Регистрация, упорядочение, обеспечение быстрого доступа, сохранность подлинных экземпляров договоров - основные задачи делопроизводителя. С чего начать?
Законодательство не содержит жестких требований к порядку учета, хранения и систематизации договорных документов в коммерческих организациях. Т.е. эти вопросы собственник компании решает самостоятельно, исходя из своей ситуации и потребности. Разумеется, если штат компании состоит из нескольких человек, а количество заключаемых соглашений небольшое, то необходимости в создании системы их учета и регистрации нет. Достаточно хранить их в отдельной папке в хронологическом порядке. В ситуации же, когда заключением, сопровождением и исполнением соглашений занимается большое количество сотрудников и порой из разных подразделений, то необходима удобная система их упорядочения.
Вступление договора в силу не зависит от факта его регистрации в организации, являющейся стороной. Согласно ст. 433 Г РФ договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта. На практике такой акцепт оформляется подписанием документа уполномоченным на это лицом и проставлением печати организации (если она используется юридическом лицом).
Регистрация договоров в организации может происходить в нескольких вариантах. Так называемый централизованный учет предполагает, что существует единый на всю организацию ресурс учета договоров, которым занимается либо один специалист, либо группа сотрудников. Однако компании может быть удобнее использовать и децентрализованный подход – когда учетом и хранением договорных документов занимается тот отдел, который соглашение заключил и сопровождает.
Выбор той или иной системы учета зависит исключительно от порядка документооборота каждой конкретной организации. Компания выбирает тот способ, который ей наиболее удобен.
Кто именно занимается регистрацией – вопрос также решается в каждой компании по-своему. Это может быть отдельный сотрудник – делопроизводитель, секретарь, сотрудник канцелярии. Учет и систематизацию может вести юридический отдел или юрист, договорные документы могут храниться и учитываться в бухгалтерии. Также учет может быть организован в специальном договорном отделе. Все эти нюансы определяются в зависимости от специфики юридического лица – от сферы его деятельности, от количества клиентов, от потока заключаемых соглашений, от штатного количества персонала фирмы и даже от разнообразия видов заключаемых сделок. Причем регистрация договоров в организации может быть закреплена во внутренних документах предприятия, а может складываться из ее обычаев.
В зависимости от вида договора учитываться он может по-разному. Кадровые – трудовые и гражданско-правовые соглашения с работниками на определенный вид выполняемой работы – регистрируются в кадровой службе. Иные гражданско-правовые договоры, из которых возникают права и обязанности организации в целом, - регистрируются отдельно. Такие виды соглашений еще называют хозяйственными.
Самостоятельному учету могут подвергаться контракты, заключенные по результатам конкурса, или иные виды соглашений.
Читайте также:
Регистрация договоров, заключаемых организацией, производится в специальном журнале . Утвержденной формы такого журнала нет, здесь компания решает самостоятельно, какие идентифицирующие признаки документа следует заносить в журнал регистрации договоров в организации для собственного удобства. Но, как правило, все журналы содержат ряд одинаковых граф:
номер договора
наименование контрагента, с которым заключено соглашение
срок его действия.
Если организации важны сведения о сотруднике, сопровождающем сделку, о лице, подписавшем документ, о месте хранения подлинного экземпляра, о перечне имеющихся приложений к нему, то соответствующие графы включаются в журнал регистрации договоров в организации.
По порядку заполнения журнала следует учитывать ряд моментов. Т.к. регистрации подлежит документ в каждой из организаций-контрагентов, то и каждая из сторон присваивает документу свой номер. В результате договор может содержать сложный номер с цифрами через дробь, при этом числиться в организации каждой из сторон под собственным номером, являющимся частью составного.
Дата, стоящая после слова «договор» или «соглашение», не всегда является датой его заключения. Как уже упоминалось, в соответствии с ГК РФ договор считается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта. Поэтому, как правило, указанная дата – это дата составления документа. Она не всегда (а зачастую редко) совпадает с датой заключения договора, особенно если контрагенты находятся в разных городах и обмен документами происходит обычной почтовой или курьерской связью. Но для удобства идентификации в журнал регистрации договоров в организации вполне допустимо указывать именно дату составления документа.
Вид договора, как правило, указывается в соответствии с классификацией по ГК РФ. Однако следует иметь в виду, что законодательство допускает заключение не предусмотренных ГК РФ сделок, а также смешанных соглашений. Поэтому в журнал целесообразнее вносить вид договора в соответствии с его сутью.
Самый простой и распространенный журнал регистрации договоров в организации может выглядеть так:
Таким образом, компания сама определяет, как будет организована регистрация договоров в организации, образец же журнала можно разработать силами своих сотрудников, а можно взять за основу составленный в других организациях.
С распространением электронного документооборота журнал регистрации договоров в организации вполне допустимо вести и в электронном виде. Кроме того, в журнал можно включить также информацию о том, заключался ли договор путем подписания единого документа или путем обмена электронными сообщениями, что законодательство допускает при соблюдении определенных условий.
В период деятельности предприятия им заключается огромное количество соглашений.
В первую очередь необходимо напомнить о требовании законодательства Российской Федерации к оформлению договоров о найме.
Второй разряд соглашений можно назвать коммерческим.
Они подписываются компанией с контрагентами, которые, по условиям соглашения, являются плательщиками.
Следующий разряд договоров - это соглашение с поставщиками.
Кроме этого, в крупных компаниях возможно более детальное подразделение на категории.
Для облегчения работы с документами (договорами) необходимо производить их учет, соответственно, их нужно регистрировать.
Регистрация договоров своей редакции
Если предприятие использует в своей деятельности типовые договора в своей редакции, регистрация проводится следующим образом: каждый договор имеет свой уникальный номер. Подписанные соглашения регистрируются в журнале. Поэтому, при издании документа ему нужно изначально присвоить номер, которым будет следующим в этом журнале.
Журнал учета договоров разрабатывается каждой компанией отдельно. Примеры листов журнала можно бесплатно получить, воспользовавшись ссылками внизу страницы.
Среди обязательных граф можно отметить следующие:
в первую очередь, это порядковый номер регистрационной записи;
затем указывается номер контрагента. Он может иметь как цифровое, так и буквенное обозначение. Это удобно при шифровании его статуса (покупатель, поставщик, работник и так далее).
Кроме этого, естественно, нужно указать дату издания соглашение и полное название контрагента. Допускается введение граф для указания предмета соглашения, срока действия, стоимости и так далее. Необходимо указывать, за чьей подписью этот договор был издан. Кроме этого можно вписать ответственный отдел.
Регистрация соглашений чужой редакции
Данный случай предполагает следующий факт - номер договора присваивается контрагентом, поэтому он не будет совпадать с регистрационной записью. Исправлять номер нельзя. Для регистрирования можно использовать следующий механизм. На обратной стороне последнего листа соглашения ставиться штамп. На этом штампе должны быть графы, которые заполняются вручную ответственным делопроизводителем. Этими данными являются дата регистрации и регистрационный номер.
Данные о таких договорах также вносятся в журнал. Процедура его заполнения идентична той, которая описана в предыдущем разделе. Отличие заключено в наличии графы для указания номера соглашения, который был присвоен контрагентом.
Хранятся договора в архиве. Для того чтобы облегчить поиск необходимого документа, все подписанные и зарегистрированные соглашения раскладываются по категориям. Так, например, в одном месте не хранят договора о найме, купле-продаже, аренде, поставках сырья и так далее.
Договоры, как и любые документы, должны быть зарегистрированы. Учет соглашений ведется в специальной регистрационной форме отдельно от других внутренних документов. В этой статье вы найдете журнал регистрации договоров в формате.xlsx, который сможете скачать бесплатно, а также описание порядка регистрации договоров в организации. Речь пойдет об обычных гражданско-правовых соглашениях, вопрос государственной регистрации договоров в статье не поднимается.
Договор должен быть зарегистрирован во всех организациях, которые его заключили. Очевидно, что каждая из них ведет собственный учет по собственной форме, поэтому присвоенные конкретному соглашению номера вряд ли совпадут.
Как уже говорилось, один договор будет зарегистрирован в каждой из организаций, которая является его стороной. Та компания, которая будет регистрировать первой, напишет свой номер рядом со словом «Договор» на первой странице документа:
ДОГОВОР №1234
возмездного оказания услуг
Вторая организация может пойти двумя путями.
ДОГОВОР №1234/4321
возмездного оказания услуг
В этом случае договор будет фигурировать везде и всегда под тем номером, который указан на первой странице («Договор возмездного оказания услуг №1234» в случае в нашим примером), а номер из штампа будет использоваться только внутри той компании, которая его поставила.
Договоры регистрируются в специальной учетной форме – Журнале регистрации договоров.
Рассмотрим, какую информацию нужно вносить в каждую из граф журнала.
По гражданскому законодательству России (ст. 425 ГК РФ) договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. А когда наступает этот момент – давайте разбираться.
Вариант первый, самый простой: представители сторон соглашения собрались вместе, подписали договор в необходимом количестве экземпляров и, довольные, пожали друг другу руки. Тогда дата договора не вызывает никаких вопросов. Номера у документа будут разные, а дата одна.
Вариант второй, сложный и самый распространенный. Стороны соглашения могут находиться в разных городах, а как минимум — в разных частях одного города. Одна из сторон, принципиально согласная на подписание контракта, может проводить процедуру его внутреннего согласования в течение месяца. И мало ли какие еще сложности возникнут, но суть одна: первая сторона уже зарегистрировала документ, присвоив ему номер и дату, а вторая еще нет, и когда это произойдет – неизвестно.
В этом случае вновь открываем Гражданский кодекс и читаем статью 433 (пункт 1): «договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта». Проще говоря, если стороны решили заключить договор, то одна из сторон готовит его в письменной форме, регистрирует и отправляет второй стороне. Это оферта. Очень важно направить оферту с сопроводительным письмом, по почте заказным с уведомлением о вручении! Вторая сторона принимает (акцептирует) оферту, и тогда датой договора будет считаться день, когда акцепт произошел. Подтверждается дата одновременно двумя способами: 1) получает входящий номер и дату регистрации, 2) на уведомлении ставится дата получения письма и карточка возвращается отправителю.
Вам понадобится
Инструкция
Унифицированной формы для документа по учет у договоров не существует. Но вы можете разработать его самостоятельно или купить специальный программный продукт, предназначенный для хранения информации о договорах. Но первый вариант бесплатен, остановитесь на нем, если вам не нужны лишние затраты.
учет у договоров договоров с контрагентами.
На титульном листе журнала по учет у договоров напишите наименование документа. Укажите название вашей компании. Если фирма достаточно крупная, для каждого структурного подразделения желательно завести отдельный журнал. В этом случае напишите наименование отдела. Впишите дату, когда заведен документ, персональные данные, должность ответственного за ведение журнала. Как правило, таким является кадровый служащий, который оформляет договора с персоналом, сотрудник юридического отдела, занимающийся хранением договоров с контрагентами.
Сделайте восемь граф с помощью электронной таблицы. Распечатайте на бумажный носитель. В первой графе журнала впишите порядковый номер договора, во второй – номер документа, присвоенный ему при заключении. В третьей и четвертой графе журнала учет а договоров напишите дату начала, окончания срока действия документа. В пятой графе укажите предмет договора. К примеру, на поставку комплектующих изделий.
В шестой графе впишите наименование контрагента (поставщика, покупателя), сотрудника (при учет е трудовых договоров с персоналом). В седьмой графе журнала напишите, в какой папке находится договор (как правило, в архивах папкам присваиваются номер), укажите место расположения папки. В восьмой графе проставляйте подпись ответственного лица за хранение документов (с указание его фамилии, инициалов). При смене работника составляйте акт передачи договоров , журнала по их учет у.
Если вручную вам неудобно вести учет договоров , закажите разработку программного продукта или купите уже готовую программу. Пусть на это потратятся некоторые средства, но в электронном виде у такого журнала имеются некоторые преимущества. К примеру, при фиксировании договора можно указывать путь к документу на компьютере.
