Выдача денежных средств из кассы - «проза жизни» для каждой организации. Мы расскажем, как выдать деньги в подотчет по новым правилам.
В августе 2017 года Центробанк внес изменения в правила выдачи денежных средств из кассы. В чем суть этих нововведений и как теперь работать с подотчетниками, вы узнаете из нашей статьи.
Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У регулирует порядок ведения кассовых операций. Суть нововведений 2017 года заключается в следующем:
Как видим, изменения стимулируют электронный документооборот в компаниях и упрощают правила работы с подотчетными суммами. Возможно, что пока электронные приходники и расходники будут актуальны для очень малого количества компаний. А вот выбор между приказом и заявлением и возможность выдавать деньги работникам-должникам доступны любой фирме.
Как и раньше, документ оформляется в произвольной форме, но обязательно должно содержать информацию о необходимой сумме, сроке, на который выдаются деньги, а также подпись руководителя и дату. Очевидно, что в документе нужно указать данные самого работника и попросить его расписаться.
Посмотрите образец заявления на выдачу денег в подотчет в 2019 году:
Альтернативой заявления на подотчет в 2019 выступает распорядительный документ организации. В последней редакции Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У не говорится, что это должен быть приказ, но организации чаще всего используют именно этот вид распорядительных документов. Об обязательном содержании такого документа Центробанк ничего не говорит, но вполне логично, что в нем должна быть та же информация, что и в заявлении: о подотчетном лице, сумме, сроке предоставления аванса, а также дата и подписи руководителя и подотчетника.
Предлагаем следующий вариант приказа на выдачу подотчетных сумм работникам в 2019 году:
Что удобнее — приказ или заявление? Это зависит от вашей компании. Если средства выдаются эпизодически, проще это оформить заявлением работника. А если суммы в подотчет выдаются постоянно и большому количеству работников, удобнее будет издавать приказы сразу на нескольких работников, а не требовать от каждого выражать просьбу в письменном виде.
Казалось бы, отмена запрета на получение аванса не отчитавшимися работникам упрощает жизнь компаниям. Когда нужно выдать в небольшие промежутки времени (например, на следующий день) несколько сумм в подотчет одну и тому же сотруднику, который объективно не успел потратить деньги и отчитаться по ним, это послабление от Центробанка окажется весьма кстати.
Но суммы подотчетных средств, выдача и отчет по которым осуществлялись излишне свободно, могут вызвать ненужное внимание контролеров при очередной налоговой проверке. Поэтому для поддержания финансовой дисциплины рекомендуем установить перечень лиц и лимиты задолженности, при которых возможно получить новый аванс.
Деньги любят счёт. Данная аксиома не требует доказательств. Особенно важно такое утверждение для предприятий и организаций, которые помимо того, что сами заинтересованы в полном порядке отчётности за финансовые потоки, ещё и контролируются специальными государственными органами и службами.
Наличность необходима
При всём удобстве безналичного расчета путём перевода средств с одного банковского счёта на другой, в повседневной деятельности организация или предприятие не могут обойтись без некоторой суммы наличности в кассе. Такие наличные деньги требуются для обеспечения деятельности или на какие-либо мелкие траты. Так как наличность не появляется ниоткуда, а получается в банке, путём списывания определённой суммы с банковского счёта организации и получения этой суммы в физическом (наличном) выражении, все операции с такими суммами должны быть должным образом зафиксированы.
Документы, подтверждающие получение или трату наличности являются необходимыми инструментами бухгалтерского учёта фирмы и контроля за целевым расходованием средств.
Выдача наличных
Нельзя просто дать некоторое количество купюр из кассы работнику или руководителю, для этого требуется составить, и надлежащим образом заполнить, целый ряд документов. Основание для выдачи наличных может быть самым разным, но для соблюдения установленной процедуры, требуется написать письменное обоснование получения денег лицом, которому некоторая сумма должна быть выдана бухгалтером. Для этого пишется заявление на выдачу денег под отчёт, и, так как деньги даются именно под отчёт, после требуемых трат, так же, в письменном виде, получатель обязан отчитаться за расход средств.
Заявление о выдаче денег пишется собственноручно, в нём обязательно должна быть указана причина, по которой должна быть выдана наличность. Помимо этого, необходимым условием является удостоверение такого заявления руководителем либо собственником предприятия. Без его подписи документ не может быть признан действительным, и в случае споров по целесообразности выдачи средств или проверки со стороны налоговых органов, бухгалтер, выдавший деньги без визировки заявления руководителем, может понести ответственность как за суммы, выданные с нарушением правил, так и за само нарушение в виде штрафа.
Не допускается выдача средств сотруднику, который не отчитался соответствующим образом за ранее полученную в кассе наличность. Это так же требование закона, которое должно соблюдаться при обороте наличных средств на предприятии.
Ниже расположен типовой образец и бланк заявления на выдачу денег в подотчет, вариант которого можно скачать бесплатно.
Как производится выдача денежных средств в подотчет? По какой форме подавать заявку на выдачу денежных средств? По какой форме издавать приказ о выдаче денег? В какие сроки нужно уложиться? Какие изменения в этой части действуют с 2018 года? Давайте разберем актуальный порядок выдачи денежных средств подотчет.
Работодатели обязаны организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Вы можете найти такое требование в части 1 статьи 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам должен определить генеральный директор компании. Он может издать приказ со списком лиц, которые вправе получать денежные средства. Вот образец такого приказа, по которому может производиться выдача денежных средств под отчет:
В целях соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор (п.п. 5 и 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Следовательно, под отчет деньги можно выдать, в том числе, подрядчику. Они могут ему потребоваться, к примеру, для приобретения материалов для выполнения работ по гражданско-правовому договору. Такую сумму под отчет можно выдать ему, например, из кассы.
Еще совсем недавно для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен был обязательно передать в бухгалтерию или отдел кадров заявку на выдачу денежных средств подотчет. Образец такой заявки показывает, что в ней нужно было указывать необходимую сумму, а также пояснять, на какие цели она будет потрачена. Перед вами образец такого заявления о выдаче денежных средств подотчет:
Однако с 19 августа 2017 года ситуация изменилась. Поправки предусмотрены Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У. С указанной даты выдать сотруднику деньги под отчет можно без его заявления. Для выдачи денег достаточно приказа о выдаче денежных средств подотчет или другого распорядительного документа компании. Такие же правила выдаче денег под отчет продолжают действовать в 2018 году.
Итак, выдача денежных средств в подотчет в 2018 году возможна на основании приказа или другого распорядительного документа (пунктом 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У). При этом каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок выдачи денег нет. Перед вами приказ о выдаче денежных средств под отчет (образец):
Более того, нет никаких особый требований к тому, как оформлять приказ на выдачу подотчетных сумм. По нашему мнению, в приказе имеет смысл зафиксировать: Ф. И. О. работника, сумму, цели и сроки выдачи.
Заметим также, что можно издавать общий приказ на несколько сумм. Так, например, если выдача наличных денежных средств в подотчет необходима нескольким сотрудникам, то приказ может выглядеть так:
Какие сроки выдаче денежных средств подотчет? Когда сотрудникам нужно сдать работодателю отчет о потраченных денежных средствах? Ответ на этот вопрос нужно искать в приказе генерального директора. Ведь именно в нем обозначается такой срок.
Для выдачи денег работодателю нужно действовать так:
У инспекторов часто возникают претензии к операциям с подотчетными суммами. Чтобы снизить риск штрафа, стоит придерживаться трех правил:
Но есть другие нюансы, на которые следует обратить внимание.
Выдача подотчетных наличными. Заявление на подотчетные средства должны писать как обычные сотрудники, так и директор. Если заявления не будет, то есть риск назначения штрафа до 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).
С 1 июня 2014 года упростились правила составления заявления на выдачу денег под отчет. Теперь бухгалтер или сам подотчетник может записать сумму и срок, на который надо выдать деньги. Руководителю достаточно поставить в заявлении свою визу (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).
В шаблоне заявления на выдачу подотчетных сумм для работников можно добавить строчки для записи суммы и срока выдачи подотчетных средств. Для руководителя компании заявление также обязательно. Ведь с ним у компании действует такой же трудовой договор, как и с остальными работниками. Но бланк для него стоит составить с иными формулировками. В конце руководитель поставит подпись, которая является одновременно разрешающей. Тогда заявление не будет выглядеть так, будто директор разрешает выдать деньги сам себе.
Образец заявления на выдачу подотчетных сумм
Компания может разработать типовую форму заявления на перечисление денег под отчет на карту сотрудника с расчетного счета и включить в нее другие сведения, которые обязательны в заявлении на выдачу денег под отчет из кассы - срок, сумму и т. п.
Образец заявления о выдаче в подотчет (на карту)
Образец заявления на выдачу подотчетных сумм (на карту)
Если заявления не будет, налоговики могут посчитать, что компания выдала не подотчетные средства, а иные доходы. А с них надо удержать НДФЛ.
Для выдачи подотчетных сумм по безналу надо выполнить еще несколько условий:
В назначении платежа необходимо написать, что это подотчетные средства. Тогда не будет путаницы, какие суммы компания выдавала - под отчет, зарплату, дивиденды и т. п. Вместе с авансовым отчетом у сотрудника надо запросить документ, который подтвердит оплату картой. Например, чек терминала или выписку с карты. Эти документы удостоверят, что с перечисленных средств не надо удерживать НДФЛ.
Кроме того, при выдаче денег под отчет на карты Минфин рекомендует прописать в учетной политике порядок выдачи средств. Компания может это сделать в любое время.
В заявлении сотрудник должен написать, на какой срок он берет деньги. По умолчанию срок составляет три рабочих дня.
Новые подотчетные средства нельзя выдавать, если сотрудник не отчитался за суммы, полученные ранее (абз. 3 п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). При нарушении этого порядка не исключен штраф по статье 15.1 КоАП РФ.
Если работник уехал в командировку, получив перед отъездом наличными суточные, деньги на билеты и гостиницу, а позднее командировка была продлена, можно перевести на его карту дополнительную сумму. Таким образом, работник получит средства под отчет повторно. Поскольку деньги перечисляются по одной и той же командировке, отчитаться за них он должен будет в один день, а составить авансовый отчет нужно в течение трех дней с даты выхода на работу.
Требование о том, что перед выдачей денег под отчет надо отчитаться за предыдущий аванс, есть только в Указании ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Этот документ регулирует порядок расчетов наличными. Так как перечисление денег работнику на карту - это уже безналичные расчеты, требования данного указания здесь не применяются.
Компания вправе установить порядок расчетов и определить сроки, когда сотрудники должны отчитаться за суммы, перечисленные на карту. Этот порядок стоит прописать во внутреннем положении.
Наличные по заявлению могут получать штатные сотрудники и подрядчики. И в старом, и в новом порядке ведения кассовых операций предусмотрено, что деньги под отчет получают работники. В прежнем кассовом порядке не было этого термина. Поэтому надо было применять определение из других отраслей права, а именно из Трудового кодекса. Но в новом Указании есть четкая формулировка. Работник - это физическое лицо, с которым компания заключила трудовой договор или договор гражданско-правового характера (п. 5 Указания № 3210-У). А значит, наличные под отчет можно выдать и подрядчику. Например, для покупки материалов, которые необходимы для выполнения работ.
Опрошенные нами налоговики согласны с такой позицией. Поэтому претензий на проверках возникнуть не должно.
На что еще обратить внимание при работе с подотчетными суммами рассказывает лектор Школы финансового руководителя Эльвира Митюкова, управляющий партнер консалтинговой компании «Академия успешного бизнеса».
Если за счет денег, выданных под отчет, сотрудник от своего имени оплачивает оказанные ему услуги (например, во время служебной командировки), лимит расчетов не применяется. Если работник использует подотчетные суммы для расчетов по договорам, которые он заключает от имени организации по доверенности (или по уже заключенным договорам), надо соблюдать лимит расчетов наличными деньгами - 100 тыс. рублей по одной сделке. Такие выводы следуют из пункта 6 указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У.
Кстати, лимит действует, даже если контракт уже закончился. Например, истек срок аренды офиса, но за компанией числится долг. Погасить его наличными можно только в пределах 100 тыс. рублей.
Если сотрудники не могут подтвердить, на что потратили подотчетные, безопаснее удержать с сотрудников НДФЛ. На этом настаивают большинство налоговиков. По их мнению, первичные документы для подтверждения подотчетных денег обязательна. Это могут быть кассовые и товарные чеки, накладные, квитанции и т. д. Если работник потерял первичку и написал об этом объяснения, то такой вариант налоговиков не устроит. Доходы, как считают инспекторы, возникают, даже если сотрудник принес товары.
15 января 2016 года работнику выданы средства на закупку товаров. Срок представления отчета или возврата неиспользованных сумм, введенный приказом по организации, - два месяца.
Командировка, оплата топлива для служебного автомобиля, оплата проезда и гостиницы, представительские расходы - в этих и других случаях идет речь о выдаче подотчет. Что это такое?
Подотчет - подотчетная сумма, выданная сотруднику на командировку, оплату представительских затрат, закупку хозяйственных товаров, оплату ГСМ и других подобных расходов.
Как оформить выдачу денег, можно ли выдать средства подрядчику, как оформить перевод на личную карту работника и другие. Возникает масса вопросов.
Кроме того, Центробанк своим Указанием от 19.06.2017 № 4416-У внес изменения в порядок выдачи наличных под отчет. С 19 августа 2018 года можно выдавать подотчетные деньги без заявлений сотрудника. Вместо этого документа можно оформить распоряжение. А новые суммы под отчет сотрудники смогут получать еще до того, как отчитались за предыдущий аванс.
Подробнее обо всех изменениях и правилах работы читайте далее.
Лимит расчета наличными между юридическими лицами в 2018 году - 100 тыс. рублей по одному договору (п. 6 Указания № 3073-У). Но сделать покупки сотрудник может от своего имени - на расчеты между компанией и физлицом этот лимит не распространяется. Поэтому, если сотрудники каждый раз покупают товары от своего имени, то соблюдать лимит не надо, и компания не нарушает кассовый порядок.
В то же время если сотрудник заплатит контрагенту от имени компании, то лимит расчета надо соблюдать. За превышение предусмотрен штраф в 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Поэтому безопаснее предупредить работника или его непосредственного руководителя об ограничениях. А покупку, если есть возможность, разбить на несколько договоров в пределах лимита.
«Подотчетные суммы компания выдает либо через кассу, либо перечисляет на зарплатные карты сотрудников».
Раньше перед перечислением подотчета на карту сотрудник должен был написать заявление о выдаче подотчетных с указанием реквизитов счета личной карты. А к авансовому отчету - приложить документы, подтверждающие оплату картой. То есть оформить все в том же порядке, как если бы работник получил подотчет наличными.
Главбухи в проекте «Учет. Налоги. Право» «Бухгалтерская жалобная книга» предложили идею выдавать деньги подотчетным сотрудника без заявлений. Мы передали идею в Центробанк. Банкиры идею одобрили. Они разрабатывали изменения ровно два года. И вот, наконец, Центробанк представил проект поправок в Указание от 11.03.2014 № 3210-У. Указание ЦБ от 19.06.2017 № 4416-У с поправками вступило в силу 19 августа 2018 года.
Способ № 1. Компании могут отказаться от заявления на выдачу подотчет и сами разработать документ, который его заменит , - «распорядительный документ». Это может быть приказ, распоряжение руководителя или любая другая бумага.
В распоряжении, как и заявлении, надо записать сумму и срок, на который компания выдает подотчет. Расписаться в документе должен руководитель. Налоговики на местах подтверждают, что распоряжением о выдаче денег может служить приказ о направлении сотрудника в командировку.
Способ № 2. Компании по-прежнему могут брать у работников заявление на выдачу подотчет . В этом случае можно разработать типовой бланк заявления и записать в нем реквизиты карты, срок, суммы и т. п. А чтобы не возникло путаницы, какие суммы выдавала компания (зарплата, под отчет и др.), в назначении платежа надо написать, что это подотчетные.
Заявление на подотчет следует написать и директору, получающему средства. Ведь с ним у компании действует такой же трудовой договор, как и с остальными работниками. (ч. 6 ст. 11 ТК РФ). Чтобы заявление не выглядело так, как будто директор сам себе выдает деньги под отчет, составить заявление надо не на имя директора, а на имя компании, а вместо формулировки «Прошу выдать» записать «Необходимо выдать». В конце руководитель ставит подпись, которая является одновременно разрешающей.
Образцы заявлений смотрите ниже. Первый образец - для выдачи подотчета наличными, второе - для перечисления сумм на карту.
Образец заявления на выдачу подотчет наличными
Если заявление не оформить налоговики оштрафуют компанию за нарушение работы с наличными на 50 тыс. руб. (ст. 15.1.КоАП РФ).
Без заявления сотрудника о перечислении подотчетных на зарплатные карты, налоговики решат, что компания выдала не подотчетные, а иные доходы, с которых надо удержать НДФЛ. С таким заявлением у налоговиков не будет повода решить, что компания выдала сотруднику беспроцентный заем или материальную помощь.
Образец заявления на перечисление подотчет на карту
Если сотрудник покупает товары для компании за свой счет, а она потом компенсирует ему расходы, для этого также понадобится заявление сотрудника, но в нем не надо писать, что это подотчетные, так как сотрудник не получал от компании деньги и отчитываться ему не за что (см. образец ниже).
Образец заявления о возмещении служебных расходов
Выдача под отчет после отчетов за прошлые покупки . Еще одно изменение с 19 августа 2018 года упрощает работу организаций. Теперь можно выдать сотруднику новую сумму под отчет в любой момент. Раньше этого нельзя было сделать, пока работник не погасит предыдущий долг. За нарушение инспекторы штрафовали на сумму до 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).
Подотчетные подрядчикам . Компания вправе выдавать деньги под отчет как своим работникам, так и физикам, работающим по гражданско-правовому договору (п. 5, 63 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У).
За полученные подотчетные подрядчик отчитывается в течение трех рабочих дней, представив авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы. Если подрядчик не отчитается в указанный срок, будет начислена неустойка нарушения в размере 1 % от выданных средств.
Возврат неизрасходованных подотчетных . Вернуть неизрасходованные подотчетные сотрудник вправе вернуть любым ему удобным способом. Например, средства, перечисленные на карту, он вправе вернуть наличными в кассу. И наоборот, деньги, выданные из кассы - перечислить с личной карты на счет компании.
Чтобы банк не отказал в приеме наличных, в объявлении на взнос безопаснее не упоминать, что это возврат подотчетных, а написать, например, прочие поступления.
Передача подотчетных другим сотрудникам . В действующем порядке нет запрета на передачу подотчетных сумм одним работником другому. Но кассир выдает деньги конкретному работнику по его заявлению.
Кроме того, каждый работник отчитывается по тем суммам, которые получил он, а не кто-то другой. По этой причине безопаснее предупредить сотрудников, чтобы они не передавали подотчетные друг другу. Но компания вправе выдать подотчетные, например, на командировку, ответственному работнику.
Можно назначить одного сотрудника ответственным, если в командировку едут несколько специалистов. Ответственный сотрудник сам оплатит отель, билеты и другие расходы, а суточные раздаст другим командированным на основании ведомости. Составить ведомость можно в произвольной форме.
Авансовый отчет, если компания выдавала деньги . Оформлять авансовый отчет необходимо, когда компания заранее перечисляет сотруднику средства. Если работник тратил свои личные средства, а потом компания возмещает ему расходы, то авансовый отчет не требуется.
В этом случае достаточно взять у работника подтверждающие документы. Например, товарные и кассовые чеки. Также сотрудник должен написать заявление на возмещение расходов, а компания оформляет приказ о возмещении потраченных средств. Форма приказа и заявления произвольная.
Выдача денег при командировке за границу. Компания обязана учесть расходы и компенсировать работнику деньги, которые он потратил в поездке. Но сложность возникает, если работник ездил за рубеж. Компания выдает подотчетные в рублях, а сотрудник сам обменивает их на иностранную валюту. Если документы выставлены в евро, их надо пересчитать в рубли. Курс банка может быть разный.
Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое
В кассовых операциях немалое значение имеют авансовые отчеты. В случае неправильного заполнения документов налоговая может доначислить НДФЛ, а также штраф. Чтобы снизить риск пени, нужно соблюдать правила выдачи в подотчет средств: выдавать деньги на основе заявления и получать отчет в срок. Но есть иные нюансы оформления операций.
Выдача в подотчет денег под отчет может потребоваться с целью:
Такие операции регулируются указанием Банка России № 3210 «О порядке ведения кассовых операций».
Прежде чем принимать новое заявление, нужно проверить, не числится ли за сотрудником аналогичная задолженность. Если таковая имеется, то документ принимать нельзя. Сотрудник должен составить заявление на выдачу в подотчет (директору) в произвольной форме. В тексте должны быть указаны сумма и срок получения средств. Руководитель должен подписать заявление. Далее бухгалтер оформляет и подписывает расходный кассовый ордер (КО-2). На основании этого документа кассир, по предъявлению паспорта сотрудником, выдает ему наличные деньги. Ордер подписывается кассиром и получателем. Операция должна быть отображена в кассовой книге.
Заявление на выдачу денег в подотчет должен писать также и руководитель. С ним у компании заключен такой же договор, как и с остальными сотрудниками. Если заявление отсутствует, налоговые органы могут удержать дополнительные суммы НДФЛ.
Сотрудник должен отчитаться об использовании денег. Авансовый отчет должен быть предоставлен в течение 3 рабочих дней после возвращения из поездки, выхода на работу или истечения срока, на который предоставлялись деньги. Документ сдается бухгалтеру или руководителю. Принимающая сторона проверяет полное использование средств, наличие подтверждающих документов и правильность оформления отчета. Если ошибок нет, то документ подписывает руководитель, после чего деньги списываются. Вот как осуществляется выдача средств в подотчет. О том, как писать заявление, читайте ниже.
Директору ООО «(наименование)» Ф. И. О.
от водителя Ф. И. О.
Баланс расчетов по ранее выданным суммам:
задолженность сотрудника по ранее выданным суммам в подотчет отсутствует.
Бухгалтер ____________ Ф.И.О.
Директор _____________ Ф.И.О.
Если потрачено меньше средств, чем было выдано, то остаток возвращается в кассу, и на него оформляется приходный ордер. В обратной ситуации сумму перерасхода организация должна вернуть сотруднику на реквизиты, указанные в отчете. Эта операция, как и выдача в подотчет, оформляется расходным ордером.
Если средства не возвращены в кассу, то они должны быть удержаны из зарплаты (ст. 137 ТК РФ). Сотрудник должен дать на эту операцию письменное согласие. В противном случае взыскание будет осуществляться через суд. Сумма удержания за месяц не может превышать 20 % зарплаты сотрудника.
Если учетной политикой предусмотрена выдача подотчетных средств путем перечисления их на карту, необходимо, чтобы у предприятия был заключен соответствующий договор с банком.
Если заявление на выдачу в подотчет не содержит даты возврата средств, то считается, что деньги выданы на один день. В случае нарушения сроков сдачи отчетности на потраченную сумму начисляется НДФЛ. С целью регулирования сроков предоставления документов можно составить приказ на выдачу в подотчет. Образец:
Приказ № 1
об утверждении сроков выдачи сумм в подотчет
В целях контроля расходов подотчетных сумм устанавливаю такие правила:
1. Сотрудники, получившие средства, должны представить отчет об их использовании:
2. Средства должны расходоваться только по назначению.
3. На хозяйственные расходы и на покупку товаров деньги могут выдаваться в пределах 100 тыс. руб.
4. Ответственность за выполнение приказа возлагается на главного бухгалтера.
Директор ______________ Ф.И.О.
Для удобства и лучшего восприятия материал данного блока мы решили поместить в таблицу.
Средства должны быть потрачены целенаправленно. Каждый расход должен быть подтвержден чеками. Также должно быть оформлено командировочное удостоверение, транспортные документы. Если дойдет до суда, важно, чтобы первичная документация была оформлена правильно. Тогда суд примет сторону компании. Рассмотрим детальнее реквизиты документов.
Если в нем отсутствует полное наименование покупки или плохо пропечатаны реквизиты, то он принимается к учету, только если дополнительно предоставляется товарный чек. Товар должен быть куплен в рабочее время. За переработку полагается доначисление зарплаты. Кассовый чек подтверждает факт передачи средств. Чтобы включить расходы в целях налогообложения, нужны другие документы с такими реквизитами: Ф. И. О. должностных лиц, их подписи.
В нем часто отсутствует печать или номер. Хотя эти реквизиты не являются обязательными для заполнения, налоговики могут не принять документ. Хуже обстоят дела, если даты на кассовом и товарном чеках не совпадают. Такие расходы можно будет отстоять только через суд.
В ТТН обязательно должны быть указаны грузополучатель, адреса погрузки и выгрузки, номер путевого листа, марка и номера автомобилей. Без них документ не принимается к учету. В товарной накладной часто отсутствуют должность лица, подписавшего документ, печать грузополучателя, дата. Эти реквизиты считается обязательными для заполнения.
Работник может просить перевести подотчетные средства на банковскую карту. Данная операция не противоречит законодательству. Но в таком случае нужно:
О внесении изменений в учетную политику на 2016 год
Дополнить учетную политику разделом 6:
6. Порядок расчетов с подотчетными лицами.
6.1 Компания выдает сотрудникам средства на командировочные или хозяйственные нужды наличными либо перечисляет их на зарплатную карту.
6.2. Способ выдачи средств регулирует директор в каждом конкретном случае.
6.3. Сотрудник предоставляет в бухгалтерию документы, подтверждающие расходы. В независимости от способа получения, остаток возвращается наличными в кассу.
В день выдачи средств оформляется РКО. В БУ делается проводка: ДТ71 КТ50 (51).
Если сотрудник после командировки часть средств возвращает в кассу, то оформляется ПКО. В БУ делается обратная проводка: ДТ 50 (51) КТ 71.
Рассмотрим, как оформляется выдача в подотчет. Образец:
Офис-менеджер ООО 25 мая 2015 г. получил 2000 (две тысячи) руб. на 4 дня для покупки канцелярских принадлежностей. Бухгалтер выдал средства на основании его заявления. Сотрудник 27 мая потратил 1000 (одну тысячу) руб., предоставил чеки и авансовый отчет. Неиспользованную сумму менеджер вернул в кассу.
Альтернативой зарплатной карте является корпоративная. На нее можно перечислять средства под отчет сотрудникам. Работнику достаточно только написать заявление в свободной форме на пользование картой. Перевод средств осуществляется на основании приказа директора. Желательно утвердить порядок использования карт:
Момент передачи сотруднику карты не является датой выдачи денег под отчет. Записи в БУ делают в момент снятия средств. Все операции с корпоративной картой отображаются на субсчете, открытом к счету 55.
Данные операции рассматриваются как выдача аванса. Пока сотрудник не предоставит отчет, расходы по НПП не списываются. Также на подотчетные суммы не начисляются страховые взносы и НДФЛ.
Но если сотрудник не может подтвердить потраченные суммы, лучше удержать с него налог. Даже если человек потерял первичные документы, написал об этом объяснительную записку, компания все равно имеет доходы. Но в этом вопросе судьи на стороне налогоплательщиков. Если сотрудник принес товары без документов, у него не возникает задолженности перед работодателем. Организация просто приходует ценности.
15 февраля 2012 работник получил средства для закупки товаров. Срок представления отчета, утвержденный приказом, составляет два месяца. То есть с 16 марта 2012 долг будет считаться просроченным. Срок давности по нему составит три года. Невозвращенный долг увеличит облагаемые доходы в марте 2015 года. Если до этого времени сотрудник подпишет обязательство погасить задолженность, то нужно будет опять отсчитывать трехлетний срок.
Если в феврале 2015 года работник напишет письмо с просьбой об отсрочке долга, доход начнет возрастать с февраля 2017 года (если к тому моменту задолженность не будет погашена).
НДФЛ нужно начислить, если организация самостоятельно спишет задолженность. Доход увеличится в месяце, когда предприятие простило долг. Взносы во внебюджетные фонды нужно будет начислить также после списания средств.
Как говорилось ранее, законом не оговорен максимальный период использования средств. Нужно только, чтобы срок был указан в самом заявлении. Пометку может сделать директор, бухгалтер или сам сотрудник. Даже если средства на командировочные расходы буду выданы на год, никакие штрафы за такой длительный период для компании не предусмотрены.
Важно помнить, что сотруднику нельзя выдавать новый аванс, пока он не отчитается по старому. Например, работник, получив деньги на полгода, не торопится оформлять отчет. Если срочно нужно будет отправить его в командировку, то оформлять новый подотчет нельзя. Также запрещается требовать досрочный отчет об использовании средств. Исключение - увольнение сотрудника.
Выдача денежных средств в подотчет сопровождается оформлением нескольких документов, требования к которым изменяются, приводятся в соответствие с практикой. О порядке оформления заявки на выдачу и последних изменениях в нормативном регулировании читайте в нашей статье.
Образец заявления о выдаче денег под отчет.doc
В экономическом обороте расчеты регламентированы специальными нормативными актами. Подробнее об этом читайте в нашей статье по ссылке: Законодательство о наличной и безналичной формах расчетов. Сделки в интересах организации могут совершать ее сотрудники за счет выданных им средств. Ниже в статье размещена ссылка на образец заявления о выдаче денежных средств в подотчет. Применительно к данной ситуации в соответствии с нормами литературного языка применяется выражение «выдать деньги под отчет», поскольку об их израсходовании нужно будет отчитаться (представить авансовый отчет), а если возник остаток, вернуть его. Полученные средства называются подотчетными, поэтому в обиходе финансисты употребляют также словосочетание «выдать деньги в подотчет».
Работа с наличными деньгами и кассовые операции строго регламентированы в целях контроля за оборотом. Чтобы выдать сотруднику наличные денежные средства для совершения сделок в пользу организации с третьими лицами и совершения расчетов по ним, необходимо оформить (п. 6.3 указания ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У, далее - указание № 3210-У):
Примерную форму такого документа можно найти по ссылке: Образец заявления о выдаче денег под отчет .
Заявка о выдаче подотчетных средств оформляется сотрудником:
В данной ситуации регламентация в нормативных актах отсутствует. Вместе с тем каждый факт экономической деятельности должен иметь документальное отражение (ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Порядок оформления подтверждающих операцию документов закрепляется в учетной политике организации как для целей бухучета, так и для налогового учета. Кроме того, возможность перевода денег на карту должна быть предусмотрена локальным нормативным актом (ЛНА).
В некоторых случаях такое заявление не требуется:
Заявка на выдачу денег составляется в свободной форме. Адресуется она не кассиру, выдающему деньги, а непосредственно руководителю организации, т. к. он должен разрешить выдачу денег. На документе обязательно проставляется его подпись. Реквизиты заявления выработаны практикой и основаны на требованиях п. 6.3 указания № 3210-У:
В случае если сотрудник просит выдать деньги путем перевода на карту, необходимо указать ее полные реквизиты:
Исходя из сложившейся практики и нормативных требований, заявка на выдачу денег проходит многоступенчатую проверку:
Если наличные не выдаются, а запрашиваемая сумма подлежит перечислению на счет карты, после передачи заявления главному бухгалтеру оно отписывается бухгалтеру-расчетчику, который готовит платежный документ на безналичный перевод денег.
Тем не менее при ненадлежащем оформлении заявления или его отсутствии (с одновременным отсутствием письменного распоряжения) сохраняется возможность привлечения к ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ.
Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У предусмотрен ряд изменений в указании № 3210-У, которые вступили в силу по истечении 10 дней после выхода официальной публикации (08.08.2017), т. е. с 19.08.2017. Наиболее существенные из них:
Некоторые нормы подкорректированы с учетом возможности оформления кассовых документов в электронной форме.
Итак, для выдачи денег из кассы под отчет оформляется заявление от имени подотчетного лица с указанием суммы, срока и резолюцией руководителя, которая включает дату и подпись. На основании этого документа и (или) распоряжения уполномоченного лица по расходному кассовому ордеру выдаются наличные деньги либо производится безналичный перевод по реквизитам банковской карты, если это допускается ЛНА. При отсутствии заявки существует возможность привлечения к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ.
Статья написана по материалам сайтов: buhguru.com, myscript.ru, calypsocompany.ru, businessman.ru, rusjurist.ru.
Каждая организация может выдавать своим сотрудникам денежные средства под отчет для произведения расходов в интересах компании. Лица, которым выдаются деньги в подотчет, именуются подотчетными. Их перечень строго ограничивается приказом руководителя ().
Чтобы подотчетному лицу получить денежные средства от компании, нужно написать заявление, в котором будет изложена просьба, цель расходования средств и необходимая денежная сумма.
Заявление должно получить одобрение бухгалтерии, которая подтвердит, что за подотчетным лицом нет задолженностей по суммам, выданным в подотчет ранее, а также руководителем. Выдача денег под отчет заявителю выдается только в том случае, если он является подотчетным лицом, и за ним нет долгов. Также должно присутствовать одобряющая виза на бланке заявления, поставленная руководителем компании.
Если на заявлении нет отметки бухгалтера о долгах или их отсутствии, нет подписи руководителя, подтверждающей выдачу указанной суммы в подотчет, то кассир не имеет права выдавать подотчетную сумму предъявителю заявления.
Деньги, полученные в подотчет, нельзя тратить на свои личные цели. Цели расходования четко ограничены — тратить деньги можно только в интересах предприятия, например, на командировку, на покупку товарно-материальных ценностей, произведение их ремонта, представительские расходы и пр.
Скачать образец заявления о выдаче денег в подотчет можно внизу статьи.
Чтобы к оформителю заявления не было претензий относительно корректности оформления заявления, чтобы его не пришлось переписывать заново, предлагаем воспользоваться рекомендациями, приведенными ниже.
В правом верхнем углу пишется данные генерального директора (директора) компании или лица его замещающего. Ниже пишутся ФИО и должность работника организации, которому необходимость получить денежные средства в подотчет.
После указания заголовка документа пишется текст, включающий:
Подпись должна стоять личная (подотчетного лица).
После написания заявления оно передается в бухгалтерию для одобрения бухгалтером. Если долгов за подотчетным лицом нет, то бухгалтер поставит соответствующую отметку на бланке заявления.
В кассовых операциях немалое значение имеют авансовые отчеты. В случае неправильного заполнения документов налоговая может доначислить НДФЛ, а также штраф. Чтобы снизить риск пени, нужно соблюдать правила выдачи в подотчет средств: выдавать деньги на основе заявления и получать отчет в срок. Но есть иные нюансы оформления операций.
Выдача в подотчет денег под отчет может потребоваться с целью:
Такие операции регулируются указанием Банка России № 3210 «О порядке ведения кассовых операций».
Прежде чем принимать новое заявление, нужно проверить, не числится ли за сотрудником аналогичная задолженность. Если таковая имеется, то документ принимать нельзя. Сотрудник должен составить заявление на выдачу в подотчет (директору) в произвольной форме. В тексте должны быть указаны сумма и срок получения средств. Руководитель должен подписать заявление. Далее бухгалтер оформляет и подписывает расходный кассовый ордер (КО-2). На основании этого документа кассир, по предъявлению паспорта сотрудником, выдает ему наличные деньги. Ордер подписывается кассиром и получателем. Операция должна быть отображена в кассовой книге.
Заявление на выдачу денег в подотчет должен писать также и руководитель. С ним у компании заключен такой же договор, как и с остальными сотрудниками. Если заявление отсутствует, налоговые органы могут удержать дополнительные суммы НДФЛ.
Сотрудник должен отчитаться об использовании денег. Авансовый отчет должен быть предоставлен в течение 3 рабочих дней после возвращения из поездки, выхода на работу или истечения срока, на который предоставлялись деньги. Документ сдается бухгалтеру или руководителю. Принимающая сторона проверяет полное использование средств, наличие подтверждающих документов и правильность оформления отчета. Если ошибок нет, то документ подписывает руководитель, после чего деньги списываются. Вот как осуществляется выдача средств в подотчет. О том, как писать заявление, читайте ниже.
Директору ООО «(наименование)» Ф. И. О.
от водителя Ф. И. О.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать под отчет денежные средства в сумме 6 000 (шесть тысяч) рублей на срок восемь календарных дней для покупки тосола для рабочего автомобиля «ТАТА».
Баланс расчетов по ранее выданным суммам:
задолженность сотрудника по ранее выданным суммам в подотчет отсутствует.
Бухгалтер ____________ Ф.И.О.
Директор _____________ Ф.И.О.
Если потрачено меньше средств, чем было выдано, то остаток возвращается в кассу, и на него оформляется приходный ордер. В обратной ситуации сумму перерасхода организация должна вернуть сотруднику на реквизиты, указанные в отчете. Эта операция, как и выдача в подотчет, оформляется расходным ордером.
Если средства не возвращены в кассу, то они должны быть удержаны из зарплаты (ст. 137 ТК РФ). Сотрудник должен дать на эту операцию письменное согласие. В противном случае взыскание будет осуществляться через суд. Сумма удержания за месяц не может превышать 20 % зарплаты сотрудника.
Выдача денег в подотчет из кассы ограничена 100 тыс. руб. Есть некоторые условия. Если сотрудник подотчетными средствами от своего имени оплатил оказанные ему услуги (например, во время командировки), лимит не применяется. Если он использует подотчетные деньги для расчетов по договорам, заключенным от имени организации, нужно соблюдать лимит - 100 тыс. рублей по одной сделке. Максимальный срок в законодательстве не прописан. Но если деньги выдаются на длительный период, инспекторы могут расценить сумму как заем и начислить все налоги.
Если учетной политикой предусмотрена выдача подотчетных средств путем перечисления их на карту, необходимо, чтобы у предприятия был заключен соответствующий договор с банком.
Если заявление на выдачу в подотчет не содержит даты возврата средств, то считается, что деньги выданы на один день. В случае нарушения сроков сдачи отчетности на потраченную сумму начисляется НДФЛ. С целью регулирования сроков предоставления документов можно составить приказ на выдачу в подотчет. Образец:
ООО «(наименование)»
Приказ № 1
об утверждении сроков выдачи сумм в подотчет
В целях контроля расходов подотчетных сумм устанавливаю такие правила:
1. Сотрудники, получившие средства, должны представить отчет об их использовании:
2. Средства должны расходоваться только по назначению.
3. На хозяйственные расходы и на покупку товаров деньги могут выдаваться в пределах 100 тыс. руб.
4. Ответственность за выполнение приказа возлагается на главного бухгалтера.
Директор ______________ Ф.И.О.
Для удобства и лучшего восприятия материал данного блока мы решили поместить в таблицу.
| Операция | Решение |
| Сотруднику требуются деньги под отчет, но руководитель отсутствует | На основании доверенности оформить операцию может бухгалтер или финдиректор |
| Директор устно просил бухгалтера выдать ему денежные средства | Выдача в подотчет должна быть оформлена письменно |
| Работнику требуется сумма, превышающая лимит расчетов (более 100 тыс. руб.) | Такие сделки оформляются, только если речь идет о наличных расчетах с другими организациями |
| Для покупки материалов по гражданско-правовому договору средства выдаются подрядчику | С 01.06.14 лицо, трудоустроенное по гражданско-правовому договору, считается работником организации. То есть никаких нарушений кассовой дисциплины нет |
| Бухгалтер настаивает на подписании договора о полной материальной ответственности | Выдача в подотчет не является основанием для заключения такого договора. Если сотрудник не вернет деньги, их можно будет удержать с зарплаты. |
Средства должны быть потрачены целенаправленно. Каждый расход должен быть подтвержден чеками. Также должно быть оформлено командировочное удостоверение, транспортные документы. Если дойдет до суда, важно, чтобы первичная документация была оформлена правильно. Тогда суд примет сторону компании. Рассмотрим детальнее реквизиты документов.
Если сотрудник перед отъездом в командировку получил наличными деньги на билеты и суточные, а затем поездка была продлена, дополнительную сумму можно перевести на карту. Получается, что работник получил средства повторно. Но, поскольку они перечисляются по одной и той же поездке, отчитаться сотрудник должен в один день за все суммы сразу.
Кассовый чек
Если в нем отсутствует полное наименование покупки или плохо пропечатаны реквизиты, то он принимается к учету, только если дополнительно предоставляется товарный чек. Товар должен быть куплен в рабочее время. За переработку полагается доначисление зарплаты. Кассовый чек подтверждает факт передачи средств. Чтобы включить расходы в целях налогообложения, нужны другие документы с такими реквизитами: Ф. И. О. должностных лиц, их подписи.
Товарный чек
В нем часто отсутствует печать или номер. Хотя эти реквизиты не являются обязательными для заполнения, налоговики могут не принять документ. Хуже обстоят дела, если даты на кассовом и товарном чеках не совпадают. Такие расходы можно будет отстоять только через суд.
ТОРГ-12
В ТТН обязательно должны быть указаны грузополучатель, адреса погрузки и выгрузки, номер путевого листа, марка и номера автомобилей. Без них документ не принимается к учету. В товарной накладной часто отсутствуют должность лица, подписавшего документ, печать грузополучателя, дата. Эти реквизиты считается обязательными для заполнения.
