1. Понятие документооборота и требования к его организации.
2. Движение входящих, исходящих и внутренних документов.
3. Прием, передача, доставка документов, учет объема документооборота.
4. Документооборот как услуга.
5. Регламентация документопотоков
1. Ключевые слова по теме из ДСТУ 2732: 2004.
Документооборот (4.2.2), объем документооборота (4.2.3), исходящий документ (4.2.4), входящий документ (4.2.6), регистрация (4.2.7), регистрационный индекс (4.2.8), исполнение документа (4.2.9), контроль исполнения документа (4.2.10), срок исполнения (4.2.11)/, инициативный документ.
1. Документооборот (4.2.2) – движение служебных документов в учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
1 – внутренние документы;
2 – исходящие документы;
3 – входящие документы.
Документооборот осуществляется в виде потоков документов. Выделяют потоки входящих, исходящих и внутренних документов. В свою очередь в учреждениях происходит разделение входящего потока на потоки, направляемые руководству учреждения, структурным подразделениям, исполнителям и др.
В структурном подразделении формируются потоки исходящих документов, которые направляются во внешнюю среду. Внутренние документы необходимы для поддержания эффективной работы учреждения.
Параметры документопотоков :
2. Структура, как результат классификации документа по уровням управления.
3. Режим, как изменение информационной нагрузки во времени (выделяют документы с заданной периодичностью – квартальные, месячные; а также – без установленной периодичности – ОРД).
5. Объем – количество документов, передаваемых в единицу времени.
Требования к организации документооборота :
1. Прямоточность – исключение возвратных и других ненужных перемещений документов.
2. Однократность – пребывание документа в одном и том же подразделении один раз (по возможности).
3. Целенаправленность – обусловленное деловой необходимостью движение документов.
4. Параллельность осуществления работы с документами (по возможности).
Этапы движения входящих документов :
1. Прием и первоначальная обработка.
2. Предварительное рассмотрение.
3. Регистрация.
4. Рассмотрение руководством.
5. Работа исполнителей с документами.
Принципиальная схема документооборота в университете
|
|||||
Это примерная схема, так как в движении входящих документов конкретного вида присутствует целый ряд этапов. Например, для приказа из Министерства будут присутствовать такие этапы как: тиражирование, рассылка, снятие с контроля.
Характеристика этапов :
1. Цель - подготовка документа к дальнейшему применению.
2. Цель – установление подразделения или должностного лица, к которому должен быть направлен документ.
Задание. Разработать Положение о кафедре ИСУ.
При предварительном рассмотрении используется ряд материалов (приказы о распределении обязанностей, Положение «О структурном подразделении, номенклатура дел и др.). Осуществляется референтом, помощником руководителя, завканцелярием и другими лицами. Должностное лицо, осуществляющее предварительное рассмотрение, должно пользоваться доверием руководства, соблюдать служебную этику, хранить служебную тайну.
4. Основные правила :
1. Рассмотрение документов и возврат секретарю – в день их поступления.
2. Должно осуществляться без задержек.
3. Отражение в резолюции результатов рассмотрения документа.
Структура резолюции: кому, что сделать, до какого срока, подпись руководителя, дата.
Типичные ошибки при написании резолюций:
Отсылочный характер («для ответа»);
Указание фамилии исполнителя без поручения;
4. Исполнять обработку документов нужно в соответствии с функциями сотрудника, принятыми технологиями, инструкциями по делопроизводству. Документ находится в папке исполнителя от момента поступления к нему до завершения работы документа.
Схема движения исходящих документов :
4. Регистрация.
7. Экспедиционная обработка и отправка.
1, 2 – при необходимости согласования документа с рядом лиц, должно быть соблюдено требование параллельности. Необходимость грифа утверждения зависит от вида документа. В организации в качестве приложения к инструкции по делопроизводству должен присутствовать перечень документов, подлежащих утверждению. Аналогично решается вопрос с проставлением печати.
6 – постановка на контроль – документы: письмо-запрос, докладная записка, то есть документы, требующие ответа.
7 – цель экспедиционной обработки и отправки – подготовка документа для обеспечения сохранности и дальнейшей отправки.
Движение внутренних документов на этапе создания соответствует схеме движения исходящих документов, на этапе исполнения – схеме входящих документов.
1. Подготовка проекта документа и его изготовление.
2. Согласование и визирование.
3. Подписание и утверждение (при необходимости).
4. Регистрация.
5. Проставление печати (при необходимости).
6. Постановка на контроль (при необходимости).
7. Работа исполнителей с документами.
Доставка документов в территориально-разобщенных организациях, типа ДонНУ, осуществляют лаборанты и секретари кафедр. Существует электронный обмен отдельными видами документов.
Объем документооборота по ДСТУ 2732: 2004 – суммарное количество входящих документов и созданных организацией за определенный промежуток времени.
При расчете объема документа учитывается все документы, независимо от их авторства, категории (входящие, исходящие, внутренние), факта регистрации и др. Объем документов больше регистрируемых документов.
Раздельному учету подлежат основные документы и копии, а также поступающие, отправляемые и внутренние документы.
Формула для определения объема документооборота:
количество поступающих, отправленных, внутренних / копии
В группах поступающих, отправляемых и внутренних документах рекомендуется выделять отдельные подгруппы.
Документооборот как услуга
Аутсорсинг документооборота - передача функций документооборота на всем протяжении жизненного цикла документа сторонним организациям.
Это возможно, пусть и в разной степени, как для бумажных, так и для электронных документов. Начиная с создания документа и заканчивая архивным хранением и уничтожением документов, часть функций может осуществляться профессиональными исполнителями.
Создание документа
Создание документа - первая стадия его жизненного цикла. Для бумажных документов создание означает печать предварительно сформированного электронного образа, заполнение бумажной формы или бланка, создание полностью рукописного документа, например заявления. Для электронного документа под созданием можно понимать момент его появления как отдельного объекта файловой системы компьютера, сети передачи данных или системы электронного документооборота.
Часть вышеперечисленных действий по созданию документов может быть выполнена сторонними организациями. Например, аутсорсинговые компании в числе прочих услуг предлагают профессиональную печать документов . Печать может осуществляться на территории как поставщика услуги, так и заказчика. Можно взять в аренду только оборудование, а можно - вместе с квалифицированным персоналом. Некоторые аутсорсинговые компании предлагают услуги по профессиональному созданию документов, то есть услуги дизайна и печати. Причем речь идет не только о брошюрах и открытках, но и о контрактах и даже первичных документах.
Если говорить о данной стадии жизненного цикла применительно к электронным документам, то нельзя обойти вниманием приложения, в которых эти документы создаются. Несколько лет назад в нашей стране Microsoft Office был обязательным элементом программного обеспечения каждого офисного компьютера, особенно благодаря нелегальному происхождению большой части копий пакета. Рост правосознания украинских организаций в области соблюдения авторских прав, стимулированный активными действиями правоохранительных органов, закономерно вызвал интерес к менее затратным, но легальным альтернативам Microsoft Office. Наряду с OpenOffice, StarOffice и прочими решениями с открытым кодом в качестве альтернативы могут выступать и Web-приложения, например Google Docs или InternetOffice.biz. Сейчас Microsoft, Google, Adobe и другие компании активно трудятся над технологиями, позволяющими работать с документами из Web-приложений даже в отсутствие Internet-соединения. Как только соединение восстановится, программа автоматически обновит документ, хранящийся на внешнем сервере. Работая с Web-приложениями, пользователь не получает их в собственность, он может бесплатно или за небольшую плату применять эти приложения.
В модели SaaS отсутствуют затраты на сопровождение, установку «заплат» и своевременное обновление системы. Все эти заботы берет на себя поставщик услуги, выставляя единый счет за пользование услугой. Другой плюс: приложение, поставляемое по модели SaaS, как правило, является Web-приложением, что предъявляет минимум требований к рабочей станции и позволяет работать с приложением не только с офисного компьютера, но и, скажем, с ноутбука, подключенного к беспроводной сети в Internet-кафе.
Уже на первой стадии жизненного цикла документа часть функций может быть выполнена сторонними организациями.
Работа с документами
На следующей стадии жизненного цикла документ попадает к своему адресату. Документ регистрируется, его читают, редактируют, передают дальше по инстанции, на него ссылаются, он служит руководством к действию или результатом совершения каких-либо действий. Одним из важных требований к документу на данной стадии является его доступность для оперативного обращения. Разумеется, документ должен быть доступен только авторизованным пользователям. Большое значение приобретает оперативное хранение документов.
Особенно актуальна эта проблема для электронных документов. Если в компании уже имеется СЭД или ECM-система, то задача практически решена. Если - нет, то компания может приобрести такую систему или пользоваться ею по модели SaaS. Первыми системами, предлагаемыми по этой модели, были Xythos и Spring. Судя по данным компании Xythos, общее число пользователей ее ECM-системы превысило три миллиона. Если говорить о модели SaaS вообще, то основная группа потребителей, на которую рассчитана услуга - это компании малого и среднего бизнеса. Кроме них поставщики SaaS рассчитывают увидеть среди своих клиентов и обособленные подразделения крупных предприятий, обладающих самостоятельностью в выборе программного обеспечения для внутренних нужд.
Поскольку программное обеспечение, поставляемое по модели SaaS, рассчитано на массового потребителя, функционал существующих систем, работающих в рамках этой модели, можно оценить как базовый.
Немаловажной является и проблема доверия поставщику услуг. Не все могут представить себе ситуацию, когда документы организации находятся не на корпоративном сервере, который под боком, а непонятно где во Всемирной Сети. В качестве примера можно взять CRM-системы. Появление Salesforce.com вызвало широкие дискуссии, и многие не скрывали своего скепсиса, но система развивается, компания регулярно рапортует о росте прибыли, и такие гиганты, как Microsoft и Oracle, ранее занимающие выжидательную позицию, сообщают о скором выходе собственных продуктов: Oracle готовит продукт на базе решений приобретенной компании Siebel, Microsoft - на базе Dynamics AX CRM.
Что же касается бумажных документов, то их оперативное хранение за пределами офиса, на территории поставщика услуги в настоящий момент кажется чем-то надуманным. Более интересной видится услуга по преобразованию бумажных документов в электронные и помещение последних в электронный архив . В таком случае для оперативного обращения, не связанного с изменением документа, используется его электронная копия. Это позволяет повысить оперативность работы и сократить издержки.
Если же говорить о работе канцелярии (составление номенклатуры дел, регистрация документов, контроль местонахождения документов и т.д.), то более или менее реальным «аутсорсинговым» решением можно считать консалтинг или лизинг персонала (делопроизводителей). Но это решение не имеет ярко выраженной специфики и практически ничем не отличается от лизинга другого вспомогательного персонала.
Итак, на стадии активной работы с документами можно отдать на аутсорсинг преобразование входящих бумажных документов в электронные и воспользоваться ECM-системой, предоставляемой по модели SaaS вместо покупки «традиционной» системы.
Архивное хранение
Следующая стадия жизненного цикла документа - архивное хранение. К архивным документам обращаются значительно реже и, как правило, в ходе отдельных мероприятий (аудит, проверки контролирующих органов и т.д.). Архивные документы начинают конкурировать за место с документами, переживающими стадию активного использования. Что касается электронных документов, хранящихся в корпоративной ECM-системе, то тут ситуация, с одной стороны, немного проще: для сохранения скорости обращения к оперативной базе и предотвращения ее неконтролируемого разрастания можно задать политики, перемещающие неиспользуемые документы в отдельную базу данных. При больших объемах может потребоваться запись документов на съемные носители (DVD и магнитооптические диски, магнитные ленты и т.д.). Нельзя не отметить, что простым резервным копированием базы, скажем, на магнитную ленту обойтись не удастся - речь идет именно о создании электронного архива . От штабелей дисков и лент архив отличается в первую очередь возможностью найти нужный документ и извлечь его из архива в разумные сроки.
Вопросы архивного хранения бумажных документов проработаны лучше. Растущие кипы бумаг, сжирающие недешевое, дефицитное пространство офисов, заставляют компании прибегать к услугам организаций, предлагающих внеофисное хранение документов. Надо сказать, что услуга становится все более востребованной.
Как и в случае с ECM-системами «по требованию», возникают вопросы доверия поставщику и вопросы безопасности хранения документов. Поставщики услуг архивного хранения обычно предпринимают следующие меры, призванные повысить надежность и безопасность хранения переданных им документов:
Обеспечение конфиденциальности сведений о клиентах;
Хранение документов в обезличенных стандартных коробах, что не позволяет без доступа к базе данных хранилища вычислить, где хранятся документы той или иной организации;
Ограничение доступа в хранилище, даже для сотрудников клиентов - получить доступ к документам могут только заранее оговоренные сотрудники организации-клиента;
Регистрация всех поступающих и выбывающих документов;
Обеспечение микроклимата (температура, влажность, проветривание), оптимального для хранимых документов;
Применение систем видеонаблюдения и прочих технических мер безопасности;
Наличие пожарной сигнализации и средств автоматического пожаротушения.
Другой вопрос - доставка документов по требованию клиента из хранилища в офис . Большинство поставщиков гарантирует доставку в течение рабочего дня. Разумеется, услуга эта платная, и организации стоит внимательно отнестись к составлению списка документов, передаваемых на хранение.
Поставщики услуг внеофисного хранения документов предоставляют и другие услуги:
Оценку ценности документов, определение сроков хранения, группировку документов по срокам хранения;
Выборку всех необходимых документов в случае проверки контролирующих органов;
Составление списка документов с истекшим сроком хранения;
Уничтожение документов, в том числе в присутствии заказчика.
Еще одна услуга - это преобразование бумажного архива в электронный: бумажные документы перед отправкой в архив сканируются, их сканированные или распознанные образы сохраняются в электронном архиве. Создание электронного архива позволит оптимизировать обращение к «бумажному» архиву: в рамках внутреннего аудита обращение идет к электронным документам, а в случае внешней проверки, когда нужны оригиналы, из архива извлекаются уже бумажные документы.
Таким образом, стадию архивного хранения можно считать наиболее востребованной для передачи части функций по управлению документами на аутсорсинг. Самыми массовыми являются услуги внеофисного хранения документов и преобразования бумажных архивов в электронные.
Итак, отдельные элементы документооборота можно отдать на аутсорсинг. Установим список критериев, которые позволят определить, стоит это делать.
Главный критерий: стоимость услуги . Задача состоит в том, чтобы соотнести строку прайс-листа поставщика со своими собственными затратами. Плата за аренду помещений - это еще не все затраты. Для расчета себестоимости хранения документов в офисе необходимо также учесть стоимость оборудования для хранения: стеллажей, шкафов и т.п. Нужно понимать, что хранение документов в специализированном хранилище со специальными микроклиматическими условиями, оборудованного системой автоматического пожаротушения, и вдоль стены в офисе - это совершенно разные вещи.
Для расчета стоимости услуг вне офисного хранения необходимо определить примерный объем документов, который может быть передан на хранение. Если в организации скопилось большое количество документов, обращения к которым не происходит или происходит крайне редко, то есть смысл отправить эти документы в хранилище. Разумеется, следует учитывать и конфиденциальность имеющихся документов: документы, содержащие конфиденциальную или секретную информацию, лучше «не выпускать» из офиса.
При расчете собственных затрат нужно также определить расходы, связанные с заработной платой сотрудников. Особенно критично это для небольших компаний, которым невыгодно нанимать специалистов, обладающих определенными знаниями (определенных профессий), если загрузка таких специалистов будет неполной.
При выборе модели использования ECM-системы (традиционная модель с покупкой лицензий или SaaS) следует руководствоваться следующими критериями.
Совокупные затраты. При выборе «традиционного» решения, кроме затрат на приобретение лицензий, непременно возникнут и труднопрогнозируемые затраты на модификацию, сопровождение и своевременное обновление системы. При использовании SaaS-решения эти затраты уже включены в регулярные платежи, что сильно облегчает расчет стоимости пользования системой.
Количество пользователей, электронных документов и транзакций. Размер регулярных платежей, предоставляемых по модели SaaS-систем, зависит от числа работающих пользователей, количества или объема хранимых документов, количества транзакций. И если для небольшой компании будет выгоднее «арендовать» ECM-систему, то для достаточно крупной компании с большим числом пользователей, документов и транзакций традиционный подход с приобретением лицензий может оказаться менее затратным.
Уровень интеграции с другими приложениями. Если предполагается, что ECM-система не будет интегрирована с другими приложениями или интегрирована с одним или двумя, то выбор SaaS-решения может быть оправданным. Если требуется сложная интеграция со множеством систем, то нужно, чтобы SaaS-приложение имело возможность интеграции в архитектуру предприятия. В противном случае есть смысл остановиться на «традиционном» решении.
Уровень адаптируемости и настраиваемости. Как уже говорилось выше, слабым местом современных SaaS-решений является низкий уровень настраиваемости приложений. Если требования к функционалу будущего решения достаточно высоки или планируется автоматизировать специфичные бизнес-процессы, то лучше не останавливать свой выбор на SaaS-решении. Но если бизнес-процессы в части документооборота более или менее стандартны и легко покрываются существующим функционалом решения и компания не планирует в будущем серьезно их изменять, то модель SaaS может быть хорошей альтернативой традиционному решению.
С помощью аутсорсинга документооборота можно:
Снизить накладные расходы, сосредоточившись на основной деятельности, приносящей прибыль;
Быстрее выйти на рынок, не тратя времени на создание инфраструктуры вспомогательных служб;
Улучшить качество потребляемых услуг за счет выбора профессионального поставщика данных услуг.
Передать определенную функцию на аутсорсинг или поручить это сотрудникам компании, приобрести ECM-систему или просто «арендовать» ее - все это руководство компании решает самостоятельно. И в каждом конкретном случае ответ может быть разный. Вышеперечисленные критерии помогут ответить на этот вопрос правильно.
Ведение делопроизводства в организации подразумевает не только издание документов, но и их правильное оформление. Именно от правильности оформления зависит, будет ли данный документ иметь юридическую силу или нет. Именно поэтому так важно организовать правильное ведение документооборота в организации. Давайте рассмотрим подробнее, как сделать документооборот в организации правильным, а главное, эффективным.
В данной статье мы рассмотрим:
Каждый руководитель организации стремится к тому, чтобы вся работа с документами осуществлялась на максимально высоком уровне. К сожалению, это невозможно, если сотрудники компании, осуществляющие оформление документов, не знают основ ведения документооборота. Поэтому давайте разберем, что такое документооборот и как его организовать.
Для начала давайте разберемся в понятиях. Документооборотом в организации можно назвать все стадии «жизни» деловой бумаги: от ее оформления и до отправления в архив. Также из самого названия процесса понятно, что подразумевается движение документа. То есть документооборот включает в себя все перемещения документа (не только внутри организации). Соответственно, ведение документооборота должно заключаться в создании слаженной работы с документами на всех этапах и во всех подразделениях организации.
Требования к ведению документооборота регламентируют всю работу с документацией. К ним можно отнести как требования по оформлению документов, так и требования к процессам ознакомления, хранения и уничтожения. Совокупность всех требований, предъявляемых в работе с документами, представляет собой основы документооборота. К примеру, единые требования к оформлению документов во всех подразделениях организации будет являться начальным этапом в построении правильного документооборота. Ведь именно на этапе оформления простая бумажка приобретает юридическую силу и становится документом, чтобы стать основой для решений, приказов, резолюций и прочих изменений в компании. Поэтому так важно не допускать на этом этапе ошибок, иначе уже с этого момента можно считать ведение документооборота неправильным.
Квалифицированное ведение документооборота в организации предполагает документирование всех вопросов с соблюдением установленных правил оформления документов. Данная задача заметно упрощается, если организация внедряет систему электронного документооборота. При этом в первую очередь необходимо позаботиться о соблюдении требований нормативных актов к ведению и хранению документации.
Следует отметить, что юридическая сила любого документа обеспечивается наличием всех необходимых реквизитов. Необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и при составлении одного документа, конечно же, не нужно использовать все, описанные в ГОСТ Р 6.30-2003.
Например, реквизит «Справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не приводится реквизит «Наименование вида документа». В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен и другими, если того требует назначение документа, его обработка и т. д.
Однако документ может содержать целый ряд дополнительных реквизитов, которые для отдельных видов документов могут становиться обязательными в силу требований закона или иных нормативных актов.
Документооборот - сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению, хранению и отправке документов.
Негласным правилом ведения документооборота в организации является уменьшение временных затрат на обращение документа среди сотрудников. То есть с момента создания и до момента завершения задачи, по которой создан данный документ, должно пройти как можно меньше времени. К примеру, если в компании разработана новая номенклатура дел, то ее согласование, утверждение и введение должны осуществляться максимально быстро. Эффективность документооборота в данном случае можно оценить по времени, которое прошло с момента издания новой номенклатуры дел и до ее применения во всех подразделениях организации.
Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:
Данные правила ведения документооборота помогут создать в организации правильное движение (циркуляцию) документов без необоснованных задержек на чьем-нибудь столе.
Более того, соблюдение этих правил позволяет значительно улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:
Нарушения при ведении документооборота могут возникнуть как на этапе оформления документов, так и при непосредственном движении документа. Чтобы исключить количество возможных ошибок, необходимо заранее позаботиться о создании и утверждении инструкций, которые будут регламентировать все процессы, осуществляемые с документами. Лучше всего, когда в организации есть служба ДОУ, которая занимается организацией и ведением документооборота, а также работает над выявлением и исключением возможных ошибок.
Правильная организация и ведение документооборота позволяют создать в компании циркуляцию документов, которая осуществляется в своем ритме и по отлаженной схеме. Как правило, чем больше организация, тем больше и количество документов, а значит, возрастают и требования к ведению документооборота. Избежать большинства ошибок можно путем внедрения систем электронного документооборота. Однако следует учитывать, что данная мера эффективна в больших организациях. В маленьких компаниях же электронный документооборот будет скорее тормозить процесс обращения документов. Поэтому следует изначально задуматься о необходимости такого внедрения и о последствиях, которые оно принесет.
Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле:
2. Понятие документооборота.
Определимся сначала с тем, что такое документ - это некая обособленная часть информации представленная на определенном носителе. Как правило, документы различаются по типам носителей информации, (рисунок 1). И основные резервы повышения эффективности работы с документами лежат именно в типах носителей. Если не говорить о клинописи на камне, надписях на заборах и тому подобном, то можно выделить три главных типа носителей информации.
· Микрофиши (практически то же самое, что и бумага с точки зрения поиска необходимого документа, но занимают меньше места (до 72 страниц на одной микрофише), соответственно меньше стоимость копирования информации) могут быть более тесно интегрированы с электронными средствами и доступны по компьютерной сети.
· Электронные носители информации, которые также внутри себя могут быть подразделены на ряд подтипов (жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски и т. д.). Кроме того, для электронных документов важен формат, в котором они сохранены на электронном носителе информации.
Очевидно, что один и тот же документ может существовать в различных ипостасях на различных носителях информации и переходить с одного носителя на другой. Применение того или иного носителя информации определяется следующими факторами.
Стоимость хранения информации
Прямо пропорциональна количеству документов и стоимости хранения одного документа. Очень часто приводится не для одной страницы документа, что было бы очевидно для бумажных документов, а к одному мегабайту хранимой информации.
Стоимость (время) поиска необходимой информации
определяется системой индексации документов. В том случае если система индексации отсутствует, то скорость поиска также прямо пропорциональна количеству хранимых документов.
Применение простой системы индексации (шкафы, папки и т. д.) позволяет увеличить скорость поиска. Применение системы полнотекстового поиска, когда документ можно найти по любому
Стоимость коллективного использования информации
Определяет количество копий документа, необходимых для коллективного использования при одновременном доступе.
Стоимость (время) передачи документа от одного рабочего места к другому
Электронные документы, по сравнению с бумажными, представляют такой же прорыв, как, в свое время, печатные документы по сравнению с рукописными. Поэтому в последнее десятилетие наблюдается однозначная и устойчивая тенденция перехода от бумажных и микрографических документов к электронным. По данным исследовательских компаний, общая доля электронных документов постоянно возрастает и достигнет к 2001 году 60%. Поэтому в дальнейшем мы будем говорить о решении задач электронного документооборота - прежде всего для электронных документов, не забывая о том, что система должна пытаться решать смешанные задачи и управлять бумажными и микрографическими документами.
3. Общие требования к системе документооборота
Первоначально рассмотрим общие требования к системе электронного документооборота.
Масштабируемость
Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.
Распределенность
Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями.
Модульность
Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота,
а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.
Открытость
Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.
"Системы управления электронными документами (СУЭД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы УЭД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность ."
Классификация СУЭД
IDC выделяет шесть категорий технологий, которые составляют рынок средств управления электронными документами (УЭД). Следует заметить, что ни одна классификация, видимо, не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий. Например, Lotus Domino.Doc справедливо отнесен к категории корпоративных систем ЭУД, хотя в нем есть широкие возможности маршрутизации работ (workflow), особенно в сочетании с таким продуктом, как Domino Workflow. Ситуация тем более осложняется тем, что ведущие игроки этого рынка постоянно дополняют функционал своих продуктов.
1. Системы УЭД, ориентированные на бизнес-процессы (Business-process EDM): Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird(PC DOCS)
2. Корпоративные системы УЭД (Enterprise-centric EDM): Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context)
3. Системы управления контентом (Content management): Adobe, Excalibur
4. Системы управления информацией (Information Management): Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-station)
5. Системы управления образами(Imaging)
6. Системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Worflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.
Организация документооборота на предприятии
Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. .
Документы, поступающие на предприятие проходят:
. первичную обработку;
. предварительное рассмотрение;
. регистрацию;
. рассмотрение руководством.
После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь - референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.
Конверты от поступающих документов уничтожаются за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций.
Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы
ДОУ с целью распределения поступивших документов на: " направляемые на рассмотрение руководителю предприятия; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.
Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.
Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.
Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.
Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.
Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются службой ДОУ и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
Регистрация документов
Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях, (организационно- распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.
Однако, не все документы предприятия регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые. бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе
ДОУ на этих документах ставится только дата поступления. Перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ, дан в приложении 47.
Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.
При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. В состав индекса документа входят: порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов; индекс по номенклатуре дел.
Например: 218/08-17 , где
218 - порядковый регистрационный номер, 08-17 - номер дела в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов). В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.
Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол №3, акт № 7.
В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.
Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеки.
Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
. автор (корреспондент);
. название документа;
. дата документа;
. индекс документа;
. дата поступления документа (для входящих документов);
. индекс поступления документа (для входящих документов;
. заголовок документа или его краткое содержание;
. резолюция (исполнитель.содержание поручения, автор, дата);
. срок исполнения;
. отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);
. номер дела.
В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими:
. исполнители;
. расписка исполнителя в получении документа;
. ход исполнения;
. приложения и др.
Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самим предприятием. Образцы регистрационных журналов и карточек даны в приложениях 48 и 49.
Регистрация документов - ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу - ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
Контроль исполнения документов
Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.
Контроль исполнения включает:
Постановку документа на контроль;
Проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
Предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
Учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.
Основная цель организации контроля исполнения- обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания
(утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.
Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия.
Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные
- руководителем, который их установил.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, поручений, вопросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в письменном ответе или на самом документе.
При организации контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.
Службой контроля осуществляются следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов; направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель; выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя; напоминание подразделению - исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию руководителей; формирование картотеки исполненных документов.
Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.
Систематизация документов
Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии должна составляться номенклатура дел.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления. Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами.
Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем предприятия, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Если учредителем данного предприятия является государственное предприятие, сдающее документальные материалы в Центральный государственный архив народного хозяйства РФ (ЦГАНХ), то номенклатура дел согласовывается с его ведомственным архивом и после одобрения экспертной комиссией направляется на согласование с Центральной экспертно-проверочной комиссией
ЦГАНХ. Пересогласование номенклатуры дел с ЦГАНХ РФ осуществляется раз в 5 лет. Ведомственный архив госпредприятия осуществляет контроль за составлением и использованием номенклатуры дел, за формированием и оформлением дел, в учрежденном им предприятии. Номенклатура дел дочернего предприятия визируется лицом, ответственным за организацию делопроизводства, подписывается заместителем директора, утверждается руководителем предприятия. Заголовками разделов номенклатуры дел являются наименования подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием предприятия. При составлении заголовков дел следует учитывать, что:
Заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;
Заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
Заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т.д. не допускаются.
Заголовки дел в процессе формирования дел могут уточняться. Состав заголовка дела образует следующие элементы:
Название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);
Название предприятия или его структурного подразделения;
Адресат или корреспондент документа;
Название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;
Даты (период), к которым относятся документы дела;
Указание на копийность документов дела.
Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово «Копии» - в конце заголовка. Например: «Приказы директора предприятия по основной деятельности за 1993 год. Копии».
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе.
Например: «Протоколы совещаний Совета трудового коллектива предприятия за
1998 год».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: «Переписка с Бизнес-Банком по вопросам бухгалтерского учета, отчетности и финансовой деятельности».
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.
Например: «Переписка с заказчиками об отказе от оплаты счетов предприятия».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год) на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например: «Годовой план предприятия «Контакт» по капитальным вложениям на 1997 год».
В наименованиях дел, содержащих организационно- распорядительные документы, указывается вид документа и автор, например: «Приказы директора предприятия по личному составу за 1998 год».
В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости)».
Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются
«переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.
Номенклатура дел предприятия должна составляться в последнем квартале предшествующего года на новый календарный год по установленной форме. (см. приложение 50).
В графе 1. таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать: номер структурного подразделения предприятия по классификатору подразделений или номер направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений); порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности.
В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.
Графа 3 «Количество томов» заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» указывается срок хранения дела, номер статьи со ссылкой на перечни или примерные номенклатуры дел. В графе «Примечание» проставляются отметки: о незаведении дел («Дело не заведено»), о переходящих делах, об уничтожении дел, месте хранения подлинников. По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения (см. приложение 51)
Пример составления номенклатуры дел дан в приложении 52.
Формирование дел
При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по НОМИНАЛЬНОМУ
ПРИЗНАКУ служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д. При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание. Например:
«Документы по управлению» (акты, справки)». Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Например: «Протоколы производственных совещаний предприятия «Контакт» за 1997 год». Для группировки переписки используется КОРРЕСПОНДЕНСКИЙ признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка, раскрывается содержание вопроса. Например: «Переписка с предприятиями о взаимных расчетах за 1997 год». Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку.
Например: «Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции». Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку. Например: «Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях». Планово- отчетные документы группируются в дела по номинальному. авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.
Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно; подлинники отделять от копий; годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных, утвержденные штатные расписания предприятия - от проектов; включать в дело по одному экземпляру каждого документа.
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.
В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся при окончании календарного года).
Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4-х сантиметров.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.
Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, заверительную надпись, отметку «В дело». Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.
Сложились определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дала сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.
Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 1998 год, составленный в 1997 году, должен быть отнесен к 1998 году, а отчет за 1997 год, составленный в 1998 году, к 1997 году. Перспективные планы, рассчитанные предприятием на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов - в деле последнего года. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий. Протоколы заседаний Совета трудового коллектива и совещаний у руководства предприятия группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.
Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом- запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса.
Подготовка документов к архивному хранению
Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.
Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) предприятия, которая в своей деятельности руководствуется Положением об
Архивном фонде Российской Федерации. Основными правилами работы, ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел предприятия.
Примерное положение об ЭК предприятия приведено в приложении 53.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат Изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.
Одновременно проводится и отбор документов и дел временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Формы описей и акта унифицированы (см. приложения 54 и 55)..
Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1995 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января
1998 года. Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив предприятия. Описи дел постоянного, временного (свыше
10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК предприятия и согласовываются с ведомственным архивом.
Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, для подготовки к передаче в ведомственный архив, подлежат оформлению и описанию. Оформление дел производится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел производится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения - частичному. Полное оформление предусматривает: подшивку или переплет дела
(на 4 прокола в твердую обложку из картона); нумерацию листов в деле
(черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами); составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела (см. приложение 44); составление заверительной надписи дела (см. приложение 45); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.).
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности предприятия, личные, дела, дела на авторские свидетельства). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения указываются: наименование организации- учредителя, наименование предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер дела (тома, части), заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела (см. приложение 56).
С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда и учета составляется опись дел. Опись является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим их оперативный поиск. Описи составляются как на дела постоянного хранения, так и временного (свыше 10 лет). Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.
На дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке.
В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом.
Нужна помощь по изучению какой-либы темы?
Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку
с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.
Документационное обеспечение управленческой деятельности орга низации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рацио нальной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом. Рациональная организация документационного обеспечения управ ления возлагается в организации на самостоятельную, организацион но-обособленную службу, подчиненную руководителю организации, - службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ, служ
ба делопроизводства). В небольших организациях, где объем обрабаты ваемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.
Служба ДОУ в зависимости от принадлежности к определенной груп пе организации может называться по-разному: управление делами (уп равление делопроизводства или информационно-документационного обеспечения), канцелярия, общий отдел.
Управление делами, как правило, создается в министерствах и ведом ствах и имеет в своем составе следующие структурные подразделения:
секретариат, в состав которого входят: приемная, секретариат руко водителя и секретариаты заместителей руководителя, секретариат кол легии, протокольное бюро;
инспекция при руководителе;
канцелярия, в состав которой могут входить: бюро правительствен ной переписки, бюро учета и регистрации, контроля, экспедиция, бюро печати и размножения документов;
отдел писем (жалоб);
отдел совершенствования работы с документами и внедрения тех нических средств;
центральный архив.
Канцелярия создается на государственных предприятиях, в учеб ных заведениях, в научно-исследовательских, проектных и конструк торских организациях. В ее состав, как правило, могут входить: под-
разделение по учету и регистрации, контролю, совершенствованию ра боты с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб) граждан, секретариат, экспедиция, бюро печати и раз множения документов, архив.
Общий отдел создается в органах власти и общественных органи зациях. Обычно в его состав входят те же подразделения, но к ним до бавляется еще протокольная группа.
Состав конкретной службы ДОУ, число подразделений, в нее входя щих, зависят прежде всего от количества обрабатываемых докумен тов и информации, масштабов и характера деятельности организации, от выбранной организационной формы делопроизводства.
Работа службы ДОУ регламентируется следующими документами: положением о службе ДОУ;
инструкцией по делопроизводству; должностными инструкциями работников ДОУ.
Положение о службе ДОУ - это правовой акт, определяющий поря док образования, права, обязанности и организацию работы данной службы.
Положение о конкретной службе ДОУ разрабатывается на основе примерных положений, приведенных в ГСДОУ и в Типовой инструк ции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. Данные примерные положения разработаны применительно к организациям, в которых есть такая служба ДОУ, как управление делами, и содержат максимум формулировок, которые можно использовать при составле нии положения о любой другой службе ДОУ - канцелярии, общем от деле и др.
Положение, как известно, имеет унифицированную структуру тек ста и включает в себя следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Цели и задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Руководство.
6. Взаимоотношения.
7. Организация работы.
В разделе «Общие положения» определяются место и роль служ бы ДОУ, ее структура, подчиненность, перечень документов, которы ми регламентируется ее деятельность, а также имеются указания на то, кто имеет право возглавить службу ДОУ и какую печать имеет эта служба.
В разделе «Цели и задачи» приводится перечень основных целей и задач. Как правило, основными целями службы ДОУ являются органи зация, руководство, координация и реализация работ по документаци- онному обеспечению управления на современном уровне. Эта служба решает задачи организации единой системы делопроизводства, едино-
го порядка документирования, разработки и внедрения нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации.
Из поставленных целей и задач формулируется набор функций, пе речисление которых приводится в следующем разделе «Функции». Функ ции службы ДОУ можно разделить на три группы:
1) документирование управленческой деятельности (разработка и ве дение табеля форм документов и альбома унифицированных форм до кументов; разработка и тиражирование бланков документов, их выдача и учет, оформление документов, их подготовка по указанию руковод ства, документирование заседаний, совещаний и др.);
2) организация и выполнение работ по обработке документов (при ем и первоначальная обработка поступающих документов, регистра ция, рассмотрение, доставка документов, контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в организации, информаци онно-справочное обслуживание, отправка документов, оперативное хра нение документов, подготовка дел к сдаче в архив, архивные работы, организация работы с отдельными категориями документов - обраще ниями граждан, документами с грифом ограничения доступа и др.);
3) организационные виды работ (организация совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, методическое руководство по становкой делопроизводства в структурных подразделениях и в подве домственных организациях, разработка новейших технологий органи зации делопроизводства, повышения квалификации работников служ бы ДОУ и др.).
В разделе «Права и обязанности» приводится перечень прав, кото рые имеет служба ДОУ, необходимых для успешного выполнения ею своих задач и функций. К ним относятся:
право иметь доступ к информации (документам и базам данных); право запрашивать сведения, необходимые для работы;
право осуществлять контроль за ведением делопроизводства в орга низации, за выполнением правил оформления документов и др.
В этом же разделе указывается и ответственность за невыполнение прав и неиспользование обязанностей. Иногда в данном разделе приво дятся обобщенные формулировки типа «служба ДОУ несет ответствен ность за невыполнение или некачественное выполнение своих обязан ностей и неиспользование прав, представленных ей настоящим поло жением в соответствии с действующим законодательством».
Иногда в данном разделе конкретно указывается, на основании чего работники службы ДОУ могут быть привлечены к ответственности, например: «за несвоевременную сдачу документов в архив организа ции или их утерю». Вне зависимости от того, какой вариант был вы бран, вид ответственности, а также сроки или формы наказания невоз можно перечислить в данном разделе, поэтому формулировка «в соот ветствии с действующим законодательством» здесь более уместна.
Раздел «Руководство» в положении о службе ДОУ раскрывает долж ностные обязанности руководителя службы - управляющего делами, на чальника канцелярии, начальника общего отдела, так как должностная инструкция руководителю подразделения (так же как и руководителю организации) не составляется. Фактически этот раздел отражает то, что положено включать в должностную инструкцию: как назначается и уволь няется, кому подчиняется, требования к уровню квалификации, его обя занности и права, ответственность.
Раздел «Взаимоотношения» содержит информацию о том, с какими подразделениями и по каким вопросам служба ДОУ взаимодействует, например «служба ДОУ взаимодействует с юридической службой по пра вовым вопросам, связанным с подготовкой документов в организации». Раздел «Организация работы» должен содержать информацию об особенностях в работе службы, если они есть, о графике работы, ссыл ки на действующие документы, в соответствии с которыми организует ся работа организации в целом. Для государственных организаций это правила внутреннего распорядка. В этом же разделе должна быть ин формация о том, как будет происходить реорганизация службы, если в
этом возникнет необходимость.
Таким образом, положение о службе ДОУ, которое четко описывает порядок работы и функции, распределение прав и обязанностей, созда ет необходимую основу для создания другого организационного доку мента - инструкции по делопроизводству, где приведена необходимая информация о том, какими способами и методами будут выполняться возложенные на службу ДОУ задачи и функции.
Инструкция по делопроизводству - основной документ, устанав ливающий единый порядок документирования и выбранную техноло гию работы с документами в организации. Инструкция разрабатывает ся на основе общегосударственных нормативных документов (ГОСТов, ГСДОУ, существующих типовых и примерных инструкций, если они имеются, и др.). В то же время инструкция по делопроизводству долж на отражать все особенности организации делопроизводства в конк ретной организации.
При построении структуры текста инструкции по делопроизводству руководствуются действующими типовыми или примерными, напри мер «Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных орга нах исполнительной власти»1или инструкцией, разработанной для групп однородных организаций, выполняющих аналогичные функции. Из та ких инструкций можно позаимствовать не только структуру текста, но некоторые разделы полностью - такие, где речь идет об экспертизе цен ности документов, подготовке дел к архивному хранению. Инструкция, как и другие виды организационных документов, всегда начинается с
1 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнитель ной власти. - М., 2000.
раздела «Общие положения», а затем идут разделы, освещающие все особенности постановки делопроизводства в конкретной организации, степень механизации и автоматизации делопроизводства. Например, Ин струкция по работе с документами в Государственной Думе Федераль ного Собрания Российской Федерации, утвержденная распоряжением Председателя Государственной Думы от 22 мая 1995 г. № 676р-1, со стоит из следующих разделов:
1. Общие положения.
2. Прием, регистрация, доставка документов.
Служебные документы.
Корреспонденция депутатов.
3. Работа с обращениями граждан.
4. Организация работы с документами в структурных подразделениях.
5. Подготовка и оформление служебных документов.
Общие требования.
Распорядительные документы.
Документы заседаний и совещаний.
Служебные письма.
Служебные телеграммы.
6. Исходящие служебные документы.
7. Контроль исполнения документов и поручений.
8. Обеспечение документами депутатов и структурных подразделе ний Аппарата.
Обеспечение документами к заседанию Государственной Думы.
Обеспечение документами к заседанию Совета Государствен ной Думы.
Обеспечение типографскими изданиями.
Обеспечение нормативными материалами.
9. Использование бланков, печатей, штампов.
10. Машинописные работы.
11. Копировально-множительные работы.
12. Запись заседаний.
13. Формирование дел и хранение документов.
Составление номенклатуры дел.
Формирование дел.
Экспертиза ценности документов.
Оформление дел.
Составление и оформление описей дел.
Передача дел на хранение в Архив Государственной Думы.
14. Справочная работа. Приложения.
В приложениях к инструкции по делопроизводству обычно даются образцы форм (регистрационно-контрольной карточки, номенклатуры дел, обложки дела и др.), образцы оформления документов (как правило, наиболее распространенных в конкретной организации), перечни доку-
ментов (например, документов, не подлежащих регистрации; докумен тов, на которые проставляется гербовая печать), типовые или норматив ные документы (положение о ЦЭК организации). Так, в Инструкцию по делопроизводству Государственной Думы РФ включено 48 приложений. Инструкция по делопроизводству утверждается приказом руководи теля организации, в котором указывается, с какого числа она будет вве дена в действие, а также перечисляются необходимые подготовитель ные мероприятия, которые должна провести служба ДОУ. Инструкция по делопроизводству является документом, с которым обязательно дол жен быть ознакомлен не только сотрудник службы ДОУ, но и каждый сотрудник организации под расписку при приеме на работу. Инструк
ция должна быть в каждом структурном подразделении организации.
Должностная инструкция является документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника в службе ДОУ.
Должностная инструкция на руководителей подразделений службы ДОУ не составляется, так как в положениях о подразделениях всегда есть раздел «Руководство». Виды должностных инструкций, структура их текста, порядок их оформления, подписания и утверждения описа ны в гл. 5. В заголовке должностной инструкции приводится наимено вание должности, для которой она разработана, в соответствии с наи менованиями должностей, приведенными в Общероссийском класси фикаторе профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Любая должностная инструкция работников служб ДОУ составляется на основе квалификационной характеристики, приведен ной в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, спе циалистов и других служащих», который утвержден постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 21 августа 1998 г.
В службе ДОУ должностной состав работников, как и в других под разделениях, состоит из руководителей, специалистов и иных служа щих (технических исполнителей).
Основные функции руководителя структурного подразделения лю бого уровня - планирование и распределение работы, подбор и расста новка кадров, координация деятельности, контроль и оценка работы. Наименование должности формируется из слова «начальник» («заве дующий») с добавлением наименования структурного подразделения. К руководителям относятся: управляющий делами, начальник канце лярии, начальник инспекции, начальник отдела (контроля, учета, реги страции), заведующий экспедицией, заведующий архивом и др. Как правило, численный состав руководителей в службе ДОУ не должен превышать 20 % общего числа делопроизводственного персонала.
Основные функции специалистов службы ДОУ связаны с выполне нием оперативных, технических и творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методических доку ментов по делопроизводству, подготовке по заданию руководства про ектов документов, организации бездокументного обслуживания руко-
водства и др. К специалистам в службе ДОУ относятся: архивист, архео граф, инспектор, помощник руководителя, документовед, референт, программист, секретарь коллегии, корректор и др. В последнее время появилось даже наименование должности «специалист» и в штатные расписания включаются такие должности, как ведущий специалист, специалист первой (второй) категории. Чаще все-таки в службах ДОУ встречаются наименования должностей с приставкой «старший» - стар ший инспектор например. Это означает, что данный специалист руко водит группой из 3-4 человек в своем структурном подразделении. Ре комендуется вводить должность старшего и тогда, когда специалист самостоятельно обеспечивает определенный участок работы, для кото рого нецелесообразно в структуре службы ДОУ создание отдельного структурного подразделения.
Основные функции технических исполнителей связаны с выполне нием операций, связанных с приемом, передачей, учетом, сбором, до ставкой, хранением документной информации, оформлением и размно жением документов и др. К техническим исполнителям в службе ДОУ относятся: экспедитор, машинистка, делопроизводитель, секретари, курьеры, операторы ПК, а также операторы копировально-множитель ных бюро, которые отнесены согласно принятой в нашей стране клас сификации к категории рабочих, но не служащих.
Для обеспечения четкого функционирования службы ДОУ важно правильно определить общую численность ее работников. Согласно рекомендациям НИИ труда, оптимальная численность делопроизвод ственных работников по отношению к общему числу работающих в данной организации должна составлять: для министерств и ведомств - 12-15%, для промышленных предприятий - 0,5 %. Можно рассчитать необходимую численность, используя методики расчета численности работников службы ДОУ с учетом данных, характеризующих конкрет ную организацию. Применяются различные методики, но основопола гающими данными, используемыми в любой методике, выступают та кие показатели, как объем документооборота и трудоемкость выполняе мых делопроизводственных работ. Трудоемкость, в свою очередь, рассчитывается с учетом установленных норм времени на выполнение делопроизводственных работ. В настоящее время разработаны межот раслевые нормативные документы по нормированию таких делопроиз водственных работ, как регистрация, контроль, составление номенклату ры дел на стенографические работы, работы по копированию и размно жению документов, на машинописные работы, на архивные работы и др.
Согласно ГОСТ Р 51141-98 «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом»1.
1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998.-С. 3, п. 60.
Документооборот в организации осуществляется в виде потоков до кументов, циркулирующих между пунктами обработки содержания ин формации, к которым можно отнести руководителей организации и струк турных подразделений, управленческих работников, и пунктами техни ческой обработки собственно документов, обеспечивающих прием, учет, контроль, формирование информационно-справочных массивов, хране ние и использование информации (подразделения службы ДОУ, делоп роизводственные работники структурных подразделений и др.).
Учет объема документооборота относится к типовым функциям службы ДОУ
Объем документооборота подсчитывается ежедневно путем сумми рования количества входящих, исходящих и внутренних документов. Копии документов, изготовленные средствами оперативной полигра фии, учитываются отдельно.
Подсчет объема документооборота обычно осуществляется по мес там получения и отправки документов (входящие и исходящие - в экс педиции), а также их создания (внутренние документы - по месту реги страции). Периодически служба ДОУ составляет сводку данных об объ еме документооборота (за неделю, месяц, год).
Сведения об объемах документооборота организации являются не только основанием для определения штатной численности самой служ бы ДОУ и ее структуры, но и выбора средств организационной и вы числительной техники, необходимой для обработки определенных объе мов документов, выбора наиболее эффективной системы делопроиз водства, степени централизации и технологии отдельных этапов документооборота. Анализ документооборота может показать степень загруженности отдельных подразделений службы ДОУ и отдельных ее работников, наметить основные пути рационализации работы с доку ментами.
В составе документооборота принято различать следующие основ ные документопотоки:
входящие (поступающие) документы, т. е. документы, поступившие в организацию;
исходящие (отправляемые) документы, т. е. официальные докумен ты, отправляемые из организации;
внутренние документы, т. е. официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации.
Каждый из перечисленных выше документопотоков характеризует ся собственными показателями, в состав которых прежде всего входят виды документов, их количество, маршруты (пути) прохождения наи более типовых групп (видов) документов. Так, в поток входящих доку ментов входят не только официальные документы, поступающие из других организаций, но и документы личного происхождения, т. е. до кументы, созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (например, обращения граж-
дан). Для каждой группы документов в организации должен быть раз работан свой маршрут прохождения. Разработка таких маршрутов бази руется на типовой технологии организации документооборота, рекомен дованной Государственной системой документационного обеспечения уп равления (ГСДОУ) и предусматривающей следующие основные этапы:
прием поступающих документов, их первоначальная обработка; доставка документов по назначению;
рассмотрение документов руководством организации и руководите лями структурных подразделений;
регистрация документов; информационно-справочная работа; контроль исполнения документов; исполнение документов;
отправка документов.
Кроме перечисленных этапов документооборота в организацию ра боты с документами входит также хранение и использование докумен тов в текущей деятельности организации и прежде всего работа с уже исполненными документами до их передачи в архив организации. Это важный этап в организации делопроизводства, обеспечивающий в даль нейшем формирование архивной информации.
этапы прохождения документов;
пункты обработки документной информации; сроки обработки и исполнения документов.
Такие схемы включаются в инструкцию по делопроизводству орга низации. При организации документооборота и его рационализации принято руководствоваться принципами (основными положениями), выработанными практикой делопроизводства и научной организацией управленческого труда:
движение документов должно быть прямоточным, т. е. практически исключать возвратные маршруты;
документ должен пребывать только в тех инстанциях, где это обус ловлено необходимостью работы с ним;
документ должен быть в структурном подразделении или у испол нителя однократно.
Операции над документом, если это возможно, должны выполнять ся параллельно для сокращения времени движения документов внутри организации: например, копирование документа, в исполнении которо го принимают участие несколько исполнителей, и одновременная пе редача копий всем исполнителям и др.
Любые сведения о ходе движения документа внутри организации должны происходить с одновременным информированием службы ДОУ или через эту службу.
Перечисленные выше документы - положения, инструкция по дело производству, должностные инструкции работникам - не только регла ментируют порядок работы, но прежде всего закрепляют основные мо менты в организации работы с документами в организации. Таким явля ется выбор организационной формы делопроизводства.
Организационная форма делопроизводства может быть централи зованной, децентрализованной и смешанной. Выбор определенной формы зависит от объемов документооборота, масштабов организации, территориального размещения ее структурных подразделений.
Централизованная форма делопроизводства предполагает, что все работы с документами от момента получения (создания) до передачи их на архивное хранение проводятся в одном месте, т. е. централизу ются.
Эта форма наиболее рациональна при незначительных объемах обра батываемых документов, так как позволяет максимально механизировать и автоматизировать выполнение сосредоточенных в одном месте дело производственных работ, держать под контролем всю организацию до- кументационного обслуживания.
Децентрализованная форма делопроизводства применяется тогда, когда структурные подразделения организации территориально разоб щены. Внедрение этой формы предполагает, что в каждом структурном подразделении есть своя служба ДОУ (хоть и небольшая) или работ ник, которые самостоятельно ведут все виды работ с документами.
В крупных организациях с большими объемами обрабатываемых документов чаще всего применяется смешанная форма делопроизвод ства, при которой централизуется часть выполняемых работ по доку- ментационному обслуживанию. Как правило, это работы, связанные с приемом и первоначальной обработкой документов, контролем за ис полнением, копированием и размножением. Такие работы, как регист рация, текущее хранение документов, подготовка и сдача их в архив, осуществляются в структурных подразделениях.
Внедрение компьютерных технологий в делопроизводство позволя ет децентрализовать регистрацию документов, создавая в то же время централизованную информационно-поисковую систему (базу данных) о документах организации.
Использование таких технологий становится необходимой характе ристикой работы службы ДОУ. Но это не означает отказа от существую щих правил документирования управленческой деятельности в тради ционных бумажных документах, что в первую очередь входит в понятие
«делопроизводство». Компьютерные технологии на современном этапе все больше внедряются в организацию работы с документами, что по зволяет не только автоматизировать выполнение традиционных этапов документооборота, но и реализовать принципиально новые возможно сти в деле управления документооборотом в целом по организации, вы полнения справочно-информационной и аналитической работы, а также
использования элементов электронного документооборота. Это позво лит поднять работу служб ДОУ на новый качественный уровень.
Контрольные вопросы и задания
1. Как называется служба, осуществляющая документационное обеспече ние управления, в зависимости от принадлежности к определенной группе орга низаций?
2. Какова типовая структура управления делами?
3. Какими правовыми актами регламентируется работа службы ДОУ?
4. Какова структура текста положения о службе ДОУ и что должно быть отражено в каждом разделе?
5. Какие функции службы ДОУ вы знаете?
6. Что устанавливает инструкция по делопроизводству и какие разделы тек ста могут быть включены в нее?
8. На какие виды делопроизводственных работ разработаны нормы времени?
9. Что такое документооборот и как осуществляется подсчет объема доку ментооборота?
10. Какие потоки документов принято различать в составе документообо рота?
11. Назовите основные этапы документооборота.
12. Назовите основные принципы организации документооборота.
13. Какие существуют организационные формы делопроизводства и чем они отличаются друг от друга?
ГЛАВА 8. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА, РАССМОТРЕНИЯ И РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ
