К оформлению исходящей корреспонденции предъявляются особые требования. Это обусловлено тем, что она носит информационно-справочный характер. При оформлении служебного письма стоит учитывать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Это позволит соблюсти четкую структуру документа и сохранить требуемый стиль делового общения, а также правильно расположить реквизиты делового письма.
Важно отметить, что ГОСТ Р 7.0.97-2016 является рекомендательным и организации могут сами разрабатывать фирменные бланки для деловой переписки. Обязательным соблюдение указанного ГОСТа является только для федеральных органов исполнительной власти.
Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение (здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций). Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве.
В верхней части документа указываются:
Шапка служебного письма расположена под регистрационным номером. В ней содержится обращение к адресату. Ф.И.О. и должность адресата должны быть расположены в правом верхнем углу документа. По центру пишется обращение к получателю.
Реквизиты компании отправителя чаще всего указываются на фирменном бланке компании. Также необходимо правильно указать получателя корреспонденции, другими словами, реквизиты адресата:
Важно отметить, что если письмо с одинаковым содержанием необходимо отправить нескольким получателям, то в первую очередь необходимо указывать адрес основного получателя и только потом остальных.
Например:
ООО «Елки-Палки»
Юридический отдел
Москва, улица Зеленая, д. 5
КОПИЯ
Генеральному директору
ООО «Зеленые ветки»
Симакову В.А.
Санкт-Петербург,
Улица Фрунзе, д. 3
После того как исходящий документ было подписан, на него проставляется дата. Дата может иметь формат 17.05.2019 или 17 мая 2020 г. В случае, когда дата указывается в документе несколько раз, рекомендуется выдерживать единый стиль написания.
Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа. Номер регистрации состоит из порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела или буквами.
Важно отметить, что регистрация исходящего документа облегчает обработку почтовой корреспонденции как вам, так и вашему получателю.
При ответе на полученную служебную корреспонденцию необходимо оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату запроса». В этом случае в ответном письме указывают дату и номер полученного. Это обеспечит более быструю обработку корреспонденции в компании-получателе.
Служебную корреспонденцию в основном подписывают руководители, а в случае отсутствия его на рабочем месте — его заместители или другие должностные лица, которые исполняют обязанности руководителя в период его отсутствия.
Важно отметить, что современная деловая корреспонденция отправляется не только при помощи почты, но и с использованием телеграфа, факсов и электронной почты.
Несмотря на то, что каждое деловое послание подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т. е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части.
Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже — адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же.
Печати на письма обычно не ставят, но если исходящая корреспонденция носит официальный характер, оформлена на бланке организации и имеет своей целью вступить с кем-то или другой организацией в юридические (правовые) отношения и нести ответственность за все позиции, излагаемые письмом, руководство может пожелать добавить дополнительный реквизит в виде печати.
«Кто во что горазд» – такой подход в оформлении бланков используют многие российские делопроизводители и секретари. При этом они напрочь забывают о том, что бланк – это лицо компании. От того, насколько внимательно вы отнеслись к его созданию, зависит репутация компании. Учимся правильно составлять официальные бланки.
Бланк документа содержит набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Он содержит только постоянную информацию об организации - авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.
Почему мы используем бланки? Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты. Он придает информации официальный характер и ускоряет процесс создания документа.
Документ, созданный на бланке в соответствии с государственным стандартом, имеет качественный внешний вид, легко воспринимается, удобен в применении, хранении, передаче любыми средствами связи и выполняет свою основную функцию – сохранение информации. Помимо этого, применение бланков сокращает трудозатраты на его составление.
В первую очередь нужно помнить, что на бланках изготавливают только первую страницу документа, а остальные последующие страницы выполняются на стандартных листах бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланках создают первый лист делопроизводственной службы каждого экземпляра документа, которые предназначены для отправки из организации.
Организационно-распорядительные документы : письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. должны создаваться на бланках документов.
Информационно-справочные документы : докладные записки, служебные записки, предложения, представления, заявления и т.д., которые являются внутренними и не направляются в другие организации, создаются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.
Для таких видов документов можно разработать электронную форму бланков и сохранить их в компьютере. Это позволит унифицировать внутренние информационно-справочные документы и сократить время на их создание. Некоторые организационно-правовые документы (устав, учредительный договор) оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением всех необходимых реквизитов.
Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных форм, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.
Подготовка макетов бланков является функцией делопроизводственной службы. В ее обязанности также входит обеспечение бланками структурных подразделений, контроль за правильностью использования бланков, своевременное внесение в них изменений (если таковые произошли в организации).
Расположение реквизитов на бланках может быть продольным и угловым.
При продольном расположении реквизиты размещаются вдоль верхнего поля листа и выравниваются либо по ширине, либо по центру.
При угловом расположении реквизиты размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.
Каждая организация вправе выбирать размещение реквизитов при разработке бланков. Состав реквизитов бланка не зависит от варианта их расположения и остается неизменным.
Эмблема организации (символическое графическое изображение) должна быть закреплена в учредительных документах организации. В Гражданском кодексе РФ ч. 4 дается следующее определение: «Эмблема – средство визуальной идентификации организации. Она может состоять из словесных, изобразительных, объемных и других обозначений или их комбинаций в любим цвете или цветовом сочетании».
В качестве эмблемы могут быть использованы товарный знак (знак обслуживания) или коммерческое обозначение, которые помещаются на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Товарный знак или коммерческое обозначение должны быть зарегистрированы. В этом случае право на их использование охраняется законом, в том числе и на официальных бланках.
Эмблема организации размещается на бланке либо на верхнем поле над наименованием организации или на левом поле на одном уровне с наименованием организации – автором документа.
Важно помнить, что НЕ ДОПУСКАЕТСЯ:
Наименование организации – автора документа печатается сначала полностью, а ниже – сокращенно, но в точном соответствии с учредительными документами, на основе которых образована и действует данная организация. Сокращенное название заключается в скобки.
Код организации проставляется согласно Общественному классификатору промышленных объединений и предприятий (ОКПО). Код ОКПО является элементом электронной идентификации организации.
Код вида документа заносится в бланк согласно Общественному классификатору управленческой документации (ОКУД). Код ОКУД является элементом электронной идентификации документа.
Реквизит основного государственного регистрационного номера (ОГРН) юридического лица размещается на бланке в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на учет (ИНН/КПП) проставляются на бланке также в соответствии с документами, полученными в налоговых органах.
Каждая организация на основе государственных стандартов осуществляет работу с документами с учетом специфики своей деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. Эти внутренние правила оформления документов осуществляются благодаря изданию локальных нормативных актов (регламентов, правил, инструкций). Однако требования организации к оформлению документов не должны противоречить установленным государственными стандартами требованиям.
При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Способ изготовления бланков каждая организация принимает самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
Наиболее распространенный способ изготовления бланков является типографский, но бланки могут быть изготовлены с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведены с помощью компьютера. В памяти компьютера должен храниться шаблон бланка, на котором печатается текст документа. Для изготовления бланков используются в основном два формата бумаги: А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Каждый лист документа, исполненный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10-правое, 20 – верхнее, 20 – нижнее.
На бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты (данные об организации):
Скачать
Следует отметить, что на бланке письма наименование вида документа не пишется, т.е. слово «Письмо» или «Деловое письмо».
На бланке есть отметки для проставления двух номеров и двух дат: в одной отметке проставляется дата и номер регистрации документа (письма), а в другой дается ссылка на дату и номер поступившего (входящего) документа.
Существует несколько видов бланков, для каждого из которых предусмотрены свои правила оформления.
Скачать
Скачать
Скачать
Скачать
Общий бланк используется для оформления внутренних документов организации. На таком бланке нет наименования вида документа, и он является заготовкой для многих видов документов. Общий бланк организации может содержать следующие реквизиты:
Бланк вида документа отличается от общего бланка тем, что добавляется наименование вида документа (приказ, распоряжение, протокол, акт и т.д.). Бланки видов документов целесообразно создавать в организации при большом количестве разных видов документов.
Бланк на двух языках используется в организациях субъектов Российской Федерации. Реквизиты бланка наряду с русским языком печатаются и на национальном языке. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации располагается ниже или справа от наименования на русском языке.
Наименование организации на иностранном языке помещается на бланке, если оно закреплено в уставе или положении об организации. В таком случае его располагают ниже наименования на русском языке. Если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами, то в этом случае создается бланк на двух языках. Все реквизиты повторяются на двух языках, не искажая наименование организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.
В крупных организациях помимо бланка организации создают бланки структурных подразделений. Такие бланки отличаются только тем, что в них ниже наименования организации – автора документа размещается наименование структурного подразделения. Структурное подразделение может иметь бланк письма и бланки видов документов, которые часто используются в этом структурном подразделении (распоряжение руководителя структурного подразделения, протокол и др.).
Бланки должностных лиц создаются для руководителей организации, крупных структурных подразделений, обладающих правом подписи документов. Наименование должности руководителя организации размещается ниже наименования организации – автора документа. На бланках руководителей структурных подразделений наименование должности размещается вместе с названием структрного подразделения.
Т.В. Войцехович
консультант по вопросам
делопроизводства
Фото: arrowrootmedia.com
Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».
Наш словарь
Бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа ;
Электронный шаблон бланка - это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.
В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).
6.1 Для изготовления бланков документов используется бумага форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков указаний по исполнению документов (резолюций) используется бумага форматов А5 (148 x 210 мм), А6 (105 х 148 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.
Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).
Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.
6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.
Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).
Важно!
Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.
Еще одно важное требование - электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.
Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее - Постановление № 1268).
6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков - угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).
Приложение Б стандарта - это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.
6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом.
Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.
Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:
Центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:
Центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);
Флаговой (по левой границе зоны).
Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации - автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации - автора документа» (Пример 5).
6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:
Общий бланк;
Бланк письма;
Бланк конкретного вида документа.
Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделениях, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).
Образцы бланков документов приведены в Приложении Б.
Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).
6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица - реквизит 07.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица - реквизит 07.
Общий бланк может содержать (Пример 6):
Реквизиты:
02 - «Эмблема»;
10 - «Дата документа»;
17 - «Заголовок к тексту».
Бланк письма может включать (Пример 7):
Реквизиты:
01 - «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;
02 - «Эмблема»;
03 - «Товарный знак (знак обслуживания)»;
06 - «Наименование структурного подразделения - автора документа»;
08 - «Справочные данные об организации»;
Реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:
10 - «Дата документа»;
11 - «Регистрационный номер документа»;
15 - «Адресат»;
17 - «Заголовок к тексту».
Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):
Реквизиты:
01 - «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;
02 - «Эмблема»;
03 - «Товарный знак (знак обслуживания)»;
06 - «Наименование структурного подразделения - автора документа»;
09 - «Наименование вида документа»;
13 - «Место составления (издания) документа»;
Реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:
10 - «Дата документа»;
11 - «Регистрационный номер документа»;
16 - «Гриф утверждения документа»;
17 - «Заголовок к тексту».
Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица - автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).
Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения - автора документа» (Пример 10).
ВАЖНО!
В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.
6.8. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке - слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации - справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке - сверху, ниже - все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).
Для переписки с иностранными корреспондентами, используют бланки на двух языках - русском и английском (приложение В.8) или ином иностранном языке.
Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством .
Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.
Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:
1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.
2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).
3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:
Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.
4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.
Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД , которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) . Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:
|
ГОСТ Р 6.30-2003 |
ГОСТ Р 7.0.97-2016 |
|
1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). |
1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее - документы), в том числе включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (класс 0200000). См.: Туркина В.С. Использование государственных языков Российской Федерации в бланках, печатях и вывесках // Секретарь-референт. 2017. № 5. С. 33 - 35. ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, в ред. от 06.12.2016). |
Документы изготавливают на бланках. В эпоху печатных машинок бланки, как правило, изготавливали типографским способом. Сегодня к услугам типографии прибегают только крупные компании. В других случаях используют офисный компьютер и готовые шаблоны. К сожалению шаблоны писем, включенные в состав пакета Microsoft Office , сделаны по американским стандартам. Российские стандарты существенно отличаются. Поэтому, прежде чем садиться за изготовление собственного шаблона, рекомендуем познакомиться с российскими стандартами. О том, как изготовить собственный шаблон, будет рассказано в соответствующем разделе, посвященном приемам работы на компьютере. На нашем сайте также можно найти шаблоны различных бланков.
Российский стандарт устанавливает два формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный.
Рисунок 1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
Рисунок 2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
Бланк условно можно разделить на три части.
1. Шапка документа или поле штампа документа. В этой области размещаются следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
14 - место составления или издания документа;
Реквизиты 08 (наименование организации), 09 (справочные данные об организации), 10 (наименование вида документа), 14 (место составления или издания документа), ограничительные отметки для реквизитов 11 (дата документа), 12 (регистрационный номер документа), 13 (ссылка на регистрационный номер и дату документа) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
2. Рабочее поле документа включает реквизиты:
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
3. Служебное поле документа использует следующие реквизиты:
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Реквизит 01 (02 или 03 - эмблема организации или товарный знак) располагают над серединой реквизита 08 - наименование организации. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08 (наименование организации), 09 (справочные данные об организации), 10 (наименование вида документа), 14 (место составления или издания документа), ограничительные отметки для реквизитов 11 (дата документа), 12 (регистрационный номер документа), 13 (ссылка на регистрационный номер и
дату документа) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
Госстандарт также подробно описывает, как следует заполнять реквизиты документов.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Также находит применение формат А3 (297 х 420 мм), который используется для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03 - эмблема организации или
товарный знак), 08 (наименование организации) , 11 (дата документа), 14 (место составления или издания документа),.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при
необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01
(02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Бланки конкретного вида документа используются в первую очередь для оформления организационно-распорядительных документов (ОРД).
Также, реквизиты могут размещаться на бланке документа одним из двух способов:
Центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов)
Флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Существует 3 вида бланков :
Общий бланк – реквизиты 01,02,03,06,12.
Бланк письма – реквизиты 01,02,03,04,06,07 и, при необходимости, отметки для обозначения мест расположения реквизитов 09,10,11,14,17,18.
Бланк конкретного вида документа (кроме письма) – реквизиты 01,02,03,05,06,08,12, а также отметки мест расположения реквизитов 09,10,17,18.
Площадь унифицированной формы или бланка документа, предназначенная для заполнения реквизитами, является рабочим полем документа , а площадь предназначенная для закрепления документа в технических средствах хранения, для нанесения специальных изображений - служебным полем документа.
4) Требования к оформлению реквизитов:
01. Государственный герб РФ - помещается на бланках документов, в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ;
02. Герб субъекта РФ - помещается в соответствии с правовыми актами субъекта РФ;
03. Эмблема организации или товарный знак - на бланках организации в соответствии с уставом. Эмблему не воспроизводят, если есть 1,2;
04. Код организации - проставляется по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);
05. Код формы документа - по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД);
07. Справочные данные об организации - почтовый адрес, номер телефона, факс, электронный адрес и т.д.;
08. Наименование вида документа - регламентируется уставом. В письме наименование вида документа не указывается;
09. Дата документа - дата подписания или утверждения, дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом;
10. Регистрационный номер - состоит из порядкового номера документа;
12. Место составления или издания документа - указывается в том случае, если невозможно его определить по реквизитам 06,07;
13. Гриф ограничения доступа (секретно, конфиденциально) проставляют без кавычек на первом листе документа;
14. Адресат - организации, структурные подразделения, должностные и физические лица.
15. Гриф утверждения документа – располагается в правом верхнем углу, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименовании должностного лица, утверждающего документ, подписи, ИОФ, даты.
16. Резолюция – содержит указание относительно решения вопроса. Пишется руководителем и включает ФИО исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
17. Заголовок к тексту – это краткое содержание документа, отвечает на вопрос о чем? или чего?
18. Отметка о контроле – отметка за исполнением документа (буква «К» или штамп КОНТРОЛЬ)
20. Отметка о наличии приложений – после текста от левого поля: Приложение:
21. Подпись – включает наименование должности, подпись, ИОФ
22. Гриф согласования – рассмотрение документа сторонней организацией, состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования организации, должностного лица, подписи, ИОФ, даты согласования.
23. Виза согласования – визирование документа в пределах одной организации, показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием и выразило к нему отношение. Оформляется наименованием должности, подписи, ИОФ, дата.
24. Печать.
25. Отметка о заверении копии – Верно, должность заверителя, подпись заверителя, ИОФ, дата. Если копия выдается на руки или пересылается в другое учреждение, то ставится печать.
26. Отметка об исполнителе – составитель документа, с которым можно связаться для выяснения возникших вопросов (ФИО, телефон).
27.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело.
28. Отметка о поступлении документа в организацию - №, дату поступления.
29. Идентификатор электронной копии – проставляется в правом нижнем углу стр. и содержит наименование файла на машинном носителе.
Перечень документов, подлежащих утверждению:
Договора
Задания
Инструкции, правила
Нормативы
Перечни
Положения
Стандарты
Структура и штатная численность
Тарифные ставки
Формы унифицированных договоров
Штатные расписания и изменения.
Перечень документов, которые заверяются печатью:
Доверенности
Договора
Заявления
Исполнительные листы
Командировочные удостоверения
Образцы оттисков печатей
Представления и ходатайства
Письма гарантийные
Поручения
Протоколы
Реестры
Смета расходов
Справки
Титульные списки
Уставы, штатные расписания.
Тема 4: Деловая корреспонденция
1. Письмо, его виды.
2. Структура служебного письма.
3. Язык и стиль служебного письма.
4. Этикет в деловой переписке.
5. Другие виды передачи текста.
1.) Письмо (служебное, деловое) – общепринятое название большого числа информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении. Основной признак, по которому они объединяются в обобщенную группу - пересылка по почте.
инициативные (письма-запросы, письма-просьбы, претензионные письма, напоминания, извещения, циркулярные, сопроводительные)
и ответные (информационно-разъяснительные, письма-запрещения).
Письма-запросы в целом составляются так же, как и письма-просьбы, но требуют письма-ответа.
Циркулярные письма – рассылаются вышестоящими организациями, которые сообщают подчиненным определенные сведения. Носят распорядительный характер.
Гарантийные письма направляются с целью подтвердить данные ранее обещания или условия.
Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Эти письма так же являются средством контроля за движением документов.
Текст сопроводительного письма начинается словами: «Представляем Вам….» (в вышестоящую организацию), «Направляем Вам…» (в подведомственную организацию), «Высылаем Вам….» (в стороннюю организацию).
Обязательным реквизитом является отметка о приложении.
Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей, либо о том, если ранее заключенное сообщение остается в силе. В письмах-подтверждениях часто встречаются такие словосочетания:
Подтверждаем:
Получение документов
С благодарностью подтверждаем:
Получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению
ООО подтверждает:
Свой запрос о строительстве моста
Условия поставки видеомагнитофонов.
Договорные письма – эторазновидность сопроводительных, т.к. они подтверждают факт отправки договоров или контрактов.
Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удаётся с помощью других переговоров получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении. Ключевым словом является «напомнить». Пометка «вторично» уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма.
Письма-извещения – письма, в которых что-либо сообщается или утверждается.
Информационные письма – это разновидность писем, извещений своевременно информируемые заинтересованное др. лицо или организацию о свершившемся факте.
Письма-приглашения – письмамогут адресоваться индивидуально или коллективному адресату.
Коммерческое письмо – составляетсяот имени юридического лица. При заключении и выполнении коммерческой сделки - три вида: запрос и ответ на него, оферта (предложение), рекламация (претензия).
2.) Формуляр служебного письма включает следующие реквизиты:
Эмблема
Наименование Министерства,
Наименование организации,
Наименование структурного подразделения,
Справочные данные (код формы документа, код предприятия, почтовый адрес, номер счета,
- №, дату входящего документа,
Адресат,
Резолюцию,
Отметку о контроле,
Заголовок к тексту, текст,
Отметку о наличии приложения,
Подпись, визы,
Гриф согласования,
Отметку об исполнителе.
Служебные письма классифицируются на простые и сложные.
Логическими элементами делового письма являются:
1) введение или вступление, где дается обоснование вопроса, сведения о целях, задачах и причинах составления письма.
2) изложение сути дела, доказательства, доказательство должно быть убедительным.
3) выводы и заключения, прилагается решение, но это не обязательно.
Письмо оформляется на бланках для писем, как правило не должно занимать более одной страницы формата А4 и А5 (если письмо не превышает 8 строк).
3.) С лужебное письмо является самым распространенным управленческим документом. В отличии от других документов, в письме проявляется личность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность. Язык служебного письма определяют как официально-деловой.
Текст письма должен излагаться точно, ясно выражать мысли, использоваться отраслевая терминология.
Из языка служебного письма исключаются слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской (междометья, слова с суффиксами, преувеличения), а так же слова, вышедшие из употребления (не сего года, а текущего года). Использование новых слов и заимствованных должно быть оправданным.
Стилическую конструкцию письма нетрудно построить, если располагаешь набором проверенных практикой фраз, объясняющих мотив написания письма:
В порядке оказания тех. помощи...
В соответствии с протоколом...
В ответ на вашу просьбу...
В подтверждение договорённости...
В деловой переписке существуют типичные «стандартные» варианты начала делового письма:
Извещаем, что… (мы сократили на месяц срок поставки)
Доводим до вашего сведения, что... (наш завод прекратил поставку оборудования)
Если автор - лицо юридическое, то действия передаются от третьего лица единственного числа (Совет директоров, администрация нашего предприятия убедительно просит...); от первого лица множественного числа (сообщаем, подтверждаем).
В качестве заключительных могут быть приведены следующие фразы:
Просим Вас не задерживать ответ.
Просим извинить нас за задержку.
Рассчитываем, что наши замечания будут учтены.
Кроме типового характера, некоторые фразы выступают. Как юридически значимые. Например, в гарантийном письме:
Гарантируем возврат кредита в …..
Оплату гарантируем.
4.) Деловой этикет - это порядок поведения, установленный в деловом общении. Деловой этикет, в частности, проявляет себя в форме изложения текста письма, прежде всего в формулах обращения, выражениях просьб, напоминаний, отказов, претензий, способах аргументации, формулировках указаний, в заключительных словах.
Обращение - обязательный элемент коммерческой переписки. Обращение в настоящее время стало применяться и в служебных письмах, если письмо адресуется непосредственно должностному лицу. Распространенными формулами обращения являются:
«Уважаемый господин...»
«Уважаемые коллеги...»
«Уважаемый (имя, отчество)...»
Большое значение для формирования положительного имиджа организации имеет соблюдение такой нормы делового этикета, как своевременность ответа на запрос, деловое предложение. Если по объективным причинам вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о том, когда сможете дать окончательный ответ.
Если к вам обратились с просьбой, которую вы не можете выполнить, поясните свой отказ, порекомендуйте адресату обратиться в другую организацию или к вам же, но позднее.
Если требуется напомнить партнеру о необходимости выполнения его обязательств, формулируйте напоминание в спокойной манере, без резких выражений. Проявлением этикета является также употребление заключительных формул вежливости. Если текст письма начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости:
«С уважением...»
«Искренне ваш...»
При подготовке ответного письма следует обратить внимание на оформление реквизита «адресат», если поступившее письмо подписано руководителем, то и ответ должен адресоваться ему.
5). Телеграмма - это обобщенное название различных по содержанию, документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (по телеграфу, телетайпу). Текст должен быть кратким и четким. Из текста исключить предлоги, местоимения, союзы. Знаки препинания обозначаются сокращенно «тчк», «зпт». Количественные данные пишутся цифрами, т.к. в начале отчётной телеграммы должен стоять индекс документа, на который даётся ответ, а в конце текста - её номер. Она составляется на бланке, адрес, текст и подпись пишутся прописными буквами, а знаки препинания - строчными. Ниже подписи ставится черта, под ней указывается адрес отправителя и дата отправления, текст заверяется печатью.
Разновидности телеграммы:
1) фототелеграмма
2) телеграмма с заверенной подписью
3) телеграмма-доверенность
4) телеграмма с оплаченным ответом
Для передачи оперативной информации используют телефонограммы – официальные сообщения. Они передаются устно по каналам телефонной связи и записываются (печатаются) получателем.
Факс – удобен тем, что со скоростью телефонограммы можно предать текст со всеми особенностями. Любой документ формата А4 может быть послан с помощью факса. Особых требований к передаваемому материалу нет, кроме одного – текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.
Тема 5: Организационно-распорядительная документация
1. Понятие об ОРД.
2. Организационная документация
3. Распорядительная документация
1.) При документировании управленческой деятельности используется несколько десятков видов и разновидностей документов, и ср6еди огромного разнообразия этих служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место. При оформлении реквизитов ОРД имеются определённые сходства и различия. Для их рассмотрения разобьем ОРД на 3 группы:
1) организационные документы (уставы, договора, положения, инструкции);
2) распорядительные документы (приказы, решения, постановления, выписки из них, указания и распоряжения).
3) информационно-справочные документы (деловая корреспонденция + акты, протоколы, докладные записки и тд.)
ОКУД в число ОРД включает так же документы по личному составу (кадрам): заявление, справки, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу и др.
Общие требования к оформлению ОРД осуществляется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
Организационные документы
Определяют статус предприятия, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой. Организационные документы относятся к бессрочным (кроме штатного расписания), они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых. Разрабатываются организационные документы руководством и подлежат обязательному утверждению и согласованию (визированию). Текст большинства состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделены на пункты и подпункты. В зависимости от организационно- правовой формы организации к учредительным документам относятся: Устав, или Учредительный договор и Устав, или только учредительный договор.
Устав является учредительным документом, устанавливающим правовой статус юридического лица, необходимым согласно закону для его государственной регистрации. Он разрабатывается и утверждается учредителями общественных, производственных, кооперативных и других юридических лиц.
Устав– это сложный документ, в него входят следующие реквизиты:
Эмблема организации
Наименование организации
Справочные документы об организации
Наименование документа – УСТАВ
Место издания
Гриф утверждения
Структура текста определяется разработчиками устава. В число оперативных разделов входят:
1) Общие положения
2) Организационная структура
3) Регламент организации
4) Финансово-материальная база
5) Отчетная и ревизионная деятельность
6) Порядок ликвидации
Положение об организации – документ, регламентирующий организацию работы предприятия. Включает следующие разделы:
1) Общие положения - определенная цель, для которой разработано положение, перечисляет конституционные гарантии персонала в области занятости;
2) Порядок найма и высвобождения персонала – включает процедуры приема на работу, перечень документов, оформление приказа о приеме и т.д. Разъясняются права и обязанности работников.
3) Основные обязанности персонала – перечисляет круг обязанностей по специальности;
4) Основные обязанности администрации – определяет перечень обязанностей руководства организации;
5) Рабочее время и его использование, начало и окончание работы, перерывы для отдыха;
6) Поощрения за успешные результаты работы;
7) Ответственность за нарушение трудовой дисциплины.
Так же на предприятии разрабатывается положение о структурном подразделении.
Структура и штатная численность – правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организаций и штатную численность. Составление документа предусматривается Уставом, готовится службой кадров, визируется и утверждается (как правило на год) руководителем организации.
В тексте документа указываются коды структурных подразделений, их наименования и штатная численность.
Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. Форма штатного расписания постановлением Госкомстата № 26.
В штатном расписании фиксируются сведения:
Структурное подразделение (наименование и код)
Профессия (должность)
Количество штатных единиц
Оклад (тарифная ставка)
Надбавки
Месячный фонд заработной платы
Примечания.
Штатное расписание утверждается приказом руководителя, визируется руководителями подразделений, главным бухгалтером, заместителями руководителя.
Должностная инструкция – это организационно-правовой документ, устанавливающий правила деятельности предприятий, их подразделений и отдельных должностных лиц. Рассчитаны на длительное время и поэтому не содержит указаний на конкретных исполнителей и сроки исполнения. Текст инструкции состоит из разделов, которые делятся на пункты и подпункты.
1.Инструкция начинается разделом «Общие положения»
2. «Должностные обязанности».
3. «Права»
4. «Ответственность»
5. «Взаимоотношения»
Инструкция содержит следующие реквизиты:
Название организации и структурного подразделения
Название вида документа (инструкция)
Дату и индекс (номер)
Место издания
Заголовок, текст, подпись, гриф утверждения
Инструкция подлежит обязательному утверждению распорядительным актом или непосредственной подписью руководителя в грифе утверждения. Визируются должностные инструкции руководителями подразделений, начальником отдела кадров (юристом).
После утверждения на инструкции работник проставляет: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.
Должностные инструкции бывают типовые, примерные и индивидуальные . Они имеют унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста. Оформляется на бланке.
Похожая информация.
