Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем.
Телефонограммы обычно используются в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.
Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты информационного характера. В инструкциях по делопроизводству объем телефонограмм обычно ограничивается – не более 50 слов.
В тексте телефонограмм следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов.
Примеры текстов телефонограмм
Телефонограммы оформляются на стандартных листах бумаги или специальных бланках.
При оформлении телефонограмм используются следующие реквизиты:
Датой телефонограммы является дата се передачи.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее передают, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего.
Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги, специальных бланках или в журнал. Телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана.
Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.
Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.
После рассмотрения телефонограммы руководством и вынесения резолюции телефонограмма передается на исполнение.
После исполнения телефонограмма с отметкой о выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.
Пример оформления принятой телефонограммы
Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного но каналам факсимильной связи. Факсограммы выделяются в отдельную группу корреспонденции исходя из особенностей передачи информации. По каналам факсимильной связи передаются документы, срочно требующиеся адресату.
Факсимильный терминал (телефакс) – устройство, обеспечивающее преобразование графической информации на бумажном носителе в электрические сигналы, их передачу но сетям электросвязи и прием – обратное преобразование. При использовании компьютеров в качестве факсимильных терминалов графическая информация может быть представлена в форме файлов, хранящихся на устройстве долговременной памяти вычислительной системы.
Факсимильная связь позволяет передавать тексты, таблицы, рисунки, чертежи. Важное преимущество факсимильной связи – отправка графической информации и ее получение на бумажном носителе, что невозможно при использовании телеграфной или телексной связи.
По каналам факсимильной связи могут быть переданы любые виды документов. Требования к их составлению и оформлению определяются видом отправляемого документа – подлинника (договора, протокола, акта и т.д.). Однако в большинстве случаев факсограммы служат средством оперативного ведения переписки и оформляются с учетом требований, предъявляемых средствами факсимильной связи.
В настоящее время в законодательстве и инструкциях по делопроизводству нет единого подхода к определению юридической силы факсограмм. В законодательстве признается принципиальная возможность их использования при заключении сделок, представлении отчетных и статистических данных. Вместе с тем в подзаконных актах и на практике существует ряд ограничений на использование факсограмм, которые, в частности, связаны с тем, что они не содержат подлинных подписей и оттисков печатей. В ряде случаев факсограммы принимаются к исполнению только при условии, что в дальнейшем последует посылка документа-оригинала.
Существуют определенные требования к документам, отправляемым факсимильной связью, зависящие от передающей и принимающей аппаратуры (телефакса). Все, что подлежит передаче по телефаксу (текст, фотография, чертеж и т.п.), должно размещаться в пределах ограничительной рамки телефакса. Современная телефаксная аппаратура передает листы формата А4.
Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, пастой шариковой ручки, тушью. Не рекомендуется отправка документов, отпечатанных с использованием красного, зеленого, желтого цветов; на красной или серой бумаге; а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью. Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.
Пример формы заявки, предназначенной для передачи по факсу
Правила передачи и приема документов с использованием факсимильной связи закрепляются в инструкциях по делопроизводству и включают следующие основные положения.
Пример оформления факсограммы
В настоящее время в организациях связи действуют факсимильные службы – телематические службы, предназначенные для предоставления услуг передачи документов (сообщений) между факсимильными терминалами. Факсимильные службы делятся на три категории:
Служба Телефакс обеспечивает соединение абонентских факсимильных терминалов как внутри страны, так и с абонентскими факсимильными терминалами, расположенными в других странах.
Клиентская служба "Бюрофакс" предназначена, в первую очередь, для предоставления услуг факсимильной связи потребителям, не имеющих собственных факсимильных средств. Служба "Бюрофакс" обеспечивает передачу, прием и доставку сообщений с помощью факсимильного терминального оборудования, располагаемого в так называемых бюро общего пользования (на базе службы доставки телеграмм и отделений связи). Служба "Бюрофакс" обеспечивает предоставление потребителям следующих услуг:
Способ доставки сообщения получателю определяется отправителем.
Абонентская служба "Комфакс" – факсимильная служба с промежуточным хранением, обеспечивающая абонентам широкий набор дополнительных сервисных услуг, в том числе:
Создание абонентской службы "Комфакс" связано с тем, что надежная, быстрая и качественная факсимильная связь зачастую не может быть обеспечена на телефонной сети общего пользования. Наличие в службе "Комфакс" промежуточных накопителей открывает дополнительно возможность передачи факсимильных сообщений без обязательного одновременного присутствия на связи оборудования отправителя и получателя сообщения. Это обстоятельство имеет особое значение для организации связи абонентов различных часовых поясов.
Передача-прием и оформление телефонограмм
Телефонограмма — это служебный документ, который содержит информацию, переданную по телефону. Его составляют, если необходимо срочно направить в подведомственное учреждение распоряжение или оповестить адресата о чем-то: о проведении делового совещания, встречи, заседания, консультации; о внезапном изменении в запланированном мероприятии и тому подобное.
Как правило, телефонограмму составляет, оформляет и передает секретарь руководителя или другой работник медицинского учреждения, например, администратор или ресепшионист по поручению руководства.
Оформить телефонограмму можно на:
— общем бланке учреждения здравоохранения;
— специальном бланке телефонограммы (Дополнение 1);
— трафаретном бланке (Дополнение 2);
— чистых листах бумаги формата А5 в одном экземпляре с обязательным воспроизведением таких реквизитов:
Название учреждения здравоохранения;
. название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА);
. дата документа (датой телефонограммы является дата ее передачи);
. регистрационный индекс документа;
. адресат;
. текст документа;
. подпись;
. фамилия и номер телефона исполнителя (человека, который передал документ).
Кроме того, в телефонограмме также указывают фамилию и номер телефона получателя (человека, который принял документ). Подписывает телефонограмму руководитель учреждения здравоохранения или ответственный исполнитель. Если телефонограмму с одинаковым текстом передают нескольким адресатам, то к ней составляют отдельный список адресатов с указанием номеров их телефонов.
Дополнение 1
Срочно сообщите о результатах исследований, полученных Вами в командировке.
Текст телеграммы должен быть лаконичным, четким, сжатым. При этом желательно, чтобы объем текста не превышал 50 слов. Кроме того, составляя телефонограмму, необходимо избегать слов, которые редко употребляются или сложно произносятся. Буквы в фамилиях, которые плохо воспринимаются на слух, нужно передавать словами. Например, фамилию Бездрабко передают так: «Борис, Елена, Зоя, Дмитрий, Роман, Анна, Борис, Ксения, Ольга».
Дополнение 2
Проведение совещания по вопросам внедрения новых репродуктивных технологий переносится на 14 июня 2011 года. Регистрация участников — с 10:00. Начало совещания — в 11:30.
Главный врач (личная подпись) В.Ф. Савельев
Передавая телефонограмму, следует придерживаться такой последовательности:
Представиться и назвать номер своего служебного телефона;
. назвать вид документа;
. продиктовать текст телефонограммы (и убедиться в правильности записи его абонентом);
. назвать должность и фамилию человека, который подписал телефонограмму;
. записать название должности, фамилию человека, который принял телефонограмму, номер его служебного телефона, время передачи-приема.
О передаче-приеме телефонограммы делают соответствующую запись в журнале регистрации телефонограмм, а бланк с текстом телефонограммы подшивают в соответствующее дело. В учреждении здравоохранения с небольшим объемом документооборота телефонограммы не печатают на отдельном бланке или листе бумаги, а сразу записывают от руки в специально заведенном для телефонограмм журнале.
Человек, который принимает телефонограмму, должен полностью повторить (зачитать) ее текст для подтверждения правильности записи. Принятая телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и напечатана.
Сразу после оформления принятой телефонограммы ее передают на ознакомление должностному лицу, на имя которого она адресована (как правило, руководителю учреждения здравоохранения или одному из его заместителей).
Рассмотренные руководством телефонограммы подаются согласно резолюциям в соответствующие структурные подразделения на выполнение.
Особенности оформления и передачи факсограмм
Статью в полном объеме читайте в № 4 2011 г. журнала " Медична практика: організаційні та правові аспекти "
ТЕЛЕФОНОГРАММЫ
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию и цели создания документов, выделяемых в особую группу в связи со способом передачи текста (передается устно по телефону и записывается получателем).
Телефонограмма - документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы оформляются на специально разработанных бланках или на листе бумаги формата А5.
Телефонограммой обычно передаются краткие и оперативные распоряжения, информация для руководства в текущей деятельности, приглашения на совещания и заседания, а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения. Телефонограммы используются, когда необходимые для оперативного решения служебных вопросов и передаваемые по телефону сообщения требуют документального оформления
Передаваемая (отправляемая) телефонограмма оформляется в одном экземпляре. Она может быть составлена, подписана и передана ответственным исполнителем, но чаще всего составляется и передается секретарем или исполнителем по поручению руководителя, который подписывает телефонограмму.
Принимаемая (поступающая) телефонограмма может быть сначала застенографирована, записана скорописью или с помощью современной звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и оформлена также в одном экземпляре секретарем или исполнителем, получившим сообщение по телефону.
Передаваемая и принимаемая телефонограммы имеют одни и те же реквизиты, но на принимаемой телефонограмме отсутствует личная подпись (автограф) должностного лица, от имени и по поручению которого передается информация.
В случае передачи телефонограммы нескольким предприятиям и организациям к ней прилагается список адресатов и номера их телефонов.
Телефонограммы могут оформляться на чистом листе бумаги преимущественно формата А5, на специально разработанном бланке (если передаются или принимаются чаще 200 раз в год) или в некоторых случаях могут записываться в книгу телефонограмм.
Типовой формуляр телефонограммы сложился традиционно и обеспечивает удобство передачи и рациональность записи принимаемой информации.
В его состав входят следующие реквизиты (в последовательности, отражающей процесс передачи-приема): адресат, название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА), дата, регистрационный номер (в случае необходимости), текст, подпись, отметка о передаче, отметка о приеме, время приёма-передачи.
При оформлении телефонограммы угловое расположение реквизитов является предпочтительным.
Реквизит "адресат" оформляется в правом верхнем углу листа бумаги. Если телефонограмма передается в несколько однородных предприятий или организаций, то адресат указывается обобщенно. Например:
Управляющим филиалами
Акционерной страховой
компании "Аско"
Кураторам муниципальных
школьных округов
Северного административного
округа г.Москвы
При адресовании телефонограммы руководителю предприятия или организации наименование предприятия включается в наименование его Должности. Например:
Начальнику муниципального ремонтно-
строительного предприятия № 15
Южного административного округа
г.Москвы
Петрову М.Ф.
Название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА) оформляется от границы левого поля прописными буквами в верхнем углу листа бумаги, а на бланке телефонограммы может быть изготовлено типографским способом с продольным расположением центрованно.
Дата оформляется цифровым способом (12.10.97) ниже названия вида документа. Дата телефонограммы обычно является одновременно датой ее подписания и датой передачи и приема. Регистрационный номер оформляется в случае необходимости на той же строке, что и дата. Например
12.10.97 № 49
Передаваемые телефонограммы с приглашениями и извещениями о заседаниях, а также с информацией для сведения допускается не регистрировать.
Текст оформляется с красной строки через 2-3 межстрочных интервала ниже даты и номера и печатается, как правило, через 1,5 межстрочных интервала. Он должен быть кратким, точным и логически простым. Труднопроизносимые слова, сложные обороты, редко употребляемые слове при составлении телефонограммы не должны применяться.
Секретарю, передающему телефонограмму, следует проверить правильность приема и записи текста повторным чтением (особенно цифр терминов и понятий, названий и фамилий), а также диктовать слова, которые трудно воспринимаются на слух, с помощью разбивки по буквам (каждая буква слова обозначается простым, легко воспринимаемым на слух словом). Секретарь, принимающий телефонограмму, должен поддерживать связь во время всего телефонного разговора и также подтверждать правильность и точность восприятия текста (повторами, междометиями и т.п.). Текст телефонограммы в конце передачи проверяется повторным чтением.
Подпись оформляется через 2-3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из наименования должности лица, от имени которого передается телефонограмма, включающей наименование предприятия или организации-автора, если телефонограмма выполняется не на бланке, личной подписи и ее расшифровки. Например:
Руководитель
Департамента финансов
Правительства Москвы (личная подпись) А.Н.Фетисов
На телефонограммах, извещающих об очередных заседаниях, содержащих приглашения и другую оперативную информацию, личная подпись руководителя может не проставляться.
Для обеспечения правильности записи инициалов имя и отчество по телефону называются полностью.
Отметки о приёме-передаче телефонограммы размещаются двояко. Отметку о передаче можно оформить через 2-3 межстрочных интервала ниже подписи от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из слова "Передал", сокращенного наименования должности передающего лица, фамилии, инициалов и указания номера телефона, с которого передана телефонограмма. Например:
Передал - секретарь И.О.Петрова
Тел. 924 19 35
Номер телефона оформляется через один межстрочный интервал ниже слова "Передал" от границы левого поля, группы цифр разделяются пробелами.
Отметка о приеме в этом случае оформляется ниже, через 2 межстрочных интервала, также от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из слова "Принял", сокращенного наименования должности лица, записавшего сообщение, его инициалов и фамилии, указания номера телефона, по которому принято сообщение. Ниже указывается время приема - передачи (в часах и минутах). Например:
Принял. - Инспектор канцелярии С.О.Лобова
Тел. 923 28 22
11 час. 10 мин.
На принимаемой телефонограмме отметка о приеме может удостоверяться личной подписью лица, записавшего сообщение. Например:
Принял. - Инспектор канцелярии (личная подпись) С.О.Лобова
Тел. 923 28 22
11 час. 10 мин.
Пример оформления телефонограммы
ТЕЛЕФОНОГРАММА Начальнику управления
20.08.97 № 46 образования Южного
административного округа
г.Москвы
Битюковой Ю.И.
Заместитель руководителя
Департамента образования
Правительства Москвы Л.В.Ковалев
Передал. Инспектор И.О.Гаврилова
Тел. 369 37 32
Принял.
Начальник канцелярии (личная подпись) В.С.Бутова
Тел. 154 32 18
13 час. 20 мин.
Однако, отметки о приёме-передаче телефонограмм могут проставляться в начальной части телефонограммы под автором и адресатом соответственно. В этом случае телефонограмма будет иметь вид:
Департамент образования Начальнику управления
Правительства Москвы образования Южного
административного округа
г.Москвы
Битюковой Ю.И.
Передал - инспектор Принял - начальник канцелярии
И.О.Гаврилова В.С.Бутова
Тел. 369 37 32 Тел. 154 32 18
13 час. 20 мин.
ТЕЛЕФОНОГРАММА
20.8.97 № 46
22 августа 1997 г. в 10 час.. 00 мин. в зале заседаний Комитета образования (Семеновская пл., д.4) состоится совещание о порядке финансирования учреждений образования в 1997/98 учебном году.
Явка заместителя начальника управления по экономическим вопросам и кураторов муниципальных школьных округов обязательна.
Заместитель руководителя Л.В.Ковалев
Оргкомитет "Возрождение"
ТЕЛЕФОНОГРАММА
Директору ОАО "Логос" Смирнову И.В. т. 144.28-17
Совещание "Круглый стол "Возрождение" переносится в гостиницу "Славянская" (конференц-зал). Дата проведения 12.04. 98. Регистрация участников в 12.ОО.
Председатель оргкомитета Подпись А.Л. Глебов
Референт И.С. Рогозин 05.04.98
Секретарь А.Р. Устинова
Рис. 15. Телефонограмма
При передаче телефонограммы следует придерживаться следующих правил:
Текст телефонограммы должен быть лаконичным, без труднопроизносимых слов;
После составления телефонограмма должна быть проверена и подписана руководителем предприятия;
Передаваемая телефонограмма составляется в одном экземпляре;
Во избежание ошибок следует четко произносить даты, время, суммы, вопросы, подлежащие обсуждению и т. п.;
После передачи текста в телефонограмму вносятся должность, инициалы и фамилия лица, принявшего телефонограмму, и время передачи;
Если телефонограмма передается нескольким фирмам, то к ней прилагается список этих фирм с соответствующими номерами телефонов.
При приеме телефонограммы необходимо записать;
Название фирмы и номер ее телефона;
Текст телефонограммы;
Должность, инициалы и фамилию лица, подписавшего телефонограмму, а также лица, ее передавшего;
Дату и время приема.
Принимаемая телефонограмма фиксируется в соответствующем журнале и, как правило, оформляется в двух экземплярах: один передается руководителю, второй - хранится у секретаря и используется в случае потери первого экземпляра.
В практике иностранных компаний применяются специальные блокноты для записи полученных телефонограмм, в которых каждая записываемая на первом листе телефонограмма дублируется с помощью копировального слоя на втором. Бланки телефонограмм на первом листе разделены перфорационной строчкой для облегчения отрыва оформленной телефонограммы.
1 -ТЕЛЕФОНОГРАММА
2 - КОМУ АДРЕСОВАН ЗВОНОК
3 - ДАТА ЗВОНКА
4 - ВРЕМЯ ЗВОНКА
7 - КТО ЗВОНИЛ
8 -ТЕЛЕФОН
11 -РАСШИРЕНИЕ
13 - СООБЩЕНИЕ
14 - ПРОСТО ПОЗВОНИЛ
15 - ОТВЕТНЫЙ ЗВОНОК
16 - ПОЖАЛУЙСТА, ПОЗВОНИТЕ
17 - ПОЗВОНИТ ЕЩЕ РАЗ
18 - ПРИЕХАЛ, ЧТОБЫ ВСТРЕТИТЬСЯ С ВАМИ
19 - ХОЧЕТ С ВАМИ ВСТРЕТИТЬСЯ
20 - КТО ПРИНЯЛ ЗВОНОК
Рис. 16. Бланк телефонограммы из блокнота для записи телефонограмм
"АРМ Секретаря", ООО "ИКК "Гарант Интернэшнл", 1999, E-mail: [email protected]
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
ВВЕДЕНИЕ
Машинопись необходима любому, кто имеет дело с перепиской, с работой на клавишных устройствах: журналистам, секретарям, работникам печати, писателям и многим другим.
В данной работе представлена информация по теме:
«Телефонограмма», которая включает в себя понятие, реквизиты, а так же правила оформления, и конечно образец бланка исходящих телефонограмм. В конце работы указана литература. При сочетании использованных источников для написания текста, а так же этой курсовой возможно применение на подготовку к экзамену или составлению реферата.
ОФОРМЛЕНИЕ ТЕЛЕФОНОГРАММ
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).
Телефонограммой передают несложные тексты (приглашение на совещание, заседания). Составляется телефонограмма в одном экземпляре. Подписывается руководителем или ответственным исполнителем.
Реквизиты телефонограммы
Наименование ведомства;
Наименование учреждения;
Должность, инициалы и фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму;
Номер телефона учреждения; передавшего телефонограмму;
Должность, инициалы и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму;
Название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА);
Индекс (номер);
Время передачи;
Правила оформления телефонограмм
1. В телефонограмме должно быть не более 50 слов. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
2. Датой телефонограммы является дата ее передачи.
3. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список учреждений, которым ее посылают, и номера телефонов, по которым телефонограмма передается.
4. Текст телефонограммы печатают через полтора интервала. На многих предприятиях, в учреждениях, организациях в настоящее время применяют специальные бланки, на которых записывают телефонограммы. Использование таких бланков позволяет оперативно доставлять телефонограмму адресату.
5. если в организации отсутствует типографский бланк для телефонограммы, то ее пишут на пишущей машинке на чистом листе бумаги.
Образец бланка исходящих телефонограмм
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Научно-технический прогресс в области информационной технологии предоставляет возможность передавать информацию в самых различных видах, коренным образом меняет технологию составления текстовых документов и способы ее хранения. Поэтому «офис будущего» представляет собой оснащенную сложнейшим электронно-вычислительным оборудованием «фабрику» по переработке информации в различных формах.
Не знание элементарных понятий и не умение использовать те факты, которые предоставляются и усовершенствуются с определенным периодом времени ведут к снижению и усугублению положения того или иного сотрудника предприятия (секретаря-референта), приводит к краху всей работы. Вот почему знания - это сила, которую нужно правильно приложить к делу с умением и талантом, и тогда всё получится.
телефонограмма текст бланк
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Кузнецова А.Н. Машинопись и делопроизводство. 2-е изд., испр. - М.: Изд-во ДОСААФ, 1987.
2. Березин Б.И. Самоучитель машинописи. 5-е изд., испр. И доп. - М.: Легпромбытиздат, 1988.
3. Кузнецова А.Н., Вагенгейм Р.Н. Машинопись: Практ: пособие. - 6-е изд., стереотип. - М.: Высшая школа; Издательский центр «Академия», 2001.
Размещено на Allbest.ru
Особенности документирования управленческой деятельности, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков. Порядок размножения документов. Правила оформления и передача телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм.
курсовая работа , добавлен 22.12.2010
Общая характеристика информационно-справочных документов организации: справки, сводки, отчетов, актов, писем и телефонограмм. Структура текста и реквизиты, входящие в состав типового формуляра внешних и внутренних докладных и объяснительных записок.
контрольная работа , добавлен 23.03.2011
Централизация операций по приему документов. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Обработка исходящих документов.
контрольная работа , добавлен 22.08.2013
Требования к оформлению документов. Описание содержания и оформления реквизитов. Основные части документа: заголовочная, содержательная и оформляющая. Правила оформления бланка. Содержание приказа по основной деятельности. Понятие коммерческой тайны.
контрольная работа , добавлен 20.12.2010
Ознакомление с отдельными видами документов, правила их оформления, подготовки. Особенности составления и оформления деловых документов. Требования и правила написания приказа. Распоряжение и решение как правовой акт. Оформление протокола, указания.
контрольная работа , добавлен 27.11.2010
Систематизация документов. Основные принципы упорядочения и хранения документации. Принципы и критерии ценности документов, критериям происхождения и содержания. Особенности, правила передачи и приема телефонограммы, назначение в работе организаций.
контрольная работа , добавлен 07.08.2010
Функция документов, их целевое назначение. Понятия "фирменный бланк" и "должностной бланк". Особенности оформления общего бланка на персональном компьютере. Требования, предъявляемые к составлению, изготовлению, оформлению и хранению служебных документов.
курсовая работа , добавлен 05.10.2013
Состав организационно-распорядительных документов. Документирование и организацию работы с официальными документами. Правила оформления распорядительных документов. Основные виды распорядительных документов, примеры оформления постановления, приказа.
курсовая работа , добавлен 29.10.2014
Реквизиты документа, определяющие его юридическую значимость. Порядок подписания и утверждения документов. Определение юридической силы копий документов. Методика оформления и подписания сторонами контрактов, юридические требования, предъявляемые к ним.
контрольная работа , добавлен 21.07.2009
Классификация информационно-справочных документов, их роль в процессе управления. Особенности составления и оформления документов срочного характера: факс, телеграмма, телефонограмма. Виды докладных и объяснительных записок, правила их составления.
В связи с этим может возникнуть вопрос: каким образом на документе должны быть проставлены подписи сотрудников, принявших и передавших такое сообщение, а также лица, от чьего имени передается информация? При составлении телефонограммы сотрудником передающей организации в документе полностью указываются реквизиты для простановки трех подписей:
При этом подписывают документ только должностные лица организации, передающей телефонограмму. Получатель составляет свой экземпляр аналогичным образом, но подписывает его только принявший сотрудник. Регистрация При регистрации телефонограмм также следует руководствоваться правилами, утвержденными типовой инструкцией по делопроизводству организации.
Кто должен ставить подпись? Как правило, телефонограмма составляется в одном экземпляре (инструкцией по делопроизводству в организации может быть утверждено иное количество экземпляров) и не передается в организацию абонента в бумажном варианте.
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и т.п.
случаев, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи. Пример оформления входящей телефонограммы Бланки для телефонограмм целесообразно иметь только при большом (более 200 в год) количестве этих документов.
Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре.
Этот процесс включает в себя дословную запись сообщения, последующее оформление и регистрацию в соответствии с действующими в организации правилами, а также оперативную передачу полученного сообщения в работу.
Она может быть составлена, подписана и передана ответственным исполнителем, но чаще всего составляется и передается секретарем или исполнителем по поручению руководителя, который подписывает телефонограмму. Принимаемая (поступающая) телефонограмма может быть сначала застенографирована, записана скорописью или с помощью современной звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и оформлена также в одном экземпляре секретарем или исполнителем, получившим сообщение по телефону.
Важно
Реквизиты телефонограммы: название учреждения - автора документа» должность, фамилия сотрудника» передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы. Таким образом, при составлении телефонограмм применяются такие специфичные реквизиты, как дата и время передачи (приема); указание должности и фамилии должностных лиц, передавших (принявших) телефонограмму, номера телефонов организаций, передающих (принимающих) телефонограмму.
На принимаемой телефонограмме отметка о приеме может удостоверяться личной подписью лица, записавшего сообщение. Например: Принял. — Инспектор канцелярии (личная подпись) С.О.Лобова Тел.
923 28 22 11 час. 10 мин. Пример оформления телефонограммы ТЕЛЕФОНОГРАММА Начальнику управления 20.08.97 № 46 образования Южного административного округа г.Москвы Битюковой Ю.И. 22 августа 1997 г. в 10 час.. 00 мин. в зале заседаний Комитета образования (Семеновская пл., д.4) состоится совещание о порядке финансирования учреждений образования в 1997/98 учебном году. Явка заместителя начальника управления по экономическим вопросам и кураторов муниципальных школьных округов обязательна.
Заместитель руководителя Департамента образования Правительства Москвы Л.В.Ковалев Передал. Инспектор И.О.Гаврилова Тел. 369 37 32 Принял. Начальник канцелярии (личная подпись) В.С.Бутова Тел. 154 32 18 13 час. 20 мин.
В передаваемой телефонограмме она состоит из наименования должности лица, от имени которого передается телефонограмма, включающей наименование предприятия или организации-автора, если телефонограмма выполняется не на бланке, личной подписи и ее расшифровки. Например: Руководитель Департамента финансов Правительства Москвы (личная подпись) А.Н.Фетисов На телефонограммах, извещающих об очередных заседаниях, содержащих приглашения и другую оперативную информацию, личная подпись руководителя может не проставляться.
Для обеспечения правильности записи инициалов имя и отчество по телефону называются полностью. Отметки о приёме-передаче телефонограммы размещаются двояко. Отметку о передаче можно оформить через 2-3 межстрочных интервала ниже подписи от границы левого поля.
Современные технологии позволяют передавать любую информацию быстро и оперативно, поэтому телефонограмма – это сегодня не самый популярный вид сообщения. Тем не менее такой метод информирования все ещё актуален.
Внимание
Для каких целей служит телефонограмма? Как правильно принять и оформить такое телефонное сообщение? Что это такое? Что представляет собой телефонограмма? Это способ оперативной передачи служебного сообщения по телефону. Чем такой метод информирования отличается от простого телефонного звонка? Прежде всего тем, что прием и передача, а также дальнейшее хранение должны быть оформлены и зарегистрированы надлежащим образом.
Как и сколько хранятся телефонограммы? Согласно существующим на сегодняшний день перечням, регламентирующим порядок и сроки хранения архивных документов, журнал для регистрации исходящих или входящих телефонограмм обаятельно должен храниться в архиве организации 3 года. Для самих телефонограмм четкого порядка хранения не установлено.
