На нашем форуме очень часто появляются вопросы, связанные с выдачей наличных денежных средств под отчет. Чтобы помочь начинающим бухгалтерам, мы решили составить алгоритм для выдачи наличных под отчет, а также рассказать о том, как поступать в неоднозначных ситуациях, возникающих при работе с «подотчетниками».
Выдать работнику наличные деньги под отчет может потребоваться, например, в целях:
Основной документ, который устанавливает правила для выдачи денежных средств под отчет — это указание Банка России от 11.03.14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание). Для выдачи наличных под отчет в общем случае мы рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:
Работник должен подать на имя руководителя заявление о выдаче ему денежных средств под отчет. Единой формы заявления нет, поэтому может применяться произвольная форма. В тексте заявления должны быть отражены:
- сумма наличных денежных средств;
- срок выдачи.
Руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату (подпункт 6.3 Указания). Без заявления выдавать наличные под отчет нельзя (за исключением случаев, когда для расчетов заведена корпоративная банковская карта).
После получения заявления оформите расходный кассовый ордер. утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88 .
Кассовый ордер может оформить (подпункт 4.2 п. 4 Указания):
- главный бухгалтер;
- бухгалтер или иное должностное лицо (в том числе кассир), определенное в распорядительном документе, или должностное лицо организации, физическое лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета;
- руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
Кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером. В случае их отсутствия — руководителем (подпункт 4.3 п. 4 Указания).
Кассир проверяет полученный ордер. Если ошибок нет, то после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющему личность, работнику выдаются наличные деньги (подпункт 6.1 п. 6 Указания). Кассовый ордер подписывается получателем и кассиром.
По оформленному ордеру кассир должен провести запись в кассовой книге. При этом записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку (подпункт 4.6 п. 4 Указания).
Если в компании нет кассира (работника, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций), то подписать кассовый ордер и выдать наличные может руководитель (пункт 4 Указания).
Получивший деньги работник должен отчитаться за них, то есть представить авансовый отчет. Отчет должен быть представлен в течение трех рабочих дней со дня (подпункт 6.3 п. 6 Указания, пункт 26 «Положения о командировках», утв. постановлением правительства РФ от 13.10.08 № 749):
К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы (например, товарные и кассовые чеки). Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю.
Лицо, которому представлен авансовый отчет, проверяет целевое расходование денежных средств, наличие подтверждающих документов, правильность их оформления и подсчет сумм. После этого авансовый отчет утверждается руководителем. Срок, в течение которого осуществляется проверка данного отчета, его утверждение и окончательный расчет, устанавливается руководителем (подпункт 6.3 п. 6 Указания). После утверждения авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм. Однако случается, что работник потратил меньше или больше денежных средств, чем получил под отчет. Как быть в этих случаях?
Чтобы принять оставшиеся деньги главному бухгалтеру следует оформить и подписать приходный кассовый ордер, в котором, в частности, отражается возвращаемая денежная сумма.
После утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход следует вернуть работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.
Если авансовый отчет не утвержден или не возвращен остаток, то деньги можно удержать из зарплаты (статья 137 ТК РФ). Для этого следует:
|
Ситуация |
Решение |
|---|---|
|
Заявление на выдачу денег |
|
|
Работнику требуются наличные деньги под отчет, но руководитель в отпуске. |
По общему правилу, на заявлении должна быть проставлена дата и подпись руководителя компании. Однако на основании доверенности согласовывать заявления о выдаче денег могут и уполномоченные лица (например, бухгалтер или финансовый директор). |
|
Генеральный директор устно просит бухгалтера выдать ему под отчет наличные денежные средства. |
Безопаснее получить от директора заявление о выдаче денег. Дело в том, что в силу подпункта 6.3 пункта 6 Указания письменное заявление от подотчетного лица необходимо. |
|
Лимит выдаваемых сумм |
|
|
Работнику требуется наличная сумма, превышающая лимит наличных расчетов (более 100 000 рублей). |
Предельный размер расчета наличными по одной сделке (100 000 руб.), в принципе, не применяется при выдаче подотчетных сумм. Однако этот лимит следует учитывать, если деньги выдаются для расчетов с другими организациями или предпринимателями по договору с ними. |
|
Внештатный работник |
|
|
Для покупки материалов по гражданско-правовому договору денежные средства требуется выдать исполнителю или подрядчику по договору ГПХ, а не штатному работнику. |
С 1 июня 2014 года деньги под отчет можно выдавать и лицам, работающим по гражданско-правовым договорам. С этой даты для целей работы с наличными и соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой либо гражданско-правовой договор. |
|
Материальная ответственность |
|
|
Бухгалтер настаивает на заключении с подотчетным лицом договора о полной материальной ответственности. |
Выдача денег под отчет не является основанием для заключения с сотрудником договора о материальной ответственности. Список сотрудников, с которыми должен быть заключен этот договор, приведен в приложении 1 к постановлению Минтруда России от 31.12.02 № 85 . Кроме того, если работник не вернет полученную сумму, то ее можно удержать из заработка и без такого договора. |
|
Использование банковских карт |
|
|
Работник просит перечислить подотчетную сумму (на административно-хозяйственные расходы) на зарплатную банковскую карту. |
Существует мнение, что денежные средства можно перечислять на банковские карты сотрудников в целях: Оплаты командировочных расходов; Компенсации документально подтвержденных расходов. Для этого в учетной политике организации должен быть предусмотрен такой порядок расчета с подотчетными лицами (письмо Минфина России № 02-03-10/37209, см. « »; письмо Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.13). Мы не исключаем, что перечислить денежные средства на личные карты сотрудников, в принципе, можно и для оплаты административно-хозяйственных расходов. Однако в этом случае целесообразно сделать следующее: Предусмотреть такую возможность в локальном акте; Указать в платежке, что перечисляется именно подотчетная сумма; Получить заявление от работника, с просьбой перечислить средства на карту. |
Если в компании возникает необходимость в выдаче денег подотчет, бухгалтеру и руководителю стоит разобраться, как это сделать в соответствии с законодательством, чтобы не понести ответственность по КоАП России.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Проанализируем, какие правила актуальны в 2019 году. Многие задаются вопросом – какие документы следует подготовить, как отразить операции в бухгалтерском учете и т. д., если оформляем выдачу денег под отчет.
А ведь, действительно, при выдаче подотчетных средств возникает масса нюансов, которые стоит учитывать, чтобы не считаться нарушителем ведения учета кассовых операций.
Обратимся за ответами к нормативной документации Российской Федерации.
Каждый бухгалтер должен запомнить определение подотчетных сумм и основные нормы, чтобы правильно организовать процесс выдачи таких средств подотчетным лицам.
Выдача денежных средств под отчет – операция, что совершается субъектом хозяйственной деятельности.
По размерам выдаваемых средств рамок законодательством Российской Федерации не устанавливается. В отдельных случаях подотчетные деньги могут быть выданы безналом.
Основной документ, на который стоит опираться – Порядок ведения кассовых операций РФ, что был принят .
В соответствии с п. 11 Порядка наличные средства выдаются подотчет:
При выдаче денежных сумм стоит учесть такие особенности:
Все предприятия должны издать приказ, которым будет установлено правила выдачи и списания средств подотчет.
Прописывают:
Правила ведения кассовых операций корректировались много раз. Сейчас актуально .
Регистрация такого документа осуществлена в . опубликовано такие сведения в «Вестнике БР» № 46 (1524).
Порядок выдачи денег:
Так как законодательство не установлено предельные размеры подотчетных сумм, фирма может выдавать любые суммы.
Но есть лимит по расчетам наличностью – 100 тыс. руб. (согласно ).
И если подотчетные лица закупают товар у сторонней компании, один платеж не должен превысить такой предел.
Деньги выдаются кассирами по или другим документам ().
Основание для предоставления подотчетных сумм – паспорта получателей. Если нет в представленном ордере, выдача средств не будет оправдана.
Такие деньги будут рассчитываться как недостача, которая будет взыскиваться с кассиров. Движение подотчетных денег состоит из таких стадий:
Выдаваться средства подотчет могут только лицам, которые являются работниками компании, то есть исполняют свои обязательства в соответствии с .
Те граждане, которые заключали с фирмой , получать подотчетные суммы не вправе.
К тому же, подотчетниками могут быть только сотрудники, которые указаны в списке .
Допускается выдача подотчетных денег в валюте и иностранным гражданам, имеющим статус нерезидента. Выдается под отчет рубль, валюта, талоны на горючие материалы, дорожные чеки.
На каждом предприятии для расчетов наличностью должна быть касса. Компанией в таком случае ведется .
Все деньги выдаются на основании расходно-кассовых ордеров, где отражается назначение подотчетных сумм. Использовать выданные средства в других целях нельзя.
Преимущественное количество операций подотчет осуществляется именно через кассу (). Размер суммы устанавливается работодателем.
Именно он определяет, сколько выделить для покрытия расходов в командировке или при ведении хозяйственной деятельности.
Он же снимает необходимую сумму с расчетных счетов предприятия. Можно выдавать в качестве подотчетной суммы остатки наличных денег в кассе фирмы.
В соответствии с п. 7 Порядка компании, у который есть постоянная денежная выручка, могут израсходовать ее в целях закупки, в том числе сельхозтоваров, тары, предметов для населения.
В соответствии с п. 2 Указаний № 1843-У, наличные можно израсходовать:
В банк нужно каждый год подавать расчеты на установление предела остатков кассы и оформление разрешений на использование наличности из выручки, что поступает на следующий период.
Пример такого документа:
Если такие правила будут нарушены, юрлицо понесет ответственность в соответствии со ст. 15.1 КоАП России. Штраф может составлять 40 – 50 тыс. рублей.
Так как в ст. 14 нормативного акта № 173-ФЗ не указано о возможности выдачи валюты под отчет, уполномоченные органы такие операции могут признавать незаконными.
Штрафы налагаются согласно . В установленные сроки работник представляет авансовый отчет. Бухгалтер проверяет, оправданы ли затраты.
При выдаче подотчетных авансов нужно будет оформить:
| инициаторов служебных поручений | Где есть обоснование того, что оно необходимо. Отражается исполнитель. Если инициатор – сам директор, оформлять такой документ не нужно |
| Приказ руководства о служебных поручениях | Отражается исполнитель и размер аванса подотчет |
| Расходные кассовые ордера | — |
| Специфические документы (с учетом содержания поручений) | Это может быть:
|
Рассмотрим, какие нюансы стоит учесть при составлении таких документов. Служебные записки составляются произвольно, так как установленного образца не существует.
Такой документ готовят на среднем и крупном предприятии. Детализация описаний будет зависеть от обстоятельств.
Иногда достаточно отразить название детали, иногда же есть необходимость в представлении расчета расходов и отражении адреса продавцов. На базе такого документа составляется приказ.
Он также имеет произвольную форму. Включает указания определенным работникам, что связаны с исполнением поручения. Представим образец:
Материальная доверенность может оформляться по , :
Расходные кассовые ордера составляются по форме КО-2, что установлена .
Такие документы выписываются в одном экземпляре. Регистрация ордера осуществляется в .
В бухучете подотчетные деньги, что выдаются работникам, отражаются на счету 71 (План счетов, что был утвержден ).
Кроме оформления выданных средств необходимо также правильно их списывать. Кроме этого, остается неясной ситуация с подотчетными суммами, что выдаются директору или работнику бюджетного предприятия.
Рассмотрим, какие особенности предоставления денег подотчет в таких случаях.
Основание для списания подотчетной суммы – с документами, что подтвердят расходы. Первичная учетная документация принимается к учету, если она составлена по всем правилам.
Сведения, что должны отражаться в таких документах, прописаны в .
Документы, что подтверждают затраты – кассовые, товарные чеки. Если в кассовых чеках не отражается произведение перечисления, должен прилагаться товарный чек, где отражено направление расходования средств.
Проверяя документацию, бухгалтер проверяет:
После завершения проверки авансового отчета, ставится подпись руководства. Далее он будет принят к учету. Бухгалтером списываются суммы, выданные подотчет в соответствии с принятыми нормами.
Дата, когда утверждено авансовые отчеты считается днем признания затрат в бухгалтерском и налоговом учете ().
Если израсходовано меньшую сумму, чем выдано, остаток необходимо вернут в кассу. При больших расходах после представления авансового отчета выдается недостающая сумма в соответствии с расходным кассовым ордером.
Если подотчетные деньги не были возвращены своевременно, компания может их удерживать из заработка сотрудника ().
Подробные разъяснения содержатся в . Но стоит помнить, что удержание возможно только при наличии письменного заявления, которым работник разрешает это.
Подотчетные средства должны выдаваться из кассы предприятия. Если касса на фирме временно отсутствует, разрешено выдать такие суммы кассиру.
Но стоит согласовать это с банковским учреждением (п. 10 порядка). А вот передача подотчетных денег одним лицом другому запрещена.
То есть, организация вправе выдавать деньги кассиру на выплату заработка работникам, если будут правильно оформлены необходимые документы.
Видео: обучение 1С Выдача наличных — подотчет РКО
Руководитель может издать приказ, в соответствии с которым средства будут распределяться между головными подразделениями и филиалами.
Средства из центральной кассы будут переданы кассирам подразделений подотчет, рассчитанные на несколько человек.
Лимиты законодательством не устанавливаются точно так же, как и предельные сроки, на которые будут выданы подотчетные суммы. Решение принимает руководство компании, в которой оформляются расходные кассовые ордера.
Авансовый отчет также проверяется в сроки, что устанавливаются руководителем организации. Это же касается его утверждения и окончательного расчета. Все сроки должны прописываться в локальной документации предприятия.
Особенных правил выдачи сумм под отчет директору в не установлено. Ведь руководитель – это также работник компании (гл. 43 ТК).
А значит, все условия получения и использования подотчетных денег применимы такие же, как и в общих случаях.
Желательно при оформлении денег подотчет директора написать с небольшими корректировками стандартной формулировки.
Не нужно писать «Директору ООО…». Укажите только «Компания такая-то…». Подпись под таким документом и будет считаться разрешением.
Если же такого заявления не будет, налоговый орган может выписать штраф за нарушение правил ведения кассовых операций.
Если предусмотренные правила будут нарушены, подотчетное лицо понесет ответственность в соответствии с .
Нарушением считается:
В таком перечне не указано, что наступает ответственность, если руководитель, который получает деньги подотчет, не напишет заявление.
Для учета расчета с лицами, которым выдано средства подотчет в бюджетном учреждении, используется счет 020800000, где будут отражены расчеты по авансовым выданным средствам.
Наличность может выдаваться сотруднику государственного предприятия с такой целью:
Правила выдачи денег устанавливаются приказом предприятия, где отражается:
К вышеуказанному счету могут открываться аналитические счета такого рода:
| 0 208 01 000 | Для расчетов с подотчетным лицом по выплате заработка |
| 0 208 02 000 | По остальным перечислениям |
| 0 208 03 000 | По начислению на оплату работ |
| 0 208 04 000 | По оплате связи |
| 0 208 05 000 | При перечислении средств за оказанные |
| 0 208 06 000 | При выплате средств за услуги ЖКХ |
| 0 208 07 000 | При оплате за использование имущественных объектов |
| 0 208 08 000 | При оплате услуг содержания имущественных объектов |
| 0 208 09 000 | Оплата иных услуг |
| 0 208 10 000 | Перечисления госучреждению на безвозмездной основе или безвозвратно |
| 0 208 11 000 | Безвозмездные и безвозвратные выплаты негосударственным фирмам |
| 0 208 12 000 | При перечислении другому бюджету бюджетных систем |
| 0 208 13 000 | При перечислении национальной компании и правительству другой страны |
| 0 208 14 000 | При перечислении наднациональной компании и правительству другой страны |
| 0 208 15 000 | При выплате пенсионных сумм, пособия и сумм по страховке из ПФР и ФСС |
| 0 208 16 000 | Для перечисления пособия по соцпомощи гражданам |
| 0 208 17 000 | При перечислении пособия пенсионерам, что перечисляется фирмами сектора госуправления |
| 0 208 18 000 | Оплата иных затрат |
| 0 208 19 000 | При приобретении ОС |
| 0 208 20 000 | При покупке активов нематериального характера |
| 0 208 21 000 | При покупке непроизводственного актива |
| 0 208 22 000 | При покупке материала |
| 0 208 23 000 | При покупке ценных бумаг, но не акций |
| 0 208 24 000 | При покупке акций и других форм участия в капитале |
Средства из кассы могут выдаваться согласно п. 11 Порядка. Многие пункты дублируются
В п. 18 Положений № 3 к Инструкции № 70н прописаны реквизиты, обязательные для указания. Выдача денежных средств подотчетным лицам отражается записью:
По кредиту счета 020800000 используют дебет:
Правила затрат на командировки работников бюджетной организации прописаны в .
Счет 020801000, 020815000 применяются при выплате денег на оплату труда и пособие (в том числе и по больничному листу) через раздатчика.
Отражаются операции по счету «Учет расчетов с подотчетным лицом» так:
Проверяя правильность отражения расчета с подотчетным лицом бюджетной фирмы, нужно выяснить:
- есть ли приказ (распоряжение) о том, что сотрудник направляется в командировку;
- правильно ли возмещаются командировочные затраты;
- есть ли удостоверение командированного работника с отметкой в месте нахождения в командировке;
- безошибочно и своевременно ли составлена авансовая отчетность;
- есть ли документы, что могут доказать расходы;
- в полной ли мере представлен остаток подотчетных денег;
- правильно ли возмещено затраты при кратковременной командировке;
- правильно ли составлены бухгалтерские проводки при возвращении сотрудника из поездки;
- правильно ли выведены остатки по итогам месяца по счету 020800000.
Основные нарушения правил выдачи подотчетных средств:
- Деньги выдаются работникам, которые не указаны в списке Приказа.
- Фактический расход не соответствует цели.
Нарушения при командировочных авансах:
- Нет приказа о том, что работник направляется в командировку.
- Нет командировочного удостоверения с соответствующими отметками.
- Не соблюдаются лимиты на командировочные расходы.
- Нет приказа о выплате суточных сверх лимита.
- Нет аналитического учета затрат командированным работником.
19.08.2017 вступили в силу поправки, изменившие порядок кассовых операций и упростившие выдачу денежных средств под отчет, которые регулируются Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Поправки были внесены Указанием Центробанка от 19.06.2017 № 4416-У. Всего предусмотрено 5 важных нововведений. Рассказываем.
Выдача денег под отчет в любой момент
Поправки внесены в пп.6.3 Порядка ведения кассовых операций. До внесения изменений выдача денег сотруднику, который не отчитался по предыдущему подотчету, была чревата наложением штрафа по ст. 15.1 КоАП РФ.
Подотчетное лицо обязано было не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который были выданы деньги под отчет, предъявить главному бухгалтеру авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Отчет проверялся в бухгалтерии и утверждался руководителем организации. После этого производился окончательный расчет. При этом выдача новых денег под отчет была возможна исключительно при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной сумме.
Теперь такое правило упразднено. Наличие у сотрудника задолженности больше не является препятствием для выдачи под отчет новых денежных сумм. Для их выдачи достаточно оформления распорядительного документа. Между тем, накапливать долги сотрудникам все же не рекомендуется. Дело в том, что проверяющие (ИФНС и ФСС) могут расценить такую задолженность как доход сотрудника и доначислить на нее страховые взносы и НДФЛ. Поэтому долги по подотчетным суммам лучше гасить своевременно и без задержек.
Выдача денег под отчет без заявлений
Поправки внесены в пп.6.3 Порядка ведения кассовых операций. Ранее выдача денег под отчет (на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации или индивидуального предпринимателя), осуществлялись строго на основании заявления сотрудника. К примеру, для того, чтобы приобрести для компании офисные принадлежности или технику, сотрудник должен был писать заявление в произвольной форме. Заявление должно было содержать запись о сумме наличных денег, сроке, на который они выдаются, а также подпись руководителя организации.
Теперь заявления на выдачу подотчетных сумм не требуется. Деньги сотруднику можно выдать из кассы, или перевести на его «зарплатную» карточку на основании распорядительного документа. Центробанк не уточняет, что является таким документом. Соответственно, деньги можно выдавать на основании любого распоряжения руководства организации. Например, приказа директора о направлении сотрудника в командировку. При этом, как и раньше сотрудники смогут получать подотчетные деньги на основании своего заявления. Поправки оставляют такую возможность.
Оформление кассовой книги уполномоченным лицом
Поправки вносятся в абз. 3 пп.4.6 Порядка ведения кассовых операций. В соответствии с ранее действующим порядком, все записи в кассовой книге осуществлялись строго кассиром. Кассир вносил в книгу записи по каждому приходному и расходному кассовому ордеру, оформленному на полученные и выданные наличные деньги.
Теперь круг лиц, которые могут заполнять кассовые книги, существенно расширен. По сути, вести книги сможет любой уполномоченный на это сотрудник организации. Для этого потребуется издать соответствующее распоряжение или приказ, уполномочивающий сотрудника на внесение записей в книгу.
БУХ.1С теперь в мессенджере Telegram! Присоединиться к каналу можно по ссылке: https://t.me/buhru (или набрать@buhru в строке поиска в Telegram).
Возврат денег без ордера
Поправки вносятся в пп.4.1 Порядка ведения кассовых операций. До изменений выдача наличных денег из кассы, например, при возврате товара покупателем проводилась по расходным кассовым ордерам. По каждой возвращаемой покупателю сумме организация обязана была составлять расходный ордер (п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Теперь составлять в таких случаях отдельные расходные ордеры не потребуется. Согласно поправкам, все ордеры могут оформляться по окончании проведения кассовых операций. То есть в конце рабочей смены на основании фискальных документов (кассовых чеков, оформленных онлайн-кассой). Иными словами, для выдачи денег за возвращенный товар достаточно будет оформить чек, содержащий отметку о возврате (признак – «возврат прихода»).
Больше обязанностей у кассира
Поправки вносятся в абз. 4 пп. 4.6 Порядка ведения кассовых операций и касаются изменения порядка сверки данных, которые содержатся в кассовой книге.
Ранее кассир в конце рабочего дня обязан был сверить данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов. А также обязан был вывести в кассовой книге сумму остатка наличных денег и проставить в ней подпись. Теперь же данные кассовой книги сверяются не только с данными приходных и расходных ордеров, но и с фактической суммой наличных денег в кассе.
Выдача наличных работникам хозяйствующего субъекта осуществляется с разрешения их руководителей. Для его получения сотрудники должны на имя директора подать в письменном виде просьбу о выплате денежных средств. Это могут быть разработанные в виде шаблона или составленные в свободной форме заявления или служебные записки.
Порядок ведения операций по кассе определяет обязательность подобного документа для с целью осуществления расхода при выполнении деятельности. Заявление необходимо составлять каждому работнику при каждой выплате. Это правило распространяется также и на руководителя компании. Во многих организациях, в том числе малого бизнеса, именно директор является основным подотчетным лицом.
Со вступлением в силу нового Порядка деньги можно выдавать подрядчику, привлеченному по гражданскому договору. Он также в письменной форме должен отразить просьбу о выдаче средств.
Основное значение данного документа состоит в том, что в нем подробно указывается на какие цели и срок будут выделяться деньги. Директором на этом бланке делается собственноручная подпись, утверждающая запрошенный срок и сумму.
Именно на основании данного заявления осуществляется оформления . К тому же, так как на заявлении, приложенном к ордеру уже содержится разрешительная виза руководства, то на расходнике данная подпись может отсутствовать.
Во время сдачи бухгалтер проверяет соответствие фактически произведенных расходов с заявленными. В результате сверки он может найти нецелесообразные расходы, на которые работник не имел право тратить деньги.
Также этот документ определяет когда сотрудник, получивший в подотчет суммы, должен отчитаться по ним.
Важно! Предприниматели тоже должны оформлять данный бланк, если деньги будут использованы при осуществлении ими хозяйственной деятельности. Для расходования на личные нужды ИП заявление не оформляют.
Образец составления заявления на выдачу подотчетных денег
Не существует стандартизированной формы для заявления на выдачу денежных средств подотчет. Каждая компания может разработать его самостоятельно, однако, документ должен содержать 4 обязательных реквизита:
- Сумму;
- Срок на который она берется;
- Наличие или отсутствие задолженности;
- Подпись руководителя.
Образец заявления для сотрудников
При составлении заявления на выдачу подотчет рядовым сотрудником, в верхнем правом углу нужно указать кому направляется документ - должность, Ф.И.О, и название компании, а затем от кого - должность и Ф.И.О. сотрудника.
Затем посередине страницы идет название – .
Повествовательная часть начинается со слов «Прошу выдать под отчет наличные денежные средства», после чего указывается их количество - как цифрами, так и прописью, на какие цели, а также точный срок - тоже цифрами и прописью.
После этого сотрудник ставит свою личную подпись и дату написания документа.
Ниже обязательно нужно предусмотреть пустые строки, в которых работник бухгалтерии будет ставить визу о наличии или отсутствии у сотрудника задолженности по ранее полученным суммам. Необходимо помнить, что при наличии задолженности выдача новых денег подотчет запрещена.
Указанные сведения подписывает бухгалтер и ставит текущую дату.
Следующим этапом заявление подписывает директор, который фактически разрешает выдачу денег и утверждает указанный работником срок.
Образец заявления для директора
Руководитель является таким же работником, как и все другие, и тоже обязан писать заявление. Однако его формулировки несколько отличаются.
Так, в верхнем правом углу указывается название компании, в которую направляется документ, а также должность и фамилия руководителя.
Важно! Повествовательная часть начинается со слов «Необходимо выдать подотчет..» Таким образом, директор не просит, а устанавливает факт необходимости. Далее он также, как и в простом заявлении указывает цели, сумму и срок цифрами и прописью.
После этого руководитель ставит свою подпись и текущую дату. Она также является разрешающей, таким образом нет необходимости руководителю повторно подписывать документ в самом конце.
Завершает заявление отметка бухгалтера об отсутствии или наличии задолженности по ранее полученному подотчету.
Очень часто хозяйствующие субъекты осуществляют часть своих расходов, связанных с их деятельностью, через представителей – работников, которым в подотчет выплачиваются денежные средства. Выдача этих денег строго регламентирована Порядком ведения операций по кассе, и проверяется соответствующими компетентными органами.
Подотчетные суммы - это деньги, выдаваемые работникам предприятия для осуществления определенных расходов. Подотчетные лица устанавливаются в компании либо на основании приказа, либо прописываются в учетной политике.
Ими могут быть как работники организации, так и подрядчики, с которыми она заключила гражданские договоры. При этом в данных нормативных актах желательно также отразить виды расходов, на которые могут выдаваться средства и на какой срок.
Выплаты денежных средств работнику осуществляются на основании такого документа, как заявление о выдаче денег под отчет, в котором он обязательно должен указать для чего нужны эти средства. Подтверждением осуществления расходов является , составленный работником. При чем основания в нем должны совпадать с целями, указанными в заявлении на выплату подотчетных сумм.
На какие цели могут выдавать деньги в подотчет
Законодательство определяет основные направления расходования денег, выплаченных в подотчет. На что могут быть выданы деньги в подотчет:
- . Сюда относятся выдача денег на проживание, питание, суточные и другие траты.
- На оплату услуг и работ.
- На покупку товарно-материальных ценностей.
- На представительские расходы и т. д.
Внимание! Нельзя выдавать деньги на приобретение основных средств, а также для осуществления в крупных размерах расчетов между предприятиями и предпринимателями (свыше установленного лимита в размере 100000 рублей).
Порядок выдачи и возврата подотчетных денег
Подотчетные деньги выплачиваются сотруднику несколькими способами. Выдать деньги под отчет можно через кассу хозяйствующего субъекта. В этом случае применяется .
При выдаче наличными любой работник, независимо от занимаемой должности, должен составить с указанием целей выдачи и срока. Если оно будет отсутствовать, то при проверке может быть наложен штраф в 50 тысяч рублей. Написанный документ визирует своей подписью руководитель фирмы.
Внимание! Заявление директора отличается по формулировке, поскольку он не просит выдать ему подотчет, а устанавливает факт такой необходимости.
Кроме этого, в заявлении должно присутствовать пустое поле для бухгалтера, в котором он обязан сделать пометку – если или нет у данного работника задолженность по ранее полученным суммам. Запрещено выдавать сотруднику подотчет, если он еще не отличался по предыдущему разу! В противном случае контролирующие органы также могут выписать за это штраф до 50 тысяч рублей.
Помимо выдачи наличными, допускается перечислить деньги подотчет на карту или расчетный счет работника. Для этого ему надо оформить заявление с соответствующей просьбой и приложить к нему платежные реквизиты. Если такого документа не будет, то при проверке налоговый орган может посчитать, что было произведено перечисление дохода и удержать с этой суммы НДФЛ. Также в платежном поручении в графе «Назначение платежа» должно быть указано, что это именно перечисление подотчетной суммы.
К сведению! Документом, подтверждающим расход подотчета с карты, является чек из терминала или банкомата, а также банковская выписка, которые прикладываются к авансовому отчету.
При перечислении на карту дополнительной суммы суточных, если командировка была по какой-либо причине продлена, писать еще раз заявление не нужно. Тем не менее, отчитаться по обеим суммам он должен будет одновременно во время подачи авансового отчета по командировке.
Если подотчетная сумма потрачена не полностью, то работнику нужно вернуть наличность в кассу после утверждения авансового отчета в бухгалтерию. Во время данной операции оформляется , а его реквизиты (сумма, номер, дата составления) должны быть указаны внизу на первой странице авансового отчета.
Сроки выдачи денег в подотчет
В законодательстве нигде четко не регламентировано на какой срок можно выдавать подотчетные деньги. Его предприятие может устанавливать самостоятельно, внеся соответствующий пункт в учетную политику. Кроме этого, работник обязан указать срок во время написания заявления на выдачу подотчетной суммы.
Выдавать деньги под отчет на какой срок определяется окончательно руководством предприятия, часто для каждого работника индивидуально. Руководитель фирмы не освобожден от обязанности составлять заявление на выплату наличности в подотчет, а также указывать точный срок.
Тематические материалы:Обновлено: 22.06.2019103583Если заметили ошибку, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter
