дату, год, на который утверждается и поле для руководства, в котором оно может поставить свою подпись с грифом «Утверждаю». Это все указывается в шапке. Дальше идет список с подходящими полями и другой подобной информацией.
Примерная таблица оформления номенклатуры:
В самом конце проставляется подпись лица, которое отвечало за создание документа и его руководителя. Как можно заметить, ничего сложного тут нет. Главное — правильно написать заголовки и верно определить срок хранения. Как сказано выше, допускается внесение изменений. К примеру, в некоторых случаях одного поля «Пометки» может быть недостаточно. Создатель номенклатуры может посчитать что для эффективности ее использования может понадобиться несколько других столбцов. По своей сути они могут быть похожи на те же «Пометки», но информация там будет указываться более специфичная, типа ответственно лица, срока замены копий на оригиналы или ещё чего-то подобного. Тут уже полностью и целиком все зависит как от самого предприятия, так и от создателя номенклатуры, его знаний, особенностей и умений.
Номенклатура дел организации — важный документ, необходимый для качественной и эффективной ее работы. Особенно — в части документооборота. Она может разделяться на несколько видов и типов, каждый из которых обладает собственными особенностями и может быть как удобен, так и неудобен в той или иной ситуации. Формирование номенклатуры не отличается особой сложностью, но требует аккуратного и вдумчивого подхода, вне зависимости от выбранной формы или типа. Процесс создания в первую очередь завязан на формулирование заголовков и определение сроков хранения документации. Все виды номенклатур обязаны быть согласованы в письменном виде у руководства во избежание возможных проблем в будущем. Все лица, которые, так или иначе, работают с документами обязаны учитывать особенности формирования дел и информацию, указанную в соответствующей номенклатуре. Правильный, точный и внимательный подход к созданию этого документа значительно облегчает дальнейшую работу каждого отдела и всей организации в целом что, в свою очередь, положительно влияет на экономические показатели и эффективность труда.
