Документооборот предприятия - его центральная нервная система. Законодательная регламентация предпринимательской деятельности постоянно увеличивается и совершенствуется. Важна не только правильная организация движения письменной формы документов, стала актуальной проблема электронного обеспечения функционирования предприятия. По многим направлениям документооборота именно электронный обмен информацией стал обязательным.
Первичные документы не всегда изначально оформляются в письменной форме, но каким бы документ ни был, он обладает определенными свойствами, временем существования и конкретным движением по подразделениям и сотрудникам. Размер предприятия, его юридическая форма, сфера компетенции и область функционирования не имеют значения, но график документооборота для учетной политики на предприятии лучше разработать еще до начала его создания.
Положения об учетной политике действуют еще со времен СССР, с 1983 года! Бухгалтерия никогда не была сердцем бизнеса, но она всегда была его фундаментальной основой.
Ответственность за разработку учетной политики обычно ложится на плечи главного бухгалтера, а утверждается руководителем предприятия. Первичный документ при этом проходит стадии:
Любое действие с первичным документом характеризуется:
Любой первичный документ имеет существенное содержание, а в процессе своего движения снабжается индикаторами состояния, позволяющими следить за соблюдением утвержденной на предприятии учетной политики.
Обычно составляется график документооборота для учетной политики в бухгалтерии, но он доступен и обязателен для всех подразделений предприятия в пределах их компетенции.
Документальное подтверждение расходов обязательно. И по-прежнему это фактическое наличие письменного документа, оформленного согласно действующему законодательству и локальному нормотворчеству предприятия. Сроки также важны.
Налоговый кодекс РФ требует подтверждения всех операций. Это одно из главных условий для учета затрат при расчете налога на прибыль. Однако далеко не всегда движение документов удовлетворяет требованиям производственной деятельности: оплата может пройти, а материалы запоздать с доставкой, товар был отгружен, но потребитель не заплатил. Как следствие, одни первичные документы запаздывают по срокам по отношению к другим.
Непредвиденных ситуаций всегда достаточно, но график документооборота для учетной политики - образец идеального движения документов. Отклонения от плана допускаются, но должны быть минимизированы максимально, а в графике следует предусмотреть ответственность каждого исполнителя.
Трудно найти предприятие, которое бы не использовало программу электронного документооборота, но даже на предприятии, не имеющем ни одного компьютера, создание или поступление первичного документа сопровождается созданием «индикатора» его состояния.
Для крупных предприятий с многочисленными подразделениями и удаленными филиалами слежение за состоянием всех документов является обязательным и отдельным производственным процессом. Здесь график документооборота для учетной политики - образец, а фактическое состояние - основание для оптимизации графика, уточнения сроков исполнения, наказания нарушителей и определения путей решения возникающих производственных затруднений.
Важно отметить, что многие события крайне критичны по срокам:
Если нарушения внутреннего производственного цикла как-то можно нивелировать, то в отношениях с государственными органами это непозволительно и чревато серьезными санкциями или убытками.
Форма описываемого документа не имеет существенного значения. По обыкновению, он разрабатывается главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия и представляет собой таблицу. Предлагаем вашему вниманию пример такого графика.
Каждый документ имеет наименование, а все строки таблицы нумеруются. Минимально необходимо наличие двух колонок:
Первая колонка содержит две позиции:
Вторая колонка - три-четыре позиции:
Предприятия не ограничены в формулировке шапки таблицы, отражающей график документооборота для учетной политики. Образец ниже показывает один из вариантов.
Важно, что логика таблицы должна отражать точно: какой документ, как появляется, кем и куда направляется, кем и когда исполняется и куда отправляется результат. Дополнительно можно предусмотреть фактическую сдачу в архив отработанной первички. Обычно график документооборота для учетной политики казенного учреждения сопровождается регламентом работы с архивными документами. В отношении государственных образований это закреплено законодательно.
Архивы (даже у средних предприятий) быстро достигают внушительных размеров. Сопроводить для повторения филиалами образец графика документооборота для учетной политики дополнительными рекомендациями по хранению в архиве и работе с архивными документами - разумная практика.
Законодательство устанавливает различные сроки хранения для разных документов. Учетная политика головного офиса не обязательно должна совпадать с политикой филиала. Сфера компетенции различных подразделений предприятия может кардинально отличаться. Но логику построения графика, однозначной идентификации документов, этапов их прохождения, правил слежения за индикаторами и регламент архивного дела целесообразно строить в едином ключе.
Унификация учетной политики, а архивной работы в особенности, имеет существенное значение для оптимизации инфраструктуры предприятия и движения информации.
Любой бизнес - это не только контроль со стороны государственных органов, но и собственного руководства и учредителей. Последняя инстанция обычно не склонна разбираться в нюансах и действует по единому строгому алгоритму.
Многие организации не ограничиваются предусмотренными законодательством нормами, а разрабатывают свою нормативную базу. Часто можно встретить график документооборота для учетной политики ООО, производственного кооператива, товарищества, фонда и другого вида юридического лица в формате собственного варианта представления о бизнес-процессах и их конструировании на практике, на реальном предприятии.
Существенным отличием госсектора от частного предпринимательства является более широкие финансовые возможности, которые позволяют положить в основу инфраструктуры предприятия популярную дорогостоящую систему, например, на базе решения Oracle Primavera Instantis. Таких дорогих идей у Oracle предостаточно, но далекое не каждое предприятие может их приобрести и иметь оборудование, достаточное для их эксплуатации.
Характерная особенность, которая отражается на реализации учетной политики, - наличие качественного, дорогого, сложного и востребованного программного обеспечения. Многие крупные представители большого бизнеса приобретают новые решения, которые обеспечивают распределенную обработку огромных объемов информации.
Однако этот кардинальный подход на местах мало отличается от ситуации на средних и малых предприятиях. Про государственные организации можно даже не упоминать. Везде по сей день властвует Excel и ему подобные продукты универсального назначения и собственные программные разработки.
Данное обстоятельство (совместное существование серьезной информационной системы и нескольких собственных программ) свидетельствует о том, что программное обеспечение в этой области нуждается в постоянной доработке.
Исходя из сказанного, представляется целесообразным при разработке учетной политики предприятия делать акцент не на используемое программное обеспечение, а на нормативный момент и соответствие юридических положений графика документооборота действующему законодательству и реальной необходимости на конкретном предприятии.
У нас вы можете скачать бесплатно график документооборота в бухгалтерии на 2016 год и посмотреть образцы графика.
Все хозяйственные операции отражаются в налоговом и бухгалтерском учете на основании . Для нормальной работы необходимо, чтобы они поступали в бухгалтерию своевременно. Соответственно процесс выписки документов и передачи их между подразделениями организации (если, конечно, весь документооборот не ведет один единственный человек) должен быть организован. И вот как раз для того, чтобы это сделать - организовать внутрифирменный порядок и контроль за выпиской бумаг, составляют такой документ, как график документооборота.
Отметим: ответственность за то, что график не ведется, не установлена. Этот документ оформляется прежде всего в интересах организации, ИП могут не вести. Если прежде у вас графика не было, сейчас самое время задуматься о его необходимости. Ведь все компании обязаны вести бухучет, а значит график документооборота поможет им проводить инвентаризацию и на ее основе делать реформацию баланса и составлять баланс.
График документооборота просто необходим организациям, в которых первичная документация поступает в бухгалтерию из разных отделов. С его помощью вы сможете организовать и контролировать работу по выписке документов разными людьми - вовремя ли они выполняют свою работу? А если происходят задержки, то по чьей вине.
Кто именно займется составлением графика, решает главный бухгалтер. Эту работу можно поручить рядовому бухгалтеру, кадровому работнику или, например, секретарю.
Унифицированной формы графика документооборота нет. Поэтому вам придется разработать ее самостоятельно или воспользоваться нашими образцами, которые мы приведем ниже в статье. Задачей графика является установить порядок, по которому в организации будут оформляться документы. В связи с этим целесообразно включить в него следующую информацию:
В бухгалтерию поступают как первичные документы, созданные работниками организации, так и «первичка» от контрагентов. По входящим документам можно оформить отдельный график документооборота, а можно включить их в общий план документооборота, назначив ответственных лиц за их проверку и передачу в бухгалтерию.
График будет удобным, если все документы в нем объединить по какому-либо принципу. Тогда ответственное лицо может сразу найти требующийся документ. Мы предлагаем два возможных способа.
Способ № 1 : сгруппируйте документы по хозяйственным операциям. Данный способ подойдет для небольших компаний, у которых не так много хозяйственных операций. В этом случае в первом столбце графика перечислите все возможные хозяйственные операции. А для каждой хозяйственной операции укажите документы, которые необходимо выписать.
Способ № 2 : объедините документы по отделам организации. Этот способ в отличие от предыдущего подойдет для более крупных компаний, состоящих из достаточно большого числа подразделений и отделов. Для каждого отдела перечислите первичные документы, которые выписывают работающие в нем сотрудники. В данном случае вы можете оформить график как единый документ, действующий для всей организации. А можете составить для каждого отдела свой график документооборота.
Ниже приведены бланки графика документооборота, которые вы можете скачать на свой компьютера и использовать в работе.
После того как график документооборота составлен, руководитель организации должен его утвердить. График можно оформить в виде приложения к приказу об учетной политике. Однако, на наш взгляд, это нерационально.
Дело в том, что учетная политика может обновляться ежегодно. А график так часто не меняется и может действовать несколько лет до тех пор, пока не устареет или не утратит силу. А при необходимости в него можно вносить изменения. В связи с этим полагаем, что график удобнее утвердить отдельным приказом.
Документооборот - это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.
График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.
Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.
Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.
График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер. Целесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере его деятельности.
Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:
1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;
2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;
3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;
4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:
Таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;
Группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;
Контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;
5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.
Сроки хранения первичных документов
Правила ведения бухгалтерского учета предусматривают срок хранения первичных документов в течение пяти лет. Архивным законодательством установлены различные сроки хранения типовых управленческих документов (перечень утвержден Росархивом 6 декабря 2000г.). Например, лицевые счета работников перечень обязывает хранить 75 лет. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.
В соответствии с п.5 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/98) (утв. Приказом Минфина России от 9 декабря 1998 г. N 60н) в составе учетной политики организации утверждаются в том числе и правила документооборота и технология обработки учетной информации. В различных документах, в том числе и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н), неоднократно упоминаются график документооборота и необходимость его соблюдения. Однако как составляется такой график, какие требования предъявляются к его оформлению, в данных документах не разъяснено.
В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР, изложен порядок организации документооборота, в соответствии с которым движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком.
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.
График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации учетных работ.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово - экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.
Обращаем ваше внимание, что пример графика документооборота приведен в Рекомендациях по формированию учетной политики для территориальных природоохранных органов управления и бюджетных организаций системы Госкомэкологии России (Приложение к Письму Госкомэкологии России от 26 июля 1999 г. N 04-14/24-204)
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены.
Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.
В соответствии со ст.17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями от 23 июля 1998 г.) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.
Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.
В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.
В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.
График документооборота - это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех подразделений предприятия от момента создания (получения) документа до момента его передачи в архив (в места хранения).
График документооборота может быть составлен как для каждого структурного подразделения предприятия (например, для бухгалтерии), так и для того или иного нормативного либо внутреннего распорядительного документа (например, относительно заключения договоров).
За его основу берется перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. График документооборота составляется в виде таблицы, на основе которой, в случае необходимости, могут быть созданы разного рода схемы и графики.
Существуют следующие виды графиков документооборота:
Применение типовых и унифицированных графиков практикуется в основном на предприятиях, подчиняющихся одному органу управления, и т. п. Индивидуальные графики разрабатываются для отдельно функционирующего предприятия.
График документооборота должен предусматривать оптимальное количество подразделений и обрабатывающих его лиц и время работы над ним.
Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово - экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.
Пример графика документооборота приведен в Рекомендациях по формированию учетной политики для территориальных природоохранных органов управления и бюджетных организаций системы Госкомэкологии России (Приложение к Письму Госкомэкологии России от 26 июля 1999 г. N 04-14/24-204)
На законодательном уровне установлен порядок ведения документооборота. Он подразумевает под собой формирования документов, хранение и их организацию.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Существует множество различных правил и требований к осуществлению обозначенных выше процедур. Все они отражаются в специализированной нормативно-правовой документации.
Руководителям предприятий, бухгалтерам, юристам и кадровикам необходимо следить за всеми реформами действующего законодательства.
Таким образом, можно будет избежать излишнего внимания со стороны контролирующих государственных учреждений.
Правильно организованный документооборот – это не только отсутствие штрафов со стороны проверяющих организаций (трудовой инспекции, других), но также отсутствие сложностей с поиском документов.
Существует определенный регламент хранения бумаг различного типа, сроки и другие важные моменты.
Всем лицам, имеющим какое-либо отношение к организации документооборота, следует заранее рассмотреть максимально пристально следующие вопросы:
В первую очередь следует ознакомиться с основополагающими нормативно-правовыми документами.
Но для рассмотрения подобных НПД следует обязательно знать некоторые важные термины:
Под термином «документооборот» подразумевается процесс создания документации, её хранения и переработки. Данное понятие очень широкое, оно включает в себя обширный перечень самых разных действий, имеет некоторую специфику.
Она отличается в зависимости от системы налогообложения, сферы деятельности компании и многих других факторов. Правила составления документов отличаются в зависимости от различного рода нюансов.
Входящие документы – получаемые почтой (электронной и обычной) и регистрируемые в специальных каталогах. Они должны обязательно приниматься в специальное «депо» для различных важных официальных бумаг.
Принимаются входящие документы от различных контрагентов, предприятий и государственных учреждений. Исходящие документы – формируемые и передаваемые другим предприятиям.
«Первичная обработка документов» — это прием входящих бумаг и последующая проверка их на правильность составления, целостность упаковки и соблюдение иных моментов.
Важно помнить о некоторых существенных моментах:
Но обязательным предварительным этапом, предшествующим данному действию, является анализ юридической составляющей, а также правильности составления. Именно это называется «предварительным рассмотрением».
Также на предприятия по различным причинам могут приходить судебные решения, исполнительные листы. Такие документы обладают важным свойством, утвержденным на законодательном уровне – обязательностью исполнения.
Под термином «исполнение» подразумевается необходимость привести в действие обозначенное в документе решение. Например, о вычитании и выплате их из заработной платы конкретного сотрудника.
Следует помнить, что некоторые документы не только должны быть исполнены в установленное в законодательстве время, но также сохранены.
За утерю исполнительных листов, судебных решений полагается серьезное наказание. Под ним подразумевается не только наложение штрафов или же иных наказаний, но также более серьезное.
no images were found
Некоторые действия подпадают под статьи Уголовного кодекса РФ. Обработка документации подразумевает под собой «таксировку», а также «контировку».
«Таксировка» — процедура вычисления стоимости хозяйственной операции. «Контировка» — обозначение в документации первичного характера специальных корреспондентских счетов.
Сегодня документы представляют собой не просто бумагу, которая содержит на себе некоторую информацию в письменной или же графической форме. Многая документация имеет также силу юридического значения.
Что подразумевает возможность свершения различного рода действий правового характера. На основании составленных документов руководство предприятия имеет право:
Именно поэтому следует уделять максимальное внимание правильной организации хранения документации, её формирования, иным немаловажным факторам.
Так как в противном случае велика вероятность проблем со всеми контролирующими государственными учреждениями – ФНС , трудовой инспекцией, негосударственными фондами.
Соответствующим образом организованный документооборот даст возможность избежать проблем с законом, не стоит недооценивать его роль.
Сегодня большая часть документации переведена в электронный вид. Такой способ осуществления документооборота на предприятии в обязательном порядке регламентируется НПД.
В первую очередь следует уделить внимание федеральному законодательству:
Наиболее важным нормативно-правовым документом, рассматривающим данным вопрос, является
Наиболее важными разделами, на которые следует в первую очередь ориентироваться кадровым работникам, являются следующие:
Стоит придерживаться всех обозначенных в законодательстве правил, норм. Особенно это касается недавно введенных реформами.
Именно на такие моменты в первую очередь обращают внимание различные контролирующие организации. Таким образом, можно будет избежать штрафов, иных неприятных моментов.
На каждом предприятии, вне зависимости от его величины, в обязательном порядке формируется – документооборота.
Он должен содержать максимально подробную информацию о местоположении документа, различных его важных параметрах – с момента его создания до сдачи в архив.
Унифицированного формата подобного графика в законодательстве не существует. Тем не менее, он необходим для любого юридического лица.
Именно поэтому руководителю предприятия или же иному сотруднику, занимающемуся составлением подобного графика, стоит обязательно заранее рассмотреть некоторые основополагающие вопросы:
Предварительное ознакомление со всеми перечисленными выше моментами позволяет избежать допущения типичных ошибок при формировании подобного документа.
В составлении графика документооборота обязательно участвуют следующие лица:
Главный бухгалтер непосредственно занимается формированием документа рассматриваемого типа. Либо его составление должно происходить под его пристальным надзором.
Так как он несет непосредственную ответственность за его правильность, а также содержимое. После завершения этапа составления документ должен быть обязательно подписан руководителем предприятия (директором, замещающим его лицом).
Также в составлении такого графика могут принимать участие какие-либо иные лица. Так как данный документ может формироваться для различных подразделений.
Так, за основу подобного графика всегда берется процедура создания, обработки, а также проверки всех документов, которые курсируют в подразделении.
В графике всегда должна присутствовать следующая информация:
Сам график, несмотря на отсутствие унифицированного формата, обычно всегда представляется в виде таблицы. На её основании, впоследствии, могут быть сформированы всевозможные графические диаграммы, нечто иное.
Все графики такого рода можно разделить на несколько видов:
При этом последнего типа графики обычно применяются на предприятиях, которые представлены обширной сетью филиалов. Так как именно таким образом удается привести в порядок документооборот в случае некоторой территориальной удаленности.
При составлении рассматриваемого типа графика в обязательном порядке учитывается количество:
Благодаря графику существенно упрощается осуществление контроля за документацией. Такой порядок позволяет избежать возникновения ошибок при составлении бухгалтерской и налоговой отчетности, иных неприятностей.
В случае отсутствия соответствующего опыта составления документов данного типа стоит заранее ознакомиться с образцом. Так можно будет избежать необходимости тратить время на разработку нового формата.
При составлении документа рассматриваемого типа, несмотря на отсутствие установленной на законодательном уровне унифицированной формы, необходимо учитывать некоторые нюансы.
Сам факт их наличия зависит от типа учреждения, а также выбранной предприятием формы налогообложения.
Наибольшие сложности обычно вызывают следующие моменты:
При составлении графика на предприятии данного типа необходимо будет заранее определиться со следующими важными моментами:
Отсутствие графика подобного рода может привести к неправильному отражению всевозможных хозяйственных операций в бухгалтерском учете.
Что приведет к необходимости сдачи в Федеральную налоговую службу , а также уплате штрафа или же иным неприятностям.
С недавнего времени всем предприятиям, ведущим свою деятельность по , необходимо вести бухгалтерский учет. Потому график документооборота просто необходим.
