Скачайте документ по теме:
Нередко копию документа выдать невозможно или нецелесообразно. Так бывает из-за содержания в ней конфиденциальной информации или большого объема данных, из которого сотруднику требуется подтвердить только определенную часть. Когда может потребоваться справка, читайте ниже.
Законодательством не установлены какие-то особые или специальные требования к оформлению информации из документов, в том числе и к выписке из штатного расписания.
Документ можно составить на фирменном бланке организации. В нем полностью или частично воспроизводят информацию из оригинала штатки. Внизу указывают реквизиты должностного лица, ответственного за выдачу справки. Личную подпись ставить нет необходимости.
Если в компании применяют специальные бланки, вопрос о том, как сделать выписку из штатного расписания, не возникнет. В соответствующие разделы вносят сведения по определенному сотруднику. При отсутствии стандартных формуляров и регламентов проведения документ составляют в произвольной форме, соблюдая все указанные правила.
Выписка из штатного расписания, образец которой составлен по всем правилам, передается работнику или по месту требования, например, в ГИТ. Правила регламентируются п. 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2016.
Штатку хранят в отделе кадров. Выдачей выписки занимается кадровик, уполномоченный для проведения такого вида работ руководителем отдела кадров. Выданная справка о штатном расписании, как правило, фиксируется в специальном журнале учета с обозначением порядкового номера и даты выдачи.
Заверять печатью выписку нет необходимости, если организация не использует печать. С 2016 года юрлица наравне с индивидуальными предпринимателями вправе не использовать при осуществлении своей деятельности штемпели для удостоверения документов. В учетной политике организации может быть условие о применении штампов. В этом случае выписку следует заверить печатью.
★ Эксперт «Системы Кадры» расскажет,
Выписка из штатного расписания без окладов составляется в соответствии с общими правилами. Кадровик указывает только ту информацию из штатного расписания, которая требуется. Установленные оклады по должностям не вносят в оформленный документ.
Выписка из штатного расписания может потребоваться для предъявления:
Штатное расписание оформляют по унифицированной форме или на бланках, которые разработаны в организации. В такой документ входят сведения о штатных единицах, точные данные о распределении их по структурным подразделениям организации, информация о зарплате сотрудников и так далее. При проведении проверок надзорные ведомства могут потребовать представить оригинал штатки. Информацию из штатного расписания работодатель обязан предоставить сотруднику на основании полученного от него письменного заявления или по запросу суда.
★ Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет,
: пошаговый алгоритм заполнения
Шаг 1. Внесите наименование организации.
Шаг 2. Укажите код по ОКУД, код по ОКПО.
Шаг 3. Проставьте номер документа.
Шаг 4. Укажите дату составления.
Шаг 5. Внесите название с формулировкой: «Выписка из штатного расписания ».
Шаг 6. Внесите номер и дату приказа, которым был утвержден документ.
Шаг 7. Внесите наименование структурного подразделения.
Шаг 8. Впишите должность сотрудника, полученный разряд, установленный класс или категорию, полученную квалификацию.
Шаг 9. Проставьте количество штатных единиц.
Шаг 10. Укажите установленную тарифную ставку (или оклад).
Шаг 11. Пропишите установленные надбавки за ученую степень, за ответственность, за особый режим работы.
Скачать выписку из штатного расписания
Срок действия выданной выписки специально не ограничивается. Отметим, что и штатное расписание может не иметь ограничения по действию.
В некоторых случаях срок действия документа меньше, если проставлена пометка с периодом действия в самом документе.
Копия штатного расписания полностью идентична оригиналу. Выписка отличается тем, что в ней содержится небольшая часть оригинала. Если сотруднику требуется информация, которая касается его трудовой деятельности, следует выдать справку. Этим два документа и отличаются друг от друга.
Выписка из штатного расписания может потребоваться сотруднику в самых разных ситуациях. При составлении документа необходимо соблюдать определенные правила. Оформление документа возложено на уполномоченного специалиста отдела кадров. Срок действия справки составляет один год, если иное не указано в самом документе.
Штатное расписание представляет собой схематичное обобщение информации обо всей кадровой структуре конкретной организации, включая данные о возникновении, переименовании либо сокращении должностей, а также размере окладов, надбавок и количестве ставок. Соответственно, актуальная выдержка из него может потребоваться как самому работнику, так и различного рода контролирующим органам относительно одного либо нескольких работников, должностей.
Штатное расписание – это акт, содержащий кадровые сведения о конкретном работнике (кем работает, какой оклад, % надбавки). Он позволяет обеспечить не персонифицированный учет кадров, поскольку не содержит конкретных фамилий, а только общие сведения о количестве штатных единиц и размере их тарифных ставок (окладов). Отдельные данные общей сводной таблицы содержит выписка из нее. Как и исходник, она может составляться по форме Т-3 либо в произвольном порядке.
Она может потребоваться:
Период ее действия составляет не более 1 календарного года, срок хранения – не более 5 лет. Информация постоянно актуализируется, поскольку на любом предприятии периодически меняется как количество сотрудников, так и размер их окладов.
Как правило, все вопросы, связанные с составлением и оформлением вышеозначенного документа, в учреждении решают 2 человека:
Соответственно, своей подписью каждый из этих работников удостоверяет ту часть данного документа, которая имеет отношение к его профессиональной сфере. Если на предприятии действует кадровый отдел, то подпись ставит и начальник отдела кадров, и конкретный исполнитель – кадровик.
Ее унифицированная (единая) форма (так называемая форма Т-3) утверждена следующим нормативным правовым актом — постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1. Однако, работодатель вправе изменить ее содержание по своему усмотрению, исходя из условий своей работы, либо вести данный документ в произвольной форме.
В целом, для того, чтобы сделать выписку, нужно соблюдать следующий алгоритм:
Как сделать выписку из штатного расписания без окладов?
Как указывают многие кадровики, выписка без указания оклада не приобретает юридической силы, поскольку противоречит нормам постановления Госкомстата № 1 от 05.01.2004 г. Однако, на практике, такое нередко делают.
Тендеры на участие в закупках товаров (работ, услуг) проводятся для того, чтобы определить того хозяйствующий субъект, который сможет продать товар (выполнить работу, услугу) наиболее качественно, быстро и, разумеется, недорого.
Для того, чтобы стать участником тендера необходимо предоставить пакет документов, который, среди прочего, должен содержать:
Данные документы предоставляются для того, чтобы удостоверить тот факт, что данный сотрудник работает на предприятии-участнике тендера и может сделать ту работу (услугу), которая составляет предмет тендера.
Для того, чтобы сделать выписку по форме Т-3 достаточно скачать ее типовой бланк и внести изменения согласно специфике своей организации.
Форма Т-3 содержит следующие данные:
В последней части прописывают:
Потребность в заверении документа есть в том случае, если он предназначается для использования во внешнем документообороте предприятия (суды, сторонние организации). Для заверения составителю необходимо:
При наличии двух и более страниц, заверяется каждая из них.
Таким образом, проанализированный универсальный документ позволяет максимально быстро и информативно получить сведения о кадровой ситуации на предприятии в целом и трудовой функции каждого отдельного работника в частности.
Как правильно составить приказ об утверждении штатного расписания?
Штатный график относится к распорядительным документам. Его наличие обязательно на предприятии, что прописано в положении…
Внесение изменений в штатное расписание при изменении оклада
Штатное расписание, это внутриорганизационный акт, относящийся к категории нормативных. Он устанавливает структуру компании, объем коллектива…
Дисциплинарный проступок военнослужащих - образец 2018
Конституционный суд Российской Федерации внес постановление, в котором говорится, о том, что военнослужащего, в случае…
Приказ об утверждении штатного расписания на 2018 год - образец
Прежде чем штатное расписание начнет действовать, оно должно быть утверждено руководителем организации в форме приказа.…
Как составить штатное расписание - образец 2018
Одним из определяющих нормативных документов любого предприятия считается штатное расписание. На его основе осуществляется прием новых…
Вся информация о кадровой структуре предприятия и размере зарплаты в разрезе должностей содержится в штатном расписании. Этот документ является любой компании, а сведения из него могут предоставляться выборочно, в зависимости от целей их получения. Информация, содержащаяся в нем, по одному или нескольким сотрудникам оформляется в виде выписки из штатного расписания.
Когда необходима какая-либо часть информации, содержащейся в , ее предоставляют в виде отдельного документа — выписки. Ее форма может быть произвольной, но в ней должна содержаться таблица с графами, аналогичными указанным в штатном расписании.
В зависимости от лица, которое запрашивает сведения, и их полноты, выписки могут быть нескольких видов.
В этом документе указывают данные одного или нескольких работников. А также выписка из штатного расписания может содержать информацию о должностных окладах, либо предоставляться без них.
Даже заверенная копия одного или нескольких листов из штатного расписания не является выпиской из него. Это два разных документа.
При наличии официальной печати ее также ставят на выписке.
Если выписка содержит информацию о должностных окладах работников, такой документ дополнительно подписывает главный бухгалтер.
Дополнительно можно указать срок действия этого документа. По умолчанию выписка из штатного расписания действительна в течение года с момента ее регистрации.
Например, по запросу из суда подготовлена выписка из штатного расписания. Но в организации, которая ее предоставила, запланированы изменения в структуре персонала (). Известна и дата начала действия нового документа. В таком случае составитель выписки может указать, что она действительна, например, до 1 октября.
Выписка также может содержать сведения из уже не действующего штатного расписания. Например, когда работнику необходимо подтвердить стаж работы в определенной должности для назначения пенсионного пособия. В этом случае указывают даты начала и окончания действия штатного расписания, из которого делают выписку.
Если в выписке из штатного расписания несколько листов, то ее составитель должен подписать каждый из них, а сам документ прошивается нитью с проставлением печати.
Во-первых, любое физическое лицо работающее или когда-либо работавшее в компании. Сотрудникам она может понадобиться для подтверждения стажа при назначении пенсионных выплат, факта работы на данном предприятии, в случае трудового спора с нанимателем, решаемого через суд или трудовую инспекцию.
В этом случае, выписка содержит информацию только о штатной единице, которую занимал работник, написавший заявление на получение этого документа.
Во-вторых, различные контролирующие и надзорные органы, которые уполномочены на проверку соблюдения трудового законодательства. Как правило, этот документ запрашивают во время проведения проверок, либо при рассмотрении обращений работников компании. В этом случае выписка должна содержать все, запрашиваемые сведения, включая должностные оклады. В ней могут содержаться сведения как об одной штатной единице, так и о нескольких.
В-третьих, выписка из штатного расписания необходима для подачи документов на участие в различных тендерах и при вступлении фирмы в саморегулирующую отраслевую организацию . При оформлении тендерной заявки, этим документом подтверждают наличие и квалификацию специалистов, необходимых для выполнения условий тендера. Для вступления в СРО могут понадобиться данные о количестве специалистов, которые выполняют те или иные виды работ и процентом соотношении таких сотрудников с общей численностью наемного персонала. В обоих случаях выписка готовиться без информации о должностных окладах. Этот документ делают по распоряжению руководителя на основании служебной записки работника, занимающегося подготовкой пакета документов. Образец выписки из штатного расписания без окладов можно скачать здесь.
В-четвертых, выписку из штатного расписания могут запросить судебные инстанции, при рассмотрении трудовых споров между работником и нанимателем. В этом случае, может быть подготовлен любой из видов выписки, который наиболее соответствует запросу.
Например, если дело касается восстановления на работе сотрудника, то этот документ будет содержать сведения об одной штатной единице, которую занимал работник, подавший иск в суд. В выписку необходимо будет включить и информацию о размере зарплаты такого сотрудника, так как на ее основании будет рассчитывать компенсация.
Если работник оспаривает , то этот документ будет содержать сведения о штатной структуре подразделения, где он работал.
При наличии кадрового подразделения, подготовку документа поручают одному из ее сотрудников, отвечающему за ведение штатного расписания. Если в компании нет отдельной структуры, отвечающей за работу с кадрами, ее может оформить любой работник, который занимается кадровой документацией:
Этот сотрудник также подписывает выписку, как ее составитель. Своей подписью он подтверждает полноту и достоверность сведений в ней. Дополнительно свою подпись на документе может поставить и непосредственный руководитель исполнителя документа.
Первоначально, нужен документ, обосновывающий необходимость подготовки выписки и ее содержание. Это может быть:
Распоряжение руководителя может быть оформлено в виде отдельного документа или резолюции на заявлении, докладной записке или запросе.
Например:
ООО «Контрплюс»
21.06.2018 №154/78
Распоряжение
Начальнику отдела кадров подготовить выписку из действующего штатного расписания, в соответствии с докладной запиской и. о. начальника юридической службы от 20.06.2018 №758/96.
Директор Никиморов А. З.
Затем ответственный исполнитель готовит документ, при необходимости подает на подпись главному бухгалтеру.
Директору ООО «Медстайл»
Протопопову Н. М.
Начальника цеха формовки
Епикурова К. С.
Заявление
Прошу предоставить мне выписки из действующего и архивных штатных расписаний, с указанием занимаемых мной должностей и окладов за период с 01.01.2007 по 01.06.2018. Документы необходимы мне для предоставления в Переславское районное отделение ПФР, для подтверждения стажа работы во вредных условиях.
15.06.2018 Епикуров
Генеральному директору ОАО «Престрой»
Микронову В. Г.
Юридический департамент
Служебная записка
26.06.2018 №12357
Для подготовки пакета документов в целях подачи тендерной заявки на строительство объекта недвижимости в 3-м микрорайоне необходимо предоставить выписку из действующего штатного расписания с указанием количества работников по следующим специальностям:
Выписку нужно подготовить не позднее 02.07.2018 года.
Начальник департамента Григорян П. Д.
Открытое акционерное общество «Переяславльмаркет»
ИНН 12457548 ОГРН 1368752035479
Выписка № 12 от 29.06.2018
из штатного расписания
утвержденного приказом от 17.02.2018 № 68
действующего с 18.02.2018
срок действия до 01.09.2018
Подготовил: специалист кадровой службы Полуэктова П. С.
Обобщенная информация, которая включает в себя все сведения о профессиональной структуре определенного предприятия, а также все данные о перемещении сотрудников и размере их заработной платы называется штатным расписанием. В связи с этим выписка из такого документа является востребованной не только у работников конкретной компании, но и у контролирующих органов.
Данный документальный акт содержит информацию о каждом сотруднике организации. Такие сведения отражают профессию интересующего трудящегося, его оклад или тарифную ставку, а также процент положенной надбавки. Такой списочный документ не включает в себя конкретные Фамилии работников, поэтому дает возможность гарантировать не олицетворенный учет сотрудников. В нем имеются данные о количестве трудящихся на предприятии, которые разбиты по профессиям, а также размеры их тарифов.
Дополнительные сведения консолидированной таблицы включает выдержка из расписания. Которая может формироваться в свободной форме, или на специально разработанном бланке формы «Т – 3».
Такая выписка может понадобиться трудящемуся или должностному лицу компании для предоставления:
Из-за того, что в организации число трудящихся, и их заработная плата время от времени меняется, и становится не актуальной. То время действия штатного расписания составляет не больше одного года, а срок хранения в архиве учреждения не меньше пяти лет.
Выписка из расписания штата составляется и оформляется сотрудниками организации в чьи обязанности это входит. Помимо этого ответственные за формирование назначаются приказом руководителя и к ним относятся:
Сформированную справку подписывает каждый ответственный сотрудник, который принимал участие в ее составлении. Поэтому подписи должны стоять бухгалтера и работника кадров, и утверждаться их ним вышестоящим начальством, то есть начальником кадрового отдела главным бухгалтером компании.
Постановлением Федеральной службы государственной статистики (Гомкомстат) Российской Федерации №1 от 05 января 2004 года утверждена единая форма «Т – 3» выдержки из штатного расписания. Но законодательство разрешает руководителю организации менять на свое усмотрение содержание данной справки, или разработать личную форму, подходящую под условия конкретной компании.
Для формирования выписки из списочного расписания, необходимо выполнить следующий порядок действий, и отобразить:
Чтобы трудящемуся получить нужный подтверждающий документ из штатного расписания, необходимо на разработанном бланке составить заявление и подать его для дальнейшей резолюции работодателю. С момента подачи заявления до получения выписки, руководителю предоставляется не больше трех суток. Данный порядок регламентирован статьей 62 «Трудового кодекса». Процесс получения такой выдержки является бесплатным.
Многие подразделения формируют справку без указания суммы оклада или тарифа. Это самая распространенная ошибка. Так как без указания, каких либо сведений предусмотренных Распоряжением Госкомстата выданная справка не будет иметь юридической силы.
Конкурсы среди различных предприятий на закупку всевозможного товара, производства работ или оказания услуг осуществляется для определения самого качественного, порядочного и дешевого субъекта хозяйствования.
Для нужно подготовить, и предоставить определенные документальные акты, которые включают в себя следующее:
Для формирования выписки данного образца, необходимо в интернете скачать ее типовую форму, после чего внести необходимые изменения для каждого предприятия индивидуально.
Стандартная форма «Т – 3» обычно содержит такие сведения:
В основную часть выписки (столбцы) вносятся следующие сведения:
Подписывается выдержка из списочного расписания лицами составителями, и утверждается главой предприятия. Необходимость в подтверждающей подписи возникает при использовании данной справки за пределами предприятия. это могут быть судебные, пенсионные и страховые учреждения.
Чтобы заверить такую выдержку, оформителю нужно:
Если соблюсти все нюансы и правила , то получится многофункциональный документ, обладающий юридической силой. А также при его анализировании, получить все необходимые сведения, которые касаются кадровой политики компании в целом и отдельно взятого трудящегося этой фирмы.
Поэтому лица, составляющие штатное расписание и выписки к нему, обязаны с должным вниманием подходить к каждому пункту документа. Что в дальнейшем предостережет от неприятного общения с контролирующими службами.
Вконтакте
Наличие штатного расписания на предприятии – условие не обязательное. Однако большинство фирм практикуют его ведение. Рассмотрим порядок предоставления и образец выписки из штатного расписания в 2019 году.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Наличие штатного расписания не является обязательным условием функционирования предприятий. Но как показывает практика, в большинстве структур оно ведется. С наличием такого документа легче отслеживать кадровые передвижения внутри организации.
Штатное расписание содержит в себе данные обо всех сотрудниках данной фирмы, сведения о занимаемых должностях, структурных подразделениях, тарифной сетке и окладах работников. Подобная информация относится к сфере коммерческой тайны, поэтому получить к ней доступ может ограниченный круг лиц.
Правила составления штатного расписания регулируются Постановлением Госкомстата № 1 от 2004 года. Согласно нему для его ведения предполагается использовать унифицированную .
Но это не является обязательным условием. Работодатели имеют право несколько адаптировать эту форму к тем условиям, в котором работает данная структура.
Если лицо, которое имеет на это право, запрашивает выписку, то ему обязаны ее предоставить. Она может быть составлена на отдельном листе в простой форме.
Однако на крупных предприятиях практикуется наличие специальных бланков для таких документов, в которые просто вносятся все необходимые сведения. Но их наличие не обязательно.
Чаще всего выписка – это один заполненный лист. Но если объем представляемой информации на нем не умещается, то выписка может быть сделана на нескольких листах, которые составитель должен скрепить между собой, прошив нитью (скреплять такой документ степлером запрещено).
Затем на нить должен быть приклеен проштампованный небольшой листок бумаги с указанием количества листов в предоставляемом документе, датой выдачи и подписью руководящего работника. Плюс на нем необходимо проставить надпись «копия верна».
После предоставления выписки заявителю следует сделать отметку в специальном журнале учета, где следует зафиксировать номер выданного документа и дату, когда это произошло. Кроме того необходимо сделать соответствующую пометку в личном деле просителя.
Выписка из штатного расписания требуется редко. Но в ряде случаев предоставление ее обязательно. Ее могут запросить в следующих ситуациях:
Иногда выписку запрашивают не сами работники, а непосредственно контролирующие органы, если такие документы необходимы для проведения текущих проверок.
Чтобы сведения всегда соответствовали истине, их необходимо периодически обновлять, т.к. происходят изменения в штате сотрудников, в размере заработной платы и т.д.
Непосредственно составлением документа должен заниматься отдел кадров (если он есть в наличии на предприятии). Это может быть и начальник отдел, и рядовой сотрудник.
В ряде организаций практикуется, что выписку составляет секретарь или за ней следует обращаться в юридический отдел (или к отдельному штатному юристу). Такие правила индивидуальны для каждой рабочей структуры.
Рассмотрим подробнее правила составления выписки из штатного расписания:
Ряд граждан сталкиваются с ситуацией, когда в Отделе кадров составляют выписку, не указывая размер оклада. Однако такой документ не может иметь юридической силы. В данном утверждении следует отталкиваться от Постановления Госкомстата № 1 от 2004 г.
Основная часть выписки должна начинаться с предоставления информации о точном количестве лиц, состоящих в трудовых отношениях с данной фирмой. Затем составляется таблица.
Если исходить из формы Т-3, то она должна состоять из 10 столбцов. Но и количество их, и содержимое допускается изменять.
Затем по каждому отдельному работнику предоставляются следующие сведения:
Примерный образец выписки из штатного расписания выглядит следующим образом:
Главное отличие копии от выписки очень просто. Копия – это документ, который абсолютно идентичен оригинальному. Он повторяет его от начала и до конца. Выписка же содержит в себе лишь какую-то часть первоначального текста.
Если говорить о выписке применительно к штатному расписанию, то, как правило, этот документ содержит в себе сведения об одном лице (сотруднике).
В нее редко включают информацию о самом предприятии, где трудится данный работник и которая обычно содержится в «шапке» основного документа. Также в выписку не включают ту часть, которая содержит основные реквизиты предприятия и подписи ответственных лиц.
Писать или не писать заявление на предоставление выписки – это внутреннее дело каждой отдельной организации, которое зависит от собственного распорядка. Этот вопрос никак на законодательном уровне не регулируется.
Если все же работодатель требует от сотрудника составления заявления, то он обязан рассмотреть его в течение трех рабочих дней с момента получения. Указывать ли в заявлении с какой целью требуется выписка?
Иногда работодатели требуют обозначить, в какую структуру данный документ будет предоставляться. Это незаконно. Каждый работник обладает правом на получение любых сведений, которые касаются лично его самого. Т.е. выписку обязаны предоставить при любых обстоятельствах.
Если говорить о сроках, пока выписка считается действительной, то, обычно, они ограничиваются 1 годом (т.е. это время пока штатное расписание считается действительным).
Но правила предусматривают возможность их уменьшить. В таком случае ограничительный срок должен быть указан в самом документе.
Чтобы выписка считалась действительной, ее должно заверить несколько человек. В первую очередь это – руководящие лица. На ней должна быть подпись директора предприятия (или ИО за его отсутствием).
Также следует завизировать документ руководителю того структурного подразделения, в котором трудится получатель, а еще это следует сделать начальнику отдела кадров. Плюс на документе должен расписаться и сам работник, для которого он составляется.
Начиная с 2016 года ставить печать на подобного рода документах не обязательно. Это касается и юридических лиц, а также ИП. Однако ряд организаций проставляет штемпель согласно внутренним правилам работы с бумагами. Законом это не возбраняется.
Сотрудники отдела кадров обязаны периодически отслеживать все правовые нюансы, связанные с ведением документооборота и предоставлением необходимых документов различным лицам.
Это касается и выдачи выписки из штатного расписания. Делать это необходимо, чтобы не столкнуться с ситуацией, когда предоставляемая выписка будет признана не имеющей законной силы.
