Многие профессии требуют поездки в командировки. Чтобы добраться до места назначения, работник может использовать общественный транспорт, служебный или личный автомобиль. Ограничений в этом вопросе закон не предусматривает, хотя в отчете о командировке данная информация тоже должна быть указана.
Однако если используется автомобиль личный, то директор организации должен возместить расходы, которые были потрачены при его эксплуатации. В каком виде предусмотрена компенсация? Как ее оформить? Какие документы при этом понадобятся? На эти и другие вопросы найдете ответы далее.
Командировка на личном автомобиле имеет определенное оформление. Оно стандартное несмотря на вид транспорта, используемый для поездки к месту работы. Единственным нюансом является предоставление дополнительных документов.
Итак, чтобы оформить командировочную поездку, нужно произвести следующий порядок действий:
Данный порядок регулируется на законодательном уровне, поэтому его нужно четко выполнять. С 2015 года стало необязательным оформление служебного задания. Поэтому руководитель самостоятельно принимает решение о его необходимости.
Использование личного автомобиля в командировке предусматривает необходимость оформления определенных документов.
Расходы возмещаются такие:
Размер компенсации рассчитывает организация. При расчете также учитывается объем двигателя транспортного средства. При объеме до 2 000 кубических сантиметров оплачивается компенсация за месяц 1 200 руб., а свыше – 1 500 руб. Налогом данная компенсация не облагается.
Существует второй вариант выплаты компенсации, который предусматривает заключения договора об аренде машины. В этом случае предприятие выплачивает сумму не в установленном законом размере, а относительно приложенных документов о затратах. По сути здесь производится выплата аренды и расходов на содержание.
Расходы на личный автомобиль в командировке при ГСМ рассчитывают таким же образом, как и при использовании служебного транспортного средства . В первую очередь предоставляются чеки с АЗС. Также расчет указывается в путевых листах. Чтобы учесть ГСМ нужно просуммировать все указанные суммы.
Таким образом, при работе, связанной с командировками, можно использовать в служебных целях собственный транспорт. При этом в бюджетных документах организации должны быть учтены расходы, которые должны быть выплачены сотруднику в виде компенсации. Кроме того, необходимо заполнить все предусмотренные законом документы при оформлении поездки.
А.В. Соломаха, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
В один прекрасный день ваш сотрудник собрался ехать в командировку на личном автомобиле. И директор решил, что это для организации выгоднее, чем поездка на общественном транспорте.
Давайте рассмотрим, какие документы могут понадобиться для подтверждения расходов.
Работодатель, направляя сотрудника в командировку, обязан возместить ему расходы по проезду к месту командировки и обратно. Размер таких возмещаемых расходов организация вправе установить самостоятельно. Например, может ввести ограничения по компенсации стоимости проездных билетов (при авиаперелете - не выше экономкласса, при проезде на поезде - не выше купе и т. д.).
Закрепить эти условия необходимо в локальном нормативном акте, например в положении о командировка хст. 168 ТК РФ . При этом законодательными актами не установлено, каким именно видом транспорта сотрудник должен пользоваться. Следовательно, работник может поехать в командировку и на личном автомобиле, но с согласия руководителя организации.
Если все вопросы с руководителем согласованы, оформляются приказ, командировочное удостоверение и служебное задание в обычном порядке.
Сотрудник в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировк и должен представить в бухгалтерию на проверку авансовый отчет обо всех произведенных расходах. К нему необходимо приложит ьп. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 :
Если с документами все в порядке, то авансовый отчет передается на подпись руководителю. После его утверждения работнику возмещаются израсходованные деньги.
И вот тут важный момент. Как вы, наверное, уже поняли, еще до командировки требуется зафиксировать, какая именно сумма будет возмещаться работнику по расходам на проезд: все расходы по предоставленным работником чекам и иным подтверждающим документам или некая фиксированная сумма.
В связи с этим возможны два варианта.
ВАРИАНТ 1 (безопасный, но невыгодный). С сотрудником заключается соглашение о компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.
Тогда ему должны выплатить компенсацию в размере, определенном в соглашении. Причем может быть предусмотрено, что:
Но в целях налогообложения сумма компенсации учитывается лишь в пределах норм, установленных законодательн оподп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ ; Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92 . Такова позиция ФНСПисьмо ФНС от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199 .
Так, учитываемая в расходах сумма для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя:
В установленных нормах уже учтены все затраты, возникающие в процессе эксплуатации автомобиля (износ, ГСМ, материалы, ремонт). Обратите внимание на то, что нормы установлены за месяц. И если командировка длилась меньше месяца, то размер учитываемой в расходах компенсации придется рассчитывать пропорционально дням, проведенным в командировк еПисьмо Минфина от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87 .
Выплаченная работнику сумма компенсации, превышающая установленные нормы, не уменьшает базу по налогу на прибыл ьПисьмо Минфина от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239 .
Когда работники используют свой личный транспорт в служебных целях, налоговики рекомендуют оформлять путевые листы для подтверждения произведенных расходо вПисьма Минфина от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406 ; УФНС по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@ .
А вот суды считают, что в этом нет необходимости. Они отмечают, что оформление путевых листов в такой ситуации законодательством не предусмотрен оПостановления ФАС ПО от 30.05.2012 № А12-15477/2011 ; ФАС МО от 19.12.2011 № А40-152815/10-116-694 . Ведь путевые листы применяются в целях учета работы принадлежащего организации автотранспорта и не предназначены для учета поездок работников на своих личных автомобилях, даже если это служебные поездки.
Но в нашем случае путевой лист лучше оформить. Такой документ позволит подтвердить реальные расходы на топливо, если он будет содержать информацию о фактическом пробеге автомобиля, расходе ГСМ, маршруте следования.
|
Удостоверение № |
77 ОС № 123456 |
Регистрационный № 77 Серия РЕ № 654321
ВАРИАНТ 2 (более выгодный, но и более опасный). Никакое соглашение с работником не заключается, а ему возмещаются все потраченные на бензин суммы согласно отчету. Тут также имеет смысл оформить путевой лист. Все расходы на ГСМ, поскольку это обычные расходы на проезд в командировке, учитываем для целей налогообложения прибыли.
А вот какой позиции придерживается специалист Минфина.
Консультант Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
Подробнее о нормировании расходов на ГСМ написано:“ Организация вправе учесть в составе расходов затраты на приобретение топлива в полном объеме, если расход топлива не превышал нормы, установленные методическими рекомендациями Минтранса «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте »утв. Распоряжением Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23р . Если фактический расход топлива на поездку превышает установленные методическими рекомендациями нормы, то в составе расходов учитывается сумма, рассчитанная по норм е” .
Таким образом, следуя этим разъяснениям, вы можете учесть в расходах не все затраты на бензин, а лишь в пределах норм по конкретному автомобилю. Обратите внимание: хотя специалист Минфина и настаивает на применении норм, утвержденных Минтрансом, они все-таки рекомендованные. К тому же для автомобилей, выпущенных после 2008 г., нормы расхода ГСМ не установлены. В этом случае мы рекомендуем утвердить их самостоятельно, опираясь на техническую документацию к автомобилю.
; .Если сотрудник регулярно ездит в командировки на личном автомобиле, можно заключить с ним или договор аренды, или договор безвозмездного пользования. О том, какой вид договора выгоднее для организации, читайте в , .
Вопрос
Добрый день! У нас вопрос следующего характера. Сотрудник желает ездить в командировки на личном транспорте. Чтобы учесть эти затраты в расходах на прибыль какие документы компания должна оформить? (договор аренды, путевые листы, задание на командировку) А также в пределах каких норм компания может учитывать эти расходы. И как принимать к учету расходы сверх норм? Облагаются ли они НДФЛ?
Ответ
Если работник едет в командировку на автомобиле (неважно служебном или личном), то необходимо (п. 7 Положения о командировках, Письма Минфина от 20.04.2015 N 03-03-06/22368, от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406):
— в приказе о направлении в командировку (форма Т-9 или Т-9а) указать, что работник едет туда на автомобиле;
— оформить путевой лист на автомобиль (например, по форме N 3).
Если работник едет в командировку на личном транспорте, также заключите с ним соглашение об использовании его автомобиля в служебных целях (если такого соглашения не было раньше) и получите копию ПТС или регистрационного свидетельства на автомобиль (ст. 188 ТК РФ, Письмо Минфина от 11.04.2013 N 03-04-06/11996 (п. 2)). За использование личного автомобиля нужно выплатить работнику компенсацию. И компенсация, и возмещение затрат в сумме, предусмотренной письменным соглашением с работником (Письма Минфина от 20.04.2015 N 03-04-06/22274, ФНС от 27.01.2010 N МН-17-3/15@, Минтруда от 13.11.2015 N 17-3/В-542, от 25.07.2014 N 17-3/В-347, Информация ФСС, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ):
— не облагаются НДФЛ и обязательными страховыми взносами;
— не отражаются в справке 2-НДФЛ.
Компенсация и возмещение затрат учитываются в расходах на дату их выплаты в размере, предусмотренном соглашением с работником (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Исключение одно — при использовании легкового автомобиля работника в расходах можно учесть только сумму, не превышающую норматив, который зависит от объема двигателя (пп. 11 п. 1 ст. 264, пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, п. 1 Постановления Правительства N 92):
— до 2000 куб. см включительно 1200 руб.
— свыше 2000 куб. см 1500 руб.
Сумма, которую можно учесть в расходах при использовании грузового автомобиля работника, законом не ограничена.
Тип автомобиля (легковой или грузовой) определяется по свидетельству о регистрации ТС или по ПТС.
К авансовому отчету по командировке на автомобиле работник должен дополнительно приложить путевой лист, квитанции или чеки на покупку ГСМ, а также служебную записку с указанием даты выезда в командировку и возвращения из нее (п. 7 Положения о командировках, Письмо Минфина от 20.04.2015 N 03-03-06/22368).
В остальном командировка работника на автомобиле оформляется и оплачивается, как обычно.
Подскажите пожалуйста, если работник направляется в командировку и едет на личном автомобиле, при возвращении оформил служебную записку, приложил все понесенные расходы связанные с автомобилем (чеки, квитанции)...путевых листов нет...поездка разовая...он не ездит постоянно в командировки на личном автотранспорте. Какие еще необходимо с ним оформить документы, чтобы возместить ему эти расходы (нужен ли приказ о возмещении их??... или дополнительное соглашение к трудовому договору?? или достаточно служебной записки с резолюцией руководителя???...ведь поездка один раз была...она не имеет разъездного характера???И еще, эти расходы в бухгалтерском и налоговом учете учитывать сразу на прочих расходах или нужно топливо оприходовать на склад,а потом списать на прочие расходы.Спасибо.
Достаточно приказа о командировке, служебной записки, путевого листа и чеков АЗС. Приказ о возмещении расходов, дополнительное соглашение к трудовому договору не нужны.
Сотрудник, который был в командировке на личном транспорте – легковом автомобиле или мотоцикле, – должен сдать в бухгалтерию служебную записку (пункт 7 положения, утвержденного ).
Путевой лист обосновывает количество израсходованного горючего, а значит, нужен для списания расходов на бензин. К тому же такой документ подтверждает, что сотрудник использовал свою машину для служебных целей.
На основании чеков АЗС делается проводка Дт 10-3 – Кт 71, а на основании путевого листа - Дт 20 (26…) – Кт 10-3.
Какие документы оформить, если сотрудник едет в командировку на личном автомобиле
Сотрудник, который был в командировке на личном транспорте – легковом автомобиле или мотоцикле, – должен сдать в бухгалтерию служебную записку . Таково требование пункта 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 .
При этом в данном постановлении не конкретизировано содержание служебной записки. В официальном документе сказано лишь то, что в записке надо зафиксировать фактический срок поездки.
Не перегружайте записку лишними сведениями. Ведь это не тот документ, который подтверждает использование автомобиля.
В то же время служебная записка нужна для начисления суточных и подтверждения соответствующих расходов. А значит, должна содержать обязательные для первичного документа реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). К ним относятся наименование и дата составления документа, название организации, содержание хозяйственной операции, величина натурального измерения – количество дней поездки, подпись сотрудника. Также рекомендуем привести сведения, которые обычно содержатся в любом проездном документе: время и место отправления и прибытия.
По возвращении из командировки сотрудник сдает работодателю служебную записку . К ней он прикладывает оправдательные документы, подтверждающие использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. Например, путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др. Об этом сказано в пункте 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 .
Образец служебной записки сотрудника, который едет в командировку на личном транспорте
Служебная записка
Сообщаю, что я отправился в командировку 22 января 2015 г. в 10 ч. 00 мин. из г. Москвы в г. Тверь, используя собственный транспорт:
Таким образом, продолжительность поездки составила 9 календарных дней.
Приложение:
Путевой лист.
02.02.2015 А.С. Кондратьев
Как часто нужно оформлять путевой лист автомобиля
Такая периодичность зависит от того, является организация автотранспортным предприятием или нет.
Если речь идет об автотранспортном предприятии, то путевые листы оформляйте ежедневно. Поскольку в этом случае такие документы действительны в течение одного дня (смены). На более длительный срок путевые листы выписывают только при командировках. Тогда водитель самостоятельно записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат. Это следует из раздела 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 .
Организации же, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Но как минимум один раз в месяц (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 , письмо Минфина России от 30 ноября 2012 г. № 03-03-07/51).
Первые официальные разъяснения чиновников про расходы на командировку
Сотрудник ездил в командировку на личной машине
Важная деталь
После возвращения из поездки на личной машине работник должен составить служебную записку. И приложить к ней путевой лист, а также первичку, подтверждающую расходы.
По новым правилам фактический срок командировки, в которую работник отправился на личной машине, он должен указать в служебной записке. Ее нужно представить по возвращении из поездки вместе с оправдательными документами, подтверждающими расходы и использование транспорта для проезда к месту командирования и обратно. Перечень таких документов открыт. Это путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др. (п. 7 Положения № 749).
Но возможна ситуация, что у работника не будет никаких первичных документов, которые по дате относились бы к периоду поездки. Например, если он заправил машину заранее, а жил не в гостинице, а у знакомых. Можно ли в этом случае учесть расходы в виде суточных и стоимость ГСМ на основании одной лишь служебной записки?
По мнению чиновников, нет. И фактический срок командировки, и использование машины в служебных целях нужно подтверждать первичными документами, оформленными в соответствии с законодательством о бухучете.
Осторожно!
Чиновники считают, что служебная записка не подтверждает использование в командировке личной машины. Поэтому безопаснее, чтобы работник заправил ее в командировке и сохранил чеки.
Какие именно будут документы, не важно. Но по ним должно быть видно, что сотрудник действительно сначала ехал в другой город, а потом из него возвращался (письмо Минфина России от 20 апреля 2015 г. № 03-03-06/22368).
Конечно, у работника помимо служебной записки должен быть путевой лист. Ведь он обосновывает количество израсходованного горючего, а значит, нужен для списания расходов на бензин. К тому же такой документ подтверждает, что сотрудник использовал свою машину для служебных целей. Однако безопаснее, чтобы к служебной записке были приложены еще и чеки автозаправочной станции, расположенной в месте командировки. В таком случае инспекторы вряд ли будут пытаться оспорить реальность поездки.
НК РФ сказано, что любая компания обязана подтверждать свои расходы в командировках. Подробно о самих командировках мы рассказывали в этой статье , а сейчас поговорим об учете ГСМ в деловых поездках.
Чтобы доказать деловую составляющую поездки и правильно учесть расход ГСМ, оформляют путевые листы. В Постановлении Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78 можно увидеть все рекомендованные формы путевых листов в зависимости от типа транспорта. В этом же постановлении регламентируется содержание путевого листа.
Помимо путевых листов, сотрудник после командировки должен предоставить чеки об оплате топлива или отчеты АЗС по количеству топлива, которое он залил в поездке. Подробнее об этом можно прочитать в Приказе Минфина России от 29.07.98 № 34н .
Нормы по расходу ГСМ, которые действуют сейчас, указаны в распоряжении Минтранспорта РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р (в редакции от 14.07.2015) «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте».
Плюс унифицированных норм: они уже есть, не нужно никаких трудозатрат по их разработке. Они унифицированы по большинству автомобильных марок, по типам дорог, видам груза и т.п.
Однако, само предприятие по закону вправе установить свои нормы и утвердить их у руководства, если не найдет свой автомобиль в списке этого распоряжения и проведет заранее эксперимент по расходу топлива.
Плюс собственных норм: у каждой фирмы своя специфика (определенные маршруты, загрузка автомобилей, сезонность, качество дорог). Учитывая все факторы, можно сделать нормы более точными — на каждый автомобиль в компании.
Все, что сверх лимита, учитывается в налоговом учете в не принимаемых расходах.
Пример. Сотрудник ездил в командировку из Москвы в Санкт-Петербург на служебном заправленном компанией автомобиле. После предоставления чеков на бензин и путевых листов выяснилось, что часть времени сотрудник потратил на поездку по своим личным делам. Был пересчитан километраж, а деньги за перерасход затраченного бензина (ГСМ) сотрудник вернул в бухгалтерию. В бухгалтерских проводках это было отражено как доход. Затраты на содержание машины и потраченное топливо организация списала на расходы.
Учет горюче-смазочных материалов при командировках зависит в основном от целей поездки и вида деятельности организации.
ГСМ заносим в прямые расходы. Они заносятся в учет как расходы на приобретение сырья.
Если это перевозки по заказу, тогда покупка ГСМ является материальным расходом, а поездку нельзя оформить как командировку.
Если это, к примеру, деловая поездка управляющего транспортной компанией, тогда поездка считается командировкой. ГСМ относятся в этом случае на прочие расходы (пп. 12 п. 1 ст. НК РФ).
ГСМ заносим в транспортные расходы.
Если топливо затрачено на доставку приобретенных товаров до покупателя, тогда эти расходы считаются прямыми (ст. НК РФ) и распределяются на товарные остатки на складах и на стоимость реализованной продукции.
Если это поездка директора с целью доставки готового товара или покупки продукции, такая поездка не является командировкой, а ГСМ относят на прямые затраты в транспортных расходах.
Если в поездке не было приобретений/продажи товаров, то эта поездка считается командировкой, и списание затрат на ГСМ происходит по стандартной схеме.
Ведите учет по транспорту в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для совместной работы бухгалтера и директора.
