19.08.2017 вступили в силу поправки, изменившие порядок кассовых операций и упростившие выдачу денежных средств под отчет, которые регулируются Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Поправки были внесены Указанием Центробанка от 19.06.2017 № 4416-У. Всего предусмотрено 5 важных нововведений. Рассказываем.
Поправки внесены в пп.6.3 Порядка ведения кассовых операций. До внесения изменений выдача денег сотруднику, который не отчитался по предыдущему подотчету, была чревата наложением штрафа по ст. 15.1 КоАП РФ.
Подотчетное лицо обязано было не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который были выданы деньги под отчет, предъявить главному бухгалтеру авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Отчет проверялся в бухгалтерии и утверждался руководителем организации. После этого производился окончательный расчет. При этом выдача новых денег под отчет была возможна исключительно при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной сумме.
Теперь такое правило упразднено. Наличие у сотрудника задолженности больше не является препятствием для выдачи под отчет новых денежных сумм. Для их выдачи достаточно оформления распорядительного документа. Между тем, накапливать долги сотрудникам все же не рекомендуется. Дело в том, что проверяющие (ИФНС и ФСС) могут расценить такую задолженность как доход сотрудника и доначислить на нее страховые взносы и НДФЛ. Поэтому долги по подотчетным суммам лучше гасить своевременно и без задержек.
Поправки внесены в пп.6.3 Порядка ведения кассовых операций. Ранее выдача денег под отчет (на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации или индивидуального предпринимателя), осуществлялись строго на основании заявления сотрудника. К примеру, для того, чтобы приобрести для компании офисные принадлежности или технику, сотрудник должен был писать заявление в произвольной форме. Заявление должно было содержать запись о сумме наличных денег, сроке, на который они выдаются, а также подпись руководителя организации.
Теперь заявления на выдачу подотчетных сумм не требуется. Деньги сотруднику можно выдать из кассы, или перевести на его «зарплатную» карточку на основании распорядительного документа. Центробанк не уточняет, что является таким документом. Соответственно, деньги можно выдавать на основании любого распоряжения руководства организации. Например, приказа директора о направлении сотрудника в командировку. При этом, как и раньше сотрудники смогут получать подотчетные деньги на основании своего заявления. Поправки оставляют такую возможность.
Поправки вносятся в абз. 3 пп.4.6 Порядка ведения кассовых операций. В соответствии с ранее действующим порядком, все записи в кассовой книге осуществлялись строго кассиром. Кассир вносил в книгу записи по каждому приходному и расходному кассовому ордеру, оформленному на полученные и выданные наличные деньги.
Теперь круг лиц, которые могут заполнять кассовые книги, существенно расширен. По сути, вести книги сможет любой уполномоченный на это сотрудник организации. Для этого потребуется издать соответствующее распоряжение или приказ, уполномочивающий сотрудника на внесение записей в книгу.
БУХ.1С теперь в мессенджере Telegram! Присоединиться к каналу можно
по ссылке: https://t.me/buhru (или набрать@buhru
в строке поиска в Telegram).
Поправки вносятся в пп.4.1 Порядка ведения кассовых операций. До изменений выдача наличных денег из кассы, например, при возврате товара покупателем проводилась по расходным кассовым ордерам. По каждой возвращаемой покупателю сумме организация обязана была составлять расходный ордер (п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Теперь составлять в таких случаях отдельные расходные ордеры не потребуется. Согласно поправкам, все ордеры могут оформляться по окончании проведения кассовых операций. То есть в конце рабочей смены на основании фискальных документов (кассовых чеков, оформленных онлайн-кассой). Иными словами, для выдачи денег за возвращенный товар достаточно будет оформить чек, содержащий отметку о возврате (признак – «возврат прихода»).
Поправки вносятся в абз. 4 пп. 4.6 Порядка ведения кассовых операций и касаются изменения порядка сверки данных, которые содержатся в кассовой книге.
Ранее кассир в конце рабочего дня обязан был сверить данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов. А также обязан был вывести в кассовой книге сумму остатка наличных денег и проставить в ней подпись. Теперь же данные кассовой книги сверяются не только с данными приходных и расходных ордеров, но и с фактической суммой наличных денег в кассе.
Бухгалтер, как никто, знает, что в первичных документах, подтверждающих расходы организации, должен быть полный порядок. Поэтому важно, чтобы подотчетные лица, купившие для организации какие-либо товары (работы, услуги), принесли в бухгалтерию правильно оформленную первичку. Для этого подотчетникам нужно объяснить, как проверить бумаги еще при их получении. Удобнее всего - снабдить таких сотрудников специальной инструкцией, в которой будут указаны не только требования к первичным документам, но и порядок получения денег в кассе или на карту, сроки отчета по ним и иная полезная для подотчетников информация. Такая инструкция - это локальный нормативный акт. Соответственно, нужно утвердить ее у руководителя и ознакомить с ней всех работников, которым выдают подотчетные суммы.
Приведем образец такой инструкции. Вам останется лишь адаптировать ее под себя.
Выдавать деньги под отчет можно любым работникам и в любой валюте.
Подотчетными лицами могут быть даже работники-иностранцы, не являющиеся резидентами РФ. Выдача им денег под отчет не считается валютной операцией, при которой расчеты ведутся лишь через счет в уполномоченном банке. Ведь деньги не отчуждаются в пользу работника, а остаются в собственности работодател яПостановления АС ВСО от 05.09.2014 № А69-3114/2013 , от 02.09.2014 № А69-3118/2013 .
Получить в бухгалтерии деньги под отчет работник может только на основании резолюции руководителя и только при отсутствии задолженности по ранее полученным подотчетным сумма мп. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее - Указание № 3210-У) . Между тем ответственности за выдачу новых подотчетных сумм в отсутствие отчета по старым нетПостановление ВС от 30.09.2015 № 307-АД15-11670 .
Деньги под отчет выдаются по заявлению работника. Причем оно обязательно, даже если подотчетное лицо - сам руководитель организации (вместо заявления он может оформить распоряжение). Ведь выдачу денег под отчет в отсутствие такого заявления проверяющие могут посчитать нарушением порядка ведения кассовых операци йч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ .
Формы заявления работника и распоряжения руководителя на выдачу средств под отчет вы можете найти: → Формы
Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и способ выдачи денег (наличными из кассы или перечислением работнику на карту: корпоративную, зарплатную, обычную дебетову юПисьмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 ) устанавливает сама организация.
Поскольку личные банковские карты работников используются для подотчетных целей куда чаще корпоративных, то далее мы будем вести речь лишь о личных картах.
Если организация использует для подотчетных нужд корпоративную карту, то в инструкции для подотчетников или в ином внутреннем документе следует дополнительно оговорить все связанные с этим нюансы (например, о порядке передачи карты и ее возврата, об обязанности работника сохранять в тайне PIN-код, об отсутствии ограничения по расчетам свыше 100 тыс. руб. и т. п.). Также помните, что при использовании корпоративных карт деньги считаются выданными под отчет не в момент передачи карты, а в момент, когда работник снимет с нее деньги или расплатится ею.
При перечислении подотчетных сумм на карту работника не забудьте в платежном поручении в поле о назначении платежа указать, что они являются именно подотчетными. Иначе есть риск, что налоговики при проверке посчитают их зарплатой и обложат НДФЛ. Кроме того, от назначения платежа часто зависит размер банковской комиссии, взимаемой за перевод.
УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «Луч»
1. Общие требования к выдаче и расходованию подотчетных сумм.
1.1. Деньги могут выдаваться под отчет на любые цели, связанные с деятельностью организации, и должны тратиться исключительно на те цели, на которые они были выданы.
1.2. Все расходы за счет подотчетных средств должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами в соответствии с п. 4.
1.3. Максимальная сумма покупки за наличные средства у организации или предпринимателя не должна превышать 100 000 руб. по одному договор уп. 6 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У .
1.4. Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы:
- при командировке - на время командировки, указанное в приказе о командировке;
- на хозяйственные и иные нужды - на срок, утвержденный руководителем.
По истечении этих сроков работник должен отчитаться по потраченным суммам и при наличии неиспользованного остатка подотчетных средств вернуть его организации в соответствии с п. 3.
1.5. В случае нецелевого расходования подотчетных средств, отсутствия подтверждающих документов или их несоответствия требованиям, указанным в п. 4, авансовый отчет работника может быть не утвержден руководителем.
1.6. При получении подотчетных средств на банковскую карту работник вправе использовать при расчетах как карту, так и предварительно снятые с нее наличные.
1.7. При необходимости работник с разрешения руководителя может использовать при расчетах в интересах организации собственные средства, которые возмещаются ему после утверждения авансового отчета.
2. Порядок получения денег под отчет.
2.1. Работник передает в бухгалтерию заявление (см. Приложение № 1) на имя руководителя с просьбой выдать ему деньги. В заявлении должны быть указаны сумма, цель расходования и срок, на который они необходимы, а при получении средств на банковскую карту - еще и платежные реквизиты, на которые нужно перечислить деньги.
2.2. Сотрудник бухгалтерии проверяет, нет ли у работника задолженности по ранее выданным подотчетным суммам. При ее отсутствии ставит на заявлении отметку об этом и передает заявление руководителю. Руководитель, в свою очередь, пишет на нем свое решение о выдаче денег (с указанием, на какой срок) или об отказе в выдаче.
2.3. При положительном решении руководителя деньги работнику выплачиваются способом, указанным в заявлении.
2.4. Если работник должен действовать от имени организации (в частности, это случаи, указанные в подп. 4, 5, 8 п. 4), то ему выдается доверенность (на получение ТМЦ - см. Приложение № 2, на иные полномочия - см. Приложение № 3). Работник должен предъявить ее при расчетах с третьими лицами, чтобы подтверждающие документы были оформлены на организацию и он, как ее представитель, смог забрать причитающиеся ей документы и ТМЦ.
Если работник оплатит покупку для организации чужой банковской картой, то вы все равно сможете учесть такие траты в расходах для целей налогообложения. Но для этого понадобится расписка владельца карты о том, что работник вернул ему потраченные с карты деньг иПисьма Минфина от 11.10.2012 № 03-03-07/46 ; ФНС от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876 . Но если вы не хотите сталкиваться с такими сложностями, то прямо пропишите в инструкции запрет оплаты покупок с использованием банковских карт других лиц.
По полученным под отчет деньгам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме, утвержденной организацией (это может быть и унифицированная форма № АО-1утв. Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55 ).
Срок представления отчета по истраченным наличным средствам, полученным из кассы (в том числе на командировку), законодательством установлен и равен 3 рабочим днямп. 6.3 Указания № 3210-У ; п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 . А вот по подотчетным суммам, переведенным на банковскую карту, такого срока нет. Поэтому организация должна установить его самостоятельно. Причем в ситуации, когда подотчетные средства переводятся на карту, не действует запрет на получение новых подотчетных сумм до представления отчета по старым. Значит, организация может установить, что по средствам, полученным на карту, работник вправе отчитываться, к примеру, всего раз в месяц (например, это удобно, если нужно часто приобретать канцтовары).
3. Порядок отчета по подотчетным суммам.
3.1. По расходам, произведенным в интересах организации за счет подотчетных или собственных средств, работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (см. Приложение № 4).
3.2. Авансовый отчет представляется в течение 3 рабочих дней:
- по средствам, выданным на командировку, - со дня возвращения из нее;
- по средствам, полученным на иные нужды из кассы либо на карту, - после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет;
- по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7 - со дня покупки.
Если срок представления авансового отчета истекает в период отсутствия работника на работе на законных основаниях (например, из-за болезни), то авансовый отчет представляется в течение 3 рабочих дней со дня выхода на работу.
3.3. Неиспользованный остаток подотчетных средств работник должен вернуть на следующий рабочий день после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет, а в случае отсутствия на работе в этот день на законных основаниях - в день выхода на работу.
3.4. Авансовый отчет оформляется в одном экземпляре. На его оборотной стороне в таблице работник записывает по порядку подтверждающие документы и суммы затрат по ним, затем прикладывает эти документы к авансовому отчету, предварительно пронумеровав их в том же порядке. При этом сумма в графе «Израсходовано» на лицевой стороне должна соответствовать итоговой сумме расходов в таблице на оборотной стороне.
3.5. В подтверждение приема авансового отчета работнику выдается расписка (отрезная часть отчета).
3.6. Если авансовый отчет представляется по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7, то работник одновременно подает заявление (см. Приложение № 5) на имя руководителя с просьбой утвердить авансовый отчет и возместить перерасход в соответствующей сумме.
В тексте заявления о возмещении перерасхода, когда работник тратил личные деньги, можно указать, например: «Прошу утвердить прилагаемый авансовый отчет от 28.03.2016 № 12 и возместить перерасход в сумме 1560 руб., истраченной на покупку канцелярских товаров».
Неиспользованные подотчетные средства, возвращенные в кассу, не обязательно сдавать на расчетный счет. Поэтому их можно снова выдать под отчет либо направить на иные нужды (кроме тех, для которых требуется специально снимать деньги со счета, например на оплату аренды недвижимости и т. п.п. 4 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У ).
К авансовому отчету работник должен приложить подтверждающие расходы документы. Работник должен знать, какие требования предъявляются к первичным документам, чтобы суметь проверить их сразу на месте при совершении покупки.
Легче всего работнику будет, если вы сделаете образцы всех подтверждающих документов, где будет выделена важная информация, и ознакомите его с ними.
4. Требования к подтверждающим расходы документам.
4.1. Перед покупкой работник должен спросить у продавца, выдает ли он документ, подтверждающий оплату, и если нет, то работнику не следует совершать покупку.
4.2. Перечень оправдательных документов, представляемых работником:
1) при покупках в розницу (в том числе при оплате через Интернет с доставкой или самовывозом):
- чек ККТ;
- товарный чек (если в чеке ККТ нет перечня покупок);
- счет-фактура. Работник должен потребовать его у продавца, если в чеке ККТ выделен НДС. Если продавец не выдает счет-фактуру и сумма покупки превышает 10 000 руб., то работнику не следует совершать покупку;
2) при покупках в розницу у продавца, не использующего ККТ в связи с применением специального налогового режима в виде ЕНВД или патентной системы налогообложения, - любой документ об оплате с перечнем покупок (например, товарный чек, квитанция);
3) при оплате услуг, оказываемых населению (бытовых услуг, услуг пассажирского транспорта, учреждений культуры, почты и др.п. 2 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ
):
- или чек ККТ. А если в нем нет наименования услуги, то еще и товарный чек (иной подобный документ с расшифровкой);
- или бланк строгой отчетности (БСО).
При приобретении работником электронных билетов документами, подтверждающими транспортные расходы, будут:
- при авиаперелете - распечатка маршрутной квитанции (электронного билета) и посадочный талон;
- при проезде на поезде и ином транспорте - распечатка электронного билета (на поезде дальнего следования - распечатка контрольного и посадочного купонов);
4) при покупках у оптового продавца:
- чек ККТ;
- товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ);
- счет-фактура (если в чеке ККТ, накладной или акте выделен НДС);
- корешок доверенности на получение ТМЦ по форме № М-2;
5) при внесении предоплаты за товары (работы, услуги), которые будут отгружены организации:
- чек ККТ;
- счет-фактура на аванс (если в чеке ККТ выделен НДС);
6) при приобретении товаров (работ, услуг) у физлиц-непредпринимателей (к примеру, в случае найма жилого помещения во время командировки):
- договор (см. Приложение № 6);
- расписка физлица в получении денег от работника (см. Приложение № 7);
7) при оплате через платежный терминал (если невозможен другой способ оплаты) - чек, выданный терминалом;
8) при внесении платы организации или предпринимателю, не связанной с расчетами за товары (работы, услуги) (например, при возврате займа, внесении пожертвования, уплате членских взносов в саморегулируемую организацию), - квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО).
4.3. При получении на руки указанных в п. 4.2 документов работнику следует обратить внимание на следующее.
| Документ | Что нужно проверить |
| Кассовый чек | Наличие перечня товаров (работ, услуг) с указанием количества и стоимости каждой единицы. При отсутствии такой информации в кассовом чеке она должна быть в других выданных документах, например в товарном чеке |
| Товарный чек | Наличие реквизито вп. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ
: - наименование документа и дата составления; - наименование организации (ф. и. о. предпринимателя); - перечень товаров (работ, услуг) с указанием количества и стоимости; - должность лица, выдавшего документ, его подпись с расшифровкой |
| Документ об оплате, выдаваемый взамен чека ККТ вмененщиками и предпринимателями на патентном режиме | п. 2.1 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ
: - номер документа; - ИНН организации (предпринимателя) |
| БСО | Наличие тех же реквизитов, что и в товарном чеке, а такж епп. 3 , 4 Положения, утв. Постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359
: - шестизначный номер и серия бланка, сокращенное наименование типографии, ее ИНН, адрес, номер заказа, год, тираж; - адрес (для организаций) |
| Товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ) | В качестве покупателя (грузополучателя, заказчика) должна значиться организация работника |
| Счет-фактура | В качестве покупателя (грузополучателя, заказчика) должна значиться организация работника. Если работник лишь вносил предоплату, то в счете-фактуре (по строке 5) должны быть указаны дата и номер кассового чека или ПКОподп. «з» п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 |
| Квитанция к ПКО | Наличие печати, а при ее отсутствии у продавца - штампа о проведении кассовой операции (например, с указанием наименования фирмы, ее ИНН и слова «Получен о»)пп. 4.4 , 5.1 Указания № 3210-У |
При подготовке образца договора, заключаемого подотчетником с физлицом, не забудьте включить в него следующие данные:
Авансовый отчет проверяет бухгалтер и утверждает руководитель в сроки, установленные организацие йп. 6.3 Указания № 3210-У .
5. Порядок проверки и утверждения авансового отчета.
5.1. Авансовый отчет проверяется главным бухгалтером в течение 3 рабочих дней и утверждается руководителем в течение 2 рабочих дней.
5.2. Перерасход по утвержденному авансовому отчету (в том числе в случае его представления по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7) выдается работнику из кассы в течение 2 рабочих дней после утверждения авансового отчета.
5.3. Если работник своевременно не возвратил организации неиспользованный остаток подотчетных средств, то она вправе в течение месяца со дня окончания срока их возврата удержать эту задолженность из зарплаты работника по правилам, установленным в ст. 137 Трудового кодекса РФ.
5.4. За нарушение требований настоящей инструкции к работнику может быть применено дисциплинарное взыскание в виде выговора.
Выдавать деньги под отчет разрешается не только сотрудникам, работающим на основании трудового договора, но и лицам, с которыми заключен гражданско-правовой догово рп. 5 Указания № 3210-У ; Письмо ЦБ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859 . Однако не забывайте, что статус у таких работников разный. На последних не распространяются положения ТК РФ, в частност истатьи 137 , 168 ТК РФ : о выплате им суточных при направлении в командировку, об удержании задолженности по подотчетным суммам из зарплаты (соответственно, разногласия в случае невозврата неизрасходованных сумм или неутверждения авансового отчета нужно будет разрешать в судебном порядке) и др.
Во избежание путаницы оформлять подотчет лучше только с работниками, с которыми заключены трудовые договоры. А лицам, работающим по гражданско-правовым договорам, деньги следует выдавать не под отчет, а во исполнение заключенного с ними договора (поручения, агентирования и т. п.), например на основании их заявления о возмещении им расходов на выполнение поручения. При этом авансовый отчет им оформлять не обязательно.
Выдаются из кассы сотрудникам только лишь для того, чтобы обеспечить нужды организации. Это непростая процедура. Для ее осуществления есть определенный алгоритм (о нем мы рассказывали в статье о том, ), любое отклонение от которого приведет руководителей и ответственных лиц к проверкам контролирующих налоговых органов и последующей административной ответственности. Поэтому, задаваясь вопросом, какую максимальную сумму можно взять подотчет, необходимо руководствоваться только действующим законодательством и учетной политикой организации.
Максимальная сумма подотчет в 2019 году регулируется локальными нормативно-правовыми актами: учетной политикой и положением о расчете с подотчетными лицами. Законодательной базой этих документов для бюджетного учреждения должны выступать Указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У с учетом поправок, внесенных Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У, а также Приказ Минфина России от 26.08.2004 № 70н, Приказ Минфина РФ от 10.02.2006 № 25н и Бюджетный Кодекс РФ.
Норма, устанавливающая лимит по расчетам в рамках одного договора в размере 100 000 рублей между организациями, не распространяется на расчеты между бюджетным учреждением и его сотрудниками. Законодательно максимальная сумма подотчет работнику не имеет ограничений. Однако организации вправе сами устанавливать лимит на суммы, авансируемые в качестве командировочных и хозяйственных расходов, и прописывать его в своих учетной политике и коллективном договоре. Также учреждению необходимо разработать положение о расчете с подотчетниками.
Максимальные суммы, которые выдаются командированным работникам, определяются расчетным путем на основании норм возмещения стоимости проезда, количества дней командировки, а также норм суточных.
Поправки от 19.08.2017 года, внесенные в Указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У, установили ряд изменений в порядке расчетов с подотчетниками. Теперь, согласно Указанию ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У, подотчетному лицу больше не нужно писать заявление. Главным основанием для авансирования будет выступать приказ или иной распорядительный документ руководителя учреждения.
Остальные нововведения также являются значительными:
В связи со всеми законодательно принятыми нововведениями, организациям также необходимо внести изменения в приказы об учетной политике, коллективные договоры и положения о ведении кассовых операций и расчете с подотчетными лицами.
Выдавать деньги под отчет можно не только штатным сотрудникам, но и лицам, с которыми у вас заключены гражданско-правовые договоры. Дальше мы подробно поговорим о том, как выдать деньги под отчет штатным и внештатным работникам в 2016 году.
Из этой статьи вы узнаете:
До 1 июня 2014 года выдавать наличные под отчет можно было исключительно штатным сотрудникам. Дело в том, что по общему правилу работником принято считать человека, с которым у фирмы заключен трудовой договор (ч. 2 ст. 20 ТК РФ).
Однако в новом порядке ведения кассовых операций появилось более широкое определение работника. Теперь, «работник»- это лицо, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор (п. 5 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, далее - Указания № 3210-У). Это значит, что сейчас вы можете выдать деньги под отчет не только человеку, принятому по трудовому договору. А, к примеру, подрядчику для покупки материалов, необходимых для выполнения работ по гражданко-правовому договору.
Каждый раз, когда вы выдаете работнику деньги под отчет, просите у него написать заявление на выдачу денег под отчет. Это же касается и директора, для него никаких исключений на этот счет не предусмотрено. Поскольку на все суммы наличных, которые вы выдаете, необходимо составлять отдельный расходный кассовый ордер на основании как раз такого заявления (п. 6.3 Указаний № 3210-У).
Текст заявления составьте в произвольной форме с обязательным указанием следующих реквизитов:
Отметим, что до 1 июня 2014 года руководителю нужно было от руки писать на каждом заявлении сумму наличных денег и срок, на который они выдаются (п. 4.4 Положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П). Сейчас можно вписать все эти данные в форму заявления на компьютере, а директор просто поставит на документе свою подпись (абз. 1 п. 6.3 Указаний № 3210-У). Образец заявления на выдачу подотчетных сумм смотрите ниже.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать под отчет наличные денежные средства в сумме 4000 (Четыре тысячи) руб. на срок пять календарных дней для покупки дизельного топлива для рабочего автомобиля «Газель».
02.02.2016 Иванов Е.В. Иванов
Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:
задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.
Бухгалтер Прохорова А.С. Прохорова
Директор Морозов В.П. Морозов
02.02.2016
Выдать любому сотруднику деньги под отчет вы можете только при условии, что он отчитался по всем ранее выданным суммам (абз. 3 п. 6.3 Указаний № 3210-У). То есть два раза подряд выдать одному человеку деньги нельзя, нужно чтобы он сначала полностью погасил задолженность по старому подотчету, и только после этого выдавать новый. Как выявить задолженность сотрудника, читайте в статье.
Вы можете выдавать деньги под отчет не только наличными, но и на зарплатную карту сотрудника с расчетного счета. Это подтверждает письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.
Чтобы перечислить подотчет на карту, сделайте следующее:
Сколько денег можно выдать под отчет вы узнаете из статьи.
Для начала, на дату выдачи денег оформите расходный кассовый ордер. Посмотреть, как оформлять кассовые операции вы можете в статье.
В бухгалтерском учете на момент выдачи денег сделайте проводку:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 (51)
– выданы сотруднику деньги под отчет.
Если человек израсходовал не всю сумму, и часть вернул в кассу. Возврат оформите приходным кассовым ордером. И сделайте обратную проводку:
ДЕБЕТ 50 (51) КРЕДИТ 71
– возвращена неизрасходованная сумма подотчетных средств.
Секретарю ООО «Век» Е.П. Ковалевой 24 марта 2016 года было выдано 5000 руб. на пять дней на покупку канцтоваров. Бухгалтер выдал Е.П. Ковалевой деньги на основании ее заявления, подписанного директором.
Секретарь 27 марта купила канцтовары на сумму 4000 руб. и принесла в бухгалтерию авансовый отчет и чеки. Неиспользованные 1000 руб. секретарь сдала обратно в кассу. Бухгалтер сделал следующие проводки.
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
– 5000 руб. – выданы деньги под отчет из кассы.
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
– 1000 руб. – внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств;
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71
– 4000 руб. – приняты к учету канцтовары.
Вы можете завести специальную корпоративную карту, на которую будете класть деньги и выдавать такую карту подотчетным лицам. Чтобы получить карту, сотрудник должен написать заявление в свободной форме. Например, с таким текстом: «Прошу выдать мне корпоративную карту для закупки канцелярских принадлежностей».
Зачислите деньги на карту на основании приказа руководителя. Так же рекомендуем утвердить порядок использования корпоративных карт (образец смотрите ниже). Как организовать использование корпоративных карт, читайте в статье.
Обратите внимание! Передача корпоративной карты работнику – это еще не выдача денег под отчет. Делайте записи в бухгалтерском учете на момент снятия денег с такой карты. Узнать, когда подотчетное лицо сняло деньги вы можете из банковской выписки.
Учет операций по корпоративной карте ведите на счете 55 на отдельном субсчете. Субсчет вы можете назвать, например, «Специальный карточный счет».
На дату списания денег с карты сделайте проводку:
– выданы сотруднику деньги под отчет на корпоративную карту.
Менеджеру ООО «Салют» М.И. Банных 14 марта 2016 года выдали корпоративную карту для покупки хозтоваров. 16 марта Банных снял со счета 2000 руб. Что подтверждает банковская выписка за этот день.
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– 2000 руб. – выданы Банных деньги под отчет на корпоративную карту.
Выдачу подотчетных сумм рассматривайте как выдачу аванса. То есть до момента пока сотрудник не принесет авансовый отчет с подтверждающими документами, в расходы по налогу на прибыль (единому налогу по УСН) ничего не списывайте. Выданные подотчетные суммы не уменьшают налоговую базу (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273, п 2 ст. 346.17 НК РФ).
Так же страховые взносы на суммы подотчета не начисляйте и НДФЛ не удерживайте (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, письмо УМНС России по г. Москве от 22.12.2003 № 27-08-70659).
Чтобы отчитаться о потраченных деньгах, сотрудник должен принести в бухгалтерию авансовый отчет вместе с документами, подтверждающими расходы (кассовый чек, квитанция и т.п.). Сделать это нужно не позднее, чем через три рабочих дня с даты окончания срока, на который деньги были выданы. Конкретный срок выдачи средств под отчет указывается в заявлении.
Внимание! Отчет по командировочным расходам нужно предоставить в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Несоблюдение сроков сдачи отчета может привести к доначислению НДФЛ. Налоговики могут посчитать, что подотчетные суммы, по которым работник не отчитался, являются его доходом (п. 8 письма ФНС России от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).
Форму авансового отчета вы можете разработать самостоятельно. Например, взяв за основу форму АО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55) и убрать из нее все лишнее. А можете использовать стандартный бланк по форме АО-1.
Отметим, что каких-либо ограничений по сроку, на который подотчетные суммы могут быть вы даты, закон не содержит. Выдать деньги вы можете хоть на год, если директору так захочется (это правило не относится к командировочным расходам). Руководитель может самостоятельно ввести ограничение сроков, чтобы проконтролировать движение денег. Для этого нужно издать приказ об утверждении сроков выдачи подотчетных сумм.
|
Общество с ограниченной ответственностью «Миг» Приказ № 18 В целях контроля за расходом подотчетных сумм утверждаю следующие правила: 1. Сотрудники, получившие деньги, должны представить отчет по ним в следующие сроки: – по хозяйственным расходам – не позднее 15 рабочих дней с даты получения денег; – по командировочным расходам – в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки; 2. Деньги, выданные под отчет, должны расходоваться строго по назначению. 3. На хозяйственно-операционные расходы и на приобретение товаров деньги могут 4. Ответственность за выполнение приказа по контролю за сроками и правилами составления и представления отчетности подотчетными лицами возлагается на главного бухгалтера Генеральный директор Савин М.В. Савин |
Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно в бюджетных учреждениях началось еще в 2016 году. Согласно приказу Минфина от 01.07.2013 № 65н, был произведен ряд поправок к указаниям о бюджетной классификации, изменяющий некоторые коды классификации операций сектора государственного управления (). Таким образом, в регистрах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм. Тогда же были включены и дополнения в Налоговый кодекс РФ.
В 2017 году ЦБ внес изменения в подотчет, приняв нормативно-правового акт от 19.06.2017 № 4416-У, который внес существенные поправки к указаниям ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Главные модификации коснулись пункта 6.3.
Новые правила подотчета:
Новые правила подотчета 2019 представляют собой следующий порядок последовательных действий:
Если руководство бюджетной организации хочет обезопасить себя от невозврата, можно утвердить запрет на выдачу денежных средств при наличии у работника действующей задолженности. Для этого утверждается Положение о расчетах с подотчетными лицами.
Изменения по подотчетным суммам в 2019 году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений. Однако, если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выданная ему наличная сумма не может превышать 100 000 рублей по одному контракту.
Нормативно-правовое регулирование не устанавливает никаких запретов на перечисление денежных средств под отчет на корпоративную или дебетовую пластиковую карту работнику. О возможности перевода авансовых денег на зарплатную карту говорит и Минфин (письмо от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). Для легитимности совершения подобных действий бюджетная организация должна прописать и утвердить осуществимость безналичного расчета в своей учетной политике и Положении о расчетах с подотчетными лицами, а также в приказе об разработке бланков стандартной авансовой отчетности, отметив безналичный перевод дополнительным пунктом.
С 19.08.2017 заявление на выдачу авансовых средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководители либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме. В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых наличных и сроке, на который авансируются деньги. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату.
Если для обеспечения потребностей организации сотрудник привлек свои собственные средства, он также должен составить отчетное заявление. Работник пишет заявление о возмещении потраченных им денежных средств, руководитель его принимает, рассматривает и утверждает. Затем, издается приказ о возмещении израсходованных денег.
Если работник потратил свои деньги, это не является подотчетом!
Алгоритм возмещения также необходимо прописать в нормативной базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных денег.
Бухгалтерия должна внимательно проверить предоставленные первичные документы на возмещение. При возможности работнику необходимо оформлять их непосредственно на организацию во избежание доначисления ему НДФЛ. Однако письмо Минфина от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 разъясняет подобные ситуации следующим образом: в действиях сотрудника исключена экономическая выгода, а соответственно, и налогооблагаемая база.
