С 1 января 2004 года начинает действовать новая форма трудовой книжки. Как правильно ее оформлять, сказано в недавно появившейся инструкции Минтруда.
Т.Н. Шубникова, эксперт АГ «РАДА»
Новые бланки трудовой книжки и вкладыша в нее приведены в постановлении правительства от 16 апреля 2003 г. № 225. При их заполнении нужно руководствоваться инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69 (далее – постановление № 69).
Сведения о работе
| № записи | Дата | ||||
| число | Месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Закрытое акционерное общество «Меридиан» | |||||
| 3 | 15 | 01 | 2004 | Принята на работу на должность бухгалтера | Приказ № 5/К от 15.01.2004 г. |
| 4 | 01 | 07 | 2004 | Переведена на должность главного бухгалтера | Приказ № 25/К от 01.07.2004 г. |
III . ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ
| Дата | Структурноеподразделение | Профессия(должность), разряд, класс(категория) квалификации | Оклад (тарифнаяставка), надбавка,руб. | Основание | Подписьвладельцатрудовойкнижки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 15.01.2004 | Бухгалтерия | Бухгалтер | 5000 | Приказ № 5/К от 15.01.2004 | Шевелева |
| 01.07.2004 | Бухгалтерия | Главный бухгалтер | 10 000 | Приказ № 25/К от 01.07.2004 | Шевелева |
… –конец примера–Запись об увольнении сопровождается ссылкой на статью и пункт Трудового кодекса, по которым увольняется работник. Она заверяется печатью организации или отдела кадров и подписью человека, который отвечает за ведение трудовых книжек. Кроме этого, должен поставить свою подпись и сам работник. Тем самым он подтверждает, что ознакомился и согласен со всеми записями, которые сделаны в его трудовой книжке за время работы на фирме.ПримерП.И. Ветров работал менеджером в ООО «Стрела». 12 ноября 2003 года он был уволен по причине прогула (подп. «а» п. 6 ст. 81 Трудового кодекса). В этот же день об этом был составлен приказ № 24.За ведение трудовых книжек работников фирмы отвечает генеральный директор «Стрелы». Он сделал в трудовой книжке Петрова следующую запись:
Сведения о работе
| №записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| 5 | 12 | 11 | 2003 | Уволен по причине прогула | Приказ № 24 |
| (подпункт «а» пункта 6 | от 12.11.2003 г. | ||||
| статьи 81 Трудового кодекса РФ) | |||||
| Генеральный директор ООО | |||||
| «Стрела»: Яковлев (Яковлев) | |||||
| Ознакомлен: Ветров (Ветров) | |||||
–конец примера– В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку. По заявлению родственников ее можно выслать по почте.
Сведения о работе
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Закрытое акционерное общество «Березка» | |||||
| 8 | 01 | 05 | 2003 | Приказ № 52 от 11.05.2003 г. | |
| 9 | 01 | 05 | 2003 | Запись за № 8 недействительна | |
| 10 | 01 | 05 | 2003 | Принят на работу на должность водителя | Приказ № 52 от 01.05.2003 г. |
–конец примера– Сведения о получении работником новой профессии или специальности вносятся в трудовую книжку с указанием разряда, класса или уровня его квалификации. Например, если бухгалтер получил профессию юриста, в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки указываются:– в графе 1 – порядковый номер записи;– в графе 2 – дата получения второй профессии;– в графе 3 – запись: «Установлена вторая профессия «юрист»;– в графе 4 – наименование документа о получении новой профессии, его номер и дата.Фирма может поменять свое наименование. Об этом в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Фирма такая-то с такого-то числа переименована в такую-то». В графе 4 указывается приказ (распоряжение) руководителя, на основании которого переименована фирма, а также его номер и дата.
Трудовая книжка — один из тех документов, от правильного заполнения которых зависит довольно многое. Именно на основе записей в трудовой после выхода на пенсию будет рассчитываться размер пенсии.
Также все ваши работодатели будут внимательно изучать, насколько грамотно были сделаны пометки, ведь это также является одним из показателей профессионализма.
Думаю, все мы уже поняли, насколько важно уметь правильно вписывать поступление на работу и выход с работы. Рассмотрим, как собственно следует заполнять титульную страницу и все остальные. В данной статье мы подробнейшим образом рассмотрим все нюансы правильного заполнения трудовой.
Для начала следует разобраться, по каким правилам происходит заполнение трудовой книжки. В Российской Федерации действует соответствующее положение. Принято оно было Министерством труда еще в 2003 году, однако с того времени не менялось.
В «Инструкции по заполнению трудовых книжек» можно найти всю необходимую информацию. Однако если вы не владеете юридическими и специальными терминами, самостоятельно разобраться во всех деталях довольно трудно.
Как заполнить первую страницу с личной информацией?
Рассмотрим по строчкам, как следует заполнять данный раздел.
Строка 1 — Ф.И.О.
Заполнять данное поле следует в точном соответствии с тем, как указаны ваши данные в паспорте.
Ни в коем случае не приемлемы изменения данных даже в том случае, если имя или фамилия указаны в паспорте не правильно. Лучше всего взять свой документ и просто переписать Ф.И.О.
Строка 2 — Дата рождения
Абсолютно ВСЕ даты вписываются арабскими цифрами в следующей поочередности — число, месяц (важно писать две цифры, то есть, например, февраля — это не 2 месяц, а 02), год (четыре цифры, никаких сокращений).
Строка 3 — Образование
Опять-таки никаких сокращений. Нет понятия высшее образование, так как может быть, как полное высшее, так и неполное высшее. Пишите подробно и четко.
Строка 4 — Дата заполнения трудовой книжки
Заполнить книжку следует в течение пяти дней с того момента, как вы устроились на работу. Опять-таки пишем в следующем порядке число, месяц (важно писать две цифры, то есть, например, февраля — это не 2 месяц, а 02), год (четыре цифры, никаких сокращений).
Строка 5 — место для подписей
Подписываться должны два человека: владелец трудовой и сотрудник компании, который заполнял книжку.
Строка 6 — Печать
Обычно печати ставят директора или начальники отделов.
В графе «Сведения …» в первую очередь следует вписать название предприятия. Не забывайте, что в трудовой не должно быть ни одного сокращения.
То есть если вы работаете в ОАО «ТТТ», то вписывать следует следующим образом — Открытое акционерное общество «ТТТ».
Затем, строчкой ниже, приписываете ОАО «ТТТ» — это штамп организации.
Строчкой ниже начинаем вносить необходимую информацию.
Заполняем слева направо.
Поле 1 — Номер записи по порядку. Рядом с первой записью соответственно становиться номер «1».
Поле 2 — Дата заполнения. В этой графе также вписывать даты следует лишь арабскими символами. Никаких сокращений. Сначала число, затем месяц и в конце год.
Поле 3 — Непосредственно вводятся необходимые сведения о приеме на работу, переводу или освобождении от должности. Рядом с записью в обязательном порядке должна стоят подпись владельца книжки (то есть сотрудника). Она свидетельствует о том, что работник знает о приказе.
Поле 4 — данная графа включает основания для приказа. Это может быть приказ, протокол, распоряжение. Обязательно указывать дату и номер приказа. Например, Приказ от 15. 07. 1990г. N 2.
Бывает, что в запись, сделанную в трудовой книжке, вкрадывается ошибка. Исправление таких опечаток следует производить в специальном порядке. Недопустимо просто перечеркнуть или тем более замазать запись.
Например, если ошибка произошла в названии организации, то следует не трогать данную запись.
Внести все так, как было указано выше, и лишь под записью в графе «Сведения о…» сделать пометку со следующим содержанием:
«В наименовании организации была допущена ошибка». Затем указать правильное название компании. Сокращения ЗАО, ОАО и т.д. должны быть полностью раскрыты.
Несмотря на то, что трудовая книжка является главным документом, подтверждающим деятельность сотрудника, в одном случае делается исключение — в случае индивидуальных предпринимателей.
По сути, индивидуальный предприниматель не имеет право делать записи в трудовой книжке, так как является не работником, а работодателем.
Как же тогда решается вопрос выплат в пенсионный фонд? Отчисление в пенсионный идут не от зарплаты, а от заработка. Пока индивидуальный предприниматель должным образом производит отчисления в налоговую и пенсионный фонд — ему начисляется трудовой стаж.
Особой разницы при заполнении документа нет. Единственное отличие — это введение сведений о работодателе. Если в случае с ЗАО мы писали наименование компании, то теперь следует писать «Индивидуальный предприниматель Имя, Фамилия», так как указано в документах.
Рассмотрим, какие ошибки ни в коем случае не приемлемы при заполнении трудовой книжки.
Запрещается:
Надеемся, что наши советы помогут вам правильно и легко заполнить трудовую книжку!
Разработаны нормативные требования и понятия, на которые приходится опираться каждому работодателю. ТК имеет юридическую силу при условии соответствия обозначенным требованиям. Основные резолюции определены в гл. 10 и 11 ТК РФ, а ст.66 определяет основы трудовой.
Важными являются Правила и Инструкции, которые определяют требования к ведению и хранению книжек, а также буквальные стандарты заполнения и внесения в них записей.
Образец заполнения трудовой книжки на прием на работу:
Если молодой специалист устраивается после учёбы в вузе или по окончании колледжа, техникума – запись осуществляется при предъявлении диплома таким же образом.
Для непосредственного включения сведений о работе, нужно выстроить следующую правовую цепочку:
Обозначенные сведения поочерёдно вписываются в четыре колонки, каждая из которых составляет самостоятельную группу данных. Вносимые сведения не должны ничем различаться при первичном приёме на работу и для лиц, работавших ранее. Первичность записи констатирует лишь порядковый номер внесения сведений.
Заполнение трудовой книжки при приеме на работу — образец:
При приёме на работу название организации вписывается до внесения записи о приёме, печать не ставится. Отсутствие печати на сведениях о приёме продиктовано опорой на положения Инструкции (№ 69), обозначенные в пункте 3.1.
Что делать в случае переименования организации, читайте .
Имейте в виду, что вписана должна быть дата приёма на работу
, то есть – указывайте день, в который работник приступит к своим обязанностям на основании приказа. Не перепутайте его с днём внесения записи в книжку.
Дата внесения записи в книжку будет указываться на титульном листе, если трудовая заводится впервые, но в сведениях о работе – исключительно день выхода (приложение 3 Правил).
Дата приёма на работу, указанная во второй графе трудовой всегда совпадает с информацией на этот счёт:
Малейшее расхождение на этот счёт может стать проблемой как для владельца трудовой, так и для лица, допустившего ошибку. Тем не менее, допущенную ошибку необходимо исправить немедленно. При этом ни в коем случае не зачёркивайте ошибочную запись и не исправляйте дату другим образом, это – грубое правонарушение. Поступайте следующим образом:
Например:
Обратите внимание на важнейшие нюансы:
При работе посменно или вахтовым методом, а также в других случаях, первый рабочий день сотрудника может наступить в выходной день уполномоченного за оформление трудовых лица. Этот момент не должен вас беспокоить. В соответствии с положением, внесение записи в трудовую может осуществиться в течение недели, но не позднее.
Так что в этом случае не торопитесь вносить запись заранее, лучше оформить всё в спокойной обстановке после выходного дня, а работник в это время зарекомендует себя на рабочем месте.
По положению, проработавшему менее 5 дней работнику не обязательно вносить запись в трудовую.
Если ваш новый работник после внесения записи и оформления на работу так и не явился на рабочее место – и договор, и внесённые сведения можно аннулировать. Для того чтобы аннулирование имело статус правового прецедента, нужно собрать подтверждающие этот факт документы, в роли которых могут выступить:
Аннулировать приём на работу можно отдельным приказом, в срок до 5 рабочих дней со дня приёма на работу недобросовестного труженика. В этом случае:
В какой срок вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу? В соответствии с п.10 Правил, сведения о работе в ТК вносятся не позднее 7 дней от даты приёма на работу. При этом дата на титульном листе книжки может быть более поздней, чем в сведениях о работе. Это нормально, пусть вас не смущает данное разногласие. Если лицо трудоустроено впервые, то на основании п.8 Правил, сведения внесите в его присутствии.
Некоторыми особенностями обладает внесённая запись в ТК, если приём осуществляется в порядке перевода . При приёме на работу, перед данными, которые внесли вы, должна стоять точная запись об увольнении со ссылкой на перевод в вашу организацию.
Эти записи вносятся на основании заявлений, которые регистрируются работодателями, один из которых увольняет сотрудника, а другой – принимает его.
На основе заявлений составляются приказы, где фигурируют факты увольнения и приёма на работу в порядке перевода. На их основании вносится запись:
Имейте в виду, что ни в коем случае нельзя вносить в трудовую запись о приёме, если отсутствует запись об увольнении. Если организация, в которой работал субъект, развалилась, без внесения соответствующих записей, он имеет возможность восстановить правовое содержание ТК путём проведения процедур признания права на внесение записи, но это не входит в компетенцию работодателя.
Оформление ТК – ответственная работа, которая опирается на многообразные нюансы. Работодатель и уполномоченное лицо обязано их знать в достаточной степени, чтобы не испортить трудовую карьеру работнику, а самому не попасть в круговорот судебных тяжб.
Допущенных ошибок нужно избегать всеми доступными способами. А в случае их возникновения – необходимо исправлять их всеми дозволенными способами, не оставляя за собой неразрешённых ситуаций.
Имейте в виду, что запись в ТК будет сопровождаться вашей подписью, что не снимет с вас ответственности на протяжении всей трудовой деятельности работника.
Трудовая книжка – документ, отражающий историю трудовой деятельности работника и являющийся исходником для расчета стажа работы. Она должна быть выполнена на стандартном бланке и соответствовать установленному образцу.
Новый документ оформляется гражданам, не имевшим ранее трудовой книжки, при приеме на работу. Заполнение происходит в их присутствии. По закону новая трудовая книжка должна быть заведена в течение семи дней с момента трудоустройства, если трудящийся проработал в вашей организации более пяти дней. С работника удерживается сумма, равная стоимости бланка трудовой книжки. Старые книжки на новые менять не рекомендуется.
Запись производится аккуратно, без любого рода сокращений. Слова «распоряжение», «приказ», «переведен» и подобные пишутся целиком. Для обозначения дат, характеристик, выражаемых в числовом значении, используются только арабские цифры. Формат записи даты принятия на работу, увольнения и других действий – 08.04.2012 (пример).
Для записи подходят перьевые, гелевые, шариковые (роллерные) ручки. Какими чернилами заполнять трудовую книжку? – Паста, гель, чернила должны быть водостойкими, устойчивыми к выцветанию, рекомендуемые цвета – синий, черный либо темно-фиолетовый.
Заполнением трудовой книжки занимается работодатель. Самостоятельно записи не производятся. Должностное лицо, ведущее и хранящее трудовые книжки работников на предприятии, назначается приказом директора организации.
Это может быть сам директор, но чаще всего оформление этого документа находится в ведении отдела кадров, при отсутствии такового – назначенного бухгалтер.
Для кадровых служб оформление, заполнение, хранение трудовых книжек регламентируется следующими постановлениями правительства РФ:
Для сотрудников вашего бизнеса да и для вас как для владельца бизнеса важно знать какие предусмотрены детские пособия в 2013 году?:
В документ заносятся сведения о трудящемся: ФИО, должность, специальность, квалификация, информация о выполняемой им работе, записи о переводе на другую работу либо должность в рамках организации, увольнении.
Также в документе отражаются награждения за успехи в труде, повышение квалификационного разряда. Информация о работе по совместительству вносят по желанию работника на основании представленных оформителю документов.
Сведения о взысканиях не документируется, за исключением случаев, когда нарушение послужило причиной увольнения. Увольнение, то есть прекращение трудового договора, обязательно должно быть обосновано в трудовой книжке.
Исправления вносятся по месту бывшей работы или на новом месте по предъявлению документов, подтверждающих обоснованность этого шага.
В пометке должно быть указано, когда, кто исправил: ФИО, должность, дата, печать, «исправлено верно». Новому работодателю для обоснования исправления необходим официальный документ со старого места работы, подтверждающий допущенную ошибку.
Зачеркнутая, неверная запись после исправления (внесения новой) не считается действительной. В пометке также указывается название подтверждающего исправление документа.
Дубликат должен полностью соответствовать по действительному содержанию оригиналу.
Исключения: неверные записи, записи послужившие причиной замены книжки, записи, которые невозможно восстановить по причине отсутствия соответствующих документов.
На титульном листе новой книжки делается информационная надпись – «Дубликат», на старой, если таковая сохранилась, – «Взамен выдан дубликат…» с указанием серии, номера нового документа.
Дубликат, то есть повторный экземпляр трудовой книжки, оформляется в случае;
Если места для записей документе больше нет, то в него вшивается работодателем лист-вкладыш установленного образца (№ 225). Для оформления необходимы паспорт и документы, удостоверяющие образование, квалификацию, сотрудника.
Вкладыш не является самостоятельным документом и рассматривается как часть трудовой книжки. В документе проставляется штамп «Выдан вкладыш» в обязательном порядке. Указываются номер, серия вкладыша.
Индивидуальные предприниматели также обязаны оформлять трудовые книжки всех нанятых работников. Дополнения о порядке оформления, ведения трудовых книжек для ИП разъясняются в следующем документе:
№ 5140-17 «Письмо Минздравсоцразвития РФ» от 30.08.2006.
Оформление и вносимая информация, в общем, соответствуют обычному порядку оформления трудовых книжек, за исключением расторжения трудовых договоров, заключенных до 6.10.2006, рассмотренных в вышеупомянутом документе. Но есть два важных отличия:
Оформление трудовой книжки: основные правила
Порядок заполнения трудовой книжки регулируется:
К сожалению, нередко приходится сталкиваться с противоречиями между упомянутыми документами. Так, запись об увольнении по собственному желанию по ТК РФ нужно вносить в документ в точном соответствии с формулировками кодекса (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ). В то же время Правила говорят о том, что нужно записывать формулировку согласно приказу об увольнении.
Ответственным сотрудникам стоит ориентироваться на иерархию нормативно-правовых актов. Если другие акты противоречат ТК РФ, применять их не стоит. В случае, описанном выше, необходимо формулировать приказ (а потом и запись в трудовой) в соответствии с кодексом.
Перечислим основные правила, которые подскажут кадровику, как заполнить трудовую книжку:
Бланк документа утвержден постановлением № 225 - где взять бланк рассказывается в статье Порядок приобретения, хранения и заполнения бланка трудовой книжки (нюансы) . Так, трудовая состоит из нескольких разделов, помогающих идентифицировать личность работника, узнать о его профессии, квалификации, длительности трудового стажа и полученных наградах. Эти разделы содержат:
Наряду с вышеуказанными общими правилами, для каждого из разделов законодатель разработал специфические правила заполнения, которые мы рассмотрим далее.
Данные о работнике указываются на титульном листе документа. Руководствуясь п. 2 Инструкции, кадровик должен внести:
Все записи должны быть заверены подписями работника и сотрудника кадровой службы, а также печатью организации (при ее наличии). Титульный лист заполняется на первом месте работы человека.
Если у работника изменились личные данные, сотрудники кадровой службы могут зачеркнуть эти данные одной чертой и указать новые. Для этого работник должен представить официальные документы, подтверждающие изменение личных данных, а кадровик — переписать сведения из этих документов на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки. Подробнее об исправлении фамилии в трудовой - в статье Запись о смене фамилии в трудовой книжке - образец .
При желании работодатель может разместить на титульном листе голограмму - о том, для чего используется голографическая наклейка рассказано в статье Куда правильно клеить голограмму в трудовой книжке - образец?
Сотрудники кадровых служб должны знать, как правильно оформить трудовую книжку, в том числе раздел, где указываются сведения о работе.
Нужно принять человека на работу? В таком случае сотрудник кадровой службы должен руководствоваться п. 3 Инструкции и записать в трудовой книжке под порядковым номером:
Если человек работает успешно, приобретает новый разряд или класс, это необходимо зафиксировать в его трудовой книжке.
Под порядковым номером сотрудник отдела кадров записывает:
Если трудовые отношения исчерпали себя и пришло время расстаться с сотрудником, работодатель должен правильно оформить запись о его увольнении в соответствии с требованиями п. 5 Инструкции.
Для этого в разделе «Сведения о работе» под соответствующим порядковым номером нужно указать:
ВАЖНО! Сведения в документе нужно указывать точно, формулировки должны соответствовать трудовому законодательству. Все записи необходимо подтверждать печатью организации (при наличии) и подписью ее руководителя.
Еще один важный раздел трудовой книжки содержит информацию о награждениях, которые сотрудник заслужил в процессе работы. В соответствии с п. 4 Инструкции сведения указываются в таком формате:
Работник кадровой службы должен заполнить этот раздел тщательно и верно, так как данные о наградах влияют на карьеру работника, дают больше возможностей для его дальнейшего трудоустройства.
Некоторые случаи в трудовых правоотношениях оформляются в трудовой книжке особым образом. К таким случаям можно отнести работу по совместительству. В соответствии с п. 3.1 Инструкции трудовая книжка должна храниться на месте основной работы. Но совместитель может попросить кадровую службу внести дополнительные сведения в трудовую книжку. Для этого достаточно подтвердить факт дополнительной работы. Можно, например, представить в качестве доказательства трудовой договор с другой организацией.
Перевод на другую работу — достаточно распространенное явление. Такие изменения в трудовых правоотношениях также должны быть зафиксированы в трудовой книжке. При этом указываются:
Правильное заполнение трудовой книжки — важная составляющая трудовых правоотношений. Если документ будет заполнен неправильно, сотруднику будет трудно доказать свой трудовой стаж. Кроме того, он понесет материальные потери, так как не сможет устроиться на работу с трудовой книжкой, заполненной с ошибками.
За нарушения в данной области возможна ответственность:
Работники отдела кадров должны заполнять трудовые книжки аккуратно и тщательно, используя образцы заполнения трудовой книжки, составленные согласно строгим формализованным правилам, носящим обязательный для всех характер. Ошибки и нарушения в данной сфере влекут административную, гражданско-правовую, материальную и дисциплинарную ответственность.
