Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.
Рациональная организация документационного обеспечения управления возлагается в организации на самостоятельную, организационно-обособленную службу, подчиненную руководителю организации, - службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ, служба делопроизводства). В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.
Служба ДОУ в зависимости от принадлежности к определенной группе организации может называться по-разному: управление делами (управление делопроизводства или информационно-документационного обеспечения), канцелярия, общий отдел.
Управление делами, как правило, создается в министерствах и ведомствах и имеет в своем составе следующие структурные подразделения:
секретариат, в состав которого входят: приемная, секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро;
инспекция при руководителе;
канцелярия, в состав которой могут входить: бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, контроля, экспедиция, бюро печати и размножения документов;
отдел писем (жалоб);
отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;
центральный архив.
Канцелярия создается на государственных предприятиях, в учебных заведениях, в научно-исследовательских, проектных и конструкторских организациях. В ее состав, как правило, могут входить: подразделение по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб) граждан, секретариат, экспедиция, бюро печати и размножения документов, архив.
Общий отдел создается в органах власти и общественных организациях. Обычно в его состав входят те же подразделения, но к ним добавляется еще протокольная группа.
Состав конкретной службы ДОУ, число подразделений, в нее входящих, зависят прежде всего от количества обрабатываемых документов и информации, масштабов и характера деятельности организации, от выбранной организационной формы делопроизводства.
Работа службы ДОУ регламентируется следующими документами:
положением о службе ДОУ;
инструкцией по делопроизводству;
должностными инструкциями работников ДОУ.
Положение о службе ДОУ - это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы данной службы.
Положение о конкретной службе ДОУ разрабатывается на основе примерных положений, приведенных в ГСДОУ и в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. Данные примерные положения разработаны применительно к организациям, в которых есть такая служба ДОУ как управление делами, и содержат максимум формулировок, которые можно использовать при составлении положения о любой другой службе ДОУ - канцелярии, общем отделе и др.
Положение, как известно, имеет унифицированную структуру текста и включает в себя следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Цели и задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Руководство.
6. Взаимоотношения.
7. Организация работы.
В разделе «Общие положения» определяются место и роль службы ДОУ, ее структура, подчиненность, перечень документов, которыми регламентируется ее деятельность, а также имеются указания на то, кто имеет право возглавить службу ДОУ и какую печать имеет эта служба.
В разделе «Цели и задачи» приводится перечень основных целей и задач. Как правило, основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация и реализация работ по документационному обеспечению управления на современном уровне. Эта служба решает задачи организации единой системы делопроизводства, единого порядка документирования, разработки и внедрения нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации.
Из поставленных целей и задач формулируется набор функций, перечисление которых приводится в следующем разделе «Функции». Функции службы ДОУ можно разделить на три группы:
документирование управленческой деятельности (разработка и ведение табеля форм документов и альбома унифицированных форм документов; разработка и тиражирование бланков документов, их выдача и учет, оформление документов, их подготовка по указанию руководства, документирование заседаний, совещаний и др.);
организация и выполнение работ по обработке документов (прием и первоначальная обработка поступающих документов, регистрация, рассмотрение, доставка документов, контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в организации, информационно-справочное обслуживание, отправка документов, оперативное хранение документов, подготовка дел к сдаче в архив, архивные работы, организация работы с отдельными категориями документов - обращениями граждан, документами с грифом ограничения доступа и др.);
организационные виды работ (организация совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и в подведомственных организациях, разработка новейших технологий организации делопроизводства, повышения квалификации работников службы ДОУ и др.).
В разделе «Права и обязанности» приводится перечень прав, которые имеет служба ДОУ, необходимых для успешного выполнения ею своих задач и функций. К ним относятся:
право иметь доступ к информации (документам и базам данных);
право запрашивать сведения, необходимые для работы;
право осуществлять контроль за ведением делопроизводства в организации, за выполнением правил оформления документов и Др.
В этом же разделе указывается и ответственность за невыполнение прав и неиспользование обязанностей. Иногда в данном разделе приводятся обобщенные формулировки типа «служба ДОУ несет ответственность за невыполнение или некачественное выполнение своих обязанностей и неиспользование прав, представленных ей настоящим положением в соответствии с действующим законодательств ом».
Иногда в данном разделе конкретно указывается, на основании чего работники службы ДОУ могут быть привлечены к ответственности, например: «за несвоевременную сдачу документов в ведомственный архив или их утерю». Вне зависимости от того, какой вариант был выбран, вид ответственности, а также сроки или формы наказания невозможно перечислить в данном разделе, поэтому формулировка «в соответствии с действующим законодательством» здесь более уместна.
Раздел «Руководство» в положении о службе ДОУ раскрывает должностные обязанности руководителя службы - управляющего делами, начальника канцелярии, начальника общего отдела, так как должностная инструкция руководителю подразделения (так же как и руководителю организации) не составляется. Фактически этот раздел отражает то, что положено включать в должностную инструкцию: как назначается и увольняется, кому подчиняется, требования к уровню квалификации, его обязанности и права, ответственность.
Раздел «Взаимоотношения» содержит информацию о том, с какими подразделениями и по каким вопросам служба ДОУ взаимодействует, например «служба ДОУ взаимодействует с юридической службой по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов в организации».
Раздел «Организация работы» должен содержать информацию об особенностях в работе службы, если они есть, о графике работы, ссылки на действующие документы, в соответствии с которыми организуется работа организации в целом. Для государственных организаций это правила внутреннего распорядка. В этом же разделе должна быть информация о том, как будет происходить реорганизация службы, если в этом возникнет необходимость.
Таким образом, положение о службе ДОУ, которое четко описывает порядок работы и функции, распределение прав и обязанностей, создает необходимую основу для создания другого организационного документа - инструкции по делопроизводству, где приведена необходимая информация о том, какими способами и методами будут выполняться возложенные на службу ДОУ задачи и функции.
Инструкция по делопроизводству - основной документ, устанавливающий единый порядок документирования и выбранную технологию работы с документами в организации. Инструкция разрабатывается на основе общегосударственных нормативных документов (ГОСТов, ГСДОУ, существующих типовых и примерных инструкций, если они имеются, и др.). В то же время инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности организации делопроизводства в конкретной организации.
При построении структуры текста инструкции по делопроизводству руководствуются действующими типовыми или примерными, например «Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ» или инструкцией, разработанной для групп однородных организаций, выполняющих аналогичные функции. Из таких инструкций можно позаимствовать не только структуру текста, но некоторые разделы полностью - такие, где речь идет об экспертизе ценности документов, подготовке дел к архивному хранению. Инструкция, как и другие виды организационных документов, всегда начинается с раздела «Общие положения», а затем идут разделы, освещающие все особенности постановки делопроизводства в конкретной организации, степень механизации и автоматизации делопроизводства. Например, Инструкция по работе с документами в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, утвержденная распоряжением Председателя Государственной Думы от 22 мая 1995 г. № 676р-1, состоит из следующих разделов:
1. Общие положения.
2. Прием, регистрация, доставка документов:
2.1. Служебные документы;
2.2. Корреспонденция депутатов.
3. Работа с обращениями граждан.
4. Организация работы с документами в структурных подразделениях.
5. Подготовка и оформление служебных документов:
5.1. Общие требования; _
5.2. Распорядительные документы;
5.3. Документы заседаний и совещаний;
5.4. Служебные письма;
5.5. Служебные телеграммы.
6. Исходящие служебные документы.
7. Контроль исполнения документов и поручений.
8. Обеспечение документами депутатов и структурных подразделений Аппарата:
8.1. Обеспечение документами к заседанию Государственной Думы;
8.2. Обеспечение документами к заседанию Совета Государственной Думы;
8.3. Обеспечение типографскими изданиями;
8.4. Обеспечение нормативными материалами.
9. Использование бланков, печатей, штампов.
10. Машинописные работы.
11. Копировально-множительные работы.
12. Запись заседаний.
13. Формирование дел и хранение документов:
13.1. Составление номенклатуры дел;
13.2. Формирование дел;
13.3. Экспертиза ценности документов;
13.4. Оформление дел;
13.5. Составление и оформление описей дел;
13.6. Передача дел на хранение в Архив Государственной Думы.
14. Справочная работа.
Приложения.
В приложениях к инструкции по делопроизводству обычно даются образцы форм (регистрационно-контрольной карточки, номенклатуры дел, обложки дела и др.), образцы оформления документов (как правило, наиболее распространенных в конкретной организации), перечни документов (например документов, не подлежащих регистрации; документов, на которые проставляется гербовая печать), типовые или нормативные документы (положение о ЦЭК организации). Так, в Инструкцию по делопроизводству Государственной Думы РФ включено 48 приложений.
Инструкция по делопроизводству утверждается приказом руководителя организации, в котором указывается, с какого числа она будет введена в действие, а также перечисляются необходимые подготовительные мероприятия, которые должна провести служба ДОУ. Инструкция по делопроизводству является документом, с которым обязательно должен быть ознакомлен не только сотрудник службы ДОУ, но и каждый сотрудник организации под расписку при приеме на работу. Инструкция должна быть в каждом структурном подразделении организации.
Должностная инструкция является документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника в службе ДОУ.
Должностная инструкция на руководителей подразделений службы ДОУ не составляется, так как в положениях о подразделениях всегда есть раздел «Руководство». Виды должностных инструкций, структура их текста, порядок их оформления, подписания и утверждения описаны в гл. 4. В заголовке должностной инструкции приводится наименование должности, для которой она разработана, в соответствии с наименованиями должностей, приведенными в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Любая должностная инструкция работников служб ДОУ составляется на основе квалификационной характеристики, приведенной в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих», который утвержден Постановлением Министерства труда и социального развития РФ 21 августа 1998 г.
В службе ДОУ должностной состав работников, как и в других подразделениях, состоит из руководителей, специалистов и иных служащих (технических исполнителей).
Основные функции руководителя структурного подразделения любого уровня - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности, контроль и оценка работы. Наименование должности формируется из слова «начальник» («заведующий») с добавлением наименования структурного подразделения. К руководителям относятся: управляющий делами, начальник канцелярии, начальник инспекции, начальник отдела (контроля, учета, регистрации), заведующий экспедицией, заведующий архивом и др. Как правило, численный состав руководителей в службе ДОУ не должен превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.
Основные функции специалистов службы ДОУ связаны с выполнением оперативных, технических и творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методических документов по делопроизводству, подготовке по заданию руководства проектов документов, организации бездокументного обслуживания руководства и др. К специалистам в службе ДОУ относятся: архивист, археограф, инспектор, помощник руководителя, документовед, референт, программист, секретарь коллегии, корректор и др. В последнее время появилось даже наименование должности «специалист» и в штатные расписания включаются такие должности, как ведущий специалист, специалист первой (второй) категории. Чаще все-таки в службах ДОУ встречаются наименования должностей с приставкой «старший» - старший инспектор например. Это означает, что данный специалист руководит группой из 3 ...4 человек в своем структурном подразделении. Рекомендуется вводить должность старшего и тогда, когда специалист самостоятельно обеспечивает определенный участок работы, для которого нецелесообразно в структуре службы ДОУ создание отдельного структурного подразделения.
Основные функции технических исполнителей связаны с выполнением операций, связанных с приемом, передачей, учетом, сбором, доставкой, хранением документной информации, оформлением и размножением документов и др. К техническим исполнителям в службе ДОУ относятся: экспедитор, машинистка, делопроизводитель, секретари, курьеры, операторы ПЭВМ, а также операторы копировально-множительных бюро, которые отнесены согласно принятой в нашей стране классификации к категории рабочих, но не служащих.
Для обеспечения четкого функционирования службы ДОУ важно правильно определить общую численность ее работников. Согласно рекомендациям НИИ труда, оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему числу работающих в данной организации должна составлять: для министерств и ведомств - 12... 15 %, для промышленных предприятий - 0,5%. Можно рассчитать необходимую численность, используя методики расчета численности работников службы ДОУ с учетом данных, характеризующих конкретную организацию. Применяются различные методики, но основополагающими данными, используемыми в любой методике, выступают такие показатели, как объем документооборота и трудоемкость выполняемых делопроизводственных работ. Трудоемкость, в свою очередь, рассчитывается с учетом установленных норм времени на выполнение делопроизводственных работ. В настоящее время разработаны межотраслевые нормативные документы по нормированию таких делопроизводственных работ, как регистрация, контроль, составление номенклатуры дел на стенографические работы, работы по копированию и размножению документов, на машинописные работы, на архивные работы и др.
Согласно ГОСТ Р 51141-98 «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом».
Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки содержания информации, к которым можно отнести руководителей организации и структурных подразделений, управленческих работников, и пунктами технической обработки собственно документов, обеспечивающих прием, учет, контроль, формирование информационно-справочных массивов, хранение и использование информации (подразделения службы ДОУ, делопроизводственные работники структурных подразделений и др.).
Учет объема документооборота относится к типовым функциям службы ДОУ.
Объем документооборота подсчитывается ежедневно путем суммирования количества входящих, исходящих и внутренних документов. Копии документов, изготовленные средствами оперативной полиграфии, учитываются отдельно.
Подсчет объема документооборота обычно осуществляется по местам получения и отправки документов (входящие и исходящие -в экспедиции), а также их создания (внутренние документы - по месту регистрации). Периодически служба ДОУ составляет сводку данных об объеме документооборота (за неделю, месяц, год).
Сведения об объемах документооборота организации являются не только основанием для определения штатной численности самой службы ДОУ и ее структуры, но и выбора средств организационной и вычислительной техники, необходимой для обработки определенных объемов документов, выбора наиболее эффективной системы делопроизводства, степени централизации и технологии отдельных этапов документооборота. Анализ документооборота может показать степень загруженности отдельных подразделений службы ДОУ и отдельных ее работников, наметить основные пути рационализации работы с документами.
В составе документооборота принято различать следующие основные документопотоки:
входящие (поступающие) документы, т.е. документы, поступившие в организацию;
исходящие (отправляемые) документы, т.е. официальные документы, отправляемые из организации;
внутренние документы, т.е. официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации.
Каждый из перечисленных выше документопотоков характеризуется собственными показателями, в состав которых, прежде всего, входят виды документов, их количество, маршруты (пути) прохождения наиболее типовых групп (видов) документов. Так, в поток входящих документов входят не только официальные документы, поступающие из других организаций, но и документы личного происхождения, т.е. документы, созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (например, обращения граждан). Для каждой группы документов в организации должен быть разработан свой маршрут прохождения. Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации документооборота, рекомендованной Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и предусматривающей следующие основные этапы:
прием поступающих документов, их первоначальная обработка;
доставка документов по назначению;
рассмотрение документов руководством организации и руководителями структурных подразделений;
регистрация документов;
информационно-справочная работа;
контроль исполнения документов;
исполнение документов;
отправка документов.
Кроме перечисленных этапов документооборота в организацию работы с документами входит также хранение и использование документов в текущей деятельности организации и прежде всего работа с уже исполненными документами до их передачи в архив организации. Это важный этап в организации делопроизводства, обеспечивающий в дальнейшем формирование архивной информации.
этапы прохождения документов;
пункты обработки документной информации;
сроки обработки и исполнения документов.
Такие схемы включаются в инструкцию по делопроизводству организации. При организации документооборота и его рационализации принято руководствоваться принципами (основными положениями), выработанными практикой делопроизводства и научной организацией управленческого труда:
движение документов должно быть прямоточным, т.е. практически исключать возвратные маршруты;
документ должен пребывать только в тех инстанциях, где это обусловлено необходимостью работы с ним;
документ должен быть в структурном подразделении или у исполнителя однократно.
Операции над документом, если это возможно, должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов внутри организации: например, копирование документа, в исполнении которого принимают участие несколько исполнителей, и одновременная передача копий всем исполнителям и др.
Любые сведения о ходе движения документа внутри организации должны происходить с одновременным информированием службы ДОУ или через эту службу.
Перечисленные выше документы - положения, инструкция по делопроизводству, должностные инструкции работникам - не только регламентируют порядок работы, но прежде всего закрепляют основные моменты в организации работы с документами в организации. Таким является выбор организационной формы делопроизводства.
Организационная форма делопроизводства может быть централизованной, децентрализованной и смешанной. Выбор определенной формы зависит от объемов документооборота, масштабов организации, территориального размещения ее структурных подразделений.
Централизованная форма делопроизводства предполагает, что все работы с документами от момента получения (создания) до передачи их на архивное хранение проводятся в одном месте, т.е. централизуются.
Эта форма наиболее рациональна при незначительных объемах обрабатываемых документов, так как позволяет максимально механизировать и автоматизировать выполнение сосредоточенных в одном месте делопроизводственных работ, держать под контролем всю организацию документационного обслуживания.
Децентрализованная форма делопроизводства применяется тогда, когда структурные подразделения организации территориально разобщены. Внедрение этой формы предполагает, что в каждом структурном подразделении есть своя служба ДОУ (хоть и небольшая) или работник, которые самостоятельно ведут все виды работ с документами.
В крупных организациях с большими объемами обрабатываемых документов чаще всего применяется смешанная форма делопроизводства, при которой централизуется часть выполняемых работ по документационному обслуживанию. Как правило, это работы, связанные с приемом и первоначальной обработкой документов, контролем за исполнением, копированием и размножением. Такие работы, как регистрация, текущее хранение документов, подготовка и сдача их в архив, осуществляются в структурных подразделениях.
Внедрение компьютерных технологий в делопроизводство позволяет децентрализовать регистрацию документов, создавая в то же время централизованную информационно-поисковую систему (базу данных) о документах организации.
Использование таких технологий становится необходимой характеристикой работы службы ДОУ. Но это не означает отказа от существующих правил документирования управленческой деятельности в традиционных бумажных документах, что в первую очередь входит в понятие «делопроизводство». Компьютерные технологии на современном этапе все больше внедряются в организацию работы с документами, что позволяет не только автоматизировать выполнение традиционных этапов документооборота, но и реализовать принципиально новые возможности в деле управления документооборотом в целом по организации, выполнения справочно-информационной и аналитической работы, а также использования элементов электронного документооборота. Это позволит поднять работу служб ДОУ на новый качественный уровень.
Контрольные вопросы и задания
1. Как называется служба, осуществляющая документационное обеспечение управления, в зависимости от принадлежности к определенной группе организаций?
2. Какова типовая структура управления делами?
3. Какими правовыми актами регламентируется работа службы ДОУ?
4. Какова структура текста положения о службе ДОУ и что должно быть отражено в каждом разделе?
5. Какие функции службы ДОУ вы знаете?
6. Что устанавливает инструкция по делопроизводству и какие разделы текста могут быть включены в нее?
8. На какие виды делопроизводственных работ разработаны нормы времени?
9. Что такое документооборот и как осуществляется подсчет объема документооборота?
10. Какие потоки документов принято различать в составе документооборота?
11. Назовите основные этапы документооборота.
12. Назовите основные принципы организации документооборота.
13. Какие существуют организационные формы делопроизводства и чем они
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http :// www . allbest . ru /
Соответственно масштабам движения документов может быть выделен в качестве самостоятельного объекта рассмотрения документооборот конкретного гражданина, семьи, должностного лица, структурного подразделения, организации в целом, синдиката, отрасли государственного управления, государства. Ведь, в конечном итоге, любой документ и каждая его копия где-то откладывается и после истечения срока хранения аннулируется и уничтожается. Различие состоит в длине пройденного пути, этапах обработки документов и сроках их последующего хранения.
Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ) исходя из прагматических соображений, рассматривают в качестве объекта регулирования только документооборот организации в целом и соответственно потоки входящих, внутренних и исходящих документов.
Задача первичной обработки поступившей корреспонденции -- проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов -- все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяются приложения. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, об этом и сообщается отправителю.
С проставления регистрационного штампа начинается учет входящих документов. Регистрационный штамп, фиксирующий время и факт поступления документа в учреждение (реквизит 28), проставляется на месте, указанном ГОСТ Р 6.30-97. Централизованный прием корреспонденции позволяет учесть все поступившие документы, т. е. иметь точные данные объема этой части документооборота.
Уже в процессе первоначальной обработки проводится предварительное рассмотрение документов без детального ознакомления с их содержанием. Часть документов отделяется и направляется для исполнения непосредственно в структурные подразделения; письма, жалобы и заявления граждан после регистрации поступают на рассмотрение руководству или в структурное подразделение. Документы с надписью «Лично» или в адрес профсоюзной организации сразу направляются по назначению.
Таким образом, главная цель предварительного рассмотрения -- отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности учреждения, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.
При предварительном рассмотрении документов проставляется условное обозначение структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя. Для этого в учреждении имеется список структурных подразделений с присвоенными им кодами. При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученными документами.
Эти указания оформляются в виде резолюции, которая содержит решение руководителей по существу поставленного в документе вопроса. Если документ проходит несколько инстанций, на нем появляется ряд резолюций. Не допускается противоречие их друг другу. В том случае, когда исполнение документа поручается нескольким лицам, ответственным считается лицо или подразделение, названное в резолюции первым.
Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках для информации контрольной службе. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль, в ней указываются необходимые для контроля сведения: фамилия исполнителя, принятое решение, срок исполнения. Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но должны обязательно отмечаться в регистрационной карте.
На стадии проекта исполнитель должен знать требования, предъявляемые к тексту документа, и требования государственных стандартов к оформлению документов. Значительно сокращает время составления документов использование типовых текстов и трафаретных бланков. Проект документа оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97. Перепечатанный и сверенный проект передается исполнителю для дальнейшего оформления -- согласования, визирования, подписания.
Руководители учреждений должны быть освобождены от решения множества второстепенных вопросов, в том числе подписания ряда документов. Право подписания части документов передается руководителям структурных подразделений и ответственным исполнителям, что оговаривается в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях. Такой порядок способствует повышению ответственности исполнителей и значительно упрощает документооборот. Перед подписанием исполнитель обязан проверить правильность оформления документа, наличие всех приложений, необходимых виз. Ответные документы передаются руководителям на подписание вместе с материалами, на основании которых они составлены.
После подписания документы передаются на регистрацию и отправку. Перед отправкой еще раз проверяется правильность их оформления. Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку, адресование, фальцевание (складывание), вложение в конверты, заклеивание, определение стоимости отправлений, составление реестра на заказную почту и передачу корреспонденции на почтамт.
Все поступающие на отправку документы сортируются по адресатам. Для постоянных адресатов используются заранее приготовленные конверты, адрес на которых напечатан средствами оперативного размножения. Если документы направляются в два или три адреса, то на каждом из них подчеркивается тот адрес, в который данный документ направляется. При направлении документа одновременно более чем четырем адресатам составляется список на рассылку, который передается на отправку вместе с экземплярами документа.
Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т. п. поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны. Некоторые внутренние документы регистрируются в канцелярии, имеют свою индексацию (акты, протоколы, приказы), часто требуют размножения в копировально-множительной службе и рассылки в структурные подразделения.
Учет объема документооборота. Объем документооборота -- это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.
Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз. Систематический подсчет документооборота позволяет определить динамику его роста. Анализ этих данных используется при формировании штатов структурных подразделений, рациональной организации рабочего дня сотрудников.
Для достижения информационной совместимости поисковых массивов организаций отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур), классификатора названий видов документов, классификатора аспектов деятельности организации, классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях и жалобах граждан, и др.
Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).
Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.
Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном децентрализовано: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению - в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии - в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, - в службе документационного обеспечения и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации.
Документы регистрируются на карточках. Чтобы достичь информационной совместимости регистрационных данных и создать условия для перехода к автоматизированной регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа), заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела. Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими: исполнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.
Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки: справочные; контрольно-справочные; по географии поступающих документов; по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; тематические (приказы, решения) и др. Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированной на машинных носителях.
Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, -- с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 № 1118-р председателем Комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации. При контроле исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.
Службой контроля осуществляются следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов; направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель; выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя; напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию руководителей; формирование картотеки исполненных документов.
Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом отправляется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты исполнения и содержания соответствующих мероприятий. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизованно или децентрализовано. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать вдела машинограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.
Дело - это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком - этикеткой (например, «Приказы ректора академии за 2000 г.», «Переписка с предприятиями о поставке комплектующих» и т. п.). Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел.
По окончании делопроизводственного года дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), а также дела временного хранения (до 10 лет) по указанию руководства организации передаются в архив организации. В ряде случаев документы могут передаваться на хранение в ведомственный или государственный архивы. Процедура передачи дел, порядок использования документов, хранящихся в архивах, оговорены в нормативных документах.
Организация документооборота и его характеристика, пути совершенствования документооборота. Назначение и оформление реквизитов документов. Оформление личных дел, заявлений, приказов, протоколов. Порядок оформления документов при приеме на работу.
контрольная работа , добавлен 05.01.2012
Описание системы работ внешних и внутренних документов в организации. Контроль за исполнением документов: виды, цель, этапы исполнения и уровни. Принципы организации внутреннего документооборота. Мониторинг использования системы управления документами.
курсовая работа , добавлен 09.12.2012
Варианты расположения реквизитов заголовочной части: угловой и продольный. Общее понятие о бланках документов. Основные принципы организации документооборота. Схема прохождения документов, документопотоков, их значение. Учет объема документооборота.
контрольная работа , добавлен 09.03.2016
Документооборот и принципы его организации. Подготовка документов к архивному хранению. Принципы формирования дел. Учет документооборота на примере ООО "Примера", структура данной организации. Расчет численности службы ДОУ. Схема потока документов.
курсовая работа , добавлен 25.01.2015
курсовая работа , добавлен 25.12.2014
Принципы организации документооборота. Движение входящих, исходящих и внутренних документов, их регистрация и регистрационные формы. Информационно-справочная работа. Контроль исполнения документов. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну.
реферат , добавлен 11.12.2010
Централизация операций по приему документов. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Обработка исходящих документов.
контрольная работа , добавлен 22.08.2013
Понятие электронного документооборота на предприятии как полного цикла автоматизации движения документов. Выполнение основных операций. Ключевые требования к системе электронного документооборота, общая характеристика ее функциональных возможностей.
презентация , добавлен 16.10.2015
Условия применения информационной системы автоматизации учета и контроля прохождения и исполнения документов в подразделениях предприятия. Пример номенклатуры дел отдела телекоммуникаций и системотехнического обеспечения средств вычислительной техники.
контрольная работа , добавлен 19.10.2013
Задачи службы делопроизводства, порядок регистрации документов. Организация документооборота в ГУ "1 отряд Федеральной противопожарной службы по Саратовской обл.". Формы регистрации документов и значение для оперативного принятия управленческих решений.
12. В документообороте федерального органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:
а) поступающая документация (входящая);
б) отправляемая документация (исходящая);
в) внутренняя документация.
13. В федеральном органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.
14. Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.
15. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
16. Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.
(см. текст в предыдущей редакции)
18. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю федерального органа исполнительной власти или по решению руководителя федерального органа исполнительной власти иным должностным лицам федерального органа исполнительной власти.
Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям.
(см. текст в предыдущей редакции)
19. Подлинник документа направляется в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.
При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти.
20. Документы после их подписания руководителем федерального органа исполнительной власти или иным уполномоченным лицом передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.
(см. текст в предыдущей редакции)
21. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
Введение
1. Понятие документооборота
2. Общая структура документационного обеспечения управления
3. Классификация документов
4. Нормативная база делопроизводства
5. Автоматизация документооборота
6. Особенности организации документооборота в бухгалтерском учете ООО «Рязанская чайная фабрика»
Заключение
Список использованной литературы
Приложение 1
Введение
Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ - это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен .Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оноимеет в своем составе территориально удаленные подразделения - организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.
Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия. Вот почему данная тема является очень важной для изучения. В контрольной работе мы рассмотрим понятие документооборота, реестр используемых на предприятии документов, схему их движения, подходы, позволяющие оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.
1. Понятие документооборота
Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении. Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.
По направлению :
Горизонтальные - связывают организации одного уровня
Вертикальные - нисходящие, восходящие - связывают организации различных уровней (восходящие - входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.Нисходящие - направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям).
По отношению к управленческому объекту документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.
Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются :
формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;
обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
своевременное предупреждение негативных явлений в финансово - хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.
Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что, в свою очередь, является следствием документального оформления совершенных операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям.
При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.
2. Общая структура документационного обеспечения управления
Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются (рис.1).
Рис.1. Схема документационного обеспечения управления
Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.
Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию в журнале. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у исполнителя до окончательного решения вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу. Дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу (папка или картотека, внутри которой документы расположены в определенном порядке.
По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив.
Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними.
Рис. 2. Документооборот на предприятии
Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера (рис. 2). В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников.
Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.
Различают внешний и внутренний контуры документооборота (рис. 3).Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров и заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.
Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.
Рис. 3. Схема документооборота
Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.
Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз.
3. Классификация документов
Существует целый ряд вариантов классификации документов.
По происхождению - Служебные, личные
По срочности - Срочные, несрочные
По гласности - Секретные, сов.секретные, для служебного пользования, несекретные
По форме - Типовые, индивидуальные
По срокам хранения - Временного хранения, долговременного, постоянного
По характеру информационных связей Входящие, исходящие и внутренние
По типу носителей - Бумажные, электронные
Особенно следует выделить класс управленческих документов, к которым относятся:
· организационные документы (устав предприятия, штатное расписание, должностные инструкции сотрудников);
Организация документооборота на предприятии
Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. .
Документы, поступающие на предприятие проходят:
. первичную обработку;
. предварительное рассмотрение;
. регистрацию;
. рассмотрение руководством.
После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь - референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.
Конверты от поступающих документов уничтожаются за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций.
Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы
ДОУ с целью распределения поступивших документов на: " направляемые на рассмотрение руководителю предприятия; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.
Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.
Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.
Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.
Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.
Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются службой ДОУ и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
Регистрация документов
Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях, (организационно- распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.
Однако, не все документы предприятия регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые. бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе
ДОУ на этих документах ставится только дата поступления. Перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ, дан в приложении 47.
Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.
При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. В состав индекса документа входят: порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов; индекс по номенклатуре дел.
Например: 218/08-17 , где
218 - порядковый регистрационный номер, 08-17 - номер дела в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов). В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.
Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол №3, акт № 7.
В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.
Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеки.
Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
. автор (корреспондент);
. название документа;
. дата документа;
. индекс документа;
. дата поступления документа (для входящих документов);
. индекс поступления документа (для входящих документов;
. заголовок документа или его краткое содержание;
. резолюция (исполнитель.содержание поручения, автор, дата);
. срок исполнения;
. отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);
. номер дела.
В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими:
. исполнители;
. расписка исполнителя в получении документа;
. ход исполнения;
. приложения и др.
Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самим предприятием. Образцы регистрационных журналов и карточек даны в приложениях 48 и 49.
Регистрация документов - ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу - ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
Контроль исполнения документов
Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.
Контроль исполнения включает:
Постановку документа на контроль;
Проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
Предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
Учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.
Основная цель организации контроля исполнения- обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания
(утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.
Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия.
Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные
- руководителем, который их установил.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, поручений, вопросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в письменном ответе или на самом документе.
При организации контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.
Службой контроля осуществляются следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов; направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель; выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя; напоминание подразделению - исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию руководителей; формирование картотеки исполненных документов.
Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.
Систематизация документов
Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии должна составляться номенклатура дел.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления. Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами.
Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем предприятия, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Если учредителем данного предприятия является государственное предприятие, сдающее документальные материалы в Центральный государственный архив народного хозяйства РФ (ЦГАНХ), то номенклатура дел согласовывается с его ведомственным архивом и после одобрения экспертной комиссией направляется на согласование с Центральной экспертно-проверочной комиссией
ЦГАНХ. Пересогласование номенклатуры дел с ЦГАНХ РФ осуществляется раз в 5 лет. Ведомственный архив госпредприятия осуществляет контроль за составлением и использованием номенклатуры дел, за формированием и оформлением дел, в учрежденном им предприятии. Номенклатура дел дочернего предприятия визируется лицом, ответственным за организацию делопроизводства, подписывается заместителем директора, утверждается руководителем предприятия. Заголовками разделов номенклатуры дел являются наименования подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием предприятия. При составлении заголовков дел следует учитывать, что:
Заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;
Заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
Заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т.д. не допускаются.
Заголовки дел в процессе формирования дел могут уточняться. Состав заголовка дела образует следующие элементы:
Название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);
Название предприятия или его структурного подразделения;
Адресат или корреспондент документа;
Название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;
Даты (период), к которым относятся документы дела;
Указание на копийность документов дела.
Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово «Копии» - в конце заголовка. Например: «Приказы директора предприятия по основной деятельности за 1993 год. Копии».
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе.
Например: «Протоколы совещаний Совета трудового коллектива предприятия за
1998 год».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: «Переписка с Бизнес-Банком по вопросам бухгалтерского учета, отчетности и финансовой деятельности».
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.
Например: «Переписка с заказчиками об отказе от оплаты счетов предприятия».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год) на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например: «Годовой план предприятия «Контакт» по капитальным вложениям на 1997 год».
В наименованиях дел, содержащих организационно- распорядительные документы, указывается вид документа и автор, например: «Приказы директора предприятия по личному составу за 1998 год».
В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости)».
Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются
«переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.
Номенклатура дел предприятия должна составляться в последнем квартале предшествующего года на новый календарный год по установленной форме. (см. приложение 50).
В графе 1. таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать: номер структурного подразделения предприятия по классификатору подразделений или номер направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений); порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности.
В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.
Графа 3 «Количество томов» заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» указывается срок хранения дела, номер статьи со ссылкой на перечни или примерные номенклатуры дел. В графе «Примечание» проставляются отметки: о незаведении дел («Дело не заведено»), о переходящих делах, об уничтожении дел, месте хранения подлинников. По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения (см. приложение 51)
Пример составления номенклатуры дел дан в приложении 52.
Формирование дел
При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по НОМИНАЛЬНОМУ
ПРИЗНАКУ служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д. При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание. Например:
«Документы по управлению» (акты, справки)». Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Например: «Протоколы производственных совещаний предприятия «Контакт» за 1997 год». Для группировки переписки используется КОРРЕСПОНДЕНСКИЙ признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка, раскрывается содержание вопроса. Например: «Переписка с предприятиями о взаимных расчетах за 1997 год». Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку.
Например: «Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции». Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку. Например: «Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях». Планово- отчетные документы группируются в дела по номинальному. авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.
Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно; подлинники отделять от копий; годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных, утвержденные штатные расписания предприятия - от проектов; включать в дело по одному экземпляру каждого документа.
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.
В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся при окончании календарного года).
Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4-х сантиметров.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.
Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, заверительную надпись, отметку «В дело». Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.
Сложились определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дала сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.
Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 1998 год, составленный в 1997 году, должен быть отнесен к 1998 году, а отчет за 1997 год, составленный в 1998 году, к 1997 году. Перспективные планы, рассчитанные предприятием на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов - в деле последнего года. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий. Протоколы заседаний Совета трудового коллектива и совещаний у руководства предприятия группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.
Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом- запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса.
Подготовка документов к архивному хранению
Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.
Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) предприятия, которая в своей деятельности руководствуется Положением об
Архивном фонде Российской Федерации. Основными правилами работы, ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел предприятия.
Примерное положение об ЭК предприятия приведено в приложении 53.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат Изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.
Одновременно проводится и отбор документов и дел временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Формы описей и акта унифицированы (см. приложения 54 и 55)..
Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1995 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января
1998 года. Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив предприятия. Описи дел постоянного, временного (свыше
10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК предприятия и согласовываются с ведомственным архивом.
Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, для подготовки к передаче в ведомственный архив, подлежат оформлению и описанию. Оформление дел производится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел производится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения - частичному. Полное оформление предусматривает: подшивку или переплет дела
(на 4 прокола в твердую обложку из картона); нумерацию листов в деле
(черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами); составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела (см. приложение 44); составление заверительной надписи дела (см. приложение 45); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.).
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности предприятия, личные, дела, дела на авторские свидетельства). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения указываются: наименование организации- учредителя, наименование предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер дела (тома, части), заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела (см. приложение 56).
С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда и учета составляется опись дел. Опись является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим их оперативный поиск. Описи составляются как на дела постоянного хранения, так и временного (свыше 10 лет). Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.
На дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке.
В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом.
Нужна помощь по изучению какой-либы темы?
Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку
с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.
