Унифицированная форма ТОРГ-2 — это акт о расхождениях в количестве или качестве товара, выявленных при приемке ТМЦ, поступивших от российского поставщика. В статье мы расскажем и покажем, как заполняется данный документ.
С 01.01.2013 у организаций есть право выбора того, какие формы документов они будут использовать для оформления фактов хозяйственной жизни — унифицированные или разработанные самостоятельно.
Подробнее об этом — в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .
Если для вас привычнее первый вариант, то акт о расхождениях по количеству и качеству полученных ТМЦ оформляется на бланке унифицированной формы ТОРГ-2, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132 (скачать форму можно на нашем сайте).
На этапе приемки товаров покупатель должен их осмотреть, проверить количество и качество. О выявленных в ходе приемки несоответствиях или недостатках товаров он должен незамедлительно письменно уведомить поставщика (п. 2 ст. 513 ГК РФ). Факт расхождений и приемки товаров с недостатками фиксируется посредством составления акта. По отечественным товарам данный акт может оформляться по унифицированной форме ТОРГ-2. Этот акт является юридическим основанием для направления претензии поставщику.
Акт по форме ТОРГ-2 составляют созданная в организации комиссия и эксперт организации, на которую возложено проведение экспертизы. При составлении данного документа должны присутствовать представители и поставщика, и получателя. Иногда акт составляют представитель организации-получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации.
Акт составляется:
На каждую партию, поступившую от одного поставщика по одному транспортному документу, оформляют отдельный акт. ТМЦ, расхождений по которым нет, в акте не перечисляются (при этом в конце делается пометка «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет»).
Оформляют 4 экземпляра акта:
Образец заполнения унифицированной формы ТОРГ-2 можно скачать у нас на сайте.
В программе существует возможность в момент поступления товара зафиксировать расхождения между фактически принятым товаром и товаром, зафиксированным в первичных сопроводительных документах нашего поставщика. После фиксации расхождений, возникшие недостачи можно отнести на взаиморасчеты со сторонней организацией (например, страховой или транспортной) или на прочие расходы. Образовавшийся излишки можно отнести на прочие доходы. На основании зафиксированных расхождений можно оформить и распечатать акты о расхождении товаров (унифицированные формы ТОРГ-2 и ТОРГ-3). Если необходимо зафиксировать факт поступления товара на склад не только сопроводительными документами поставщика, но и нашим документом, то можно оформить акт о приеме товара (унифицированная форма ТОРГ-1).
После того как товар по фактическому количеству приняли на склад, менеджер по закупкам может приступать к оформлению документа Поступление товаров и услуг. Документ может быть оформлен следующим образом:
Далее менеджер по закупкам может сверить фактическое поступление товара с данными сопроводительных документов поставщика. У проверенных позиций в документе Поступление товаров и услуг в табличной частиТовары по факту в колонке№ по док . нужно указать номер строки из сопроводительного документа, которой соответствует номенклатура в табличной части документа.
После сверки, при обнаружении расхождений для их дальнейшее регистрации, в документе необходимо установить флажокЕсть расхождения . После этого в форме документа будутдоступны страницыТовары по данным поставщика иРасчеты по расхождениям . На страницеТовары по данным поставщика содержится таблица которую необходимо заполнить в соответствии с сопроводительными документами, полученными от поставщика. После установки флажкаЕсть расхождения табличная часть автоматически заполняется строками из таблицыТовары по факту у которых заполнено поле№ по док . Если в табличную часть необходимо перезаполнить, то для этого можно воспользоваться командойЗаполнить товарами по факту .
Важно. Таблица «Товары по данным поставщика» автоматически заполняется только теми строками из таблицы «Товары по факту» у которых заполнено поле «№ по док».
После первоначального заполнения таблицыТовары по данным поставщика необходимо продолжить ее заполнение – таблица должна быть оформлена в точном соответствии с сопроводительными документами поставщика.
Важно. Устанавливать флажокЕсть расхождения и заполнять табличную частьТовары по данным поставщика необходимо только в случае обнаружения расхождений.
В результате фиксации расхождений могут быть сформированы либо излишки, либо недостачи. Общую сумму расхождений, а так же сумму недостачи или сумму излишек можно увидеть на страницеРасхождения .
Сформированные операцией излишки можно отнести на определенную статью прочих доходов (поляНа прочие доходы иАналитика ). Если суммы излишков отнесенной на прочие доходы будет недостаточно для покрытия общей суммы излишков, то оставшаяся часть будет автоматически отнесена на взаиморасчеты с поставщиком. Если сумму излишков не распределять на прочие доходы, то вся сумма излишка будет автоматически отнесена на взаиморасчеты с поставщиком.
Сформированные недостачи можно отнести либо на взаиморасчеты с конкретным контрагентом (поляза счет сторонней компании иКонтрагент ) – будет сформирована задолженность контрагента перед нами, либо на определенную статью прочих расходов (поляНа прочие расходы иАналитика ). При этом если суммы недостачи отнесенной на прочие расходы и/или суммы отнесенной на взаиморасчеты с указанным контрагентом будет недостаточно для покрытия общей суммы недостачи, то оставшаяся часть недостачи будет отнесена на взаиморасчеты с поставщиком (см. рис. выше). Если сумму недостачи никак не распределять на прочие расходы и/или взаиморасчеты с контрагентом, то вся сумма недостачи будет автоматически отнесена на взаиморасчеты с поставщиком.
Если необходимо зафиксировать факт поступления товара на склад не только сопроводительными документами поставщика, но и нашим первичным документом, то можно оформить документАкт приемки товаров Использовать акты приемки товаров в настройках параметров учета на странице Запасы и закупки . Документ не осуществляет никаких движений и служит для формирования унифицированной печатной формы ТОРГ-1 (содержит недостающую информацию для печати ТОРГ-1). Документ можно оформить только на основании документаПоступление товаров и услуг (командаСоздать на основании – Акт приемки товаров ). Оформленные акты можно увидеть в спискеАкты приемки товаров Запасы и закупки .)
Если на основании зафиксированных расхождений нужно оформить и распечатать акты о расхождении товаров (унифицированные формы ТОРГ-2 и ТОРГ-3), то можно оформить документАкт о расхождениях при приемке товаров . Перед использованием акта необходимо установить флажокИспользовать акты о расхождениях при поступлении товаров в настройках параметров учет на страницеЗапасы и закупки . Документ не осуществляет никаких движений и служит для формирования унифицированных печатных форм ТОРГ-1 и ТОРГ-2. Документ содержит недостающую информацию для печати унифицированных форм. Документ можно оформить на основании документа Поступление товаров и услуг (командаСоздать на основании – Акт о расхождениях при поступлении товаров ). Так же оформить акт можно в спискеАкты о расхождениях при поступлении товаров (список открывается соответствующей командой панели навигации в разделеЗапасы и закупки ), на страницеОснования к оформлению . В список этой страницы попадают документыПоступление товаров и услуг с зафиксированным расхождениями. По командеСоздать на основании можно приступить к оформлению акта о расхождении. Оформленные акты содержаться на страницеАкты .
В программе существует возможность в момент поступления товара зафиксировать расхождения между фактически принятым товаром и товаром, зафиксированным в первичных сопроводительных документах нашего поставщика. После фиксации расхождений, возникшие недостачи можно отнести на взаиморасчеты со сторонней организацией (например, страховой или транспортной) или на прочие расходы. Образовавшийся излишки можно отнести на прочие доходы. На основании зафиксированных расхождений можно оформить и распечатать акты о расхождении товаров (унифицированные формы ТОРГ-2 и ТОРГ-3). Если необходимо зафиксировать факт поступления товара на склад не только сопроводительными документами поставщика, но и нашим документом, то можно оформить акт о приеме товара (унифицированная форма ТОРГ-1).
После того как товар по фактическому количеству приняли на склад, менеджер по закупкам может приступать к оформлению документа Поступление товаров и услуг. Документ может быть оформлен следующим образом:
Далее менеджер по закупкам может сверить фактическое поступление товара с данными сопроводительных документов поставщика. У проверенных позиций в документе Поступление товаров и услуг в табличной частиТовары по факту в колонке№ по док . нужно указать номер строки из сопроводительного документа, которой соответствует номенклатура в табличной части документа.
После сверки, при обнаружении расхождений для их дальнейшее регистрации, в документе необходимо установить флажокЕсть расхождения . После этого в форме документа будутдоступны страницыТовары по данным поставщика иРасчеты по расхождениям . На страницеТовары по данным поставщика содержится таблица которую необходимо заполнить в соответствии с сопроводительными документами, полученными от поставщика. После установки флажкаЕсть расхождения табличная часть автоматически заполняется строками из таблицыТовары по факту у которых заполнено поле№ по док . Если в табличную часть необходимо перезаполнить, то для этого можно воспользоваться командойЗаполнить товарами по факту .
Важно. Таблица «Товары по данным поставщика» автоматически заполняется только теми строками из таблицы «Товары по факту» у которых заполнено поле «№ по док».
После первоначального заполнения таблицыТовары по данным поставщика необходимо продолжить ее заполнение – таблица должна быть оформлена в точном соответствии с сопроводительными документами поставщика.
Важно. Устанавливать флажокЕсть расхождения и заполнять табличную частьТовары по данным поставщика необходимо только в случае обнаружения расхождений.
В результате фиксации расхождений могут быть сформированы либо излишки, либо недостачи. Общую сумму расхождений, а так же сумму недостачи или сумму излишек можно увидеть на страницеРасхождения .
Сформированные операцией излишки можно отнести на определенную статью прочих доходов (поляНа прочие доходы иАналитика ). Если суммы излишков отнесенной на прочие доходы будет недостаточно для покрытия общей суммы излишков, то оставшаяся часть будет автоматически отнесена на взаиморасчеты с поставщиком. Если сумму излишков не распределять на прочие доходы, то вся сумма излишка будет автоматически отнесена на взаиморасчеты с поставщиком.
Сформированные недостачи можно отнести либо на взаиморасчеты с конкретным контрагентом (поляза счет сторонней компании иКонтрагент ) – будет сформирована задолженность контрагента перед нами, либо на определенную статью прочих расходов (поляНа прочие расходы иАналитика ). При этом если суммы недостачи отнесенной на прочие расходы и/или суммы отнесенной на взаиморасчеты с указанным контрагентом будет недостаточно для покрытия общей суммы недостачи, то оставшаяся часть недостачи будет отнесена на взаиморасчеты с поставщиком (см. рис. выше). Если сумму недостачи никак не распределять на прочие расходы и/или взаиморасчеты с контрагентом, то вся сумма недостачи будет автоматически отнесена на взаиморасчеты с поставщиком.
Если необходимо зафиксировать факт поступления товара на склад не только сопроводительными документами поставщика, но и нашим первичным документом, то можно оформить документАкт приемки товаров Использовать акты приемки товаров в настройках параметров учета на странице Запасы и закупки . Документ не осуществляет никаких движений и служит для формирования унифицированной печатной формы ТОРГ-1 (содержит недостающую информацию для печати ТОРГ-1). Документ можно оформить только на основании документаПоступление товаров и услуг (командаСоздать на основании – Акт приемки товаров ). Оформленные акты можно увидеть в спискеАкты приемки товаров Запасы и закупки .)
Если на основании зафиксированных расхождений нужно оформить и распечатать акты о расхождении товаров (унифицированные формы ТОРГ-2 и ТОРГ-3), то можно оформить документАкт о расхождениях при приемке товаров . Перед использованием акта необходимо установить флажокИспользовать акты о расхождениях при поступлении товаров в настройках параметров учет на страницеЗапасы и закупки . Документ не осуществляет никаких движений и служит для формирования унифицированных печатных форм ТОРГ-1 и ТОРГ-2. Документ содержит недостающую информацию для печати унифицированных форм. Документ можно оформить на основании документа Поступление товаров и услуг (командаСоздать на основании – Акт о расхождениях при поступлении товаров ). Так же оформить акт можно в спискеАкты о расхождениях при поступлении товаров (список открывается соответствующей командой панели навигации в разделеЗапасы и закупки ), на страницеОснования к оформлению . В список этой страницы попадают документыПоступление товаров и услуг с зафиксированным расхождениями. По командеСоздать на основании можно приступить к оформлению акта о расхождении. Оформленные акты содержаться на страницеАкты .
При оформлении поставки товаров может возникнуть ситуация, при которой количество товаров, зарегистрированное в финансовом документе Поступление товаров и услуг, не совпадает с фактически принятым количеством. В программе предусмотрена возможность регистрировать данные о расхождениях и печатать сопутствующие документы: Акт о приемке товаров (ТОРГ-1) и Акт о расхождениях при поступлении товаров (ТОРГ-2, ТОРГ-3).
Фактически оформление данной операции можно разбить на следующие этапы:
Порядок работы по регистрации расхождений при приемке товаров зависит от того, каким образом происходит приемка товаров.
1-й вариант. Оформление финансового документа и фактическая приемка на склад происходят одновременно (неордерный склад).
2-й вариант. Оформление финансовых документов и фактическая поставка товаров производятся разными пользователями (например, бухгалтером и кладовщиком), и эти операции разделены во времени (ордерный склад).
Рассмотрим порядок действий пользователей при оформлении поставки по каждому из этих вариантов.
1-й вариант. Оформление финансового документа и фактическая приемка на склад происходят одновременно (неордерный склад)
В документе Поступление товаров и услуг на странице Товары по факту заполняется информация о товарах, которые фактически поступили на склад. Табличная часть документа может быть заполнена в соответствии с ранее заполненным заказом поставщику или вручную.
При заполнении информации о фактически принятом товаре менеджер может использовать сканер штрихкодов или терминал сбора данных. Предусмотрена также возможность использования электронных весов для взвешивания весового товара. Предварительно все эти устройства должны быть подключены, и их параметры должны быть определены в обработке Подключаемое оборудование (раздел Администрирование - Настройки РМК и оборудование). После заполнения информации о фактически поступивших товарах менеджер производит сверку поступивших товаров с теми позициями, которые указаны в печатной форме накладной поставщика.
В поле № по док. заполняется номер строки товара, как он зарегистрирован в печатной форме документа поставки. Используя команду Сверка строк – Упорядочить по номерам строк документа, можно упорядочивать список товаров в соответствии с теми номерами строк, которые указаны в печатной форме документа поставщика. Допустим, что в результате проверки обнаружилась пересортица товаров: поставщик поставил нам товар «Кофеварка JACOBS (Австрия)», вместо указанного в печатной форме накладной товара «Кондиционер Электа».
Таким образом, есть расхождения между фактической поставкой и теми данными, которые зарегистрированы в печатной форме накладной которые необходимо зарегистрировать. Менеджер устанавливает флажок Есть расхождения. При установке этого флажка становятся доступными страницы Товары по данным поставщика и Расхождения.
Теперь необходимо заполнить табличную часть Товары по данным поставщика. В табличную часть Товары по данным поставщика будет автоматически перенесена та информация по данным поставщика, которая заполнена на странице Товары по факту. Строки будут упорядочены в соответствии с номерами строк в печатной форме накладной поставщика, указанными в поле № по док. Если при сверке фактически принятых товаров с данными поставщика какой-либо номер строки был пропущен (недопоставка товара), то в табличной части Товары по данным поставщика будет добавлена дополнительная строка с данным номером. В нашем примере была пропущена 1-я строка. Поставщик в соответствии с печатными формами документов должен был поставить товар «Кондиционер Электра», однако его в наличии нет.
В табличной части Товары по данным поставщика информация должна быть заполнена в полном соответствии с печатной формой документа поставки. Добавим в табличную часть тот товар, который был зарегистрирован в печатной форме поставщика, но не был фактически принят на склад. То есть фактически зарегистрируем недопоставку товара.
После заполнения информации в табличной части Товары по данным поставщика следует перейти на страницу Расхождения и заполнить информацию о расхождениях в соответствии с введенными данными.
В текущем случае поставщик поставил лишние 10 кофеварок, но недопоставил 10 кондиционеров. Необходимо решить, как отражать эти данные в нашем учете. При фиксации расхождений программа предложит выбрать вариант отражения расхождений, укажем, что эти расхождения произошли по вине поставщика. Если эти расхождения произошли по вине перевозчика или по нашей вине, то необходимо зафиксировать факт отнесения этих расходов на счет перевозчика или отнести их на свой счет на странице Расхождения.
Если согласиться принять вместо кондиционеров кофеварки. Недостачу (разницу в цене товаров) можно отнести за счет поставщика. Эта разница будет учтена при дальнейших взаиморасчетах с поставщиком. Список зарегистрированных расхождений можно посмотреть в отчете Анализ расхождений.
На основании зарегистрированных данных о расхождениях можно оформить акт приемки товаров и акт о расхождениях. Но прежде чем рассказать о том, как оформить эти акты, рассмотрим второй вариант регистрации расхождений при приеме товаров.
2-й вариант. Оформление финансовых документов и фактическая поставка товаров производятся разными пользователями (например, бухгалтером и кладовщиком), и эти операции разделены во времени (ордерный склад)
Рассмотрим следующую ситуацию. С поставщиком было заключено соглашение на поставку товаров, оформлен и подтвержден документ Заказ поставщику. В соответствии с перечнем товаров, зарегистрированных в заказе поставщику, поставщик доставил товары на склад. Кладовщик принял эти товары на склад. При приемке был оформлен документ Приходный ордер на товары в соответствии с распоряжением Заказ поставщику. После проверки принятых товаров в документе Приходный ордер на товары был установлен статус Принято. Финансовые документы поставки поставщик прислал позже. Необходимо сверить фактическую поставку товаров с финансовыми документами поставщика.
В заказе поставщику с помощью отчета Состояние выполнения можно проконтролировать, какое количество товаров было принято на склад кладовщиком.
Теперь нужно зарегистрировать информацию о финансовом документе поставки. Финансовый документ поставки можно оформить на основании Заказа поставщику.
В оформленном документе поставки требуется произвести сверку данных с печатной формой документа поставки, указать номера строк в соответствии с тем, как зарегистрированы товары в печатной форме документа.
После того как произошла сверка с первичной формой документа, нужно заполнить документ информацией о фактически принятых товарах (Заполнить – Перезаполнить по приемке).
В момент заполнения программа задает вопрос о заполнении табличной части по данным поставщика.
При положительном ответе на вопрос программа автоматически перенесет информацию по данным поставщика в табличную часть Товары по данным поставщика, а табличная часть Товары по факту будет заполнена фактически принятыми на склад товарами. В документе будет установлен флажок Есть расхождения. Далее необходимо выполнить все те действия по фиксации расхождений, которые были описаны в предыдущем случае. По результатам анализа расхождений менеджер должен согласовать с поставщиком дальнейшие действия: поставщик производит допоставку товаров в соответствии с финансовыми документами; недопоставка товаров произошла по вине транспортной компании; за недопоставку товаров платит страховая компания; поставщик признает факт недопоставки; расходы по недопоставке списываются на счет поставщика и т. д.
Следует обращать внимание на тот факт, что программа контролирует количество товаров, поступивших по заказу. Если фактически принято больше товаров, чем указано в заказе поставщику, то программа не сможет провести данный документ. В этом случае строку с товаром следует разбить на две строки: товар, поступивший сверх заказанного количества, следует указать отдельной строкой. Предусмотрена команда для автоматического разбиения строк. Товар, поступивший сверх заказа, будет отмечен в строке соответствующим признаком (сверхзаказа).
В соответствии с приведенным примером поставщик недопоставил нам товаров на сумму 67 280 рублей. Информацию о сумме расхождений мы сможем увидеть не только в форме документа, но и в списке документов поступления.
По результатам расхождений оформляются документы Акт приемки товаров и Акт о расхождениях.
Акт приемки товаров и акт о расхождениях оформляются на основании документа Поступление товаров и услуг.
Акты приемки товаров оформляются в том случае, если необходимо зафиксировать факт поступления товара на склад не только сопроводительными документами поставщика, но и нашим первичным документом. Перед использованием акта необходимо установить флажок Акты приемки в разделе Администрирование – Закупки. Документ не осуществляет никаких движений и служит для формирования унифицированной печатной формы ТОРГ-1. В документ необходимо ввести недостающую информацию для печати ТОРГ-1. Оформленные акты можно увидеть в списке Акты приемки товаров (список открывается соответствующей командой панели навигации в разделе Закупки).
Если на основании зафиксированных расхождений нужно оформить и распечатать акты о расхождении товаров (унифицированные формы ТОРГ-2 и ТОРГ-3), то можно оформить документ Акт о расхождениях при приемке товаров. Перед использованием акта необходимо установить флажок Акты о расхождениях при поступлении товаров в разделе Администрирование – Закупки. Документ также не осуществляет никаких движений и служит для формирования унифицированных печатных формТОРГ-1 и ТОРГ-2. В документе необходимо заполнить недостающую информацию для печати унифицированных форм.
