У работника родился ребенок, он сообщил об этом работодателю, какие выплаты работодатель должен ему заплатить и какие документы при этом работник должен предоставить, какие заявления написать?
Ответ на вопрос:
Из текста вопроса можно предположить, что работник - отец ребенка.
В данной ситуации сотруднику должно быть выплачено единовременное пособие при рождении ребенка, при условии, что это пособие не получила супруга работника (ст.12 Федерального закона от 19.05.1995 N 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей»).
Размер пособия с учетом индексации составляет 16 350,33 руб. (Федеральный закон от 06.04.2015 N 68-ФЗ; Постановление Правительства РФ от 26.01.2017 N 88).
Порядок выплаты пособия установлен Приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 N 1012н «Об утверждении Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей».
Пособие выплачивается по месту работы одного из родителей. В ситуации, когда один из родителей работает, а другой родитель не работает, единовременное пособие при рождении ребенка назначается и выплачивается по месту работы родителя (п.27 Порядка). Для получения пособия работник должен представить:
Отпуск по уходу за ребенком .
Это следует из положений статей 8, 256 Трудового кодекса РФ.
Отпуск по уходу за ребенком предоставьте сотруднику по , подтверждающих рождение ребенка или установление опеки. На основе полученных документов издайте приказ на отпуск по или по . В приказе дополнительно укажите решение о по уходу за ребенком до 1,5 лет.
Подробности в материалах Системы Кадры:
Ситуация: Как выплатить пособие при рождении ребенка
Галина Орлова , внештатный консультант ФСС России
Размер пособия
Базовый размер пособия при рождении ребенка составляет 8000 руб.
Однако при фактической выплате эта сумма увеличивается:
на коэффициент индексации (ежегодно устанавливается Законом о федеральном бюджете исходя из прогнозного уровня инфляции);
на районный коэффициент. Его применяйте для пособий сотрудникам, которые работают в , а также в . Право на районный коэффициент имеют все, кто трудится в таких местностях, в том числе совместители и надомники (ст. 316, 285 ТК РФ, письмо Минфина России от 13 ноября 2010 г. № 03-03-07/39).
Такой порядок предусмотрен статьями 4.2, 5, 12 Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ и пунктами 26, 79 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н.
Сумма пособия рассчитывается по формуле:
| Единовременное пособие при рождении ребенка | = | 8000 руб. | × | × | Районный коэффициент |
Размер единовременного пособия определяйте на дату рождения ребенка (письмо ФСС России от 17 января 2006 г. № 02-18/07-337). Ведь право на пособие возникает при наступлении такого страхового случая. Это прямо следует из положений пункта 1.1 статьи 7 Закона от 16 июля 1999 г. № 165-ФЗ и статьи 11 Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ. Подтверждено это и в письме ФСС России от 17 января 2006 г. № 02-18/07-337.
Действующий размер пособия (без учета районных коэффициентов) см. в . Например, в отношении детей, родившихся 1 февраля 2016 года или позднее, размер единовременного пособия с учетом индексации составляет 15 512,65 руб. В таком же размере платите пособие в январе 2017 года. C 1 февраля 2017 года пособие проиндексировали на 5,4 процента. Теперь оно составляет 16 350,33 руб. (ст. 1 и 4.2 Закона от 6 апреля 2015 г. № 68-ФЗ, постановление Правительства РФ от 26 января 2017 г. № 88).
В некоторых регионах установлены дополнительные пособия, выплачиваемые в связи с рождением ребенка. К примеру, в Москве такая помощь оказывается молодым семьям (постановление правительства Москвы от 6 апреля 2004 г. № 199-ПП). Но выдается эта сумма не по месту работы, а в Управлении социальной защиты населения.
Рождение нескольких детей
Если у сотрудника родились двое и более детей, то пособие выдайте на каждого из них. Например, если у сотрудника в феврале 2017 года или позже родилась двойня, выплатите ему 32 700,66 руб. (16 350,33 руб. × 2). Данное правило применяется и в отношении сотрудников, заменяющих родителей, например, усыновителей. Об этом сказано в статье 11 Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ и пункте 25 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н.
Документальное оформление
Чтобы получить пособие по месту работы, сотрудник должен представить следующие документы:
С уважением и пожеланием комфортной работы, Елена Карсетская,
эксперт Системы Кадры
Это не считается нарушением и в некоторых случаях дает право на некоторые льготы при постановке на учет в Службу занятости. Однако даже при увольнении по статье 80 ТК РФ женщина не освобождается от уведомления за 14 дней. Хотя в некоторых ситуациях руководство может пойти на встречу матери и уволить ее без отработки в оговоренные в заявлении сроки прекращения сотрудничества. И конечно, трудовой договор может быть прекращен по соглашению сторон. Это в основном применяется в период нахождения женщин в декретном отпуске. Жизненные ситуации бывают разные, соответственно и уволиться женщина может в любое время, даже находясь в декрете, в течение которого на предприятии происходит реорганизация. Нюансы увольнения женщин с ребенком (детьми) Следует отметить, что для каждой труженицы в зависимости от ее социального положения и возраста детей установлен ряд льгот.
Могут ли уволить единственного кормильца в семье? Когда работник является единственным кормильцем в семье, знающим все свои права и предоставляемые законодательством привилегии, он должен учитывать, что закон не может защитить его, если предприятие ликвидируется то ли по решению его учредителей, то ли в случае признания его банкротом. При полной ликвидации организации, уволены будут соответственно все сотрудники.
Внимание
Более того, на малом сроке женщина вообще может не знать об этом. И тем не менее если на день увольнения женщина была беременна (и этот факт подтверждается соответствующими документами), то суд признает увольнение незаконным.
Важно
Если работница - мать-одиночкаТК РФ запрещает сокращать одиноких матерей, воспитывающих детей в возрасте до 14 лет (ч. 4 ст. 261 ТК РФ). Поэтому у матери как минимум должен быть документ о возрасте ребёнка - копия свидетельства о рождении.
Что уж говорить про случаи увольнения по инициативе работодателя. Исходя из статистики по судебным спорам, все больше работников идут защищать свои права после увольнения.
Инфо
И тут работодателю необходимо знать, что важно не только соблюсти процедуру прекращения трудового договора: правильно оформить документы, успеть в сроки ознакомления и выдачи необходимых документов, но и не менее важно четко понимать так называемые «неприкасаемые категории» работников, которых уволить по инициативе работодателя, а именно по отдельным основаниям 71 и 81 статей Трудового кодекса РФ, нельзя. Каждый работодатель знает, что по многим основаниям, например, по сокращению численности или штата нельзя уволить одинокую мать с ребенком до 14 лет.
Наличие детей, безусловно, влечет за собой:
Поэтому, часто в семье, где есть маленькие дети, отец семейства является единственным кормильцем. Не редкость, когда женщина одна без мужа воспитывает детей.
Но так как матери-одиночки в сравнении с другими категориями работающих женщин являются менее защищенными, им в соответствии с законодательством РФ выплачивается дополнительное пособие на содержание детей. Разведенные женщины Существуют особенности увольнения и разведенных женщин.
Дело в том, что нормы ст.261 ТК РФ на них распространяются в полной мере, ведь гарантии для них устанавливаются в прямой зависимости от возраста их детей. Следовательно, неважно, находится ли женщина в браке, а также трудоустроен ли отец детей или нет.
Также не важно, получает ли женщина алименты. Данный факт на ее права и гарантии все равно не оказывает никакого влияния. То есть даже с одним несовершеннолетним ребенком, который не достиг возраста 14 лет, расторгнуть трудовые отношения с матерью будет невозможно.
Правая защита женщин, которые совмещают материнство с трудовой деятельностью, является приоритетным вопросом в РФ. Благодаря социальной защите работниц повышается не только количество квалифицированных работников в стране, но и улучшается демографическая ситуация. Именно поэтому в трудовом законодательстве и иных нормативных актах предусмотрен ряд гарантий. Они направлены не только на улучшение условий трудовой занятости, но и защиту тружениц как при приеме на работу, так и при увольнении.
Что говорит закон? Правовое регулирование труда женщин с семейными обязательствами регламентировано главой 41 ТК РФ. Труженицам предоставляются не только некоторые льготы, позволяющие совмещать материнство с успешной трудовой деятельностью. Им также установлен ряд гарантий как при поступлении на работу, так и при прекращении сотрудничества, особенно, если у женщины есть дети до 18 лет.
В частности, в ст.261 ТК РФ сказано, что уволить труженицу можно только в следующих случаях:
То есть женщину имеют право уволить только за совершение проступка, что для матерей является редкостью, но могут ли уволить в остальных случаях, многие не знают.
ТК РФ увольняемому при ликвидации предприятия, попавшему под сокращение численности организации, также не согласившемуся переезжать в другой город при реорганизации или при значительном изменении условий труда уволенному сотруднику, выплачивается:
Дополнительные выплаты работникам, являющимся фактически единственными кормильцами в семье, где есть несовершеннолетние дети или другие недееспособные кровные родственники, могут быть предусмотрены локальными актами предприятия.
Обратите внимание, что толкование термина «одинокая» мать Пленумом Верховного суда настолько широко, что очень многие работницы могут попадать под эту льготу. И одинокие матери – это не единственные категории, которых нельзя увольнять по отдельным основаниям. Ниже представляю Вашему вниманию краткую шпаргалку по льготным категориям и документам, которые работник должен представить, чтобы подтвердить свою льготу на запрет на увольнение. Надеюсь, материал будет Вам полезен в работе. Беременная женщина — Справка о беременности из медицинской организации — Нельзя увольнять по инициативе работодателя, то есть по ст.
71 и 81 Трудового кодекса РФ, кроме случаев ликвидации. — Статья 261 Трудового кодекса РФ Работник в отпуске — приказ об отпуске в самой организации (независимо от вида отпуска) — Нельзя увольнять по инициативе работодателя, то есть по ст.
Могут ли выплаты по договору подряда увеличивать декретное пособие? И вправе ли отец получить единовременную выплату при рождении ребенка?
В прошлом году сотрудница периодически выполняла заказы по договору подряда. Надо ли учесть при расчете декретного пособия эти выплаты?
Пособие надо рассчитать исходя из среднего заработка. А при его определении учитывают только те выплаты, которые облагаются взносами на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ч. 2 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). С вознаграждений по договорам подряда эти взносы не платят (ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Поэтому считать пособие надо только из доходов по трудовому договору.
У сотрудника родился ребенок. Он написал заявление на единовременное пособие при рождении ребенка. Имеет ли работник право на такое пособие или его вправе получить только мама?
Сотрудник вправе получить единовременное пособие. Он должен написать заявление и принести документы, подтверждающие право на единовременное пособие.
Один из родителей вправе получить единовременное пособие. Для этого сотрудник обращается к работодателю (ст. 11 Федерального закона от 19.05.1995 № 81-ФЗ). У сотрудника надо взять следующие документы:
Заявление на пособие в свободной форме;
Справку из загса о рождении малыша;
Справку с работы мамы о том, что она не получала единовременное пособие при рождении ребенка.
Полный перечень документов, необходимых для получения пособия, установлен в пункте 28 Порядка (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 № 1012н).
Пособие нужно назначить и выплатить в течение 10 рабочих дней с даты, когда сотрудник представит все документы (п. 30 Порядка, утв. приказом № 1012н). Размер выплаты в 2015 году - 14 497,8 рубля (ст. 4.2 , 12 закона № 81-ФЗ, п. 2 ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 01.12.2014 № 384-ФЗ). На выданное пособие компания вправе уменьшить страховые взносы в ФСС.
У сотрудника родился ребенок, и он хочет получить пособие при рождении ребенка. Надо ли прилагать к заявлению копию свидетельства о рождении ребенка? Или просто достаточно показать оригинал свидетельства о рождении, и в заявлении сослаться на его серию и номер? Копия свидетельства и справка о рождении прикладываются к заявлению. На основании этих документов издается приказ. Как потом хранить копию свидетельства в приказе?
Ответ на вопрос:
Если ребенок родился на территории РФ, то свидетельство о рождении для назначения указанного в вопросе пособия не требуется; достаточно справки ЗАГС о рождении.
Хранить копии личных документов работников в любом случае рискованно. Об этом свидетельствует актуальная судебная практика.
Если Вы все же храните копии личных документов в личных делах работников, следует получить согласия на обработку персональных данных и хранение копий их документов. В согласии укажите цель хранения указанный копий: «В целях предоставления налогового вычета на детей, а так же последующего предоставления указанных документов при проверках ФНС даю согласие на хранение и передачу в ФНС: копий свидетельство о рождении несовершеннолетних детей, справки с места учебы детей, копий свидетельства о браке и справки с места работы супруга об отказе от получения налогового вычета» или «В целях назначения и выплаты мне пособия по уходу за ребенком, а также для передачи ФСС при проверках правильности назначения пособия даю согласие на хранение следующих документов….»
В части документов при назначении пособия при рождении ребенка:
Документы, необходимые для назначения и выплаты единовременного пособия при рождении ребенка:
а) заявление о назначении пособия;
б) справка о рождении ребенка, выданная органами записи актов гражданского состояния (ЗАГСа);
в) справка с места работы (службы, учебы) другого родителя о том, что пособие не назначалось, - в случае, если оба родителя работают (служат, учатся);
г) выписка из трудовой книжки, военного билета или другого документа о последнем месте работы (службы, учебы), заверенные в установленном порядке, - в случае, если назначение и выплата пособия осуществляются органом социальной защиты населения;
д) выписка из решения об установлении над ребенком опеки (копия вступившего в законную силу решения суда об усыновлении, для лица, заменяющего родителей (опекуна, усыновителя).
Данные документы вместе с расходным ордером на выплату пособия должны быть подшиты в кассовые документы и храниться в бухгалтерии страхователя.
Постановление ФСС России от 07.04.2008 № 81
Перечень документов для возмещения расходов на выплату пособия см. http://r77.fss.ru/112412/103292/115948/index.shtml
Таким образом, свидетельство о рождении ребенка, если он родился на территории РФ, для оформления этого пособия не нужно. В связи с чем у Вас нет и правовых оснований для хранения данного документа в этих целях.
Если ребенок родился за пределами РФ то вы вправе хранить копию свидетельства о рождении ребенка, выданного консульским учреждением Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, - при рождении ребенка на территории иностранного государства, а в случаях, когда регистрация рождения ребенка произведена компетентным органом иностранного государства: документ и его копию, подтверждающие факт рождения и регистрации ребенка, при рождении ребенка на территории иностранного государства (выдает консульское учреждение России за границей, другое компетентное ведомство).
В этом случае нормативно хранение документов можно обосновать ссылкой на Порядка, утвержденного .
А работник в согласии может указать: В целях назначения и выплаты мне единовременного пособия при рождении ребенка даю согласие на хранение и предоставление при проверках в ФСС копий документов, предоставленных мною согласно п. 28 Порядка, утвержденного , а именно: ____________________, ________________________,…
ИНН даже запрашивать при приеме на работу не нужно, хранение его копии вовсе исключено. Бухгалтерия может сверить ИНН работника на сайте ФНС – этого достаточно, работник может (не обязан) указать данные ИНН в реквизитах сторон трудового договора.
Обосновать необходимость хранения копии паспорта, военного билета, СНИЛС практически невозможно, достаточно отразить паспортные данные в трудовом договоре, также можно указать и номер СНИЛС. При приеме на работу работник отдела кадров должен сверить эти данные с оригиналом паспорта.
Если работник не разрешает делать копии, то максимально подробно пропишите данные интересующих вас документов в карточке Т-2 работника. Об отказе работника дать согласие на хранение копий документов составьте акт. А при проверках ФНС, ФСС придется просить работников принести оригиналы для подтверждения обоснованности выплат.
Если согласия уволенных работников на хранении копий их документов отсутствуют, копии следует уничтожить. Тем более, с 1 июля 2017 года в значительной степени увеличились административные штрафы за нарушения в этой области.
Размеры штрафов зависят от вида совершенного правонарушения. Так, должностных лиц могут оштрафовать на сумму от 3000 до 20 000 руб., ИП – на сумму от 5000 до 20 000 руб., организацию – на сумму от 15 000 до 75 000 руб. Подробнее о том, каковы штрафы за нарушения в работе с персональными данными, см. в .
| Гражданин, должностное лицо или организация обрабатывают персональные данные в случаях, не предусмотренных законодательством |
Для граждан – штраф от 1000 до 3000 руб. Для должностных лиц – штраф от 5000 до 10 000 руб. Для организаций – штраф от 30 000 до 50 000 руб. |
|
| Гражданин, должностное лицо или организация обрабатывают персональные данные без письменного согласия лица, когда такое согласие требует закон |
Для граждан – штраф от 3000 до 5000 руб. Для должностных лиц – штраф от 10 000 до 20 000 руб. Для организаций – штраф от 15 000 до 75 000 руб. |
|
| Гражданин, должностное лицо, предприниматель или организация не опубликовали или не предоставили неограниченный доступ к документу с политикой по обработке персональных данных или сведениями по их защите |
Для граждан – штраф от 700 до 1500 руб. Для должностных лиц – штраф от 3000 до 6000 руб. Для предпринимателей – штраф от 5000 до 10 000 руб. Для организаций – штраф от 15 000 до 30 000 руб. |
|
| Гражданин, должностное лицо, предприниматель или организация не предоставили субъекту персональных данных информацию, которая касается обработки его персональных данных |
Для должностных лиц – штраф от 4000 до 6000 руб. Для предпринимателей – штраф от 10 000 до 15 000 руб. Для организаций – штраф от 20 000 до 40 000 руб. |
|
| Гражданин, должностное лицо, предприниматель или организация нарушили требования субъекта персональных данных или его представителя об уточнении, блокировке, уничтожении данных. В случае если данные неполные, устаревшие, неточные, незаконно получены или не являются необходимыми для заявленной цели обработки |
Для граждан – штраф от 1000 до 2000 руб. Для организаций – штраф от 25 000 до 45 000 руб. |
|
| Гражданин, должностное лицо, предприниматель или организация не обеспечили условия, которые необходимы, чтобы сохранить персональные данные при хранении материальных носителей и исключить несанкционированный доступ к ним. А это, в свою очередь, послужило причиной их уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения либо иного неправомерного действия |
Для граждан – штраф от 700 до 2000 руб. Для должностных лиц – штраф от 4000 до 10 000 руб. Для предпринимателей – штраф от 10 000 до 20 000 руб. Для организаций – штраф от 25 000 до 50 000 руб. |
|
| Должностное лицо государственного или муниципального органа – оператора персональных данных, не выполнило требования по обезличиванию персональных данных либо нарушило этот процесс | Для должностных лиц – штраф от 3000 до 6000 руб. |
Любая информация, прямо или косвенно относящаяся к определенному физическому лицу (субъекту персональных данных) относится к его ( ).
При этом операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом ( ).
Таким образом, принцип конфиденциальности распространяется на любые персональные данные работников, за исключением общедоступных ( ). Т.е. тех, которые субъект персональных данных сделал таковыми (данные из открытых справочников, адресных книг и т.д.).
Для этих целей работодатель утверждает локальный акт, которым регламентируется порядок хранения и использования персональных данных работников. Конкретное наименование такого документа законодательно не предусмотрено, поэтому может быть любым, например, Положение о работе с персональными данными работников.
При этом работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.
Такие требования установлены , статьи 86 Трудового кодекса РФ.
Из чего можно сделать вывод, что такой локальный акт должен быть у каждого работодателя, и с ним должны быть ознакомлены все работники при приеме на работу ( ст. 68 ТК РФ).
Порядок формирования личных дел сотрудников утверждает руководитель отдела кадров, а если такого подразделения нет, то – руководитель организации. Указанный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции.
Обязательное ведение личных дел предусмотрено только в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих ( , , ).
Порядок хранения документов в кадровой службе определяется номенклатурой дел организации ГСДОУ, утвержденной . В которой и следует отразить в каких делах (папках) какие документы у Вас хранятся.
Конкретный порядок осуществления кадровых процедур можно отразить в .
Если обработка персональных данных осуществляется в рамках исполнения оператором обязательств, установленных законом, не требуется согласие на обработку персональных данных ( Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). Также не требуется получать согласие уволенного сотрудника на обработку его персональных данных для целей налогового и бухгалтерского учета. Не распространяется законодательство о персональных данных и на материалы, переданные в архивную организацию для архивного хранения, поэтому такое хранение не требует получения согласия сотрудника на обработку его персональных данных. Это следует из положений пункта 5 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.
Согласие понадобится только для обработки персональных данных для иных целей, не предусмотренных части 1 статьи 6, статьи 10 и статьи 11 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.
При этом если Вы храните копии документов в личных делах сотрудников, рекомендуется получить согласие как на обработку, так и на хранение копий документов, при том в согласии надо указать цель хранения тех или иных документов (в соответствии с законом) . Поскольку судебная практика показывает, что работодатель не вправе хранить копии личных документов работников, не имея на то достаточных оснований.
Так, Арбитражный суд Ростовской области в ноябре 2013 года рассмотрел дело № А53-12557/2013 в котором Управление Роскомнадзора по Ростовской области предъявило претензии филиалу ООО «МЕТРО Кэш энд Керри», в кадровых делах которого оно обнаружило копии паспортов и военных билетов, а также фотографии.
Суть спора
В апреле 2013 года Управлением Роскомнадзора по Ростовской области была проведена плановая выездная проверка филиала общества ООО «МЕТРО Кэш энд Керри» в г. Ростове-на-Дону. При проведении проверки было выявлено, что общество нарушает обязательные требования в сфере обработки персональных данных: проводит обработку персональных данных, избыточных по отношению к заявленным целям их обработки.
В личных делах работников общества хранились документы, содержащие персональные данные, превышающие объем персональных данных работников, установленный пунктом 2 статьи 86 Трудового кодекса РФ. К незаконно обрабатываемым персональным данным работников относятся копии страниц паспорта, копии страниц военного билета.
Обществу было выдано предписание с указанием срока устранения выявленного нарушения. Не согласившись с предписанием, общество, обратилось в Арбитражный суд Ростовской области.
Позиция Арбитражного суда Ростовской области
Суд отметил, что в действующем законодательстве РФ объем и содержание обрабатываемых персональных данных работника определен в ряде нормативно-правовых документов. При этом основным документом является Трудовой кодекс РФ.
В установленном законодательством порядке воинского учета четко установлен объем и содержание обрабатываемых персональных данных, и не предусмотрено получение и хранение в организации копий документов, например, копий военных билетов.
По мнению суда, перечень документов по кадровому учету является фиксированным, а не произвольным, что подтверждается статьей 656 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558, в которой отмечено, что «виды документов, входящих в состав личных дел определенных категорий работников, указаны в соответствующем законодательстве».
Суд пришел к выводу о том, что для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность. Сбор информации о серии и номере паспорта, годе и месте рождения, о поле и т.д. является избыточным. Копирование страниц паспорта также порождает дополнительные риски для общества. При этом суд отметил, что общество не указало целей, для которых необходима обработка персональных данных работников, принимаемых на работу, а указанные основания были признаны судом недостаточными для истребования у работников спорной документации.
По мнению суда, собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, общество превысило объем обрабатываемых персональных данных работника.
Позиция Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда
Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в марте 2014 года отклонил довод общества о том, что оно использует фотографии, прикреплённые скрепками к карточкам Т-2, поскольку, по мнению суда, такая идентификация должна производиться по документам, удостоверяющим личность.
По мнению суда, использование фотоизображения работника для его идентификации является обработкой биометрических персональных данных. Такая обработка допускается только с письменного согласия субъекта персональных данных. Письменное согласие на обработку биометрических персональных данных общество у работников проверяемого филиала не получало.
Собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, общество превысило объем обрабатываемых персональных данных работника. Общество не предоставило судам первой и апелляционной инстанциям правовых оснований для сбора и дальнейшей обработки копий страниц паспорта работников и фотографий работников.
Арбитражный суд оставил без изменения решение Арбитражного суда Ростовской области, а апелляционную жалобу без удовлетворения.
ИНН не является обязательным документом при приеме на работу ( ст. 65 ТК РФ). При этом работодатель не вправе требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации ( ст. 65 ТК РФ).
Более того, отсутствие ИНН у сотрудника не может служить препятствием для исполнения обязанностей работодателем – налоговым агентом, следовательно, у работодателя нет необходимости требовать от сотрудника получения свидетельства ИНН ( ).
Таким образом, если у Вас нет согласия на обработку и хранение персональных данных работников, рекомендуем их получить или уничтожить копии документов, содержащие персональные данные таких работников в установленном порядке. Подробнее об этом:
Подробности в материалах Системы Кадры:
Исправьте ошибку
Не храните в отделе кадров копии паспортов и дипломов. За это компанию оштрафуют
Александр ЮЖАЛИН, старший юрист по корпоративному и трудовому праву ГК «Митрофанова и партнеры» (Москва)
В статье читайте:
Роскомнадзор решит, что работодатель собирает лишние персональные данные, если кадровая служба хранит копии паспортов сотрудников, свидетельств о браке, рождении детей и т. д. Теперь штраф за одно такое нарушение достигает 50 000 рублей . В статье мы разобрали, как обезопасить себя, если получаете у сотрудников копии личных документов.
Получайте копии документов, только чтобы предоставить сотруднику гарантии и компенсации
Сведите к минимуму обработку копий личных документов сотрудников, хранение которых вызывает претензии у проверяющих (схема ниже). Используйте данные, которые указали в трудовых договорах и личных карточках, при необходимости попросите сотрудника предъявить необходимый документ и перепишите из него нужную информацию.
Есть случаи, когда Роскомнадзор и суды признавали обработку копий неправомерной, даже если они нужны по закону, чтобы, к примеру, назначить пособие. Обосновывали это тем, что работодатель обрабатывает избыточные сведения. Кроме того, копии личных документов содержат специальные категории персональных данных, например информацию о национальности, которые, по общему правилу, обрабатывать нельзя ( , постановления ФАС Северо-Кавказского округа , и др.).
Вместе с тем копии личных документов часто требуются, чтобы предоставить сотруднику или членам его семьи гарантии и компенсации, например, пособия, путевки и т. п. ( , далее – ). В зависимости от того, закон или локальный акт обязывает работника представить копии, действует разный порядок их получения.
Копии получают в силу закона. По общему правилу, представители компании не должны снимать копии с документов, которые приносит сотрудник. Например, при приеме на работу он лишь показывает паспорт, диплом, военный билет и проч. Кадровик проверяет эти документы и возвращает работнику ( ТК РФ, ).
Часто работодатели прописывают в трудовых договорах условие, что сотрудник дает согласие на обработку любых персональных данных на все время работы в компании. Однако это неправильно: нужно запрашивать у сотрудника отдельное согласие на те или иные действия с его персональными данными в конкретной ситуации. Условие в трудовом договоре о том, что работник заранее на все согласился, будет ухудшать его положение по сравнению с законом ( ).
Случаев, когда работодатель по закону обязан запросить у сотрудника копию документа, мало. Например, чтобы получить средства на выплату единовременного пособия, организация представляет в ФСС России копию справки о рождении ребенка ( ). Чтобы назначить ежемесячное пособие по уходу за ребенком, потребуются копии свидетельств о рождении предыдущих детей (
Сотрудник принес заявление на выплату единовременного пособия при рождении ребенка(со всеми прилагающимися справками и документами) 25.03.2016! 25.03.2016г. является для него последним днем работы в организации! Имеем ли мы право отказать в выплате!
Если заявление и документы правильно оформлены и поданы в течение шести месяцев с даты рождения ребенка, то отказать в выплате пособия у организации нет оснований.
Организация должна выплатить сотруднику единовременное пособие при рождении ребенка на основании предоставленных документов:
Заявления о назначении пособия;
Справки ЗАГС о рождении ребенка;
Справки с места работы (службы, службы социальной защиты населения) другого родителя о том, что пособие ему не назначали.
Право на получение пособия сохраняется за сотрудником в течение шести месяцев со дня рождения ребенка. Выплатить пособие нужно в течение 10 дней с момента приема организацией всех необходимых документов от сотрудника.
Кому положено пособие при рождении ребенка
Получатели пособия
Выплачивайте пособие при рождении ребенка одному из родителей ребенка (лицу, его заменяющему, например, усыновителю) ( , Порядка, утвержденного ).
Право на получение пособия имеют не только российские граждане, но и иностранцы, или на территории России ().
Ситуация: нужно ли выплачивать пособие при рождении ребенка сотруднице, работающей по гражданско-правовому договору
Нет, не нужно.
Пособие при рождении ребенка выплачивается одному из родителей (лицу, его заменяющему, например, усыновителю) по месту работы на основании трудового договора ( Порядка, утвержденного ). В данном случае отношения человека и организации регламентирует Гражданский кодекс РФ, а трудовые отношения отсутствуют (). Поэтому организация не может быть признана работодателем по отношению к человеку, работающему по гражданско-правовому договору. Сотрудник, работающий по гражданско-правовому договору, может получить пособие у своего работодателя – то есть по месту работы на основании трудового договора или в органах социальной защиты (если он не работает) ( Порядка, утвержденного ).
Ситуация: нужно ли выплачивать пособие при рождении ребенка внешнему совместителю
Да, нужно. Но только если он не получал пособие по основному месту работы.
Выплата пособий, связанных с материнством (единовременное пособие при рождении ребенка), по всем местам работы действующим законодательством не предусмотрена. Такой вывод подтверждает ФСС России в . А значит, получить единовременное пособие при рождении ребенка одновременно у двух работодателей (по основному месту работы и по внешнему совместительству) нельзя.
В случае рождения двух и более детей пособие выплачивайте за каждого ребенка. Данное правило применяется и в отношении сотрудников, заменяющих родителей (например, усыновителей). Об этом сказано в Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ и Порядка, утвержденного .
Ситуация: нужно ли выплачивать пособие при рождении ребенка иностранцу, если ребенок родился прежде, чем мигрант получил разрешение на временное проживание
Пособие нужно выплатить, если разрешение на временное проживание иностранец получил в течение шести месяцев со дня рождения ребенка.
Именно шесть месяцев отведено в России иностранцам на то, чтобы подать необходимые документы для получения пособия. Право на такую выплату у них есть. Поэтому если в течение этого срока сотрудник получит разрешение и успеет подать бумаги, то пособие начислите.
Соответственно, если разрешение на временное проживание иностранец получит после шести месяцев со дня рождения ребенка, пособие ему не полагается.
Срок подачи документов
Сотрудник (сотрудница) вправе получить пособие в течение шести месяцев со дня рождения ребенка. Это правило действует для всех получателей пособия – родителей ребенка, усыновителей и опекунов.
Таким образом, если сотрудник (сотрудница) не представил пакет в течение этого периода, то пособие ему не выплачивайте.
Как выплатить пособие при рождении ребенка
При рождении ребенка, а также при усыновлении и установлении опеки полагается единовременное пособие. Получить его сотрудник вправе у своего работодателя, предоставив необходимый пакет документов. Причем сделать это он может только в течение шести месяцев с момента .
Размер пособия
Базовый размер единовременного пособия при рождении ребенка составляет 8000 руб. Но для выплаты эту сумму увеличивают:
Такое правило установлено статьями , Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ и пунктами , Порядка, утвержденного .
Размер единовременного пособия определяйте на дату рождения ребенка. Ведь право на пособие возникает при наступлении такого страхового случая. Это прямо следует из положений статьи 7 Закона от 16 июля 1999 г. № 165-ФЗ и Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ. Подтверждено это и в .
Например, в отношении детей, родившихся 1 января 2015 года или позднее, размер единовременного пособия составляет 14 497,80 руб.
Внимание: в 2016 году изменился порядок индексации пособия. C 1 января по 1 февраля 2016 года пособие платите в том же размере, что и в . С 1 февраля 2016 года детские пособия проиндексированы на 7 процентов. Теперь единовременное пособие при рождении ребенка составляет 15 512,65 руб. ( , ).
Если у сотрудника родились двое и более детей, то пособие выдайте на каждого из них. Например, если у сотрудника 1 февраля 2016 года или позже родилась двойня, выплатите ему 31 025,30 руб. (15 512,65 руб. × 2). Данное правило применяется и в отношении сотрудников, заменяющих родителей (например, усыновителей). Об этом сказано в Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ и Порядка, утвержденного .
Подробнее о применении коэффициентов индексации при расчете минимальных размеров пособий гражданам, имеющим детей, см. .
Да, нужно.
Даже если документ опубликован позже даты рождения ребенка, в нем могут указать и более раннюю дату вступления в силу. То есть с указанных в самом документе дат и нужно применять новые правила. Это предусмотрено Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ.
Таким образом, если уже выплатили пособие, а потом стало известно об очередной индексации, то пособие пересчитайте и доплатите (письма ФСС России , ). При этом заявление о доплате пособия от сотрудника требовать не нужно.
Например, у сотрудницы родился ребенок 5 марта, а 10-го числа этого же месяца вышло постановление с новым коэффициентом индексации. В нормативном документе предусмотрено, что новые правила вводят с 1 марта. В этом случае пособие нужно пересчитать по-новому, а разницу доплатить.
Дополнительные пособия
В некоторых регионах установлены дополнительные пособия, которые платят в связи с рождением ребенка. К примеру, в Москве такая помощь оказывается молодым семьям (). Получить такое пособие человек может только в Управлении социальной защиты населения: работодатель его не платит.
Документы на пособие
Чтобы получить пособие по месту работы (службы), сотрудник должен представить следующие документы:
Если пособие заявляет опекун, усыновитель или приемный родитель, то дополнительно к документам о рождении малыша понадобится выписка из решения об усыновлении или установлении опеки над ребенком. А также копия вступившего в законную силу решения суда об усыновлении, копия договора о передаче ребенка (детей) на воспитание в приемную семью.
Полный список необходимых документов установлен Порядка, утвержденного .
Главбух советует : если другой родитель нигде не работает (не служит), попросите дополнительно представить копию его трудовой книжки, в которой отсутствуют записи о текущей работе. Если родитель вообще никогда не работал и трудовой книжки у него нет, то потребуйте у него заявление об этом. составляют в произвольной форме.
Приняв заявление и документы, в пятидневный срок выдайте сотруднику в произвольной форме ( Порядка, утвержденного Порядка, утвержденного ).
Заявление передает представитель
Если заявление за сотрудника передает представитель, то в нем помимо дополнительно указывают следующие сведения:
Главбух советует : в частных разъяснениях сотрудники ФСС России высказывают особое мнение о том, как составлять заявление на пособие. В частности, они отмечают, что соблюдать все требования, то есть указывать полный перечень сведений, обязаны только безработные, которые обращаются за назначением пособия непосредственно в органы соцзащиты. А заявление, которое сотрудник подает по месту работы (службы), можно составить в произвольной форме.
Достаточно указать лишь необходимые реквизиты:
Срок выплаты пособия
Выплатите пособие в течение 10 дней с момента приема организацией всех от сотрудника. Таково требование Порядка, утвержденного .
