.
Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.
С.В. Тиханович , начальник отдела комплектования Российского государственного архива научно-технической документации
Мы составляем годовой план работы архива. В какие сроки нужно составлять номенклатуру дел, акты о выделении документов на уничтожение, архивные описи и т.д., чтобы ничего не забыть?
В первую очередь вспомним основные функции архива - их всего пять:
Рассмотрим каждую из них подробнее.
Хранение документов - это основная функция архива, с которой неразрывно связаны все остальные.
Архив и склад - это не одно и то же. Поместить документы в архив на хранение необходимо так, чтобы потом их легко можно было найти. Условия хранения должны обеспечивать сохранность документов в течение длительного времени. Архив отвечает за принятые на хранение документы, поэтому их прием должен быть оформлен соответствующим образом.
Для хранения документов выделяется специальное помещение с необходимым оборудованием (стеллажи, сейфы, компьютерное оборудование, контейнеры для хранения съемных электронных носителей и др.). Доступ в помещение архива предоставляется строго определенному кругу лиц. В помещении необходимо установить охранную и пожарную сигнализацию. Если охранная сигнализация не установлена, следует проводить опечатывание дверей архивохранилищ.
Учет документов - это важная функция работы архива. Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение. Поэтому в первую очередь нужно оформить передаточную опись (передаточный акт) , где будут указаны:
Передаточный акт подписывают передающая и принимающая стороны. Акты хранятся в архиве (для этого заводят отдельное дело и присваивают ему делопроизводственный индекс) и служат основанием для приема документации на хранение и размещения документов на стеллажах.
Далее нужно зарегистрировать документы в учетных (инвентарных, архивных) журналах . Каждый документ в процессе регистрации получает идентификационный номер. Документы регистрируют по мере поступления в архив в валовом порядке.
Наш совет
Документы разных видов рекомендуем регистрировать в отдельных журналах. Например, управленческую документацию - отдельно от документации по личному составу. Научно-техническая документация имеет свои регистрационные журналы и регистрируется в них (при этом разные виды научно-технической документации регистрируются в различных журналах).
Следует помнить, что архивной регистрации подлежит как отдельный документ, так и сброшюрованный том (дело) в зависимости от вида документации, поступающей в архив.
Для оперативной работы с документами необходимо создать научно-справочный аппарат (НСА). К НСА относятся: указатели, путеводители, топографические, постеллажные указатели, картотеки и др.
Выполнение работ - в течение года.
Традиционно архивы организаций получают документы не только от своих отделов, но и от организаций-соисполнителей, субподрядных организаций и др. Сотрудник архива должен четко знать, с кем он планирует работать.
Работа со сторонними организациями основана на договорных началах. Желательно запросить у договорного (юридического, планового или др.) отдела список организаций, с которыми планируется сотрудничество.
При работе со структурными подразделениями нужна номенклатура дел . Для сотрудника архива номенклатура дел - это шпаргалка, которой он будет пользоваться при планировании работы со структурными подразделениями, создающими документацию постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, для определения количества планируемых к приему документов в год.
Прием документов в архив осуществляется по единицам хранения. За единицу хранения может быть принят как один документ, так и комплект документов. Единица хранения должна быть оформлена соответствующим образом:
Выполнение работ - в течение года.
В помещении архива должен поддерживаться определенный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику хранящихся там документов (бумажных, пленочных материалов, документов на магнитных лентах и дисковых носителях и т.д.). Желательно, чтобы в помещении было искусственное освещение, а также размещались контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры). Повышенная сухость воздуха приводит к ломкости документов на бумажных носителях, повышенная влажность - к появлению на документах грибка и плесени. Попадание прямых солнечных лучей ведет к т.н. затуханию текста.
При необходимости проводятся дезинфекция и дезинсекция помещения и документов. Для уменьшения вероятности заражения документации необходимо проводить обеспыливание документов.
Очень важен визуальный осмотр состояния сохранности документации, чтобы вовремя заметить первые признаки заражения документов плесенью или грибком. При обнаружении подобных документов их необходимо изолировать от основного объема документов, в противном случае есть вероятность заражения всего фонда. Избавиться от плесени сложно.
Следы жизнедеятельности плесени остаются на бумажной основе документа. Эти темные пятна можно удалить только путем реставрации документа.
Выполнение работ:
Архив, по возможности, должен иметь читальный зал, где пользователь может ознакомиться с НСА, выбрать необходимый ему документ, оформить его получение, заказать изготовление копии и т.д. Сотрудники архива регистрируют исследователей, а также выдаваемые документы в соответствующих журналах. Из архивохранилища документы могут выдаваться как для использования в читальном зале, так и на руки во временное пользование. Срок выдачи документов не должен превышать трех месяцев.
Помимо исследовательской и научной значимости, использование документов имеет социальное значение - исполнение социально-правовых запросов граждан. Эта работа связана прежде всего с документами по личному составу (выдача справок о стаже работы, о заработной плате, о переименовании организации).
Поступающие запросы регистрируют, подготовленные по запросам документы (справки) подписываются руководителем организации и заверяются печатью.
Доступ в архив должен быть ограничен. Право доступа к просмотру документов определяется:
Выполнение работы - в течение года.
Приведем пример плана работы архива на год.
План работы архива на год
Текущие работы, которые ведутся в архиве постоянно:
1. Плановый прием документов в архив.
2. Внесение записей в учетные журналы о приеме дел.
3. Внесение дополнений и изменений в научно-справочный аппарат.
4. Размещение принятых дел на стеллажах. Внесение изменений в топографический указатель
5. Выдача документов по запросам (выемка, подкладка дел, внесение записей в учетные журналы выдачи дел).
6. Выполнение копировальных работ, распечатка документов, внесение изменений в документы и т.д. - для технических архивов.
1 раз в месяц - санитарный день (проветривание, уборка помещения, визуальная проверка состояния сохранности документов, проверка ведения журналов учета температурно-влажностного режима).
|
Месяц |
Дополнительные виды работ |
|
|
|
Проверка состояния сохранности документов на электронных носителях для технических архивов |
|
|
Составление отчета за I квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.)) |
|
|
Проверка состояния сохранности документов на бумажных носителях |
|
|
|
|
|
|
Проверка состояния сохранности документов на электронных носителях |
|
|
Сентябрь |
|
|
|
|
|
|
Подробнее см.: Журавлева М.В. Что такое научно-справочный аппарат к документам? // Секретарь-референт. 2015. № 6. С. 54-57.
Примечание . *Структурные подразделения могут не передавать документацию постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение 3 лет, если данная документация необходима им для оперативной работы. Традиционно в архив не поступает документация временного (менее 10 лет) хранения. Данная документация хранится в структурных подразделениях.
*При этом необходимо обратить особое внимание руководителей структурных подразделений на документацию, подлежащую передаче в архив после закрытия дела или по истечении 3 лет после закрытия дела, если эта документация необходима для оперативной работы.
**Если к приему планируется большой объем документации, можно составить план-график для структурных подразделений, где указать, в каком квартале (месяце) архив будет готов принять документацию от данного структурного подразделения.
***Формы актов, в зависимости от вида документов, приведены в Приложении 9 к Основным правилам работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, утвержденным приказом Главархива СССР от 12.10.1988 № 71, и в Приложении 4 к п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
****Традиционно номенклатура разрабатывается один раз в 3-5 лет. Эта работа может выполняться как сотрудником секретариата, делопроизводственного отдела, так и сотрудником архива.
В.А.Ильина Н.ФАнтусенко 2.3.5. Обеспечения санитарно-гигиенического режима Ежедневно В.А.Ильина Н.ФАнтусенко 2.4. Организовать контроль за своевременным возвращением выданных из хранилищ дел: — выверка книги выдачи дел из хранилища во временное пользование; — выверка книги выдачи дел в читальный зал пользователям 1 раз в квартал М.Б.Полякова Е.А.Летова 3. Государственный учет документов Архивного фонда Пермского края 3.1 Вести учетную базу данных «Архивный фонд» (версия 4) 1-3 квартал А.Ю.Попова М.Б.Полякова 3.2 Вести учет новых поступлений документов (по схеме учета) по графику приёма дел; при приёме документов от ликвидированных предприятий М.Б.Полякова 3.3 Подготовить и представить в Агентство по делам архивов «Сведения об изменениях в составе и объёме фондов на 01.01.2015г.» Декабрь А.Ю.Попова М.Б.Полякова 3.4. Подготовить Паспорт архивного отдела по состоянию на 01.01.2015 г.
План научно- исследовательской работы архива на год. 1.2. План научно-издательской работы архива на год (приложение к годовому плану). 1. План работы архива учреждения на год. 2. План структурного подразделения архива на год.
Внимание
Планы-графики приема дел от источников комплектования архива (на год с поквартальной разбивкой). 3. Индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника. 3. Планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей на год (с поквартальной разбивкой).
В муниципальных архивах и архивах учреждений вместо структурных подразделений могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста. В архиве учреждения различные направления работы, как правило, распределяются между сотрудниками. Штатная численность работников архива определяется, исходя из объема документов архива, хронологических границ, статуса архива и финансовых возможностей учреждения (ведомства) и государственного бюджета.
Для государственных архивов существуют специальные формулы расчета штатной численности. Когда штаты и структура архива определены и утверждены директором архива, остается только обеспечить работой трудовой коллектив. Для того чтобы он трудился без авралов и без простоя, существуют планы (табл.
1). Таблица 1. Государственный архив Архив учреждения 1. План работы архива на год. 1.1.
При необходимости проводятся дезинфекция и дезинсекция помещения и документов. Для уменьшения вероятности заражения документации необходимо проводить обеспыливание документов. Очень важен визуальный осмотр состояния сохранности документации, чтобы вовремя заметить первые признаки заражения документов плесенью или грибком.
При обнаружении подобных документов их необходимо изолировать от основного объема документов, в противном случае есть вероятность заражения всего фонда. Избавиться от плесени сложно. Следы жизнедеятельности плесени остаются на бумажной основе документа. Эти темные пятна можно удалить только путем реставрации документа.
Подготовить отчеты о работе архивного отдела: А.Ю.Попова 1.3.1. текстовый годовой отчет за 2013 год с приложениями по тексту; документы централизованного государственного учета 20 января 1 11 3 А.Ю.Попова 1.3.2. статформа № 1 (годовая) «Показатели основных направлений и результатов деятельности» Декабрь 1 А.Ю.Попова 1.3.3. анализ выполнения графика работы с организациями Декабрь 1 М.Б.Полякова 1.3.4. отчет о выполнении показателей в сфере архивного дела Ежеквартально 2 А.Ю.Попова 1.3.5. об использовании средств субвенции: — за квартал ф. 2, 3, 4; — годовая за 2013 год Ежеквартально; до 25.01.2014 4 2 А.Ю.Попова 1.3.6. — о заполнении учетных баз данных «Архивный фонд»(версия 4) «Учет местонахождения документов по личному составу» Ежеквартально 2 А.Ю.Попова 1.3.7.
Обеспечить обновление и наполнение БД «Учет обращений граждан и организаций» В течение года В.А.Ильина Е.А.Летова 6. Предоставление информационных услуг и использование документов: 6.1 Организовать работу по созданию сайта Архива; размещение и обновление информации на сайте 1 квартал в течение года А.Ю.Попова 6.2 Организовать проведение мероприятий, посвященных юбилейным датам: — 95-летию архивной службы Прикамья; — в рамках программы «Патриотическое воспитание граждан Пермского края на 2013-2017 гг.- «Духовность и патриотизм» В течение года А.Ю.Попова Е.А.Летова 6.3. Организовать: — участие в конкурсе «Лучший муниципальный архив» в номинации «Лучший муниципальный архив по использованию документов в культурных и образовательных целях»; — проведение мероприятий в рамках конкурса До 20 декабря до 15 июля А.Ю.Попова Е.А.Летова При условии финансирования 6.4.
Для структурных подразделений своей организации возможно составить план-график приема-передачи документовНоябрь
М.Б.Полякова 4.6 Продолжить работу по внедрению в практику работы ведомственных архивов организаций «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, с указанием сроков хранения» (2010); В соответствии с графиком А.Ю.Попова М.Б.Полякова 4.7 Организовать и провести контрольные мероприятия (в соответствии с приказом агентства по делам архивов Пермского края) Дату определяет агентство по делам архивов А.Ю.Попова М.Б.Полякова 4.8 Консультировать специалистов организаций по вопросам организации делопроизводства и архива Дату определяет агентство по делам архивов А.Ю.Попова М.Б.Полякова 4.9 Осуществлять контроль обеспечения сохранности документов ликвидированных организаций В течение года М.Б.Полякова Н.Ф.Антусенко (в п.Яйва) 5.
Важно
Выполнение работ:
Использование документов Архив, по возможности, должен иметь читальный зал, где пользователь может ознакомиться с НСА, выбрать необходимый ему документ, оформить его получение, заказать изготовление копии и т.д. Сотрудники архива регистрируют исследователей, а также выдаваемые документы в соответствующих журналах. Из архивохранилища документы могут выдаваться как для использования в читальном зале, так и на руки во временное пользование.
Отчет о выполнении годового плана архивом (в него включаются сведения о выполнении планов-графиков). 6. Отчет о выполнение плана структурного подразделения за год, полугодие, квартал. 6. Дневник учета труда работника (за месяц, квартал). 7.
Отчет о выполнении индивидуального плана работы сотрудника. 7. Табель учета рабочего времени * Составляются по инициативе архива. 8. Табель учета рабочего времени работников архива Планирование может быть текущим и перспективным. —
Перспективные планы (программы) составляются на долгосрочный период — 5, 10, 15 лет. — Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц. Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год. План составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития отрасли.
При этом необходимо обратить особое внимание руководителей структурных подразделений на документацию, подлежащую передаче в архив после закрытия дела или по истечении 3 лет после закрытия дела, если эта документация необходима для оперативной работы. ***Если к приему планируется большой объем документации, можно составить план-график для структурных подразделений, где указать, в каком квартале (месяце) архив будет готов принять документацию от данного структурного подразделения. ****Формы актов, в зависимости от вида документов, приведены в Приложении 9 к Основным правилам работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, утвержденным приказом Главархива СССР от 12.10.1988 № 71, и в Приложении 4 к п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
размер шрифта
ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (утв- Приказом Росархива от 13-02-2002 16) (2019) Актуально в 2018 году
3.2.1. Работу по планированию и отчетности в архиве организуют директор или его заместитель; непосредственное участие в этой работе принимают руководящие работники и специалисты архива.
Планирование работы осуществляется архивом самостоятельно, на основе анализа результатов деятельности, с учетом федеральных и региональных программ (планов) развития архивного дела, рекомендаций Федеральной архивной службы России, органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.
План работы архива составляется на год. В соответствии с федеральными, региональными программами (планами) развития архивного дела, а также по собственной инициативе могут разрабатываться перспективные программы (планы) работы архива и/или развития отдельных направлений его деятельности.
3.2.2. При планировании работы архива на год определяются приоритетные направления, виды работ, их объемы и исполнители, учитываются штатные, финансовые и материально-технические возможности, решаются вопросы координации структурных подразделений архива. При необходимости проводится штатная перестановка.
К плану работы архива на год составляется расчетная часть по принятой в архиве форме, в которой на основе плановой штатной численности архива и норм времени и выработки проводится расчет бюджета рабочего времени, необходимого для выполнения намеченных работ, предусматривается резерв времени на выполнение внеплановых заданий.
План работы архива на год состоит из введения, разделов, соответствующих направлениям развития архивного дела, и приложений. В разделах плана в сжатой форме обосновываются и конкретизируются виды и объемы планируемых работ, определяются их конечные результаты, указываются основные организационно-методические мероприятия, сроки и исполнители работ.
Обязательным приложением к плану работы архива являются основные показатели плана работы архива на год. Они включают наименования и объемы видов работ, выполнение которых контролируется Федеральной архивной службой России, органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации, директором архива. Основные показатели плана работы архива на год составляются с полугодовой, а при необходимости - с поквартальной разбивкой.
Приложениями к плану архива на год являются при необходимости планы научно-публикаторской и научно - исследовательской работы и другие приложения, устанавливаемые органами управления архивным делом и/или директором архива.
Проект плана работы архива на год обсуждается дирекцией архива, согласовывается вышестоящим органом управления архивным делом и утверждается директором архива.
Сроки представления плана архива устанавливаются вышестоящим органом управления архивным делом.
3.2.3. План структурного подразделения составляется на срок и по форме, определяемым директором архива, и утверждается им.
План структурного подразделения включает профильные данному подразделению основные показатели плана работы архива на год и может включать объемы и виды работ, контролируемые только руководителем структурного подразделения архива.
3.2.4. Индивидуальный план работника составляется на срок и по форме, определяемым директором архива, и утверждается руководителем структурного подразделения. Индивидуальный план работника составляется на основе плана структурного подразделения.
3.2.5. Контроль за выполнением планов и качеством работы осуществляется руководством архива и его структурных подразделений постоянно. Ход и результаты выполнения плана и качества работы рассматриваются на дирекции архива, доводятся до сведения трудового коллектива.
3.2.6. Отчет о выполнении плана работы архива за год, полугодие (квартал) составляется по схеме плана. В разделах отчета в сжатой форме дается анализ основных итогов работы, показывается результативность проведенных организационно-методических мероприятий. К отчету прилагаются Основные показатели выполнения плана работы архива за год, паспорт архива (приложение N 1), сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования архива (приложение N 2) и другие приложения. Порядок, сроки представления и состав приложений к отчету о выполнении плана работы архива за год, о выполнении плана за полугодие (квартал) устанавливаются вышестоящим органом управления архивным делом.
Отчеты о выполнении плана структурного подразделения, индивидуального плана работника составляются по форме планов в сроки, устанавливаемые директором архива.
3.2.7. Учет труда работников архива осуществляется в целях контроля за выполнением запланированных работ, норм времени и выработки, использованием рабочего времени по форме и в порядке, устанавливаемым директором архива. В архиве или его подразделениях ведется также Табель учета и использования рабочего времени.
10.2.1. В архиве составляются: годовой план работы (приложение 46), план-график приема дел в архив.
10.2.2. Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ.
10.2.3. План-график приема дел в архив согласовывается со структурными подразделениями и утверждается руководителем организации.
10.2.4. По итогам работы архивом составляется отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план. Последние отражаются в конце отчета, при необходимости самостоятельным разделом.
10.2.5. Учет труда в архиве ведется в табеле учета рабочего времени и в дневниках учета труда. При расчете норм времени на основные виды архивных работ архивы могут руководствоваться Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работы по документационному обеспечению управления.
документов и их организацией в делопроизводстве
структурных подразделений
10.3.1. Архив проводит проверки состояния хранения документов и их организации в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив. Организация проверок должна входить составной частью в годовой план работы архива. В целях осуществления качественного анализа состояния и контроля за работой с документами архивом ведется карточка учета работы с организацией (приложение 47).
Руководители организации или структурного подразделения должны быть заранее поставлены в известность о проведении проверки.
По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которой отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и улучшению работы.
С выводами проверки должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующего структурного подразделения.
10.3.2. Центральный архив федерального органа власти и органа власти субъекта Российской Федерации, центральный отраслевой архив, отраслевой архив органа управления субъекта Российской Федерации в соответствии с положениями о них осуществляют контроль за состоянием архивов и организацией документов в делопроизводстве подведомственных организаций.
Архив для привлечения внебюджетных средств имеет право в установленном порядке выполнять платные работы и услуги, которые осуществляются без ущерба для реализации его основных функций.
Номенклатура платных работ и услуг, выполняемых архивами, утверждается руководителем организации. Архив на основе номенклатуры с учетом условий своей деятельности (состава и содержания хранящихся документов) может разрабатывать перечень платных работ и услуг, более детально определяющий виды работ, производственных операций и исполнителей. Данный перечень утверждается руководителем организации по представлению руководителя архива. Виды и объемы платных работ и услуг включаются в план работы архива на год.
При выполнении платных работ и услуг или совместных работ отношения архива со сторонними организациями и потребителями, в том числе зарубежными, должны закрепляться договором.
Цены на платные работы и услуги утверждаются руководителем организации по представлению руководителя архива.
Вести Реестр государственных услуг в соответствии с административным регламентом № 53 В течение года А.Ю.Попова 2. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Пермского края 2.1. Провести мероприятия по организации хранения документов, в т.ч.: — размещение документов в хранилище; — картонирование дел; — подшивка документов 1-3 квартал В.А.Ильина 1 техническая обработка документов, отобранных в ходе проверки наличия и состояния 2.2. Провести проверку наличия и состояния документов архивного отдела 1 1-3 квартал М.Б.Полякова В.А.Ильина Е.А.Летова 1В соответствии с цикличным планом проверок на 2014-2017 гг 2.3. Провести мероприятия по обеспечению нормативных режимов хранения документов. Осуществлять контроль и вести журнал учета: 2.3.1. состояния охраны Постоянно В.А.Ильина Н.ФАнтусенко 2.3.2. состояния противопожарного режима Постоянно В.А.Ильина Н.ФАнтусенко 2.3.3.
Научно-техническая документация имеет свои регистрационные журналы и регистрируется в них (при этом разные виды научно-технической документации регистрируются в различных журналах). Следует помнить, что архивной регистрации подлежит как отдельный документ, так и сброшюрованный том (дело) в зависимости от вида документации, поступающей в архив. Для оперативной работы с документами необходимо создать научно-справочный аппарат (НСА).
К НСА относятся: указатели, путеводители, топографические, постеллажные указатели, картотеки и др. Выполнение работ – в течение года. Комплектование архива Традиционно архивы организаций получают документы не только от своих отделов, но и от организаций-соисполнителей, субподрядных организаций и др. Сотрудник архива должен четко знать, с кем он планирует работать.
Работа со сторонними организациями основана на договорных началах.
Годовой план работы архива – документ, в котором содержится план работы архива предприятия, график приема документов, согласованный со всеми структурными подразделениями предприятия. Информация, которая должна быть отображена в годовом плане работы архива:
Следует иметь в виду, что при расчете норм времени на выполнение архивных работ руководители архива могут руководствоваться специализированными Межотраслевыми укрупненными нормативами времени относительно работы в области документации.
Наименование организацииУТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации <* ПодписьРасшифровка подписи Дата ПЛАН РАБОТЫ на 20 ГОД (наименование архива) T T T T T T T ¬ ¦N¦Название¦Единица¦Объем ¦ Бюджет ¦Срок¦Испол-¦Примечание¦ ¦п/п¦раздела ¦измере-¦работы¦рабочего¦исполнения¦нитель¦¦ ¦¦и наиме-¦ния¦¦времени ¦¦¦¦ ¦¦нование ¦¦¦¦¦¦¦ ¦¦вида ра-¦¦¦¦¦¦¦ ¦¦боты¦¦¦¦¦¦¦ + + + + + + + + + ¦ 1 ¦2¦3¦4¦5¦6¦7¦8¦ + + + + + + + + + ¦¦¦¦¦¦¦¦¦ ¦¦¦¦¦¦¦¦¦ ¦¦¦¦¦¦¦¦¦ ¦¦¦¦¦¦¦¦¦ ¦¦¦¦¦¦¦¦¦ L + + + + + + + Наименование должности руководителя архиваПодписьРасшифровка подписи Дата Форма годового плана работы архива <* Или руководителя архива, если архив является самостоятельным учреждением. Сохраните этот документ сейчас. Пригодится. Вы нашли то что искали? * Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов.
В государственном архиве помимо отделов создаются коллегиальные совещательные органы, в работе которых принимают участие сотрудники различных структурных подразделений, а также приглашенные специалисты, ученые из других учреждений. К таким органам относятся: — экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) комиссии для решения вопросов экспертизы ценности документов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения деятельности архива; — научный совет (для координации исследовательской и издательской работы); — комиссия по рассекречиванию документов (для снятия грифов секретности с документов). Кроме того, для реализации отдельных издательских проектов в архиве могут создаваться временные трудовые коллективы.
План работы архива состоит: из введения; текстовой части — перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей; расчетной части (основных показателей плана работы на год); предложений (плана научно-издательской и научно-исследовательской работы). Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Бюджет рабочего времени — это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению.
Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки. Соответственно, самый важный отчетный документ — годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть.
Плановый прием документов в архив. 2. Внесение записей в учетные журналы о приеме дел. 3. Внесение дополнений и изменений в научно-справочный аппарат. 4. Размещение принятых дел на стеллажах. Внесение изменений в топографический указатель 5.
Наименование мероприятий Срок выполнения Объем работ Ответственный за исполнение Примечание 1. Правовое и организационное обеспечение работы архива 1.1. Организовать в соответствии с административными регламентами: — исполнение запросов российских и иностранных граждан, лиц без гражданства; — осуществление контроля над исполнением социально-правовых запросов В течение года А.Ю.Попова М.Б.Полякова 1.2.
Подготовить мониторинг об исполнении запросов граждан и учреждений 2 раза в месяц А.Ю.Попова М.Б.Полякова 1.3. Подготовить проект распоряжения об утверждении графика работы с предприятиями Декабрь А.Ю.Попова 1.4. Информировать Агентство по делам архивов Пермского края о ходе реализации инвестиционного проекта «Реконструкция помещений для муниципального архива администрации Александровского муниципального района» Постоянно в течение года А.Ю.Попова 1.3.
Внимание
Архив отвечает за принятые на хранение документы, поэтому их прием должен быть оформлен соответствующим образом. Для хранения документов выделяется специальное помещение с необходимым оборудованием (стеллажи, сейфы, компьютерное оборудование, контейнеры для хранения съемных электронных носителей и др.). Доступ в помещение архива предоставляется строго определенному кругу лиц.
В помещении необходимо установить охранную и пожарную сигнализацию. Если охранная сигнализация не установлена, следует проводить опечатывание дверей архивохранилищ. Выполнение работ – в течение года. Учет документов. Составление научно-справочного аппарата к документам Учет документов – это важная функция работы архива.
Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение.
Об архиве Об архиве Руководство архива Режим работы Новости Пресс-центр Научный совет Что у нас есть? Как пользоваться архивом? История архива Оценка качества предоставления услуг Услуги Бесплатные услуги Платные услуги Госуслуги Читальный зал Режим работы читальных залов Правила работы в читальных залах Бланки Каталог Каталог фондов Обзор фондов Путеводитель по фондам Поисковая система Библиотека Проекты Поколения Пермского края АрхиFFест Ночь в архиве Издания Выставки Фото дня Конференции День в истории Статьи и публикации День муниципалитета Пантеон героев Открытая книга отзывов 100-летие архивной службы России Образование и наука Школьникам и студентам Работникам образования Исследователям Повышение квалификации Документы Документы Устав архива План работы архива Противодействие коррупции Вакансии Контакты Использование материалов сайта без согласования с ГКБУ ГАПК запрещено.
Декабрь А.Ю.Попова 3.5 Организовать и провести паспортизацию архивов организаций-источников комплектования по состоянию на 01.12.2014 г. Октябрь–ноябрь М.Б.Полякова 3.6 Подготовить и направить в Агентство по делам архивов «Сведения о состоянии хранения документов в организациях источниках комплектования архивного отдела на 1 декабря 2014 года»; ф. 6 к сведениям (с расшифровкой по организациям) Декабрь А.Ю.Попова 3.7 Составить карточки фондов, листы фондов на вновь принятые фонды и направить в Агентство по делам архивов Декабрь М.Б.Полякова 4. Формирование Архивного фонда Пермского края и взаимодействие с источниками комплектования 4.1 Провести работу по оптимизации состава списков организаций-источников комплектования.
Внимание! Для полнофункциональной работы с сайтом требуется javascript Заказать услугу Отправить запрос Главная Документы План работы архива 1. План работы архива на 2017 год. Дата публикации: 23.12.2016 года План работы архива на 2017 год. Скачать в формате PDF 149 кб › 2. Отчет о результатах деятельности 2016 года. Дата публикации: 01.03.2017 года Отчет о результатах деятельности 2016 года. Скачать в формате PDF 325 кб › 3. План работы архива на 2015 год Дата публикации: 10.06.2015 года План работы архива на 2015 год. План финансово-хозяйственной деятельности ГКБУ «ГАПК на 2015 год. 4. Отчет о результатах деятельности 2014 года. Дата публикации: 17.03.2015 года Отчет о результатах деятельности 2014 года.
