Правила ведения документооборота в организации. Понятие документооборота. Правила его организации

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота являются:

оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении)

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу в установленные сроки для последующего отражения в бухгалтерском учете несут лица, оформившие и подписавшие эти документы.

Движение документов, составляемых в организации, можно представить в следующем виде:

1. Составление документа, проверка правильности его оформления

2.Визирование документа должностными лицами и утверждение руководителем

3. Регистрация и исполнение документа и при необходимости его отправка сторонней организации

4. Подготовка копии документа для хранения и текущего его хранения

5. Передача документа в архив организации либо государственный архив или его уничтожение.

В наиболее общем виде движение документов (поступление от сторонних организаций и лиц, обработка, принятие к учету, сдача в архив) регламентируется графиком документооборота, утвержденным руководителем субъекта

График документооборота может быть оформлен в двух вариантах - в виде схемы и в виде перечня работ по созданию, проверке, обработке документов, выполняемых структурными подразделениями организаций с указанием ответственных исполнителей и сроков.

График документооборота должен быть увязан с должностными инструкциями и учетной политикой предприятия. Ответственность за соблюдением графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов и передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Число таких лип должно быть минимальным, с обязательным закреплением за каждым из них перечня документов, которые они имеют право подписывать.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (составление или получение от других субъектов хозяйствования, принятие к учету, обработка,
передача в архив) также должно регламентироваться графиком документооборота, который утверждается приказом руководителя.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения – специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указанны непосредственно во входящем документе.

Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).

Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы.

Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительные записки), личного состава и т.д. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

Порядок обработки поступающих документов.
Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение не осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Порядок обработки исходящих документов.
Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

Передача документов внутри организации.
Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Учет количества документов
Учет должен производится в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.

Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам документов).

Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.

Подсчет количества машиночитаемых осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выборки мер по совершенствованию работы с документами.

Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами организации
В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов.

Для достижения информационной совместимости поисковых массивов организации отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур), классификатора названий видов документов, классификатора аспектов деятельности организации, классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях и жалобах граждан, и др.

Правила регистрации и индексирования документов.
Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном централизованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению – в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии – в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, - в службе документационного обеспечения и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Общие принципы организации документооборота:

- оперативность движения документов, его целенаправленное регулирование и оптимальное осуществление;
- обеспечение единообразия в порядке прохождения и технологии обработки основных категорий документов;
- исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью.

Главным правилом организации документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько составляющих его частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении.

По направлению горизонтальные и вертикальные (восходящие и нисходящие) потоки. Гориз. потоки связывают организации одного уровня управления, вертик. - организации различных уровней. Восходящие потоки - это документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции. Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческой системе выделяют: входящий документопоток (документы, поступающие в организацию); исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации); внутренний документопоток (документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации). Документопотоки различаются составом входящих в них документов, порядком их обработки и направлением движения. Каждый документопоток имеет свой, достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от степени регламентации функций руководителей и структ. подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами.

Входящий документопоток любой организации составляют документы вышестоящих организаций, документы подведомственных организаций, документы несоподчиненных организаций и обращения граждан. Вход документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структ. подразделений, непосредственно специалистам. Маршрут движения вход документов зависит от принятой в учреждении технологии работы с документами. Порядок операций по работе с вход документами: получение, регистрация и учет, ознакомление, рассмотрение (резолюция), передача на исполнение, копирование, контроль за прохождением и сроками исполнения документа, хранение документа в процессе исполнения, списание в дело, поиск.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исход документы могут создаваться как инициативные или как ответные на поступившие письменные или устные запросы. Технология работы с исх. документами предусматривает участие в ней всего аппарата управления. Маршрут движения этих документов будет зависеть от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Внутренний документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации. Происхождение документов совпадает со сферой их применения: они создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутр. относятся организационные документы, определяющие задачи, функции предприятия в целом, а также его структ. подразделений, компетенцию, права и обязанности долж. лиц - положения, уставы, долж. инструкции, правила.

Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распор документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения.

Наиболее нерегламентированны маршруты движения именно внутр. документов. Исключение составляют распор документы, движение которых строго упорядочено.

Порядок операций по работе с исх. и внутр. документами совпадает: составление, оформление, согласование, подписание (утверждение), регистрация и учет, копирование, передача на исполнение или отправка адресату.

В ООО «ДВМ - Энтертейнмент» процесс движения документации регламентирован в соответствии с особенностями осуществляемой предприятием деятельности - оптовой и розничной торговлей. В процессе документооборота бухгалтерская и кадровая службы тесно взаимодействуют между собой, т.к. именно с их деятельностью связан наибольший объем поступающих в организацию документов. Кадровая документация - основа для составления учетной. Следовательно, очень важно чтобы документооборот между подразделениями был упорядочен. Кадровая служба предприятия составляет документацию, в дальнейшем передавая ее на бухгалтерию.

В своей деятельности компания руководствуется норами действующего законодательства РФ, т.е. создание первичной учетной документации, порядок и сроки ее передачи для отражения в учете устанавливаются графиком документооборота предприятия. График документооборота составлен с учетом должностных обязанностей сотрудников и визируется приказом руководителя предприятия (Приложение 6). Перед утверждением документа с проектом графика ознакомили работников, которых касается его содержание:

- главного бухгалтера;
- штатных бухгалтеров;
- менеджеров предприятия;
- сотрудников отдела кадров.

Данный документ закрепил сроки и ответственных исполнителей по каждому виду документа. Внедрение графика позволило повысить эффективность управления всей организацией в целом, исключить дублирование документации, минимизировать ошибки при ее заполнении(Приложение 7).

Первичная документация принимается к учету только при условии составлении документа по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации.

Внедрение графика документооборота позволяет повысить эффективность управления всей организацией и кадровой службой в частности, избежать дублирования документов и улучшить качество функционирования подразделений.

Важным этапом документооборота является экспертиза практической ценности документов предприятия.

Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения. Как правило, обязанность сдавать документы в госархивы, возложена на государственные и муниципальные организации. Однако некоторые негосударственные предприятия, с которыми заключены соответствующие соглашения, также должны это делать. Это, так называемые источники комплектования архивов. Перечни таких предприятий определяются в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 г. № 5341-1 и Положения об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденного Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552.

Для проведения процесса экспертизы требуется создание экспертной комиссии. Она формируется из числа работников предприятия, на основании распоряжения руководителя. Критерием для выбора членов комиссий является на основе их образование и квалификация, минимальный состав участников - 3 человека. В своей работе экспертная комиссия руководствуется Положением об архивном фонде Российской Федерации, требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.

Комиссия просматривает и сортирует документацию, определяя перечень документов на хранение или уничтожение. Итогом работы комиссия должна стать группировка имеющихся документов на 4 категории:

· документация для постоянного хранения;
· документы для временного хранения (свыше 10 лет);
· документация для временного хранения (до 10 лет);
· бумаги, которые подлежат уничтожению, т.к. их срок хранения истек.

Дела срок хранения, которых превышает 10 лет, находятся в архиве предприятия, но если документы представляют научную историческую или культурную ценность, то организация обязана передать их по описи в государственный архив на ответственной хранение.

Дела срок хранения, которых не превышает 10 лет, архивируются организацией, а по истечении срока хранения уничтожаются. Уничтожение документации оформляется актом (Приложение 5). Уничтожение дел с грифами «Конфиденциально», «Секретно», «Для служебного пользования», осуществляется на основании специальной инструкции.

При хранении документов в собственном архиве предприятия для учета затрат на систематизацию и передачу дел используется счет 26 «Общехозяйственные расходы», в налоговом учете при формировании налоговой базы по налогу на прибыль данные издержки относятся к категории прочих расходов связанных с производством и реализацией продукции.

В учете отражается следующая корреспонденция:

Д 26 К 60 - приняты к учету затраты на коммунальные услуги в помещении архива;

Д 19 К 60 - выделена сумма НДС по коммунальным платежам;

Д 60 К 51 - перечислены с расчетного счета деньги в счет оплаты коммунальных услуг;

Д 68 субсчет «Расчеты по НДС» К 19 - принята к вычету сумма НДС по коммунальным платежам;

Д 26 К 70 - начислена зарплата штатным архивариусам;

Д 70 К 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц» - удержан НДФЛ;

Д26 К 69 субсчет «Расчеты с федеральным бюджетом» - начислены страховые взносы в части федерального бюджета РФ;

Д 26 К 69 субсчет «Расчеты с фондом социального страхования» - начислены страховые взносы, перечисляемые в ФСС РФ;

Д 26 К 69 субсчет «Расчеты с федеральным фондом обязательного медицинского страхования» - начислены страховые взносы в ФФОМС РФ;

Д 26 К 69 субсчет «Расчеты с пенсионным фондом» - начислены взносы в ПФ РФ.

При передаче документации в государственный или муниципальный архив на хранение затраты отражаются в учете следующими проводками:

Д 97 К 76 - учтена стоимость услуг сторонней организацией по хранению документов;

Д76 К 51 - оплачены услуги сторонней организации.

Д 26 К 97 - списана часть затрат на хранение документов, относящаяся к текущему месяцу.

т.к. срок хранения документов составляет длительный период времени, то затраты отражаются на счете 97 «Расходы будущих периодов», а в дальнейшем ежемесячно списываются на издержки организации равными долями.

Сроки хранения документации определены в ст. 17 Закона № 129-ФЗ Федеральный закон о бухгалтерском учете№129 -ФЗ от 21.11.1996 г. (в ред. Федерального закона от 28.09.2010 N 243-ФЗ).

Также при формировании дел необходимо руководствоваться «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». В таблице 2.6 указаны сроки хранения первичной учетной документации.

Таблица 2.6 Сроки хранения первичной учетной документации

Вид документов	Срок хранения	Норма законодательства

Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и ТМЦ, накладные, авансовые отчеты и др.)		Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 150 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций
Путевые листы	Не менее 5 лет	Пункт 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152
Лицевые счета работников	Не менее 75 лет	Пункт 153 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций
Документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат	Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий, а при отсутствии лицевых счетов -- не менее 75 лет	Пункт 155 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций
Исполнительные документы	Не менее 5 лет	Пункт 162 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.)	Пункт 163 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций
Документы о недостачах, растратах, хищениях
Документы об оплате учебных отпусков	Пункт 165 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций
Документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации	До ликвидации организации	Пункт 166 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций
Документы об амортизационных отчислениях (акты, ведомости, расчеты)	Не менее 5 лет	Пункт 167 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций
Документы о приеме-передаче векселей, их оплате или размене	Пункт 179 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций
Документы о ведении валютных и обменных операций, операций с грантами	До ликвидации организации	Пункт 181 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций
Документы об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, ТМЦ (инвентарные описи, акты, ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий)	Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий	Пункт 192 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций

Немаловажной является информация по контрольно-кассовой технике, используемой в организации, сроки ее хранения представлены в таблице 2.7.

Таблица 2.7 Сроки хранения документации по ККТ

Сводная отчетность организации - баланс, отчет о прибылях и убытках, налоговые декларации также имеют свои сроки хранения таблица 2.8.

Таблица 2.8 Сроки хранения бухгалтерской и налоговой отчетности

Вид документов	Срок хранения	Норма законодательства
БУХГАЛТЕРСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ И УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ

Годовая бухгалтерская отчетность	Не менее 10 лет	Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 135 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций
Сводная годовая бухгалтерская отчетность	До ликвидации организации
Квартальная бухгалтерская отчетность	Не менее 5 лет (при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности -- не менее 10 лет)
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения и пояснительные записки к ним	До ликвидации организации	Пункт 136 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций
Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы, оборотные ведомости и др.)	Не менее 5 лет при условии завершения ревизии или проверки (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий	Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункты 148 и 168 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций
Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики	Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз	Пункт 2 статьи 17 Закона № 129-ФЗ
ОТЧЕТНОСТЬ ПО НАЛОГАМ (СБОРАМ) И ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ИСЧИСЛЕНИЯ НАЛОГОВ (СБОРОВ)
Годовые отчеты по налогам (налоговые декларации)	Не менее 10 лет	Пункт 170 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций
Квартальные отчеты по налогам (налоговые декларации)
Месячные отчеты по налогам (налоговые декларации)	Не менее 1 года (при отсутствии квартальных -- не менее 5 лет)
Счета-фактуры	Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий	Пункт 150 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций
Книги покупок, книги продаж	Не менее полных 5 лет с даты последней записи	Пункты 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914
Документы, подтверждающие объем налогового убытка прошлых лет, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога на прибыль	Не менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет	Пункт 4 статьи 283 НК РФ
Документы, подтверждающие объем убытка предыдущих налоговых периодов, сумма которого перенесена на будущее при расчете ЕСХН или налога, уплачиваемого при применении УСН	Пункт 5 статьи 346.6 и пункт 7 статьи 346.18 НК РФ

Отдельная группа отчетной документации - статистические отчеты, они также имеют сроки хранения, таблица 2.9.

Таблица 2.9 Сроки хранения статистической отчетности

Вид документов	Срок хранения	Норма законодательства
Годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы	Не менее 10 лет	Пункт 199 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций
Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы	До ликвидации организации
Полугодовые статистические отчеты и таблицы	Не менее 5 лет (при отсутствии годовых -- не менее 10 лет)
Квартальные статистические отчеты и таблицы	Не менее 5 лет (при отсутствии годовых, полугодовых -- не менее 10 лет)
Месячные статистические отчеты и таблицы	Не менее 1 года (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных -- не менее 10 лет)

Бухгалтерская служба предприятия несет ответственность не только за составление и правильность оформления документа, но и за сохранность его в течение определенного времени. В случае наступления чрезвычайной ситуации (потопа, пожара, взрыва) необходимо принять все возможные меры по сбору дубликатов: копии платежно-расчетных документов можно запросить в банке, входящие товарные накладные, акты и счета фактуры у поставщиков продукции и т.д. Для предотвращения утери данных следует делать цифровые архивы баз данных на внешних носителях.

Помимо этого бухгалтерская служба обязана хранить документацию таким образом, чтобы исключить факты искажения данных (приписок, подчисток и т.д.).

В случае изъятия документации, в соответствии с действующим законодательством, главный бухгалтер или лицо его, замещающее, с разрешения представителя изымающего органа может снять копии документов с указанием даты и основания изъятия.

В целом документооборот ООО «ДВМ-Энтертейнмент» отвечает принципам рациональности и своевременности документирования, последовательность при отражении их в учете, совершенствование документооборота.

Раздел 3. Организация работы с документами

ТЕМА 7: ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

1. Понятие документооборота. Правила его организации.

2. Основные операции по работе с документами.

3. Порядок регистрации документов. Информационно-поисковая система организации.

4. Контроль исполнения документов.

Наряду с документированием управленческой информации, которое мы изучали во втором разделе дисциплины, ещё одной, второй, составной частью ДОУ является организация работы с документами или технологии обработки документированной информации – технологии ДОУ.

Технологии ДОУ – это система методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, систематизации и хранения документированной информации на основе единых методических приемов и правил. Основными блоками технологий ДОУ являются организация документооборота и система хранения документированной информации. В данной теме рассматривается организация документооборота; раскрывается значение таких терминов как «документооборот», «документопоток», «информационно-поисковая система», «регистрация» документов, и других, характеризующих процесс проектирования документооборота и основные операции по обработке документов.

Особенности порядка прохождения документов и операции, производимые с ними в федеральных органах исполнительной власти, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, регламентом федерального органа исполнительной власти, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными регламентами, инструкцией по делопроизводству, создаваемой на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (см. разделы III, IY,Y,YI).

Понятие документооборота. Правила его организации

.Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). Документооборот как совокупность технологий по обработке документов имеет определенные параметры. Прежде всего – это масштаб движения документов : документооборот государственного, отраслевого, корпоративного управления, организации как юридического лица, структурного подразделения, отдельного должностного лица. Нормативные и методические документы регулируют в качестве базового объекта документооборот организации.

Порядок движения документов в организации складывается в зависимости от ее структуры, внутреннего распределения работ, формальной и неформальной систем субординационных отношений.

Документооборот может складываться стихийно или быть организован, что является более предпочтительным, так как от скорости движения документов, качества выполнения каждой из технологических операций зависит оперативность и качество принимаемых решений, эффективность управленческой деятельности в целом.

Под организацией (проектированием) документооборота понимают оптимизацию движения документов и всех производимых с ними в процессе этого движения технологических операций. При оптимизации документооборота опираются на его определенные качественные и количественные параметры.

Основным количественным параметром является объём документооборота , который выражается дробным показателем: количество созданных в организации и полученных извне документов/количество изготовленных с них копий (в течение года, квартала). Объем документооборота учитывают при проектировании структуры, количественного состава и обеспечения службы ДОУ необходимыми средствами организационной техники.

К основным качественным параметрам относят состав и содержание, маршруты документов, плотность документооборота, состояние документопотоков.

Состав документов (виды документов) и их содержание рационализируются за счет унификации и стандартизации, что находит свое отражение в таких нормативных документах организации как Альбом и Табель форм документов, о которых мы уже говорили.

Изучение плотности документооборота , т.е. состава и количества документов, обрабатываемых в определенные периоды времени (недели, месяца, квартала, года), позволяет равномерно распределить рабочую нагрузку сотрудников организации.

Маршруты документов рационализируются на основе анализа отдельных операций, прямоточности и времени движения документа, соответствия маршрута документа задачам и функциям структурных подразделений и руководителей организации. Маршрут документа – это путь его движения, включающий все инстанции, в которых осуществляются операции по обработке документов с учетом времени на каждую операцию.

Из всех этих действий складывается рационализация документопотоков, представляющих собой в совокупности документооборот организации.

Документопоток определяется как движение документированной информации в пределах определенной информационной системы в одном направлении из одного источника или в один приемник.

По направлению движения в иерархически организованной системе различают горизонтальные и вертикальные потоки. Горизонтальные потоки документов складываются из движения между инстанциями одного иерархического уровня; вертикальные – (восходящий и нисходящий ) – различных уровней.

По отношению к объекту управления различают входящий (поступающие в организацию документы), исходящий (отправляемые документы) и внутренние потоки (документы, не выходящие в своем движении за пределы организации).

В качестве основных правил рациональной организации документооборота можно выделить следующие:

· регламентация путей (маршрутов) движения документов

· соответствие состава и содержания документов компетенции издающих и обрабатывающих их инстанций

· максимальное сокращение инстанций и времени прохождения по ним каждого документа

· максимальное ограничение возвратных движений документов на маршруте (в частности, за счет передачи учетно-информационных сведений с помощью учетных карточек, электронных и бездокументных сообщений (по телефону) в службу ДОУ)

· максимальное единообразие маршрутов движения основных видов документов

· параллельное выполнение операций.

В целом, главное правило организации документооборота можно сформулировать так: оперативное движение документов по наиболее короткому пути с наименьшими затратами ресурсов (хозяйственно-материальных, технических, трудовых, времени и иных).

Кроме того, в современных организациях должна быть создана единая система оборота документов как на материальных, так и на электронных носителях (движение, обработка, систематизация и хранение документов). На практике часто такая система отсутствует: документооборот разделяется на плохо увязанные между собой бумажную и теле-коммуникационную подсистемы, которые часто, с одной стороны, дублируют друг друга, а с другой, вторая из них может содержать базу несистематизированных и неучтенных данных.

Сокращение документооборота , имеющего постоянную тенденцию к возрастанию, является еще одним из важных направлений его оптимизации. Это обусловлено объективными и субъективными факторами. К объективным относятся: рост объема производства, номенклатуры продукции и услуг, усложнение структуры управленческой деятельности и в связи с этим увеличение количества документируемых операций и т.п. Среди субъективных факторов следует назвать следующие: некомпетентность управленческого персонала, нечеткое распределение полномочий и избегание личной ответственности за принимаемые решения, отсутствие регламентации документообразования и схем движения документов.

Итак, организация работы с документами представляет собой, прежде всего, работу по проектированию (рационализации) документооборота организации, состоящего из совокупности определенных документопотоков. Документы, образующие состав каждого из документопотоков, должны иметь достаточно стабильный маршрут движения, определяемый их видом и содержанием и отражающий структуру организации, соответствующие функции структурных подразделений, отдельных исполнителей, руководителей, а также принятые в организации технологии работы с документами.

Рассмотрим из каких операций складывается в каждом из документопотоков обработка документированной информации.

Тематические материалы: