Выписка – это документ аналогичный приказу, но содержащий сведения только об одном сотруднике, устроенном в организацию.
Никаких жестких требований к оформлению выписки нет, главное, чтобы была указана вся вышеперечисленная информация.
Унифицированного бланка выписки из приказа о приеме на работу не существует.
Образец выписки приказа о приеме на работу вы можете увидеть здесь и скачать в разделе ниже.
Как правило, выписка делается по просьбе принятого на работу сотрудника, для предоставления в какую-либо организацию (например, для восстановления трудовой при ее утере, или в отделения ПФ РФ при оформлении пенсии и т.д.).
Информация о трудоустройстве какого-либо сотрудника может быть запрошена у работодателя судебными органами или полицией. Кроме того, в пределах одной организации, часто передается информация о трудоустройстве между разными отделами.
Например, отдел кадров передает документы о трудоустройстве сотрудников в органзацию бухгалтерии для расчета заработной платы.
Каких-либо строгих правил по составлению выписки законодательством не предусматривается.
Документ должен содержать информацию, отраженную в приказе, но касательно одного сотрудника (бывают случаи, когда выписка делается сразу на нескольких принятых сотрудников).
Стандартная выписка делается на листе формата А4 и содержит следующие реквизиты:
Для этого ставится надпись «Верно» или «Выписка верна» и т.п. Допускается наличие одной подписи руководителя. Обязательно ставится печать организации-работодателя.
Чаще всего, выписка полностью распечатывается. Но в некоторых организациях есть свой бланк, информация в который частично вносится ручкой. Такое оформление документа также не запрещено.
Выписка – это выдержка, «сокращенная копия» приказа о трудоустройстве.
У нее нет срока действия и законодательно он не предусмотрен.
Выдается она бессрочно и может быть предоставлена в запрашивающий орган по прошествии любого времени с момента выдачи.
Это объясняется тем, что датируется выписка тем же числом, что и приказ о приеме на работу. Другой датой этот документ выдан быть не может.
Выписка из приказа о приеме на работу – важный кадровый документ, который не должен содержать ошибок.
К его заполнению нужно отнестись очень внимательно, так как последствия для трудоустроенного сотрудника, в случае допущения неточности, могут быть крайне неприятными.
Особенно это касается вопросов подтверждения трудового стажа при выходе на пенсию. Еще раз самостоятельно просмотрите документ при получении. И только убедившись в его правильности, передавайте в место, откуда поступил запрос.
Трудовой кодекс Российской Федерации предписывает работодателю предоставить сотруднику все данные, связанные с выполняемыми им обязанностями. В этом аспекте выписка из приказа о приеме на работу – первоочередной документ, обладающий юридической силой .
Зачастую сотрудники кадровой службы полагают, что при запросе выписки достаточно копии соответствующей части нормативного акта. Однако это в корне неверно. Данная информационная часть приказа носит самостоятельный характер и оформляется в соответствии с четкими требованиями.
Выписка из приказа о приеме на работу – это официальный распорядительный документ . Она содержит преамбулу и данные из основного нормативного акта, касающиеся конкретного лица.
СПРАВКА! Выписка является абсолютной копией отдельной части первоисточника, где указаны распоряжения относительно трудовых функций работника.
Сотруднику организации может понадобиться документ, подтверждающий факт его приема на определенную должность. Такая необходимость возникает при затребовании информации о конкретном работнике органами социальной защиты, представителями Государственной инспекции труда, муниципалитета, Пенсионного фонда, судьями и т.д.
Среди наиболее распространенных причин запроса такой бумаги можно выделить :
Для получения выписки работнику необходимо оформить свое пожелание в письменном виде и подать его в отдел кадров. В течение трех рабочих дней запрос должен быть удовлетворен.
Право на получение выписки из приказа о приеме на работу имеют и удалённые сотрудники . В соответствии с ч. 8 ст. 312.1 ТК РФ она может быть передана им заказным письмом с уведомлением или в электронном формате.
Стоит отметить также, что оформление выписок важно и для самих работодателей – с их помощью можно сохранить конфиденциальную часть информации, содержащуюся в основном документе (о нюансах оформления приказа о приеме на работу мы рассказывали ). Также преимуществом предоставления краткой информационной части первоисточника является экономия времени и канцелярских принадлежностей фирмы.
Сделать выписку из оригинала следует на фирменном бланке , который в верхней центральной части содержит логотип и реквизиты организации. Ниже вы увидите образец, как сделать выписку из приказа о приеме на работу.
ВАЖНО! Наименование компании должно полностью соответствовать учредительным документам. Использование сокращений кроме общеутвержденных аббревиатур недопустимо.
ВНИМАНИЕ! Документ также должен содержать отметку о том, что оригинальный акт находится на предприятии.
Выписку принято считать не имеющей срока , так как законом РФ не обозначен период ее действия. На длительность хранения акта напрямую влияет первоисточник, откуда были взяты сведения. Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 закреплен Перечень типовых архивных документов, к которым относятся личные дела и содержащиеся в них копии приказов и выписки из них. Они должны сохраняться в течение 75 лет. Если же информационный фрагмент не относится к личным делам, его срок хранения лишь 5 лет.
Заключение трудовых отношений между сотрудником и работодателем должно быть оформлено в соответствии с законодательством, только в этом случае они будут иметь официальный характер. Для этого стороны подписывают между собой
В компанию периодически поступают запросы от ее контрагентов, проверяющих, а также от сотрудников, требующие предоставления сведений, содержащихся в приказах предприятия по основной деятельности или по личному составу. Как правило, в этих случаях в ответ на входящее письмо направляется заверенная копия распоряжения. Возможно предоставление части документа в виде выписки из приказа.
Выписка из документа это официально оформленный бланк организации, который содержит цитату из ранее изданного оригинального документа, включающую все необходимую информацию по определенному вопросу, и надлежащим образом заверенный ответственными должностными лицами.
Ее главная цель заключается в обеспечении ограниченного доступа к данным, которые могут содержать коммерческую тайну фирмы и обеспечение конфиденциальности. Например, при поступлении запроса в компанию, о том работает ли в ней определенный человек или нет, в качестве подтверждения нужно отправить соответствующее распоряжение. Даже если требование исходит от правоохранительных органов, разумнее им предоставить не весь приказ о приеме на работу, а ту часть документа, в которой указаны только Ф.И.О., должность и дата поступления в организацию.
Выписка из приказа о приеме на работу не будет включать информацию об условиях работы и заработной платы, тем более что данные сведения не запрашиваются, и могут составлять коммерческую тайну организации. Также выписка позволяет упростить процедуру предоставления сведения. Например, приказ может быть размещен на нескольких листах и касаться деятельности всех структурных подразделений, а требуется предоставить информацию только по одному отделу, которому в этом документе, посвящен только один пункт. В этом случае эффективнее сделать выписку в несколько строчек, чем дублировать все содержимое распоряжения руководства.
Данный документ может быть по основной деятельности или по личному составу. Первая выписка обязательно содержит преамбулу оригинала, а затем следует необходимая цитата. При составлении второго вида документа, вводная часть приказа опускается, остается только распорядительная часть. Оформление выписок возлагается на секретарей, делопроизводителей, кадровых работников и других ответственных должностных лиц.
В основном, запросы о выдаче данных бланков поступают от пенсионного фонда, банка, организации, в которой сотрудник работает по совместительству, а также от регулирующих деятельность предприятия органов. В последнее время при заключении договоров и контрактов требуется в качестве подтверждения полномочий руководителя предоставление приказ о его назначении. В этом случае также целесообразней оформлять выписку.
Порядок составления выписки:
При официальном трудоустройстве непременно работодателями формируются соответствующие приказы, на основании которых специалисты принимаются на работу в компанию. Нередко делается один документ на нескольких сотрудников, поэтому он обладает значительным объемом.
Поэтому если требуется предоставить сведения из приказа в разные организации или непосредственному работнику, то делается обычно выписка из приказа, а не полностью он копируется. Эта бумага обладает своими особенностями и может потребоваться в различных ситуациях.
Выписка, которая формируется по определенному приказу, на основании которого конкретный человек был оформлен на работу фирму, представлена специальным распорядительным документом.
Важно! На ней в обязательном порядке должны сохраняться реквизиты компании, но основные данные относятся непосредственно к определенному специалисту, трудоустроенному в организации.
Потребоваться этот документ может для разных целей, причем запрашивать его может как сам работник, так и разные государственные организации. Он заменяет стандартный приказ, который обычно обладает значительным объемом, поэтому гарантирует упрощение предоставления сведений о специалисте.
Как оформить приказ о приеме на работу и получить соответствующую выписку – смотрите в этом видео:
Этот акт может потребоваться по разным целям, причем по ст. 62 ТК работодатели не обладают возможностью отказывать своим работникам, если им по каким-либо причинам потребуется выписка.
ТК РФ Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.
Важно! Предоставляются по запросу сотрудникам фирмы разные документы, которые имеют отношение к их работе или трудоустройству.
К особенностям предоставления документа относится:
Важно! Выписка является официальным документом, поэтому она может применяться в суде или иных организациях, так как обладает юридической силой.
Образец заполнения выписки из приказа о приеме на работу. Содержит он только необходимые сведения для работника, а остальные данные остаются нетронутыми, поэтому формирование выписки считается наиболее предпочтительным для граждан и работодателей, чем создание копии всего приказа.
Обычно необходимость в формировании этого акта возникает в ситуации, когда работник вынужден контактировать по разным причинам с различными государственными или муниципальными властями.
Также нередко выписка используется во внутренней работе компаний. Она делается в ситуациях:
Для ее получения требуется составить соответствующий запрос, причем через три дня после его предоставления должна быть готова данная официальная бумага. Для ее получения надо обращаться в отдел кадров.
Существует два вида выписки, так как ее можно получить из приказа по личному составу или по основной деятельности фирмы. Отсутствует строгая форма данного документа, но он должен содержать основную информацию:
Важно! Во время формирования данного документа не допускается пользоваться сокращениями, но разрешены утвержденные аббревиатуры.
Допускается формировать документ от руки или в печатном виде. В конце ставится подпись и инициалы, а также должность лица, занимающегося составлением и подписанием акта. Личная подпись сотрудника, для которого делается выписка, не требуется.
Пример выписки о приеме на работу. Чтобы получить правильную выписку, обладающую юридической силой, учитываются правила ее формирования:
Важно! Любая выписка, которая предоставляется в государственные органы или иные инстанции, должна быть заверена печатью фирмы, чтобы она обладала юридической силой.
Если выявляются ошибки или заведомо ложные сведения в таком акте, то это может стать причиной многих негативных последствий. Выписка не будет приниматься судом или государственными органами, а также работник не сможет доказать свой стаж или иные сведения о своей работе.
Важно! Нередкими считаются ситуации, когда работникам приходится судиться с компаниями за то, что в самом приказе, а соответственно и в выписке содержится недостоверная информация.
Чтобы не допустить ошибок при создании этого документа, учитываются нюансы:
Таким образом, сделать данный акт достаточно просто. Он считается прекрасной альтернативой копирования всего приказа. Содержит только актуальные и нужные сведения для работников.
Обладает юридической силой, поэтому может применяться для разных целей в процессе сотрудничества с различными государственными органами или даже при обращении в суд.
В какой форме составлять приказ о приеме на работу – смотрите в этом видео:
Ситуации, когда сторонней организации или какому-либо должностному лицу требуется предъявить внутренний приказ предприятия, встречаются не так уж и редко. Но поскольку сам приказ изъять для таких целей невозможно, то в подобных случаях используются специальные выписки, дословно его цитирующие.
То есть, по сути дела, выписка – это документ, в который вносится выдержка или фрагмент какой-либо части приказа, содержащий только разрешенную к разглашению информацию.
Также выписки используются тогда, когда оригинал приказа слишком объемен и его полное использование невозможно или неуместно.
ФАЙЛЫ
Открыть эти файлы онлайн
2 файла
Право за запрос выписки закреплено законодательством РФ – предприятия и организации не могут отказать в ее выдаче.
Закон регламентирует и сроки выдачи данного документа: не более трех дней.
Структурные подразделения и разные отделы компаний всегда так или иначе связаны между друг другом. Поэтому документация одной службы часто может быть востребована и в другой. В качестве иллюстрации может служить пример того, что для начисления зарплаты сотрудникам бухгалтерии требуется выписка из приказа по основной деятельности предприятия, ровно как и инспектору кадрового отдела нужна выписка из приказа о приеме на работу для оформления личного дела сотрудника.
Также довольно часто выписки приказов используются для предъявления в надзорные и контролирующие органы, судебные инстанции, государственные и социальные службы.
Кому-то может показаться, что выписка и копия приказа – это одно и то же. Это не совсем так. В копии отражается полное содержание документа. Выписка же обычно касается только какой-то конкретной его части. Кроме того, копии не всегда заверяются, а вот выписки всегда должны быть удостоверены подписью ответственного сотрудника . С юридической же точки зрения копия и выписка абсолютно равнозначны.
Просто так выписку, конечно, никто никому не даст. Прежде чем ее получить, требуется составить письменное заявление, в котором необходимо указать, из какого именно приказа нужна выписка и для каких целей. Затем заявление желательно завизировать у секретаря организации (на тот случай, если возникнут какие-либо разногласия по части выдачи документа).
Следует отметить, что выписки могут запрашиваться как из действующих приказов, так и из тех, которые уже ушли в архив компании.
Выписка из приказа, ровно как и сам приказ не имеет стандартного унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому оформлять его можно в свободном виде. Довольно часто предприятия используют специальные шаблоны, разработанные внутри компании (они обязательно должны быть учтены в учетной политике организации). Но, вне зависимости от того, какой вариант будет выбран, важное условие: в документе всегда должно быть указано
Удостоверять документ печатью необязательно, поскольку, с 2016 года юридические лица могут не использовать в своей работе печати и штампы (единственный нюанс — государственные и банковские организации довольно часто по инерции продолжают требовать наличие оттиска на документе, поэтому если печать есть, воспользоваться ею лишним не будет).
Сам текст выписки должен в точности копировать содержание приказа, никакие изменения и корректировки в нем совершенно недопустимы.
Выписка может быть оформлена как от руки, так и напечатана на компьютере, ее можно также отсканировать и распечатать или отксерокопировать, главное – наличие «живого» автографа. В качестве формы может быть использован фирменный бланк компании или же простой лист А4 формата – это значения не имеет, однако первый вариант удобнее, поскольку он изначально содержит в себе все необходимые реквизиты.
Фиксировать факт выдачи выписки во внутреннем журнале учета документов не обязательно, но желательно.
